UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
UGDA
DIAGNÓSTICO
DOCUMENTAL
Y PLAN DE
TRABAJO
AÑO 2022
APROBACIÓN DIGANOSTICO DOCUMENTAL
SELLO SELLO
F__________________ F_______________
ELABORÓ: APROBÓ:
Tec. Karla Corina Durán Villalta Lic. Valentín Alfaro
Jefe de Gestión Documental y Secretario Municipal
Archivo Fecha de Aprobación: Noviembre
Fecha de presentación: Noviembre 2022
APROBACIÓN DEL DIAGNOSTICO DOCUMENTAL MUNICIPAL
ALCADE Y CONCEJO MUNICIPAL PLURAL
NOMBRE CARGO FIRMA
JOSE ROBERTO BARRIENTOS ALCALDE MUNICIPAL
ANA DELMIS ROSALES DE MARTINEZ SINDICO MUNICIPAL
OMAR MANUEL ESCOTO UMAÑA 1° REGIDOR PROPIETARIO
MARIO ALEXANDER ASCENCIO RIVAS 2° REGIDOR PROPIETARIO
MARTA LICET DURAN LAZO 3° REGIDOR PROPIETARIO
RENÉ ANTONIO CERRITOS ARÉVALO 4° REGIDOR PROPIETARIO
ULISES MAURICIO MORENO CARRANZA 5° REGIDOR PROPIETARIO
EFRAÍN ALONSO CORNEJO RIVERA 6° REGIDOR PROPIETARIO
PEDRO ARAMIS ROMERO 7° REGIDOR PROPIETARIO
JOSÉ DIMAS DOMINGUEZ 8° REGIDOR PROPIETARIO
MODESTO DE JESUS ROQUE GARCÍA 9°REGIDOR PROPIETARIO
GUILLERMO ANTONIO MORALES AYALA 10° REGIDOR PROPIETARIO
CARLOS ANTONIO CASTRO LUCERO 1° REGIDOR SUPLENTE
EDWIN SALOMÓN DURÁN QUINTANILLA 2° REGIDOR SUPLENTE
LUIS ANTONIO VELASCO 3° REGIDOR SUPLENTE
ANA CRISTINA RAMOS DE CARBALLO 4° REGIDOR SUPLENTE
CAPITULO I
1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA MUNICIPALIDAD EN MATERIA GDA
1.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA MUNICIPALIDAD.
La Ciudad de San Vicente, es la Ciudad cabecera del Municipio y Departamento homónimo
en El Salvador. Fue fundada en el año 1635 y llegó a ser Capital de la República en el siglo
XIX. Durante la Colonización Española, fue una de las localidades más importantes de la
Intendencia de San Salvador. San Vicente es uno de los catorce Departamentos que
conforman la República de El Salvador, en la Región Paracentral.
El Municipio fue Creado durante la Administración del Primer Jefe de Estado y optimate de
la Independencia Centroamericana Juan Manuel Rodríguez, el 12 de junio de 1824 y
funcionó como Capital de El Salvador entre 1834 a 1840. Al ser establecido comprendía
también, el territorio de los actuales Departamentos de Cabañas y La Paz.
El Municipio de San Vicente cubre un área de 267,25 km 2 divididos por: Barrio El
Calvario, San Francisco, San Juan de Dios, Concepción, El Santuario, Colonias: Obrera,
Santa Elena, Agua Caliente, IVU, California, Navarra, Santa Rosa, Villas del Tempisque,
Divina Providencia, Vaquerano, 2 de Septiembre, Colonia Lorenzana, San Cristóbal I y II,
las Flores, Najarro, San Fernando, San Benito.
Según el Censo Oficial de 2007, tiene una Población de 53.213 habitantes.
En el año 2001, El Salvador sufrió dos terremotos con un mes de diferencia entre ellos, el
primero se dio el sábado 13 de enero a las 11:34 a. m. y el segundo el martes 13 de febrero.
Dichos sismos afectaron principalmente el Departamento de San Vicente, trayendo consigo
destrucción y pérdidas Humanas y de Infraestructura siendo símbolo de destrucción el
Palacio Municipal, donde se encontraba el Archivo General, hecho ocurrido en el primero
de los terremotos. El segundo nivel del Palacio quedo totalmente destruido y el primer
nivel quedo inhabitable. De igual manera, ambos sismos generaron graves pérdidas
Culturales, debido a la destrucción total o parcial de monumentos nacionales de gran valor
para la Historia del Municipio y Nacional.
Con el paso del tiempo se han ido creando nuevas Unidades Administrativas y de Servicio
dentro de la Municipalidad con el fin de fortalecer y contribuir al desarrollo del Municipio,
entre ellas podemos mencionar: Centro de Municipal de Prevención del Crimen y la
Violencia, Unidad de Empleo Juvenil, Observatorio Municipal de la Violencia, Centro
Municipal de Formación Vocacional, Aula Fundación Telefónica, Deportes, Resolución
Alterna de Conflictos y Centros de Alcance, todas ellas creadas en el año 2013.
Adicionalmente se crearon otras Unidades y Departamentos con la misma finalidad como,
por ejemplo: Unidad de la Mujer, Promoción Económica, Unidad de Presupuesto y Unidad
de Fiscalización. Todas ellas creadas en el año 2013.
1.2. CONTEXTO LEGAL Y NORMATIVO DE LA MUNICIPALIDAD.
La Alcaldía Municipal de San Vicente su base legal y normativa se encuentra regida en las
siguientes Leyes, Reglamentos y Normativas siguientes:
● Ley de la Carrera de la Administración Pública Municipal.
● Reglamento de Ley de Acceso a la Información Pública.
● Código Municipal.
● Código de Trabajo.
● Reglamento Interno de la Alcaldía Municipal de San Vicente.
● Y otras vinculantes.
1.3. CONTEXTO ORGANIZATIVO DE LA MUNICIPALIDAD.
La Alcaldía Municipal de San Vicente está organizada según los lineamientos, reglamentos,
programas y políticas de estructuración institucional, las cuales se mencionan a
continuación:
● Manual Descriptor de Cargos y Categorías de la Municipalidad de San Vicente.
● Manual Regulador del Sistema Retributivo.
● Manual de Políticas, Planes Programas de Capacitación.
● Manual de Organización y Funciones de la Alcaldía Municipal de San Vicente.
● Manual de Desempeño de Labores de la Alcaldía Municipal de San Vicente.
● Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Alcaldía Municipal de San
Vicente.
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
1.4. IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL EN LAS OFICINAS PRODUCTORAS
DE DOCUMENTOS.
Para la identificación documental de cada una de las unidades productoras se realiza el
procedimiento de convocar a los integrantes de SIGDA, encargado de unidad productora y
jefe de la UGDA para determinar los documentos que se archivarán y los que serán sujetos
de eliminación. De esa manera se conocerá de primera mano por medio de los participantes
la información requerida para el resguardo de los documentos y los formatos actualizados
utilizados.
De manera anticipada se enviará un documento a cada una de las unidades el cual servirá
como una herramienta de recolección de datos para que los jefes o encargados tengan
conocimientos previos de lo que se llevara a cabo.
Dicho formato se establece a continuación:
Nombre de la Institución: ___________________________________________________
Diagnóstico de Series Documentales en las Unidades Productoras de Documentos Unidad
Administrativa: __________________________________________________________
Funciones Actividades que Normativa que Documentos Unidades que
derivan de la regula la comparten Docs.
Función Actividad
Agregar las fechas extremas de cada documento acumulado.
CLASIFICACIÓN DE UNIDADES PRODUCTORAS Y SU FUNCINALIDAD
AMBITO FUNCIONAL DE LAS UNIDADES PRODUCTORAS
UNIDADES
MAXIMAS AUTORIDADES 1. CONCEJO MUNICIPAL
2. SINDICATURA
3. DESPACHO MUNICIPAL
4. GERENCIA GENERAL
5. SECRETARIA MUNICIPAL
6. AUDITORIA INTERNA
UNIDADES ADMINISTRATIVAS 7. JURIDICO CONTRAVENCIONAL
8. GESTIÓN Y COOPERACIÓN
9. INFORMÁTICA
10. TALENTO HUMANOS
11. SERVICIOS GENERALES
12. UNIDAD DE LA MUJER
13. ACTIVO FIJO
14. COMUNICACIONES
15. UNIDAD DE ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES INSTITUCIONAL
UNIDADES FINANCIERAS 16. UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL
17. CONTABILIDAD
18. TESORERIA
19. UNIDAD ADMINISTRATIVA
TRIBUTARIA MUNICIPAL
20. FISCALIZACIÓN
21. RECUPERACIÓN DE MORA
UNIDADES DE SERVICIO 22. ARCHIVO CENTRAL
23. ACCESO Y CANALIZACIÓN DE
INFORMACIÓN MUNICIPAL
24. CUENTAS CORRIENTES
25. CATASTRO
26. CUERPO DE AGENTES MUNICIPALES
27. DESARROLLO LOCAL
28. PROMOCIÓN SOCIAL
29. TURISMO
30. GENERO, NINEZ Y JUVENTUD
31. MEDIO AMBIENTE
32. GESTIÓN DE RIESGOS
33. CLINICA MUNICIPAL Y FARMACIA
MUNICIPAL
34. CENTRO DE DESARROLLO MUNICIPAL
35. MARCADO Y TERMINAL
36. REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR
37. CARNET DE MENORIDAD
38. SERVICIOS MUNICIPALES
39. ASEO Y DISPOSICIÓN FINAL
40. ALUMBRADO PÚBLICO
41. GANADERIA
42. RASTRO
43. TIANGUE
44. CEMENTERIO
45. PROYECTOS
46. SUPERVISIÓN
47. MAQUINARIA
48. PREVENCIÓN DEL CRIMEN Y LA
VIOLENCIA (CMPV)
49. EMPLEO JUVENIL
50. OBSERVARORIO MUNICIPAL DE
FORMACIÓN VOCACIONAL
51. FILARMÓNICA MUNICIPAL
52. AULA FUNDACIÓN TELEFONICA
53. DEPORTES
54. RESOLUCIÓN ALTERNA DE
CONFLICTOS
55. CENTROS DE ALCANCE
1.5. ANALISIS FODA/DAFO PARA MEDIR LAS CONDICIONES DE LA
IMPLEMENTAR LOS LINEAMIENTOS GDA.
F O D A
La institución cuenta con Notable desempeño Dificultad en la Cambios administrativos en
suficiente equipo de crecimiento en eldisponibilidad de le personal asignado a la
tecnológico para la ordenamiento yhorarios de los UGDA.
funcionalidad de la UGDA. archivamiento de la involucrados en las
documentación. comisiones para Reducción del espacio físico
Personal capacitado para el atender las reuniones de la UGDA.
resguardo, archivamiento y Adquisición de de la UGDA.
divulgación de la equipo necesario Intervención de autoridades
Información. para el resguardo y Poco conocimiento de la ajenas a la unidad.
trasportación de la funcionalidad e
Comunicación directa con documentación. importancia de la UGDA Invadir el espacio físico para
cada una de las unidades por parte de las demás funcionamiento de la unidad
productoras. Posibilidad de Unidades Municipales. por ordenes superiores o
capacitación para el situaciones de emergencia.
Se cuenta con el espacio crecimiento del Se carece de espacio
físico para la funcionalidad conocimiento en físico para el material Deterioro de la
de UGDA. materia archivista. que se eliminará documentación por
manipulación anterior al
Material didáctico Confusión en el formato actual proceso de resguardo.
actualizado para el diseño de de documentación por
documentación requerida. parte de las unidades Deterioro de equipo de
productoras trabajo utilizado para el
archivamiento.
1.6. ARCHIVO CENTRAL
El Archivo Central de la Alcaldía Municipal de San Vicente, es de vital importancia para el
resguardo de los Documentos, ya que, allí se concentran todos los documentos que han sido
seleccionados para ser protegidos temporal o definitivamente, estos son el reflejo del
trabajo y evolución de la Municipalidad, por lo que el Archivo Central debe reunir
condiciones necesarias para cumplir esta importante misión.
INFRAESTRUCTURA Y CONDICIONES AMBIENTALES.
Actualmente la UGDA cuenta con un espacio físico propio con las condiciones necesarias
para la implementación de resguardo documental, así como de la ambientación (clima y
temperatura) para la realización de labores dentro de la infraestructura.
CAPITULO II
2. ¿CUÁL ES SITUACIÓN DESEABLE QUE LA MUNICIPALIDA DEBE
ALCANZAR EN MATERIA GDA?
Actualmente la Unidad de Gestión Documental y Archivo esta en un proceso de
actualización, modernización y adecuación de la documentación suministrada por cada una
de las Unidades Productoras de la Municipalidad. En la dicha unidad se han generado
cambios desde su estructura organizativa como funcional, ya que han desde su creación en
la unidad se han presentado cambios de dirección en la jefatura con la intención de generar
cambios significativos sin embargo la complejidad y la prematura de los procedimientos
llevados a cabo en esta unidad no a sido posible concretar las metas y los objetivos
propuestos por administraciones anteriores.
En el año 2022 se incorporó como jefe de la Unidad a la Técnico Karla Corina Durán
Villalta, quien se le encomendó generar cambios de sistematización, administración y
organización de todos los insumos de la unidad para echar andar el crecimiento y
evidenciar en sus ramas la UGDA, para lo cual se ha seguido un protocolo de trabajo
siguiendo los lineamientos y la asesoría proporcionada por el Instituto de Acceso a la
Información Pública y USAID, con quienes se han ido coordinando los procedimientos
implementados, para ello fue necesario la creación del presente DIAGNÓSTICO
DOCUMENTAL y de esa manera empezar avanzar en el trabajo práctico de la unidad.
Estamos trabajando en forjar los procesos de organización, archivamiento y divulgación de
la información que se encontrará en resguardo en la unidad, pero de igual manera socializar
los lineamientos y normativas con las unidades productoras para que conozcan de primera
mano la importancia y las implicaciones legales que la unidad conlleva, a la misma vez
establecer de manera rigurosa la forma en la que la documentación debe de ser emitida a la
unidad, caso contrario iniciar procesos sancionatorios internos para quienes no acaten las
instrucciones emitidas.
CAPITULO III
3. ¿CÓMO ALCANZAR LA SITUACIÓN DESEABLE?
La manera adecuada de avanzar en la UGDA es socializando de manera teórica y práctica
las políticas, lineamientos y normas de los protocolos a seguir para el resguardo de la
documentación que se emite a la unidad, de igual manera es importante mantener constante
comunicación con las instituciones externas que apoyan este proyecto municipal y que este
proceso pueda servir como referencia para otras instituciones que se encuentren en la
creación de su GDA ya que son de gran progreso a nivel micro y macro en la
Gobernabilidad Nacional.
Este proceso de igual manera debe de ser visible, eficaz y de acceso público para que según
estos factores se note la importancia de derivar esta unidad y su funcionalidad para que el
contribuyente y entes interesados conozcan de manera directa la Gestión Documental en el
Ámbito Municipal.
La Municipalidad esta obligada a dotar de todos los implementos necesarios para la
funcionalidad de la UGDA con el fin de no interrumpir el trabajo que se lleva a cabo en la
unidad y mantener actualizada la documentación que se administra y archiva. De igual
manera el personal que integra la unidad debe de estar constante actualización en la gestión
documental para que no ignoren los procesos implementados y sean capaces de brindar la
información concreta y oportuna de lo que se solicita.
Con la ayuda de todos estos insumos detallados será capaz como Institución Municipal
desde la UGDA de consolidar esta unidad de pasar de la fase de reacomodamiento y
reestructuración a una unidad concretizada y de esa manera las nuevas administraciones
puedan dar continuidad a los procedimientos y no partir de vacíos dando giros inadecuados
en la dirección incorrecta.
CONCLUSIONES
La actualización del Diagnóstico Documental nos permite conocer en que fase del proceso
nos encontramos y de donde debemos partir para darle continuidad para la funcionalidad
de la unidad y del mantenimiento del resguardo de la documentación, de igual manera
permite conocer bajo la implementación del FODA/DAFO cuales son todos aquellos
factores que impiden o proyectan el trabajo realizado en la unidad.
En materia de conocimiento del área de Gestión Documental es importante mantener en
constante capacitación y actualización al personal, para que no se desconozcan los
procesos y evitar cualquier tipo de sanción administrativa o económica por parte de los
organismos reguladores e impulsores de este Sistema Institucional de Gestión Documental
y Archivo (SIGDA) en las Institución Municipal.
Con el Diagnóstico Documental elaborado se busca darle las facilidades de como hacer
llegar la información Documental a los solicitantes mediante el Acceso a la Información
Pública de tal manera que el SIGDA cumpla con los criterios de “modernizar la
organización de la información pública”, “promover la eficiencia en las instituciones
públicas” y “promover el uso de las tecnologías de información y comunicación y la
implementación del gobierno electrónico.
Es de esta manera que se espera que el diseño de la elaboración del presente Diagnóstico
Documental haya cumplido con las expectativas para las que fue creado y que le brinde
funcionalidad a la institución Municipal.