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Guía de Aprendizaje en Ofimática Financiera

Este documento presenta una guía de aprendizaje sobre el uso de herramientas ofimáticas para un programa de formación en gestión bancaria. La guía incluye actividades para que los aprendices desarrollen conocimientos sobre el uso de herramientas como Excel, Word, PowerPoint y Access. Las actividades van desde reflexiones iniciales y contextualización, hasta ejercicios prácticos en parejas sobre el uso de funciones en Excel, correspondencia en Word, y creación de bases de datos en Access. El objetivo es que los aprendices aprendan a utilizar estas

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Dany Zapata
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Guía de Aprendizaje en Ofimática Financiera

Este documento presenta una guía de aprendizaje sobre el uso de herramientas ofimáticas para un programa de formación en gestión bancaria. La guía incluye actividades para que los aprendices desarrollen conocimientos sobre el uso de herramientas como Excel, Word, PowerPoint y Access. Las actividades van desde reflexiones iniciales y contextualización, hasta ejercicios prácticos en parejas sobre el uso de funciones en Excel, correspondencia en Word, y creación de bases de datos en Access. El objetivo es que los aprendices aprendan a utilizar estas

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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR


GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE


• Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTION BANCARIA Y DE ENTIDADES
FINANCIERAS
• Código del Programa de Formación: 121202
• Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS OPERATIVAS Y COMERCIALES DE
ENTIDADES FINANCIERAS
• Fase del Proyecto: FASE 3: EJECUCIÓN.
• Actividad de Proyecto: Determinar los procesos y procedimientos para el manejo de operaciones
financieras
• Competencia: Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta las necesidades de la
unidad administrativa
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
02. Utilizar herramientas ofimáticas requeridas para el desempeño de las funciones según el cargo
asignado.
03. Administrar Sistemas de Información requeridos para el desempeño de las funciones según el
cargo asignado.
• Duración de la Guía: 24 HORAS 6H AUTONOMAS.

• 2. PRESENTACION

Las entidades del sistema financiero en Colombia y en el mundo vienen realizando cambios en la estructura
física de sus oficinas y la forma como atienden a los clientes y usuarios financieros. La administración de la
información es manejada a través de bases de datos y clasificada de acuerdo con la segmentación, el tipo
de clientes, los productos y servicios que maneja con la entidad.
Dicha información es procesada en gran número a través de bases de datos con la herramienta EXCEL en
donde se administran bases de datos con información comercial y financiera de los clientes en todos los
segmentos de la entidad financiera.
También, se maneja el WORD para la comunicación con los clientes y otras entidades, tanto de manera
individual como grupal, por lo que se aprovechan las ventajas de esta herramienta para correos masivos,
por ejemplo. Adicionalmente, muchas de las actividades que se realizan deben ser reportadas y divulgadas
al interior de la entidad, para lo cual se utiliza la herramienta POWER POINT
En esta guía también se conocerán los fundamentos del ACCESS como herramienta para el manejo de
información que es administrada y operada con bases de datos de la entidad financiera.

- FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de reflexión inicial.

El funcionario financiero requiere de diversas habilidades tecnológicas para que los procesos sean precisos
y rápidos, que brindan un excelente servicio a los clientes; no es suficiente con el conocimiento técnico del
portafolio financiero pues es indispensable manejar herramientas ofimáticas que faciliten la gestión
comercial.
Respetad@ aprendiz, el uso de computadores, tabletas, móviles y otros dispositivos electrónicos hacen
GFPI-F-019 V3
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parte del trabajo diario en todos los escenarios,


• ¿Qué herramientas ofimáticas conoce y maneja?
• ¿Cuál es el orden de importancia de las herramientas ofimáticas según su criterio? ¿Por qué’?
• ¿De qué manera recopila información y cómo la organiza y maneja?
Veamos y analicemos el video “Ofimática” en [Link] ; posteriormente, elaborar
Mapa conceptual de cada uno para socializar en debate con el grupo en general.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Al interior de las entidades financieras se maneja mucha información que proviene de las entidades de
control, de otras entidades del Sistema, de los clientes y usuarios financieros, y entre las distintas
dependencias y oficinas.

Son múltiples los procesos que se adelantan diariamente en las oficinas bancarias, por ejemplo, con
transacciones de clientes, que tienen incidencia comercial, contable, financiera y económica, por lo que los
procesos deben estar establecidos apropiadamente para asegurar la transparencia y calidad del manejo en
la información.

Observe la imagen y analice, ¿en los negocios todo se vale?

Intercambie las preguntas con su GAES, luego socialícelo con el grupo y una vez realizada la
retroalimentación con el Instructor, déjelo como evidencia en sus apuntes como un informe.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Después de haber desarrollado las actividades de contextualización donde evidencia sus conocimientos
previos, prepárese para recibir la orientación técnica por parte del Instructor sobre la utilización de
herramientas ofimáticas.
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Área de Desarrollo Cognitivo:

La ofimática hace referencia al conjunto de aplicaciones, técnicas y herramientas informáticas que permiten
optimizar y automatizar las tareas y procedimientos propios de los distintos procesos y áreas de una
organización.

Las organizaciones están conformadas por áreas específicas para realizar tareas de sus respectivos procesos,
que se interrelacionan entre sí, y todas convergen en un único propósito de hacer que la organización sea
productiva y muestre resultados acordes con lo esperado por sus propietarios. En todas las áreas confluyen
diferentes cargos y funciones que se desarrollan por uno o varios trabajadores y para que todo esto se
cumpla, es necesario hacer uso de herramientas ofimáticas que facilitan y agilizan el manejo de la
información a través de todas las dependencias y áreas.

En todas las organizaciones, existen áreas de producción, comerciales, administrativas, financieras y de


tecnología. En cada una se realizan tareas específicas y procesos separados de las otras áreas, pero en todas
existe un factor común que se relaciona con el manejo de la información tanto interna como externa.

En la antigüedad, los procesos se desarrollaban de forma manual, y en las empresas más avanzadas, podían
contar con maquinaria semi automatizada que agilizaba el desarrollo de los procesos. Más adelante con la
incursión de los procesos automatizados en las empresas fabriles, se requirió que las organizaciones
dedicadas a la comercialización, desarrollaran procesos ágiles con el fin de facilitar el intercambio de
materiales y bienes terminados en la industria, y que llegaran al consumidor final de la mejor forma.

La ofimática presenta sus inicios hacia la década de los años 70 cuando las organizaciones comenzaron a
utilizar los equipos de oficina dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por
ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e
incluso el dictado por voz automatizado.

Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria
en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet. Son
distintos tipos de herramientas ofimáticas que se usan diariamente en las actividades diarias, como
procesador de textos, hojas de cálculo, presentación en diapositivas, bases de datos, correo electrónico,
calculadora, calendario, agenda, herramientas de presentación multimedia, y mensajes de texto, entre
otros. Se recomienda a los aprendices, adelantar una búsqueda más profunda acerca de este tema.

Subactividad

A través de consultas que realice de forma autónoma, desarrolle y complemente las siguientes actividades:

1. Con su Gaes investigue cuáles son las suites de ofimática que existen en el mercado. luego en una
hoja carta de papel elabore un cuadro donde plasme los datos más relevantes. Socialícelo con su grupo e
instructor técnico.
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2. Reunidos por Gaes, investigue que es Google Apps, Office 365, Apache Open office, y otras suites
que encuentre. El Gaes debe elaborar una presentación dinámica y hacer la respectiva retroalimentación
con el grupo e instructor

3. Investigue qué herramientas ofimáticas se utilizan como procesadores de texto, hojas de cálculo,
presentaciones, y de administración de bases de datos

Área de Desarrollo Procedimental

Subactividades en clase evaluativas

El Instructor conforma parejas de trabajo y realizar las siguientes prácticas en el Office365:

1. Desarrollar el taller de ejercicios sobre análisis y manejo de formatos, fórmulas, funciones y graficas
aplicadas en la hoja de cálculo Excel, luego socializarlo con el grupo e instructor técnico.

2. Desarrollar el taller de ejercicios sobre análisis y manejo de tablas dinámicas aplicadas en la hoja de
cálculo Excel, luego socializarlo con el grupo e instructor técnico.

3. Desarrollar el taller de ejercicios sobre análisis y manejo de combinación de correspondencia en el


procesador de texto Word, luego socializarlo con el grupo e instructor técnico.

4. Desarrollar el taller de ejercicios sobre análisis y creación de base de datos en el administrador de datos
Access, luego socializarlo con el grupo e instructor técnico.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Es momento que demuestre lo aprendido sobre las herramientas ofimáticas y su importancia en el


desempeño del funcionario financiero. Para ello, realice la siguiente actividad propuesta:

En el ambiente de aprendizaje, el instructor conforma parejas de aprendices para trabajar en un


computador de acuerdo con las instrucciones que se les imparta.

1. Correspondencia masiva en Word, elabore una carta de presentación del portafolio de productos y
servicios de su entidad financiera, y un flujograma con el paso a paso para remitir dicha presentación
de portafolio, mínimo 30 clientes. Video: [Link]
2. Listado de cartera en Excel. Elabore la tabla dinámica dando respuesta a lo solicitado por el
instructor, aplicando funciones de las celdas para los clientes relacionados en el punto anterior.
Video: [Link]
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3. Presentación en PowerPoint. De los dos puntos anteriores, diseñe en PowerPoint u otra


herramienta Web, utiliza varias plantillas, animación, objetos y multimedia, para mostrar su
resultado a la formación.
4. Crear una base de datos en Access con información de por lo menos 30 personas naturales y
jurídicas, que contenga información dada por el instructor (tablas y formularios).
[Link]

Materiales: 1 TV, 1 tablero, marcadores, papel, computadoras.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de


Evaluación

Evidencias de Conocimiento Identifica el funcionamiento de DE CONOCIMIENTO


Identificar los tipos y funciones los dispositivos tecnológicos Instrumento: Cuestionario
de las herramientas ofimáticas utilizados en la unidad de Técnica: Formulación de
utilizadas en la entidad preguntas
negocio
financiera
Utiliza cada dispositivo DE DESEMPEÑO
Evidencias de Desempeño tecnológico conforme a la Instrumento: Lista de chequeo
Manejar las herramientas Técnica: Observación
necesidad de la unidad
ofimáticas básicas según cargo
administrativa DE PRODUCTO
asignado
Utiliza buenas prácticas de Instrumento: Lista de chequeo
Evidencias de Producto Técnica: Observación / valoración
manejo de los dispositivos
Base de datos Access – Listado de del producto.
cartera Excel – Fórmulas de Excel tecnológicos según manuales
y documento masivo en Word. técnicos

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Access: Es un programa que se encarga de la administración de las bases de datos.


Cliente. Cliente es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma
voluntaria productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o para
una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean, producen,
fabrican y comercializan productos y servicios.
Excel: Es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto, analizar
información, generar reportes, etc.
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Microsoft office: Es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado por


Microsoft Corp. (una empresa estadounidense fundada en 1975). Se trata de un conjunto de
aplicaciones que realizan tareas ofimáticas, es decir, que permiten automatizar y perfeccionar las
actividades habituales de una oficina.
Power Point: Es un software que permite realizar presentaciones a través de diapositivas.
Prezi: Es una aplicación de presentaciones en línea y una herramienta narrativa que usa un solo
lienzo en vez de diapositivas tradicionales y separadas.
Usuario. Persona que usa habitualmente un producto o servicio
Word: Es un procesador de texto, uno de los más utilizados a la hora de trabajar con documentos
digitales.
6. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS

Material de apoyo en la plataforma Territorio


CIBERGRAFÍA

[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]#:~:text=De%20esta%20manera%2C%20las%20herramientas,forma%20habitual%
20en%20una%20oficina

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Instructor CEGAFE área Marzo 2023


de Finanzas

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realizan ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del


Cambio

Autor (es)

Common questions

Con tecnología de IA

Integrating advanced office tools in the administrative procedures of financial entities is necessary to ensure efficiency, accuracy, and competitiveness. Tools like digital spreadsheets, databases, and presentation software enhance data handling capabilities, allowing quicker decision-making and better resource allocation. Additionally, these tools improve collaboration among departments by streamlining communication and information sharing, thereby fostering a more productive work environment .

Mastering office automation tools enables financial sector workers to perform tasks efficiently and with greater precision, leading to enhanced customer service. For example, Excel can streamline data analysis, improving response times to client inquiries. Word and PowerPoint can create polished documents and presentations that enhance communication professionalism. Overall, these skills contribute to better client satisfaction and operational efficiency within financial organizations .

Educational approaches to developing proficiency in office tools for financial industry workers include structured learning guides, practical hands-on activities, and collaborative exercises. Learners engage in specific exercises, like creating Excel spreadsheets, Word documents, and Access databases. They also participate in group work for dynamic presentations, encouraging peer learning and application of knowledge. Continuous assessment ensures skills are comprehensively developed and retained .

Financial entities use PowerPoint for creating internal presentations that summarize financial performance, project updates, and strategic plans. It helps convey complex data visually, facilitating understanding and decision-making. Word is utilized for drafting documents like formal letters, contracts, and mass communication with clients, leveraging features such as text formatting and mail merge to conduct professional communications effectively .

In the finance sector, tools like Excel, Word, PowerPoint, and Access play crucial roles. Excel manages numerical data, performs analysis, and generates reports. Word facilitates document creation and communication, especially in mass correspondence. PowerPoint aids in creating engaging presentations for internal and external stakeholders. Access is used for managing databases such as client information. Together, these tools ensure data accuracy, enhance operational efficiency, and promote transparency in financial operations .

Office automation tools started gaining prominence in the 1970s when organizations began upgrading from manual methods and semi-automated machinery to computerized systems. The transformation included shifting from typewriters to computers with word processors, and the adoption of automated voice dictation technology. These tools enhanced the ability to create, manipulate, transmit, and store essential office information, ultimately optimizing organizational productivity and ensuring seamless processes across different business areas .

Transitioning from manual to automated processes in office environments poses challenges like employee resistance to change, costs of acquiring new technology, and required training for staff. However, the benefits include increased efficiency, reduced error margins, enhanced data management capabilities, and time savings. Automated systems allow for better scalability and flexibility in adapting to new business demands, ultimately leading to a more agile organization .

In the finance industry, Access is used to create and manage substantial databases containing information about clients, transactions, products, and services. This allows for efficient data retrieval and manipulation, facilitating comprehensive analysis and reporting. By organizing client relationship data, Access helps in tracking interactions and transactions, thereby improving customer service and supporting marketing strategies .

Proficiency in office tools significantly boosts the performance and productivity of financial sector employees by enabling faster and more accurate processing of tasks, reducing errors, and enhancing data management. This leads to improved operational efficiencies and customer satisfaction. Employees can handle a wider range of tasks with greater agility, contributing to better organizational outcomes and competitive advantage in the financial market .

Financial entities in Colombia process large volumes of customer information using databases. This information is classified based on customer segmentation, types of customers, and products or services offered by the entity. Tools like Excel are used to manage commercial and financial customer data across all segments of the financial entity. Word is utilized for individual and group communication with clients, benefiting from features for mass mailing. PowerPoint is employed for internal reporting and presentations .

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