CURSO VIRTUAL:

ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN

Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Módulo 2: Metodología para la Elaboración
de las Tablas de Retención Documental

Unidad 3: Etapa III - Valoración documental

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Módulo 2: Metodología para la Elaboración de las Tablas de Retención Documental

Unidad 3: Etapa III - Valoración documental

Contenido temático

1 Retención Documental

2 Disposición Final

3 Glosario

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Unidad 3: Etapa III - Valoración documental

1 Retención Documental
Asignar los tiempos de retención en concordancia a los criterios de valoración primaria establecidos en la
introducción (memoria descriptiva).

Asignar tiempos de retención a la totalidad de las series y subseries documentales

previamente identificadas.

TÓPICOS Establecer los tiempos de retención, contemplando los términos de reserva legal, caducidad y
prescripción de las acciones legales que recaen sobre los documentos, así como los tiempos
mínimos de conservación que se encuentran en normas vigentes.

PARA ESTABLECER En los casos en que no existan normas que establezcan tiempos de retención, se deberán definir

TIEMPOS DE contemplando que sean suficientes para responder a solicitudes de autoridades administrativas y
judiciales, así como a los usuarios o clientes, trabajadores y ex-trabajadores de la entidad.

RETENCIÓN Registrar en las TRD los tiempos de retención en años.

Indicar en la casilla de procedimiento de las TRD, a partir de que hecho (terminación de la vigencia del
documento principal) se empiezan a contar los tiempos de retención documental.
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¿Qué es Retención
Documental?

Plazo que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión
o en el archivo central tal como se
consigna en la TRD o TVD, según
sea el caso.
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¿Qué son los valores

primarios?

Tiempos de retención. Deben Cualidad inmediata que adquieren

coincidir con los criterios de los documentos desde que se
valoración primaria establecidos producen o se reciben hasta que
en la introducción (memoria cumplen sus fines administrativos,
descriptiva). fiscales, legales y/o contables.
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Valores primarios

CONTABLES
VALOR FISCAL
VALOR ADMINISTRATIVO

VALOR JURÍDICO O LEGAL

• Cualidad que • Utilidad o • Valor del que • Utilidad o
para la aptitud que se derivan aptitud de los
administración tienen los derechos y documentos
posee un obligaciones que soportan
documentos el conjunto
documento para el legales,
como regulados por de cuentas y
Tesoro o de registros
testimonio de el derecho
Hacienda común y que de los
sus ingresos,
procedimientos Pública sirven de egresos y los
y actividades. testimonio movimientos
ante la Ley. económicos
de una
entidad
pública o
privada.
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Se asignan tiempos de retención a la

HISTORIAS
totalidad de las series y subseries
LABORALES documentales registradas en las TRD.

Tipos Documentales Tipos Documentales

• Soportes documentales de estudios y
• Formato de verificación de requisitos experiencia que acrediten los requisitos
del cargo
• Certificado cumplimiento de requisitos
• Acta de posesión
• Acto administrativo de Nombramiento
• Certificado de antecedentes Disciplinarios
• Oficio de notificación de nombramiento o
Contrato de trabajo • Acta declaración extraproceso
• Oficio de aceptación de nombramiento en el • Declaración de bienes y rentas
cargo o contrato de trabajo
• Selección del régimen del Sistema
• Documentos de Identificación y Libreta militar General de Pensiones y de Salud
• Hoja de vida (Formato único de la función • Certificado de Aptitud Laboral (Examen
pública) médico de ingreso formato)

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Los tiempos de retención asignados a las series

y subseries documentales registrados en las
Tablas de Retención Documental — TRD, deben
contemplar los términos de reserva legal,
caducidad y prescripción de las acciones legales
que recaen sobre dichos documentos, así como
los tiempos mínimos de conservación que se
encuentran en normas vigentes.
Información: P: Publica CL: Clasificada RE: Reservada

Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de

Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.
<a href='[Link] de Ley creado por
pikisuperstar - [Link]</a>
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Resolución 839 de 2017, Art. 3 “La historia clínica debe

retenerse y conservarse por el responsable de su
custodia, por un periodo mínimo de quince (15) años,
contados a partir de la fecha de la última atención. Los
cinco (5) primeros años dicha retención y conservación se
hará en el archivo de gestión y los diez (10) años siguientes
en el archivo central. (...)

Ejemplo de serie con

normatividad para los
tiempos de retención:

<a href='[Link] de Negocios creado

por studiogstock - [Link]</a>
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Ejemplo de serie con

normatividad para los
tiempos de retención:
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En los casos en que no exista norma, Tener en cuenta:

los tiempos de retención asignados a las
series y subseries documentales
Derechos adquiridos
registrados en las Tablas de Retención
Constante respuesta a las solicitudes de
Documental — TRD deben ser información de entidades administrativas y
suficientes para responder a solicitudes judiciales, entidades de control y vigilancia,
usuarios o clientes.
de las diferentes autoridades
administrativas y de control, a los Derechos sucesorios
usuarios o clientes, trabajadores y
extrabajadores de la entidad, así como a Frecuencia de consulta en el archivo de gestión
y central
la ciudadanía en general.
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Ejemplo:
Derechos sucesorios: Plazo que se otorga a
documentos que respaldan el derecho que se
extiende más allá de la existencia de un
individuo.

Las Historias Laborales y Nóminas respaldan

derechos de familiares sobre la pensión de un
ex funcionario.

[Link]

<a href='[Link] de Infografía creado

por katemangostar - [Link]</a>
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Historias Laborales
Los tiempos de retención
asignados a las series y
subseries documentales
registrados en las Tablas de
Retención Documental —
TRD deben indicarse en
años. Ejemplo
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Retención en archivo de gestión:

Historias Laborales
Diligenciar el tiempo que debe
permanecer la serie o subserie en el
archivo de gestión, expresado en
número de años. Ejemplo: 2.

Retención en archivo de central:

Consignar el tiempo que debe

permanecer la serie o subserie en el Ejemplo
archivo de central, expresado en número
de años. Ejemplo: 78.
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Forma incorrecta:
Recuerde:

Los tiempos de retención

documental deberán indicarse en
años.

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Para las Historias Laborales se recomienda un

tiempo de retención de ochenta (80) años
contados a partir de la desvinculación
laboral del funcionario. Esta retención
contempla un tiempo suficiente para responder
las solicitudes de certificación de los años de
servicio, salario devengado y aportes de salud,
pensión y riesgos laborales que realicen los
exfuncionarios, garantizando los derechos a la
información, al trabajo, a la seguridad social y a
la pensión de sobreviviente. De igual manera,
son evidencia ante las autoridades sobre el
¡Tenga en cuenta el Banco Terminológico cumplimiento de las obligaciones del empleador
del Archivo General de la Nación-AGN! que se establecen en la normatividad.
Disponible en: [Link]
[Link]?tema=83&/historias-laborales-serie
<a href='[Link] de Escuela creado por [Link] -
[Link]</a>
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Ejemplo:
Historias Laborales
En la casilla de procedimiento del
Hecho que empiezan a contar los
formato de Tablas de Retención
tiempo de retención.
Documental — TRD, se debe
indicar a partir de qué hecho se
Actos administrativos de: Retiro o
empiezan a contar los tiempos desvinculación, supresión del cargo,
de retención documental para las insubsistencia, destitución, renuncia.
series y subseries documentales.
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Conservación
total

Disposición Eliminación
Final

Selección

Medios de Métodos
Reproducción definidos por la
entidad

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2 Disposición Final Formato de las TRD

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

CT E M S
• En el formado de TRD, Indicar el tipo de disposición
final asignado a la serie o subserie documental,
marcar con una X la abreviatura CT si se trata de
conservación total; E si es eliminación o S para
el caso de selección.

• Adicionalmente, si con fines de respaldo de la Banco Terminológico de Series y Subseries

información y preservación de los soportes (series transversales a la administración pública)

originales, se dispuso la reproducción por • Se podrá contemplar la disposición final para series y subseries,
cualquier medio técnico (microfilmación, propuestas en el Banco Terminológico de Series y Subseries del
AGN.
digitalización u otro) de la serie o subserie, • En los casos en que no se adopte la disposición final deberá
marcar la opción M. sustentar la decisión.

[Link]
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• Registrar información referente al proceso de valoración documental y

actividades referentes a la implementación de las Tablas de Retención
Formato de las TRD Documental – TRD, tal como:

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO • Hecho a partir del cual se empiezan a contar los tiempos de retención
documental para las series y subseries documentales.
• Para las series y subseries documentales con disposición final
CT E M S
eliminación a las cuales se les asignó reproducción por otros medios
tecnológicos, indicar en qué momento se eliminará la reproducción.
• Registrar el sustento de la disposición final asignada a series y subseries
documentales teniendo en cuenta el contenido de los documentos.
• Para las series y subseries documentales con disposición final selección,
indicar el tamaño de la muestra y el método de selección. (criterios
cualitativos y cuantitativos)
• Identificar las series y subseries documentales referidas a derechos
humanos.
• Indicar aspectos técnicos básicos del proceso de microfilmación o
Casilla Procedimiento digitalización
• Indicar procedimientos o documentos donde se detallan procesos de
microfilmación o reprografía en general.
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Ubicación en el Formato de TRD

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

CT E M S

Esta Subserie documental permite evidenciar la caracterización

Conservación específica de las condiciones naturales vulnerables que pueden
Total (CT) repercutir en posibles factores de incidencia o amenaza futura como
riesgos de desastres en todo el territorio del Departamento;
proporciona mecanismos de evaluación y la ejecución de los
EJEMPLO correctivos necesarios antes que suceda la catástrofe, así como los
Casilla Procedimiento protocolos que se requieren para el caso en concreto. Sirven de fuente
de información de los estudios adelantados a nivel departamental
para CTl (Sustentación) sobre la cauterización y evaluación de amenazas por fenómenos
naturales.
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Ubicación en el Formato de TRD

DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT E M S

Subserie Documental

Eliminación Circulares informativas

(E)
Subserie documental cuyo valor es netamente administrativo
e informativo de corto tiempo, por lo que no desarrolla
EJEMPLO valores secundarios, por lo tanto, una vez cumplido el tiempo
Casilla Procedimiento de retención en el archivo central se procederá a la
para E (Sustentación) eliminación de su soporte físico y digital.
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• Documentos de carácter administrativo

• Documentos que no cuentan con valores secundarios

• Información consolidada en otra agrupación documental

Eliminación
(E)
De tener marcada la casilla M, se debe establecer qué
tipo de reproducción implementará la entidad, y brindar
CRITERIOS DE indicaciones del procedimiento, o referenciar que se
DISPOSICIÓN POR realizará según establece la introducción del
ELIMINACIÓN documento.
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Ubicación en el Formato de TRD

DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT E M S

Subserie Documental
● Programa de asistencia técnica
integral en apicultura
● Nómina
Selección “Contratos de prestación de servicios: Documentos que
(S) presentan relaciones laborales entre una persona natural y la
entidad. Una vez cumplido el tiempo de retención de 20 años,
establecido a partir de la Ley 80 de 1993, seleccionar el 20%
EJEMPLO de la documentación conservando los contratos de mayor cuantía,
Casilla Procedimiento por las implicaciones futuras que puede tener la documentación. La
para S (Sustentación) documentación restante se puede eliminar siguiendo el
procedimiento establecido en la introducción”
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CARACTERÍSTICAS
CUANTITATIVAS

# expedientes % de selección
CARACTERÍSTICAS
anual
CUALITATIVAS
1-5 CT
Selección Aleatorio 6- 20 50%
(S)
Sistemático 21- 40 30%

41- 60 20%
Representativa
CRITERIOS DE 60- 80 15%
DISPOSICIÓN POR • Volumen documental 81- 100 10%
SELECCIÓN • Tamaño de la muestra
101 en adelante 5%
• Método de selección

Tomado del Acuerdo 027 de 2006, Acuerdo 004 de 2019 y el MINI/MANUAL NO 4 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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● La reproducción por otros medios tecnológicos se debe asignar solo para

series y subseries documentales con disposición final conservación total o
selección.
● Si entidad decide asignar la reproducción por otros medios tecnológicos para
series y subseries documentales de eliminación, se debe indicar en la casilla
Medios de
de procedimiento, en que momento eliminará la reproducción.
reproducción
Nota 1: Es importante mencionar que la digitalización de documentos de ninguna manera
Las entidades definirán el implica la eliminación o “destrucción” física de los originales.
medio de reproducción a
emplear para la preservación “Los procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o disminuir los tiempos de
de los documentos. retención documental establecido en las Tablas de Retención Documental, así como tampoco
podrán destruirse documentos originales con el argumento de que han sido digitalizados”.
Artículo 18 del Acuerdo 003 de 2015.

Nota 2: Los documentos originales que posean valores históricos NO podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. (Parágrafo
2º del artículo 19, de la ley 594 de 2000. “Soporte documental”.
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Microfilmar es apoyo para disposiciones finales como la conservación

total y la selección.
(Aunque aún se usa, actualmente no es muy común, se ha ido
desplazando por la digitalización, considerando sus altos costos)

Medios de Digitalizar. Si se tiene en cuenta este medio de conservación, considerar:

reproducción - No supone la eliminación del físico

- No aplica para todas las series y subseries documentales, es pertinente análisis previo.
- Tipo de digitalización
- Con fines de control y trámite
M= Reproducción por - Con fines archivísticos
- Con fines de contingencia y continuidad del negocio
medio técnico - Digitalización certificada (con fines probatorios)
(microfilmación,
digitalización, fotografía)
Fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En
esta columna también se indican otros soportes electrónicos o
magnéticos.
Respaldar la información y preservación de los soportes originales, de
la serie o subserie.
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Ubicación en el Formato de TRD

DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT E M S

X
Subserie Documental

Programa de asistencia técnica integral

en apicultura

Esta Subserie documental permite evidenciar la caracterización específica de las

Medios de condiciones naturales vulnerables que pueden repercutir en posibles factores de
reproducción incidencia o amenaza futura como riesgos de desastres en todo el territorio del
Departamento; proporciona mecanismos de evaluación y la ejecución de los correctivos
necesarios antes que suceda la catástrofe, así como los protocolos que se requieren para
el caso en concreto. Sirven de fuente de información de los estudios adelantados a nivel
EJEMPLO departamental sobre la cauterización y evaluación de amenazas por fenómenos naturales.
Casilla Procedimiento
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo central se conserva totalmente su
para M (Sustentación) soporte original y se digitalizará según lo establecido en el procedimiento institucional.
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Unidad 3: Etapa III - Valoración documental

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
Conservación contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
Total procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose
en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son
Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y
conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

3 Glosario Digitalización Proceso por medio del cual un documento de papel ó en cualquier
otro formato análogo es transformado a un formato digital.

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo

vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o
Disposición final
tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
de documentos
eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción
debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
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Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por

Documento sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
histórico Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las
actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte
del patrimonio histórico.

Documento Fuente primaria de información con todos los rasgos y características

3 Glosario original que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de

Eliminación retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su información en otros soportes.

Microfilmación Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como

pequeñas imágenes en película de alta resolución.
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Unidad 3: Etapa III - Valoración documental

Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la

Reprografía microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar
documentos originalmente consignados en papel.

Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin
Selección
de escoger una muestra de documentos de carácter
3 Glosario
representativo para su conservación permanente.

Valor permanente o Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia

secundario histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se

Valores primarios producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativos, fiscales, legales y/o contables.
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Bibliografía • ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO 027 DE 2006. “Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. MINI/MANUAL No 4. TABLAS DE RETENCIÓN Y

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Directrices básicas e instructivos para su elaboración
(Versión Actualizada)

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Circular Externa 5 de 2012 Archivo General de la

Nación. RECOMENDACIONES PARA LLEVAR A CABO PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN Y
COMUNICACIONES OFICIALES ELECTRÓNICAS EN EL MARCO DE LA INICIATIVA CERO
PAPEL.

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. DECRETO 1080 DE 2015. “Por medio del cual se expide
el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO 004 DE 2019. Por el cual se reglamenta el

procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación,
publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de
Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD.

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. GUIA DE DIGITALIZACIÓN A PARTIR DE SOPORTES

DE MICROFILM. 2019.
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