Código:[Link].
01
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión: 01 DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVO
Establecer los criterios para la identificación, aprobación, publicación, control, almacenamiento
y disposición de documentos y registros que se utilicen en la planta.
2. ALCANCE
Todas las áreas de CORPORACION AGROSUR SSAMY SAC.
3. RESPONSABLES
Control de Calidad: Garantizar que el control de los documentos requeridos por el Sistema sean:
Aprobados para su adecuación antes de su emisión;
Analizados críticamente y actualizados;
Identificados respecto a las alteraciones y situación actual de la revisión;
Disponibles en los lugares de uso;
Permanezcan legibles y fácilmente identificables;
Identificados los documentos obsoletos y se mantengan para cualquier fin.
4. DEFINICIONES
Documentos Internos: Son todos los documentos requeridos por la organización, para asegurar la
efectiva planeación, operación y control de sus procesos. En este caso Manual, procedimiento e
instructivo.
Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos y representan la evidencia objetiva
del trabajo realizado, en este caso ficha técnica, formato e flujograma.
5. PREMISAS
Tabla Nro. 01: Matriz de Codificación de las Áreas
ÁREA CÓDIGO ÁREA CÓDIGO
Administración ADM Almacén ALM
Calidad CAL Mantenimiento MAN
Producción PRO Recursos Humanos RRHH
Elaborado Por Revisado Por Aprobado por
Control de Calidad Producción Gerente General
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Tabla Nro. 02: Matriz de Codificación de Documentación
Tipo de Nombre del Fecha de
Código
Documento Documento Emisión
[Link].00
Texto – Nombre de
Manual DD/MM/AA XXX – Siglas del área
Cada Documento
00 – Número correlativo
[Link].00
Texto – Nombre de P – Procedimiento
Procedimiento DD/MM/AA
Cada Documento XXX – Siglas del área
00 – Número correlativo
[Link]-00
Texto – Nombre de F – Formatos
Formatos DD/MM/AA
Cada Documento XXX – Siglas del área
00 – Número correlativo
[Link].00
Texto – Nombre de I – Instructivos
Instructivos DD/MM/AA
Cada Documento XXX – Siglas del área
00 – Número correlativo
[Link].00
Texto – Nombre de FL – Flujogramas
Flujogramas DD/MM/AA
Cada Documento XXX – Siglas del área
00 – Número correlativo
[Link].00
Texto – Nombre de FT – Fichas Técnicas
Fichas Técnicas ---------
Cada Documento XXX – Siglas del área
00 – Número correlativo
Elaborado Por Revisado Por Aprobado por
Control de Calidad Producción Gerente General
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Tabla Nro. 03: Matriz de Responsabilidad de Documentos
Responsable de la Responsable de la Responsable de la
Tipo de Documento
elaboración Revisión Aprobación
Persona a cargo del
Manual Gerente de Planta Gerente General
proceso
Persona a cargo del Jefe de Calidad y/o
Procedimientos Gerente General
proceso Jefe de Producción
Persona a cargo del Jefe de Calidad y/o
Formatos Gerente General
proceso Jefe de Producción
Persona a cargo del Jefe de Calidad y/o
Instructivos Gerente General
proceso Jefe de Producción
Persona a cargo del Jefe de Calidad y/o
Flujogramas Gerente General
proceso Jefe de Producción
Jefe de Calidad y/o
Fichas Técnicas Jefe de Calidad Gerente General
Jefe de Producción
6. PROCEDIMIENTO
Elaboración de documentos: La elaboración consiste en la generación o desarrollo de un
documento borrador por las personas que intervienen en un proceso, considerando cuatro etapas
principales:
Planeación
Redacción
Revisión
Edición
El documento se somete a revisión, aprobación y/o actualización. Asimismo, su difusión del
documento, al personal involucrado.
Elaborado Por Revisado Por Aprobado por
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Revisión y aprobación de documentos: La revisión y aprobación de documentos consiste en:
Verifica el cumplimiento con los lineamientos establecidos en la guía para la
elaboración de documentos, antes de ser emitidos.
Verificar que estén descritas las prácticas reales de cada proceso
Cada documento se turna a la autoridad que corresponda para ser aprobado.
Cada responsable de documento debe revisar y mantener actualizada su documentación,
así como dejar indicado en la portada los responsables de la (elaboración, revisión y
aprobación).
Almacenamiento: Los registros se almacenan en medios electrónicos o en papel:
Medios electrónicos: en los dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas,
archiveros, CD´s, zip, disco duro, servidor y cualquier otro dispositivo que se requiera,
de acuerdo a la tecnología utilizada.
Papel se mantienen en áreas de almacenamiento como gavetas, archiveros o cajones,
debidamente identificados y organizados de acuerdo a las necesidades de cada proceso.
El periodo de almacenamiento es de 1 año sea tanto medio electrónico y/o en papel
Protección y Modificación:
El responsable de cada proceso o procedimiento, cuida la integridad de los registros
generados y designan el lugar adecuado para la ubicación de los mismos evitando que
puedan ser dañados, perdidos o deteriorados.
Todo cambio debe quedar registrado en el Acta de Reunión
La modificación de un documento generara una versión y todo cambio será sombreado
con color plomo
Elaborado Por Revisado Por Aprobado por
Control de Calidad Producción Gerente General