Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 1 de 19

ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS

DOCUMENTO
CONTROLADO
Sistema de Gestión de la
Seguridad de la
Información

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Gino Orellana Laura Ccoyo Fernando Garcia

RESPONSABLE SGSI COORDINADORA DE PROCESOS GERENTE DE UNIDAD

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 2 de 19

Nº ÍNDICE PÁG.

1. CONTROL DE CAMBIOS 3

2. OBJETIVO 3

3. ALCANCE 3

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3

5. DEFINICIONES BÁSICAS 3

6. RESPONSABILIDADES 4

7. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO 4

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS 8

9. ANEXOS 8

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 3 de 19

1. Control de Cambios

Nº DETALLE DE LA
REVISADO POR APROBADO POR FECHA
VERSIÓN MODIFICACIÓN

00 Documento original Gino Orellana Fernando Garcia 05-02-2021

2. Objetivo

Definir el proceso mediante el cual se elabora, modifica, revisa, aprueba, distribuye y controla la
documentación del Sistema Integrado de Gestión (SGSI), que incluye los registros y la documentación
de origen externo e interno.

3. Alcance

Se aplica a toda la documentación base del Sistema Integrado de Gestión (SGSI) de KOBRANZAS
S.A.C., En caso de que el cliente lo exija se podrá variar la estructura documentación siempre que
cumpla lo establecido por los documentos de referencia.

4. Documentos de Referencia

⮚ ISO 27001:2013 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

⮚ ISO 27002:2013 Buenas prácticas de la Seguridad de la Información

5. Definiciones básicas

⮚ Documento: Información y el medio en el que está contenida, que integran el Sistema Integrado de
Gestión (SGSI): Política, Manuales, Procedimientos e Instrucciones, Planes, Programas, Registros,
y documentos Internos y Externos.

⮚ Documentos Generales: Documentos de carácter general establecidos en la Norma de Seguridad

de la Información ISO 27001:2013, etc. Estos son: Elaboración y Control de Documentos, Control
de Registros, Productos No Conformes, Auditorías Internas, Acciones Correctivas y Preventivas

⮚ Sistema de Gestión de Seguridad de información (SGSI): Sistema de Gestión que especifica los
requisitos para implementación de controles de seguridad de la información.

⮚ Documentos normativos: Documentos internos o externos del Sistema de Gestión

⮚ Documentos Controlados: Son todos los documentos a los cuales se les realiza un control interno,
desde su elaboración hasta su disposición final y se encuentran listados en el registro CONTROL
DE DOCUMENTOS.

⮚ Copia Controlada: En los casos de documentos físicos, son aquellos ejemplares que se entregan a
Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 4 de 19

solicitud de una determinada área, para lo cual el responsable deberá llevar control de las copias
entregadas a fin de reemplazarlas en caso de generarse nuevas versiones.

⮚ Procedimiento: Documento que muestra secuencial y ordenadamente las actividades a tomar

dentro de un proceso, se puede considerar procedimientos los flujos de procesos. El procedimiento
define responsables por cada actividad prevista en el mismo

⮚ Instructivo o Cartilla: Conjunto de tareas específicas que pueden mostrar en forma gráfica o
detallada (secuencial y ordenada). Se utilizan como documentos auxiliares de un procedimiento, o
para describir tareas no relacionadas con algún documento normativo del Área.

⮚ Procedimientos Originales: Procedimientos que están escritos en formatos que contengan el

logotipo de la organización y que están debidamente firmados por los encargados de la revisión y
aprobación. Los PROCEDIMIENTOS ORIGINALES y las copias selladas por los responsables son
consideradas como DOCUMENTOS CONTROLADOS dentro del Sistema de Gestión. Esto aplica
para aquellos sistemas que manejan documentación física.

⮚ Documentos aplicables o referencias: Fuentes de información complementarias que permiten

ejecutar adecuadamente el procedimiento o instructivo. Esta información se considera necesaria
para cumplir con el procedimiento respectivo (Ejemplo: Guía de usuario de equipos y Normas
legales y Reglamentarias).

⮚ MOF de Seguridad de información: Manual de Organización y Funciones de Seguridad de

información. Documento que detalla las funciones generales a ser desarrolladas por el personal de
la organización.

6. Responsabilidades

 Líderes / Responsable del documento

- Responsable de la elaboración y/o modificación de documentos (entiéndase por documentos

procedimientos, instructivos u otros que el área estime necesarios para el desarrollo de sus
actividades). Esta actividad podrá ser realizada por el líder/responsable o quien este designe.
- Los dueños de los procesos serán los responsables de realizar la revisión periódica de la
documentación generada.
- Responsable de la aprobación del documento.
- El nivel del Líder que apruebe los documentos será definido por cada Sistema de Gestión.

 Jefatura de Calidad

- Establecer e implementar los documentos generales (ver ANEXO UNO).

- Asegurar que los cambios y/o modificaciones en cuanto al título de un documento sean reflejados
en todos los documentos relacionados.

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 5 de 19

- Revisar y aprobar teniendo en cuenta que el nivel de revisión debe ser diferente al nivel de
aprobación en los documentos que se hayan elaborado.
- Elaborar los documentos, para ello se puede utilizar los formatos e índices que se muestran en los
ANEXOS DOS, TRES y CUATRO.
- Asignar a los documentos que se generen, un CÓDIGO de identificación. La guía para generar el
CÓDIGO de identificación se muestra en el ANEXO CINCO.
- Para evitar duplicidades, cada vez que se elabore un documento, asignar un número consecutivo
de CÓDIGO según ANEXO CINCO. El número asignado en el CÓDIGO será único para dicho
documento.
- Cada Sistema de Gestión dispondrá el control necesario para las copias controladas de los
documentos físicos, cuando apliquen.
- Difundir e implantar con todo el personal directamente involucrado con el Sistema de Gestión los
correspondientes documentos, para asegurar que el personal de las Áreas usuarias los incorpore en
su trabajo diario.
- Responsable de editar, revisar y actualizar el presente procedimiento. Este procedimiento será
revisado por lo menos una vez al año, a partir de la fecha de vigencia, o antes si se considera
necesario.

 Áreas responsables del mantenimiento del Sistema de Gestión

- Establecer, documentar e implementar en forma conjunta con los usuarios los documentos propios
del Sistema de Gestión.
- Asegurar que los cambios y/o modificaciones realizadas en un Documento también sean
replicados en todos los documentos relacionados, incluyendo el título.
- Presentar las observaciones o aprobación del documento en los plazos acordados con el líder o
responsable del documento.
- Los dueños de los procesos serán los responsables de realizar la revisión periódica de la
documentación generada.

7. Descripción del documento

7.1. Elaboración y control de documentos internos

7.1.1 Presentación y contenido de los documentos

Todos los documentos de la organización deben conservar una estructura uniforme de acuerdo a su
aplicación y funcionalidad e incluir en su presentación el nombre del documento, así como la versión
que corresponde, fecha de aprobación y el cargo de las personas que han elaborado, revisado y
aprobado el documento.

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 6 de 19

7.1.2 Elaboración o modificación de los documentos

a- Las Áreas usuarias del documento

1. En caso existiese un área responsable, el Líder o responsables del área coordinará con ella
dicho cambio o modificación.
2. En caso no existiese, el Líder responsable encargará a la persona designada para elaboración o
modificación del documento.
b- El elaborador del documento
1. Identificar si el documento es nuevo. Si ya existe y solamente se va a revisar, entonces se
continúa con la revisión del documento por las áreas encargadas y a las realizar las
modificaciones que apliquen. Si es nuevo continúa con el siguiente paso.
2. Determinar la necesidad de elaborar el nuevo documento.
3. Usar los siguientes índices como guía para la elaboración de los documentos.
4. Asignar el NOMBRE más adecuado para el documento.
5. Cuando aplique, asignar un CÓDIGO al documento. Este NÚMERO se genera de acuerdo a la
guía mostrada en el ANEXO CINCO.
6. En el caso de procedimientos o instructivos (si aplica), definir el OBJETIVO de una manera
clara y concreta.
7. En el caso de procedimientos, definir de manera precisa el ALCANCE.
8. Sólo en el caso de procedimientos, definir las RESPONSABILIDADES de las áreas
involucradas en éste, que se consideren necesarias comprender para llevar a buen efecto el
procedimiento.
9. Escribir los nombres de los RESPONSABLES DE LA REVISIÓN, quienes se encargarán de
hacer las revisiones y modificaciones correspondientes.
[Link] en forma conjunta con los Jefes y/o Expertos usuarios los documentos, en caso de
ser necesario.
[Link] las REFERENCIAS o DOCUMENTOS APLICABLES de apoyo (en caso
APLIQUE).
[Link] que el documento esté completo y adecuadamente desarrollado. Todos los párrafos allí
incluidos deben contener sólo información útil. En caso de modificación del documento,
coordinar la permanencia o cambio de los registros utilizados.
[Link] se está realizando una revisión, es muy importante recopilar y tomar en cuenta: a) Las
sugerencias de mejora propuestas por los usuarios, b) Las observaciones de las auditorias,
internas y externas, y c) La funcionalidad del documento.

Si el documento no es nuevo debe llenar la HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS donde debe

identificarse el o los puntos que están cambiando respecto a la versión anterior, agrupando los
cambios en: eliminaciones, inclusiones o modificaciones. Si el documento es nuevo debe llenar la
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS con la frase: Elaboración inicial del documento.
Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 7 de 19

7.1.3 Revisión de documentos:

a- Las áreas encargadas de la revisión

1. Las personas de las diferentes áreas que reciban un documento a revisión acordarán el plazo
con el Área responsable para regresar sus comentarios y observaciones, si las tuvieran. Si no
se tienen comentarios, el documento deberá ser aprobado en ese plazo.
b- El elaborador del documento
1. Actualizar los documentos incorporando las observaciones aplicables de las áreas encargadas
de la revisión.
2. Se sugiere tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
✓ Numerar todos los ANEXOS (formatos, diagramas, etc.) que forman parte del documento.
✓ La portada del documento puede contener lo indicado en el ANEXO DOS.
✓ Obtener las aprobaciones que se requieran.
c- Las personas encargadas de la revisión
1. Dar su conformidad y continuar con el punto siguiente; caso contrario, devolver al elaborador
y efectúe las modificaciones necesarias.
2. Para ambos casos (revisión física o electrónica) tomar en cuenta los indicado en el ANEXO
SEIS.

7.1.4 Aprobación de documentos

a- El Líder del Área

1. En caso de aprobación física, firmar el original del documento, y continuar con el punto
siguiente; caso contrario, devolver al elaborador el documento para que las modificaciones
necesarias.
2. En los casos de aprobación electrónica, la conformidad se dará de acuerdo con el mecanismo
de aprobación implementado en cada SG.
3. Para todos los casos, tomar en cuenta los indicado en el ANEXO SEIS.
NOTA: En el caso de otros documentos, el responsable de la aprobación es quien el dueño
del proceso designe.
4. Ingresar el nuevo documento en EL CONTROL DE DOCUMENTOS, propio de cada
Sistema de Gestión.

7.1.5 Distribución de documentos

a- Líder o usuario del documento

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 8 de 19

1. Una vez aprobado el documento, derivará al área responsable de mantenimiento del Sistema
de Gestión, el documento para su publicación en el medio establecido y para su
comunicación.
b- Área responsable del mantenimiento del Sistema de Gestión
1. Incorporar el documento oficial en el medio de difusión establecido. Las impresiones de
documentos serán consideradas como COPIAS NO CONTROLADAS.
2. El documento entra en vigencia al día siguiente de haber sido publicado en el medio de
difusión establecido por cada Sistema de Gestión. Excepcionalmente y por autorización
expresa del dueño del proceso, algunos documentos podrán entrar en vigencia el mismo día
de su publicación.
3. En caso de aprobación física, sólo se generará un original de los documentos que quedará en
poder del Área responsable del mantenimiento del Sistemas de Gestión. Las áreas que lo
deseen podrán obtener una copia no controlada en el medio de difusión establecido. Las
copias controladas serán distribuidas a las personas que, previamente definidas, deben contar
con ellas.
4. Se debe ir realizando un permanente control sobre los documentos que se encuentran listados
en el registro CONTROL DE DOCUMENTOS. Este control incluye elaboración, aprobación,
registro y distribución. A estos documentos se les denominará DOCUMENTOS
CONTROLADOS.
NOTA:
Adicionalmente, para los casos que apliquen, deberá tenerse en cuenta lo indicado en el
respectivo Instructivo de soporte del Sistema de Gestión que corresponda.
5. Los documentos aprobados deberán ser comunicados por el responsable del proceso a través
de coordinaciones con los representantes de las áreas involucradas.
6. Todos los documentos publicados podrán estar protegidos según lo determine el sistema de
gestión (Ejemplo: Formato PDF con contraseña).

7.1.6 Eliminación de documentos

a) Los documentos de los procesos podrán ser eliminados por los líderes o usuarios responsables de
los procesos, previa coordinación con las áreas involucradas.
b) El responsable debe asegurarse de actualizar el registro Control de Documentos.
Nota: Proceder con la eliminación de las copias distribuidas a excepción del original, el cual debe
archivarse como No Vigente, en caso de aprobación física.

7.2 Control de documentos externos

7.2.1 Las personas que recepcionan el documento

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 9 de 19

a) Controlar la distribución de los documentos Regulatorios, Tributarios u otros (*) a todas las
personas que lo requieran.
(*) Referido a los documentos que no son propios del área.
b) Para el caso de documentos físicos que la distribución de los documentos se realiza de forma
descendente, iniciando del primer nivel, los controles de la distribución estarán a cargo de la
persona designada en cada nivel del Área.
c) El responsable del área usuaria actualizará el REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
EXTERNOS correspondiente (en aplicativo de soporte o medio definido por el sistema).

7.3 Protección contra cambios de documentos en red

Todos los documentos que se encuentren publicados en aplicativos de soporte con restricción de
edición, de los cuales los internos tienen la marca de “COPIA NO CONTROLADA”.

7.4 Clasificación de Documentos

La información debe de ser clasificada de acuerdo con la sensibilidad y grado de impacto en la

organización considerando los siguientes niveles:

Nivel de Etiquetado Criterios de clasificación Restricción de acceso

confidencialidad

Pública (sin etiquetar) Hacer pública la información no La información está

puede dañar a la organización de disponible para todo el
ninguna forma público

Uso interno USO INTERNO El acceso no autorizado a la La información está

información podría ocasionar disponible para todos los
daños y/o inconvenientes menores empleados y terceros
a la organización seleccionados

Restringida RESTRINGIDA El acceso no autorizado a la La información está

información podría dañar disponible solamente para
considerablemente el negocio y/o un grupo específico de
la reputación de la organización empleados y de terceros
autorizados

Confidencial CONFIDENCIAL El acceso no autorizado a la La información está

información podría dañar de forma disponible solamente para
catastrófica (irreparable) el personas de la
negocio y/o la reputación de la organización
organización

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 10 de 19

7.5 Conservación de los documentos/registros

Digitales

Se mantendrá una copia de seguridad (backup) en intranet de kobsa ([Link] la

cual se actualizará semestralmente.

La copia de seguridad abarca la información de todas las áreas.

Físicos

Todo usuario con registros asignados es responsable de su almacenamiento y protección, evitando

cualquier daño, legibilidad o pérdida. La organización de los registros asignados será realizada según
criterio del usuario (por fecha, orden alfabético, etc.), asegurando que sean fácilmente recuperables
cuando sean requeridos.

7.6 Disposición final 

La disposición final de los registros pasado el tiempo de conservación detalla en el registro “Control
de información documentada”, será para los registros físicos por reciclaje y la de registros digitales
por eliminación pasado 5 años. Aquellos registros cuya confidencialidad sea un requisito legal o
establecido por la organización o el cliente, será eliminado de forma segura.

7.7 Documentos de Procedencia Externa

Todos los documentos de origen externo que sean obligatorios de aplicar o se utilicen con fines de
consulta, utilización en algunos de los procesos del SGSI serán incluidos en el registro de “Control de
información documentada”. Cada responsable de área o servicio debe mantener actualizados sus
documentos externos.

8. Documentos asociados

⮚ KOB-SGSI-PRG-001 Procedimiento de clasificación de información

9. Anexos

⮚ Anexo 1: Documentos Generales

⮚ Anexo 2: Portada para manuales y procedimientos

⮚ Anexo 3: Formato de desarrollo de los documentos

⮚ Anexo 4: índices referenciales

⮚ Anexo 5: Codificación de documentos

⮚ Anexo 6: Niveles de elaboración, revisión y aprobación.

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 11 de 19

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 12 de 19

ANEXO 1: DOCUMENTOS GENERALES

DOCUMENTOS GENERALES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

1 Elaboración y Control de Documentos

2 Control de Registros

3 Acciones Correctivas / Preventivas

4 Productos No Conforme

5 Auditorias

6 Revisión por la Dirección

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 13 de 19

ANEXO 2: PORTADA PARA MANUALES Y PROCEDIMIENTOS

Código KOB-SGSI-XXX-01

Versión: [Numero]
[Nombre de documento]
Fecha: [Fecha]

Página: 13 de 19

[Nombre del manual/procedimiento]

DOCUMENTO
CONTROLADO
Sistema de Gestión de la
Seguridad de la
Información

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

[Nombre [Nombre [Nombre

Área / cargo] Área / cargo] Área / cargo]

Copia No Controlada

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 14 de 19

INFORMACIÓN RESERVADA / RESTRINGIDA / USO INTERNO / PUBLICA

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno

ANEXO 3: FORMATO DE DESARROLLO DE LOS DOCUMENTOS

1. PROCEDIMIENTOS, MANUAL, PROTOCOLOS Y OTROS

Plantilla: Consta de 2 partes: Encabezado y Pie de Página.

o Encabezado: El encabezado debe de ir en todas las páginas de los documentos de

KOBRANZAS S.A.C.., el diseño se presenta a continuación:

Código

Versión:

Fecha:

Página:

o Pie de Página: Se indicará lo Siguiente:

- La condición de propiedad de KOBRANZAS S.A.C.

- La condición de los documentos NO controlados
- Documento propiedad de (Razón Social) prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
- El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de (Razón Social).
-

2. REGISTROS

Plantilla: El Encabezado de los registros es el siguiente:

Código

Versión:

Fecha:

Página:

Nota: El color de los cuadros no es un requisito obligatorio del documento, el color es referencial y a criterio del elaborador.

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 15 de 19

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 16 de 19

ANEXO 4
ÍNDICES REFERENCIALES

1. CONTROL DE CAMBIOS
Identificación de los cambios realizados en cada edición del documento
2. OBJETIVO
Define el propósito del documento.
3. ALCANCE
Define él o los sectores de aplicación del documento (las restricciones deben colocarse enunciando los
casos y/o variaciones del proceso para los cuales no aplica).
4. DOCUMENTO DE REFERENCIA
Se debe mencionar las normativas, procedimientos u otra bibliografía que se usó como soporte para el
desarrollo del documento.
5. DEFINICIONES BÁSICAS
Se debe colocar definiciones claves que complementen la comprensión del documento.
6. RESPONSABILIDADES
Define la responsabilidad de una o más personas para el desarrollo y aplicación del documento
(colocar el puesto laboral de los involucrados en el proceso, por ejemplo: Ingeniero de proyecto,
Asistente, etc.).
7. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTO
Describe los pasos a seguir para el desarrollo del documento (de acuerdo con la secuencia del proceso
y mostrando las actividades de cada uno de los responsables de este).
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Registros que se generan u otra información de referencia
9. ANEXOS
En caso aplique.

Nota: Para las demás documentaciones queda a criterio de quien elabora su contenido.

ANEXO 5
Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 17 de 19

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La codificación de los documentos será la siguiente:

WWW-XXXX-YYY-ZZZ
Donde:
WWW: Representa las siglas de la empresa a la que pertenece el documento.

WWW: Empresa

Organización Código

KOBRANZAS KOB

XXXX: “Código de área”. Figura el código de proceso/área al cual pertenece el documento.

Proceso/área SGSI

Sistema de Gestión de Seguridad de la

SGSI
Información

Comercial COM

Logística LOG

Recursos Humanos RHH

Tecnología de la Información TI

Soporte SOP

Mantenimiento MANT

YYY: Identifica el documento según clasificación y tipo.

Código Documentos Accesos

MSI Manual de Seguridad de Información General

MOF Manual de Organización y Funciones Restringido

MPO Matriz de Política y Objetivos General

MNC Matriz de Productos No Conformes Restringido

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 18 de 19

MRP Matriz de Riesgos y Peligros Restringido

MCP Matriz de Control de Procesos Restringido

MCA Matriz de Caracterización Restringido

MEP Matriz de Evaluación de Proveedores Restringido

MIP Mapa de Interacción de Procesos Restringido

DFL Diagrama de Flujo Restringido

ETR Esquema de Trabajo Restringido

PRG Procedimientos Generales General

PRO Procedimientos Operativos Restringido

ING Instructivo General General

INO Instructivo Operativo Restringido

NIN Normativa Interna Restringido

PDC Plan de Desarrollo y Capacitación de Personal Restringido

POL política General

MAN Manuales General

PLN Plan Restringido

PRT Protocolo Restringido

PLC Plan de Comunicación Restringido

RGL Reglamento General

REG Registros Generales General

REO Registros Operativos Restringido

ACO Acción Correctiva General

APR Acción Preventiva General

PNC Producto No Conforme General

ZZZ: “Correlativo”. Consecutivo asignado de acuerdo con el orden en el cual se emiten los
documentos por proceso.

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno
 Código KOB-SGSI-PR-001

Versión: 00
Procedimiento Elaboración y control de
documentos
Fecha: 05/02/2021

Página: 19 de 19

La estructura del código se desarrollará de acuerdo con las siglas indicadas en el esquema del anexo 6

Ejemplo:

KOB-SGSI-POL-001: Política de Seguridad de información de KOBRANZAS S.A.C.

ANEXO 6

NIVELES DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Documento Elabora/Modifica Revisa Aprueba

Política del SGSI Responsable SGSI Gerente de Unidad Gerente de Unidad

Manual Gerente de Unidad Gerente de Unidad

Responsable SGSI

Objetivos y Metas del

Gerente de Unidad Gerente de Unidad
SGSI Responsable SGSI

Procedimientos
/Protocolos/Registros del Responsable SGSI Gerente de Unidad Gerente de Unidad
SGSI

Procedimientos
/Protocolos/Registros de
Responsable de áreas Responsable SGSI Gerente de Unidad
áreas de apoyo y
Operativos

Instrucciones Operativas Responsable de áreas Responsable SGSI Gerente de Unidad

Reglamento Responsable SGSI Gerente de Unidad Gerente de Unidad

Nota: En caso de que sea necesario podrá revisar el documento el colaborador del proceso involucrado.

Documento propiedad de KOBRANZAS S.A.C., prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de KOBRANZAS S.A.C.
Documento de uso interno