Grupo Colegio Mexiquense Universitario
Título: Área de Crédito y Cobranza
LICENCIATURA EN CONTADURIA
PRESENTA:
Alumna: ARANDA DANIELA DÍAZ RETANA
MELANI DENIS HERNÁNDEZ ORTEGA
OROSMAN ABDEL GUADARRAMA PIEDRA
PROFESORA:
Dr. En e. Ma. Concepción Rebollar Jaimes
TOLUCA, MÉXICO 10 DE MARZO DEL 2022
Introducción:
En el presente trabajo se darán a conocer las principales funciones del área de
crédito y cobranza, al igual que se realizara y analizara el proceso que se llevara a
cabo para la realización de ventas a crédito por parte de una ferretería
denominada ``LUIS F. ESPINOZA FERRETERIA MUNDIAL C. A.´´, ubicada en el
municipio de Toluca.
El otorgamiento de un crédito ayuda a Consolidar las transacciones en un pago
mensual. Es más rápido y conveniente que expedir cheques. Tener acceso a una
cantidad de dinero que se puede usar en caso de emergencia. Tener protección
en caso de clonación, robo o extravío.
.El hacer uso de las ventas a crédito por parte de la ferretería ``La Ciénega S. A.
de C. V.´´ incrementará el número de ventas que por promedio tenía anteriormente
permitiendo que los clientes puedas adquirir alguna herramienta de manera más
rápida posible.
Funciones del área de crédito y cobranza
Los gerentes de crédito son responsables de los sistemas que minimizan el riesgo de
vender bienes y servicios a crédito. Su objetivo es mantener un buen flujo de efectivo para
la empresa para la que trabajan, y pueden trabajar en una amplia gama de negocios. Los
clientes pueden ser personas físicas o empresas.
Actividades laborales
Los gerentes de crédito y cobranza trabajan en una amplia gama de empresas.
Se encargan de evaluar la solvencia del cliente y luego deciden si se concede o no
el crédito.
Pueden visitar una empresa que solicita una gran cantidad de crédito para decidir
si se puede acordar un contrato. Si se concede el crédito al cliente, el gerente de
crédito supervisa el progreso de los pagos.
Si cualquiera de los clientes comerciales o consumidores no realiza los pagos, se
requiere un proceso de emisión de avisos. Si el cliente sigue sin pagar se procede
a realizar una acción legal. Los gerentes de crédito de alto nivel pueden ser
responsables de estos procesos, sino podría realizarlo el encargado de crédito y
cobranza.
Los gerentes de crédito son responsables de la estrategia y la formulación de
políticas, de la supervisión y formación del personal, la resolución de problemas y
el contacto con los directivos de la empresa. Se aseguran de que la empresa
tenga fuertes controles financieros para que el crédito pueda manejarse con
efectividad.
Algunos gestores de crédito son especialistas en exportación de crédito y tratan
con los clientes en otros países.
Análisis de las políticas y procedimientos
La administración de la compañía ““LA CIÉNEGA S.A. DE C. V.” ”, no cuenta con Políticas
y Procedimientos “escritos” eficaces, para la concesión del crédito ni para la realización de
la cobranza, el contar con Políticas y Procedimientos de Crédito y Cobranzas, le permitirá
a la empresa conocer los lineamientos mínimos que deben ser considerados para una
adecuada concesión de Créditos a los clientes y que la gestión de recuperación de las
Cobranzas se efectúe de manera apropiada sin afectar la comercialización de los
materiales.
Adicionalmente, las políticas y procedimientos facilitan el crecimiento en la participación
del mercado ya que se protege la inversión de los accionistas a través de la concesión
cautelosa del crédito lo cual redundará en la utilización óptima del capital de trabajo de la
empresa. Cabe indicar que actualmente los créditos a clientes son otorgados sobre la
base principal de los comentarios que otorgan los Representantes de Ventas sobre el
cliente que solicita el crédito, ya que como se comentó en el análisis de FODA la
compañía cuenta con un equipo de ventas que tiene más de 30 años de experiencia en el
sector ferretero.
Análisis del otorgamiento de los créditos
El Gerente Financiero de la compañía ““LA CIÉNEGA S.A. DE C. V.” ”, es el responsable
directo de otorgar crédito a los clientes conjuntamente con el jefe de Crédito y Cobranzas.
La compañía “LA CIÉNEGA S.A. DE C. V.” ”, para poder evaluar el riesgo crediticio de un
determinado cliente, ha diseñado una solicitud de crédito, que debe ser llenada por el
respectivo cliente y debe estar acompañada de la siguiente documentación:
Personas naturales
Copia de cédula de ciudadanía;
Copia del RUC;
Copia de planilla de servicio básico;
Copia de facturas de otros proveedores.
Personas Jurídicas
Copia de escritura de constitución y estatutos de la compañía;
Copia del nombramiento del representante legal;
Copia de cédula de ciudadanía del representante legal
Copia del RUC
Copia de facturas de otros proveedores
. La solicitud de crédito, puede ser revisada y aprobada por el Gerente Financiero o por el
jefe de Crédito y Cobranzas (sin considerar su monto), porque la Administración no ha
definido por escrito, los niveles de autorización que deben tener estos dos colaboradores
para aprobar las solicitudes de crédito de los clientes.
Sin embargo, únicamente el jefe de Crédito y Cobranzas es quien realiza las
verificaciones pertinentes de los clientes, y de acuerdo al resultado de esta actividad,
define si se le otorga o no el crédito al cliente. Cabe indicar que cuando el resultado de la
verificación no es muy convincente como para poder tomar la decisión de aprobar o negar
el crédito, analiza el resultado conjuntamente con el Gerente Financiero para decidir si se
otorga o no el crédito al respectivo cliente.
Análisis de la Gestión de cobranza
“La Ciénega S.A. de C. V.”, tiene como política no escrita que sus Representantes de
Ventas a parte de realizar las ventas, también efectúen el cobro de las deudas a los
clientes. Esta política si bien la utilizan muchas empresas en el medio, se convierte en un
alto riesgo para manejar de manera eficiente la gestión de cobranza, cuando dicha política
no está acompañada de una buena política con respecto al pago de comisiones sobre los
cobros realizados, como es el caso de la compañía ““LA CIÉNEGA S.A. DE C. V.” ”, ya
que actualmente está pagando comisiones a sus Representantes de Ventas, sobre la
base de ventas efectuadas y no sobre la base de cobros realizados.
La política de pago de comisiones adoptada por la compañía podría funcionar y reducir la
cartera vencida, si en el momento de calcular las comisiones sobre ventas se le dedujera
a la base de cálculo de cada Representante de Ventas, las devoluciones de productos
que efectúan los clientes más los cheques protestados.
Adicionalmente la revisión de la cartera vencida la efectúa el Gerente Financiero una vez
al mes, consultando a los respectivos Representantes de Ventas las causas de su “no
pago”, y realizando llamadas telefónicas a aquellos clientes más críticos, acordando con
ellos nuevas fechas de pago, es decir la compañía incurre en un gasto mínimo de
cobranzas, consecuentemente la gestión de cobranzas no es eficaz.
El sector ferretero es un mercado bastante informal, motivo por el cual la compañía ““LA
CIÉNEGA S.A. DE C. V.” ”, tiene como preocupación permanente ser perjudicado por un
fraude importante realizado por algún cliente. Para minimizar este riesgo, la compañía se
apoya en sus Representantes de Ventas, quienes en primera instancia antes de indicarle
al cliente que llenen una “solicitud de crédito”, se aseguran que el cliente sea una persona
natural o jurídica que ya está bien posesionada en el sector ferretero, industrial o agrícola.
Flujograma del proceso de crédito y cobranza
REPRESENTANTE GERENTE JEFE DE CRÉDITO Y DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS FINANCIERO COBRANZAS CONTABILIDAD
CLIENTE CAJERA
Inicio - Otorgamiento de
crédito
Llena solicitud Revisan
de crédito solicitud
Adjuntan
copias de Recibe solicitud
documentos y documentos
necesarios
(Cédula,
RUC)
Analiza solicitud
con Rep. de
Ventas y con
información
adicional de ser
necesaria
No Solicita al cliente
Satisfecho mayor
con información para
resultado el análisis
Si
Otorga el
crédito
solicitado
Inicio - Recuperación de la
Cartera
Entrega facturas
a
Ordenan las facturas de acuerdo a la ruta y
Representantes
vencimiento
de Ventas según
la zona
Visita al cliente
y cobra la
factura
pendiente
Si Recibe
Cobro valores,
realizad verifica y
o realiza
depósito
No Informa a Jefe
de Crédito y
Cobranzas Prepara Recibe reporte
reporte de y soportes,
cobranzas en verifica y
original y dos contabiliza
copias
Gestiona la cobranza
por teléfono e
informa al
Representante de
Ventas el resultado
Recibe reporte y
actualiza la
cartera
Manual de políticas de operaciones:
Marco jurídico:
Ley federal de presupuesto y responsabilidad hacendaria. (Justicia, 2019)
Ley federal de responsabilidades administrativas de los servidores públicos.
(Justicia, 2020)
Ley del impuesto sobre la renta. (Economipedía, 2020)
Ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público.
Ley orgánica de la administración pública federal.
Normas de información financieras, (NIFs).
Reglamento de la ley federal de presupuesto y responsabilidad hacendaria.
Reglamento de la ley del impuesto sobre la renta.
Reglamento de la ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del
sector público. Estatuto orgánico de talleres gráficos de México. Articulo 26
Objetivo:
Entregar oportunamente las facturas al cliente, tener registro, control, cobros y
depósito puntual de los impresos entregados a los clientes.
Políticas:
1. Diariamente con las remisiones de los impresos entregados al cliente se
procederá a facturar en base a los contratos, y/o pedido, cotizaciones,
convenios recibidos de la gerencia general comercial. Diariamente se
incorpora para su actualización y registro en la cartera de clientes las
facturas elaboradas.
2. El gestor elabora el programa de visitas semanal a clientes y lo presenta
para autorización y comentario a la subgerencia de tesorería.
3. Los pagos efectuados por los clientes se depositan por transferencia
electrónica a la cuenta concentradora o a través de cheques nominativos a
nombre de talleres gráficos de México, cobrados directamente por el gestor
en las instalaciones del cliente.
4. El gestor a su regreso de la ruta elabora el informe de cobranza, realizadas
así como de las actividades efectuadas, destacando la problemática
presentada por factura y por cliente.
5. El gestor por seguridad depositara los cheques cobrados inmediatamente,
anexando al reporte la ficha de depósito bancaria de la cuenta
concentradora de talleres gráficos de México.
6. La subgerencia de tesorería informara semanalmente a la gerencia general
de administración y finanzas y la gerencia de finanzas los saldos de la
cartera de clientes y la situación que guarda cada uno de los clientes.
7. Los adeudos con antigüedad de saldos a más de 90 días serán analizados
en conjunto con la gerencia general de administración y finanzas y la
gerencia de finanzas y subgerencia de tesorería a fin de determinar las
acciones a seguir y replantear las estratégicas de cobro.
8. Los adeudos con más de 120 días de antigüedad una vez analizados y
dependiendo de cada caso se turnara a la gerencia jurídica para el cobro
por la vía legal.
Procedimiento para la cobranza:
Responsable Descripción de la Formato o documento
actividad
Sugerencia de Tesorería: La Gerencia General Documento
Comercial, envía
Contratos, Pedidos,
Convenios, Cotizaciones
para proceder a la
elaboración de facturas
de impresos efectuados
y entregados a los
clientes; por tal situación
la Subgerencia de
Tesorería es la
responsable de hacer un
expediente completo por
orden de trabajo
conteniendo copias de la
Remisión y el soporte
documental antes
indicado.
Cobranza Las facturas elaboradas Documento
con la documentación
soporte se entregan al
Gestor de Cobranza, por
lo cual a través de la
Factura recibe para dar
inicio a los trámites de
cobro oportuno.
Pedido y/o
contrato,
convenio,
cotización, nota de
remisión y factura
correspondiente,
ocasionalmente
orden de servicio,
oficio de entrega
de negativos.
Cobranza El Gestor de Cobranza Programa
elabora semanalmente el
Programa de visitas de
los Clientes, el cual lo
entrega a la Subgerencia
de Tesorería para su
autorización y
comentario.
Cobranza El área de cobranza Documento
verifica que la
documentación soporte
este completa para
elaborar el reporte de
visitas semanal de ruta
en base al programa
autorizado:
Cobranza El Gestor de Cobranza cartera
elabora Cartera de
Clientes semanal, La
cual se distribuye
internamente a la
Subgerencia de
Tesorería, Coordinación
de facturación y
cobranza, al área de
facturación, misma que
se incluye en el reporte
financiero presentado a
la: Dirección General,
Gerencia General de
Administración y
Finanzas, Gerencia de
Finanzas, de manera
semanal
Cobranza El gestor de cobranza Documento
gestiona sellos y firmas
de autorización en los
almacenes y áreas de
recursos materiales de
los clientes.
Cobranza El gestor de cobranza da Documento
seguimiento a los
tiempos de pagos
especificados en los
Contratos, Pedidos,
Convenios del cliente
SUBGERENCIA DE La Subgerencia de Informe
TESORERIA GERENCIA Tesorería analiza la
DE FINANZAS Cartera de Clientes e
GERENCIA GENERAL informa semanalmente a
DE ADMON. Y la Gerencia de Finanzas
FINANZAS y a la Gerencia General
de Administración y
Finanzas, de la situación
que guarda la cobranza.
Cobranza El Gestor a su regreso Cheque
de la ruta elabora
informe de cobranza
realizado diariamente y
las actividades
efectuadas, destacando
la problemática
presentada por Factura y
por cliente, registrando el
cobro a través de
cheques nominativos o
por transferencia
bancarias por el total, el
Número del cliente,
Cheque, importe.
Cobranza El gestor de cobranza Ficha de deposito
recibe cheques
nominativos a nombre de
Talleres Gráficos de
México y procede a
depositarlo diariamente a
la cuenta concentradora
del Organismo.
Caja Caja recibe la Ficha de Recibo
depósito adjunto al
reporte, o traspaso por
transferencia electrónico,
y elabora el recibo de
Caja e informa a la
Gerencia de finanzas el
ingreso.
Caja La Caja envía recibo Conciliación
elaborado a la
Coordinación de
Contabilidad y
Presupuestos para el
registro de ingresos.
Cobranza El gestor de cobranza de Factura
manera mensual elabora
la conciliación de clientes
entre el área contable, se
entrega copia y original a
contabilidad, y procede
archivar copia en el
expediente del área
GERENCIA GENERAL Los adeudos con Factura
DE ADMON. Y antigüedad de saldos a
FINANZAS, GERENCIA más de 90 días serán
DE FINANZAS analizados en conjunto
SUBGERENCIA DE con la Gerencia General
TESORERIA de Administración y
Finanzas y la Gerencia
de Finanzas y
Subgerencia de
Tesorería a fin de
determinar las acciones
a seguir y replantear las
estrategias de cobro.
SUBGERENCIA DE Las Facturas con Factura
TESORERIA GERENCIA antigüedad de 120 días
GENERAL DE ADMON. sin que se pueda realizar
Y FINANZAS el cobro se informara a la
GERENCIA DE Gerencia General de
FINANZAS Administración y
Finanzas y a la Gerencia
de Finanzas la
problemática de los
adeudos a fin de
replantear la estrategia
de cobro.
SUBGERENCIA DE Una vez analizadas las Documento
TESORERIA Facturas con más de 120
días de antigüedad sin
poder cobrar
dependiendo de cada
caso se turnara a la
Gerencia Jurídica para el
cobro por la vía legal.
Conclusiones:
Bibliografía:
Economipedía. (2020). Ley del Impuesto Sobre la renta. México.
Justicia. (2019). Ley federal de presupuesto y responsabilidad hacienda. México.
Justicia. (2020). Ley federal de Responsabilidades administrativas de los servidores públicos.
México.