MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. INTRODUCCION

De manera introductoria en este trabajo hablaremos acerca de los manuales

administrativos, los tipos de manuales, las necesidades que tienen las
empresas de tener estos manuales, el papel que cumplen dentro de las
mismas, entre otros conceptos que son vitales para el entendimiento de este
tema con una breve descripción de cada uno de ellos para comprenderlos
mejor, de igual manera, podrá analizar las ventajas e importancia que tiene el
poseer un manual administrativo en una organización, no sin antes conocer las
etapas que se deben de seguir para su elaboración de manera minuciosa,
llevándolo de la mano en el entendimiento de la información. Esto es realizado
con la finalidad de que el oyente de este tema a exponer pueda redactar un
documento que le servirá de apoyo en el manejo de personal, evitará
ineficiencia en productividad, redundancia en las actividad y funciones que
opera su empresa, así como el que sus empleados tengan una adecuada
comprensión del plan general y de sus propios papeles en la organización.
Muchos se preguntan ¿Cuál es la finalidad de este tipo de documento en una
organización o empresa? Básicamente, según el autor Terry Price, tiene como
finalidad lograr el manejo, de forma óptima, del personal y las tareas a realizar
porque en estos documentos se verá reflejado las instrucciones e información
que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos
de un empleado en una empresa. Los Manuales Administrativos representan
una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la
organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática,
en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para
lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de

decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan
la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las
unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a
nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de
orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada
realización de las actividades que se le han encomendado.
 2. DESARROLLO

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en

forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar
y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios
de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza

como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que
contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo
que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de

decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan
la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las
unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a
nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de
orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada
realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa,

para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se
elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los
aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve
limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a

revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes
de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad
creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse
constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la
eficiencia de la empresa.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se

convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una
barrera que dificulte el desarrollo de la organización.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y
objetivos de la dirección de la misma.

2.1. CONCEPTO

La aplicación de técnicas de mejora continua ha derivado en un uso creciente

de los manuales administrativos, tanto en formato papel como en formatos
electrónicos.
Se puede definir a un manual como:
“un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa” o “un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización política y
procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor
ejecución del trabajo”.
Definiremos manual administrativo como:
Un documento que contiene, en forma ordenada, sistemática y accesible,
información relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de
una organización o a terceros que se relacionan con ella en su actuación con
respecto a dicha organización.

De esta definición se pueden inferir algunas características respecto a los

manuales administrativos:

 Se constituyen en documentos formales. Cada versión es un

documento no modificable sin previa aprobación, que establece
fehacientemente información confiable para el usuario. Al ser
documentos formales, establecen situaciones de carácter
relativamente permanente, sin perjuicio de las actualizaciones que
periódicamente se realicen.
 Junto al formato tradicional en papel, cada vez se utilizan más
formatos electrónicos y, en particular, la presentación de distintos
manuales a través de páginas web y formatos multimedia que
incluyen además de textos, audiovisuales.
 Reúnen información relevante para un usuario determinado,
sobre un tema determinado. El usuario puede ser interno a la
organización o externo: clientes, proveedores u otros interesados
pueden hacer uso de éstos en su relacionamiento con la organización.
  Además de brindar información, los manuales con frecuencia brindan
instrucciones para guiar la actuación de empleados y otras personas.

2.2. OBJETIVOS

Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos

destacan:

 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

 Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de
cada área integrante de la organización
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
 Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisión innecesarias
 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
 Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
 Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos
necesarios para el desempeño de sus atribuciones
 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas y procedimientos
 Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
 Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
 Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios
que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus
elementos componentes.
 Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los
demás integrantes de la organización.
 Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los
conflictos inter-estructurales.
 2.3. CLASIFICACIÓN

La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos,

siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación
universal para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su
contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular
dentro de la misma.

a) Manual de Historia
Concepto
Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento, logros y
posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y aplicado motiva
al empleado a comprender mejor a la organización y a sentirse parte de ella.

1. Objetivo

Dar al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del

organismo.

2. Estructura

 Proporcionar información de datos:

 Histórica sobre el organismo.
 Conocimiento.
 Logros.
 Administración
 Posición actual

b) Manual de Organización

Concepto
Expone de forma detallada la estructura de la organización formal a través de
dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y responsables de distintos
puestos. Muchas organizaciones elaboran un Manual General de la
Organización dirigido a usuarios externos, en el cual ponen en conocimiento de
sus proveedores, clientes y otros interesados la estructura e historia de su
organización. Este manual tiene generalmente un grado menor de detalle que
los manuales dirigidos a los usuarios internos (por ejemplo, que los manuales
del empleado que se mencionan posteriormente) en lo que refiere a las
funciones asignadas a los distintos órganos e incluyen información general
sobre la organización.
 3. Objetivo

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala

las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el
logro de los objetivos organizacionales.

Estructura

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala

las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el
logro de los objetivos organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y

visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de
este contenido se sugiere:

 Historia y Descripción de la Empresa

 Misión, visión y objetivos de la empresa
 Legislación o base legal
 Estructura de la organización (organigrama General)
 Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en
general (Organigrama por área)
 Normas y políticas generales

c) Manual de procedimiento

Concepto

De procedimientos expresa los procedimientos administrativos a través de los

cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. También le explica al
personal cómo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos administrativos
prescritos. Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la
descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la
secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de
las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las

actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro
de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación
del control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la
ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con
diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada
uno de los procedimientos que se describan.
Objetivo

Su objetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que

conforman un organismo con el fin de unificarlas.

Estructura

Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las

normas que giran alrededor de él; por lo tanto, las integraciones de varios de
ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

 Identificación del procedimiento

 Nombre
 Área de desempeño
 Codificación
 Descripción Genérica (objetivo)
 Normas generales
 Responsable de cada una de las actividades que lo integran
 Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
 Descripción de cada una de las actividades que lo integran

d) Manual de funciones

Concepto

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los

diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la
descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera

funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los
especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las
características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y
responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la
organización.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable

elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional
de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un
documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.

4. Objetivo
  Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización,
así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que
ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones
está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros
puestos de trabajo.
 Impulsar un plan estratégico general para la empresa.
 Orientar todas las actividades de la empresa hacia el logro de la misión y
objetivos.
 Promover la disponibilidad oportuna y confiable de indicadores gestión
que permitan monitorear la marcha de aquella y de éstas y asegurar una
rentabilidad sostenida
Estructura

Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles

ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la
integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

 Identificación del Puesto de Trabajo

 Nombre
 Área de desempeño
 Codificación
 Descripción Genérica (objetivo)
 Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
 Diarias o frecuentes
 Semanales
 Quincenales
 Mensuales
 Trimestrales
 Semestrales
 Anuales
 Ocasionales o eventuales
 Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
 Nivel académico
 Habilidades y destrezas
 Conocimientos técnicos y/o específicos
2. Manual de políticas

1. Concepto
Dirección fija orientaciones y directrices que deben ser adoptadas por los
miembros de la organización. Facilita cumplimiento de objetivos aprobados
tratando de dar armonía, consistencia y solidez a entidad y sus miembros en
las relaciones con los clientes, con los proveedores y con otras organizaciones.

Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y

toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el
marco sobre el cual se basa todas las acciones.

2. Objetivo

Se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en

particular. Donde las políticas se derivan de los objetivos generales de la
institución y son preceptos que sirven de guía para establecer el curso de las
acciones operacionales en la organización y para garantizar que los procesos y
procedimientos laborales estén, consecuentemente, alineados con los objetivos
de la institución. En otras palabras, son fronteras amplias, inclusivas, elásticas
y dinámicas, que se ven reforzadas por las normas reguladoras de acciones y
situaciones más específicas.

3. Estructura

 Presidencia de la Suprema Corte de Justicia.

 Dirección General de la Carrera Judicial.
 Dirección para Asuntos de la Carrera Judicial.
 División de Reclutamiento y Selección de Personal.
 Órganos Técnicos que participan en estos procedimientos.
 Auditoría Interna.
 3. CONCLUSION

Los manuales administrativos constituyen instrumentos que contribuyen a

uniformizar la gestión y a mejorar las comunicaciones, poniendo en común,
tanto para los miembros de la organización como para terceros que
interactúan con ésta, la información sobre un tema determinado.

En resumen, de todo, con los pasos de los años, los manuales fueron
cambiando para llegar a ser una herramienta que describe políticas,
procedimientos, practicas, sistemas entre otros, con la finalidad de tener
establecido claramente las funciones y responsabilidades de los miembros de
la organización y también para ayudar a mejorar cualquier aspecto relacionado
con la organización desde todos los niveles y para todos los puestos que la
integran.
4. BIBLIOGRAFIA

Manuales Administrativos ([Link])

Manuales administrativos • gestiopolis Los objetivos de los manuales
administrativos - Informes - luisyork06 ([Link])
Objetivos de los manuales administrativos ([Link])
Los objetivos de los manuales administrativos - Informes - luisyork06
([Link])
(PDF) Manuales administrativos OBJETIVOS | Fatima Toral - [Link]
Clasificación de Los Manuales Administrativos | PDF | Cognición ([Link])

▷ Tipos de Manuales Administrativos - ¿Cómo se clasifican?

([Link])