PLAN OPERATVO DE LA UNIDAD DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO.

ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZARAGOZA LA LIBERTAD

 INDICE

Presentación…………………………………………………………………………………………………………..2

Base legal………………………………………………………………………………………………………………2

Misión, Visión, Objetivos y metas……………………………………………………………………………………3

Cronograma de formato de actividades seguimiento POA……………………………………………………….4-8

Cronograma de recursos para actividades POA………………………………………………………………..….9

Presupuesto anual gastos de unidad……………………………………………………………………………….10

Presupuesto anual de remodelación física …………………………………………………………………………11

1
 PRESENTACIÓN

El Plan Operativo Anual (POA) de la Unidad de Gestión Documental y Archivo - UGDA constituye un instrumento de
planeamiento para el desarrollo de las actividades consideradas para el funcionamiento e implementación del Sistema de
Gestión Documental - SIGDA, cuya finalidad es el logro de los objetivos y cumplimiento de las metas propuestas, lo que
permite la optimización de los recursos presupuestarios asignados en el presupuesto anual en concordancia con los
objetivos y en el Plan Estratégico Institución.

Con el siguiente plan operativo se espera cubrir y detallar todas las necesidades que puedan surgir durante su desarrollo
e implementación, haciendo una programación detallada de actividades y de todos los recursos que se utilizaran en el
marco del desarrollo tales como: recurso financiero y recurso humano. En este plan se incluye el proyecto de
remodelación de las instalaciones o depósitos del archivo central como prioridad máxima para el buen desarrollo y
resguardo de los documentos, así como también la creación y aprobación de manuales de los archivos de gestión como
también Manuel de procedimientos de archivo central.

El POA consta de las siguientes partes:

I. Se presenta el Marco Institucional, donde refiere, su misión y visión, objetivos, el marco estratégico, actividades
y metas.

II. Comprende el presupuesto desagregado según las actividades a realizar durante su ejecución.

Por lo que a través del presente documento se pretende la operatividad las acciones que conlleven a la realización de los
fines establecidos en la LAIP, generando así una pronta y oportuna respuesta a los usuarios internos y externos de la
municipalidad.

Base legal.

Constitución de la República.
Código Municipal.
Ley de Acceso a la Información Pública y su Reglamento.
Acuerdo Municipal.

2
Misión:

Cumplir con excelencia en la gestión documental y de archivos para contribuir a la transferencia de información de

calidad y eficiencia a los diversos usuarios del Archivo Central y demás unidades productoras, para brindar un mejor

servicio de información en la gestión municipal.

Visión:

Desarrollar e impulsar los procesos de calidad en la gestión de los archivos, para mejorar el servicio y gestión de los

documentos de archivo para una atención eficiente, eficaz y transparente que respalde a la administración del gobierno

local y a su vez garantice el resguardo de información e historia de la municipalidad y de todo un pueblo.

Objetivos.

 Implementar un Sistema Institucional de Gestión Documental y Administración de Archivos.

 Modernizar la organización y manejo de la información Municipal.

Organización normada en la ejecución de actividades

Promover y difundir instrumentos archivísticos en la municipalidad.

Metas.

 Lograr que el archivo central sea una unidad que brinde servicio de consulta, resguardo y préstamo de

documentos eficiente y veraz.

 Lograr tener un mejor control y orden de documentos del archivo central.

 Dar tratamiento y limpieza a toda documentación acumulada.

3
 FORMATO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL POA

Asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos PERÍODO

PROCESO de gestión.
Resguardo, conservación, manejo y acceso a los DEL DÍA: 1/01/19
PROCEDIMIENTO documentos y archivos.
Archivo Central AL DÍA: 31/12/19
ÁREA DE TRABAJO
METAS: Creación del documento
IAIP Implementación del SIGDA

Actividad Responsable E F M A M J J A S O N D Medio de verificación

Elaborar y enviar Oficial de

solicitud de archivo Solicitud, acuerdo del consejo
Aprobación de
manuales de
procedimientos de Estos manuales se comenzaron a elaborar
archivos de gestión durante junio hasta Diciembre del año 2018
y archivo central al
consejo
Socializar manuales Oficial de
con las unidades. archivo
Elaborar y enviar Oficial de Memorándum
solicitud de archivo.
nombramiento del
comité de
identificación
documental y
Comité CISED
Reunión con los Oficial de Acuerdo y lista de asistencia
miembros de archivo
comité nombrados.
Capacitación a los Oficial de Memorándum para reservar espacio y notificar
miembros del
4
comité, sobre
responsabilidades
del CID.
Levantamiento De Oficial de
información por archivo y Instrumentos ( diagnostico documental)
unidades Comité Usar cuadro de repertorio de funciones según
productoras de tipos tareas.
documentales.
Elaboración del Oficial de
FODA archivo y Diagnostico documental/ documento elaborado
Comité
Elaboración de Oficial de Para proceder a elaborar plan estratégico de
análisis FODA archivo archivo
Elaboración del Oficial de En base al que se hizo en diplomado
diagnostico SIGDA archivo
Elaboración del Oficial de Acuerdo de aprobación
Plan Estratégico de archivo
la UGDA
Validación e Oficial de
incorporación de archivo Correcciones / documento de asesoría técnica
observaciones
Presentación al Oficial de Memorándum
consejo municipal archivo
Socialización del Oficial de Plan impreso otros.
plan a las unidades archivo
Promover la Oficial de Memorándum
elaboración del archivo y
cuadro de comité
clasificación.
Promover la Oficial de Memorándum
codificación del archivo y
cuadro de comité
clasificación.
Creación de plan Oficial de
operativo 2020 archivo

5
Creación de Oficial de
presupuesto 2020 archivo

PROCESO Procesos archivísticos PERÍODO

PROCEDIMIENTO Formas de ordenación y descripción DEL DÍA:
ÁREA DE TRABAJO Archivo Central (unidad productora). AL DÍA:
LINEAMIENTO Para la Ordenación y Descripción Documental. METAS: Normar la formulación
de expedientes
Actividad Responsable E F M A M J J A S O N D Medio de verificación

Capacitación a jefes Oficial de

de unidades sobre archivo
la ordenación y
formulación de
expedientes.
Asesorar sobre la
conformación de
expedientes a las
áreas productoras.
Verificar la
foliación de
expedientes.
Elaborar Noes plan
cronograma
descripción
documental.
Socializar Norma
de transferencia

PROCESO Identificación y clasificación de documentos PERÍODO

PROCEDIMIENTO DEL DÍA:
ÁREA DE TRABAJO Archivo Central (unidad productora). AL DÍA: 6
Actividades administrativas propias METAS: Desarrollar actividades
propias de la unidad de manera
normada.
Actividad Responsa E F M A M J J A S O N D Medio de verificación
ble
Ordenamiento de Oficial y físico
archivo central auxiliar
de
archivo
Remodelación de área alcaldía
de archivo
Identificación, Oficial y Cuadro de inventarios
clasificación y auxiliar
limpieza de de
documentos archivo
Catalogar la Oficial y Cuadro de inventarios y tabla de clasificación
información de auxiliar
archivo central de
archivo
Limpieza de archivo Oficial y
central auxiliar
de
archivo
Atender solicitudes de Oficial y
préstamo y consulta auxiliar
de documentos de
archivo
Atender transferencia Oficial de
documental de los archivo
archivos de gestión al
archivo central.

fumigación contra Medio

insectos y roedores ambiente

7
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y RECURSOS PARA ELABORAR EL POA

No RECURSOS FODES RECURSOS OTROS RESPONSABLES POR

ACTIVIDADES FECHAS PROPIOS
. REQUERIDOS ÁREAS DE GESTIÓN
INICIO FINAL HUMANO US $
Y
FISICOS
Capacitación a los 07 07 5 $40.00 x
miembros del marzo marzo personas UGDA
del del
comité, sobre 2019 2019 Proyector
responsabilidades PC
del CID y CISED
Capacitación a 17 17 5 $ 40.0 x
jefes de unidades mayo mayo personas UGDA
del del
sobre la 2019 2019
ordenación y
8
 formulación de
expedientes.

El siguiente presupuesto tiene como objetividad, la asignación de recursos financieros para poder llevar a cabo todas las
actividades planteadas en este plan operativo, a su vez las actividades de remodelación de la unidad de archivo, para
poder reunir los requisitos archivísticos necesarios para el resguardo de documentos.

9
 PRESUPUESTO ANUAL 2019

Unidades
Concepto Descripción Mensual Costo Gasto anual
Remas de papel 1 $5.00 $60.00
Folder manila carta 1 $6.50 $78.00
Folder manila oficio 1 $6.50 $78.00
Fastenes plástico 2 $3.50 $84.00
Papelería Clic plástico 1 $1.25 $15.00
tape/ cinta gruesa 2 $2.50 $60.00
Cajas para archivo 100 $0.75 $900.00
Lapiceros 4 $0.25 $12.00
Archivadores de palanca/ ampos 100 $0.75 $900.00
Pega 1 $1.50 $18.00
Tijera 2 $2.00 $4.00
Engrapadora 2 $4.00 $8.00
Saca bocado 2 $10.00 $20.00
Grapas 1 $1.50 $18.00
Corrector/ chelito 1 $1.75 $21.00
Marcadores 4 $1.25 $60.00
Guantes 10 $3.00 $360.00
Escalera 1 $90.00 $90.00
Extinguidores 2 $80.00 $160.00
Mascarías 15 $3.00 $540.00
Equipo de Seguridad lentes 3 $4.00 $144.00
Computadora de escritorio 1 $550.00 $550.00
Impresora 1 $400.00 $400.00
Escritorio 1 $100.00 $100.00
Equipo de oficina Silla 1 $100.00 $100.00
Estantes 40 $85.00 $3,400.00
Gabetero/ archivador colgante 10 $85.00 $850.00
Teléfono línea fija 1 $100.00 $100.00
Cañón 1 $400.00 $400.00
Mesa de consultoría 1 $200.00 $200.00
 TOTAL $9,730.00
10
 PRESUPUESTO REMODELACION AREA DE ARCHIVO CENTRAL

PRESUPUESTO
PROYECTO: REMODELACION DE AREA DE ARCHIVO CENTRAL
DESCRIPCION CANTIDAD MEDICION P.U SUBTOTAL
Instalación de cielo falso 71.12 M2 $15.00 1066.8

Pintura color blanca para paredes de local 7.5 Galón $32.40 243

Instalación de puerta empivotada de doble acción, 2 hojas

con vidrio claro de 5 mm, chapa de cilindro con llaves,
haladera de barra y concha, cerrador oculto de cargadero
y contra marco 1 3/4x 4. 1 sg $1,228.62 1228.62

Instalación de vidrio fijo claro de 5 mm, 1 tubo de 1 3/4 x

3/4 de 2.20 (v), 1 tubo de 1 3/4x 3/4 de 2.55(z) 1 sg $313.61 313.61

Instalación de vidrio claro de 5 mm, 1 tubo de 1 3/4x 13/4

de 1.90(z) 1 sg $187.45 187.45

Instalación de tabla roca incluida mano de obra 2.27 m2 $20 45.4

Puerta metálica mano de obra incluida 1 unidad $650 650

Instalaciones eléctricas 1 sg $640.75 640.75
4,375.63
 TOTAL DEL PRESUPUESTO  14,105.63

11
12