La experiencia de onboarding es la presentación inicial de tus empleados a la
empresa. Si no implementas un proceso de onboarding memorable y útil que
integre por completo a los nuevos empleados en tu organización, corres el riesgo
de tener tasas de rotación más altas y equipos menos productivos.
Un proceso de onboarding adecuado puede aumentar la retención de talento en 82
% y la productividad en 70 %.
Descubre qué es un proceso onboarding, para qué sirve y cómo implementarlo
para asegurarte de que tu empresa esté encantada con las nuevas contrataciones
y participe en sus funciones después del proceso inicial.
Consulta nuestra lista paso a paso de lo que necesitas para llevar a cabo un
completo proceso de onboarding e inspírate en ejemplos de procesos altamente
eficaces para integrar talentos.
¿Qué es un proceso de onboarding?
Es una práctica empresarial que está orientada a los colaboradores nuevos que se
integran a una compañía o a un nuevo equipo. Tiene como objetivo ayudarles a
adaptarse a la cultura empresarial de manera positiva.
Todas las empresas se benefician de un onboarding sólido en cuanto que es la
primera oportunidad para deleitar a sus colaboradores. «La experiencia del cliente
nace de la experiencia del empleado», así que tener un enfoque del colaborador como
un cliente interno se refleja en sus niveles de productividad y felicidad en el
trabajo.
¿Qué significa onboarding en español?
En español el término «onboarding» significa, literalmente, abordar. Cuando
hablamos de este término en negocios solemos hacer referencia al proceso a
través del cual los empleados se suben a bordo del barco empresarial. Esto
significa que no solo los colaboradores en una compañía se adaptan o
aprenden los procesos internos de la empresa, sino que se integran como parte de
una tripulación que busca un objetivo común.
El onboarding va mas allá del simple aprendizaje e implica una adaptación de los
empleados a la cultura de una empresa.
¿Para qué sirve un proceso de onboarding?
Cuando surge la contratación de nuevos empleados es importante hacerlos sentir
bienvenidos para que se integren de manera positiva a la compañía. El proceso de
onboarding sirve para ayudar a comprender la cultura de la empresa y los
procesos que se desempeñan día a día. De esta forma se estimula a las nuevas
contrataciones y al crecimiento profesional de los empleados, así como el sentido
de pertenencia con la compañía.
Así, se estima que 54 % de las compañías con un proceso de onboarding
establecido logran un nivel mayor de compromiso por parte de sus colaboradores.
Además, los mejores planes de onboarding son aquellos que tienen una duración
más larga, contra aquellos que duran apenas unas semanas o un mes. Las
compañías con planes más completos logran un 34 % más de eficiencia en sus
empleados.
Diferencias entre inducción y onboarding
Por todo lo anterior, es común identificar al proceso onboarding con las
inducciones empresariales. Sin embargo, cada una de estas herramientas de
capacitación tienen diversos enfoques, métodos y objetivos. Por ello, debes
conocer cuáles son sus diferencias y en qué medida pueden complementarse:
Características del proceso de inducción:
Las inducciones tienen por objetivo familiarizar a los trabajadores con los
procesos de una empresa.
Son de corta duración y buscan que los empleados aprendan lo necesario
para comenzar sus labores.
Tienen un carácter más general, pues son parte de un programa común
para todos los nuevos empleados.
Buscan informar a los empleados sobre los códigos, reglas y lineamientos
del espacio laboral.
Se restringen al puro proceso formativo de los trabajadores para que
desempeñen sus funciones.
Características del proceso de onboarding:
Los procesos onboarding tienen por objetivo integrar a los colaboradores
de una empresa en las dinámicas de trabajo.
Son procesos más lentos, pues requieren un aprendizaje integral de los
fines, métodos y procesos de la compañía.
Tienen un carácter más específico, pues ponen el acento en la integración
de cada nuevo empleado como un miembro fundamental de la compañía.
Buscan generar lealtad con la empresa mediante la adopción de objetivos
comunes.
Contemplan todo el proceso que va desde la elección del candidato
indicado para cubrir un puesto hasta su contratación e inclusión en el
ambiente laboral.
Plan de onboarding
Un plan de onboarding es una de las formas más fáciles de garantizar que tu
proceso incluya todos los elementos necesarios para integrar completamente a los
nuevos empleados a tu empresa. Sin embargo, es importante tener en cuenta que
el onboarding no es genérico; por ejemplo, un redactor junior necesitará diferentes
herramientas para tener éxito en tu empresa que un nuevo director de marketing.
Si bien el onboarding variará para cada empleado, hay algunos componentes que
debes tener presentes para cualquier nueva contratación.
El siguiente plan de onboarding es para que los gerentes o departamentos de
recursos humanos la utilicen cuando ayudan a un nuevo empleado a integrarse a
la empresa. Por supuesto, ciertas tareas, como el papeleo necesario o la lectura
requerida, diferirán según la empresa o el rol.
Cómo hacer onboarding de nuevos colaboradores
1. Establece el proceso.
2. Planifica el primer día.
3. Pasa a la ejecución.
4. Da seguimiento y evalúa los resultados.
1. Establece el proceso
Antes del primer día en el que incorporarás a un nuevo colaborador o
colaboradora debes cumplir con algunas actividades y gestionar de manera
correcta los documentos necesarios para evitar contratiempos. Estos pasos te
prepararán a ti y a los nuevos empleados para comenzar con el proceso:
1. Recopila la documentación necesaria (número de seguridad social, datos
bancarios, etc.).
2. Solicita a los nuevos contratados que revisen el manual del empleado de la
compañía y firmen un acuerdo de confidencialidad.
3. Prepara una estación de trabajo para tu nuevo empleado.
4. Reúne las herramientas necesarias, incluida la tecnología (ordenador o el
acceso al software requerido para el puesto laboral).
5. Proporciona una nueva dirección de correo electrónico de la empresa.
6. Entrega material de lectura para nuevos empleados, incluyendo políticas y
procedimientos para toda la compañía, un organigrama y una descripción
de su rol, así como los valores, la misión y la cultura de la compañía, a
menos que ya esté incluido en el manual del empleado.
Antes del primer día también puedes considerar dejar una nota en el escritorio de
tu nuevo empleado y darle la bienvenida al equipo. O tal vez puedas poner
material de la marca (como una sudadera o una taza) en su escritorio como regalo
de bienvenida. Si optarás por un onboarding digital puedes enviarle un correo
electrónico de bienvenida o, si es posible, mandarle un kit a su domicilio.
Además, envía un correo electrónico a todos los miembros del equipo para
informarles sobre la bienvenida de tu nuevo empleado.
2. Planifica el primer día
Cuando tus nuevos colaboradores se presentan el primer día ya tendrán algunas
expectativas sobre la empresa y las labores que desempeñarán. Sin embargo,
existen algunos factores que seguramente desconocen y con los que deben estar
familiarizados, como reglamentos, métodos de trabajo o espacios que pueden
utilizar para cumplir con sus funciones. Para hacer este primer contacto:
1. Proporciona a los nuevos empleados toda la información necesaria,
incluido el código de vestimenta, dónde se pueden estacionar, a qué hora
deben llegar y qué deben llevar.
2. Prepara al equipo con anticipación. Hazle saber que está llegando el nuevo
empleado para que pueda saludarlo o saludarla cuando llegue a su estación
de trabajo.
3. Reserva tiempo en el calendario de tu equipo para celebrar un almuerzo de
bienvenida para el nuevo empleado e infórmale con anticipación.
4. Dale un recorrido por la oficina, incluidos los baños, la cocina y el
mostrador de soporte.
5. Establece una reunión 1 a 1 entre la gerencia y el empleado, para
que pueda explicarle qué se espera de ella o él, cómo está estructurado el
departamento y responder preguntas que pueda tener.
6. Asigna un mentor y pídele que programe un almuerzo con ella o él.
7. Dale al nuevo contratado o contratada un «plan de 30 días», con material
de lectura e información importante sobre lo que se espera de su primer
mes en el equipo.
El primer día variará según la cantidad de las nuevas contrataciones que haya
hecho la empresa a la vez. Una contratación única, por supuesto, requerirá un
proceso diferente del de un grupo de 30 personas.
Es importante que mantengas al nuevo empleado ocupado y comprometido.
Seguramente, no deseas que se sienta incómodo, esperando instrucciones en su
escritorio. Demuéstrale que te has tomado el tiempo para planificar un día completo y
productivo para él o ella.
Para mantener al empleado interesado y entusiasmado puedes darle un «plan de
30 días». Entre otras cosas, el plan del primer mes puede incluir:
Los nombres de las personas a las que le sugieres que se acerque para
almorzar o tomar un café. Es probable que sean con las que trabajará
estrechamente, o aquellas que crees que pueden ofrecerle orientación.
Lectura de material que le ayudará a tener éxito en su nuevo rol. Si es la
nueva gestora de redes sociales, por ejemplo, tal vez puedas incluir
publicaciones de blog sobre las redes sociales que te gustaría que leyera.
Las expectativas del gerente para su primer mes. Puede ser: «Me gustaría
que hicieras una lluvia de ideas y presentar una idea de campaña de video
de marketing para fines de este mes».
3. Pasa a la ejecución
La primera semana de trabajo es el mejor momento para encantar a tus nuevos
trabajadores y para conocerlos de manera inmediata; es cuando debes ejecutar tu
programa de enseñanza e integración. Las primeras impresiones son
determinantes para una buena relación laboral, por lo que será necesario que
conozcas un poco más del trabajador o trabajadora, y que le permitas saber más del
equipo de trabajo y de la empresa. Asimismo, es un periodo especialmente útil para
poner a prueba sus habilidades. Para ello:
1. Considera pedirles tanto a los nuevos empleados como a los gerentes que
tomen el test DISC (Dominancia, Influencia, Sumisión, Conformidad) si
aún no lo han hecho; comprender las diferentes personalidades en el
trabajo puede ayudar a que la reunión 1 a 1 sea más fácil.
2. Programa el 1 a 1 con el gerente y el nuevo empleado. Durante esta
reunión el gerente le explicará cómo espera que se desarrolle este 1 a 1 y
cómo quiere que el nuevo empleado se prepare para cada junta.
3. Dentro de los primeros días, asigna el primer proyecto a tu nuevo
empleado. Esto le ayudará a considerarse como un activo valioso para el
equipo y le permitirá sentirse más cómodo en su papel.
4. Asegúrate de que se complete todo el papeleo requerido.
5. Revisa las evaluaciones de desempeño de los empleados y establece metas
para el primer mes.
6. Si es necesario, dedica un tiempo para enseñar a los nuevos empleados
cómo usar el software de la empresa.
<< Descarga la plantilla para capacitar a los empleados del área de asistencia al cliente >>
Como gerente, es fundamental que mantengas tu horario libre si eres el único
responsable de la integración del nuevo empleado en el equipo. Tómate el tiempo
para considerar cuidadosamente las lecciones que podrás impartirle al nuevo
empleado para aclimatarlo a tu software o procesos de trabajo.
Además, mantén al nuevo empleado involucrado en lo que está sucediendo con el
equipo. Pregúntale si quiere participar en aquellas reuniones que, aunque no son
directamente relevantes para él o ella en este momento, podrían ser útiles a medida
que crece en su puesto; simplemente podrían ayudarle a tener una mejor idea de lo
que hace el equipo, o qué tipo de cultura fomenta el departamento.
Por último, es fundamental que comprenda a cabalidad no solo su propio rol, sino
también cómo su rol se adapta a la empresa en su conjunto.
4. Da seguimiento y evalúa los resultados
Seguramente las primeras semanas de la relación laboral estarán llenas de dudas,
errores y aprendizajes. Es normal que los trabajadores tarden un tiempo en
acostumbrarse a una nueva forma de trabajo, por lo que debes ser paciente con el
proceso de integración. Sin embargo, el onboarding no acaba con la inducción del
trabajador. Para continuar este proceso:
1. Organiza reuniones semanales para darle a tu nuevo empleado críticas
constructivas respecto a sus primeras asignaciones.
2. Bríndale material de lectura adicional como mejor te parezca; quizás le
sugieras libros relacionados con su papel o artículos que consideres que le
ayudarán a su crecimiento profesional.
3. Comprueba que se esté reuniendo con las personas apropiadas y que está
almorzando o tomando café con los principales miembros del equipo.
4. Solicita comentarios de las nuevas contrataciones: si se trata de un grupo
grande, ofrece la opción de completar una encuesta anónima. Si solo tienes
una nueva contratación, simplemente pregúntale qué necesita para tener
éxito o qué desea que le proporcione la compañía.
5. Organiza una salida en equipo o una reunión virtual para ayudar a
vincularlo al equipo. Si es complicado planificarla, considera la
posibilidad de almorzar con el equipo fuera de la oficina.
6. Pídele a su mentor que se reúna con él o ella.
Durante el primer mes es importante que tu empleado comprenda firmemente lo
que se espera de él y a quién puede recurrir para obtener orientación.
Quizá tenga ciertas preferencias respecto a cómo le gustaría ser administrado en
su rol. Después de proporcionar observaciones constructivas, pregúntale si tiene
algún comentario para ti, en tu papel de gerente.
Al final del proceso de inicial, solicita a los nuevos empleados que completen una
encuesta. El equipo de recursos humanos puede utilizar estas sugerencias con el
fin de mejorar dicho proceso para futuras contrataciones.
Como dijimos al principio, las empresas que dedican menos de un mes a la
incorporación tienen menos probabilidades de mejorar la productividad de los
empleados, en comparación con aquellas que tienen procesos más largos. Tus
nuevos empleados necesitan tiempo para aclimatarse por completo a sus roles y a
la cultura de tu empresa. Un buen periodo es de aproximadamente uno a tres
meses como mínimo, pero algunas compañías optan por implementar un proceso
de onboarding que dura un año completo.
En última instancia, un buen proceso tendrá en cuenta tanto lo que tu equipo necesita de
su nueva contratación como lo que ese empleado requiere para tener éxito en su función.
Tendrás que ser flexible y paciente, pero vale la pena si puedes mostrarle a tu
nuevo empleado que es un activo valioso para tu equipo. También puedes ajustar
tus estrategias a medida que aprendes más sobre tus fortalezas y debilidades.
¿Es posible hacer un onboarding digital?
En los últimos años las relaciones laborales y la forma en la que trabajamos se ha
transformado de manera nunca antes vista. La inclusión de tecnologías para la
información ha facilitado el trabajo remoto, por lo que muchas empresas han
optado por cerrar sus instalaciones físicas para aprovechar las ventajas del mundo
digital. Actualmente, cerca del 16 % de las empresas a nivel mundial trabajan
exclusivamente de manera remota y cada vez menos negocios conservan esquemas
laborales tradicionales.
Frente a este panorama, las empresas han tenido que diseñar procesos de
onboarding hechos a la medida para estas nuevas dinámicas de trabajo. Ya sea
porque tienen personal que se encuentra en otras latitudes o porque no cuentan
con espacios físicos de trabajo, las empresas han innovado con estrategias de
onboarding digital que facilitan la incorporación de nuevos talentos en sus equipos
de trabajo.
Para crear programas de onboarding digital realmente útiles se pueden
integrar software de gestión de aprendizaje, programas para la asignación de actividades o
incluso plataformas que puedes programar para facilitar la integración de nuevos
colaboradores, como Talmundo. Además, puedes complementar estas
herramientas con métodos más tradicionales, como integrar a los nuevos
empleados a los canales de comunicación grupal, reunirte con ellos por medio
de videollamadas o enviar algunos productos de la marca a sus domicilios para
que se sientan parte de tu organización.
A continuación, te presentamos ejemplos de procesos onboarding llevados a cabo
por empresas reales para inspirarte en el modo en que captas a los nuevos
talentos y los integras en las filas de tu empresa.
4 ejemplos de procesos onboarding de empresas
reales
1. Google
Google es ampliamente reconocida como una de las mejores empresas para
trabajar en el mundo. Cada vez más profesionales buscan incorporarse a las filas
de trabajo de la empresa tecnológica, ya sea por las oportunidades de
crecimiento, por la incidencia que tiene la empresa en la sociedad o por
los atractivos salarios que ofrece.
También es sabido que Google tiene políticas de trabajo estrictas y que para
poder laborar en la empresa es necesario un alto nivel de conocimientos, un
excelente desempeño y una gran capacidad de resolución de conflictos. Por ello,
para capacitar a sus nuevos trabajadores, la empresa destina una importante cantidad
de tiempo y de recursos.
Según sea el puesto que desempeñen los nuevos trabajadores, los procesos de
enseñanza de Google pueden llegar a durar hasta 3 meses. Durante este periodo
los empleados no reciben ninguna asignación de proyectos y, en cambio,
solamente se dedican a aprender y a perfeccionar sus habilidades de acuerdo con
los procesos de la compañía. Durante el proceso onboarding la compañía
promueve entre sus empleados la toma de decisión y la creatividad, por lo que
les delega responsabilidades con el fin de dirigirlos por la ruta correcta mediante la
experimentación.
Además, Google pone especial énfasis en la adopción de una cultura empresarial
común, por lo que es fundamental la creación de relaciones sociales dentro de la
compañía.
2. HubSpot
HubSpot se ha sumado a la transformación digital que sufrieron los procesos de
onboarding en los últimos años. Debido a la pandemia por la covid-19, en 2020
tuvimos que redirigir todos los esfuerzos de integración de un formato presencial a
uno 100 % en línea.
Para sobrepasar los retos que implica la incorporación a equipos de trabajo de
forma remota, lo primero que tuvimos en cuenta fue la necesidad de crear
ambientes laborales flexibles y cada vez más humanos. Por ello, su proceso
onboarding digital se basa en el acompañamiento y apoyo a todos los nuevos talentos
que se integran a la compañía.
Para evitar el aislamiento laboral, HubSpot promueve en sus procesos onboarding
la interacción y colaboración de todos sus miembros de trabajo,
independientemente de su lugar de residencia. Esto permite crear equipos
internacionales con integrantes a los que los empleados pueden recurrir en
cualquier momento: siempre hay alguien para brindar apoyo.
Por todo lo anterior, HubSpot fue nombrada en el 2019 como la segunda mejor
empresa para el desarrollo profesional de acuerdo con la plataforma Comparably.
3. LEGO
Los procesos de onboarding tienen que comunicar de manera clara y sencilla los
modos de trabajo y cultura de una empresa. Para cumplir de manera satisfactoria
esta misión los procesos de incorporación de nuevos talentos deben diseñar la
experiencia de los empleados en torno a los objetivos de la compañía. No existe
mejor ejemplo de esto que el proceso onboarding realizado por la empresa de
juguetes LEGO.
LEGO basa el proceso para nuevos colaboradores en la experiencia que tienen
sus clientes al comprar los productos que venden. Por ello, la empresa busca
ofrecer experiencias divertidas y lúdicas como el mejor medio para familiarizar a
los trabajadores con su cultura empresarial.
Como si de niños se tratara, el onboarding de LEGO impulsa a sus
colaboradores a la experimentación y a la curiosidad. De este modo, se incentiva
la creatividad y la innovación, que son elementos claves en el éxito de la empresa
hoy en día.
Adicionalmente, Thomas Moller Jeppesen, líder de desarrollo de LEGO en
Dinamarca, ha afirmado que la misión de la empresa no es tanto hacer dinero,
sino llegar a cada vez más niños para inspirarlos a construir un mejor futuro a
través de los famosos bloques. Esta misión empresarial es fundamental para
LEGO, por lo que crear conciencia entre sus colaboradores es esencial. Por ello,
su programa onboarding insiste en la comunicación de los principios de su cultura
organizacional.
4. TikTok
Para la gigante del entretenimiento, no son los clientes los que están primero,
sino los empleados. Y esto se vuelve especialmente evidente en el proceso
onboarding que todos los miembros de la compañía experimentan al ser
contratados.
Los procesos de reclutamiento de esta compañía son especialmente flexibles y, al
igual que su plataforma estrella, dirigen especialmente su atención a los jóvenes
en busca de sus primeros empleos. La empresa cuenta con un extensivo programa
de becarios y puestos junior que ofrecen experiencia profesional mientras
contribuyen a la formación y adquisición de conocimiento por parte de los talentos
humanos. Al igual que en una academia, los nuevos colaboradores cuentan con al
menos un tutor que los guía durante este importante procesos de aprendizaje, lo
cual incentiva el apoyo comunitario y el sentimiento de colaboración y
responsabilidad común.
La estrategia de integración de TikTok parte además de un enfoque humano. Por
ello, las sesiones de evaluación y de seguimiento durante el proceso onboarding
tienen el formato de «lunch 'n' learn». En ellas, los nuevos empleados son
informados, en un ambiente amigable, sobre las políticas de la empresa y reciben
retroalimentación en torno a su desempeño.
Steve Jobs afirmaba que la productividad no puede ser ordenada y que las
empresas tienen que ofrecer las herramientas para el crecimiento de las personas.
Esta idea se encuentra presente en TikTok, pues hoy en día tiene una estricta
política de cuidado de sus empleados, así como programas de enseñanza y
capacitación continua.
Inicia la planificación de tu proceso de onboarding y dale el tiempo y espacio que
se merece. Verás cómo tendrás más empleados satisfechos y mejores resultados
en tu organización.