ORGANIZACION DE VIAJES DE NEGOCIOS

Los viajes forman parte de la agenda de muchos ejecutivos. Para esto el jefe espera que su secretaria se
ocupe personalmente de los preparativos y haga lo posible para que su estancia sea lo más cómoda y
fructífera posible, evitándole molestias y pérdidas de tiempo innecesarias.

1. Despacho con su jefe

 El lugar de destino: Yanahuanca - Pasco

 Fechas de salida y de llegada
Salida: jueves 30 de noviembre 12:00 p.m.
Llegada: sábado 02 de diciembre 07:00 p.m.
 Duración de la estancia: 02 días.
 Finalidad principal del viaje: Participación en reunión de trabajo.
 Las personas que desea contactar: Lic. Luis Ángel Rojas Urrutia – DRE PASCO
 Presupuesto asignado: S/. 480.00
 Preferencias personales a la hora de viajar
Ubicación: pasillo
Tipo de habitación en el hotel: Personal con servicio a la habitación.
Tipo de dieta: Balanceado

2. Preparar el viaje

 Reservar el boleto
Agencia: Los Andes S.A.
Datos del viaje: Preferencia del viaje.
Peso máximo: 5 kg.

 Reserva de alojamiento
Ubicación del hotel: Jr. Mariscal 769 – Yanahuanca.
Acceso de movilidad: Servicio La Merced E.I.R.L.
Numero de contacto: 986944878
Servicio del hotel: 3 estrellas

 Material de trabajo que necesitará el jefe

DNI: Vigente.
Documento del plan de actividades
12:00 p.m. Salida
02:00 a.m. Llegada a la ciudad de Yanahuanca, llamar al taxi y dirigirse al hotel portando una
copia de la reserva del hotel.
07:00 a.m. Preparacion y desayuno.
07:45 a.m. Dirigirse al Instituto.
08:00 a.m. Empieza reunión.
01:00 p.m. Almuerzo
03:00 p.m. Regreso a la reunión
09:00 p.m. Finalización de la reunión, dirigirse al hotel y a cenar.
09:00 am. Salir con destino a Oxapampa.

Documentación de exposición del jefe: El jefe llevara consigo un USB en el cual se encuentra el
tema que va a exponer en cuanto a lo que le hace falta a la institución y lo que deberían
trabajar en ello, nos hacemos quedar una copia por si es que hay algún incidente.
Lista de los documentos necesarios: Copia de Resolución Ministerial del 2018, informe de
 tesorería y de jefatura académica 2018.
Tarjetas de visita: Se verificará que el jefe lleve las suficientes tarjetas y que tengan la calidad
necesaria.
Material necesario: Bolígrafos en tinta seca y tinta liquida (color negro, azul y rojo), una agenda
para apuntes, lápiz, borrador, tajador, regla, corrector y resaltador.
Si lleva una computadora portátil: Se buscará un maletín adecuado para su fácil transporte.

Preparará un dossier con toda la información necesaria y hará una salva

Otras gestiones:
- Si es necesario vacunarse. La secretaria buscará información al respecto ante las autoridades
sanitarias o los consulados y no dejará este trámite para el último momento. Ya que la mayoría de
las veces son administraciones con 30 días de antelación y pueden producir diversas reacciones.
- Si el viaje se anula, la secretaria comunicará la cancelación cuanto antes al establecimiento y
ofrecerá una breve explicación.
DOSSIER DE UN VIAJE DE NEGOCIO
A la hora de organizar los viajes de trabajo del jefe se deben tener en cuenta algunas reglas
fundamentales:
 Para estar en condiciones de organizar lo mejor posible el viaje, deberá confeccionar un dossier,
P or lo que debe tener en su despacho, los horarios de los principales medios de transporte, tarifas
de las principales agencias de alquiler de carros, guías de hoteles y restaurantes, planos de carreteras
y geográficos, por si decide hacer el viaje en su carro.
 Escribir el programa detallado de sus traslados y sus compromisos.
 Reservar con tiempo los pasajes, para evitar que la espera sea muy larga.
 Elaborar un listado de toda la documentación de trabajo que necesitará su jefe y preparar estos
documentos con la debida antelación.
 Si el viaje es al extranjero, debe informarse sobre los documentos necesarios y preocuparse por
hacer a tiempo todos los trámites del pasaporte y la solicitud de dieta.
 Sobre el lugar de destino
 La secretaria buscará los datos necesarios y los colocará en una carpeta para entregar a su jefe.
La información además de la Internet puede solicitar en las oficinas de turismo, cámaras de comercio,
consultorías y embajadas.
Datos a buscar:
- Documentos de identidad y Visa - Principales ciudades
necesaria para el lugar de destino - Diferencia horaria, etc.
- Licencia de exportación ¿Cómo prepararse para un viaje de negocio?
- Divisa y cambio del lugar de destino - Empacar lo más ligero posible
- Horarios comerciales y de funcionamiento - Empaque trajes profesionales
de las oficinas - Revise los zapatos que llevará
- Calendarios de fiestas locales - Prepare los objetos de aseo personal
- Clima previsto durante la estancia del jefe - No lleve paquetes en la mano
- Costumbres locales (pautas de - Cuando recline su asiento, hágalo con
comportamiento) cuidado
- Lugares de interés turístico y cultural - Cuando termine el vuelo, procure dejar su
- Idioma oficial asiento ordenado
- Población - Averigüe el tipo de cliente que le espera
- Actividad económica - Llegue correctamente vestido
 La secretaria deberá guardar una copia de del dossier, para que en caso de un imprevisto, pueda prestar ayuda.
Agenda donde recogerá los principales datos para la planificación del viaje de su jefe.
JUEVES 10 MARZO

Destino LA OFICINA EN AUSENCIA DEL JEFE

Hora
En la mayoría de las empresas existe una persona
subordinada al jefe que asume sus funciones cuando
Avión Tren
éste se ausenta. La secretaria pasará a depender
Ómnibus
Teléfono, fax de la agencia de viaje directamente de ésta. Resulta también frecuente que
Hotel(nombre y teléfono, fax) en ausencia del jefe, la secretaria deba asumir, de
Documentos que debe llevar cierta forma, la dirección de la oficina.
Observaciones: Para ello debe tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
x Continuar con su trabajo aunque el jefe no esté.
x Mantener actualizada la correspondencia, delimitar las prioridades a la hora de tramitarla.
x Al presentarse alguna situación, antes de tomar alguna decisión, pensará cuál es la forma habitual de
resolverla.
x Por lo general al viajar el jefe, disminuye el trabajo de la secretaria. Nunca deberá aprovechar esto para dejar
acumular tareas como el archivo, sino dedicarse a aquellas que normalmente carecen de tiempo.
REGRESO DEL VIAJE
Se realizan los informes: (incidencias, viaje y gastos). Para esto se realizará un despacho jefe – secretaria.
Informe de incidencia
Informe que se hace al regresar el jefe luego de un período de ausencia, ya sea por viajes de negocios o
vacaciones. Para esto cuenta con la persona que dejó a cargo de la empresa y con su secretaria. El informe
puede hacerse verbal o por escrito.
Para confeccionar el informe pueden seguirse los siguientes pasos:
- La secretaria se reunirá con su jefe a primera hora para ponerlo al corriente de las incidencias. Para esto
realizará un pequeño resumen de lo acaecido cada uno de los días en que estuvo ausente, reseñando los
asuntos más importantes y aquellas otras incidencias, que aunque sean de menor importancia, puedan
presentar algún interés.
- Le expondrá las decisiones que ha tomado o la forma en que ha resuelto los problemas que se fueron
presentando, así como las razones que la han llevado a actuar de determinada manera.
- A continuación le expondrá en primer lugar aquellos asuntos urgentes que no admitan demora.
- Le presentará la correspondencia recibida por orden de prioridad.
- Le presentará un listado de la correspondencia y de las llamadas por responder.
- Lo actualizará sobre los nuevos compromisos de su agenda, así como cancelaciones o modificaciones
ocurridas en su ausencia.
Informe del viaje
Se realiza con el objetivo de dejar constancia de todo lo acordado en la negociación, así como los compromisos
adquiridos.
Para ayudar a su jefe a realizar el informe del viaje puede seguir los siguientes consejos:
- Tomar nota de todas las gestiones pendientes que se deriven de lo sucedido durante el viaje.
- Anotar en la agenda todos los compromisos contraídos durante el viaje.
- Recopilar y ordenar las tarjetas de visitas recibidas por su jefe durante el viaje.
- Enviar notas de agradecimiento y cuando proceda, los pequeños obsequios que su jefe le indique.
Informe de gastos
Luego de un viaje de negocio se realizan los informes de gastos, donde se deja constancia de los gastos
incurridos.
Procedimientos para realizar el informe de gastos
- Se anotará en primer lugar los pagos efectuados antes del viaje (Ejemplo: la compra de los
pasajes, así como los trámites de inmigración y aduana, entre otros).
- Se reseña por separado los pagos efectuados con cheques y los realizados al contado.
- Para justificar los pagos efectuados, se entregarán todos los comprobantes de los mismos,
ordenados cronológicamente.
 GOBIERNO REGIONAL PASCO
DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION Pla nilla de viático
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PUBLICO OXAPAM PA N°:......…………..

RENDICION DE CUENTAS DE LA COMIS ION

FORMATO II
Dependencia DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION- I.S.T.P

Comisionado : Dirección :
Destino Fecha : al

1.-RENDICION DOCUMENTARIA

Clase N° Fecha Proveedor Concepto Importe

Docum.

2.- DECLARACION JURADA DE GASTOS

En amparo a lo dispuesto en el Art. 29º de la Directiva Nº 004-2005-EF/76.01, aprobado con R.D. Nº 007-2005EF/76.01,
artículo 81º de la Directiva de Tesorería para el año fiscal 2008 aprobado con Resolución Directoral Nº 003-2005-EF/77.15
declaro bajo juramento haber efectuado gastos por los cuales no me fue posible obtener documentos sustentatorios, de lo cual
detallo
Firmas
Concepto y Monto Comisionado
Gasto de viáticos ( Días
Alimentación : S/.
Hospedaje : S/.
Movilidad local : S/.
DNI 8590353
Autorizado por:

Sub To tal: : S/.

3. RESUMEN GENERAL
Director de Administración
1.- Rendición Documentada: S/.
2. Declaracion jurada S/

To tal General : S/.

Saldo a cobrar : S/.
 P la nilla de Viá tic os
N° …………………
HOJA DE COMISION DE SERVICIOS
FORMATO I
A : UNIDAD DE ADMINISTRACION
ASUNTO : ASIGNACION DE VIATICOS POR COMISION DE SERVICIOS
FECHA
Por el presente solicito a usted, la asignación de viáticos por comisión de servicios al Servidor Publico:
COMIS IONADO Fech a
Del: Al
Do micilio Total Días Con Mov. ( ))
( ) Sin Mov. ( x) )
Of icin a: Co n d ició n L ab o ral
PERSONAL DE CONFIANZA
Dest in o Do cu men t o q u e Au t o riza la Co misió n
Memorandum Nº

Detalle de las acciones a efectuarse durante la Comisión:

Reunión con la Gerencia de Proyectos Electro Centro Huancayo

PRESUPUESTO DE L A COMISION

a. Costo de viáticos por dia S/. 130.00 Viáticos por día:

b. Movilidad local S/. (a+b) S/. 130.00

Monto de viáticos por ( ) día de comisión S/.

Monto de Pasajes (aéreo ó terrestre) S/.

Importe Total S/.

Son: Trescientos veinte y 00/100 nuevos soles

Comisionado Autorizado por: Dir. de Administración Oficina de Personal

D.N.I. N° 04341463
Nota: De conformidad al art. 72.3 de la directiva de Tesoreria para el año fiscal 2006,
aprobado con Resolución Directorial Nº 003-2006--EF/77.15 el comisionado deberá
presentar su rendición en el lapso de 08 días calendario despues de culminar la misma
(comisión de servicios en el interior del País) En caso contrario se efectúara en la
Planilla Unica de Pagos.
 ACTIVIDAD
1) Teniendo como antecedente el Oficio Mult.N°278,
realice la organización de viaje del Director, Jefe de
Dpto. y Secretaria académica del [Link] Rica
2) Realice el informe de gastos e incidencia según los
formatos adjuntos
3) Describa las funciones que Ud. Como secretaria
desempeñara en ausencia de su Jefe.