La dirección de la empresa debe combinar todos los recursos de los que dispone la misma
para conseguir los objetivos planificados, es decir, ha de combinar los factores humanos y
los factores materiales que conviven en la empresa de la mejor manera posible para
conseguir los objetivos.
Para llevar a cabo esta tarea, la dirección necesita llevar a cabo las siguientes funciones
básicas: planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores que tiene disponibles.
La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos,
definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención
de conseguir los fines de la empresa. Dentro de la planificación podemos hablar de
planificación a corto plazo (planificación táctica) o planificación a largo plazo (planificación
estratégica).
La función de organización tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden
definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la
empresa, así como su responsabilidad y autoridad.
La función de gestión de recursos humanos. Tras una correcta planificación, coordinación
de los elementos de la empresa y organización de los elementos humanos, hay que
conseguir que todo se desarrolle según lo previsto. Gestionar consiste esencialmente en
hacer que las personas de las organizaciones cumplan sus funciones y obligaciones para
alcanzar los objetivos deseados.
La función de control. Una vez que se han desarrollado las estrategias según lo planificado,
hay que contrastar los objetivos, las metas fijadas con las alcanzadas. Este control alcanza
diferentes niveles, desde los más generales (producción de unidades, resultados
económicos, etc.) hasta los más concretos (resultados de una explotación, de un grupo de
trabajadores, de una máquina determinada, etc.). Pueden establecerse a corto plazo y a
largo plazo, según el horizonte de la planificación a valorar
Organización formal e informal
La organización de cada empresa es distinta según el tamaño de la misma. Hay empresas
que por su dimensión no necesitan un reparto formal de tareas y de responsabilidades. No
así en empresas medianas o grandes donde es necesaria una organización formal. La
organización formal se define como la estructura intencional definida e identificada en que la
empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. La organización
informal es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas
por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando
las personas se asocian entre sí. Por tanto, la organización informal nace cuando los
trabajadores se relacionan con personas que no pertenecen a su departamento y se forman
grupos de trabajo que no están predeterminados. En estos grupos se transmite información
no oficial en forma de rumores y, a veces, se establecen normas de funcionamiento que
tienen más fuerza que las prescritas.
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Los organigramas
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización
empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características
principales de dicha estructura.
Un organigrama debe cumplir los siguientes requisitos:
- diferenciar los elementos que componen la empresa
- diferenciar los niveles y posiciones de autoridad
- ser de fácil comprensión
- ser sencillo: sólo debe comprender los elementos indispensables Según su forma pueden
ser verticales (los más habituales), horizontales o radiales.
Los organigramas verticales pretenden destacar la jerarquía de mando: las posiciones que
tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, las
subordinadas. También destacan las relaciones de subordinación directas e indirectas.
Los organigramas horizontales tienen los mismos elementos que los verticales, pero las
unidades de mando normalmente se sitúan a la izquierda y, a su derecha, las unidades
subordinadas. El objetivo es destacar las importancia de las funciones sobre la jerarquía de
mando.
Identificación y descripción de las estructuras organizativas centralizada y
descentralizada
En una estructura organizativa centralizada, la autoridad para la toma de decisiones, queda
en manos de un individuo
En una organización descentralizada, la autoridad se delega en todos los niveles de gestión
y organización dentro de la empresa. Es decir, que un número grande de empleados se
encarga de dirigir la compañía. Este tipo de organización empresarial, se basa en diferentes
niveles de trabajo dentro de la empresa y cada nivel tiene cierto grado de autonomía en la
toma de decisiones de la misma.
Un grado de organización de centralización o descentralización depende del grado de poder
de decisión que se distribuye a lo largo de todos los niveles.
LA DEPARTAMENTALIZACIÓN de la empresa es la división de las actividades y los
trabajadores en unidades que reciben el nombre de departamentos. Esta división en
departamentos puede hacerse de las siguientes maneras:
● División de departamentos por funciones. Es la división más utilizada. Los
trabajadores se agrupan siguiendo las áreas funcionales básicas de la empresa:
producción, finanzas, marketing y recursos humanos.
Ventaja: aumenta la especialización de los trabajadores y con ello la productividad.
Inconveniente: pueden surgir problemas de comunicación entre departamentos.
● División de departamentos por zona geográfica. Los trabajadores se agrupan según
la zona a la que va dirigido el producto. Por ejemplo, Coca-Cola puede hacer el
departamento Coca-Cola España, Coca-Cola Francia, etc.
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Ventaja: permite atender mejor a los clientes de cada zona.
Inconveniente: se duplican muchas funciones, lo que aumenta los costes. Por
ejemplo, necesitaremos un jefe de publicidad para cada zona.
● División de departamentos por productos. Los trabajadores se dividen según los
diferentes productos que se fabrican. Es habitual para empresas qué fabrican
productos diferentes. Por ejemplo, Apple podría crear el departamento iPhone, el
iPad, el iPod y el iWatch.
Ventaja: cada departamento tiene gran autonomía y si hay un problema en uno de
ellos, no afecta a los demás (un problema en el departamento de iWatch no afecta al
iPhone).
Inconveniente: de nuevo, se suelen duplicar muchas funciones.
● División de departamentos procesos. Se crean departamentos según las diferentes
etapas del proceso productivo. Por ejemplo, la fabricación de un automóvil se divide
en cuatro procesos: prensado, chapistería, pintura y montaje.
Ventaja: aumenta la división del trabajo y con ello la productividad
Inconveniente: puede crear monotonía en los trabajadores
LA MOTIVACIÓN es la predisposición de un trabajador para hacer el trabajo de la mejor
manera posible y que con ello se consigan los objetivos de la empresa.
La pirámide necesidades de Maslow. La escala de las necesidades de Maslow se describe
a menudo como una pirámide qué consta de cinco niveles. La idea básica de esta jerarquía
es que las necesidades más altas ocupan nuestra atención sólo cuando se han satisfecho
las necesidades inferiores de la pirámide. Es decir, hasta que no cubro una necesidad de un
nivel inferior, no sentiré las necesidades del siguiente nivel.
La idea de Maslow es que debemos ver qué necesidad del trabajador no esta cubierta y
ofrecerle aquello que le permita satisfacerla. Si un trabajador temporal no tiene cubierta la
necesidad de seguridad le podemos ofrecer un contrato indefinido. Si no se siente
reconocido podemos alabarle en público o darle una mayor responsabilidad.
Los dos factores de Herzberg. Herzberg desarrolló una teoría en la que indicaba que había
dos factores qué influían en la satisfacción de los trabajadores.
1. Factores de higiene. Son factores que no provocan directamente satisfacción, pero que si
no se tienen sí que pueden provocar insatisfacción. Nos referimos al salario, la seguridad en
el trabajo o el buen clima laboral. Por tanto, no sirven para motivar, pero son unos mínimos
que la empresa debe cumplir o habrá desmotivación.
2. Los factores motivadores. Son aquellos que sí que provocan satisfacción a los
trabajadores y que por tanto motivan a los trabajadores a hacer las cosas mejor. Nos
referimos a la responsabilidad, el reconocimiento, las posibilidades de ascender y el
crecimiento personal.
La idea de Herzberg es que las empresas deben cubrir un mínimo de los factores de higiene
para no tener insatisfacción, pero una vez llegado a esos mínimos, para motivar a los
trabajadores se necesitan los factores motivadores.