POLITECNICO NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN
PONSCA
Gestión Administrativa y Tributaria
Nombre estudiante Gabriela Michel Capellan Gutierrez
Investigar protocolo de comunicación oral presencial o telefónica.
Protocolo de comunicación oral presencial o telefónica.
La comunicación presencial: elementos y situaciones
La comunicación oral
La comunicación oral se utiliza para transmitir mensajes por medio de la voz, pero
el sentido o significado del mensaje dependerá tanto del contenido del mensaje
(«lo que se dice») como de la forma de decirlo («cómo se dice»). Por ello, ambos
aspectos deben cuidarse especialmente en la comunicación oral.
La comunicación oral es aquella que utiliza la palabra hablada.
La comunicación oral se distingue de la escrita por las siguientes características:
Tono, énfasis y entonación de la voz. Un mismo mensaje puede ser interpretado
con distintos significados dependiendo del tono, el énfasis y la entonación que se
dé a las palabras. Una misma frase, por ejemplo, «no vengas mañana a trabajar»,
se puede interpretar de manera diferente si se dice en voz baja (complicidad), en
un tono agradable (sugerencia) o a gritos (despido).
Caducidad del mensaje. En la comunicación escrita, el soporte y la escritura
aseguran la durabilidad del mensaje, por lo que la información puede utilizarse
con posterioridad. En la comunicación oral la permanencia del mensaje es menor.
Percepción selectiva. Cada persona puede percibir y recordar de forma diferente
la información transmitida oralmente. Influyen el estado de ánimo, la actitud, etc.
Imposibilidad de comprobación posterior. A menos que el mensaje se grabe, no
hay manera de comprobar lo que se dijo exactamente.
Retroalimentación inmediata. La comunicación oral facilita el proceso de
respuesta inmediata. En una conversación, los interlocutores pueden
preguntarse, solicitarse aclaraciones o sugerencias, etc.
Rectificación inmediata. La comunicación oral también facilita la rectificación de
la información transmitida. Durante la conversación se puede rectificar, cambiar
de opinión, dar explicaciones o corregir algún error.
Las comunicaciones orales se pueden clasificar según la manera en que se
realizan:
Elementos en el proceso de comunicación presencial
Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación presencial son los
mismos que en cualquier proceso de comunicación, pero algunos de ellos tienen
ciertas peculiaridades: no hay soporte, el canal son las ondas sonoras y el código
es el lenguaje hablado.
Situaciones de comunicación presencial en la empresa
Las principales situaciones de comunicación en el entorno laboral son:
Diálogo. Es la comunicación entre dos o más personas que
alternativamente manifiestan sus ideas, como en una conversación, un
debate o una mesa redonda. Por ejemplo, el jefe de compras pregunta al
encargado del almacén por las entradas de mercancías.
Discurso o exposición. Es la presentación por parte de un ponente de sus
ideas, pensamientos o conocimientos sobre un determinado tema con el fin
de informar o convencer al auditorio. Por ejemplo, la presentación de un
producto a los medios de comunicación.
Debate. Es el intercambio de opiniones entre varias personas sobre un
tema. Puede ser regulado por un moderador. Un ejemplo de debate podría
ser una reunión del equipo de ventas de una empresa, en la que cada uno
expone su opinión sobre las motivaciones de compra de los clientes.
Entrevista. Es la comunicación presencial mediante la cual el entrevistador
realiza preguntas al entrevistado para recabar su opinión sobre un tema o
para obtener información. Por ejemplo, una entrevista de selección para un
puesto de trabajo.
Normas básicas de la comunicación presencial
Para que el mensaje sea comprendido adecuadamente por sus destinatarios en
un proceso de comunicación presencial, hay que tener en cuenta una serie de
principios básicos:
Indicar el motivo de la exposición antes de comenzarla. Qué es lo que se
pretende conseguir con ella y cuáles son las razones que motivan la
intervención.
Organizar el contenido del mensaje. Hay que tener muy claro «qué» se
quiere decir y «cómo». De esta manera, se evitarán malas interpretaciones.
Se debe procurar que la exposición esté bien ordenada por etapas y de
forma coherente.
Crear y mantener el interés del receptor del mensaje. El receptor tiene
que ser capaz de seguir y asimilar el contenido de la comunicación. Para
ello se debe adaptar el ritmo de la intervención y seguir un orden lógico en
la comunicación. Se pueden utilizar palabras y frases que ayuden a captar la
atención de nuestro interlocutor y hacer hincapié en las más importantes
elevando un poco el tono de voz o realizando pequeñas pausas.
Adaptar el mensaje al nivel del receptor. Se deben exponer las ideas de la
forma más clara posible, usando un vocabulario que sea accesible para el
interlocutor. Hay que evitar abusar de los tecnicismos y se han de utilizar
palabras que el receptor pueda comprender.
Verificar la compresión del mensaje. Para comprobar que el mensaje se
está entendiendo correctamente, se pueden realizar preguntas. Además, se
debe escuchar y observar al interlocutor para ver el efecto que se está
causando en él. De esta manera se verifica que el proceso de comunicación
se esté realizando adecuadamente y que el mensaje llegue al receptor.
Opinión
Los protocolos de comunicación son importantes para las
empresas, porque estos permiten a la empresa una mejor
transmisión de datos en los dispositivos de esta.
Bibliografía
[Link]
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