4to.
Perito Contador
Administración, organización y prácticas de oficina
Segunda Unidad
S1
OFICINA – EMPRESA
1. Pequeña Oficina:
Funciona con pocos empleados. El dueño del negocio es el jefe. En otros países la
pequeña oficina consta de un centenar de empleados.
2. Oficina Centralizada:
Una misma actividad de diferentes dependencias se realiza bajo un solo control y
por las mismas personas: compras, archivo, etc.
3. Oficina Departamentalizada:
Está dividida en secciones, departamentos, etc. Que realizan todas sus
actividades: Departamento de cobros, etc.
4. División Geográfica:
Se usa para clientes o para ventas. El área geográfica se divide en regiones,
departamentos o divisiones Reduce costos y tiempo.
5. Por productos: Se usa en las grandes tiendas. Por ejemplo: Departamento de
juguetes, departamento de señoras, etc.
6. Por clientes: Se usa en aquellas actividades en que los usuarios son los mismos.
Ejemplo: una clínica médica, donde se encentran distintos especialistas.
7. Por procesos: Para realizar el trabajo hay varios especialistas. Cada uno realiza
la parte que le corresponde. Por ejemplo: Un taller mecánico tiene especialista en
enderezado, en pintura, en mecánica, etc.
8. Por función: Se crea un departamento o sección que se encargará de una
función, por ejemplo: Sección de ventas de perfumes en un supermercado.
9. Oficina parcialmente centralizada: Es una combinación de las dos anteriores,
tiene secciones por departamento y otras actividades están centralizadas.
10. Oficina Automatizada: Es la oficina que posee el equipo necesario para
realizar las tareas administrativas incluyendo productos del software, equipos de
cómputo, redes y comunicación. Tiene el respaldo de un sistema para usarlo y
establece claramente sus procedimientos.
10.1 El equipamiento y la sistematización: Se provee a la empresa de alta
tecnología para mejorar los fines. Y se estandarizan, se crean procedimientos y
métodos de trabajo para que el empleado se adapte con facilidad a sus labores.
10.2 Elementos de la automatización: Recurso humano, equipo, mobiliario y
materiales.
DIVISIONES IMPORTANTES DE LA EMPRESA
: Es la división principal. Orienta y crea ideas. Dirige y controla. Planifica
y analiza. Es el representante legal.
: Auxilia a la Gerencia. Maneja la correspondencia. Hace todos los
trámites administrativos. Archiva. Atiende al público. Elabora actas y documentos.
: Recibe al público. Debe conocer las actividades de la empresa.
La recepcionista debe tener buena presentación, excelente trato social, voz
agradable y tacto.
: Controla las finanzas. Maneja registros contables,
gastos, compras, salarios, alquileres, etc. Presenta informes legales y contables.
Elabora y firma cheques. Paga impuestos. Presenta Estados Financieros. Rinde
cuentas a la auditoria.
Se encuentra en empresas medianas o grandes. El jefe debe ser
honesto. Debe conocer el mercado. Controla el registro de proveedores y atiende
a los mismos.
: De este departamento depende el éxito de la Empresa. Fija el precio
de venta. Formula facturas. Controla las ventas. Lleva el registro de clientes. Debe
conocer el mercado estar al día en técnicas de ventas. Conocer a fondo el
producto, es su obligación para poder venderlo.
Existe en empresas industriales. Su labor es fabricar productos. El
jefe de saber cómo se elabora el producto, conocer las materias primas, dirigir a
sus trabajadores. Controlar la materia prima y la calidad del producto.
Guarda y distribuye útiles y materiales. Lleva control
de existencias. Atiende los pedidos que le hacen, el jefe y el personal deben ser
personas honradas. El inventario está a su cargo.
Su finalidad: incrementar las ventas. El dinero invertido en
propaganda da un ingreso superior en ventas. Utiliza diferentes medios como:
radio, televisión, volantes, ferias, etc.
: Administra, dirige, selecciona, adiestra y controla
al personal de la Empresa. El jefe de este departamento debe conocer y practicar
los principios de relaciones humanas y laborales. Aquí se llevan los registros de
personal en servicio y de solicitudes de empleo.
Actividad No. 1
Elaborar un organizador gráfico
representando las divisiones
importantes de la Empresa.
Tomar en cuenta los siguientes criterios que se calificarán en la actividad:
Criterios Puntos
Entrega puntual. 2
Incluye todas las divisiones importantes de la Empresa descritas en la guía. 4
El organizador gráfico permite comprender con facilidad el tema. 2
No satura de contenido, es legible y carece de errores ortográficos. 2
TOTAL 10