¿Qué es el Check in hotel?
El proceso de check-in en hotel es el cual se registra la llegada de uno o varios
clientes al hotel.
El Check-in es el proceso que se realiza generalmente en las recepciones de los
alojamientos hoteleros a la llegada de los huéspedes. Es el momento en el cual se
toman los datos personales necesarios y se hace entrega de las llaves. Se
formaliza la reserva y los recepcionistas hacen llegar a los visitantes las
informaciones que necesitarán conocer para su estancia.
Es muy importante que los huéspedes cuenten con su documento de identidad,
necesario para realizar el parte de viajeros, obligatorio para los alojamientos, que
tienen que remitir esos datos a la autoridad policial competente en cada caso.
Parte de viajeros: es un documento legal que recoge información de los viajeros y
del alojamiento turístico en el que se hospedan para informar a las autoridades
sobre las entradas y movimientos en los alojamientos turísticos.
¿Cómo funcionan los horarios de entrada?
En general, los establecimientos suelen fijar el mediodía como horario a partir del
cual los nuevos huéspedes pueden realizar el Check-in. De todas formas, casi
siempre existe la posibilidad de realizar los trámites de entrada con anterioridad y
dejar las maletas en un espacio habilitado en la recepción, a la espera de que la
habitación esté preparada. Siempre es recomendable ponerse en contacto
previamente con el alojamiento si se opta por esta opción.
Otro término diferente es el Early Check-in, que consiste en entrar en la habitación
antes del régimen general y que puede suponer un suplemento.
Procedimiento de check-in:
Cuenta de 5 pasos
1. Tras el saludo inicial, buscamos la reserva y comprobamos que los
datos de la misma son correctos.
2. Solicitamos la documentación personal y, si se trata de una reserva
de agencia, el bono original.
3. Pediremos una tarjeta de crédito como garantía para el pago de la
habitación y/o de los extras.
4. Informamos al cliente de la habitación que va a ocupar y procedemos
al registro, rellenando el bienvenido (tarjeta de registro, la finalidad
de ésta tarjeta se explicara más adelante), el slip (pequeña tarjetita
que contiene la síntesis de la reserva y se utiliza para actualizar y
confeccionar el rack de reservas) y la ficha de policía.
5. Pedimos al huésped que firme el bienvenido y la ficha de policía y, a
continuación, le entregamos la llave con la parte correspondiente del
bienvenido. Le devolvemos su documentación y le indicamos el
camino a seguir hasta la habitación, deseándole una feliz estancia.
6. Introducimos el slip en el rack de tarjetas. Rellenamos el libro de
recepción y abrimos la factura.
¿Qué es el check-in online?
Como su nombre indica, permite a los huéspedes gestionar el proceso de
check-in (y check-out) desde cualquier dispositivo, móvil o computador, de
manera rápida, sencilla, segura, y sin necesidad de entrar en contacto con
tu personal de recepción.
¿Cómo funciona?
El proceso se lleva a cabo en tres pasos:
1. Todas las reservas que se encuentran en el PMS (sistema de gestión
hotelero), independientemente del canal de venta:
Directo,
OTAs [son agencias de viajes online, en inglés online travel agencies,
también conocidas como sitios web de reservas].
O turoperación.
podrán acceder a una sencilla plataforma online desde la página web o
desde un email automatizado de pre-estancia.
2. En esta plataforma web, tu huésped aportará los datos básicos para
localizar la reserva en el PMS y para asignarle el tipo de habitación y
estancia que reservó.
3. A la llegada al hotel, el huésped pasará por recepción para que tu equipo
de recepción pueda confirmar su identidad y el número de huéspedes. Si tu
hotel dispone de un sistema de apertura de puertas digital, tus huéspedes no
tendrán que recoger las llaves en recepción, accediendo a las habitaciones
desde sus teléfonos móviles.
¿Cuáles son los beneficios de implementar un check-in online en un hotel?
1. Menos contactos, mayor seguridad: Cumplir con las medidas y protocolos
de aforo y distanciamiento actuales es difícil, sino imposible, con un
proceso de check-in en la recepción del hotel.
2. Agiliza el trabajo de recepción y reduce colas de espera: El proceso de
check-in en recepción suele ser un proceso manual y poco digitalizado que
normalmente genera colas de espera e incomodidad para los huéspedes.
3. Mejora la experiencia y atención de los huéspedes: El momento de la
llegada de un cliente al hotel y el proceso de check-in es uno de los
aspectos más críticos del servicio hotelero porque es el primer punto de
contacto en el establecimiento y refleja una idea de la calidad del servicio.
¿Qué es una Tarjeta de registro?
Es un documento donde se recogen los datos necesarios para registrar al
cliente como huésped del hotel.
¿Qué es un bloqueo de habitación?
Un Bloqueo de habitaciones comúnmente se reservan para convenciones y
reuniones o grupos en general. Un bloque de habitación generalmente está bajo
un acuerdo firme y es por un período de tiempo establecido.
Las habitaciones bloqueadas no están disponibles para las ventas a otros clientes.
Los gerentes de ingresos hoteleros o gerentes de reservas también pueden
bloquear habitaciones en caso de indisponibilidad temporal: por ejemplo,
habitaciones en remodelación.
Servicio de Botones:
Es el auxiliar de la Recepción que se encarga de bajar los equipajes de los
clientes que arriben a la instalación trasladándolos hacia la Recepción del hotel
y custodiándolos durante todo el tiempo que dure el check-in. Conduce el
equipaje de los huéspedes hasta sus habitaciones, caminando siempre delante
del cliente e indicándole el camino. Responde cualquier pregunta formulada
por los huéspedes. Al llegar a la habitación pide al huésped amablemente que
espere unos instantes afuera para el chequear la habitación, si todo está bien,
hace pasar al huésped llevando el equipaje al cuarto, donde lo depositara en
un mueble habilitado al efecto o en su defecto lo dejara sobre la cama. Luego
mostrara al huésped el funcionamiento de todo lo que se encuentre en la
habitación, por ejemplo el uso de la climatización, el televisor, los interruptores
del fluido eléctrico, la caja de seguridad, etc. Al marcharse deseara una feliz
estancia y se pondrá a su servicio.
Tipos de Tarifa Hotelera:
Las tarifas rack: son las usuales que cobra el establecimiento; estás basadas
en la categoría de la habitación y el tipo de camas.
Tarifas de grupo: Estas son tarifas con descuentos; por lo común se negocian
con los compradores de paquetes de excursiones o las organizaciones que
reservan muchas habitaciones, una tarifa de grupo por lo general, pero no
necesariamente, puede ser más baja que la normal.
Tarifas especiales: Muchos hoteles garantizan una tarifa con descuento a los
viajeros corporativos, los agentes viajeros, el personal militar, el personal de las
líneas aéreas o a su clientela frecuente.
Tarifas de promoción: Las tarifas de promoción incluyen descuentos especiales
durante los fines de semana u otras estancias mínimas con una fecha de llegada
específica, para estancias de luna de miel o promociones especiales.
Fórmula de tarifa de habitación de Hubbart:
La fórmula de Hubbart es ampliamente utilizada y reconocida por los cursos de
hotelería y turismo. Esto se debe a que, en este cálculo, el administrador debe
considerar la depreciación de los activos y el retorno de la inversión, además de
los costos y gastos para calcular la tasa diaria de su establecimiento.
Los 8 pasos a seguir para fijación de precios de habitaciones según el modelo de
Hubbart (Arbel & Woods,1991)
Paso 1
CALCULAR UTILIDAD DESEADA
Tasa de rendimiento deseada * Inversión de propietarios
Paso 2
CALCULAR UTILIDAD PREVIO A IMPUESTOS
Ganancia deseada/ (1- tasa de impuestos del hotel)
Paso 3
CALCULAR GASTOS FIJOS Y GASTOS ADMINISTRATIVOS
Depreciación + Gasto en intereses + Impuesto a la propiedad + Seguros +
Amortización + Hipotecas + Renta + Comisiones de gestión
Paso 4
CALCULAR GASTOS OPERATIVOS NO DISTRIBUIDOS
Administrativo + Recursos Humanos + Transporte + Marketing + Mantenimiento
+ Costos de energía + Operaciones de propiedad + Procesamiento de datos
Paso 5
PÉRDIDA/GANANCIA DE DEPARTAMENTOS OPERATIVOS NO
RELACIONADOS A ALOJAMIENTO
Alimentos y bebidas + Telefonía + Lavandería +….
Paso 6
CALCULAR EL INGRESO REQUERIDO POR ALOJAMIENTO
PASO 4 - PASO 5
Paso 7
DETERMINAR EL INGRESO DEL ÁREA DE ALOJAMIENTO
PASO 6 + Planilla & Gastos relacionados + Otros gastos directos de alojamiento
Paso 8
CALCULAR PRECIO PROMEDIO PARA HABITACIONES
PASO 7 / Cantidad de habitaciones esperadas a vender
¿Qué es el room rack?
Es una planilla visualmente donde se representan las habitaciones, y se enseñan
las tarifas, tipo, ubicación y situación actual. Tiene una utilidad muy importante,
debido a que con esa planilla el personal de recepción y las mucamas pueden
llevan un control más específico y detallado de la situación actual de cada
habitación del hotel, si está ocupada, si está libre, si está sucia o limpia.
Glosario de términos técnicos:
*Overbooking: significa cuando un hotel ya está en su capacidad máxima de
alojamiento, y tiene reserva de clientes que no puede alojar.
*Check in: tiene como objetivo obtener la llave de la habitación, y proveer las
garantías para cubrir los potenciales costos, tales como el servicio de la habitación
por la duración de la estadía.
*Check out: es el proceso mediante el cual, una persona que estuvo hospedada
en el hotel, debe de pasar por el mostrador, para cancelar las cuentas pendientes
y entregar las llaves de su habitación.
*BLOQUEO HABITACIONES: Número de habitaciones asignadas a un grupo en el
hotel.
*Booking: Reservación confirmada.
*Botones (bell boy): Paje o portero, miembro uniformado responsable de llevar
maletas huésped.
