Balance de comprobación
Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza
para visualizar la lista del total de los debitos y de los créditos de las
cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De
esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.
No obstante, tenemos que resaltar que dentro del ámbito de la
contabilidad y gestión financiera de cualquier empresa se hace necesaria
la existencia de otra serie de balances, además del citado de
comprobación. En concreto, también se tiene que llevar a cabo la
elaboración de los balances de situación, de pérdidas y ganancias o el
abreviado.
De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro
objetivo mostrar en todo momento la situación económica por la que está
atravesando la empresa en cuestión. El segundo, como su propio nombre
indica, es con el que se conoce si aquella tiene bien pérdidas o bien
beneficios. Y finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las
mencionadas pérdidas y ganancias de una PYME (Pequeña y Mediana
Empresa).
El balance de comprobación refleja la contabilidad de
una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este
balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
El balance de comprobación también permite confirmar que la
contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance
de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya
una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien
que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance
sería correcto desde los números, pero no en la práctica.
Además de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que
todo balance de comprobación tiene que contar con una estructura clara,
concisa y fácilmente comprensible. De esta manera, se establece que
siempre aquel tiene que contar con los siguientes apartados en pro de su
claridad: cuenta, sumas debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber.
Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan
estructura al balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboración
que se compone de dos pasos básicamente: el realizar todas las sumas
para cada cuenta de las anotaciones, tanto las del deber como las del
haber, y lograr el correspondiente saldo para los dos mencionados
apartados también.
Es decir, la elaboración de un balance de comprobación comienza con la
realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el
debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada
cuenta (la diferencia entre el debe y el haber). Por último, las sumas y
los saldos obtenidos se trasladan al balance.
Por lo general, el balance de comprobación es un documento
voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste
pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin
necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales.
Funciones: Son las siguientes:
2.1 Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen
exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de modo que se
produzca el balance o equilibrio.
A = P + C
2.2 Verificar o comprobar que las sumas de los
movimientos de las cuentas en el Debe sea igual a la suma de los
movimientos en el Haber; esto a su vez comprueba que la suma
del Diario sean correctas. Cargos = Abonos
2.3 Resumir o sintetizar el proceso analítico que han tenido
las cuentas en el Diario y en el Mayor. (Ref. Principio de Análisis y
Síntesis)
Estructura Del Balance de Comprobación:
Su rayado esta estructurado para contener los siguientes datos.
a). Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento:
Balance de comprobación y fecha de preparación.
b). Columnas de:
- Folio del Mayor de cada cuenta
- Código y nombres de las cuentas del Mayor
- Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma
de estos movimientos.
- Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos
saldos.
Finalidad del Balance de Comprobación
La finalidad de la balanza de comprobación es verificar la igualdad
(el equilibrio) de todas las cuentas que comprenden el mayor general
con sus totales de cargos y abonos, generalmente es recomendable
formular mensualmente ya que permite visualizar al contador el
trabajo realizado
¿Cómo se realiza el balance de comprobación
para el cierre contable?
Se trata de una herramienta contable que permite conciliar el libro
mayor con la estructura económica y financiera de la empresa. Su
efecto sobre el cierre contable de cualquier empresa es determinante ya que,
como decíamos, la finalidad de este documento es comprobar que la
contabilidad se ha cuadrado correctamente.
Sin embargo, que las cuentas cuadren no significa que todo se haya hecho
correctamente. Un error habitual en la contabilidad de las empresas que tienen
muchos movimientos y asientos es, por ejemplo, apuntar un pago a un
proveedor distinto al que se ha realizado.
En ese caso, el balance de sumas y saldos estará cuadrado, pero la contabilidad
no será correcta. Es por ello que la revisión de los mayores de cada
proveedor junto con los balances es lo único que te permitirá saber a
ciencia cierta si estás haciendo bien las cosas.
Para elaborarlo, por una parte, necesitarás los movimientos del “debe”
(deudores) y el “haber” (acreedores) de cada cuenta. De la diferencia entre
ambos saldrá el saldo. Si se trata de cuentas de activo o de saldo, hay que restar
el haber del debe (debe-haber= saldo).
En cambio, para las cuentas de ingresos o de pasivos, hay que calcular la
diferencia entre el haber y el debe.
Para que las cuentas tengan el equilibrio deseado, los saldos deudores deben ser
iguales a los saldos acreedores.
Si los asientos de cada una de las cuentas utilizadas en el libro diario están
cuadrados, esto facilitará un cierre contable rápido y sin errores.
Una forma sencilla de hacer una plantilla para tu balance de comprobación sería
la siguiente:
Cuenta Sumas debe Sumas haber Saldo debe Saldo haber
Dependiendo de tus cuentas, pueden salirte tres posibles resultados:
1. El importe del debe es mayor que el del haber: eso quiere decir que tu empresa
tiene saldo deudor o, lo que es lo mismo, saldo positivo a tu favor (te deben
dinero).
2. El importe del haber es mayor que el del debe: significa que tu empresa tiene
saldo acreedor, es decir, que debes dinero a alguien.
3. Si las sumas totales del debe y el haber dan el mismo importe que las del saldo
deudor y acreedor, la contabilidad está cuadrada correctamente.
Una vez que has realizado el balance de sumas y saldos, debes
trasladar esa información al balance de situación final.
Características del balance de comprobación
para el cierre contable
Uno de los aspectos que diferencian al balance de comprobación de otras
herramientas utilizadas en la contabilidad de las empresas, como puede ser el
balance final, es que su elaboración no exige cumplir con fechas ni plazos.
Tampoco debe contener el cálculo del resultado del período ni hay que esperar
al cierre contable para su confección.
Otras características a tener en cuenta del balance de comprobación de sumas y
saldos como herramienta importante para un buen cierre contable:
Es un documento obligatorio en la contabilidad de cualquier empresa al
establecer el Código de Comercio que
debe realiz
arse trimestralmente (también puede hacerse mensualmente).
El empresario puede elaborar tantos balances de comprobación como estime
necesarios. Esto da a entender que es un procedimiento voluntario, lo que choca
un poco con el carácter de obligatoriedad que se desprende del artículo 28 del
Código de Comercio.
La elaboración periódica del balance de comprobación de sumas y saldos nos
aporta certeza a la hora de realizar el cierre contable. Ello es así porque el
documento nos brinda datos fieles sobre el registro de cada uno de los hechos
económicos producidos durante el ejercicio y nos permite comprobar que los
asientos se han llevado a cabo de forma correcta.
Es uno de los más utilizados por las empresas, cualquiera sea su sector o
tamaño.
Tiene que hacerse antes del cierre del ejercicio para que los saldos de las cuentas
reflejen la realidad. De lo contrario, el resultado sería cero.
En definitiva, el balance de comprobación de sumas y saldos permite detectar de
una manera simple si existe algún error en los mayores contables de cualquiera
de las cuentas y corregirlo rápidamente. A la vez, mantiene durante todo el
ejercicio una contabilidad correcta que te facilitará el trabajo a la hora de llevar
a cabo el cierre contable de la compañía.