Unidad 1

EXCEL INTERMEDIO FUNDAMENTOS

PARA LA FORMULACIÓN Y EL ANÁLISIS

Fuente: adobestock/482116668

Autor:
Ricardo Rojas
ÍNDICE

Manejo de fórmulas y condicionales disponibles en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Fórmulas y condicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Conclusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Manejo de fórmulas
y condicionales
disponibles en Excel
 A continuación te explicaré fórmulas a utilizar en una base de datos de ventas, las cuales
te pueden ayudar a dar resultados veraces sobre los reportes suministrados. Te invito a
descargar la base de datos y realizar el ejercicio a medida que avanzas por la unidad.

Validación y depuración de datos

Lo primero que tienes que realizar es una validación y depuración

de los datos, donde debes de identificar que los caracteres que los Informe 
conforman se encuentren alineados o correctamente usados, por Hacer de muchas cosas
ejemplo, supongamos que tenemos una columna de ciudad y en una o un todo, unién-
dolas, mezclándolas
esta encontramos la misma ciudad escrita de diferentes maneras, o reduciéndolas a una
Medellín, Medellín, Medellin, etc. Esto debe corregirse antes de misma especie.

continuar con la presentación de informes.

Como puedes observar en el ejemplo, el ideal es unificar la palabra que para este ejem-
plo es la ciudad y que esté correctamente escrita (Medellín) y que no vayamos a tenerla
escrita de diferentes maneras.

Figura 1. Columna Ciudad

Fuente: propia

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 Te diriges a la opción de filtrar y vas seleccionando las ciudades que se encuentran
repetidas y vas corrigiendo poco a poco.

Filtrar 
Seleccionar datos o as-
pectos para configurar
una información.

Figura 2. Opción Filtrar

Fuente: propia

Por ejemplo, acá vas a marcar las dos opciones que existen de Bogotá y Bogota, luego
das ACEPTAR.

Figura 3. Selección de opciones

Fuente: propia

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 Copias la que está correctamente escrita y sobrescribes las que están mal escritas.

Figura 4. Resultado de filtro

Fuente: propia

El resultado debe quedar de la siguiente manera.

Figura 5. Resultado de sobreescritura correcta

Fuente: propia

Luego, realizas ese mismo proceso con cada ciudad que exista duplicada en la base de
datos. El resultado del campo ciudad ya depurado, debe ser así:

Depurado 
Pulido, trabajado, elaborado
cuidadosamente.
Elaborar
Idear o inventar algo com-
plejo.

Figura 6. Resultado de depuración del campo Ciudad

Fuente: propia

También debes revisar los formatos numéricos, para utilizar uno solo, ya sea en formato
contabilidad, numérico o moneda, para que la información sea más amigable a la vista al
momento de la elaboración del informe, esto lo vas a hacer, seleccionando toda la columna
de la información numérica y el formato más acorde a lo que quieres mostrar.

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 Figura 7. Columna Ventas
Fuente: propia

Una vez selecciones toda la columna, escoges el formato que sea más amigable a
la vista, sin embargo, mi sugerencia al manejar datos de ventas o que haga referencia a
dinero, es usar el de moneda o contabilidad.

Sugerencia 
Insinuación, inspiración,
idea que se sugiere.

Figura 8. Selección de formato

Fuente: propia

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 La visualización de los datos de la columna ventas debería quedar de la siguiente
manera.

Figura 9. Resultado selección de formato columna Ventas

Fuente: propia

Ahora validamos si nuestra base de datos tiene registros de fecha y si toda esta se
encuentra con el mismo formato, para darle seriedad y orden a la información. Por ejemplo,
tenemos la siguiente columna con las siguientes fechas:

Seriedad 
Dicho de una acción propia
de una persona seria.

Figura 10. Columna Fecha

Fuente: propia

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 Lo ideal es dejar únicamente un formato para toda la columna de fecha, entonces vas
a seleccionar la columna y la fecha corta que es el formato estándar a usar para este tipo
de información. Si realizaste correctamente los pasos mencionados, deberías visualizar
de la siguiente manera la información de la columna fecha.

Estándar 
Que sirve como tipo, modelo,
norma, patrón o referencia.
Duplicidad
Que implica dos elementos
iguales o semejantes, o la
repetición de algo dos veces.

Figura 11. Resultado selección de formato columna Fecha

Fuente: propia

¿Sabías qué?

Otro tipo de validación que se realiza en una base de datos, es la posibilidad

de un registro repetido, siempre que sea posible validar su duplicidad como
por ejemplo el número de factura en caso de ser un reporte de ventas, o
un número de documento de identidad en caso de una lista de personas,
como estudiantes.

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 Para ello, puedes hacer el procedimiento de dos maneras, la primera y más larga es:

Seleccionas la opción del filtro del campo a validar y escoges la opción de ordenar, ya
sea de menor a mayor o mayor a menor, lo importante es que se haga el ordenar, para que
los posibles datos repetidos, queden seguidos.

Figura 12. Columna Factura Venta

Fuente: propia

Posteriormente vas a agregar una columna al lado, para realizar la validación y realizarás
la fórmula de igualar el valor de al lado, con el valor de arriba, para que me devuelva un
posible VERDADERO en caso de encontrar un dato repetido.

Figura 13. Agregar columna Validación

Fuente: propia

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 Luego vas a copiar la fórmula de validación y la pegarás hasta el final de los registros,
ahora busca el posible valor VERDADERO:

Figura 14. Resultado de validación

Fuente: propia

Para este ejercicio, deberías encontrar duplicado la factura 852147, de ser así, hiciste
correctamente los pasos, si no fue de esta manera, por favor regresa desde la opción de
ordenar y repite nuevamente los pasos. Una vez encontrado el valor repetido, procede a
eliminar la fila del registro duplicado y también puedes eliminar la columna de validación.

La otra opción de validar un posible valor duplicado (la opción más rápida), es selec-
cionar la columna a la que necesitas realizar la validación y luego seleccionas la pestaña
de Inicio, vas a las opciones de Estilos, Formato condicional, Reglas para resaltar celdas,
y por último eliges la opción valores duplicados y ACEPTAR.

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 Figura 15. Opción de validación
Fuente: propia

Una vez seleccionada esta opción, te resaltará los datos duplicados y allí procedes a
realizar la eliminación del registro repetido.

Registro 
Conjunto de datos relaciona-
dos entre sí, que constituyen
una unidad de información
en una base de datos.

Figura 16. Indicación de datos duplicados

Fuente: propia

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 Tu resultado después de realizar las correcciones y validaciones de la base de datos
debe ser similar a la siguiente:

Figura 17. Resultado del ejercicio

Fuente: propia

Fórmulas y condicionales

Las fórmulas más comunes y que posiblemente puedas llegar a usar son Y, O, SI. A
continuación, realizarás algunos ejercicios con estas fórmulas, para que conozcas cómo
funcionan:

Esta fórmula sirve para comparar si todos los argumentos son

VERDADEROS y devuelve VERDADERO, si todos los argumentos
Argumentos 
son VERDADEROS. Razonamiento para probar o
demostrar una proposición,
o para convencer de lo que
Utilizando la misma base que vienes manejando, vas a realizar se afirma o se niega.
la siguiente comparación: en valor lógico 1 preguntarás si el valor Lógico
de ciudad es igual a “Medellín” y en valor lógico 2 preguntarás si Modo de pensar y de actuar
el valor de las ventas es superior a 500000. La fórmula debería sensato, de sentido común.

quedar así:

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 Figura 18. Comparación Y
Fuente: propia

Luego vas a copiar la fórmula y pegarla a lo largo de la columna donde estamos usando
la fórmula Y. El resultado debe ser:

Figura 19. Resultado de la comparación

Fuente: propia

¿Qué pudiste observar con el resultado de la fórmula? Como dice el enunciado de la

fórmula, sólo cuando todos los argumentos sean verdaderos, el resultado será VERDA-
DERO, entonces puedes ver que solamente dos registros cumplen con la condición de ser
Medellín y de superar las ventas en $ 500.000. Te invito a seguir practicando y agregar
nuevos argumentos o cambiar los ya mencionados, para validar si cumplen al momento
de dar todo VERDADERO.

Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y

devuelve VERDADERO. Devuelve FALSO si todos los argumentos
son FALSOS.
Comparación 
Utilizando la misma base que vienes manejando, vas a realizar Analizar con atención una
cosa o a una persona para
la siguiente comparación: en valor lógico 1 preguntarás si el valor establecer sus semejanzas
de ciudad es igual a “Bogotá”, y en valor lógico 2 preguntarás si o diferencias con otra.

el valor de las ventas es superior a 2000000. La fórmula debería

quedar así:

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 Figura 20. Comparación O
Fuente: propia

Luego vas a copiar la fórmula y pegarla a lo largo de la columna donde estamos usando
la fórmula O. El resultado debe ser:

Figura 21. Resultado de la comparación

Fuente: propia

¿Qué pudiste observar con el resultado de la fórmula? Como dice el enunciado de la

fórmula, sólo cuando alguno de los argumentos sea verdadero, el resultado será verdadero,
entonces puedes ver que solamente aquellos registros que son de Bogotá o aquellos que
superan las ventas en $ 2.000.000, son los que aparecen VERDADERO. Te invito a seguir
practicando y agregar nuevos argumentos o cambiar los ya mencionados, para validar si
cumple alguna de las condiciones y que arroje como resultado VERDADERO.

SI

Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDA-

DERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

Utilizando la misma base que vienes manejando, vas a realizar la siguiente fórmula: en
prueba lógica, vamos a ser un O y en valor lógico 1 pregunta-
rás si el valor de ciudad es igual a “Bogotá” y en valor lógico 2
preguntarás si el valor de ciudad es igual a “Medellín”, cerrarás
con paréntesis la fórmula O, para pasar a valor si verdadero y Traiga 
Conducir o trasladar algo al
allí colocarás el campo Vendedor, para que sea ese el valor a lugar en donde se habla o de
mostrar si se cumple la condición mencionada anteriormente que se habla.
y en valor si falso le diremos a la fórmula que me traiga el texto
“Otras ciudades”, debería quedar así:

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 Figura 22. Comparación SI
Fuente: propia

Luego vas a copiar la fórmula y pegarla a lo largo de la columna donde estamos usando
la fórmula O. El resultado debe ser:

Figura 23. Resultado de la comparación

Fuente: propia

¿Qué pudiste observar con el resultado de la fórmula? Mezclamos una fórmula ya vista
como la O, para realizar la validación de dos ciudades diferentes y que el resultado te traiga
una información cuando es VERDADERA y otra información cuando es FALSA. Para esto
sirve el SI, para realizar validaciones de uno o varios valores y obtener información según
sea el resultado. Te invito a seguir practicando y agregar nuevos argumentos o cambiar los
ya mencionados, para validar si cumple y que muestre los resultados que quieres según
sea V/F.

Conclusión

La limpieza de datos de cualquier reporte que te suminis-

tren es fundamental para generar un reporte veraz y confiable,
aprende bien sobre qué tipo de campos se debe hacer <<lo que Veraz 
aprendiste en esta unidad>> y procede a replicarlo sobre cual- Que dice, usa o profesa
quier otra base de datos, con eso los datos claves quedarán siempre la verdad.
depurados para la presentación de información.

A continuación, comparto un link donde podrás encontrar más información sobre este
tema: [Link]

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BIBLIOGRAFÍA

Microsoft Corporation. (s.f.). Acerca del soporte de Microsoft para

Office. [Link]
formato-de-una-celda-0a45ff85-ee24-4276-94e8-aed6083e8050

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7d17ad14-8700-4281-b308-00b131e22af0

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69aed7c9-4e8a-4755-a9bc-aa8bbff73be2

Real Academia Española. (s.f.). Acerca de definiciones. [Link]

[Link]