MODULO 5

• LA GESTION DE LAS COMPRAS

 OBJETIVOS
• Poder comprender el proceso de gestión de
compras para la toma de decisiones.
• Poder utilizar las herramientas necesarias para
la elaboración del plan de compras
• Poder analizar las características de los
proveedores que nos suministraran los bienes y
servicios que necesita la organización.
• Analizar en forma eficiente la calidad de los
bienes comprados a fin de optimizar el proceso
de abastecimiento
 EL PROCESO BASICO
• La gestión de compras constituye un proceso
complejo que requiere una serie de acciones
y decisiones no carentes de importancia.
• El objetivo final del sistema de compras es el
indicar al dueño o directivo máximo
¿Qué se debe comprar?
¿Cuánto se debe comprar?
¿Cuándo se debe comprar?
¿Qué pedidos deben hacerse?
A pesar de que el proceso de compras
especifico que existirá en una
organización variara dependiendo de que
sea una empresa industrial, de servicios o
comercial, en su forma esquemática mas
simple, la gestión de compras implica los
siguientes pasos o fases:
• Detección de la necesidad
• Solicitud y análisis de alternativas de compra
• Negociación con los proveedores
• Colocación de órdenes de compra (doc. que inicia el
procedimiento de compras)
• Seguimiento y activación de órdenes de compra
• Recepción de efectos comprados
• Almacenaje y registro
• Entrega de los insumos al sector que los requirió.
• Estudio permanente del mercado de oferta
• Mantenimiento de registros de stock
• Control de calidad
 ESTRUCTURA DEL
PRODUCTO
Como se fabrica el producto

Que materias primas,

materiales, componentes, etc.. PLAN DE NECESIDADES DE
se necesitan. MATERIALES
PLAN DE OPERACIONES
Qué comprar
Productos que se producirán
Cuánto comprar
Cuando se necesitan
Cuando comprar
POLITICAS DE INVENTARIOS Y Que pedidos hacer
EXISTENCIAS
Plazos de entrega
Stock de seguridad
Punto de reorden
Niveles mínimos y máximos
Etc.
 Importancia de la función de compras
Medir la competitividad de una empresa es medir su
participación en el mercado. Uno de los medios para
mejorar la competitividad es producir a bajos costos y
con alta calidad. Esta afirmación implica que el
sistema de producción debe ser abastecido de
insumos que cumplan con las condiciones más
• El precio deposibles,
ventajosas compra las cuales son:
• El plazo de pago
• El plazo de entrega el servicio de posventa
• La calidad
• La estabilidad del proveedor
 Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es
dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la
producción y las ventas. La planificación de este proceso se
relaciona directamente con las funciones de stock. La gestión
exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite:
asegurar el normal flujo de materiales para las áreas que los
transforman en los productos que la empresa comercializa; y la
distribución y entrega del producto terminado a los clientes.
• La eficacia en la gestión de compras se medirá en función de:
El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos
• financieros
El manejo de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de
• las ventas esperadas
• La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento
La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales
disponibles en el mercado
 LOS OBJETIVOS DE LA FUNCION DE COMPRAS

• Mantener un flujo interrumpido de materiales y

servicios para permitir el funcionamiento
continuo de la empresa
• Mantener las cantidades correctas de artículos
para que la producción no se interrumpa y , sin
embargo se mantengan en un mínimo los
gastos de inventario. Una técnica útil es
alcanzar este objetivo con el modelo económico
del pedido
• Conseguir artículos de calidad apropiada, para
alcanzar este objetivo, pues se debe cubrir con
las especificaciones de fabricación.
• La obtención de artículos a bajo costo y
consistente con los requisitos de la calidad.

• Proveer la entrega de artículos a tiempo para su

uso, de manera que producción no se encuentre
carente de ellos, y al mismo tiempo no se
acumulen demasiado los inventarios de tales
artículos
• Mantener una continua búsqueda de nuevos proveedores y
fuentes alternas de aprovisionamiento.
• Participar activamente en la creación de ventajas
competitivas sostenibles para la empresa, sea que la
búsqueda estratégica se centre en alcanzar el liderazgo en
costes, sea que se trate de lograr altos niveles de
diferenciación en los productos o servicios de la empresa.
• Como parte del sistema logístico, mantener una actitud de
armonía, cooperación y productividad con los demás
departamentos de la empresa.
• Coadyuvar, dentro de sus aéreas de responsabilidad, a que
la empresa alcance niveles óptimos de tesorería
• Generar la información validad y fiable que requieren las
demás aéreas operativas de la empresa
 Relaciones con otras áreas de la empresa

Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores

importantes para el negocio, entre ellos con:
Dirección General: fijación de políticas generales,
procedimientos y análisis de los cambios del entorno.
Producción: información sobre plazos de entrega, costo de
los insumos, calidad disponible.
Finanzas: fijación de las políticas financieras, requerimientos
de fondo y presupuestos.
Recepción y almacenes: administración en la logística de
movimientos y coordinación de necesidades de espacio.
Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales, y
valorizaciones y provisiones de las compras.
EL AREA DE COMPRAS COMO FUENTE DE
INFORMACION

Cuando en las empresas se organiza el área, unidad

o departamento de compras, sin prever la importante
función que le corresponde como generadora de
información sensible, la consecuencia practica es que
los directivos se ven obligados a improvisar la
información que, antes o después, van a requerir; o se
ven obligados a reconstruir apresuradamente los
datos que necesitan, lo que, necesariamente, en
ambos casos, produce un resultado no del todo fiable.
 Compras tiene una importancia sustantiva en
las empresas, porque es el área que articula
las necesidades de producción de la empresa
al proveerla de los materiales que necesita
para cumplir su tarea y porque es el área en
la que se genera el proceso de pagos, por lo
tanto tiene gran incidencia en la operatoria de
la empresa. Es el área desde donde sale el
dinero de la empresa, para lo cual se debe
garantizar comprar la mejor calidad al menor
costo posible.
Existen 2 factores que hacen que el departamento de
compras se sitúe en un determinado nivel jerárquico en la
estructura de la empresa: la naturaleza o el tipo del negocio
al que se dedica la empresa y la especialización.
La compra, en general, se inicia a partir de los requerimientos
de los distintos sectores de la empresa y se formaliza con un
documento escrito; éste es el momento en el que el área de
Compras inicia su gestión. El responsable realiza compulsas
de los precios y selecciona al proveedor. Luego genera la
orden de compra para notificar al proveedor que se le ha
adjudicado la compra y además para notificar a las demás
áreas de la empresa. El proceso continúa con la recepción de
lo adquirido y de la factura para emitir el pago.
 POLITICAS DE COMPRA
Se denomina política de compras a los criterios generados desde la
dirección de una empresa con respectos a las condiciones, plazos
de pago, tipos de proveedores, etc.., que se aplican para realizar
todas las adquisiciones. Comprar es una ciencia y comprar bien es
utilidades de Cada
vender bien. la empresa. En la actualidad,
peso ahorrado la dirección
tiene efecto requiere
directo sobre las del
profesional de compras:
• Capacidad para negociar
• Capacidad de liderar
• Mantenerse actualizado sobre el mercado
• Seleccionar adecuadamente a los proveedores
• Reducir la gestión administrativa de compras
• Contar con conocimiento técnico.
 PLANEAMIENTO DE COMPRAS
El planeamiento de compras es el conjunto de
planes sistematizados y encaminados a dirigir las
compras dentro de la empresa, el cual responde a
las siguientes preguntas: ¿qué comprar?, ¿cuánto?,
¿cómo?, ¿cuándo?, ¿a quién?.
Del análisis del presupuesto de producción surgen
las necesidades de materiales a comprar, por lo que
debe efectuarse el presupuesto de compras. Al
comienzo de cada período se calculan los
requerimientos que serán indispensables, a fin de
cubrir las necesidades de fabricación y mantener las
existencias en los niveles de stock de seguridad.
 LA PREVISION DEL CICLO DE
APROVISIONAMIENTO
Una eficaz previsión permite al área de compras cumplir tres de los
objetivos de la función que vimos antes;
• Mantener un flujo interrumpido de materiales y servicios para
permitir el funcionamiento continuo de la empresa.
• Mantener las cantidades correctas de artículos para que la
producción no se interrumpa y , sin embargo se mantengan en un
mínimo los gastos de inventario. Una técnica útil es alcanzar este
objetivo con el modelo económico del pedido
• La obtención de artículos a bajo costo y consistente con los
requisitos de la calidad.
 En su forma mas simple, la previsión de
compras parte del siguiente calculo:
• Requerimientos planteados por las
estimaciones de venta para el periodo.
• Menos: existencias al principio del periodo
para el que se realiza la previsión.
• Mas: existencias que deberán quedar al final
del periodo.
• Igual: requerimientos o previsión de compras
Sin embargo, en la aplicación practica de este
esquema, se presentan muchos factores que
alteran la fluidez del enfoque o que no permiten
que pueda ser aplicado de forma mecánica, o
que, como es lo mas usual, implican que sea
necesario considerar una serie de condicionantes,
variables y/o interferencias que condicionan el
flujo de materiales, en especial, cuando, como
hemos visto, uno de los objetivos del enfoque
logístico es el de optimizar los recursos utilizados.
A continuación veremos los factores que alteran el
esquema simplificado de la previsión de compras
 El incumplimiento, positivo o negativo , de las
PREVISIONES previsiones de ventas lo pueden provocar los
DE VENTA excesos de inventarios o situaciones de ruptura de
stock
EXISTENCIAS AL Perdidas y mermas Inadecuación con
PRINCIPIO DEL los requerimientos del periodo
PERIODO Desglose en materiales y productos
terminados: posibles desajustes

Perdidas y desajustes Inadecuación con

EXISTENCIAS AL los requerimientos del próximo periodo
FINAL DEL
PERIODO
Limitaciones impuestas por los proveedores
Limitaciones impuestas por las capacidades reales de la
empresa
Limitaciones impuestas por las disponibilidades
financieras de la empresa
REQUERIMIENTO
Limitaciones impuestas por los programas de producción
S O PREVISION Limitaciones impuestas por los fallos de producción:
DE COMPRAS roturas, paradas etc..
• Como es lógico, estos factores introducen una
serie de complicaciones importantes en la
gestión de compras, en especial, cuando se
trata de productos industriales, lo que implica
que cada una de las previsiones que se realizan
en términos de productos terminados deber ser
desglosadas en los distintos elementos que
intervienen en su producción.
• Ahora bien, desde el punto de vista de los dueños o altos
directivos, ante la complejidad del proceso, y considerando
que el objetivo es alcanzar niveles óptimos de gestión, es
necesario que los responsables principales de las empresas
• centren su atención en cuatro áreas o asuntos básicos:
Establecimiento de un sistema de compras que señale el
numero optimo de unidades que debe comprase en cada
caso.
•
Implantación de sistemas de alerta que eviten las rupturas de
stocks.
•
Sistemas de seguimiento del comportamiento del sistemas
logístico.
•
Calculo y seguimiento de los índices financieros relacionados
con los stocks
Veamos los principios generales de cada uno de estos asuntos.
 EL PEDIDO OPTIMO
El nivel óptimo de la inversión en inventarios se debe
establecer en relación con la flexibilidad operativa que las
existencias dan a la empresa. Si se mantiene una constante
vigilancia sobre estos, de tal manera que se logre la
adecuada eficiencia en su administración, sucederá que
cuanto menor sea el volumen menor será la flexibilidad de la
empresa en sus actividades de producción y
comercialización. En caso contrario cuanto más elevada es la
inversión en las existencias, más flexibles son las funciones
antes dichas. Para determinar el nivel óptimo de inventario, la
empresa debe equilibrar las economías de compra y
producción y el aumento de ventas con el costo de mantener
un inventario mayor o menor.
Para que la inversión en inventarios no sea excesiva,
éstos deben administrarse eficientemente, a fin de
que le permitan a la empresa operar con mínima
flexibilidad fabril y comercial. Los inventarios en
materias primas le dan a la empresa elasticidad en
cuanto a sus compras, ya que de lo contrario, si no
tuviera existencia, estaría obligada a ir comprando lo
estrictamente necesario para cumplir con un
determinado programa de producción. En similar
forma, las existencias de productos terminados
permiten cierta flexibilidad para una adecuada
programación de la producción y una satisfactoria
atención de la demanda.
 La lógica básica que sustenta el calculo del
pedido optimo se puede expresar señalando
que dicho pedido deberá tomar en
consideración:
1. El ciclo de ventas del producto
2. El numero optimo de productos necesarios para
sustentar el ciclo de ventas.
El ciclo de ventas se calcula tomando en
consideración:
• El promedio de ventas del producto ( por
semana, mes o trimestre, dependiendo del
ciclo de vida de la empresa).
• El tiempo máximo que tarda en recibirse el
pedido de materiales, materias primas,
material de empaquetado, etc..
• El tiempo máximo que requiere el proceso
de producción para convertir en productos
terminados los materiales, materias
primas, material empaquetado, etc..
• El tiempo requerido para volver a colocar
un nuevo pedido.
• El tiempo que deben cubrir los inventarios
de reserva, que se establecen para cubrir
cualquier eventualidad que altere el ciclo
normal de ventas y compras.
Sumados todos estos tiempos, el tiempo
total se multiplica por el numero de
productos requeridos para cubrir el ciclo
de pedidos, en términos de semanas,
meses o trimestres, y se obtiene:
1. El volumen optimo de pedido, en términos
de productos, materiales, materias primas,
etc., necesarios para evitar rupturas de
stocks o inventarios en excesos; y
2. El punto de reorden que indica la fecha en
la que debe situarse un nuevo pedido, con
el fin de asegurar un flujo interrumpido de
materias primas, materiales, etc.. a
producción.
 Un método matemático muy utilizado para el
calculo del pedido optimo es el “cantidad
económica de pedido (economic order quantity o
EOQ, en ingles)”, y que toma en consideración:
•
La cantidad anual de ventas
•
Los costos de mantenimiento de los inventarios
• Los costos de colocar el pedido (oficina, personal,
teléfono, correo, etc.)
La determinación de la cantidad de pedido se
realiza aplicando la siguiente fórmula:

CEP = 2 V Cp
Ca
 Donde:
• CEP= Cantidad económica de pedido
• V = cantidad anual de ventas
• Cp= Costo de colocar el pedido
• Ca= costo anual de almacenar una unidad
En la siguiente figura se indica la
representación grafica de la cantidad
económica de pedido.
 Cantidad
económica

Costo total

Costos de
almacenaje

Costes del
pedido
 Una vez que se ha establecido la cantidad optima
de pedido, el próximo paso consiste en determinar
la frecuencia de cada pedido. Esto se logra
determinando:
El punto de reorden
El cual señala el momento en el que se debe
colocar un nuevo pedido de materiales para evitar
rupturas de stock. Para calcular el punto de
reorden, se suman los inventarios mínimos de
seguridad mas el numero de unidades de venta
previstas durante el periodo que tardan los
proveedores en entregar los materiales pedidos.
• Ejemplo: asumamos que una empresa ha comprobado, por
experiencia, que el proveedor de un componente tarda 30
días en hacer sus entregas, y que , por medidas de
seguridad, se ha decidido que el stock mínimo necesario de
ese componente sea de 1000 unidades. Si conocemos, por
ejemplo, que el uso total del año es de 30000 unidades del
componente, y la venta mensual es de 2500 unidades,
• podemos calcular
Stock mínimo el punto de reorden
deseado: 1000deunla siguiente manera:
• Mas
• Salidas por venta durante
tiempo que se demora la
entrega (30 días) 2500 un
• Punto de reorden 3500 un
 Los sistemas de alerta
A pesar de todas las previsiones y cálculos
se presenten situaciones que alteren el
comportamiento normal de las ventas o del
aprovisionamiento, y que, en consecuencia,
se produzcan situaciones imprevisibles. Las
señales de alarma tienen como objetivo
indicar la cantidad de alerta; es decir el nivel
de existencia por debajo de la cual es
necesario iniciar el procedimiento de pedido.
Estas alarmas indican por ejemplo que
• Mientras la existencias superen una
cantidad determinada, se deben mantener
el ciclo normal de pedidos.
• Si las existencias igualan o son inferiores
a la cantidad de alerta, iniciar de
inmediato el proceso de pedido
modificando el ciclo normal.
 Sistema de seguimiento
El sistema de seguimiento clásico se centra en :
• Seguimiento de los inventarios
• Seguimiento de los ordenes de compra en curso
• Seguimiento de la recepción de pedidos

En la actualidad los programas informáticos

permiten mantener una estrecha vigilancia sobres
estos proceso. Los problemas se plantean cuando
no existe suficiente coordinación entre, por
ejemplo, ventas y producción.
 Los índices financieros
Aparte de observar continuamente los recursos financieros
totales destinados a compras y al mantenimiento de los
stocks, es importante que los dueños y directivos de
pequeñas empresas den seguimiento continuo a los
• siguientes
Rotación deíndices financieros claves:
los inventarios
• Semanas de inventario
• Ventas sobre valor de los inventarios
• Periodo de maduración económica (PME)
• Periodo de maduración financiera (PMF)
• Plazo de los stocks
• Rentabilidad sobre la inversión en inventarios.
 Rotación de inventarios

La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las

mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios
durante el periodo. (Coste mercancías vendidas/Promedio
inventarios) = N veces.
Ejemplo:
Supongamos un costo de mercancías en el año 2006 de
$60.000.000 y un promedio de inventarios en el 2006 de
$10.000.000, entonces
60.000.000/10.000.000 = 6.
Esto quiere decir, que la rotación del inventario durante el 2006, fue
de 6 veces, o dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o
rotaron cada dos meses (12/6). Las mercancías permanecieron 2
meses en el almacén antes de ser vendidas.
 Semanas de inventario
• Formula: se divide, en unidades, el
promedio del inventario entre la cantidad
media de venta semanal
• Objetivo: determinar la disponibilidad, en
unidades, que existen de cada producto
en relación a su promedio de ventas
semanal
 Ventas sobre valor de los inventarios
• Formula: se dividen las ventas entre el
valor de los inventarios totales (materias
primas, materiales, productos en proceso,
productos terminados)
• Objetivo: medir la capacidad de
generación de ingresos por venta en
relación con los niveles de inventario
existentes en la empresa.
 Periodo de maduración económica (PME)
El periodo medio de maduración económico es el
tiempo que dura todo el ciclo de explotación
desde que se produce la entrada de los materiales
en el almacén hasta que se cobran las facturas de
los clientes. (El de materias primas, fabricación,
de venta y de clientes).
Objetivo: determinar el numero de días que
transcurre desde que se inicia la inversión en
inventarios hasta que esta se recupera una vez
que se cobran las ventas.
 Periodo de maduración financiera (PMF)
Formula: PME menos el plazo medio de
pago a los proveedores.
Objetivo: calcular las necesidades de fondo
de maniobra, que se obtiene multiplicando
el numero de días del PME por el costo
total diario de la empresa.
 Plazo de los stocks
Formula: se dividen las existencias o stock
final entre las compras, y el resultado se
multiplica por 365.
Objetivo: medir, en términos de tiempo, la
cobertura u holgura que el stock representa
respecto a la política de compras; es decir,
el numero de días de compras que tiene su
equivalencia con el stock final.
 Rentabilidad sobre la inversión
Formula: se divide la rentabilidad anual de
la empresa entre el valor promedio de los
inventarios
Su objetivo es determinar la rentabilidad
generada por cada peso invertido en
inventarios.
ESTRUCTURACION FUNCIONAL DEL AREA DE
COMPRAS
Es importante que los dueños y altos directivos centren su atención en que el
área disponga, con toda claridad, por lo menos, de:
• Los métodos que se utilizarán para la realización de las previsiones
cuantitativas.
• Los criterios que se utilizarán para la selección y evaluación de la calidad
de los materiales, materias primas, productos terminados, comprados, etc.
• Los criterios que se utilizarán para la elaboración del presupuesto de
compras
• Instrucciones precisas para la elaboración y actualización de las listas de
materiales.
• Los criterios que se seguirán para la actualización de los insumos.
• Los métodos para la elaboración de las solicitudes de ordenes de compra.
• Los sistemas que se utilizaran para la búsqueda y actualización constante
de las fuentes de aprovisionamiento.
• Los criterios para seleccionar, en cada caso, el tipo de
compra.
• Los métodos que se utilizaran para la petición de ofertas.
• El sistema que se aplicara para el seguimiento y cierre de los
pedidos y la confirmación de las facturas.
• Los métodos que se utilizaran para la recepción e
identificación de los materiales.
• Los criterios que se utilizaran para el ingreso de los
materiales comprados a los diferentes depósitos de la
empresa.
• El sistema de retroalimentación y control que se aplicara en el
área.
• La información que deberá suministrar el área de compras a
las otras áreas operativas.
 LAS POLITICAS DE COMPRA
Finalmente un aspecto fundamental que no puede
escapar a la atención e interés de los dueños y
directivos de las pequeñas empresas es el que se
refiere al establecimiento de las políticas de
compra que se van a seguir en la empresa, en
especial cuando, como es lo usual, la función de
compras se delega en algún subalterno directo o
en un empleado de tercer o cuarto nivel que
depende del jefe de una de las aéreas de la
empresa. Estas políticas deben contemplar todos
los aspectos clave de la gestión de compras, en
especial, aspectos como los siguientes:
• Criterios básicos sobre los niveles de calidad exigidos en los
materiales comprados, materias primas, etc.
• Niveles mínimos y máximos de inventario permitidos.
• Sistemas de alarma.
• Inventarios de reserva o de seguridad.
• Gestión de las compras urgentes.
• Criterios que se utilizaran para recurrir a la subcontratación.
• Tipos de contratos de compra que se utilizaran
• Criterios que se seguirán para la selección de proveedores.
• Condiciones generales de compra.
• Criterios para negociación con proveedores
• Métodos de inspección de los materiales recibidos.
• Controles que se implantaran en el área.
• Métodos que se seguirán para evaluar la
gestión del área.
• Mantenimiento de uno o mas proveedores y
cuales serán los proveedores principales y
cuales los reserva.
 PROVEEDORES
• Una de las tareas del área de compras es evaluar
a los proveedores. Hay que conocerlos y no
limitarse al mas habitual. Una vez relevado la
información , es conveniente realizar la siguiente
comparación entre ellos:
• Precios
• Condiciones de pago
• Plazo de entrega
• Calidad de los productos
• fiabilidad
• Capacidad técnica y real de producción
• Edad media de los equipos y maquinarias
• Métodos de producción utilizados
• Gama total de productos que fabrican
• Controles de calidad que aplican
• Potencial técnico y humano
• Situación financiera
• Posibilidad futuras de evolución
• Actitud ante las nuevas tecnologías
• Tipo de vinculación que mantienen con los
competidores de la empresa
 DOCE RECOMENDACIONES PRACTICAS
1. En los productos y materiales que deba comprar no exija la
presencia de características o niveles de calidad que no sean
estrictamente necesarios de acuerdo con los planes finales de
producción.
2. Especifique con precisión la naturaleza de las diferentes pruebas
que se aplicaran para verificar los materiales recibidos en la
empresa.
3. Describa con claridad los niveles de calidad que exigirá en los
materiales comprados.
4. Trate de mantener suficiente flexibilidad en sus acuerdos con los
proveedores.
5. Sustituya los materiales utilizados por otros menos costosos
cuando no sean absolutamente necesarios para asegurar el nivel
de calidad deseado en el producto final.
6. Realice cambios en las especificaciones de compra que le
permitan producir ahorros en los procesos de producción, pero sin
alterar los niveles de calidad finales.
7. manténgase siempre atento a investigar nuevas fuentes de
aprovisionamiento, pero, al mismo tiempo, colabore con sus
fuentes actuales: muchas veces se logran ahorros importantes sin
afectar a la calidad, con el simple hecho de compartir la
experiencia y los conocimientos que se poseen con los
proveedores.
8 . Realice en lo posible, pedidos suficientemente grandes que le
permitan no solo obtener mejores precios, sino, también, ahorrar
en el transporte.
9. Explore la posibilidad de alcanzar ahorros en los precios de compra
aplicando
10. Logre el método
reducciones dede la cantidad
precios económica
mediante procesosdemas
pedido
cuidadosos
de negociación.
11. Investigue la posibilidad de subcontratar parte de su producción:
comprar productos semielaborados en vez de materias primas y
materiales.
12. Manténgase actualizado sobre los nuevos enfoques que se están
realizando en el área de las compras
 MODULO 6

FACTURACION,
REGISTRACION Y MEDIOS DE
PAGO
 Objetivos del módulo
Hoy en día, algunas de las razones principales por las que las empresas
tienen éxito y se consolidan bien posicionadas en el comercio es la
seguridad en el cobro y la financiación, ya que aseguran una evolución
positiva en el mercado.
El conocimiento de los medios de pago, así como la financiación,
proporciona que las apreciaciones o depreciaciones no sean un problema
para competir en este mercado global.
También procuramos que conozcan los distintos documentos respaldatorios
de las operaciones de pago, como así también detalles de su emisión,
registración y confección.
Es por eso que trataremos de desarrollar los siguientes aspectos:
• Plantear aspectos recientes en materia de Comprobantes en general y
destacando los de Pago.
• Desarrollar los principales aspectos normativos y jurisprudenciales sobre
Comprobantes de Pago.
• Brindar herramientas para el uso adecuado de los Comprobantes de Pago
Facturación y registración: Emisión
de Comprobantes
¿Con que letra debo identificar los comprobantes que emito?.
Según la RG 1415/03 de AFIP:
• Los comprobantes estarán identificados con la letra que, para cada caso,
se establece a continuación:
• a) Letra "A": Los comprobantes - excepto la factura de exportación y los
tiques - que emitan los responsables Inscriptos en IVA por operaciones
realizadas con otros Responsables Inscriptos.
• b) Letra "B": Los comprobantes - excepto la factura de exportación y los
tiques - que emitan los responsables Inscriptos en IVA por operaciones
realizadas con el resto de los contribuyentes.
• c) Letra "C": Los comprobantes - excepto la factura de exportación y los
tiques - que emitan los sujetos exentos ante el impuesto al valor agregado y
los Pequeños contribuyentes adheridos al Régimen Simplificado.
• d) Letra "E": El comprobante que respalda la operación de exportación,
incluyendo las que se realicen en el área aduanera especial. A tal fin, se
utilizará un sistema independiente de comprobantes.
Facturación: Notas de Crédito y Débito.
Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen
para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio
de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.
• Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se
le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por
el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora
en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de
una cuenta.
• Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente,
con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el
concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota
crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de
precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Notas de Crédito o Notas de débito: se podrán utilizar las facturas como tales, ya
que las mismas podrán ser confeccionados en los mismos talonarios de
comprobantes utilizados respecto de la operación originaria.
Plazo de conservación de los comprobantes: Deberá conservarlos
por el termino de 5 años después de operada la prescripción del
periodo fiscal que se refieran.
¿Puedo seguir utilizando mis facturas manuales actuales cuando
cambio de domicilio comercial?
• Podrá utilizar los comprobantes en los que conste el domicilio
anterior por un plazo de 120 días o hasta que se agoten, lo anterior,
siempre y cuando este cambio no implique la baja del punto de
venta.
• Se deberá indicar en los mismos la leyenda "Nuevo Domicilio". La
documentación que quedare en existencia será inutilizada con la
leyenda "Anulado".
• Aclaración: Se considera baja del Punto de Venta "cuando se
produzca el traslado del lugar de operaciones oportunamente
denunciado -casa central o matriz, sucursal, agencia, local o punto
de venta- a otra localidad, barrio o paraje o cuando dicho traslado
se produzca a más de 5 kilómetros de su anterior ubicación".
Validez de los comprobantes que respaldan las operaciones:
La documentación emitida y entregada sin cumplir con los requisitos
y condiciones establecidos por la reglamentación, en tanto no rija
para ella una expresa excepción, será considerada como
comprobante no válido para respaldar la operación efectuada.
Están comprendidos, entre otros, los siguientes comprobantes:
• a) Los comprobantes emitidos mediante la utilización de un
equipamiento electrónico - "Controlador Fiscal" - que no se
encuentra homologado por este Organismo.
• b) Talones de factura en restaurantes, bares, casas de comida o
similares.
• c) Tiras de máquina de sumar o calcular.
• d) Cupones o similares que se emitan en virtud de sistemas de
tarjetas de crédito, de compra, de pago y/o de débito.
Si una persona física modifica su número de CUIT,
¿puede seguir utilizando el mismo talonario de
facturas que tenía impreso con anterioridad?
No, ya que la persona física que modifique su CUIT
deberá comenzar desde la unidad (00000001) la
numeración correspondiente a los 8 dígitos que se
asigna al número del comprobante.
Los nuevos comprobantes se utilizarán dentro de los 10
días hábiles administrativos siguientes a aquél en que
se produjo la modificación de la citada clave y
conservarán la fecha de inicio de actividad originalmente
declarada.
 Datos que deben contener los
comprobantes
Condiciones a cumplir en un recibo de pago:
Los recibos que respaldan el pago total o parcial de una
operación que fue documentada mediante la emisión
de facturas o documentos equivalentes, serán
identificados con la letra "X" y con la leyenda
"DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA".
Dichos requisitos, preimpresos, estarán ubicados en
forma destacada en el centro del espacio superior del
documento. (Especificaremos sobre este medio de
pago más adelante).
 Obtención de comprobantes
¿Qué formulario debo presentar ante AFIP para que me
habiliten por primera vez a emitir comprobantes
clase "A", "A" con leyenda o "M" ?
• Se deberá presentar el formulario que, según el sujeto
de que se trate, se indica a continuación:
• a) Personas físicas y sucesiones indivisas: F. 855.
• b) Demás responsables: F. 856 juntamente con el F.
856/A o, en su caso, el F. 856/B, según corresponda.
• Dicha obligación deberá cumplirse ante este Organismo
con anterioridad a la solicitud de impresión y/o
importación de comprobantes.
 ¿Qué requisitos patrimoniales debo cumplir para obtener facturas "A"
si soy persona física o sucesión indivisa?
Deberá cumplir con alguno de los siguientes requisitos patrimoniales:
• 1. La presentación de la declaración jurada del impuesto sobre los
Bienes Personales por un importe igual o superior a $ 305.000,
correspondiente al último período fiscal vencido al momento de
interposición de la solicitud, o
• 2. La titularidad o participación en la titularidad de bienes inmuebles
y/o automotores por un valor igual o superior a $ 150.000
• Cuando alguno de los bienes inmuebles haya sido adquirido hasta
el día 19 de octubre de 2003, inclusive, dicho límite se verá
reducido a $ 50.000.-
• A estos fines se deberá acompañar la documentación respaldatoria
pertinente (título de propiedad, documentación que acredite el valor
fiscal, etc.), en original y copia para su cotejo.
¿Qué condiciones debe cumplir una persona jurídica para ser autorizada a generar comprobantes
"A"?
• La sociedad, o al menos el 33 % de los componentes que otorgan la voluntad social debe cumplir
con alguna de estas condiciones:
• 1- Presentar la declaración jurada del Impuesto sobre los Bienes Personales por un importe igual
o superior a $ 305.000, correspondiente al último período fiscal vencido al momento de la
interposición de la solicitud (la declaración jurada de Bienes Personales que deberá informarse,
no podrá ser la presentada en carácter de responsable sustituto del gravamen), o
• 2- Presentar la declaración jurada del Impuesto a la Ganancia Mínima Presunta por un importe
igual o superior a $ 200.000, según corresponda, o
• 3- Demostrar la titularidad o la participación en la titularidad de bienes inmuebles y/o automotores
por un valor igual o superior a $ 150.000. Cuando alguno de los bienes inmuebles haya sido
adquirido hasta el día 19 de octubre de 2003, inclusive, dicho límite se verá reducido a $ 50.000.
• Es requisito acompañar la documentación respaldatoria pertinente (título de propiedad,
documentación que acredite el valor fiscal, etc.), en original y copia para su cotejo.
• Cabe aclarar que en caso de los sujetos comprendidos en el 2º párrafo del Art. 4 de la Ley de
IVA, las condiciones indicadas precedentemente deberá ser acreditada por sus integrantes.
• Los sujetos que no acrediten las condiciones patrimoniales por los importes indicados, serán
autorizados a emitir comprobantes clase "M", salvo que opten por emitir comprobantes clase "A"
con la leyenda "PAGO EN C.B.U. INFORMADA", al presentar el correspondiente formulario.
¿Cómo debo realizar la solicitud de comprobantes tipo "C"?
• Deberá solicitar la impresión de comprobantes "C" a una imprenta
mediante la presentación de una nota que contendrá los siguientes
datos:
• a) Apellido y nombres, denominación o razón social y domicilio
comercial.
• b) Clave única de Identificación Tributaria (C.U.I.T.).
• c) Carácter que reviste respecto del impuesto al Valor Agregado o,
en su caso, de Monotributo.
• La precitada nota deberá presentarse - con anterioridad a la
realización del trabajo de impresión - al responsable de la misma,
quien deberá mantenerla en archivo juntamente con el duplicado
del comprobante emitido por el respectivo trabajo.
 ¿Cuál es el motivo por el cual no me autorizan la solicitud de
comprobantes?
La autorización de la "Solicitud de Impresión y/o Importación", se otorgará
siempre que el solicitante:
• a) Tenga asignada la CUIT y se encuentre categorizado como Responsable
Inscripto.
• b) Haya presentado, de corresponder, la totalidad de las declaraciones
juradas del impuesto al valor agregado y de los recursos de la seguridad
social de los últimos 12 períodos fiscales o del lapso transcurrido desde el
inicio de actividades o de cambio de carácter frente al gravamen, si éste
fuera menor, vencidos al penúltimo mes anterior a la fecha de interposición
• de la solicitud.
• c) Tenga actualizado el domicilio fiscal declarado.
Cuando se detecten inconsistencias con relación a la CUIT o su
categorización, o en los casos en que el solicitante no registre domicilio
fiscal denunciado o el declarado resulte inexistente, se denegará la
solicitud.
 Registración
Los siguientes sujetos se encuentran exceptuados de la obligación de registrar
operaciones:
a) Las reparticiones centralizadas, descentralizadas o autárquicas del Estado Nacional,
Provincial, Municipal o del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que no
fueren empresas y/o entidades -pertenecientes, total o parcialmente, a dichos
Estados-, comprendidas en el artículo 1º de la Ley N° 22.016.
b) Las entidades sujetas al régimen de la Ley N° 21.526 y sus modificaciones; las
entidades de capitalización y ahorro, las sociedades de ahorro previo y las
cooperativas de vivienda, crédito y consumo sujetas a la regulación y control de la
Inspección General de Justicia -u organismos similares, de conformidad con el
ámbito jurisdiccional de aplicación de sus competencias- y el Instituto Nacional de
Asociativismo y Economía Social (I.N.A.E.S.), según corresponda; las casas de
cambio, agencias de cambio u oficinas de cambio autorizadas por el Banco Central
de la República Argentina (B.C.R.A.) conforme a lo dispuesto por el artículo 1° de la
Ley N° 18.924; las administradoras de fondos de jubilaciones y pensiones (A.F.J.P.)
regidas por la Ley N° 24.241 y sus modificaciones; las aseguradoras de riesgo del
trabajo (A.R.T.) regidas por la Ley N° 24.557 y sus modificaciones; y las entidades
comprendidas en la Ley N° 20.091 y sus modificaciones, estas últimas sólo por las
operaciones correspondientes a la actividad aseguradora.
 c) Quienes desempeñen las funciones de directores de sociedades
anónimas, síndicos, integrantes del consejo de vigilancia, socios
gerentes de sociedades de responsabilidad limitada, socios
administradores de sociedades en comandita simple y comandita
por acciones, fideicomisarios y consejeros de sociedades
cooperativas; únicamente por los honorarios o retribuciones que
perciban por el desarrollo de las tareas indicadas y en tanto
suscriban el correspondiente recibo expedido por la sociedad.
d) Quienes vendan fichas o tarjetas para el estacionamiento en la vía
pública, únicamente con relación a dichas ventas.
e) Las entidades comprendidas en los incisos e), f), g) y m) del artículo
20 de la Ley de Impuesto a las Ganancias, texto ordenado en 1997
y sus modificaciones.
f) Quienes desarrollen su actividad en relación de dependencia o
realicen prestación del servicio doméstico por horas.
g) Las entidades emisoras y administradoras de
los sistemas de tarjetas de crédito y/o compra.
h) Las personas de existencia visible, por la
locación de un único inmueble, sólo cuando el
importe de la misma no supere la suma mensual
de UN MIL QUINIENTOS PESOS ($ 1.500.-).
i) Quienes utilicen, para sus operaciones de venta
de bienes, máquinas expendedoras
automáticas, accionadas por cospeles o
monedas de curso legal, únicamente con
relación a dichas ventas.
Comprobantes que deberán ser registrados:
Los siguientes comprobantes que se emitan o se reciban, como respaldo documental de las
operaciones realizadas, deberán ser registrados en libros o registros:
• 1. Facturas.
• 2. Facturas de exportación.
• 3. Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales, emitido por el comprador
de dichos bienes.
• 4. Recibos emitidos por profesionales universitarios y demás prestadores de servicios.
• 5. Notas de débito y/o crédito.
• 6. Tiques emitidos mediante la utilización de máquinas registradoras, por los pequeños
contribuyentes adheridos al (Monotributo) hasta el día 12 de febrero de 1999, inclusive, siempre
que dichas máquinas hayan estado habilitadas y utilizadas, por los citados sujetos, con
anterioridad a la fecha mencionada.
• 7. Tiques, facturas, tiques factura, notas de débito y demás documentos fiscales emitidos
mediante la utilización del equipamiento electrónico denominado "Controlador Fiscal",
homologado por este organismo, y las notas de crédito emitidas por medio de dicho
equipamiento, como documentos no fiscales homologados.
• 8. Comprobantes que respaldan las compras directas a recolectores de materiales a reciclar
realizadas por los sujetos inscriptos en el "Registro de Comercializadores de Materiales a
Reciclar"
• 9. Documentos equivalentes a los indicados precedentemente.
 Generalidades de la Registración
de comprobantes:
Los medios de registración pueden ser: manuales o
computarizados.
Las registraciones deben guardarse en el domicilio
fiscal del contribuyente y/o responsable.
Los sujetos que confeccionan Estados Contables,
deberán utilizar los libros o medios que se encuentren
autorizados por la Ley de Sociedades Comerciales y/o
el Código de Comercio.
Los sujetos que no confeccionan Estados Contables: En el caso
de no efectuarse registraciones que permitan confeccionar estados
contables, se utilizarán libros o registros, quedando prohibido:
• 1. Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y
operaciones con que deben hacerse,
• 2. Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de
suceder unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para
intercalaciones ni adiciones;
• 3. Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas
las equivocaciones y omisiones que se cometan se han de salvar
por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se
advierta la omisión o el error;
• 4. Tachar asiento alguno;
• 5. Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la
encuadernación y foliación.
Los Monotributistas No se encuentran obligados a
efectuar la registración de sus operaciones.
Plazo para efectuar las registraciones:
Deberá efectuar la registración de los comprobantes
emitidos o recibidos, dentro de los primeros 15 días
corridos del mes inmediato siguiente a aquél en el cual
se haya producido su emisión o recepción. Cuando se
trate de sujetos que poseen el carácter de responsables
inscriptos, la registración de los comprobantes emitidos
o recibidos en cada mes calendario se realizará hasta el
día hábil inmediato anterior - del mes inmediato
siguiente - a aquél en el cual corresponda presentar la
declaración jurada mensual del citado impuesto.
Cuestiones previas relativas a los
medios de pago

ES TODO ACTIVO FINANCIERO

MEDIANTE EL CUAL NOS ES POSIBLE
ADQUIRIR UN BIEN O SERVICIO Y
CANCELAR UNA DEUDA U
OBLIGACIÓN .
Un medio de pago es cualquier medio
comúnmente aceptado en un mercado por
otros particulares, un comercio, la
administración o cualquier otra institución,
como forma para comprar bienes o contratar
servicios.
El medio de pago más comúnmente utilizado es
el dinero en efectivo (monedas y billetes),
suplido por las tarjetas bancarias (de débito o
de crédito), junto con las transferencias y otros
medios de pago entre empresas (pagarés, letras
de cambio, cheques, entre los más importantes).
 El proceso de compras se cierra con el pago al
proveedor del producto adquirido. La forma en que se
hará este pago dependerá de la financiación que
ofrezcan los proveedores y de la situación económica de
la empresa adquirente.
Al realizar la adquisición de las mercancías, uno de los
factores que influirán en la misma será la forma de pago.
El pago puede realizarse al contado o aplazado. La
elección de una u otra modalidad corresponderá a las
partes implicadas en el proceso de compra-venta, ya
que la decisión dependerá de las condiciones pactadas
entre ambas y de la liquidez del cliente para hacer frente
a la deuda que va a contraer.
 La realización del pago al contado puede hacerse de muy diversas formas; entre las
más habituales se encuentran:

• La entrega de dinero en efectivo, en cuyo caso, aparecerá en la factura la firma del

proveedor indicando el recibí o una fórmula equivalente, o bien éste emitirá al cliente
un recibo para acreditar la entrega del dinero.
• Ingreso en efectivo en la cuenta corriente del proveedor.
• La transferencia bancaria.
• El cheque.
• Las tarjetas de débito y crédito.
• La carta de crédito.
De igual manera, se puede aplazar el pago de la cantidad adeudada, debiendo
documentarse el pago. En este caso las formas más frecuentes son:

• Por letras de cambio.

• Pagarés.
Más adelante pasaremos a explicar a cada documento y su importancia.
Para poder comprender mejor todo lo dicho,
es ineludible estudiar la principal
clasificación de los pagos, que es
clasificarlos según el tiempo transcurrido:
 Pago Anticipado
Pago al Contado
Pago aplazado
Pago Anticipado:
En esta forma de pagos el proveedor exige
al cliente el pago previo a la recepción de
la mercadería o prestación del servicio.
Si se suministran mercancías, la solicitación
del pago se hace normalmente en el
momento de hacer el pedido y si se trata
de un servicio, en el momento del encargo
del mismo o de la firma del contrato.
Es frecuente esta modalidad cuando:
 se inician relaciones comerciales por primera
vez.
 La solvencia y la formalidad del cliente son
desconocidas por la empresa proveedora o
existen dudas.
 Se prestan determinados servicios profesionales
como la abogacía.
Los medios más utilizados son: cheques, giros,
transferencias bancarias, entre otros.
Pago al contado:
Mediante esta forma de pago, el cliente abona la
factura en el momento de la recepción de la
mercadería o prestación del servicio.
Es frecuente esta modalidad cuando:
 Se realiza una venta entre empresas o de
empresas a particulares.
 Se producen las primeras transacciones
comerciales entre empresas.
Los medios utilizados son los mismos que en el
pago anticipado.
Pago aplazado:
También denominado a crédito, consiste en
el consentimiento del proveedor, del
aplazamiento del cobro de las facturas, es
la forma más extendida en las relaciones
comerciales entre empresas, existiendo
varias modalidades de aplazamiento:
 Aplazamiento parcial: el proveedor cobra una
parte de la factura y el resto queda aplazado.
 Aplazamiento en un solo pago: el importe de la
factura se aplaza a un solo pago.
 Aplazamiento fraccionado: la factura se abona
en varios plazos previamente acordados entre el
proveedor y el cliente.
Los plazos más comunes son 30, 60, o 90 días.
Los medios más utilizados son: letras de cambio,
pagarés, recibos, aceptación domiciliada de
facturas, entre otros.
 Descripción de los medios de pago
más importantes:
EL RECIBO:
El pago en efectivo quedará acreditado mediante el recibo. Es un
documento emitido por la persona que cobra el dinero y será
entregado a otra persona en concepto del pago de una mercancía
adquirida o la prestación de un servicio determinado.
En el recibo deberán constar los siguientes datos:
• El número del recibo.
• Lugar y fecha de expedición.
• Nombre o razón social de quien entrega el dinero.
• Nombre o razón social del emisor del recibo.
• La cantidad entregada en letra y número.
• Firma del emisor del recibo.
• Los recibos estarán impresos en talonarios con
matriz. A la persona que paga se le entregará el
recibo, quedando la matriz en poder del emisor
del mismo para justificar el pago.
•
El recibo puede ser utilizado para los pagos
realizados mediante domiciliación bancaria, en
este caso de deberá comunicar a la entidad
bancaria dicho pago además de la autorización
por escrito por el deudor. La entidad bancaria
enviará al deudor cada vez que efectúe un
pago, un recibo normalizado indicando el cargo
en su cuenta.
No existe regulación mercantil específica del
recibo, siendo las instrucciones del Consejo
Superior Bancario y las prácticas bancarias y
comerciales las normas supletorias de
protección jurídica.
De acuerdo con estas, el recibo es considerado un
efecto de comercio, con características similares
a las letras y al pagaré, pudiendo endosarse y
descontarse siempre que esté aceptado.
• Modelo de Recibo
 Transferencias Bancarias
Consiste en dar la orden a la sucursal bancaria donde
tenemos nuestra cuenta corriente para que traspase
la cantidad que se indique a la cuenta corriente del
proveedor. Para poder realizar una transferencia se
cumplimentará un impreso facilitado por la propia
sucursal. También se puede hacer una transferencia
de un banco a otro sin tener cuenta en ninguno, sólo
haciendo el ingreso en uno de ellos y dando la orden
de transferencia al otro banco.
 Si la transferencia se realiza de forma periódica
(mensualmente, anualmente, etc.) se deberá
cursar la autorización oportuna de la misma
mediante carta dirigida al responsable de la
sucursal, para que se emita en las fechas
indicadas. Una vez cursada la transferencia, el
banco enviará una información de la misma que
servirá de justificante del pago. En la mayoría de
los casos, los bancos cobran unas comisiones
por este servicio que varían de unas entidades a
otras.
EL CHEQUE:
Está regulado en la Ley 19/1985, Ley Cambiaria y del Cheque. Es un
documento que ha de librarse contra un banco o entidad de crédito
que tenga fondos a disposición del librador, y de conformidad con
un acuerdo expreso o tácito, según el cual el librador tenga derecho
a disponer por cheque de aquellos fondos.
Sujetos:
• Librador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al
banco.
• Librado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena
pagar el cheque.
• Tenedor o tomador: es la persona que posee el cheque.
• Endosante: Es la persona que transmite el cheque mediante
endoso, ha de ser distinta del librador.
• Avalista: Es la persona que responde del pago del cheque.
 MODELO DE CHEQUE

BB Banco BancoteX CÓDIGO CUENTA CLIENTE

Oficina 5555 ENTIDAD | OFICINA | DC | Nº CUENTA
C/ Los Almendros, 26 28008-MADRID
$
Páguese por este cheque
a

Pesos

Buenos Aires, de de 201_

LA FECHA DEBE CONSIGNARSE EN LETRA
SERIE Q 15555222-4
Requisitos formales del cheque:
• La denominación de “cheque” inserta en el texto.
• El mandato puro y simple de pagar una determinada cantidad. Cuando en
el cheque aparezca el importe del mismo en letra y en números y sean
importes diferentes, será válida la cantidad escrita en letra.
• El nombre de quien ha de pagar el cheque a su presentación, denominado
librado, que necesariamente ha de ser un banco o una entidad de crédito.
• Lugar de pago. Respecto al lugar hay que tener en cuenta lo siguiente:
+ Si no se indica lugar, se entenderá que el lugar de pago es el que
aparezca junto al nombre del librado.
+En el caso de indicar varios lugares, se considerará el primero de ellos.
+ A falta de las anteriores indicaciones se pagará en el lugar que ha sido
emitido y si en él, el librado no tiene establecimiento se pagará donde tenga
el establecimiento principal.
+ La fecha y el lugar de la emisión del cheque. Si no se indica lugar se
considerará el que aparezca junto al nombre del librador.
+Firma del que expide el cheque, denominado librador.
Clases de cheques:
• Al portador. Cuando los cheques lleven inscrita la indicación “al
portador”. Deben pagarse a cualquier persona que los presente al
cobro.
• Nominativo. Deben pagarse a la persona indicada en el cheque,
para lo cual se identificará ante la entidad pagadora del mismo.
Puede haber dos tipos:
– A una persona determinada, con o sin cláusula “a la orden”. Deberá
figurar el nombre de la persona física o jurídica que tiene derecho a
percibir el importe del cheque. Cuando sea “a la orden” aparecerá dicha
expresión antecediendo al nombre de la persona física o jurídica. Se
– transfiere por endoso.
A una persona determinada con cláusula “no a la orden”. A
continuación de la expresión “páguese por este cheque a” debe figurar
el nombre de la persona física o jurídica, que tiene derecho a percibir el
importe del cheque, y la expresión “no a la orden”. No es transmisible
por endoso.
• Cheque cruzado. Se caracteriza por estar atravesado por dos barras
paralelas sobre el anverso.
Puede ser:
General: si no contiene entre las dos barras designación alguna o
Contiene la mención “Banco” y “Compañía” o un término equivalente.
El librado no podrá pagar este cheque más que a un banco o a un cliente
de aquel.
Especial: si entre las barras se escribe el nombre de un banco
determinado. El librado solo podrá pagar este cheque al banco designado,
o si este es el mismo, a un cliente suyo. No obstante el banco designado
puede encargar a otro banco el cobro del cheque.

El cheque cruzado general puede transformarse en especial, pero el especial

no puede transformarse en general. Cualquier tachadura se considerará
como no hecha.
• Cheque conformado. El banco librado garantiza el
pago del cheque porque la cantidad indicada en él
quedará bloqueada en la cuenta corriente del librador
hasta que se presente al cobro. No obstante, debe
aparecer la fecha hasta la cual esta garantía es válida.
• Cheque para abonar en cuenta. El Librador o el
tenedor del cheque pueden prohibir su pago en efectivo,
insertando en el anverso la mención transversal “para
abonar en Cuenta”, o una expresión equivalente. En
este caso, el librado sólo podrá abonar el cheque
mediante un asiento en su contabilidad. Este asiento
equivale al pago.
EL AVAL
El pago de un cheque puede ser garantizado mediante aval, ya sea
por la totalidad o por parte de su importe.
El aval ha de ponerse en el cheque o en su suplemento y se
indicará con la expresión “por aval” debiendo firmar el avalista. La
simple firma de una persona en el anverso del cheque sirve como
aval, siempre que no se trate de la firma del librador. El aval
indicará a quién se ha avalado. A falta de esta indicación se
entenderá avalado el librador.
El avalista responde de igual manera que el avalado. Cuando el
avalista pague el cheque adquirirá los derechos derivados del
mismo contra la persona avalada y contra los que sean
responsables respecto de esta última en virtud del cheque.
TARJETAS DE CREDITO Y DEBITO:
Las tarjetas se utilizan para realizar un pago de compras
de mercancías o prestaciones de servicios a través de
un terminal de punto de venta; estos terminales son
lectores de tarjetas que permiten el cargo del importe de
la operación realizada en la cuenta bancaria del titular
de la tarjeta. Por este sistema el vendedor extiende una
nota de cargo por la cantidad satisfecha con la tarjeta
donde figura el importe, la fecha del pago, la persona o
entidad a la que se ha realizado el pago, las claves
identificativas de la tarjeta y la firma del titular de la
misma. Generalmente, las entidades bancarias exigen la
apertura de una cuenta (corriente o de ahorro) para
poder utilizar las tarjetas indicadas.
Existen dos modalidades de tarjetas bancarias:
• La tarjeta de débito, por la cual se adeudan los pagos realizados
directamente en la cuenta de su titular, por lo que es indispensable
tener saldo suficiente al realizar los pagos por este medio.
Generalmente es más utilizado por particulares que por empresas.
•
La tarjeta de crédito,
mensualmente al titularpor
dela
laque se concede
misma, un crédito
pudiéndose aplazarlimitado
el pago de
la deuda contraída en las condiciones pactadas con la entidad
emisora de la tarjeta.
Los bancos cobran una cuota de emisión y otra cuota anual de
renovación por la utilización de las tarjetas bancarias.
Las tarjetas de crédito son un medio de pago al contado al
proveedor, ya que el crédito, si lo hubiere, sería concedido por la
entidad bancaria, pero no por el proveedor.
LAS CARTAS DE CREDITO:
Es un documento por el que una persona (dador) ordena a otra que entregue a una
tercera persona (portador) cierta cantidad de dinero o hasta un máximo prefijado.
Por la carta de crédito, una institución financiera garantiza que si se cumplen ciertas
estipulaciones consignadas en la misma, aceptará órdenes de cobro contra un
cliente determinado.
La carta de crédito se expide de forma inexcusable a favor de una persona
determinada (nunca puede darse a la orden) y por una cantidad fija o señalando un
máximo. Si no cumple alguno de estos requisitos, solamente sirve como carta de
recomendación.
Se suele utilizar en operaciones internacionales asegurando al exportador el
cobro si la mercancía llega a su destino en las condiciones prefijadas.
Normalmente va de banco emisor a banco pagador a favor de un tercero, el
importador, en quien aquel confía.
La carta de crédito es confirmada cuando el banco pagador se hace responsable
subsidiario del banco emisor y es irrevocable cuando no puede ser cancelada sin el
consentimiento de la parte que recibiría el dinero, usualmente el exportador.
LA LETRA DE CAMBIO:
La Letra de Cambio está regulada por la Ley
Cambiaria y del Cheque 19/1985 de 16 de julio.
Es un documento formal que expide una
persona llamada librador a otra persona
denominada librado para que, en la fecha que
se indica en el mismo (vencimiento), pague una
cierta cantidad de dinero a quien indique el
referido documento que se llamará tomador o
tenedor.
Sujetos:
Del concepto de letra de cambio se deduce que los sujetos que intervienen en ella son:
• El librador. Persona que gira la letra dando la orden de pago al librado.
• El librado. Persona que ha de hacerse cargo del pago de la letra a su vencimiento.
• Tomador o Tenedor. Es la persona a cuya orden se ha de pagar la letra
(normalmente una entidad financiera). Cuando el librado paga directamente la letra al
librador, el tomador y el librador son la misma persona.
• El Endosante. Es la persona que tiene la letra para cobrarla y se la transmite a otra.
• El Endosatario. Es la persona a quien el endosante realiza la transmisión indicada
pudiendo volver a realizar la transmisión mediante un nuevo endoso.
• El Avalista. Es la persona que se hace cargo del pago de la letra cuando el librado o
la persona obligada no lo hace a su vencimiento.
• El Avalado. Es la persona obligada en su primera instancia al pago de la letra y al
que el avalista garantiza el pago de la misma en caso de no hacerlo a su
vencimiento.
La letra de cambio debe contener los siguientes requisitos:
• La denominación de la letra de cambio inserta en el texto mismo del título
expresada en el idioma empleado para su redacción.
• El mandato puro y simple de pagar una suma determinada en pesos o
moneda extranjera convertible admitida a cotización oficial.
• El nombre del librado.
• La indicación del vencimiento. Si no se indica el vencimiento se considera
pagadera a la “vista”.
• El lugar en que se ha de efectuar el pago. Si no se indica otro lugar, se
considerará lugar de pago el designado junto al nombre del librado.
• El nombre de la persona a quien se ha de hacer el pago o a cuya orden se
ha de efectuar.
• La fecha y el lugar en que la letra se libra. Si no se indica lugar de emisión
se considerará librada en el lugar designado junto al nombre del librador.
• La firma del que emite la letra, denominado librador.
EL PAGARE:
El pagaré deberá contener:
• La denominación de pagaré inserta en el título y expresada en el
idioma empleado para la redacción de dicho título.
• La promesa pura y simple de pagar una cantidad determinada.
• La indicación del vencimiento.
• El lugar en que haya de efectuarse el pago.
• El nombre de la persona a quien haya de hacerse el pago o a cuya
orden se haya de efectuar.
• La fecha y el lugar en que se firme el pagaré.
• La firma del que emite el título, denominado firmante.

Serán aplicables al pagaré, mientras ello no sea incompatible con

la naturaleza de este título, todo lo indicado para la letra de
cambio.
 Descuentos Comerciales
Entre los diferentes tipos de descuentos que los
mercadólogos pueden utilizar como parte de sus estrategias y
tácticas de ajustes al precio de lista, se encuentra el
descuento comercial (también denominado funcional), cuya
característica principal es que va dirigido a los miembros del
canal de distribución (por ejemplo, mayoristas y detallistas)
como pago o compensación por determinadas funciones que
desempeñan.
Por ello, y con la finalidad de que los mercadólogos conozcan
y empleen adecuadamente este tipo de descuento, a
continuación se explica lo que es el descuento comercial o
funcional.
• Según Kerin, Berkowitz, Hartley y Rudelius, los descuentos
comerciales (funcionales) son "reducciones de precio para
recompensar a los mayoristas o detallistas por las funciones que
realizarán en el futuro".

• Para Philip Kotler, los "descuentos funcionales (también llamados

descuentos comerciales) son los que un fabricante ofrece a
miembros del canal comercial si realizan ciertas funciones como
ventas, almacenaje y contabilidad".

• Según Stanton, Etzel y Walker, "los descuentos comerciales,

llamados a veces funcionales, son reducciones del precio de lista
ofrecidos a los compradores en pago por funciones de marketing
que éstos compradores realizarán. Almacenar, promover y vender
son ejemplos de éstas funciones" .
En síntesis, el descuento comercial o
funcional es una reducción del precio de
lista que los fabricantes ofrecen a
mayoristas y/o detallistas en recompensa
o pago por ciertas funciones que
realizarán, por ejemplo: almacenaje,
promoción y venta.
 Sistema de pago Electrónico
• Un sistema de pago electrónico es un sistema
de pago que facilita la aceptación de pagos
electrónicos para las transacciones en línea a
través de Internet.
• Los EPS o sistemas de pagos electrónicos,
realizan la transferencia del dinero entre
compradores y vendedores en una acción de
compra-venta electrónica a través de una
entidad financiera autorizada por ambos. Es, por
ello, una pieza fundamental en el proceso de
compra-venta dentro del comercio electrónico.
• Como ejemplos de sistemas de pago electrónico
nos encontramos las pasarelas de pago o TPV
virtual para el pago con tarjeta, los sistemas de
monedero electrónico y los sistemas que se
conectan directamente con la banca electrónica
• del usuario.
El comercio electrónico por Internet se ofrece
como un nuevo canal de distribución sencillo,
económico y con alcance mundial las 24 horas
del día todos los días del año, y esto sin los
gastos y limitaciones de una tienda clásica:
personal, local, horario, infraestructura, etc.
Funcionamiento:
• En el pago con tarjeta, la pasarela de pago valida la tarjeta y
organiza la transferencia del dinero de la cuenta del comprador a la
cuenta del vendedor.
• El monedero electrónico, sin embargo, almacena el dinero del
comprador en un formato electrónico y lo transfiere al sistema
durante el pago. El sistema de pago valida el dinero y organiza la
transferencia a la cuenta del vendedor. También existe la
posibilidad de que el sistema de pago transfiera el dinero
electrónico al monedero electrónico del vendedor actuando en este
• caso como un intermediario entre ambos monederos electrónicos.
El pago a través de la banca electrónica, enlaza un número de
operación o venta realizada en el comercio o tienda virtual con la
cuenta bancaria del cliente en el mismo site del banco. Esto, reduce
el riesgo de fraude al no transmitir información financiera personal
por la red.
Tipos de pago electrónico:
Cajeros Electrónicos
Se trata de sistemas en los cuales los clientes abren unas cuentas
con todos sus datos en unas entidades de Internet. Estas entidades
les proporcionan algún código alfanumérico asociado a su identidad
que les permita comprar en los vendedores asociados a las
entidades.
Dinero Electrónico (Anónimo e Identificado)
El concepto de dinero electrónico es amplio, y difícil de definir en un
medio tan extenso como el de los medios de pago electrónicos
(EPS). A todos los efectos se definirá el dinero electrónico como
aquel dinero creado, cambiado y gastado de forma electrónica. Este
dinero tiene un equivalente directo en el mundo real: la moneda. El
dinero electrónico se usará para pequeños pagos
Cheques Electrónicos
Los métodos para transferir cheques electrónicos a través de Internet
no están tan desarrollados como otras formas de transferencia de
fondos. Los cheques electrónicos podrían consistir algo tan simple
como enviar un email a un vendedor autorizándole a sacar dinero de
la cuenta, con certificados y firmas digitales asociados. Un sistema
de cheques puede ser considerado como un compromiso entre un
sistema de tarjetas de crédito y uno de micropagos o dinero
electrónico (anónimo).
Tarjetas de Crédito
Los sistemas de tarjetas de crédito en Internet funcionarán de forma
muy similar a como lo hacen hoy en día. El cliente podrá usar si lo
desea su tarjeta de crédito actual para comprar productos en una
tienda virtual. La principal novedad consiste en el desarrollo del
estándar de cifrado SET (Secure Electronic Transaction) por parte
de las más importantes compañías de tarjetas de crédito.
 MODULO 7

DOCUMENTOS EN EL PROCESO DE
COMPRAS
 OBJETIVOS
• Comprender la necesidad del uso de documentos
comerciales en la empresa
• Distinguir la finalidad y la importancia del uso de
documentos en las operaciones de compra.
• Aprender a confeccionar documentos en las
operaciones comerciales
• Aprender a confeccionar informes gerenciales a través
de la información contenida en los documentos.
 LA CARTA COMERCIAL
Es una comunicación que tiene carácter
documental y utilizan las empresas para
ponerse en contacto con los clientes,
proveedores, entidades, etc. Tiene
importancia ya que contribuye a crear una
imagen de la empresa y ayuda a coordinar
actividades comerciales. Se realizan cartas
para ofrecer productos, notificar
promociones, realizar pedidos, solicitudes,
demandas de pagos, presentación de
personas, etc.
 PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL
Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas
con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con
un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado puede
lograrse un efecto contrario al que pretendemos.
La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué
ser una tarea aburrida o carente de creatividad.
Podemos dar a nuestras cartas un aire diferente; sólo
necesitamos poner atención y aprender practicando; es
una habilidad que se adquiere con el tiempo.
 La improvisación raras veces resulta bien. En el caso
de las cartas comerciales se cumple plenamente esta
regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y diseñar el
contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:
• Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos
a tratar. Tenemos que saber de qué estamos
hablando.
• Establecer el objetivo, aquello que pretendemos
conseguir por medio de la carta: obtener un crédito,
realizar una venta, formular una queja, etc.
• Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos
saber algo sobre la persona o la empresa a la que nos
estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o
mala dependiendo de si se adapta, o no, a las
circunstancias del destinatario.
 LECTURA FACIL DE UNA CARTA

Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña,

con caracteres muy recargados, sin separación de los
párrafos, etc., presentará dificultades al leerla. Para evitarlo,
tendremos en cuenta:
Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamaño
medio; impresa con tinta negra.
Párrafos: separados con doble interlínea.
Abreviaturas: se evitarán en la medida de lo posible, ya que
restan agilidad al texto.
Subrayados y negritas: los reservaremos para destacar
alguna palabra o idea que nos interese especialmente, pero
no debemos abusar de estos recursos ya que
sobrecargaríamos excesivamente el escrito.
MODELO DE CARTA COMERCIAL
 COMPRAS Y PAGOS
Una operación de compra, cuenta con los
siguientes pasos:
[Link]ón de orden de pedido interna
[Link]ón de la orden de compra
[Link]ón de la mercadería
[Link]ón de la factura
[Link] de la factura
 PRODUCCION

NECESIDAD DE MATERIALES
PEDIDO DE MATERIALES
FABRICACION
DE BIENES

ALMACEN DE
MATERIALES

RECIBE PEDIDO DE EMITE ORDEN DE PEDIDO

MATERIALES DEL INTERNA
SECTOR PRODUCCION

COMPRAS
EMITE ORDEN DE
COMPRA
RECIBE ORDEN DE
PEDIDO INTERNA
 ORDEN DE PEDIDO INTERNA
• La misma es emitida por los sectores de la
empresa que requieren determinado
producto, ya sea materia prima, materiales o
productos semielaborados.
• Esta orden se emite ante la visualización de
la falta de determinados elementos, en
función a un stock mínimo determinado.
• Quien tiene a cargo esta tarea, se debe
preguntar ¿Cuándo hacer una compra de
materia prima?
 Stock mínimo
primario
Cuando
comprar
Stock de seguridad
primario
• Stock mínimo primario: es la cantidad a
poseer en el almacén, al momento de hacer
el pedido de materias primas
• Formula SMP: C*D
• C= cantidad requerida que se consume de
tiempo en tiempo
• D= plazo normal de entrega
• Stock de seguridad primario: es la cantidad a
poseer en el almacén, al momento de hacer el
pedido de materias primas, teniendo en cuenta los
potenciales riesgos de:
• Consumo superior al establecido
• Demoras en el plazo promedio de entrega
• Formula: SSP= (C+d)*(D+d) donde:
• C= cantidad requerida que se consume de tiempo
en tiempo
c= consumo adicional del periodo
• D= plazo normal de entrega
d= demora adicional de entrega
 ORDEN DE COMPRA
• La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones
de pago y muchas cosas más.
 ORDEN DE COMPRA
• La orden de compra, es emitida por un Dpto. diferente a
quien emite la orden de pedido.
• Esto favorece los controles entre dos funciones diferentes:
utilizar el producto, y comprar el producto.
• El objetivo de quien lo usa, debe ser que esté en tiempo y
forma y sea de buena calidad.
• El objetivo de quien lo compra, es que su costo sea el mejor
posible, y que la operación de compra se encuentre
minimizada en sus costos.
• El Dpto. de compras, emitirá la orden de compra teniendo en
cuenta:
1. Las especificaciones técnicas del usuario
2. Los diferentes oferentes, sus costos y plazos de entrega,
según las necesidades de la empresa
 Requisitos
1. Lugar y fecha de emisión.
2. Nombre y número de orden del comprobante.
3. Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.
4. Número de C.U.I.T.; para Argentina; ingresos brutos; fecha
de inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del
emisor.
5. Número de C.U.I.T.; para Argentina y condición frente al
I.V.A. del destinatario.
6. Detalle de las mercaderías solicitadas.
7. Condición de pago y entrega.
8. Firma del comprador o encargado de compras.
9. Debe aclararse que es un documento no válido como
factura y colocar la letra "X".
 Formas de emisión
Original: Para el vendedor.
Duplicado: Para el comprador.

Importancia
Al comprador le sirve como constancia de las
mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de
esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de
gasto y cuanto gasto
Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar
curso a la facturación en caso de que sea aceptado el
pedido.
 RECEPCION DE MERCADERIAS
• Todas las mercancías que llegan a la empresa no
importan tipo, características, calidad, tamaño,
cantidad, valor, etc., deben ser recibidas por el
encargado del deposito.
•
El recibidor no debe aceptar ninguna cantidad de
mercancías que este por encima de la especificada en
la orden de compras, si la cantidad es menor o faltan
algunos renglones de los descritos en la orden,
procederá a recibirla, pero debe poner una nota a la
copia de la orden, que diga “pedido recibido
incompleto” y enviar una fotocopia de la misma al
Departamento de compras, con copia de la factura
anexa, para su información
• Si la orden de compras no coincide con la factura por
diferencia en cantidad y precios, se pone una nota
que diga “Diferencia en cantidad y precios” enviando
copia de la orden y la factura al departamento de
compras para su información. Estos casos deben ser
aprobados por el Contralor General, antes de
proceder a recibir las mercancías.
•
Cuando hay diferencias en los precios de la factura y
la orden de compras, siendo los de la factura
inferiores, no es necesaria la aprobación del contralor
para recibir las mercancías. El recibidor únicamente
pondrá la nota de lugar y enviara copia de la orden y
la factura al Departamento de compras.
• Si la factura del proveedor especifica una cantidad o valor
por encima de lo recibido realmente, solo se recibirán las
mercancías, si el proveedor entrega una nota de crédito por
las cantidades faltante. Si la persona que entrega las
mercancías por cuenta del proveedor no posee formulario de
nota de crédito provisional escrita por la persona que hace la
entrega la cual debe contener, cantidad, unidad, pecio
unitario y valor de las mercancías que difieren con la orden
de compras. La nota de crédito preparada debe ser igual a la
diferencia existente entre las mercancías recibidas y lo
• indicado en la orden de compra.
Esta nota de crédito preparada, debe estar firmada por la
persona que entrega las mercancías y por el recibidor,
además debe ser anexada a la factura de las mercancías
recibidas.
• Conformidad del remito: luego de
corroborar la información incluida en el
remito, con la visualización de las
mercaderías y con la orden de compra, el
remito es conformado y devuelto al
proveedor.
• A partir de ese momento, la mercancía
debe ser contabilizada e incluida en el
stock del negocio.
 RECEPCION DE LA FACTURA
Factura
Es el documento comercial que emite el
vendedor que contiene el detalle de las
Mercaderías vendidas y las condiciones de
pago y venta, con el objeto de que el
comprador tenga un comprobante de la
mercadería que ha adquirido y pueda
establecer su costo. También sirve para que
el vendedor registre la operación y la pueda
cobrar.
• Cada vez que una persona realiza una compra o contrata un
servicio forma parte de una relación que, en su aspecto
económico, está gravada por distintos impuestos. El principal
es el IVA (Impuesto al Valor Agregado). Comúnmente, el
documento que certifica estas operaciones es el ticket o la
factura. Estos pueden ser: factura “A”, “B”, “C”; “M”, “A con
CBU”, tique o tique – factura. Por lo general, el consumidor
final se lleva la factura “C”, “B” o tique. La variedad de
comprobantes responde a la clasificación por tipo de
• actividad o de contribuyente.
La emisión de estos comprobantes contribuye a que el monto
del impuesto que se paga en cada transacción (incluido en el
precio final del producto) se transforme en un recurso
genuino para la atención de las necesidades públicas. Por el
contrario, si la operación no queda registrada mediante la
emisión del debido comprobante, el porcentaje
de la venta correspondiente al impuesto, es desviado de su
destino original.
• La factura debe contener los siguientes datos:
1. Mercaderías vendidas
2. Unidad de medida de las mercaderías
3. Cantidad de unidades
4. Precio unitario
5. Precio total
6. Impuestos contenidos
7. Vencimiento para el pago
8. Condiciones de pago
9. Moneda de pago.
MODELO DE
FACTURA
TIPO “A”
 PAGO DE LA FACTURA
• El proceso de pago, abarca desde el momento
que se contabiliza la obligación emergente de una
factura, hasta su efectiva cancelación por algún
método de pago habilitado.
• En este proceso, quizá el mas delicado de la
empresa, es en el cual se deben resguardar la
separación de funciones.
• Se debe tener en cuenta, que el seguimiento de
cuentas a pagar debe diferir de la operación de
tesorería.
• Muchas veces, en las pequeñas empresas, todas
las funciones son ejercidas por la misma persona.
• En esos casos, lo importante es que cada función o
tarea que realice la persona, este respaldada por un
comprobante diferente y que el mismo, pueda ser
• cotejado con posterioridad con un informe de un tercero.
Como ejemplo de lo que antecede, cabe citar que la
persona que paga puede ser la misma que registra la
cuenta a pagar. Pero inexorablemente al momento de
pagar, emitirá una orden de pago como respaldo de la
entrega de un cheque, el cual será cotejado cuando
•
desee, contra el extracto bancario emitido por el banco.
En este caso el banco actuara como tercero,
permitiendo mantener el principio de control por
oposición, aun cuando la tarea haya sido efectuada por
un único individuo
 EL REMITO
• El remito es un documento que extiende el
vendedor para documentar la entrega y/o remisión
al cliente de las mercaderías. La persona que
recibe dichas mercaderías, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas según el
detalle efectuado en el remito, con lo cual queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
• obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza aunque no
haya orden de compra extendida en formulario ni
nota de venta, y sirve de base para la confección
de la factura si la entrega de las mercaderías es
previa a la facturación.
Los datos fundamentales del remito son los siguientes:

1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han
utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en
poder del vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos
deben contener los mismos datos identificatorios del
comprador y vendedor que las facturas y la leyenda
“DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7.
La letra “R” en el recuadro central del borde superior.
 MODO DE UTILIZAR LA NOTA DE
REMISION O REMITO.
• El remito se extiende, generalmente, como
mínimo por duplicado: el original se entrega
al adquirente ; el duplicado, con la
conformidad del comprador por los efectos
que ha recibido, queda en poder del
vendedor y es destinado a la sección
facturación para que se proceda, tomándolo
como base de datos, a confeccionar la
factura.
 REGISTRO DE PEDIDOS
• Es un formato con el cual se registran los pedidos de
una empresa, en los que se incluyen número y fecha
de los mismos, requisición que los origina, su
identificación, proveedor, plazo de entrega y su valor.
•
Es una planilla diseñada internamente en la cual
tendremos acceso a información vinculada con el
seguimiento de los pedidos de nuestros clientes,
teniendo la posibilidad de obtener datos precisos y
ordenados de acuerdo a las características de los
pedidos efectuados. Adicionalmente, podrá ser
utilizado para realizar un análisis de la labor de los
empleados, de la operatoria de la empresa y de sus
cobranzas.
 RECEPCION Y TESORERIA
ADMINISTRACION DE LLAMADAS TELEFONICAS
• Las actividades que se pueden realizar, a través de un
centro de llamadas en una empresa, son muchas. Sin
embargo, todas están orientadas a un objetivo
fundamental: hacer mas productivo el negocio.
• A través de la atención telefónica la empresa brindará al
cliente la posibilidad de acceder a distintos sectores,
según sea su necesidad. A veces, este medio permite
concretar operaciones de ventas, realizar estudios de
mercado, gestionar cobranzas, promocionar productos y
servicios, coordinar reuniones, etc.
• En la actualidad, existen programas que ayudan a
administrar el ingreso de llamadas y hacer un
seguimiento de las mismas, para tener un control de los
llamados que hacen nuestros clientes.
• El correo electrónico, suele aplicarse como medio de
comunicación para el intercambio de novedades, y la
recepción de consultas y sugerencias.
• El diseño de una pagina web, permite a nuestros
clientes el acceso en forma ininterrumpida, a los
servicios y productos que la empresa ha diseñado.
 ADMINISTRACION DE FONDOS
El sector tesorería, es el responsable del manejo de los
fondos de la empresa, ya sea para ingresarlos,
registrarlos, custodiarlos o garantizar su disponibilidad.
Es fundamental elaborar proyecciones sobre
• Ingresos
• Egresos
• Gastos administrativos y de ventas
• Impuestos a pagar
• Inversiones a realizar
• Otros gastos operativos
 • TIPOS DE COMPROBANTES
• DE INGRESO
MOVIMIENTOS DE COMPROBANTES DE
FONDOS RESPALDO

VENTAS AL CONTADO FACTURA DE VENTAAL

CONTADO
COBRANZA DE FACTURA RECIBO POR INGRESO DE
ADEUDADA COBRANZA
APORTE DE UN SOCIO COMPROBANTE DE
INGRESO DE CAJA
RETIRO DE DINERO DE COMPROBANTE DE
CUENTA BANCARIA RETIROS BANCARIOS
 • TIPOS DE COMPROBANTES
• DE EGRESO
MOVIMIENTO DE FONDOS COMPROBANTE DE RESPALDO

COMPRAS AL CONTADO FACTURAS DE COMPRAS AL

CONTADO
PAGO DE MERCADERIAS ORDENDES DE PAGO
COMPRADAS EN C/C
PRESENTACIONES DE COMPROBANTES DE
CUPONES DE TARJETAS PARA DEPOSITOS DE CUPONES DE
CREDITO AL COBRO TARJETAS DE CREDITO
ADELANTO DE VIATICO POR VALES A RENDIR
MOVILIDAD
DEPOSITO EN EFECTIVO Y COMPROBANTES DE
CHEQUES EN EL BANCO DEPOSITOS BANCARIOS
 ADMINISTRACION DE CAJA CHICA
En la empresa se destina a diario, dinero en efectivo
para hacer frente a pequeños gastos como por
ejemplo viáticos, gastos del cadete para la
realización de tramites diversos, pago de pequeñas
sumas, etc. Este monto se denomina caja chica o
fondo fijo.
El encargado del mismo, debe ser una persona
responsable en su administración para llevar un
adecuado control de las salidas de efectivo. Esta
persona, debe emitir un comprobante de egreso de
caja, cada vez que se retire dinero y registrar dicha
operación.
• A diario el responsable deberá emitir una rendición de
los gastos avalada por los comprobantes
correspondientes, para que se reintegren los fondos.
• Es recomendable realizar un arqueo de caja para
verificar que el efectivo disponible de la caja chica,
sumado a los montos registrados en los comprobantes
de gastos, sea igual al fondo fijo establecido.
• Es muy importante realizar controles cruzados, es decir
verificar los ingresos por cobranzas con la evolución de
los saldos de los deudores por vta., a fin de detectar si
se han acreditado pagos en cuenta corriente que no
fueron ingresadas debidamente a caja.
 ADMINISTRACION DE UNA CTA BANCARIA
• En la actualidad, la estructura de los negocios
obliga a las empresas a utilizar servicios bancarios.
A la hora de elegir una institución bancaria se
recomienda algunos consejos:
1.
Costo de mantenimiento de las cuentas
2. Proximidad de la institución a la empresa
3. Disponibilidad de sucursales
4. Consultas telefónicas
5. Operaciones electrónicas
6. Prestamos
7. Gestión de pagos y cobros etc.
• Ejemplo de gestiones bancarias
Deposito en efectivo: registramos la operación con un
comprobante de egreso de caja
Deposito de cheques: los mantenemos en cartera
hasta su Vto. para depositarlos en el caso de ser de
pago diferido.
Depósitos de cupones de tarjetas de crédito.

Conciliación bancaria: son habituales las diferencias

entre los saldo bancarios y los contables que hay
que depurar. Es necesario llevar al día un libro de
bancos en donde se asienten todas las operaciones
 CONTROL MONETARIO
ARQUEO DE CAJA
Tiene gran importancia en el control financiero de
la empresa, por eso es importante implementar
controles. Dicho recuento puede dar como
resultado que su existencia:
• Concuerde con los saldos de las cuentas de
fondos
• Sea mayor que dichos saldos
• Sea menor que dichos saldos
Las diferencias deben ser encontradas y
registradas para conciliarlas.
 REGISTRO DE COMPROMISOS
• Utilizar una herramienta de este tipo (Excel o
similar) nos brindara la posibilidad de obtener
detalles de las negociaciones llevadas a
cabo con los clientes/proveedores de la
empresa. Puede considerarse como una
herramienta de análisis relevante, dado que
otorga información mediante la cual se puede
conocer el grado de avance y la actuación de
los participantes en dichas operaciones
• EJ: utilizando una planilla de Excel
podemos en la hoja principal establecer
un menú con los distintos ítems que
vayamos a utilizar
REGISTRO DE COMPROMISOS

Listado de clientes y participantes

Registro de compromisos

Agenda

Detalle de clientes
• En la hoja listados, ingresamos los nombres de
los clientes asignándoles un numero identifica
torio y también el numero de participantes de las
negociaciones
ID DE CLIENTE NOMBRE DE CIENTE PARICIPANTES
1 DINO SA MICHAEL GOMEZ

2 FULL BRIAN TOLEDO

CONSTRUCCIONES
3 ELAZAR SRL JENIFER GONZALEZ
4 MARINA SUR SRL
5 TURISMO ARG. SRL
 • Hoja registro de compromiso
FECHA HORA HORA CLIENTE/PROVEEDOR TIEMPO EN PARTICIPANTES TEMARIO
COMIENZO FINALIZACION REUNION

08/02 13:00 14:30 Turismo argentino 90M MARIO VEGA ACT.

SOFTWARE
29/02 11:00 13:00 Full Construcc. 60 M ROBERTO COMPRA PC
SOSA
05/03 12:50 13:45 CAM SA 125 M JOSE VIDONE POLITICA
PRECIOS
08/03 14:00 15:00 EL LITORAL SRL 60M SEBASTIAN PUBLICACIONE
CORDOBA S
19/04 17:00 19:30 ARENERA 90 M CESAR COTIZACIONES
FLEITAS
PUERTO
 REGISTRO DE LLAMADAS
Aquí podemos elaborar una planilla donde podremos
efectuar un control adecuado de las llamadas vinculadas
con la operatoria de su negocio, pudiendo identificar
además las llamadas que se encuentran pendientes de
realización.
REGISTRO DE ACTIVIDADES DEL CADETE
Acá podemos implementar una planilla donde
podremos efectuar un control adecuado de las
actividades realizadas por los cadetes a su cargo,
teniendo las posibilidad de analizar el trabajo de los
mismos en forma detallada.
 ADMINISTRACION DE FONDOS
Aquí podremos diseñar planillas que nos permitirá una
mejor administración de los fondos de su empresa,
brindándole la posibilidad de obtener información
especifica de los saldos y moneda extranjera, utilizados
en un periodo de tiempo determinado. De este modo
tendremos una importante herramienta de análisis para
evaluar cual es el grado de efectividad del uso de sus
fondos
SISTEMAS DE BANCOS
Podemos implementar unas planillas que nos permita
llevar un completo registro de los movimientos de banco
y obtener diversos análisis por banco y globales.
 MERCADERIAS Y PRODUCTO
• EL INVENTARIO PERMANENTE Y TOMA DE INVENTARIO

A veces se pierde el control de lo que se tiene, lo que se

necesita y del lugar donde se encuentra el material. Por
ello, es importante llevar un control permanente de
existencias y de la reposición de los productos vendidos
o consumidos en el proceso de producción.
Hoy existen numerosas aplicaciones informáticas que
permiten registrar todos los datos de los stocks para
poder consultarlos permanentemente.
La implementación de fichas de stocks, permite
tener actualizado el valor y volumen de
existencias. Para ello, deberá seleccionarse algún
método de costeo. Entre los mas usados
encontramos: PEPS (primero entrado, primero
salido), UEPS (ultimo entrado, primero salido) y
PPP ( precio promedio ponderado)
También es importante realizar recuentos
periódicos de existencia con el fin de ajustar los
registros contables y ficheros con los resultados
obtenidos en esas tomas de inventario
 • CONTROL DE REPOSICION
Ante la falta de insumos, es recomendable calcular el
stock mínimo necesario para cada articulo, a fin de
conocer cual es el momento exacto para la reposición
de los inventarios antes de que se produzca la falta.
Para determinar el stock mínimo de cada producto, se
debe analizar las ventas realizadas por la empresa
durante el periodo de tiempo determinado, siempre
atendiendo a la estacionalidad del producto, para
observar cual es la demanda de cada articulo.
 El VALOR DE INGRESO
En este punto se hace referencia al valor por el cual las
mercaderías y materiales ingresaran a la contabilidad de
la empresa
FORMAN PARTE DEL COSTO DE LOS BIENES
ADQUIRIDOS
PRECIO DE CONTADO
GASTOS DE TRANSPORTE, CARGA Y DESCARGA
SEGUROS
IMPUESTOS NO RECUPERABLES
DERECHOS DE IMPORTACION
OTROS GASTOS NECESARIOS PARA
COMERCIALIZARLOS
COSTOS DE LA FUNCION DE COMPRAS
COSTOS DE CONTROL DE CALIDAD
 COSTO DE PRODUCCION
Es el sacrificio económico en que se incurre para
obtener un bien. Sintéticamente podemos concluir que:
ELEMENTOS DEL
COSTO

1 MATERIA PRIMA

2 MANO DE OBRA

3 COSTOS GENERALES
DE PRODUCCION
 CONTROL DE STOCK
• Mediante una planilla adecuada podemos contar con una
herramienta que nos permita llevar control del stock de productos
terminados y/o mercaderías que tiene la empresa, teniendo en
cuenta la información de productos, proveedores y clientes. De este
modo podremos obtener un dato esencial, que será el stock actual
para cada uno de los productos y/o mercaderías
 MODULO 8

GESTION DE INVENTARIOS
 Objetivos del módulo
La función principal de la actividad de compras es la formación de los
inventarios que requiere la empresa para su operación.

Por lo dicho, es necesario que prestemos el debido interés y especial

atención a una serie de aspectos claves relacionados con la
gestión de los inventarios que se han formado como resultado por la
actividad de compras.

Mediante este módulo trataremos de brindar las pautas necesarias

para una eficiente gestión de los mismos, lo cual debe responder a
la necesidad de mantener, en todas las fases del sistema logístico,
un nivel óptimo de materiales y productos, que sean capaz de
incrementar al máximo la rentabilidad de los recursos financieros
que se han invertido en su formación.
 Los costos de la gestión de
inventarios
Un control estricto de los costes están directamente
relacionados con la propia existencia de los
inventarios.
Entre los costes, los principales son:
 Costes Financieros: Se calculan en términos del
coste financiero que tiene el dinero en el mercado en
función de 2 enfoques:
a) Asumiendo que el dinero invertido en la formación
del inventario hubiese sido tomado en una fuente de
financiación externa.
 b) Calculando la rentabilidad que pudiese estar
devengando la empresa si, en vez de dedicarlo
a la formación de inventario, hubiese invertido
ese dinero en el mercado financiero.
 Costes de Conservación: Representan los
costes relacionados con el mantenimiento y
preservación física de los inventarios: Personal,
alquiler de locales, amortización de los edificios
destinados a depósitos, mantenimiento y
reparaciones, amortización de las instalaciones,
etc.
 Costes de gestión: Compuestos por los
costes relacionados con el personal de los
niveles directivos o de supervisión
responsables del área de inventarios, los
controles contables e informáticos, el
procesamiento de ingresos y egresos de
materiales y productos, el transporte
interno, consumibles, vigilancia, teléfono,
auditorías, etc.
 Costes de riesgo: Representados por los
gastos que realiza la empresa para evitar o
compensar las causas que pudiesen disminuir,
de una forma u otra, el valor de los inventarios:
por ejemplo, seguros, obsolescencia, daños,
relocalización, etc.
Como podemos ver, los costes asignables a la
posesión de inventarios pueden llegar a
representar una suma no carente de
importancia, aparte del dinero invertido en su
formación.
A este respecto existe una “Sentencia” que
los directivos de las pequeñas empresas
deben tener siempre presente:
CUANTO MAYOR TIEMPO
PERMANEZCAN LOS MATERIALES Y
PRODUCTOS EN INVENTARIO,
MAYORES SERAN SUS COSTES DE
POSESION Y GESTION.
Esto explica porque es tan importante
establecer y mantener una vinculación
muy estrecha y dinámica entre ventas,
compras y aprovisionamiento. Y, de ahí,
también, la necesidad de calcular con la
mayor precisión posible las previsiones de
salida y, en especial, el punto de reorden
(momento en el que es necesario volver a
colocar un pedido)
A este respecto, con el fin de mantener los
costes de posesión y gestión en sus
niveles óptimos:
El propósito que deben fijarse las empresas
es el de mantener el mayor equilibrio
posible en los “picos y valles” que se
producen en el volumen de los
inventarios.
Este enfoque se fundamenta en el hecho de que
los inventarios llegan a sus niveles más altos
(“Picos”) en el momento en que ingresan los
materiales y productos comprados, y van
bajando hacia la posición “Cero” (“Valles”) en la
medida en que pasan a la producción o al área
de ventas. Por esto, la meta es que los niveles
nunca lleguen a “cero”, con el fin de evitar las
rupturas de los stocks. De ahí que, lógicamente,
el punto de reorden debe situarse antes de
que las existencias se agoten por completo.
 Tipos de Inventarios
Fundamentalmente en una empresa, existen los
siguientes tipos de inventarios:
 Materias Primas: Compuesto por los
elementos simples y elementales que requieren
cierto grado de transformación antes de que se
les pueda considerar como un producto.
 Productos semielaborados: Artículos
manufacturados que se incorporan en un
artículo mayor para constituir el producto final;
también se les denomina Componentes.
 Empaquetado: Artículos que se utilizan
para empaquetar los productos
terminados antes de su venta; también
incluye los artículos que se destinan al
empaquetado de protección, tanto para
proceder a su venta como para preservar
mejor los materiales durante el período en
que permanezcan en inventario.
 Consumibles: Son bienes que no se
incorporan en el producto terminado, pero
que, de una manera u otra, son
necesarios para su elaboración.
 Productos terminados: Artículos
completos, funcionando y listos para su
venta.
La función de los inventarios en el
esquema integral
Si analizamos toda la función logística de la
empresa, veremos que la integración de los
inventarios no sólo se relaciona con el área de
producción , sino que además, se interrelaciona
de manera muy directa con por lo menos, 3
áreas claves de la empresa:
 Finanzas,
Marketing y ventas
 Producción
Esta relación crea tres diferentes corrientes o
flujos que se generan o terminan en los
inventarios y se mueven en dos direcciones, nos
referimos a:
 Flujos de efectivo: en el sistema contable y
financiero.
 Flujos de materiales: en el área de producción.
 Flujos de pedidos: en el área marketing y
ventas.
Lo anteriormente dicho nos permite calificar
los inventarios como verdaderos puntos
neurálgicos de todo el proceso. Su
deficiente gestión puede provocar:
• Imposibilidad de vender
• Interrupciones en la producción
• Problemas en el cash flow.
• “Cuellos de botella” en el proceso.
• Costes innecesarios, etc.
 Objetivos estratégicos de los
inventarios
La eficaz gestión de los inventarios debe plantearse de
tal forma que permita a la empresa alcanzar cinco
objetivos claves:
 Generar economías de escala: las compras en
cantidades adecuadas permiten a la empresa generar
importantes ahorros, tantos en los precios de compra,
en el transporte (por medio de un mejor uso de la
capacidad de los vehículos), como en la producción
(la capacidad de producción aumenta y el coste
unitario se reduce cuando se fabrican lotes de tamaño
óptimo)
 Equilibrar la oferta y la demanda: antes señalábamos
que , a pesar de los pronósticos, es muy difícil prever las
fluctuaciones que, en la práctica, se producen en la
demanda de los productos de una empresa; en este
sentido, los inventarios actúan como un “colchón” entre
el mercado y la producción, con el fin de dar tiempo a
esta última para que se ajuste al nivel de la demanda.
En otros casos, por ejemplo, juguetes, las empresas
fabrican y almacenan durante meses para poder hacer
frente a la demanda que se concentra en un mes.
 Protección contra fluctuaciones en el
abastecimiento de materias primas:
En ocasiones, las materias primas de algunas
empresas sólo se obtienen en un determinado
período del año; en otros casos, las empresas
pueden realizar stocks de importancia ante un
inminente aumento de los precios o ante la
previsión de una futura carestía producida por
problemas en las cadenas productivas
anteriores a la empresa.
Protección contra desajustes entre las
áreas que interviene en el proceso:
Fundamentalmente, estos desajustes
pueden producirse, por ejemplo, por fallos
en los plazos de entrega por parte de los
proveedores, por deficiencias en la
programación entre compras y producción
o entre producción y distribución, etc.
Mejorar el servicio al cliente:
El mantenimiento de niveles óptimos de
existencia permite, por ejemplo, atender
rápidamente una demanda no prevista de
un cliente, la reposición inmediata de
productos defectuosos, etc.
Es conveniente reiterar, también en este
caso, la necesidad de un enfoque
logístico de todas las áreas implicadas,
con el fin de que todas ellas funcionen con
el propósito común de alcanzar los
objetivos antes señalados. De esa forma,
se pueden reducir los problemas que se
crean entre sí las diferentes áreas; por
ejemplo:
• En algunos casos, producción ocasiona
problemas al área de inventarios al alterar su
programación de producción.
• En otros casos, se produce el efecto contrario:
inventarios ocasiona problemas a producción si
no ha programado bien sus operaciones o si
carece de la suficiente flexibilidad operativa.
• También el área de marketing puede ser la
causa de problemas para la de inventarios a
causa de pronósticos mal hechos, cambios de
planes sobre la marcha, etc.
 La optimización de los inventarios
y la concentración de la empresa
Como dijimos antes, una función clave del área de compras es la de
adquirir los materiales y productos que necesita la empresa al
precio más bajo posible (sin afectar la calidad del producto o
servicio final que sale al mercado).
También señalamos que una vez logrado lo anterior, la función de la
gestión de inventarios es mantener los costes propios del área en
los niveles más bajos posible.
Aparte de las mejoras que se puedan lograr en respuesta a las
preguntas planteadas a continuación, uno de los elementos que
más incrementan innecesariamente los costos son los inventarios
de Productos de baja rotación.
Evaluación de la gestión de inventarios:
1)¿Se producen en su empresa frecuentes roturas
en los stocks de productos terminados?
2) ¿Se producen en su empresa frecuentes
roturas en los stocks de materias primas,
materiales, productos semielaborados o
empaquetado?.
3)¿Se producen frecuentes desequilibrios en las
cantidades disponibles de los distintos
elementos que se utilizan en la producción?
4)¿Genera el sistema una alta proporción
de productos obsoletos o de baja
rotación?
5)¿Se producen paradas en la producción o
en las entregas porque no se han previsto
cantidades suficientes en los inventarios
de seguridad?.
6)¿Se producen cambios frecuentes en los
programas de producción?
7)¿Producción debe alterar con cierta
frecuencia sus programas debido a los
fallos que se producen en la gestión de
compras e inventarios?
8)¿Se producen quejas repetidas de los
clientes por el mal servicio que reciben del
área de distribución?
9)¿Existen conflictos frecuentes entre
producción y compras?
10)¿El área de marketing y ventas modifica
con frecuencia sus pronósticos y la
programación de sus actividades
promocionales?
11)¿Las áreas implicadas en el proceso
reciben toda la información que necesitan,
de forma amplia y fiable?
12)¿Se gestionan todos los productos con los
mismo criterios respecto, por ejemplo, a punto
de reorden, cobertura de seguridad, etc.?
13)¿Carece la empresa de registros adecuados de
todos los costes que implica la gestión y
posesión de los inventarios?
14)¿Existe descoordinación de los distintos
inventarios que existen en la empresa?
15) ¿Se olvida con frecuencia que todos los
inventarios deban ser gestionados con el
fin de que confluyan hacia el logro de los
objetivos claves?
16)¿Tiene la empresa problemas frecuentes
con los espacios disponibles en las áreas
de depósitos y almacenes?
Cuanto mayor tiempo permanezcan los
materiales y productos en inventario,
mayores serán sus costes de posesión
y gestión.
Posiblemente uno es consciente del incremento
en costes que implica el mantenimiento de
productos de baja rotación, ya que generan más
altos costes financiero, de conservación, de
gestión y de riesgo.
Pero es muy posible que no se haya detenido a
pensar en los costes ocultos que implica el
mantenimiento en el portafolio de la empresa de
productos de bajas ventas relativas, que es lo
que provoca que esos productos tengan una
baja rotación de inventarios.
 Costes ocultos que generan los
productos de baja rotación
Tiempo de la dirección: Los productos de baja rotación,
debido a que se convierten en “productos-problemas”,
requieren, en relación a los resultados que generan en
ventas y rentabilidad, una gran cantidad de tiempo,
atención y preocupación por parte de los niveles de
dirección.
Ajustes de precios: Los productos de baja rotación
necesitan, con excesiva frecuencia, ajustes en los
precios, que deben ser considerados, en realidad, como
“costes añadidos” del área de ventas que repercuten
directamente sobre la rentabilidad de la empresa.
Lotes pequeños: Los productos de baja rotación
suelen producirse en serios o lotes pequeños, lo
que implica que se prolongue el tiempo que se
dedica a la preparación de las máquinas, con le
resultado final del descenso de la productividad;
nótese que un descenso parcial de la
productividad de un equipo incrementa el coste
de producción unitario de todos los productos
que se elaboren en el mismo equipo.
Esfuerzos de comercialización:
Los productos de baja rotación requieren
esfuerzos mayores en actividades de
venta, publicidad, promoción, etc., que
restan recursos valiosos al apoyo que
podría darse a los productos de más alta
rotación.
Distribución: Los productos de baja rotación
deben distribuirse en pequeños lotes,
generando, en consecuencia, costes de
distribución muy altos en términos
unitarios.
Imagen y moral:
Los bajos niveles de aceptación de los
productos de baja rotación pueden llegar a
desmoralizar a los vendedores e, incluso,
a afectar la imagen de la empresa
dificultando la venta de los productos
clave de la empresa.
Nótese que estos están relacionados con factores
de coste de la gestión general de la empresa, y
no directamente con la conservación o
manipulación de los inventarios; por eso, se les
denomina costes ocultos de inventarios.
Sin lugar a dudas, ninguna empresa desearía
tener productos de baja rotación; pero no todos
los mercados reaccionan de la misma manera o,
como sucede con frecuencia, no siempre se
cumplen con precisión las previsiones de venta.
Pero además la experiencia nos indica que,
paulatinamente, las empresas, pretendiendo crecer a
toda costa, se van llenando de productos y servicios que
tienen poco éxito en el mercado y , en consecuencia,
muy rápidamente se convierten en generadoras de
escasa o nula rentabilidad.
Por esta razón, es conveniente que los dueños y directivos
hagan periódicamente un alto en sus actividades,
realicen un análisis objetivo y lógico del portafolio de
productos de la empresa e, individualmente, de lo
integran y procedan a: CONCENTRACION DE LA
EMPRESA.
 Concentración de la empresa
En términos generales, concentrar la
empresa quiere decir que la organización
se centre en las áreas en las que mejor se
desenvuelven los tres sistemas básicos de
la organización: el estratégico, el operativo
y el de control.
Este que constituye un enfoque de gestión
altamente recomendado para todo tipo de
organización en períodos de crisis, implica
a nivel global de la empresa:
Concentrar el capital, el personal, los
medios productivos, los medios
comerciales y los mecanismos
informativos de la empresa en áreas de
negocios seleccionadas.
 Acciones previstas en una estrategia de
concentración general de la empresa.

1) Eliminar o suspender la ejecución de

nuevos proyectos (salvo casos
excepcionales), con el fin de evitar el
consumo de recursos que se necesitan
para fortalecer las áreas claves.
2) Eliminar productos o servicios del
portafolio de la empresa.
3) Reorganizar la red de ventas para centrar sus
esfuerzos en las áreas de mayor potencial e
interés.

4) Eliminar los clientes que sean menos rentables.

5)Abandonar los canales de distribución que son

poco rentables o eficientes, pero que consumen
esfuerzos y recursos de la empresa.
6) Reestructurar internamente la empresa
para que responda a sus nuevos
objetivos.

7) Y Acciones similares.
Estas son algunas de las acciones que
puede implantar una empresa cuando
opta por la concentración como política y
estrategia global de gestión.
La concentración fundamentalmente
implica:

Reestructurar el portafolio de productos

de la empresa con el fin de centrarlo en
los productos que realmente generan
niveles adecuados de rentabilidad.
 Recomendaciones prácticas
Existen algunas líneas de acción prácticas que el
lector puede ponderar una vez adoptada la
decisión de eliminar los productos de bajar
rotación. Son las siguientes:
 Verifique con toda precisión las existencias de
los productos que se consideren de baja
rotación (haga una constatación física; no se
limite sólo a los registros contables).
 Elabore listas con esos productos en las
que se señale el dinero invertido por la
empresa, tanto en productos terminados
como en materias primas y materiales, y
hágalas analizar por todos los implicados
en el proceso logístico integral (compras,
almacenes, producción, marketing y
ventas, finanzas, etc.) con el fin de
concientizar a los responsables de la
magnitud del problema.
 En los almacenes y depósitos, separe
físicamente tanto los productos terminados
como las materias primas y materiales de baja
rotación; el propósito es doble: por una parte, la
simple observación visual permitirá detectar si
esos inventarios están descendiendo o no y, en
segundo lugar, al cabo de poco tiempo, esos
inventarios comienza a “molestar” y se
convierten en una presión psicológica para
todos los responsables.
 Asigne responsabilidades específicas
para la eliminación de los inventarios de
los productos, materiales y materias
primas: alguien tiene que responder luego
por lo que se ha hecho ( o no se ha
hecho) al respecto (las responsabilidades
demasiado compartidas se diluyen).
 Acepte la realidad de que se trata de productos,
materiales y materias primas inútiles, que
deben ser eliminados con la mayor rapidez
posible: no pretenda generar beneficios con su
venta, el objetivo es eliminarlos con el menor
coste posible.
 Trate de revender las materias primas y
productos semielaborados a los proveedores.
 El análisis “ABC”
Uno de los instrumentos más utilizados para
realizar la clasificación de los productos
en categorías de “alta, media y baja”
rotación es el llamado análisis ABC.
Este se realiza con el fin de: Determinar la
importancia de los distintos productos
en función de su aporte a las ventas
totales de la empresa y los márgenes
brutos de beneficios generados.
Se basa en la constatación de que:
El 80 por 100, en dinero, de las ventas de
una empresa, es generado por el 20 por
100 de los productos existentes en su
portafolio.
Para realizar el análisis ABC:

• El primer paso consiste en ordenarlos, de

mayor a menor, de acuerdo con el tanto
por ciento que representan respecto al
total de las ventas de la empresa.
• El segundo paso se completa colocando
al lado del tanto por ciento sobre las
ventas el tanto por ciento que
representa cada producto respecto al
margen bruto total generado por la venta
de todos los productos de la empresa.
• El tercer paso consiste en separarlos en
“tramos” o categorías, con el fin de clasificarlos
en productos de alta, media y baja
importancia relativa.
• La clasificación anterior se realiza calculando,
en primer lugar, cuáles son los productos que,
sumados, representan el 80 por 100 de las
ventas y/o de los márgenes (reciben la
clasificación de PRODUCTOS A)
• Luego se separan los que representan el
15 por 100 (se clasifican como
PRODUCTO B).
• Finalmente, se identifican los productos
que sólo aportan, en conjunto, el restante
cinco por ciento (PRODUCTOS C)
La tendencia es a que los productos de la mayoría
de las empresas se agrupen, de manera natural
y siguiendo una “ley” que rige en todos los
mercados, de la siguiente manera:
• El 20 por 100 en número de ítem representa el
80 por 100 de las ventas.
• El 30 por 100 representa el 15 por 100 de las
ventas.
• El 50 por 100 restante, en número de ítem,
apenas represente el cinco por ciento de las
ventas.
Este análisis permite determinar cuáles son
los productos realmente importantes para
la empresa. En consecuencia, se pueden
tomar decisiones con una base más
objetiva respecto a cuáles pueden ser o
no eliminados, aunque, como es lógico,
antes de tomar la decisión final, deberán
tenerse en cuenta otros aspectos
importantes como son:
• Si es necesario mantener una línea completa
de productos, aunque algunos de ellos vendan
pocos.
• El potencial de crecimiento del mercado al que
se dirigen los productos.
• Posibilidades de recuperación del ritmo de
ventas por medio de acciones de marketing.
• Necesidad del producto en determinados
mercados o segmentos importantes para la
empresa.
• Etc.
 Rotura de Inventario
• En particular sus efectos son:
 Productos dejados de producir por falta de
materiales o materias primas.
 Productos dejados de vender por falta de stocks
de productos terminados.
Algunos dueños o directivos restan importancia a
esta situación siguiendo el criterio de que:
Lo que no produje o vendí hoy, lo produciré y
venderé mañana.
Pero el problema con este razonamiento es que
es FALSO ya que, salvo casos muy especiales:
Lo usual es que, cuando el cliente no encuentra el
producto o servicio que busca, selecciona uno
de la competencia, aunque sea temporalmente,
pero no se queda esperando día tras día hasta
que el establecimiento disponga de nuevo de
ese producto o servicio específico.