INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y TECNOLOGÍA EDUCATIVA

Docente: Lic. Victoria Martínez

NOMBRE DE CARRERA: Tecnicatura Universitaria en Protocolo, Ceremonial y Organización

de Eventos.

NOMBRE DE LA ASIGNATURA: Planificación y Organización de eventos.

DOCENTE: Victoria Inés Martínez vmartinez@[Link]

- Licenciada en Comercialización (Universidad Santo Tomás de Aquino, año 2004)
-Técnica Universitaria en Protocolo, Ceremonial y Organización de Eventos (Universidad San
Pablo Tucumán, año 2014)
-Especialista en “Dirección de Recursos Humanos” (Fundación del Tucumán, año 2008)
-Coach Profesional (Fundación Alta Escuela, año 2016)
-Posgrado en “Coaching Organizacional” (Universidad San Pablo Tucumán, año 2018)
-Postítulo “Actualización Académica en Educación a Distancia e Innovación Educativa”
(FORMAR, Ministerio de Educación de Tucumán, año 2021)
-Docente Nivel Superior (Terciario y Universitario)

CARTILLA DE CONTENIDOS: MODULO 2

MODULO 2- CLASE 1
Preguntas básicas para planificar un evento. Consideraciones. Generación de ideas para
eventos. Características de las ideas. Check list general. El cliente. El público. Los
Proveedores.

INTRODUCCIÓN
Planificar un evento es una tarea minuciosa que debe realizarse con un tiempo
prudente de anticipación, por la cantidad de servicios que se utilizan, el contacto con los
proveedores, las reuniones con los clientes, los presupuestos, entre otras actividades que se
llevan a cabo.
Es importante realizar preguntas básicas que nos guíen en esta planificación,
planteando principalmente los objetivos del evento, el público al que se dirige, donde y cuando

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se hará.
El tiempo de anticipación con el que el Organizador Profesional debe comenzar a
planificar, dependerá de distintos factores como:
El tipo de evento a realizar: Social, empresarial, científico, cultural etc. Todos necesitan
diferente tiempo para ser organizados.
La magnitud del evento: Mega eventos (Ej. Mundial de fútbol) 2 a 4 años de anticipación;
Grandes eventos (Ej. Congresos y convenciones) 1 a 2 años de anticipación; Pequeños
eventos (Ej. Cenas de fin de año, aniversarios) 2 a 6 meses de anticipación.
La cantidad de Público: Cuando mayor es la cantidad de asistentes, participantes o
invitados, necesitaremos mayor tiempo para convocarlos al evento.
Los recursos económicos necesarios para el evento: Si deseamos recaudar dinero,
convocar sponsors, debemos tener mucho tiempo de anticipación para contar con todos los
recursos económicos necesarios.
Las habilitaciones y permisos a gestionar acordes al evento: Se gestionan distintos tipos
de permisos como por ejemplo en Defensa Civil, AADI CAPIF, SADAIC, IPLA, Transito
municipal, Ambulancias públicas, Presencia policial etc. Es necesario realizarlas con mucho
tiempo de anticipación.
La preparación de la Infraestructura donde se llevará a cabo el evento: preparación del
salón, predio o espacio público donde se realice. Limpieza, acondicionamiento,
funcionamiento de la infraestructura, cocinas, baños, instalaciones eléctricas, etc.
La complejidad del montaje: En casos donde el montaje sea complejo como escenarios,
equipos de sonido, pasarelas, stands, accesos, etc. Hay que calcular muy bien el tiempo del
armado y desarmado, los accesos de descarga de los elementos, los horarios habilitados
para hacerlo etc.
Teniendo en cuenta todos estos detalles, los O.P.E podrán planificar correctamente
su evento, reduciendo el impacto de las situaciones imprevistas y garantizando el mayor éxito
posible.

Prof. Victoria Martínez

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DESARROLLO
Para planificar correctamente un evento, el Organizador Profesional debe tener en
cuenta ciertos interrogantes que no puede pasar por alto, y lo realizará cuando organice
eventos de menor o mayor magnitud. A continuación detallaremos que es lo que un buen
organizador debe preguntar siempre antes de comenzar a hacer su trabajo.

Preguntas básicas para planificar un evento

En primer lugar el Organizador debe conocer Qué tipo de evento realizará, ya sea
para un cliente que lo convoque o bien por iniciativa propia. Puede ser del tipo social, cultural,
deportivo, empresarial etc.
En segundo lugar para qué se llevará a cabo ese evento, es decir cuáles son los
objetivos que tiene nuestro cliente o el OPE con la realización de este evento. Conocer los
objetivos será la guía principal para definir los recursos necesarios para realizarlo. Algunos
objetivos pueden ser, celebrar, capacitar, presentar un producto, agasajar a alguien,
conmemorar una fecha especial, promover una actividad entre otros.
En tercer lugar es importante para quién está dirigido el evento, es decir su público.
Si es un evento social puede estar destinado a familiares, amigos o compañeros de trabajo,
pero si es un evento deportivo, el público seguramente será más específico y los participantes
serán deportistas y público simpatizante con ese deporte.
En cuarto lugar el Organizador Profesional debe acordar con su cliente o definir
cuándo realizará el evento, es decir la fecha concreta. Es de suma importancia el tiempo de
anticipación con el que se define la fecha ya que de eso dependerá una buena organización.
En quieto lugar va a considerar el lugar de realización del evento, dónde se llevará a
cabo, en que salón, predio, club etc. y en qué ciudad está ubicado. De esta manera el O.P.E
podrá planificar las tareas logísticas para el montaje del evento en el lugar planeado que
cuente con la infraestructura necesaria para el desarrollo del evento.
En sexto lugar la pregunta que debe hacer el organizador es si el evento tiene fines
de lucro, ya que no será lo mismo planear un evento a beneficio, o de concientización a

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planear un evento para obtener ganancias, vender algún producto etc.

Por último el O.P.E deberá preguntar cómo se va a financiar el evento, ya sea por
aporte del cliente, por sponsors, donaciones, subsidios o aporte del organizador en caso de
que sea un evento propio.

Consideraciones sobre las preguntas básicas para realizar un evento

Que debe considerar el O.P.E al realizar cada pregunta

1-¿Qué tipo evento va a realizar?
Definir claramente el tipo de evento, si es Social, Empresarial, académico, Cultural, Deportivo,
Protocolar etc. Esto posibilitará al organizador planificar correctamente.

2- ¿Para qué realizará el evento?

Conocer los objetivos del evento: Capacitar , Entretener, Ganar nuevos clientes, Fidelizar
clientes actuales, Entrar al mercado, Lanzar un nuevo producto o servicio, Celebrar una fecha
importante, Motivar al público interno de una empresa, Premiar , Recaudar fondos benéficos
etc.

3-¿Para quién?
Cuál es el público al que está dirigido. Que intereses en común tienen. De qué zona son, cual
es el rango de edad de los participantes.

4-¿Cuándo se realizará el evento?

Tener en cuenta
 Fecha: día – mes –año
 Estación del año: otoño, invierno, primavera, verano.
 Condiciones climáticas óptimas para el desarrollo del evento (especialmente si es al
aire libre)
 Evitar realizarlo en fechas patrias (a menos que sea relacionado a la misma)
 Tener en cuenta los feriados provinciales y nacionales y extranjeros.

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 Actividades religiosas que se realicen en la misma fecha.

 Evitar que coincida con otro evento de características similares.
 Fecha alternativa: definir una fecha alternativa en caso de que sea necesario
reprogramar el evento.

5- ¿Dónde se realizará el evento?

 Definir la Sede: lugar geográfico donde se realizará detallando localidad, provincia,
país. Su accesibilidad, vuelos, transporte terrestre, plaza hotelera disponible,
gastronomía, áreas comerciales, actividades secundarias posibles como excursiones,
paseos
 Encontrar la locación: el espacio contratado para realizar el evento, ya sea un salón,
auditorio, teatro, cancha, predio etc.
 Calcular la cantidad de asistentes posibles para saber cuál es el lugar óptimo.

6- ¿El evento tiene fines de lucro o no?

Si tiene fines de lucro:
 Determinar el porcentaje de ganancias
 La cantidad de asistentes objetivo
 Definir precio de la entrada que otorgue la ganancia planeada.
 Buscar sponsors, subsidios o colaboraciones externas.

Si no tiene fines de lucro:

 Puede organizarse en conjunto con ONG, fundaciones o entidades benéficas.
 El objetivo es recaudar fondos o elementos necesarios, concientizar o lograr adhesión.
 Es importante la difusión para lograr convocatoria y la búsqueda de
patrocinadores para alcanzar la meta.
 Establecer claramente la consigna de recaudación para motivar la participación del
público.

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7- ¿Cómo se va a financiar el evento?

Determinar las fuentes más frecuente para financiar el evento:
 Venta de entradas e inscripciones.
 Venta de merchandising.
 Sponsors.
 Expositores y stands.
 Subsidios o donaciones
 Aporte del cliente cuando el O.P.E. es contratado.
 Aporte del organizador cuando es un evento propio.

Generación de ideas para eventos

Las ideas son fundamentales para la realización de eventos; el O.P.E. puede recurrir
a la técnica de Brainstorming (lluvia de ideas) para generarlas.

¿Qué es el Brainstorming o lluvia de ideas?

Es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

¿Para qué el O.P.E. realiza esta técnica?

 Para estimular la imaginación de los equipos de trabajo.

 Para generar variadas ideas sobre el evento.
 Para crear opciones en la planificación del evento.

La lluvia de ideas posibilita:

 Participación de todo el equipo de trabajo.

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 Plantear objetivos y resolver problemas.

 Identificar posibles causas.
 Encontrar soluciones alternativas.
 Desarrollar la creatividad

Cómo realizar la lluvia de ideas

 Definir el tema sobre el que se generaran las ideas. Por ejemplo: El nombre
comer comercial del evento, los salones adecuados, el tipo de música que se
pondrá, los disertantes posibles etc.
 Nombrar a un conductor o coordinador de la lluvia de ideas que se encargue
de moderar la participación de los integrantes del equipo.
 El conductor debe explicar las reglas antes de comenzar la “tormenta de ideas”
 Emitir ideas libremente.
 Registrar por escrito las ideas generadas por el equipo.
 En caso de que se repitan las ideas, unificarlas.
 Evitar criticar las ideas de los compañeros.
 El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas. Se debe otorgar un
tiempo prudente para la generación de las ideas.
 Luego de tener el listado de ideas se analizan, evalúan y organizan, para
valorar su utilidad en función del objetivo que se desea lograr.
 Se descartan las ideas que no son factibles de realizar o no solucionan el
problema planteado.
 Se definen las ideas seleccionadas por su funcionalidad y factibilidad.

Características de las ideas

Las ideas deben tener las siguientes características a la hora de ser analizadas por el
O.P.E. y su equipo:
 Claras: Definir claramente qué tipo de evento se realizará, cuales son los objetivos.
 Concretas: Donde, cuando a qué hora se realizará el evento y a qué público está

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dirigido.
 Posibles: Debemos evaluar las posibilidades reales que tenemos de concretar la
idea. ¿Tenemos los medios económicos para realizar lo que planeamos? ¿Es
accesible? ¿Es posible realizar nuestra idea?
 Medibles o Cuantificables: Definir las cantidades de cada elemento que
necesitaremos; por ejemplo: Cantidad de sillas, litros de bebida, metros cuadrados
que debe tener el salón para la cantidad de público objetivo.
Una vez definidas las cantidades, realizar el presupuesto para conocer los recursos
económicos y materiales necesarios para llevar a cabo el evento.

Check list general del evento

Para la planificación y organización del evento el O.P.E. debe chequear que nada
haya quedado librado al azar. Como buenos organizadores profesionales, ningún detalle
puede pasar desapercibido y si es necesario hay que controlar dos o tres veces el Check List
y asegurarnos de que todos los elementos estén donde deben estar a la hora del evento.
A continuación se detalla un ejemplo de Check List que el O.P.E. puede adaptar a
cada evento que realice:
 Tipo de Evento
 Proveedores
 Público objetivo
 Nombre del evento
 Fecha
 Horario y duración
 Objetivos
 Programa del participante
 Horario y actividades planificadas
 Medios de difusión: Redes sociales, Web del evento, WhatsApp del evento,
Folletos, Carteles, Invitaciones digitales e impresa, Posters
 Catering: Menú, Bebida, Vajilla, Personal de servicio, Elementos de limpieza

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 Montaje: Relevamiento de sala, Paredes, Ventanas, Tipo de piso, Elementos

necesarios, Tiempo necesario, Tiempo de prueba, Horario, Escenario, tarimas,
escaleras.
 Ambientación: Arreglos florales, Mantelería, Centros de mesa, Mobiliario,
Sponsors
 Proceso de inscripción al evento: diseño de ficha de inscripción, inscripción
web.
 Forma de invitación: diseños, envíos, digitales o impresas.
 Lista de invitados
 Presentaciones: Selección de oradores, Recursos necesarios, Tema a tratar,
Curriculum.
 Agenda del organizador: Acreditación, Comienzo/ finalización, Cofee break,
Espacio para preguntas
 Elementos necesarios: préstamo, compra, alquiler, sponsor
 Material gráfico: carteles, folletos, programas.
 Presupuesto y finanzas: presupuestos de cada proveedor, gastos, obtención
de fondos.
 Salas y ubicación física: planos, relevamiento, diseño de sala, accesos,
ascensores, escaleras, rampas, diseño de sala, climatización, Aire
acondicionado, extractores, calefactores.
 Distribución de funciones: locutor/ maestro de ceremonias, asistentes de sala,
recepción, acreditación, secretaría, guardarropa.
 Identificación de los organizadores: Credenciales, uniformes.
 Equipamiento: sonido, equipos, pizarra, marcadores, borradores,
musicalización, DJ, proyector, iluminación, cortinas para oscurecimiento,
traducción, fotos, grabación de audio y video.
 Estrado: cantidad de personas, tarima, banderas, mesa y sillas, hojas y
biromes, agua, vasos, servilletas, podio, iluminación del podio, tarjetas de
ubicación.
 Expositores

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 Entretenimiento: espectáculos, animadores.

 Traslados: autos, remises, buses.
 Estacionamiento: Espacio, Valet parking, Costo.
 Emergencias: teléfonos de emergencias, puertas y salidas, servicio médico,
estrategia de evacuación, botiquín de primeros auxilios.
 Seguridad: general, de ingreso, custodias personales, seguros.
 Cortesía: regalos para participantes, regalos vip, regalos para el comité
organizador.
 Responsabilidad Social: Invitar instituciones, espacio necesario, necesidades,
colaboración.
 Acreditaciones y secretaría: personal necesario, cartelería, hojas y biromes,
lista de participantes por orden alfabético, credenciales, carpetas y material
para entregar.
 Guardarropa: percheros, perchas, números, alfileres, cinta, espacio para
bolsos, personal necesario.

El cliente
El cliente que contrata la organización de un evento puede ser una persona particular,
que requiere la planificación de una fiesta de cumpleaños, una boda, un agasajo o un
empresa que desea organizar el lanzamiento de un producto, inaugurar una sucursal o la
fiesta de fin de año.
En ocasiones pude pasar que las decisiones sobre el evento por tomar no son de
quien contrata al O.P.E. sino de terceros a quien no se conoce, o las decisiones las toman
varias personas, con intereses diversos. Es el caso de que un empelado contacte al O.P.E.
pero sus jefes son los que tienen la última palabra . Por ello siempre conviene que el
interlocutor del organizador sea una sola persona para evitar cruces de información que
entorpecerán la labor por realizar e incorporarán el riesgo de dejar insatisfechas a las partes.
Al organizador le corresponde el rol de coordinador/ negociador porque su tarea
consiste en aunar voluntades y deseos y evitar discrepancias que entorpezcan su trabajo.
Cada una de las reuniones en las que convoque a personas con ideas o propuestas

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diferentes, debe concluir en la toma de decisiones definitivas, de lo contrario se verá

perjudicado.
Los proveedores no pueden ni deben ser contactados hasta que no esté definido el
servicio que se precisa y el monto que se esté dispuesto a desembolsar. No es ético
contactarlos, solicitar reuniones o demostraciones si no hay seguridad de lo que se está
dispuesto a contratar. No decimos que no se deba conocer a los proveedores, sino que es
preciso establecer primero qué tipo de evento queremos y a partir de entonces decidir entre
dos, tres o más proveedores de cada servicio, en lugar de recorrer todo el mercado por si
llegara a aparecer alguno más conveniente en calidad o economía. Por ejemplo, seguramente
en el lugar donde vivimos hay más de una opción en cuanto a salones aptos para una tiesta,
pero, en vez de hacer una lista interminable y salir a recorrerlos, es básico plantearse antes:
qué estilo de salón queremos, qué ubicación privilegiamos, qué cantidad de asistentes
tendremos, qué requerimientos específicos debe cumplir; con estas preguntas respondidas,
podremos empezar a delimitar ese listado; así ahorraremos tiempo y esfuerzo, y evaluaremos
cuatro o cinco propuestas que cumplan con las expectativas. ¿Qué pasa si quien desea
hacer el evento no tiene una idea precisa del salón que más le conviene? Entonces será
oportuno que el organizador cumpla con su trabajo de asesoramiento formulando las
preguntas adecuadas para definir el estilo de fiesta que se busca. También será válido elegir
cuatro o cinco estilos de salones diferentes y que los novios, vayan a verlos. De esa manera
podrán estar seguros de qué tıpo de salón quieren, y podrá determinarse una lista de varios
salones que reúnan estilos similares. Es tal la variedad de salones, servicios y proveedores
en general que hay en el mercado que sería imposible abarcarlos a todos. Además, todos los
días surgen otras propuestas novedosas, a veces impensadas, que vale la pena evaluar. Para
quien no se especialıza en el tema seria agotador ocuparse de esta tarea, por eso el
organizador profesional puede, asesorar al respecto, de acuerdo con el evento que se desee
preparar. En este punto es válido hacer hincapié en el siguiente concepto: hay un servicio
para cada evento, y no todos los servicios, por buenos que sean, son aptos para cualquier
Evento. Algunos requieren un, servicio de catering de altísimo nivel, mientras que para otros
es adecuado algo no tan exclusivo; algunos requieren valet Parking, mientras que otros no;
en algunos corresponde el envío de invitaciones con determinado tiempo de anticipación,

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mientras que para otros basta un simple llamado telefónico todo esto se determina a partir de
las primeras reuniones entre organizador y cliente. Y depende de lo que el cliente quiera
hacer de lo que pueda pagar, del asesoramiento personalızado del organizador y de los usos
y costumbres de cada lugar.

El público de un evento

¿A quién va dirigido el evento? ¿A quién o a quiénes se debe satisfacer?

¿Cuáles son las expectativas de los invitados? Estas son algunas preguntas
fundamentales que debe hacerse quien organiza. Así como es importante la relación con el
cliente y satisfacer sus expectativas, porque es quien contrata y asume el costo económico
(a veces también el riesgo) del evento no debe perderse de vista el público objetivo a quien
se quiere atraer en los casos en que hay una inscripción previa abierta, o los invitados, a
quienes, si bien no hay necesidad de "conquistar" para que se inscriban, son también la razón
de ser de un acontecimiento.
Los destinatarios de los eventos son los participantes o invitados, las personas que lo
“consumen” movidos por un interés particular que los lleva a participar de una u otra forma
cuando los particıpantes son invitados en todos los servicios y beneficios sin costo alguno.
Es el caso de un cumpleaños, un casamiento, un lanzamiento de producto. En otras
oportunidades, los destinatarios llegan al evento por un aviso en los medios, en las redes
sociales, un folleto enviado a sus oficinas, una carta que invita a participar o una invitación
digital por WhatsApp; la aceptación implica una inscripción previa y el pago de un arancel,
que a veces es mayor o menor, de acuerdo con la categoría del inscripto del inscripto (si es
socio, o no, de la institución organizadora; según su antigüedad en la profesión, etc.) Es el
caso de los Congresos, seminarios, maratones o Comidas a beneficio.
Un evento existe en tanto y en cuanto los participantes están presentes. Una fiesta
destinada a100 personas, a la cual asisten 20, es un fracaso, aunque esos 20 se deshagan
en elogios hacia el organizador. Entonces, sea cual fuere el púíblico-objetivo de un evento,
en primer lugar habrá que delinear en quién se está pensando. Si son los empleados de una

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empresa, los amigos y parientes de los novios, los profesionales de una determinada carrera,
si son funcionarios, o tal vez una combinación de esas categorías. La finalidad u objetivo de
quien organiza un, evento puede tener directa correlación con el interés que mueve al
participante a asistir, aunque también puede no tenerlo. Así, un participante, sea invitado o
arancelado, habitualmente persigue uno más de los siguientes fines:
 Capacitarse.
 Relacionarse con profesionales. Entretenerse
 Realizar turismo, viajes, conocer ciudades.
 Darse a conocer.
 Efectuar una presentación de trabajos.
 Representar a un superior.

En general, el motivo predominante para asistir a eventos empresariales es el de

relacionarse, y en eventos Sociales, entretenerse, pasar un momento agradable, encontrarse
con amigos y conocer gente nueva.
Luego, es fundamental obtener la composición del público, su perfil. Definir aquello
que caracteriza a un grupo, y lo diferencia, de otros. Dentro del perfil pueden analızarse: la
edad, el sexo, el estado civil, la profesión, El estatus social, el nivel económico, el nivel
educativo los hobbies, los intereses, el estilo de vida, la religión, si son funcionarios o líderes,
de opinión la cultura de la cual provienen, sus expectativas. Así, se establece una media en
torno a las características de los potenciales participantes, y en función de esa definición se
puede trabajar sobre el tipo de evento que interesa a ese grupo; por ejemplo, los
entretenimientos, los oradores, los obsequios que se entregarán al final, hasta completar toda
la organización.
El público-objetivo y el estudio del perfil también son considerados para determinar la
fecha del evento, que día de la semana y en qué horario es conveniente realizarlo. En
términos generales, se prefiere la época primaveral, porque los lugares lucen mejor, la
temperatura es más agradable y la gente tiene más ganas de salir que en pleno invierno. Son
menos solicitados los periodos de mucho calor o de mucho frío, donde se depende ciento por
ciento de la climatización del lugar, además de que los traslados a veces influyen en las

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inasistencias.
La sede (ubicación geográfica) es la que determina la viabilidad del lugar según la
fecha, ya que hay lugares que son más interesantes o despiertan más curiosidad en pleno
invierno o en verano.

Los proveedores

Hay infinidad de proveedores para eventos, y cuanto más complejo éste sea, mayor
cantidad de proveedores y mayor diversidad de servicios. Este aspecto suele estar
relacionado con el presupuesto del evento.
Los proveedores se ocupan de:
 Acreditaciones
 Actividades sociales
 Alojamiento
 Arquitectita y diseño
 Audiovisuales
 Cartelería
 Catering
 Decoración y ambientación
 Musicalización (disc jockey)
 Estacionamiento
 Iluminación
 Imprenta
 Interpretación y traducción
 Locución
 Muebles y escenario
 Personal de limpieza
 Personal de seguridad
 Prensa
 Promoción

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 Recepcionistas o secretarias
 Salón o salas necesarias
 Sonido e iluminación
 Stands
 Transporte aéreo, terrestre
 Turismo
 Vajilla, cristalería y mantelería

BIBLIOGRAFÍA
Del Carril, Alicia y Gil Elisa. (2008) Como organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables. Editorial Aguilar.
Resumen y curaduría de contenido: Lic. Victoria Martínez

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