SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Unidad III
Docente: Licda. Marilis Núñez Investigador: Roner A. Flores
Marilisn95@[Link] Reg Espc-01 corte 2022
El Tigre, Marzo 2023
INTRODUCCIÓN
La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación
continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es
un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones
comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa.
"La contabilidad se evidencia a través de la anotación adecuada de las
transacciones económicas efectuadas por un ente mercantil a partir de documentos
que se generan o expiden. Como prueba evidente del hecho, los libros que se hayan
previsto dentro del sistema deben estar diseñados convenientemente a fin de permitir
el registro preciso, claro y objetivo que se constituya en fuente de información
idónea".(Zapata Sanchez, 2002)
"La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones
financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base
para la toma de decisiones sobre la actividad". (Ayaviri García, 2010)
Los Manuales de Procedimientos son herramientas efectivas del Control Interno
las cuales son guías prácticas de políticas, procedimientos, controles de segmentos
específicos dentro de la organización; estos ayudan a minimizar los errores operativos
financieros, lo cual da como resultado la toma de decisiones óptima dentro de la
institución
En este momento, las organizaciones de todo el mundo están transitando por
procesos, y surge la necesidad de controlar cada proceso para que se desarrolle de
manera efectiva. El control interno aplicado a los manuales de procedimientos,
que también son guías, es importante. Operativo para el proceso del que se ha dado
responsabilidad a una persona o actividad dentro de una organización.
RECOLECCIÓN DE DATOS
La recolección de datos se refiere al enfoque sistemático de reunir y medir
información de diversas fuentes a fin de obtener un panorama completo y preciso de
una zona de interés, permite a un individuo o empresa responder a preguntas
relevantes, evaluar los resultados y anticipar mejor las probabilidades y tendencias
futuras. La exactitud en la reunión de datos es esencial para garantizar la integridad
de un estudio, las decisiones comerciales acertadas y la garantía de calidad.
PASOS PARA APLICAR EL ANÁLISIS DE PROCESOS DE NEGOCIO
Identificar los procesos: El primer paso es identificar aquellos procesos que
necesitan ser mejorados. Para ello, las compañías deben definir los objetivos
estratégicos que desean alcanzar y cuáles son los procesos que permiten el
logro de dichos objetivos.
Establecer el equipo de trabajo: Una vez identificados los procesos que
necesitan mejorarse, es necesario designar al grupo de trabajo que los
analizará. Lo ideal es que los colaboradores que están familiarizados con los
procesos conformen el equipo. En consecuencia, el grupo debería estar
integrado por los siguientes profesionales:
El líder del proceso elegido.
Un alto ejecutivo de la organización.
Los empleados vinculados al proceso.
Los trabajadores de otras áreas que desean conocer las mejoras que se llevarán
a cabo.
Crear un diagrama de procesos de negocio: Permite representar gráficamente
el proceso de manera dinámica y sencilla. En el diagrama se definen las
responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo y las tareas que se
llevarán a cabo. También debe incluirse una fecha de inicio para el análisis y
una fecha de finalización.
Definir la situación actual del proceso: Este paso permite a las compañías
conocer cómo se viene desarrollando el análisis de procesos de negocio. Para
llevarlo a cabo de manera óptima, es necesario que la empresa realice
entrevistas con cada uno de los colaboradores involucrados. Además, es
importante que se conozca cuál es el propósito del proceso, las métricas que
se vienen usando, si existe una recarga de trabajo y los obstáculos que se han
venido presentando en el camino.
Identificar los puntos de mejora: Luego de la definición de la situación actual,
es importante dar a conocer los puntos que necesitan mejorarse. Estos,
obligatoriamente, tienen que estar relacionados con los objetivos estratégicos
de la organización.
Diseñar el nuevo proceso mejorado: La información obtenida en cada uno de
los pasos anteriores es reunida para diseñar el nuevo proceso, el cual estará
destinado al logro de los objetivos. De este modo, el análisis será exitoso y la
compañía, más eficiente y eficaz.
El análisis de procesos de negocio es vital para las organizaciones actuales.
Gracias a él, las empresas pueden identificar, evaluar y resolver los orígenes de los
problemas, tomando decisiones que les permitan alcanzar sus objetivos estratégicos.
Sin embargo, es importante que el análisis sea continuo, ya que los procesos se
vienen optimizando rápidamente con el desarrollo de la tecnología.
ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS: OBJETIVOS, ORGANIZACION,
POLITICAS, PROCEDIMIENTOS DETALLADOS
PROCEDIMIENTO. Es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre sí que constituyen una unidad de funciones en la
realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación. Estos procedimientos son ejecutados por un
conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o de varias
dependencias, logrando con su ejecución los resultados deseados.
PUESTO O CARGO. Es el conjunto de identificaciones, relaciones,
funciones, responsabilidades asignadas a las distintas posiciones estructurales
de una organización.
DIAGRAMA DE FLUJO. Es la representación gráfica de hechos, situaciones,
movimientos relacionados o fenómenos de diferentes tipos por medio de
símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y las unidades
administrativas, así como la relación causa - efecto que prevalece entre ellos.
POLÍTICAS. Las políticas se derivan de los objetivos generales de la
institución y son preceptos que sirven de guía para establecer el curso de las
acciones operacionales en la organización y para garantizar que los procesos y
procedimientos laborales estén, consecuentemente, alineados con los objetivos
de la institución. En otras palabras, son fronteras amplias, inclusivas, elásticas
y dinámicas, que se ven reforzadas por las normas reguladoras de acciones y
situaciones más específicas.
De manera más específica, “la política es una orientación verbal, escrita o
implícita que fija las fronteras y proporciona los límites y la dirección en la cual se
desenvolverán las acciones generales.” Por eso, constituye la base esencial para el
desarrollo de los planes, procedimientos, métodos, estándares, presupuestos y
programas.
PROCEDIMIENTOS
Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar
actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento,
que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
Según Melinkoff, R (1990), "Los procedimientos consiste en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio
del cual se garantiza la disminución de errores". (p. 28)
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de
obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del
tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).
IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una
organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en
los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar
la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se
ordenan de un solo modo.
Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma
ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en
cuanto a las actividades dentro de la organización". (p.54)
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Mellinkoff, (2006) describe las siguientes características de procedimientos:
No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada
situación en particular.
Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicación continua y sistemática.
Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características
de procedimientos:
Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un
mismo fin se conoce como un sistema.
Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere
específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su
trabajo.
Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza
un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53)
BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Para Melinkoff, (2006) conceptualiza que: "El aumento del rendimiento laboral,
permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una
buena coordinación y orden en las actividades de la organización".(p.30)
ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:
Identificación. Este título contiene la siguiente información; Logotipo de la
organización, Denominación y extensión (general o específico) de
corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Numero de revisión.
Unidades responsables de su revisión y/o autorización
Índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del
documento.
Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de
aplicación e importancia de su revisión y actualización.
Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende
cumplir con los procedimientos.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura
de responsabilidades que participan en los procedimientos.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Munich G. Y Martínez G.(2015) Consideran que los procedimientos
administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades
rutinarias y específicas". (p. 99)
Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos
administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia
establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar" (p.32)
Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el
procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la
realización del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metódica las
operaciones de las funciones.
La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos:
Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.
Promueven la eficiencia y la optimización.
Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas
y cuándo.
BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Según Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios
que consisten en:
Aumento del rendimiento laboral.
Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la
organización.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Para Gómez. (2012) define que: "Son documentos que registran y trasmiten, sin
distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades
administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos humanos que
colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones".(p.125)
OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Según Gómez. (2012) los manuales de procedimientos en su calidad de
instrumento administrativo tienen como objetivo:
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su
vigilancia.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.
COSTO DE OPERACIÓN.
Los costos que se generan en el proceso de transformar la materia prima en
productos terminados son tres: materia prima directa, mano de obra directa y gastos
indirectos de fabricación.
Materia prima: Son los materiales que serán sometidos a operaciones de
transformación o manufactura para su cambio físico y/o químico antes de que
pueda venderse como producto terminado y se divide en:
Materia prima directa: son los materiales sujetos a transformación que se
pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados.
Materia prima indirecta: son los materiales sujetos a transformación que no se
pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados.
Mano de obra: Es el esfuerzo humano que interviene en el proceso de
transformación de las materias primas en productos terminados y se divide en:
Mano de obra directa: son los salarios, prestaciones y obligaciones a que dan
lugar todos los trabajadores de fábrica cuya actividad se puede identificar o
cuantificar plenamente con los productos terminados.
Mano de obra indirecta: son los sueldos, salarios, prestaciones y obligaciones
a que dan lugar todos los trabajadores o empleados de la fábrica cuya
actividad no se puede identificar o cuantificar plenamente con los productos
terminados.
Gastos indirectos: se les suele conocer también como cargos indirectos, costos
indirectos de fábrica, gastos indirectos de producción o costos indirectos. Son
el conjunto de costos fabriles que intervienen en la transformación del
producto y que no se identifican o cuantifican plenamente con la elaboración
de partidas específicas de productos, procesos productivos o centros de costos
determinados (soldadura, corte, entre otros).
Los Gastos Indirectos son: materia prima indirecta, mano de obra indirecta,
depreciaciones fabriles, amortizaciones fabriles, erogaciones fabriles y aplicación de
gastos anticipados fabriles.
Primarias: son aquellas que nos dan una información nueva u original, que no
ha sido recogida o recopilada de antemano. Principalmente se trata de la
información que se incluye en monografías o publicaciones seriadas (libros y
revistas), y sus partes, como los capítulos, artículos, etc. De ellas obtenemos
directamente la información.
Secundarias: son aquellas que, por el contrario, no tienen como objetivo
principal ofrecer información sino indicar qué fuente o documento no la puede
proporcionar, es decir, nos facilitan la localización e identificación de los
documentos. No contienen información acabada, siempre remiten a
documentos primarios. Son bibliografías, catálogos, bases de datos, etc.
FUENTES DE INFORMACIÓN
Por fuente de información se entiende cualquier instrumento o, en un sentido más
amplio, recurso, que nos pueda servir para satisfacer una necesidad informativa. El
objetivo de las fuentes de información será facilitar la localización e identificación de
documentos.
Es necesario considerar el tipo de fuentes de información que se consultarán para
los trabajos de clase. El estudiante debe seleccionar las fuentes que le proporcionen la
información a un nivel adecuado a sus necesidades.
Las fuentes de información pueden ser de muy diverso tipo y pueden brindar datos
más o menos fidedignos, lo cual influirá de manera decisiva y determinante en los
resultados que vayamos a obtener. Investigar es obtener información, y saber
investigar es, por ende, saber cómo recoger la información del modo más confiable
posible.
En el mundo contemporáneo, la información fluye y está al alcance de la mano
gracias a Internet y a las tecnologías computarizadas. Sin embargo, se encuentra poco
ordenada y poco jerarquizada, haciendo que mucho de ella se pierda entre
información “basura” o de poco valor, que de tanto repetirse ha ido perdiendo
necesario contexto o se ha ido transformando en lo que no es.
Por esta razón, poder identificar las fuentes fidedignas y pertinentes es más
necesario que nunca, así como los estudios de gestión de la información. Además, la
información es fundamental para una toma de decisiones responsable, por lo que
empresas y organizaciones confían en investigaciones minuciosas con fuentes
confiables para alcanzar sus objetivos
TIPOS DE FUENTES DE INFORMACIÓN
Las fuentes de información se pueden clasificar en:
Primarias. Las fuentes primarias son aquellas más cercanas posible al evento
que se investiga, es decir, con la menor cantidad posible de intermediaciones.
Por ejemplo, si se investiga un accidente automovilístico, las fuentes
primarias serían los testigos directos, que observaron la acción ocurrir. En
cambio, si se investiga un evento histórico, la recopilación de testimonios
directos sería una fuente primaria posible.
Secundarias. Las fuentes secundarias, en cambio, se basan en las primarias y
les dan algún tipo de tratamiento, ya sea sintético, analítico, interpretativo o
evaluativo, para proponer a su vez nuevas formas de información. Por
ejemplo, si se investiga un evento histórico, las fuentes secundarias serían
aquellos libros escritos al respecto tiempo después de ocurrido lo ocurrido,
basándose en fuentes primarias o directas. Si lo que se investiga, como en el
ejemplo anterior, es un accidente, entonces un resumen de los testimonios de
los testigos, escritos por la policía, constituye una fuente secundaria.
Terciarias. Se trata de aquellas que recopilan y comentan las fuentes primarias
y/o secundarias, siendo así una lectura mixta de testimonios e
interpretaciones, por ejemplo. Atendiendo al caso del accidente, una fuente
terciaria al respecto sería el archivo policial completo, en el que figuran fotos,
testimonios, informes policiales elaborados a partir de estos últimos, etc.
La mayoría de las investigaciones suelen combinar los tres tipos de fuentes.
Las fuentes de información o documentación pueden hallarse en diversos soportes,
como grabaciones audiovisuales, grabaciones auditivas, libros, artículos, prensa
escrita y básicamente cualquier tipo de soporte que permita capturar y preservar la
información, para recuperarla luego.
Por otro lado, son fuentes de información los testimonios, los relatos, las reseñas,
los ensayos, las páginas web, las reflexiones, los listados bibliográficos, los índices,
las grabaciones profesionales, accidenta les o clandestinas, las fotografías, las
filmaciones e incluso ilustraciones.
Fuentes de información confiables: La confiabilidad de una fuente de información
proviene de su manejo responsable de la misma. Son fuentes de información
confiable aquellas que:
Indican claramente cuáles son sus propias fuentes. En la medida en que sus
fuentes, a la vez, sean fuentes confiables, mayor será la credibilidad
acumulada.
Aplica razonamientos o interpretaciones comprensibles. Es decir, expone sus
ideas de manera clara, transparente, frontal, sin ocultar información y sin
conclusiones disparatadas.
Evita el plagio y la repetición. El manejo responsable de la información pasa
por no repetir a ciegas lo que otros dicen, ni robarse la información que
terceros han rescatado, sino que aborda de manera seria y paulatina el tema de
interés.
Maneja distintas perspectivas. La elección de las fuentes puede revelar un
sesgo en cualquier investigación, por lo que siempre se estima responsable
abarcar la mayor cantidad posible de puntos de vista, incluso cuando sean
contradictorios. Un texto responsable no tiene nada que ocultar.
Está legitimado por terceros. En la medida en que una fuente sea considerada
confiable por una gran cantidad de investigadores serios, será más probable
que sea confiable, pues es muy difícil engañar el criterio de cientos de
profesionales de la investigación por siempre.
TIPOS DE PROGRAMAS
Programas de aplicación Contiene todos y cada uno de esos programas y
utilidades que derivan de una programación de software y, que cumplen una
tarea específica, en casi cualquier área de la vida diaria, que se usan a través
de dispositivos móviles y computadores.
Las aplicaciones son el producto final que se ofrece al consumidor. Pero quisimos
empezar por esta, porque así entenderás mejor las siguientes.
Programas de programación A través de conocimiento lógico y de lenguaje de
programación orientada a objetos, es posible diseñar utilidades digitales para
que ejerzan diversas funciones, lo que hablamos en el punto anterior.
Estos programas son la base donde se escribe el código para desarrollar nuevos
sistemas dentro de un sistema operativo.
Programas de sistema Llegamos a la base donde se construyen los dos
anteriores. Dentro de los tipos de software, el de sistema es el más importante.
Es quién le permite al usuario usar la interfaz del sistema operativo que viene
incorporado al dispositivo.
Este está compuesto por un conjunto de programas u aplicaciones nativas que
tienen dos propósitos:
Gestionar recursos físicos del aparato para coordinar tareas y administrar la
memoria para el uso del mismo;
Y, ofrecer una experiencia de uso para que se pueda controlar e interactuar
con el sistema.
De manera simple, podemos decir que el software de sistema es quién conecta las
aplicaciones con los recursos de hardware que tiene el dispositivo.
Tipos de Programas de sistema
Cargador de programa: parte de sistema operativo que cumple con la función
de enviar información a la memoria del sistema para ejecutar programas;
Sistemas operativos: sistema que gestiona los recursos de hardware y brinda
la posibilidad de lanzar aplicaciones al usuario;
Controladores: programas que permiten al sistema operativo realizar
interacciones entre el hardware y la interfaz de usuario para utilizar el
dispositivo; Herramientas de diagnóstico: sirven para monitorear y controlar
la funcionalidad de los recursos físicos del dispositivo;
Servidores: herramientas de ejecución que sirven para recibir las indicaciones
del usuario y realizar una acción en concordancia.
Tipos de Programas de programación
Editores de texto: sirven para crear y gestionar archivos digitales compuestos
por texto. Cumplen con la función de leer el archivo e interpretar los bytes
según el código del editor;
Compilador: una especie de traductor que edifica el lenguaje de programación
a un programa en sí;
Intérprete: básicamente es un programa que analiza y transforma información
sobre otros programas;
Enlazador: este toma los objetos iniciales del proceso de compilación,
descarta los no necesarios y enlaza un código abierto con la biblioteca interna
y produce un archivo ejecutable;
Depuradores: programa que sirve para "limpiar" errores de otros programas;
IDE: los entornos de desarrollo integrado es una aplicación que le brinda al
programador servicios integrales para facilitar el desarrollo de software.
Tipos de Programas de aplicación
Aplicaciones de ofimática: son todas aquellas utilidades informáticas que
están diseñadas para tareas de oficina con el objetivo de optimizar,
automatizar y mejorar las tareas en esta actividad;
Bases de datos: colección de información digital de manera organizada para
que un especialista pueda acceder a fragmentos en cualquier momento.
Videojuegos: juegos electrónicos donde una o más personas interactúan con
imágenes de video a través de controles físicos o movimientos corporales;
Software empresarial: puede decirse que es toda aquella aplicación que está
creada para optimizar, automatizar o medir la productividad de alguna
industria o empresa;
Software educativo: todos aquellos productos digitales que tienen como
objetivo enseñar algún tema en específico al usuario de cualquier nivel y
facilitar el proceso de aprendizaje;
Software de gestión: sistema integrado por varias herramientas para ser
utilizado en tareas relacionadas con la administración o el cálculo numérico.
Estos son los tipos de software de acuerdo a su clasificación. Sin embargo, existe
otro punto que es necesario explicar para comprender cómo funcionan estos
productos comercialmente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimientos son una herramienta eficaz para transmitir
conocimientos y experiencias, porque ellos documentas la tecnología acumulada
hasta ese momento sobre un tema". (Torres Álvarez, 1996)
El manual de procedimientos es "un instrumento de apoyo en el que se encuentran
de manera sistemática los pasos a seguir, para ejecutar las actividades de un puesto
determinado y/o funciones de la unidad administrativa". (Gómez, 2001)
De acuerdo con la definición anterior se puede concluir que, si un manual de
procedimientos se encarga de describir de forma detallada, y enfatiza en cada paso de
una determinada actividad, entonces, dicho documento adquiere mucha relevancia
para las personas que pertenezcan a una organización.
El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control Interno, el
cual se crea para obtener una información n detallada, ordenada, sistemática e integral
que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización (Palma, 2005).
Los Manuales de Procedimiento son "un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización,
política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor
ejecución del trabajo". (DuhatKizatus, 2007)
De acuerdo con lo expuesto anteriormente se puede decir que un manual de
procedimientos es un documento de apoyo para el personal de una entidad, en el cual
contiene políticas, controles un detalle exhaustivo de todas las actividades a realizarse
en una tarea específica.
Los procedimientos especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en
relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas
establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo:
procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas, etc.
CLASIFICACIÓN DE MANUALES
Contar con un Manual de Procedimientos genera ventajas a la institución o unidad
administrativa para la que se diseña, y en especial para el empleado, ya que le permite
cumplir en mejor tiempo con sus objetivos particulares, y utilizar los mejores medios,
para así contribuir a los objetivos institucionales, a continuación mencionaremos las
ventajas que ofrece el contar con un manual de este tipo.
Permiten fundamentar los procedimientos bajo un Marco Jurídico -
Administrativo establecido.
Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las
actividades y uniformidad en el trabajo.
Estandarizan los métodos de trabajo.
Ayudan al desarrollo de las actividades de manera eficiente y permiten
conocer la ubicación de los documentos en general. La ubicación consiste en
identificar dentro del procedimiento el lugar físico en donde se encuentran los
documentos que acompañan a las actividades, éste puede ser: archivero,
computadora, diskette, escritorio, almacén, entre otras.
La información que maneja es formal; es decir, información autorizada.
Delimitan las funciones y responsabilidades del personal.
Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora
continua de las actividades.
Establecen los controles administrativos.
Facilitan la toma de decisiones.
Evitan consultas continuas a las áreas normativas y eluden la implantación de
procedimientos incorrectos.
Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.
Sirven de base para el adiestramiento y la capacitación al personal de nuevo
ingreso.
A saber existen dos tipos de manual de procedimiento los cuales son: manual de
Procedimiento Administrativos y el contable.
MANUAL ADMINISTRATIVO
"Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los puestos o
unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación". (Palma, 2010)
Según lo expuesto anteriormente podemos decir que los manuales administrativos
Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que
permite tener la información organizada de la organización de acuerdo con las
actividades que deben seguirse y las funciones del personal de la entidad.
OBJETIVOS DEL MANUAL ADMINISTRATIVO:
Presentar una visión de la organización.
Determinar las funciones asignadas a cada departamento de la organización.
Establecer la jerarquía de la organización.
Manual de procedimientos contables.
MANUAL CONTABLE
Según Greco (2007), el manual contable consiste en "normas o instrucciones sobre
prácticas, procedimientos y políticas contables en una organización que incluye el
plan de cuentas y si descripción y clasificación".
Un manual de esta índole es un instrumento de información en el que se recogen,
de forma secuencial y cronológica las operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones del departamento contable. La manera de archivar las
facturas, la contabilización de bancos, el registro de alta de inmovilizado, etc. Son
ejemplos de operaciones que deben ser definidas para que se utilicen criterios
uniformes, de forma que su comprensión sea más clara.
El manual debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la sociedad,
asegurar el cumplimento de las políticas internas y asegurar la fiabilidad e integridad
de la información financiera. Los manuales contables son documentos que sirven de
guía para realizar los procedimientos contables en una organización en el cual se
detallan las políticas a seguir para el correcto manejo de cada cuenta para poder
garantizar que la información financiera sea más transparente.
OBJETIVOS DEL MANUAL CONTABLE:
Ser una guía para las operaciones de la organización y que estas se desarrollen
de una manera eficiente.
Ser una guía para el entrenamiento del personal.
Facilitar la comunicación e interpretación de los procedimientos y políticas
contables.
Manuales de procedimiento y su vinculación con el control interno.
El control interno es una técnica de cumplimiento de objetivos por la alta gerencia
el cual toma como herramienta fundamental a los manuales de procedimientos para
que el personal de una organización tenga conocimiento de la correcta operatividad
de esta.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye
como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para
modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. El
control Interno busca el mejoramiento continuo y por medio de los manuales de
procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión.
IMPORTANCIA DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO EN LAS
ORGANIZACIONES
La necesidad de rediseñar los modelos de negocio para afrontar (los problemas de
la nueva era) un entorno altamente dinámico, incierto y complejo, ha transformado la
antaño estructura personalizada de trabajo, hacia una estructura orientada al cambio y
al trabajo en equipo
Los equipos satisfacen las necesidades de adaptación al cambio aportando la
diversidad en conocimientos, habilidades y experiencias que permiten dar respuestas
rápidas, flexibles e innovadoras a los problemas y retos planteados, promoviendo el
rendimiento y la satisfacción de sus integrantes (Wuchty; Janes y Uzzy, 2007); de ahí
la importancia del trabajo en equipo, que surge cuando: Es la mejor manera de
alcanzar un objetivo.
Existe el reto de rendimiento excepcional imposible de lograr de forma individual.
Es necesario responder a necesidades concretas modificables en el tiempo.
Es una alternativa para motivar a las personas y aplanar las estructuras.
Grupo de trabajo: es un conjunto de dos o más individuos que se relacionan
para la consecución de objetivos específicos.
Equipo de trabajo: es un conjunto de personas con conocimientos y
habilidades complementarias, organizadas con un fin común, con un modo de
actuar común.
La complejidad del trabajo, es un indicador de la necesidad de compartir
puntos de vista, talentos y experiencia.
Los objetivos, cuando el trabajo crea una necesidad común o una serie de
objetivos para el equipo. Por ejemplo, cuando se instrumentan servicios a los
clientes de agencias de coches de última generación, se introducen equipos
que unen al personal de servicio al cliente, mecánicos, especialistas en
autopartes y representantes de ventas. Estos equipos pueden manejar de la
mejor manera la responsabilidad colectiva para asegurar que se cubren las
necesidades de los clientes.
La interdependencia, es la prueba final para saber si es conveniente formar
equipos de trabajo en una situación dada. Los equipos tienen sentido cuando
existe interdependencia entre tareas, cuando el éxito del todo depende del
éxito de cada uno. Lo anterior implica una elevada coordinación entre los
diferentes miembros.
ELEMENTOS DE UN EQUIPO DE TRABAJO
Para construir equipos de trabajo es importante contar con un mínimo de dos
personas, disponer de una organización y un fin común.
Personas: Las personas que forman un equipo interactúan realmente,
fortaleciéndose unas con otras. Si la interacción entre los miembros es eficaz se crea
un valor añadido en la actuación del equipo y la organización.
La dinámica en las relaciones entre los miembros está determinada por los
sentimientos, emociones y los pensamientos, los mismos favorecen o entorpecen el
funcionamiento del equipo. En este orden de ideas, tenemos que el comportamiento
de los equipos se desarrolla en dos niveles: el que hace referencia a la tarea y el que
enfatiza las emociones de las personas que las ejecutan.
Estos dos niveles se deben tener en cuenta cuando se analiza la dinámica de los
equipos de trabajo. Los procesos dinámicos en los equipos van en función de:
Las fuerzas más o menos sinérgicas y antagónicas.
Los niveles de mayor o menor cooperación o asertividad.
La sinergia es la energía que conduce a las personas a buscar la cooperación,
es un proceso de juego común, para:
Buscar compromisos equilibrados donde todos tienen la percepción de ganar.
Desarrollar terrenos de entendimiento común.
Buscar una comunicación sincera y empática.
Potenciar puntos de acuerdo.
Crear un clima de confianza y honestidad.
Fomentar la armonía y el buen hacer.
Saber dar muestras de apoyo y de refuerzos positivos.
Sensibilidad hacia los sentimientos e ideas de los demás.
Las críticas se hacen de manera constructiva.
Un equipo de trabajo será eficaz en la medida en que se mantiene un equilibrio
entre los objetivos personales y grupales: cada uno renuncia a una parte de su
individualismo en beneficio del equipo.
El crecimiento del equipo parte de la dinámica entre dos variables básicas: la
cooperación fruto de la sinergia dentro del equipo, y la asertividad, fruto del
crecimiento o madurez personal.
La cooperación es fruto de la confianza, que se otorga a una persona, es
consecuencia de la lectura que cada quien hace de la manera de ser de esa persona.
También, es el hecho de compartir un valor, aquello que se considera importante y
que une a los miembros.
La asertividad, se define como la capacidad de defender los propios derechos sin
menospreciar los de los demás bajo ninguna circunstancia. La conducta asertiva,
implica que la persona:
Se valora, sabe buscar el respeto de los demás, y a su vez, sabe dar el mismo
trato a los demás.
Se manifiesta y se comunica con su entorno de forma clara, honesta y
concreta, y es capaz de expresar sus ideas y sus sentimientos sin herir a nadie.
Además, asume la responsabilidad de la comunicación, es decir, la postura
asertiva presta atención al nivel de comprensión del otro, buscando siempre
información de retorno.
El equilibrio entre la cooperación y la asertividad lleva a establecer un clima
determinado que favorezca o perjudique al equipo.
Organización; Un equipo organizado cumple los siguientes principios:
La existencia de un responsable o líder quien no tiene por qué tener mayor
categoría, ni mayor nivel jerárquico, solamente tiene una función diferente.
Cada miembro del equipo tiene una misión, una tarea
asignada y una responsabilidad.
Los roles son interdependientes.
Hay un plazo para lograr los objetivos.
Existe un método o un sistema de medición con base en unos indicadores de
control.
Se comparte información y experiencia.
Las metas son globales y compartidas por todos.
Fin común; Otro elemento para formar un auténtico equipo de trabajo, es tener un
fin común, como lo hemos venido comentando, tener una misma meta es lo que une a
un equipo. Todo equipo está imbuido por un fin, todos ganan o todos pierden, no hay
resultados mixtos.
Clases de equipos; Existen diferentes tipos de equipos, para tener una referencia se
presenta la siguiente lista:
Por su organización: los equipos son departamentales, de proyecto y de
proceso.
Por su composición: se dividen en fijos y variables.
Por su duración: se tienen los equipos permanentes, los temporales y los
discontinuos.
Por sus objetivos: se dividen en prefijados y elegidos.
Por su funcionamiento: contamos con los equipos dirigidos y los autónomos.
Por su rendimiento: se destacan los equipos ordinarios y los de alto
rendimiento.
Por su cohesión: tenemos los equipos cohesionados, los disgregados,
fracturados y los de núcleo duro.
Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo Las ventajas del trabajo en equipo
son:
Mayor eficiencia, el equipo es más eficaz que las partes, es probable que un
equipo a través de la organización y de la cooperación logre mejores
resultados.
La participación aumenta la aceptación y el compromiso con los objetivos y la
integración con el equipo.
Un mejor clima laboral.
Mayor éxito en las tareas complejas.
Una suma mayor de conocimientos, experiencias e información.
Estimula la creatividad, se da un número superior de enfoques a un problema.
Enriquecimiento individual y del equipo.
Mejor comprensión de la decisión.
Motivación, satisfacción e integración.
Inconvenientes del trabajo en equipo:
Mayor coste de tiempo.
Diluir las responsabilidades.
Desacuerdos, conflictos de intereses
Asunción de riesgos excesivos.
ANÁLISIS DE DATOS
El análisis de datos es un proceso que consiste en inspeccionar, limpiar y
transformar datos con el objetivo de resaltar información útil, para sugerir
conclusiones y apoyo en la toma de decisiones.
El análisis de datos es un proceso que consiste en inspeccionar, limpiar y
transformar datos con el objetivo de resaltar información útil, para sugerir
conclusiones y apoyo en la toma de decisiones. El análisis de datos tiene múltiples
facetas y enfoques, que abarca diversas técnicas en una variedad de nombres, en
diferentes negocios, la ciencia, y los dominios de las ciencias sociales. Los datos se
coleccionan y analizan para indagar en cuestiones, probar conjeturas o refutar teorías.
FLUJOGRAMA
Un flujograma o diagrama de flujo es una herramienta gráfica que representa
visualmente un proceso o un algoritmo. Es muy utilizado en los campos de la
informática, la economía, la industria e incluso la psicología, para organizar de un
modo simple las decisiones involucradas en algún tipo de proceso.
Los diagramas de flujo se construyen, por convención, mediante un conjunto de
símbolos determinados, acompañados de texto y unidos por flechas. Así, al observar
el diagrama se puede comprender el sentido específico en el cual “fluye”, esto es, qué
cosas ocurren primero y qué cosas ocurren después, entendiendo que las últimas
dependen siempre de las primeras.
CARACTERÍSTICAS DE UN FLUJOGRAMA
Un diagrama de flujo se caracteriza por lo siguiente:
Se trata de un gráfico compuesto por distintos tipos de figuras geométricas y
líneas, acompañadas de texto.
Es sintético, secuencial y estructurado.
Su rol principal es representar de manera fácil y concreta un proceso
complejo.
Permite describir la toma de decisiones de un proceso y guiar visualmente a
quienes estén involucrados en llevarlo a cabo.
Es mucho más rápido y fácil de leer que un texto completo, y al mismo
tiempo permite organizar la información de manera lógica, con un inicio y
final claramente reconocibles.
Es utilizado en diferentes contextos logísticos y organizacionales, desde la
informática y la organización industrial, hasta la psicología y el diseño
organizacional.
TIPOS DE FLUJOGRAMA
Existen distintos tipos de flujograma, como pueden ser:
Flujograma lineal: Son aquellos cuyo proceso puede seguirse de manera
simple y secuencial, ya que los pasos o instancias se encuentran uno después
del otro. Es el tipo más sencillo y rápido de flujograma, pero permite abarcar
una cantidad de información muy moderada. Estos flujogramas, a su vez,
pueden ser de varios tipos:
Flujogramas verticales, cuando la secuencia de operaciones va de arriba a
abajo, como una lista ordenada de pasos para completar un proceso.
Flujogramas horizontales, cuando la secuencia de operaciones va de la
izquierda a la derecha, en el sentido de la lectura.
Flujogramas panorámicos, cuando abarcan el proceso completo a través de la
combinación de disposiciones verticales y horizontales.
Flujograma matricial. Son aquellos en los que se establecen visualmente
puntos de conexión lógica entre los elementos de un proceso (características,
funciones, actividades), empleando para esto matrices, en lugar de secuencias
lineales.
PRINCIPALES SÍMBOLOS DE UN FLUJOGRAMA
El lenguaje de los flujogramas es convencional, es decir, sus símbolos pertenecen
a un conjunto establecido y están dotados de un significado estable. Los principales
símbolos empleados son:
Líneas de flujo (flechas). Indican la dirección del flujo, o sea, marcan qué
símbolo le sigue al otro. Pueden ser verticales, horizontales o diagonales.
Terminales (rectángulos de esquinas romas). Marcan el inicio y el cierre del
flujograma, esto es, el punto de comienzo y de fin del proceso.
Proceso (rectángulo ordinario). Representa un conjunto específico de
operaciones, o sea, el cambio de forma, valor o ubicación de los datos.
Decisión (rombo). Introduce una toma de decisión, que puede tener
usualmente dos respuestas posibles: sí (flujo en un sentido) y no (flujo en otro
sentido).
Entrada (paralelogramo inclinado). Representa la necesidad de ingresar algún
tipo de información en el proceso.
Salida (símbolo de hoja de papel). Representa la forma de extraer datos del
proceso, ya sea imprimiéndolos en papel o exhibiéndolos en un monitor.
Conector de página (círculo). Permite vincular el flujo de un punto a otro
cuando hacerlo a través de una línea resultaría confuso. Suele tener dentro una
letra para indicar con qué otro conector se enlaza.
Conector fuera de página (pentágono). Permite vincular un punto con otro,
siempre que el punto de destino se encuentre en una página distinta a la actual.
.
CONCLUSIÓN
El desarrollo de la tecnología ha cambiado el paradigma de los negocios. Antes, el
poder lo tenía la compañía, quien solo buscaba tener presencia en los mercados
lanzado productos o servicios. Ahora, son los consumidores quienes han tomado el
rol protagónico, ya que deciden qué productos o servicios necesitan para satisfacer
sus necesidades; es por ello, la importancia que en las empresas estudien, analicen y
comprendan cada uno de sus procesos para transformar el negocio y mejorar la
experiencia del cliente.
Una de las técnicas que permite alcanzar ambos objetivos es el análisis de
procesos de negocio. Se llama así a la acción que realizan las organizaciones para
revisar y entender sus procesos.
Tiene como objetivo revisar cada uno de los componentes del proceso
(procedimientos, controles, aplicaciones, datos, etc.) y cómo interactúan entre ellos
para alcanzar los objetivos estratégicos.
Los manuales de procedimiento son la mejor herramienta, idónea para plasmar el
proceso de actividades específicas dentro de una organización en las cuales se
especifican políticas, aspectos legales, procedimientos, controles para realizar
actividades de una manera eficaz y eficiente.
En cuanto al flujograma, es importante definir claramente un orden particular de
pasos, los diagramas de flujo son increíblemente útiles. De hecho, un proceso
lógico particular que puede ser útil para una tarea particular se esquematiza
fácilmente de esta manera. Como consecuencia de la aplicabilidad de este tipo
de herramientas para estos fines, actividades como la ingeniería industrial o la
programación suelen utilizarla en alguna ocasión. Debido a su complejidad, puede ser
difícil demostrar una estructura lógica particular que resuelva un problema
particular a un tercero; Los diagramas de flujo ayudan a resolver esta situación.