PROCESO

GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN
TITULO Código: CT-FO-21
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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Fecha. 08 03 2018

SUMINISTRO DE TÓNER Y OTROS

Dependencia: ALSGOL-ALRTO-GTH-DATH-534
Fecha elaboración: 18 de marzo de 2019

ANÁLISIS DEL SECTOR

1. OBJETO DEL CONTRATO: “SUMINISTRO DE TÓNER, UNIDADES DE IMAGEN, KIT DE

MANTENIMIENTO, KITS DE ADF Y DRUM OKIDATA, CON DESTINO A LAS UNIDADES DE
NEGOCIO DE LA AGENCIA LOGISTICA REGIONAL TOLIMA GRANDE”.

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:

La Agencia Logística de las Fuerzas Militares Regional Tolima Grande es una Entidad adscrita al
Ministerio de Defensa Nacional, cuya misión es proveer soluciones logísticas focalizadas en
abastecimientos clase I, clase III e infraestructura a las Fuerzas Miliares de Colombia y a otras
Entidades del Estado, es por ello que la Regional requiere adelantar procesos contractuales para
garantizar el cumplimento de la misión institucional.

Dentro de su Plan Estratégico la ALFM contempla la modernización de la infraestructura física y

tecnológica, es por ello indispensable contar con los elementos suficientes y adecuados para el
cumplimiento de las funciones misionales que garantice un eficiente y eficaz servicio a las Fuerzas
Militares, razón por la cual la Entidad posee la necesidad de contratar implementos para la impresión
como tóner, unidades de imagen, kit adf y Kits de mantenimiento para impresoras evitando obstaculizar
la labor diaria de los empleados, para el cumplimiento de las funciones y responsabilidades propias del
oficio, generando resultados de calidad por parte de nuestros funcionarios y en desarrollo de las
actividades propias de la Entidad, garantizando la eficiente gestión administrativa para lograr satisfacer
a nuestros clientes, con la implementación y funcionamiento de toda la infraestructura tecnológica a
través de la Oficina de Tecnología.

Por lo anterior, se hace necesario contratar la adquisición de tóner, unidades de imagen, kit adf y Kits de
mantenimiento para las impresoras, ubicadas en la Sede Administrativa y en las diferentes unidades de
negocio administrados por la la Regional Tolima Grande, para satisfacer las necesidades logísticas que
se requieren en la impresión y presentación de informes a la Dirección Regional.

De igual forma, con el suministro de los bienes a contratar se busca mantener el buen funcionamiento
de los diferentes activos tecnológicos de la Entidad (impresoras), por medio del suministro de los
elementos de impresión con el fin de prevenir incidentes mayores que puedan afectar la actividad de los
usuarios, manteniendo la operación continua de la Entidad, de acuerdo a las características y normas
establecidas con el propósito de atender el normal funcionamiento administrativo con fundamento en los
requerimientos del personal que labora en las diferentes unidades de negocio.

3. CLASIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC: Los bienes objeto del presente proceso
de selección están codificados en el clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC como se indica a
continuación:

Grupo Segmento Familia Clase Producto Descripción elemento

E 44 10 31 03 Tóner para impresoras o fax
E 44 10 31 25 Kit de mantenimiento para Impresora
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E 44 10 17 06 Unidades de fotoconductores o imágenes

4. PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto oficial para esta contratación es por el valor de

CINCUENTA MILLONES CIENTO SETENTA Y CUATRO MIL PESOS M/CTE ($50.174.000).
Incluido IVA

NOTA: La adjudicación del presente proceso de selección se efectuará de forma total por el valor del
presupuesto oficial.

5. PLAZO DE EJECUCIÓN: El oferente seleccionado debe entregar los bienes del objeto
contractual desde la fecha de perfeccionamiento y legalización de la aceptación de la oferta hasta
el día treinta (30) de diciembre de 2019.

6. LUGAR DE EJECUCIÓN: Los bienes objeto del contrato deben entregarse en el Barrio Mirador
del Fuerte Militar Tolemaida Nilo Cundinamarca, donde se encuentra ubicado el Almacén General
de la Regional Tolima Grande.

7. FORMA DE ENTREGA: Para el suministro de los bienes objeto del contrato el oferente
adjudicatario debe atender y cumplir las medidas de seguridad, protocolos y horarios
establecidos para el ingreso a la Base Militar de Tolemaida, dentro de los dos (02) días hábiles
anteriores a la entrega de los bienes el contratista debe enviar al correo electrónico del supervisor
los datos del personal y vehículos que ingresaran a la Base Militar a realizar la entrega indicando:
número de cédula, Nombres completos, Placas del Vehículo; en caso de que los elementos sean
enviados por alguna empresa de transporte de mercancías contratada por el oferente
adjudicatario, esta debe atender los protocolos de seguridad y horarios establecidos por la Base
Militar Tolemaida, de LUNES a VIERNES de 08:00 am 12:00 medio día y de 2:00 pm a 4:00 pm.
El oferente debe entregar los bienes totalmente nuevos, originales, no genéricos, no re-
manufacturados, ni recargados, en su empaque original de fábrica, con los respetivos sellos y
cinta de seguridad.

8. FORMA DE PAGO: La Agencia Logística de las Fuerzas Militares Regional Tolima Grande
pagará el valor del contrato de FORMA PARCIAL, de acuerdo a los requerimientos, dentro de los
sesenta (60) días siguientes a la radicación de los documentos para pago en las instalaciones de
la Agencia Logística de las Fuerzas Militares Regional Tolima Grande.

9. SECTOR ECONÓMICO:

La compra de insumos de impresión pertenece al Sector Secundario que abarca las actividades
relacionadas con la transformación de las materias primas en productos manufacturados, ya sea para ser
consumidos directamente o para usarlo como materias primas en otras industrias.

En la actualidad los fabricantes de impresoras no ven a otros fabricantes como sus competidores
directos, por el contrario, coinciden en que sus verdaderos competidores son los que se dedican a
reinyectar y re manufacturar sus cartuchos de tinta y a producir productos genéricos para reemplazar a
los originales, con una diferencia de precios que en algunos casos llega al 60%. Esta industria se está
quedando con el 60% del mercado de repuestos que asciende a unos US$30 millones anuales, según
cifras de IDC Colombia (representante exclusivo para Colombia de internacional Data Corporation), firma
de investigación de mercados tecnológicos. Pero algunos empresarios del sector de originales creen que
esta cifra es mucho mayor. “en pesos colombianos, lo estimaría en $ 233.000 millones, de los cuales $
98.00 millones seria de originales y $ 135.000 millones del mercado informal.
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10. ASPECTOS GENERALES DEL SECTOR

Todas las Entidades, para el manejo funcional de las mismas y conforme a las actividades que
desarrollan diariamente sus empleados, requieren contar con suministro de papelería y útiles de oficina
de conformidad con las necesidades que se vayan presentando para llevar a cabo sus operaciones
cotidianas.

La actividad comercial de venta de Papelería y elementos de oficina legalmente no tienen regulación de

precio, ello varía de acuerdo a la oferta y la demanda y la calidad del comerciante/vendedor, de acuerdo
si se trata de gran, mediano o pequeño distribuidor o fabricante.

Para el análisis de la demanda, teniendo en cuenta la necesidad de la Entidad, se tendrán en cuenta el

consumo del bien, cotizaciones y contratos celebrados por la Regional.

11. ASPECTOS TÉCNICOS

La inyección de tinta láser mejor conocido como tóner es un pigmento que utiliza ciertas fotocopiadoras e
impresoras para reproducir letras e imágenes. Básicamente es un producto que se emplea en las
impresoras láser como elemento que permite le impresión. A diferencia del funcionamiento de las
impresoras de matriz de punto o las de chorro de tinta, que usan tintas líquidas, el láser utiliza tóner.

El tóner es tinta seca en polvo que ha sido cargada eléctricamente, se utiliza en las impresoras láser,
máquinas de fax y fotocopiadoras. La carga eléctrica que tiene le permite viajar desde el interior del
cartucho de tóner hasta el papel mediante la explosión a cargas eléctricas opuestas.

Una vez el tóner llega al papel es fijado a este mediante calor generado por el fusor que se encarga de
derretir las resinas que contiene el tóner fundiéndolo sobre el papel.

Los fabricantes de impresoras dicen no estar dispuestos a sacrificar calidad por precio y por eso, no van
a lanzar cartuchos con tintas más económicas para competir contra el mercado del rellenado y la re
fabricación, pese a que por allí se les esfuman miles de millones en ganancias, las tintas e insumos que
se utilizan en estas prácticas dañan las impresoras, lo que confirma que lo barato sale caro.

El mercado de cartuchos de tóner originales está protegido por las Compañías que fabrican y
comercializan, garantizando la no falsificación en un mercado competido por copias idénticas que se
venden en el mercado a precios muy bajos sin la debida garantía. La presencia de cartuchos re
manufacturados son aquellos recargados en los cartuchos originales, con precios por debajo y de alta
circulación.

12. ANÁLISIS ECONÓMICO

De acuerdo a lo dispuesto en el articulo [Link].1.6.1 del Decreto N°1082 de 2015, el cual exige que
durante la etapa de planeación contractual la Entidad debe efectuar un análisis para conocer el sector
relativo al objeto contractual desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de
análisis de riesgo, y de acuerdo a Directrices por Colombia Compra Eficiente, se realiza el analisis del
sector de acuerdo al documento adjunto al presente estudio y documentos previos.
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Económico: Se empleó la modalidad de solicitud de cotizaciones, comunicándoles a las empresas la
información básica del contrato a suscribir, a fin de proyectar el valor del presupuesto a adjudicar bajo las
mismas condiciones.

Técnico: En las solicitudes de cotizaciones se les informó a las Empresas cotizantes las especificaciones
técnicas de los elementos a adquirir a fin de que los proponentes tengan claro que puedan cumplir con
las mismas.

Regulatorio: La Agencia Logística de las Fuerzas Militares se rige por normas ambientales vigentes, que
aplican para este tipo de proceso, además se aclara que si existe algún cambio, modificación o adición
en los Decretos el proponente debe ajustarse a estos a fin de cumplir con lo dispuesto y brindar calidad
en la entrega de los elementos.

Para realizar el estudio de mercado, se analizó los precios registrados en el mercado de los bienes a
contratar, aplicando el procedimiento de:
CONSUMO MENSUAL DEL BIEN: Se estableció el promedio mensual de consumo (año 2018) en las
unidades de negocio administrados por la Regional Tolima Grande donde se suministra el bien objeto de
contratación, luego se multiplica por el plazo de ejecución, del cual se obtiene el valor del presupuesto
oficial a contratar.
SOLICITUD DE COTIZACIONES: Atendiendo lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad,
se remitió a los comerciantes que venden los bienes objeto de contratación, la información básica del
contrato a suscribir, con el fin de que se proyectara el valor del bien correspondiente bajo las mismas
condiciones. A partir del valor ponderado de los bienes a contratar la Entidad fija el valor total promedio a
partir del cual los interesados elaboraran y presentaran su propuesta económica.

ANÁLISIS DE CONSUMOS Y PRECIOS HISTÓRICOS: Para emplear el mecanismo de análisis de

precios históricos se verificó la variación de los bienes a adquirir derivados del índice de precios al
consumidor en la vigencia 2019, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan
implicado oscilaciones importantes en el comercio del bien. Se tomó los precios del contrato de
suministro Nº 015-023-2018 celebrado por la Regional el año inmediatamente anterior, teniendo en
cuenta que los bienes a contratar presentan las mismas características técnicas.
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13. ESTUDIO DE LA OFERTA:

a. ¿Quién Vende?:

Verificada la base de datos SIREM, en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio, se

obtuvo el total de empresas legalmente constituidas en Colombia, del cual se depuró el total de empresas
dedicadas posiblemente a la Actividad Económica relacionada con el objeto de contratación (de acuerdo
con el CIIU Rev. 4. A.C. en los Departamentos de Cundinamarca.)

14. ADQUISICIONES ANTERIORES DE LA REGIONAL:

La Regional Tolima Grande ha suscrito los siguientes contratos en vigencias anteriores para adquirir la
prestación del servicio a contratar:

Nº N° VALOR DEL
CONTRATISTA NIT
PROCESO CONTRATO CONTRATO
015-075- 015-057- SOLUCIONES DE OFICINA & 830.087.030-6 22.872.052,00
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2017 2017 SUMINISTROS S.A.S.
015-038- 015-023-
SUMIMAS S.A.S 830.001.338-1 50.000.000,00
2018 2018

15. ESTUDIO DE MERCADO:

La determinación de los aspectos relacionados con el precio se efectuó teniendo en cuenta la información
de las dos cotizaciones allegadas al presente proceso y de los precios del contrato de suministro Nº 015-
023-2018 suscrito por la Entidad el año inmediatamente anterior, cuyo objeto es afín a este proceso y
cuyos elementos contratados presentan las mismas características técnicas, calculando el IPC del año
1
2019.

RENDIM TIPO
REFERE CTO. Nº
IENTO TONER CAN COTIZACIO COTIZACIO
MOD NCIA O 015-023-
TIPO MARCA TIPO EN TIDA N N LOS PROMEDIO
ELO NUMERO Y KIT 2018
PAGINA D SUMIMAS LAGOS
PARTE MANTO IPC 2019
S
LEXMA MX7
LASER Toner 62d4h00 25.000 Original 1 $1.428.026 $1.369.256 $916.867 $1.238.050
RK 10de
Unida
LEXMA MX7 d de
LASER 52D0Z00 100.000 Original 1 $240.463 $283.333 $162.327 $228.708
RK 10de Image
n
LEXMA MX7 Kit
LASER 40X8431 200.000 Original 1 $901.887 $509.999 $757.051 $722.979
RK 10de ADF
LEXMA MX7 Kit
LASER 40X8420 200.000 Original 1 $1.377.915 $1.057.778 $1.302.407 $1.246.033
RK 10de Manto
MPS
Kit
Laser Okidata 5500 57108101 25.000 Original 1 $2.480.719 $2.334.667 $650.777 $1.822.054
Manto
MB
MPS
Laser Okidata 5500 Tóner 52125601 25.000 Original 1 $2.378.667 $2.435.911 $1.083.053 $1.965.877
MB
MPS
Kit
Laser Okidata 5500 57108103 200.000 Original 1 $1.068.925 $453.333 - $761.129
ADF
MB
Hewlett P401
Laser Toner CC364A 10.000 Original 1 $1.068.099 $950.111 - $1.009.105
Packard 4N
Hewlett P401 Kit
Laser CB388A 225.000 Original 1 $1.618.400 $1.511.111 - $1.564.756
Packard 4N Manto
Drum
MB4
Laser Okidata Okidat 44574301 25.000 Original 1 $989.007 $1.054.000 $294.691 $779.233
61
a
MB4
Laser Okidata Tóner 44574901 10.000 Original 1 $1.180.480 $1.208.889 $941.785 $1.110.385
61
M15
Hewlett
Laser 36dn Tóner CE278A 2.100 Original 1 $486.417 $423.112 $268.673 $392.734
Packard
f

1
[Link]
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Unida
MX4 d de
Laser Lexmark 50F0Z00 60.000 Original 1 $224.822 $476.000 $151.768 $284.197
10de Image
n
MX4
Laser Lexmark Tóner 60F4H00 10.000 Original 1 $1.091.649 $1.171.111 $700.909 $987.890
10de
Hewlett 1522
Laser Tóner CB436A 2.100 Original 1 $483.229 $472.222 - $477.726
Packard 6N
M12
Hewlett
Laser 12N Tóner CE285A 2.100 Original 1 $424.737 $415.555 - $420.146
Packard
F
VALOR TOTAL PROMEDIO $15.011.002

*NOTA 1: El valor total ofertado no debe superar el valor total

promedio establecido en el cuadro anterior.
Se realizó la ponderación del valor total de los bienes, concluyendo que:

1. Se verificó que las empresas están cotizando los mismos requisitos técnicos.
2. Se verificó que las dos cotizaciones son de los meses de enero y febrero de 2019.
3. Se tomó los precios del contrato de suministro 015-023-2018 calculando el IPC del año 2019.
4. Se verificó que los bienes incluyen el IVA del 19%

Información de las dos empresas que cotizaron:

COTIZANTE NIT DIRECCION TELEFONO

Autopista Medellín km 1.5 vía
SUMIMAS S.A.S 830.001.338-1 Siberia Parque Empresarial San 8985355 - 8773399
Bernardo Bodega 5
GRUPO LOS LAGOS Carrera 28 No 78 -27 BARRIO 7470153 - 7470161 -
860.053.274 - 9
S.A.S SANTA SOFIA- Bogotá 3144702831

ORIGINAL FIRMADO
PD SONIA NARIÑO JIMÉNEZ
ESTRUCTURADOR TÉCNICO