República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder popular para la Educación

ENSAYO

INTEGRANTES:
Sabrina Higuera
María J. Mendoza
Software de aplicación

Sanare, febrero de 2023.

Cuando salieron al mercado las herramientas para administrar las bases de datos, Microsoft
Access fue uno de los programas más solicitados al respecto. Esta poderosa herramienta
simplifica el trabajo de las pequeñas, medianas y grandes empresas.
El programa Microsoft Access, es un programa que se encarga de la administración de las
bases de datos. El mismo ayuda a organizar y administrar un buen número de registros. Con
esta herramienta también se puede diseñar aplicaciones que se puedan emplear en Access,
en la modalidad Backend.
Microsoft Access es una simple aplicación de escritorio que no requiere ningún hardware
específico o licencia para funcionar. Por lo tanto, es ideal para usuarios individuales y
equipos pequeños que no requieren bases de datos más grandes y complicadas por un
precio adicional. De igual forma, ofrece numerosas ventajas sobre las soluciones de bases
de datos en comparación con SQL Server y Oracle, en las que la necesidad de bases de
datos no es muy elevada. Muchos equipos pequeños pueden ahora evitar la compra de
recursos masivos para sus necesidades básicas y simples con la ayuda de Microsoft Access.
Además, no necesitan que nadie administre o supervise el acceso que pueden requerir las
bases de datos habituales de cliente-servidor.
CARACTERÍSTICAS
-Permite darle forma a bases de datos de una manera realmente sencilla e intuitiva.
-Cada una de esas mencionadas bases se pueden personalizar absolutamente y sin necesidad
de tener que contar con un desarrollador.
-De la misma manera, cuenta con una serie de plantillas para que el usuario pueda hacer
empleo de las mismas sin tener que perder tiempo en crear una propia.
-Tiene la particularidad de que se pueden compartir todas las bases de datos creadas de
forma rápida y mediante distintos medios.
-Access es un programa que interactúa de manera clara y sencilla con otros softwares de
Microsoft también muy utilizados, como pueden ser Excel e incluso Word o PowerPoint.
-Se instala sin dificultad y rápidamente se puede comenzar a utilizar.
-Su interfaz es intuitiva.
-Es un programa de tipo multiusuario.
-Se considera que es una alternativa realmente económica a la hora de realizar distintas
bases de datos ya que otros softwares similares que encontramos cuentan con unos precios
muy elevados.
-Permite importar datos de forma fácil y rápida.
USOS Y FUNCIONES
Diversas plantillas modernas
El programa Microsoft Access incluye diversas plantillas, las cuales vienen simplificadas.
De esta manera, se pueden adaptar a los requerimientos de la empresa o negocio. Además,
esta herramienta permite diseñar fácilmente una base de datos, sin ser un experto en
sistemas y programación.
Exportar datos
Además, Access permite transferir datos de manera simple y rápida. En ese sentido, no
tomará en cuenta que los datos provengan de diversas fuentes, ni tampoco la cantidad de los
mismos. Una de las opciones más empleadas por millones de usuarios, es la transferencia
de estos datos a Excel.
Una de las características más destacadas de Microsoft Access, es que con este programa se
puede exportar la base de datos en formato PDF. Esta funcionalidad ofrece la ventaja de
poder compartir los datos con usuarios y clientes que no tengan este software. Al hacerlo,
estos podrán ver los datos en forma de imágenes. Es de destacar, que con Microsoft Access
podrás acceder a Adobe Rider sin ningún tipo de contratiempo.
Reportes
Access tiene la capacidad de colocar la información de la base de datos en un formato
imprimible. Los informes se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades del
usuario.
Tareas automatizadas
Access tiene macros que automatizan tareas rutinarias. Por ejemplo, si los datos deben ser
exportados regularmente, crea una macro para realizar esa tarea.
TIPOS DE DATOS
Texto corto.
Debe su denominación por aceptar un máximo de 255 caracteres por celda. Por lo general
en este se incluye solamente la trascripción de nombres o títulos en específico.
Texto largo.
En este caso, se admiten más de 255 caracteres por celda, hasta un máximo de 64mil
caracteres, siendo este el más empleado en el caso, de las descripciones completas.
Suele emplearse para la redacción de frases, oraciones e incluso párrafos cortos., muchos
expertos en programación alegan que permiten el almacenamiento de hasta un (1) gigabyte,
pero haciendo mención siempre de la limitación que se establece entorno a los 64mil
primeros caracteres.
Es de señalar, para aquellos que están incursionando en Access, que este campo se
corresponde con expresiones que pueden incluir letras, como números, o bien incluir
ambos, es decir, que en el mismo campo se puede introducir tanto letras como números.
Contradictoriamente muchos piensan que, al ser insertados datos numéricos, el concepto
cambia, siendo ello inexacto, ya que el elemento numérico en realidad pertenece al valor
texto, siempre y cuando no amerite o implique una relación aritmética o cálculo alguno.
Número.
Señalado a su vez con el nombre de Número grande, para hacer distinción de la cantidad de
caracteres que se puede colocar en un campo u otro.
En este caso, los elementos introducidos deben ser netamente numéricos, o bien pueden
contener ciertas letras, con la debida excepción de que las mismas hacen alusión a frases
que comprenden valor numérico.
Es decir que los números o bien expresiones empleadas, se utilizan con la finalidad de que
las mismas puedan ser aprovechadas para cálculos numéricos, por lo que cada uno de estos
datos representa un valor determinado.
Fecha y hora.
De necesaria introducción en especial para determinar el momento en que se crea la base de
datos, cuando esta se modifica o bien cuando se edita, o por el contrario, cuando la misma
ha dejado de ser útil.
Hay quienes recurren a la misma, con la finalidad de poder establecer una fecha completa,
pero lo más aconsejable es utilizar el formato de fecha corta que nos hace asignarle un valor
de los que el mismo programa proporciona.
Moneda.
Tal cual se deduce, el mismo se emplea para hacer referencia a los valores numéricos que
señalan el valor de una determinada moneda, en este caso, conviene utilizar el formato que
proporciona el programa, ya que el mismo, brinda la posibilidad de escribir conforme a la
moneda que se empleara.
Es aceptable una cantidad de 15 números para la parte entera de la moneda, y un total de 4
números, para la parte decimal, por lo que se aprecia que permite manejar cantidades
superiores.
Auto numeración.
Funciona bajo la modalidad de autocompletar, y suele ir configurado a medida que se van
introduciendo datos, es decir, que cada vez que se ingresa un carácter el mismo detecta la
alteración y procede a su modificación automática.
Si/no.
Este suele ser muy útil en el caso de que se trate de base de datos que manejen ítems, o bien
de valores, es decir, que se traten de bases de datos donde las personas introduzcan valores
que deban ser comprobados de forma continua.
Objeto OLE.
Sirve como una especie de enlace entre los datos suministrados en un archivo distinto bien
en un programa diferente.
Hipervínculo.
Tal cual se deduce, en estos se almacenan enlaces que transmiten la información a
determinada página web, resulte muy útil en el caso de programación web, que amerita la
recopilación de hipervínculos.
Datos adjuntos.
Este difiere de los objetos OLE, ya que no se tratan de texto en sí, sino que por el contrario
estos hacen referencia a otros elementos, como, por ejemplo, gráficos, imágenes o bien
tablas.
Calculado.
Es como una especie de función en la que se maneja otra forma numérica, o bien donde se
maneja otra operación aritmética, es decir, donde la persona puede realizar otra operación
con determinada señalización
ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS ACCESS
Tablas
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que
los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de
cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en
una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están
organizados los datos.
Formularios
Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar
datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que
realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo
modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los
usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en
las tablas.
Informes
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general,
un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada
cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le
puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de
datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también
pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un
correo electrónico.