CASO PRACTICO DEL USO DE APLIACIÓN
DE GESTIÓN DE PROCESOS (BPM) EN
UNA PYME EN ECUADOR.
Jonatan Hermenejildo
INDICE
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 2
OBJETIVOS .............................................................................................................................................. 2
DESARROLLO .......................................................................................................................................... 3
COBUS Cía. Ltda. ................................................................................................................................. 3
Metodología COBUS. .......................................................................................................................... 4
Modelación: ................................................................................................................................... 4
Ejecución: ....................................................................................................................................... 5
Monitoreo. ..................................................................................................................................... 5
Optimización. ................................................................................................................................. 5
YACHAI ........................................................................................................................................... 5
Plataforma de Software COBUS. .................................................................................................... 6
Plataforma de hardware................................................................................................................. 6
Procesos automatizados:................................................................................................................ 6
Fases de la automatización de procesos en YACHAI: ...................................................................... 7
Participación de Recursos - clientes. .............................................................................................. 7
CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 8
RECOMENDACIONES .......................................................................................................................... 9
Bibliografía ............................................................................................................................................. 9
TABLA DE IMÁGENES
Figura 1. Metodología COBUS ................................................................................................................ 4
Figura 2. Fase de modelación. ................................................................................................................ 5
Figura 3. Fases de automatización de procesos. .................................................................................... 7
Figura 4. Cuadro de relación cliente- COBUS. ......................................................................................... 7
INTRODUCCIÓN
Como alternativa evolutiva en las empresas o negocios Pymes se encuentra el uso de la
tecnología y uso de servicios software que mejoren los procesos y automaticen los procesos
manuales para mejorar la eficiencia en las resoluciones de acciones en el plano administrativo,
educativo, empresarial y otras áreas que afecten la estabilidad del negocio o empresa.
OBJETIVOS
Objetivo General
Analizar un caso practico del uso de BPM en la mejora de procesos de una
institución ecuatoriana.
Objetivos Específicos
• Investigar fuentes digitales que contengan información del uso de la
tecnología BPM en la mejora de procesos en empresa ecuatorianas.
• Describir de qué manera la herramienta influirá en el manejo de la
institución.
DESARROLLO
La información detallada de la presente investigación es tomada de fuentes internas del
proceso de concurso de elección de parte de la Universidad YACHAI y de la empresa ganadora
del concurso y actual proveedora COBUS del presente software BPM, para mejorar los
procesos administrativos de la institución, de la misma forma de automatizar procesos que se
generaban de manera manual , es importante destacar que la utilización de estos sistemas se
encuentran sujetos bajo las normas legales del presente “Acuerdo Ministerial No. 131 emitido
por el Ministerio del Ambiente y publicado en el Registro Oficial No. 284 del 22 de septiembre
de 2010, en su artículo 14, establece que las instituciones públicas deben incorporar a un
Sistema Informático cero papeles en la gestión de documentación interna o diseñar un
mecanismo de comunicación electrónica interna que permita el ahorro del papel”.
COBUS Cía. Ltda.
(Ministerio de telecomunicaciones, 2020)“Software de automatización de procesos para
lograr empresas altamente eficientes a través de la adecuada aplicación de la metodología de
gestión de procesos o mejora continua. Adaptado a la realidad nacional con flujos y procesos
listos de acuerdo a las leyes y reglamentos nacionales. Gran cantidad de funcionalidades
propias como trámites en línea, BI y ETL propio, sistemas transaccionales, extensiones,
sistemas externos, firmas electrónicas, etc.”
COBUS es una empresa Azuaya creada en 2004 a mano del Ing. Pedro Coellar Burbano, que
aporta con soluciones tecnológicas que mejora los procesos de forma automatizada
mejorando así la eficiencia de la institución.
COBUS genera como resultados mejoramientos de eficiencia entre 20% – 60% gracias a un
control aplicado a los procesos a través de los indicadores KPI brindados por las herramientas
tecnológicas; sin embargo, al incluir un rediseño de procesos hemos llegado hasta un 95%.
Metodología COBUS.
La herramienta cuenta con una secuencia de pasos o actividades que usa como guía
disciplinaria para su imagen corporativa.
Figura 1. Metodología COBUS
Fuente de [Link]
Modelación:
(COBUS, 2016)“Transforma la definición del proceso realizada en modo de texto a un gráfico
representativo del mismo, normalmente realizado en notación BPMN”.
Figura 2. Fase de modelación.
Fuente: [Link]
Ejecución:
En esta fase la empresa busca implementar el modelo escogido para la institución con o sin
herramientas tecnológicas.
Monitoreo.
Dar seguimiento a procesos aplicados en la institución verificando que se están cumpliendo
para obtener claves KPI como los cuellos de botella, media de los procesos, actividades,
desviaciones.
Optimización.
Se refiere a la obtención de referencias de indicadores claves del proceso que permita
encontrar “oportunidades de mejora” de los procesos que se generan Enel ciclo del BPM.
YACHAI
Desde el inicio de sus actividades la universidad ha mantenido un crecimiento constante de
estudiantes docentes, y personal administrativo, lo cual se refleja en un aumento de
dificultades en el manejo de procesos en este caso administrativos, que se manejaban de
manera manual.
De acuerdo a la página de Cobus en Yachai se logró la “Automatización de 28 flujogramas,
1383 nodos, 22 formularios, 242 plantillas, 49 reportes de indicadores de procesos,15
reportes gerenciales y más de 15.000 campos en los formularios.” (COBUS, 2016).
Plataforma de Software COBUS.
(Compras publicas, 2017) “La plataforma de software propuesta para el servidor estaría
integrada por: - Software de gestión de procesos: COBUS BPM, software libre y desarrollo
100% ecuatoriano (se entrega código fuente), sin restricciones de cantidad de usuarios ni
número máximo de procesos. - Base de datos: Postgres - Sistema Operativo: Linux Centos 6”
Plataforma de hardware.
(Compras publicas, 2017) Procesador: 2 – 4 CPU Cores Memoria:
RAM 8GB Arquitectura: 64 bits
Espacio en disco: 500GB – 1TB
Será responsabilidad del cliente disponer del hardware recomendado.
Procesos automatizados:
• Proceso de Contratación Pública fase Preparatoria
• Proceso de Contratación Pública – Catálogo Electrónico
• Proceso de Contratación Pública Fase Pre Contractual y Contractual Código Ingenios
• Proceso de Contratación Pública – Ínfima Cuantía
• Procesos de Reclutamiento y Selección de Personal Administrativo.
• Procesos de Reclutamiento y Selección de Personal Académico.
• Proceso de Viajes al Interior y Exterior – Servidores
• Proceso de Viajes al Interior y Exterior - Estudiantes
• Proceso de Pago
• Proceso de Des-Materialización de Documentos.
Fases de la automatización de procesos en YACHAI:
Figura 3. Fases de automatización de procesos.
Fuente: Compras públicas.
Participación de Recursos - clientes.
Figura 4. Cuadro de relación cliente- COBUS.
Metodología y cronograma de ejecución.
(Compras publicas, 2017)Actividades principales a seguir:
“1: Instalación de la Herramienta BPM: El proveedor deberá instalar y configurar la
herramienta BPM en las instalaciones de la Universidad de Investigación de Tecnología
Experimental Yachay; El proveedor deberá brindar una capacitación al personal técnico
de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay sobre
instalación y configuración de la herramienta BPM;
2: Mejoramiento y Automatización de Procesos en la Herramienta BPM: El proveedor
deberá realizar un análisis de los procesos priorizados por la Universidad (definidos en
el alcance). Una vez ejecutado el análisis mencionado, el proveedor deberá mejorar los
procesos a ser automatizados en el BPM. El proveedor deberá brindar una capacitación
inicial al personal designado de la Universidad de Investigación de Tecnología
Experimental Yachay que participará en la automatización de los procesos en el uso de
la herramienta BPM; El proveedor realizará la automatización de procesos utilizando la
herramienta BPM, con base en el análisis de mejora de procesos previamente realizado;
El proveedor realizará el desarrollo de informes gerenciales (dashboards, cuadros de
mando e informes) para el monitoreo de procesos; El proveedor deberá brindar
capacitación a servidores responsables de los procesos automatizados e implementados
en la herramienta”
CONCLUSIONES
Las empresas en el mudo de los negocios necesitan globalizarse desde el manejo de su
información y el proceso que se genera dentro y fuera de cada área que compone la
institución, para mejorar y presentar un producto o servicio que no solo satisfaga a los
usuarios, sino cumpla con los reglamentos legales del estado ecuatoriano par su correcto
funcionamiento.
La presente investigación demuestra como el caso de la automatización de procesos
administrativos en la universidad YACHAI colaboro en las mejoras en el funcionamiento en sus
áreas.
RECOMENDACIONES
Permitir la libre obtención de información más precisa de casos que buscan la eficiencia en
la aplicación de la automatización de procesos con herramientas BPM.
Desarrollar guías que permitan la fácil visualización de los procesos que se mejoran o
transforman de una simple acción o actividad a un proceso automatizado.
Incentivar a la colaboración de nuevos sistemas BPM que sean gratuitos para practica de
los estudiantes o profesionales que necesiten de mayor información acerca de casos de éxito.
Bibliografía
COBUS. (2016). Cobus Software. Obtenido de Cobus Software: [Link]
del-concepto-de-bpm/
Compras publicas. (2017). Sistema Oficial de Contratación Pública. Obtenido de
[Link]:
[Link]
rchivo=MUkdIkq0ERCw24jv_TYmil-FvGxDJEmEojaASPv1Z3I,
Ministerio de telecomunicaciones. (2020). Catálogo de oferta nacional de software. Obtenido de
[Link] [Link]
software-ecuatoriano/