10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Iniciación a Excel 2019

[Link] 1/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

ÍNDICE

Índice

MÓDULO 1. Conociendo Microsoft Office 365

Unidad formativa 1. ¿Qué es Microsoft Office 365? 

Unidad formativa 2. Instalaciones de servicios en la nube 

MÓDULO 2. CONOCIENDO EXCEL

Unidad formativa 3. ¿Qué es Excel? 

Unidad formativa 4. Entorno de Excel 

Unidad formativa 5. Compartir documentos 

MÓDULO 3. FUNCIONAMIENTO DE EXCEL 2019

Unidad formativa 6. Conceptos básicos

6.1 Celdas, Columnas, Filas y Rangos 

6.2 Hojas 

6.3 Fórmulas en Excel 

6.4 Introducir datos  

6.5 Comentarios 

6.6 Vínculos 

Práctica Unidad formativa 6

[Link] 2/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Unidad formativa 7. Formatos

7.1 Formatos numéricos y funciones 

7.2 Formato condicional 

7.3 Formato personalizado

Unidad formativa 8. Funciones

8.1 Función BUSCARV() 

8.2 Función BUSCARH() 

8.3 Función SI() 

8.4 Función [Link]() 

8.5 Función SI() con Rangos de valores 

Ejercicio Función SI() 

8.6 Fórmulas matriciales 

8.7 Función ÍNDICE 

8.8 Bloque edición 

Ejercicio Funciones bloque Edición 

Ejercicios Unidad formativa 8. Funciones

Unidad formativa 9. Filtros, tablas y Formularios

9.1 Filtros 

9.2 Tablas 

9.3 Formularios

MÓDULO 4. ACCESIBILIDAD

Unidad formativa 10. Novedades sobre accesibilidad en Office 365 

Unidad formativa 11. Hojas de cálculo accesibles 

[Link] 3/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

OBJETIVOS

Objetivos

Objetivo general

Aprender  a trabajar en Office 365 y conocer  algunas de las novedades que incorpora
Microsoft en  sus versiones ofimáticas más recientes así como conocer las diferentes
herramientas que incluye Excel.

Objetivos específicos

Aprender a trabajar en Office 365.

Instalar servicios en la nube.

Conocer las principales funcionalidades de Excel.

Trabajar la accesibilidad en un documento.

Conocer conceptos básicos de un documento Excel.

Introducir datos en un documento de forma dinámica.

Aprender a utilizar vínculos e insertar comentarios.

Utilizar fórmulas y funciones para agilizar tareas.

Insertar formularios y tablas en un documento.

Conocer el funcionamiento de los filtros.

[Link] 4/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

INTRODUCCIÓN

Introducción

Excel forma parte de la suite ofimática de Microsoft Office, y es de gran utilidad en

actividades administrativas y financieras, pero también podemos utilizarlo en nuestro día
a día para tener una organización centralizada de nuestras cuentas, objetivos,
presupuestos, etc…

A lo largo de este curso, veremos qué diferencias existen entre Office 365 y la versión
más reciente, Office 2019.

[Link] 5/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

MÓDULO 1. CONOCIENDO MICROSOFT OFFICE 365

Unidad formativa 1. ¿Qué es Microsoft Office 365?

Unidad formativa 1. ¿Qué es Microsoft Office 365?

Office 365 es un servicio por suscripción basado en la nube.

Esta herramienta surge para poder crear, acceder o compartir documentos del paquete
Office (Word, Excel, PowerPoint…). Es de gran utilidad en empresas que necesitan
trabajar con contenidos compartidos. Office 365 nos va a permitir acceder a todos los
programas en tiempo real desde cualquier dispositivo con acceso a Internet y OneDrive.

Microsoft Office 365 es una versión por suscripción que incluye el paquete Office clásico
y muchos otros productos. Sus aplicaciones estarán disponibles para PC, iPad, iPhone,
Mac o Android.

Existen diferencias dependiendo del plan al que estemos suscritos.

Office 365 para Empresas

Microsoft nos ofrece soluciones completas para pequeñas empresas, que nos facilitarán
herramientas para:

Trabajar en equipo

Compartiendo y editando documentos mediante OneDrive, trabajar en coautoría en

presentaciones mediante la utilización de pizarras, utilización de todos los servicios que
puede ofrecernos Outlook para compartir calendarios, organización de citas y reuniones,
etc…

Hacer crecer una empresa

Outlook Customer Manager permite hace run seguimiento de los clientes y fomentar las
relaciones con los mismos.

Podremos consultar el historial de nuestros clientes y hacer el seguimiento de ofertas y

tareas que queden pendientes.

Aumentar la productividad

Dispone de herramientas de inteligencia artificial y almacenamiento de uso compartido,

lo que agiliza mucho nuestro trabajo.

Soporte técnico para productos empresariales

[Link] 6/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Durante 24 horas al día los 7 días de la semana.

Configuraciones sencillas

El usuario podrá configurar y administrar sus dispositivos de una forma fácil y sencilla, lo
que implica un mayor ahorro de tiempo.

Office 365 para el Hogar

Usuarios

El plan de Office para el Hogar podrán disfrutarlo hasta 5 usuarios a la vez. Podrán
descargar cada uno de ellos la suite Office en su ordenador, móvil o tableta y tener acceso
completo.

Aplicaciones

Podrán utilizar las aplicaciones de Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, etc…

Soporte Técnico

Al igual que la suscripción de empresa, contarán con soporte técnico.

1.1Diferencias entre Office 365 y Office 2019

Mediante la suscripción de Office 365, podremos acceder a las herramientas más
modernas y actualizadas de Microsoft. Tanto para uso doméstico como para pequeña,
medianas o grandes  empresas, disponemos de diferentes planes de gran utilidad.

Podremos encontrar aplicaciones ampliamente conocidas como Word, PowerPoint o

Excel, en esta suscripción.

Hay que destacar, que la suscripción permite tener siempre las actualizaciones más
importantes y soporte técnico.

El pago de la suscripción podrá ser mensual o anual y va a incluir la mayoría de las

aplicaciones de escritorio.

En cuanto a Office 2019, una de sus diferencias, será la forma de pago, la compra de este
paquete se realiza mediante un único pago. También cabe destacar que no van a disponer
de actualizaciones, sería necesario pagar la versión más actualizada si queremos disponer
de ellas.

A continuación, tendremos una tabla en la que se ven de forma más clara las diferencias
entre una y otra.

[Link] 7/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Tabla 1. Comparación Office 365 y Office 2019

1.2 ¿Cómo descargo e instalo Office 365?

Para descargarlo e instalarlo tenemos que ir a la página oficial de Microsoft Office
 [Link] ([Link] iniciar sesión.

[Link] 8/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Imagen 1. Instalación

Iniciaremos sesión con nuestra cuenta asociada a la versión Office 365.

Una vez que hemos iniciado sesión, tendremos que seguir los pasos dependiendo del tipo
de cuenta con la que hemos iniciado sesión.

Si tenemos una cuenta Microsoft

Seleccionamos la opción  Instalar Office en la página principal y le damos a Instalar o

Instalar Office.

Imagen 2. Instalación con cuenta de Microsoft

Si tenemos una cuenta profesional o educativa

Le daremos a Instalar aplicaciones de Office dentro de la página oficial de Office 365.

Imagen 3. Instalación cuenta profesional o educativa

[Link] 9/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Hasta aquí serían los pasos para poder descargar Office en nuestro PC.

Para instalar Office tendremos que Ejecutar si nuestro navegador es Microsoft Edge o
Internet Explorer, Instalar si es Chrome o Guardar archivo en el caso de que sea Firefox.

Nos preguntará “¿Quieres permitir que esta aplicación haga cambios en el dispositivo?” y
le daremos a “Sí”.

Imagen 4. Instalando Office

Imagen 5. Instalando Office 2

Le damos a Cerrar y ya tendremos instalado Office en nuestro dispositivo.

[Link] 10/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

1.3 ¿Cómo activo una aplicación de Office?

Si queremos activar una aplicación de Office nos vamos al buscador de nuestro
ordenador en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla,  y escribimos el nombre de la
aplicación que queremos activar (Word, Excel, PowerPoint…).

Cuando aparezca en los resultados de búsqueda, seleccionamos el icono.

Una vez abierta la aplicación, tendremos que aceptar el contrato de licencia para poder
activarla.

[Link] 11/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Unidad formativa 2. Instalaciones de servicios en la nube

Unidad formativa 2. Instalaciones de servicios en

la nube

Desde hace ya algún tiempo, muchos hemos estado escuchando el término “nube” sin
saber muy bien a qué se refiere.

Vamos a explicar este concepto tanto para los que hayan oído escucharlo alguna vez
como para los que es la primera vez que lo escuchan.

2.1 ¿Qué es la nube?

Imagen 6. Nube

A rasgos generales, la nube es un sistema de almacenamiento virtual. Nos ofrece una

serie de servicios informáticos (servidores, almacenamiento, etc.) a través de Internet.

[Link] 12/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

El almacenamiento en la nube nos permite guardar archivos en un lugar de Internet, que

serán aplicaciones o servicios que guardan estos archivos.

Existen diferentes tipos:

Nube Pública: son propiedad de otro proveedor de servicios en la nube, que es el que las
va a administrar y ofrecerá sus recursos informáticos.

Un ejemplo de esto será Microsoft Azure.

En ellas vamos a tener acceso a los servicios que ofrezca y administraremos nuestra
cuenta desde un explorador web.

Imagen 7. Nube carpetas

Nube privada: en este tipo de nube, los recursos informáticos los utiliza exclusivamente
una empresa u organización. Incluso puede encontrarse físicamente en el centro de datos
local de una compañía.

Existen empresas que pagan a otros proveedores por servicios externos y, de esta forma,
hospedan esta nube privada.

Nube híbrida: va a combinar las nubes públicas y privadas. Permiten que tanto datos
como aplicaciones se puedan desplazar entre ambas, dando así una mayor flexibilidad.

[Link] 13/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2.2 Funcionamiento de la informática en la nube

No todos los servicios informáticos en la nube funcionan de la misma manera, pero
tienen  en común que cuentan con un panel basado en un explorador muy fácil de utilizar,
muy intuitivo, que va a facilitar las distintas tareas de desarrolladores y profesionales de
las tecnologías a la hora de pedir recursos y administrar cuentas.

El uso de la nube es más habitual de lo que pensamos, la utilización de un servicio en línea

(correos, almacenamiento de imágenes, edición de documentos…) va ligado en su
mayoría a la informática en la nube, que se encarga de almacenarlos.

2.3 Servicios en la nube

La nube nos ofrece múltiples servicios, vamos a ver algunos de ellos.

Almacenamiento de datos y copias de seguridad

Creará una copia de seguridad de todos nuestros datos. Documentos, imágenes o

aplicaciones, estarán guardados en este espacio virtual para poder recuperarlos o
reinstalarlos si tenemos algún problema con nuestro dispositivo. Esto ha sido de gran
utilidad tanto para la vida profesional como personal, ya que nuestros móviles pueden
almacenar contactos, fotografías, aplicaciones, etc…para poder disponer de ellos al
cambiar de móvil en un momento dado.

Imagen 8. Nube móviles

[Link] 14/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Streaming de audio y vídeo

Permite la conexión en cualquier lugar y momento y con cualquier dispositivo que

disponga de audio y video.

Creación de Apps

Nos permite implementar aplicaciones móviles y web accediendo a los recursos

necesarios de forma rápida y segura.

Desarrollar aplicaciones a través de la utilización de infraestructuras en la nube, va a

reducir tanto costo como tiempo.

2.4 Almacenamientos populares en la nube

OneDrive

Microsoft cuenta con este completo servicio en la nube. Dispone de una versión gratuita
para almacenar documentos y archivos. Permite compartir y editas archivos con
Microsoft Office.

ICloud

Exclusivo para los usuarios de Apple. Permite el almacenamiento de todo tipo de

información como calendarios, documentos, videos, etc…

Google Drive

Google cuenta con este espacio de almacenaje que viene instalado de serie en Android y
Chrome.

Permite la edición de documentos en línea entre varios usuarios.

Dropbox

  Dispone de una plan gratuito con capacidad limitada, aunque podrá ampliarse al
compartir un servicio si invitamos a otros usuarios a unirse a Dropbox.

Box

Este servicio de almacenamiento está disponible en inglés y dispone de una versión

gratuita. Una de sus mayores ventajas es su seguridad.

Amazon Cloud Drive

Su plan inicial permite el almacenamiento ilimitado de fotos.

[Link] 15/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2.5 Algunos servicios que utilizamos en la nube

Aplicaciones web: Microsoft Office 365, correos como Gmail, Google Drive, etc…

Tiendas de aplicaciones: App Store de Google Play, Amazon Appstore, APKMirror,

Aptoide, etc…

Servicios para almacenar datos: Box, Dropbox, OneDrive, etc…

Plataformas musicales: Spotify, Steam, Amazon Music, Google Play Music, Groove
Musica, etc…

Imagen 9. Aplicaciones en la nube

[Link] 16/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

MÓDULO 2. CONOCIENDO EXCEL

Unidad formativa 3. ¿Qué es Excel?

Unidad formativa 3. ¿Qué es Excel?

Excel es un programa tipo del tipo hojas de cálculo que nos va a permitir realizar
operaciones con números organizados en una cuadrícula mediante una plantilla o desde
cero.

Con él podremos realizar tanto operaciones sencillas como cálculos más complejos.

Realmente no es necesario tener unos conocimientos matemáticos avanzados para

trabajar con hojas de cálculo, con saber realizar operaciones básicas como sumar, restar,
multiplicar o dividir, podremos sacarle partido a esta aplicación.

Es de esperar que, si tenemos amplios conocimientos matemáticos podremos sacarle un

mayor partido.

Hay que destacar que podemos incluir gráficos a partir de datos. Hay múltiples gráficos
que podremos utilizar con diferentes formas, que podremos personalizar.

Imagen 10. Gráficos en Excel

[Link] 17/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Elementos de Excel

Libro de trabajo

En Excel, el libro de trabajo es aquel archivo cuya extensión será .xlsx

Si nos vamos a Archivo/Nuevo/Crear, Excel nos creará un nuevo Libro que llamará Libro
1. Si seguimos creando archivos, los enumerara de forma ascendente (Libro 2, Libro 3,
Libro 4, etc…) hasta que cerremos el programa.

Hojas

Dentro de cada Libro, vamos a encontrar una o más hojas de cálculo que podremos
utilizar para tener más organizada la información.

Existen diferentes tipos de hojas: Hojas de Cálculo y de Gráficos.

Hojas de cálculo

Es el lugar donde realmente vamos a trabajar, una cuadrícula compuesta de celdas en las
que escribiremos nuestros datos.

Se compone de Columnas y filas.

Llamaremos Hoja Activa a la Hoja de Trabajo sobre la que estamos trabajando.

[Link] 18/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Columnas

Excel se forma con columnas y filas las cuales dan forma a las celdas. Así, cada celda
tendrá una dirección única dentro de la hoja.

Las columnas son la serie de cuadrículas verticales que se sitúan una debajo de otra.

Excel cuenta con 16.384 columnas que se identifican con letras de forma ascendente(A,
B, C…).

Al finalizar la última letra Z, continuará la serie como AA, AB, etc…

[Link] 19/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Filas

En posición horizontal y seguidas unas de otras, vamos a encontrar las filas, que estarán
numeradas de forma ascendente 1, 2, 3, 4…

Como máximo, podremos trabajar con 1.048.576.

Celdas

[Link] 20/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Las celdas son la cuadrícula de intersección de una columna y una fila.

Dirección de una celda

Cada celda va a tener una dirección, esta estará formada por la posición que ocupa en la
columna y en la fila.

Por ejemplo; en la columna 2 en la segunda fila tendremos la B2 (B=segunda columna,

2=segunda fila).

La dirección de una celda también la podremos observar en el cuadro de nombres.

La celda con la que estemos trabajando introduciendo datos, será la Celda Activa.

Rangos

Si seleccionamos varias celdas a la vez, al conjunto de todas ellas que forman un

rectángulo las denominamos Rango.

Los rangos se nombran con la referencia de la primera celda y la última separadas por:
(dos puntos), así podemos definir el rango B2:E5.

Hoja de Gráfico

[Link] 21/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Son unos tipos de hoja que puede contener el libro de trabajo para poder representar
gráficamente los datos.

Este tipo de hoja, no incluye celdas, columnas o filas.

[Link] 22/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Unidad formativa 4. Entorno de Excel

Unidad formativa 4. Entorno de Excel

Cinta de opciones

La cinta de opciones es el conjunto de herramientas que te permite acceder de forma

rápida a los comandos necesarios para crear y editar.

Dentro de la cinta de opciones encontramos fichas (o pestañas) y bloques (o grupos).

Barra de Título

En la Barra de Título tendremos el nombre del documento (Libro 3).

Barra de fichas de Hojas

En la parte inferior izquierda de la hoja de cálculo, tendremos la barra de fichas de hojas,

que nos va a permitir movernos por las distintas hojas que tenga nuestro libro de Excel.

[Link] 23/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Barra de estado

Vamos a encontrar la barra de estado en la parte inferior de la ventana del programa y

nos mostrará información sobre comandos u opciones que seleccionemos.

En la barra de estado podremos activar y desactivar opciones.

Barra de fórmulas

En la barra de fórmulas podremos ver el contenido del texto activo. Si modificamos un

valor en una celda, la barra de fórmulas mostrará determinados iconos.

[Link] 24/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si hacemos clic sobre el icono, nos aparecerá un desplegable con diferentes opciones.

Cuadro de nombre

En el cuadro de nombre nos va a aparecer el nombre o referencia de la celda que esté

activa en ese momento.

Ficha de Inicio

La cinta de opciones se divide en pestañas o fichas y bloques o grupos. #1f6f43

Después de la ficha Archivo, vamos a tener la de Inicio. En ella tendremos los comandos
más utilizados en un documento.

 
[Link] 25/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Ficha Insertar

En esta ficha encontraremos los elementos muy útiles para poder incluir en nuestra hoja
de Excel gráficos, tablas, ilustraciones…todo aquello que nos va a servir para dar una
imagen visual a nuestro contenido.

Ficha Datos

En esta ficha encontraremos distintos comandos para poder trabajar con datos e
importarlos, ordenarlos, etc…

Ficha Revisar

La ficha Revisar de la cinta de opciones, incluye los comandos de revisión de comentarios

y comprobación de la accesibilidad de nuestra hoja de cálculo.

[Link] 26/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Ficha Vista

[Link] 27/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Unidad formativa 5. Compartir documentos

Unidad formativa 5. Compartir documentos

Excel permitirá la coautoría con otros usuarios de un Libro al mismo tiempo. Esto significa
que podremos abrir, comentar o trabajar en ese libro de cálculo simultáneamente.

Los cambios que realicen nuestros compañeros, podremos verlos en tiempo real. En
algunas

versiones de Excel incluso se nos mostrarán las selecciones en diferentes colores.

5.1 Colaborar en libros de Excel

Co-autoría

Debemos tener en cuenta algunas configuraciones antes de empezar a trabajar en co-

autoría, después de hacerlas tendremos que tener en cuenta que:

Necesitamos la suscripción de Office 365 y última versión instalada.

Compatibilidad de Office con la co-autoría.
Inicio de sesión en Office.
Los formatos para poder trabajar en un libro de Excel en co-autoría
serán: .xlsx, .xlsm o .xlsb.
Podemos cambiar el formato de un archivo si es que este no se encuentra
en los adecuados a través de Archivo/Guardar como/Examinar/Guardar
como(escogemos el tipo).

5.2 Compartir un libro

Necesitaremos una versión de Excel compatible con la coautoría para poder compartir un
libro.

Podemos compartir archivos desde varios sitios diferentes.

Desde el backstage, al que podremos acceder desde la pestaña Archivo en la parte

superior izquierda de nuestro documento:

[Link] 28/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Y a través de la opción Compartir.

Si le damos a Compartir con otras personas, se nos mostrarán las opciones de compartir
que hemos explicado antes.

[Link] 29/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si le damos a Compartir con otras personas, se nos mostrarán las opciones de compartir
que hemos explicado antes.

[Link] 30/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si la tenemos, vamos a tener varias opciones para compartir.

Opción 1: Compartir mediante correo electrónico

Lo único que debemos hacer si utilizamos esta opción es seleccionar Compartir en la

esquina superior derecha del libro y escribir la dirección de correo electrónico del
usuario con el que queremos compartir el libro y escogemos una ubicación en la nube.

[Link] 31/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Una vez hecho esto, le damos a enviar y nuestro libro será compartido con la persona o
personas a las que hayamos enviado el correo.

Es posible que al otro usuario le aparezca una barra amarilla a lo largo del documento,
esto indica que el archivo está en vista protegida y habrá que  hacer clic en el botón
Habilitar edición.

Opción 2: Compartir mediante un vínculo

A través de la opción Compartir, podremos enviar un vínculo a otro usuario a nuestro

libro.

Le daremos a Copiar Vínculo y se nos creará un código y le daremos a Copiar.

[Link] 32/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Este vínculo lo podremos compartir por correo electrónico a cualquier usuario, aunque
este no tenga una cuenta en Microsoft.

Podremos configurar estos vínculos si hacemos clic sobre la flecha:

Y se nos abrirá un menú como el siguiente para que podamos configurarlo según nuestras
necesidades.

[Link] 33/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Opción 3: Compartir en Outlook

Junto a la opción de Copiar vínculo, tendremos otro botón que abrirá nuestro correo de
Outlook de forma automática.

[Link] 34/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Simplemente tendremos que escribir la dirección de correo del usuario al que le

queremos enviar nuestro libro de Excel.

5.3 ¿Qué archivos he compartido?

Cuando accedemos a la página [Link] ([Link] para acceder a
nuestras aplicaciones, tendremos diferentes opciones. Una de ellas será la de
Compartidos conmigo.

Podremos realizar diferentes acciones con nuestro documento compartido.

[Link] 35/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

5.4 Administrador de Archivos: OneDrive

Podremos cargar o crear un libro de Excel desde OneDrive de la siguiente manera.

Lo primero que vamos a hacer es acceder a un explorador y buscar OneDrive OneDrive

para la Empresa para  podremos cargar o crear nuestros libros de Excel.

Nos aparecerá la pantalla de principal de Microsoft OneDrive. Accedemos a la opción

Iniciar sesión.

[Link] 36/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Una vez hecho esto, estaremos dentro de OneDrive y tendremos varias opciones.

Nuevo

Desde OneDrive podremos crear un nuevo documento de Word, Excel, PowerPoint, etc…

[Link] 37/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Cargar

Si le damos a Cargar se nos abrirá un desplegable con dos opciones.

Podremos elegir un archivo o carpeta que tengamos en nuestro ordenador.

Flow

También podemos configurar flujos de trabajo para listas y bibliotecas.

[Link] 38/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Los flujos automatizan diferentes procesos; obtener notificaciones, sincronizar archivos,

recopilar datos, etc…de esta forma se mejora nuestra productividad  y la de nuestro
equipo.

 Podemos escoger una plantilla donde se mostrarán los flujos utilizados con más
frecuencia.

5.5 Opción Comentarios

Agregar comentarios

Si le damos clic en el botón derecho del ratón, se nos abrirá un desplegable en el que
tendremos las siguientes opciones:

Al darle a Nuevo comentario se nos abrirán más opciones.

[Link] 39/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

La @ la utilizamos para mencionar a alguien y, de esta forma,  al usuario le llegará un aviso

de que alguien lo ha mencionado en un comentario.

Una vez hecho el comentario le daremos a la flecha de la derecha para enviarlo.

Se creará un hilo e conversación y, en la misma hoja de cálculo, aparecerá un bocadillo de

la siguiente forma:

[Link] 40/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si pinchamos el bocadillo, se nos abrirá el hilo de conversación y podremos seguir

comentando.

Revisar comentarios

En la cinta de opciones, tendremos una ficha Revisar.

Si pulsamos sobre las opciones Siguiente comentario o Anterior comentario, podremos

revisarlos de una forma fácil.

Desde esta misma ficha también podremos crear un nuevo comentario o eliminarlo.

Mover un comentario

Si pinchamos sobre la celda en la que tenemos el comentario y lo arrastramos, podremos

mover el mismo a otra celda según necesitemos.

Cambiar el tamaño en un comentario

Para cambiar el tamaño de un comentario simplemente tendremos que arrastrar los

controladores a los lados de las esquinas del cuadro del comentario.

[Link] 41/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

5.6 Vista protegida

Cuando tenemos archivos cuya procedencia es Internet u otras ubicaciones no seguras,
es posible que contengan virus o malware entre otras cosas, que podrían dañar nuestro
ordenador e incluso dejarlo inutilizado.

Por este motivo, estos archivos se abrirán en modo Vista protegida, evitando así los
posibles riesgos a los que se pueda ver expuesto.

Los usuarios podrán leer y ver su contenido. También podrán habilitar la edición del
mismo. Vamos a ver algunos supuestos en los que un archivo puede estar en Vista
protegida en algunas aplicaciones de Office como Excel o Word:

Archivo abierto desde ubicaciones de Internet:

Nos lo indicará con el mensaje: “Tenga cuidado, los archivos de Internet pueden contener
virus. A menos que necesite aplicar ediciones, resulta más seguro permanecer en Vista
protegida.”

A menos que confiemos en la ubicación desde donde proviene nuestro archivo, lo más
prudente es permanecer en Vista protegida.

Archivo recibido como adjunto en el correo de Outlook.

 “Tenga cuidado, los datos adjuntos de correos electrónicos pueden contener virus. A
menos que necesite aplicar ediciones, resulta más seguro permanecer en Vista
protegida.”
[Link] 42/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

En este caso es la propia directiva de nuestro equipo la que califica al adjunto como no
seguro.

Archivos procedentes de ubicaciones no seguras.

Cuando intentamos abrir archivos desde carpetas no seguras, también podremos ver el
aviso de Vista protegida con el mensaje: “Este archivo se abrió desde una ubicación
potencialmente no segura. Haga clic para obtener más detalles.”

Lo vamos a encontrar en carpetas de archivos temporales procedentes de Internet, por

ejemplo. Lo mismo que en otras ocasiones, podremos editarlo si confiamos en el sitio de
procedencia.

Archivo bloqueado por Bloqueo de archivos

Esto puede ocurrir si, por ejemplo, el archivo es de versiones anteriores a la que tenemos
y el bloqueo de archivos impedirá que se abran por estar obsoletos.

Nos pondría un mensaje como:

 “No se puede editar  este tipo de archivo debido a la configuración de la directiva.”.

“Se recomienda no editar este tipo de archivo debido a la configuración de bloqueo de

archivos del Centro de confianza.”

Archivos con error de validación

En ocasiones, Office detecta algún tipo de problema con la validación de un archivo y

podremos ver el siguiente mensaje: “Office ha detectado un problema con este archivo.
Editarlo puede dañar el equipo. Haga clic para obtener más información.”

Salir del modo Vista protegida

Si queremos salir del modo Vista protegida en nuestra hoja de Excel, bastará con hacer
clic sobre el botón  Editar de todas formas.

[Link] 43/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

MÓDULO 3. FUNCIONAMIENTO DE EXCEL 2019

Unidad formativa 6. Conceptos básicos

6.1 Celdas, Columnas, Filas y Rangos

Unidad formativa 6. Conceptos básicos

6.1 Celdas, Columnas, Filas y Rangos

A lo largo de este módulo podréis practicar creando los ejemplo que se muestran o
descargando esta base de datos que tendréis que acabar de rellenar.

Base de datos (/intranet/maquetacion/25494/files/BD-Inmuebles%[Link])

Celdas: es la intersección entre columnas y filas. En ella insertaremos valores o textos.

Siempre que queramos regresar a la primera celda A1, podremos utilizar el atajo de
teclado

CONTROL+INICIO.

La celda sobre la que estemos trabajando, recibe el nombre de celda activa.

Columnas: la agrupación de celdas consecutivas verticales en una hoja de cálculo recibe

el nombre de columna.

[Link] 44/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Cada columna será fácilmente identificable mediante una letra por orden alfabético de la
A a la Z. Al llegar a la Z, se volverá a empezar por la pero esta vez con doble de letra (AA,
AB, AC, AD, etc…) .

Filas: las filas serán la agrupación de celdas dispuestas de forma horizontal en nuestra
hoja de cálculo. Estarán numeradas desde el número 1 de forma ascendente hasta la
última de ellas.

Rangos

Cuando tenemos un conjunto de celdas adyacente y lo marcamos, hablamos de rango.

Para marcarlo, simplemente haremos clic en la celda y arrastraremos hasta la celda que
delimite este rango. Nuestro rango será fácilmente identificable porque se marcará en
color gris.

[Link] 45/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

6.2 Hojas

6.2 Hojas
 

Crear una hoja

Cuando creamos un Libro nuevo, en Excel 2019 por defecto nos creará una Hoja1.

Si queremos agregar más hojas tendremos varias opciones.

Opción 1:

En la parte inferior izquierda de la hoja de cálcula, pulsamos sobre el botón más y,

automáticamente se nos creará una hoja.

Imagen crear hoja     

                                                                          

Opción 2:

Hacemos clic en el botón derecho sobre Hoja1 y le damos a Insertar.

[Link] 46/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Además de insertar una hoja nueva, podremos insertar otros elementos.

Opción 3:

Otra forma de insertar una hoja es irnos a la ficha Inicio en el bloque Celdas.

Desde aquí también podríamos insertar una nueva hoja.

Cambiar el nombre de una hoja

Para cambiar el nombre de una hoja también vamos a tener varias opciones.

Opción 1:

[Link] 47/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Haciendo clic sobre el botón derecho del ratón. Se nos abrirá un desplegable en el que
encontraremos la opción de cambiar el nombre a nuestra hoja.

Opción 2:

Haciendo doble clic en la ficha de hojas sobre la hoja que queremos renombrar.

Opción 3:

Al igual que hicimos para crear una hoja nueva, nos vamos a la pestaña Inicio al apartado
de Celdas.

Encontraremos una opción que se llama Cambiar nombre de la hoja y, desde ahí,
podremos renombrar la hoja de cálculo.

[Link] 48/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Cambiar el orden de las hojas

Si en algún momento bien porque nos hayamos equivocado, porque no nos gusta la
distribución de las hojas o por cualquier otro motivo, queremos cambiar el orden de las
mismas, podremos hacerlo.

La forma sería la siguiente:

Ponemos el cursor sobre la hoja que queremos mover y hacemos clic sin levantar el dedo
del ratón.

Nos aparecerá un pequeño triángulo y el cursor se mostrará con el icono de un folio.

Simplemente tendremos que arrastrar la hoja hacia la izquierda y colocarla en la posición

que queramos.

[Link] 49/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Copiar una hoja

Ya hemos aprendido cómo mover una hoja, el procedimiento para copiarla va a ser
bastante parecido.

Volvemos a pulsar el botón derecho del ratón sin soltarlo y, cuando nos aparezca el icono
del folio, pulsamos la tecla CTRL.

Si quisiésemos seleccionar varias hojas a la vez podríamos hacerlo situándonos en la

primera de ellas y, a continuación, pulsando Mayúsc en el teclado para marcar la primera
hoja, hacemos clic sobre la hoja en la que acabaría la selección.

Para copiar esta selección tendremos que arrastrarla hacia la derecha como hemos hecho
anteriormente para copiar una sola hoja.

Eliminar hojas

Cuando necesitemos eliminar una selección de hojas tendremos que hacer lo siguiente:

1º-. Volveremos a hacer clic sobre la primera hoja y pulsaremos nuevamente sobre Mayús
para mantener la selección en la primera hoja.

[Link] 50/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2º.  Pulsamos sobre la última hoja de la selección.

3º. Clic en el botón derecho del ratón.

4º. Opción Eliminar.

Nos aparecerá una ventana con un aviso de Microsoft Excel 2019 para verificar si
realmente queremos eliminar esta selección.

5º. Eliminar.

Ventanas

Hoy en día es muy habitual el uso de dos pantallas de ordenador para realizar tanto
tareas de tipo administrativo como de tipo informático. Incluso en los hogares ya se ha
vuelto habitual el uso de dos pantallas que ayudan a agilizar tareas dado que no tenemos
que estar abriendo y cerrando ventanas cada vez que necesitemos una vista concreta de
lo que estamos haciendo.

[Link] 51/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Pero ¿qué pasa si no disponemos de una segunda pantalla? Por suerte Excel 2019 se
ocupa de esta problemática haciendo más fácil nuestros proyectos.

Primero comprobamos cuantas ventanas podemos abrir en este mismo momento. Para
ello iremos a la ficha Vista/Cambiar ventanas.

Como podemos ver, ahora mismo solo tenemos abierto el Libro 8. Vamos a crear una
ventana nueva para poder abrir una Vista de doble pantalla.

En la misma pestaña Vista, hacemos clic sobre la opción Nueva Ventana.

Ahora sí que tenemos dos libros disponibles para poder abrir en dos ventanas distintas.

 
[Link] 52/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Seguimos en la ficha Vista. Pulsaremos sobre la opción Organizar todo.

Si le damos a la opción Vertical, el resultado será el siguiente:

Esta es una forma muy cómoda de poder editar nuestra hoja de cálculo y de copiar celdas
de una a otra ventana.

Proteger hojas en Excel

Excel nos va a permitir proteger nuestros libros de varias formas.

Lo más básico que debemos saber es cómo proteger las hojas.

En la ficha Revisar, en el apartado Cambios, tendremos la opción de Proteger hoja.

[Link] 53/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si hacemos clic sobre esta opción, se nos abrirá la siguiente ventana:

Las dos opciones que aparecen seleccionadas lo están así de forma predeterminada. Pero
nosotros podremos seleccionar las que queramos.

Si quitásemos la marca de estas opciones, los usuarios podrán ver la información de la

hoja, pero no podrán modificarla.

Si pulsamos Aceptar, la hoja quedará protegida mediante contraseña.

[Link] 54/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Ejercicio Hojas

Ejercicio hojas

En el punto 6.1 Celdas, Columnas, Filas y Rangos, encontraréis una base de datos de una
inmobiliaria que contiene dos hojas de cálculo. 

Instrucciones:

1º. Cambiarle el nombre a las dos hojas:

"Hoja1" por "Propiedades".

"Hoja 3"  por "Ventas". 

2º. Agregar una Hoja nueva  con el nombre de "Vendedores". Esta hoja tendrá que estar
después de la hoja "Propiedades".

3º. Vamos a necesitar una copia de los datos de todas nuestras Propiedades en otra hoja.
Esta tendrá que estar protegida.

[Link] 55/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 56/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

6.3 Fórmulas en Excel

6.3 Fórmulas en Excel

En Excel 2019 podremos sumar, restar, multiplicar o dividir sin tener que usar funciones
integradas. También tendremos operadores básicos como: +,-,*,/.

Para realizar un cálculo utilizaremos fórmulas. Todas las fórmulas empezarán con el signo
(=).

Si no pusiéramos este signo, Excel entendería la fórmula como si fuese un texto.

En cada fórmula nos podemos encontrar:

Valores: numéricos o de texto.

Operadores: son símbolos mediante los cuales podremos realizar
operaciones.
Paréntesis: controlan el orden en el que se van a evaluar las expresiones
que tengamos en una fórmula.
Referencias de celda: podemos indicar la referencia de una celda que
contiene un valor.
Funciones: es la forma en la que podemos automatizar determinados
procedimientos que contengan cálculos específicos (SUMA, PROMEDIO,
HORA…).

Insertar fórmulas en la barra de fórmulas

La forma correcta de insertar una fórmula será introducir en primer lugar el símbolo (=)
en nuestra barra de fórmulas.

[Link] 57/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Esta es la manera en la que Excel sabe que vamos a introducir una fórmula.

Crear fórmulas

Tenemos dos formas de crear fórmulas: manual o mediante funciones.

De forma manual

Si queremos sumar estos valores para obtener el precio Total de la compra, nos
colocaremos en la celda en la que queremos que se nos muestre este total(celda activa).

Lo primero que tendremos que hacer es introducir el símbolo (=) para que Excel recoja la
información que vamos a darle y nos devuelva un resultado.

A continuación iremos haciendo clic en cada uno de los valores e incluyendo el símbolo
(+).

[Link] 58/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Mediante funciones

La forma más rápida de hacer este tipo de operaciones es mediante funciones.

Si volvemos a poner el signo (=) en la celda en la que queremos recoger la suma de los
valores y ponemos Suma (en otras versiones anteriores de Excel sería Sum), nos
aparecerá una lista de funciones.

[Link] 59/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Hacemos clic sobre Sum y tan solo tendremos que marcar el rango que queremos que se
sume.

En la barra de fórmulas siempre se nos mostrará la información de la operación que

estamos realizando.

Podremos copiar la fórmula cada vez que la necesitemos en otra columna. Dejamos el
cursor sobre la esquina de la celda en la que tenemos la fórmula y arrastramos hasta la
celda que necesitemos.

[Link] 60/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Editar fórmulas

Muchas veces, necesitaremos editar las fórmulas creadas para modificarlas. Para hacer
esto tenemos dos formas:

Editar sobre la barra de fórmulas: igual que al introducir la fórmula, podremos

modificarla si hacemos doble clic sobre la barra de fórmulas.

Editar sobre la celda: modificaremos directamente sobre la celda si hacemos doble clic
sobre la misma o si pulsamos sobre la tecla F2.

Para que Excel vuelva a realizar los cálculos necesarios, tendremos que darle a Entrar en
nuestro teclado.

[Link] 61/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

6.4 Introducir datos

6.4 Introducir datos

Caso práctico

Vamos a ver un caso práctico de cómo introducir datos de forma fácil y organizada. En las
imágenes del caso práctico tendréis como guía el ejemplo anterior y una muestra de
cómo os tienen que ir quedando los datos en la hoja de cálculo.

1º. Lo primero que tenemos que hacer es escribir el nombre de nuestras filas y columnas

[Link] 62/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2º. Bordes: seleccionamos el Rango que queremos delimitar con bordes.

 Encontraremos los bordes en la ficha Inicio. Tenemos diferentes opciones. En este caso
escogemos la opción Todos los bordes.

Nos tendría que quedar de la siguiente forma.

[Link] 63/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si nos fijamos, la columna Horas es el total de cada valor que encontramos en la fila:

Galicia=2+2+2+2+2+2+2=12

Madrid=1.3+1.3+1+2+1+4=10.6

Andalucía=2+1.3+5+2+2+5=17.3

Esto lo hemos hecho con la función Sum() (apartado Fórmulas de Excel/Crear

fórmulas),siendo horas el total de la suma de cada fila.

3º. Alinear centro: para alinear los valores que tenemos, hacemos una selección de todo el
rango:

A continuación elegiremos la opción alinear en la ficha Inicio dentro del bloque

Alineación.

[Link] 64/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

4º. Cambiar color: el cambio de color es muy sencillo una vez que hemos aprendido a
seleccionar el rango que queremos.

Simplemente iremos a la herramienta del bote de pintura que encontraremos en Inicio en

el bloque Fuente para cambiar el color de fondo de la celda.

Nos quedaría de la siguiente manera.

[Link] 65/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Nombres definidos

La utilización de nombres definidos es muy útil cuando tenemos filas o columnas que
queremos agrupar bajo un mismo nombre (productos, clientes, días, etc…).

Imaginemos que tenemos lo siguiente:

Si queremos agrupar a todos los clientes, o todas las ventas o pérdidas, tendremos que
seleccionar el rango, por ejemplo, “Clientes”, e ir a la ficha Fórmulas/Nombres
predefinidos.

[Link] 66/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Le daremos a Aceptar.

Si abrimos el desplegable del cuadro de nombres, veremos cómo aparece agrupado el

rango que hemos seleccionado “Clientes”. Al hacer clic, se nos mostrará de forma
automática este rango.

Es posible que, con una tabla con tan pocos datos no veamos la gran ventaja de esta
herramienta, pero nos será muy útil en hojas de cálculo que tengas muchos más datos.

[Link] 67/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Clientes se comportará como si de una función se tratase y nos va a aparecer junto a la

lista de estas funciones.

Imagen Clientes función 3

A través del Administrador de nombres, que encontraremos en la fiche

Fórmulas/Nombres predefinidos, podremos administrar los nombres que hemos creado,
editarlos, modificarlos o eliminarlos.

[Link] 68/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 69/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

6.5 Comentarios

6.5 Comentarios
Añadir comentarios resulta de gran ayuda para facilitar su interpretación entre otras
cosas.

Vamos a agregar comentario a la siguiente lista.

Si nos ponemos sobre la celda a la que queremos añadir el comentario y hacemos clic en
el botón derecho de nuestro ratón, tendremos las siguientes opciones:

[Link] 70/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Al insertar un comentario, por defecto, cogerá nuestro nombre de usuario del ordenador.

Podremos cambiarlo simplemente haciendo clic y volviendo a editarlo.

También podremos cambiar esto en configuración y, de esta forma se hará como cambio
permanente. Para ello vamos a la pestaña Archivo/Opciones/General.

[Link] 71/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

En el apartado Personalizar la copia de Microsoft Office, modificaremos nuestro nombre.

En los comentarios nos aparecerá esta modificación.

El comentario desaparece cuando dejamos de pasar el curso por encima, pero podremos
fijarlo con la opción Mostrar comentarios.

[Link] 72/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

También podremos cambiar el formato.

[Link] 73/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 74/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

6.6 Vínculos

6.6 Vínculos
En ocasiones nos vamos a encontrar en libros algo más extensos, que tendremos que
hacer referencia a datos que no se encuentran en la hoja en la que estamos, o que
necesitamos acceder de forma ágil y rápida a otra ubicación y, para eso, necesitaremos un
acceso directo a esta información.

El hacer clic sobre una celda en la que hemos creado un vínculo, nos llevará a la ubicación
especificada en el mismo.

Vamos a ver paso a paso cómo hacer esto.

1º. Agregar hojas a nuestro libro.

En nuestro libro de Excel 2019, agregaremos tres hojas más, estas hojas van a ser el
destino al que nos llevarán los vínculos una vez que los hemos creado.

Para ello hacemos clic sobre el más que tenemos en la parte inferior izquierda de nuestra
hoja.

Y editaremos cada una de las hojas renombrándolas.

Hacemos ponemos el cursor sobre la ficha de hojas y hacemos clic en el botón derecho de
nuestro ratón.

A continuación, escogemos la opción Cambiar nombre.

[Link] 75/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Haremos esto con las siguientes hojas hasta que nos quede de la siguiente manera.

2º. Una vez creadas estas hojas. Vamos a las celdas en las que hemos escrito: girasoles,
fresas, lechugas, y crearemos el vínculo hacia las otras hojas de la siguiente manera.

[Link] 76/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si pulsamos sobre Vínculo se nos abrirá una ventana con las diferentes opciones.

En este caso escogemos la opción Lugar de este documento para que nos muestre las
opciones a las que podemos asociar en vínculo.

Asociaremos girasol->planta, fresas->frutas, lechugas->verduras.

[Link] 77/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

En la hoja Índice, se crearán los vínculos asociados a las hojas que le hemos indicado.

Cada vez que pulsemos sobre uno de ellos, saltaremos a la página referenciada.

Nos vamos a encontrar, sobre todo si tenemos muchas hojas, que no es demasiado
práctico ir y volver de la misma haciendo clic aquí y allá. Pero, utilizando el mismo sistema
de vínculos, podremos facilitarnos mucho esta tarea.

Si nos ponemos sobre cualquiera de las hojas del libro, por ejemplo, “frutas”, y nos vamos
a la ficha Insertar, tendremos diferentes tipos de ilustraciones, la mecánica va a ser la
misma para todas. Vamos a insertar un icono, por ejemplo.

En Excel 2019 tenemos multitud de iconos distintos para escoger.

 
[Link] 78/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Para crear nuestro vínculo, hacemos clic con el botón derecho y pulsamos sobre la opción
Vínculo como hemos hecho anteriormente.

Podremos darle el formato que queramos cambiándole el color, tamaño, forma, etc…

Al igual que hemos hecho antes, buscaremos la opción del vínculo que nos lleva a la hoja
principal, es decir, al Índice.

[Link] 79/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Ahora nuestro icono está vinculado con la hoja Índice y, cada vez que pulsemos sobre él,
nos llevará a esta hoja.

Podemos hacer clic con el botón derecho y copiar el icono, el vínculo se copiará
igualmente en la ubicación que lo peguemos.

[Link] 80/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Práctica Unidad formativa 6

EXCEL 2019

Práctica Unidad formativa 6. Conceptos básicos

Vamos a poner en práctica lo que hemos visto en esta Unidad formativa, para ello sigue
las siguientes instrucciones.

1º. Creamos un Libro de trabajo al que llamaremos Clientes.

2º. Cambiaremos el nombre de la hoja Hoja 1 por el de Presupuestos.

3º. Agregamos una nueva hoja Hoja 2 a la que también cambiaremos el nombre por el de
Facturas.

4º. Vamos a necesitar una segunda hoja Datos Presupuestos, así que tendremos que
duplicar la primera hoja.

5º. Queremos trabajar en ambas hojas copiando datos de una a otra, por lo que nos será
de gran utilizar ver las hojas al mismo tiempo en la pantalla de nuestro ordenador, así que
agregaremos una nueva ventana.

6º. Crea la siguiente estructura. Hay que tener en cuenta que los datos de las celdas están
centrados.

7º. En cada celda de la columna Presupuesto, necesitamos crear un vínculo que nos lleve
a la hoja Datos Presupuestos ¿sabrías crear un vínculo para todas las celdas a la vez sin
tener que crearlo una por una?

[Link] 81/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Unidad formativa 7. Formatos

7.1 Formatos numéricos y funciones

Unidad formativa 7. Formatos

7.1 Formatos numéricos y funciones

Fechas

Ahora vamos a ver cómo entiende Excel el formato de fechas.

Excel va a empezar a contar las fechas desde el día 01/01/1900 siendo esta el número 1.

Vamos a ver un ejemplo en el que podamos ver esto de una forma más clara.

Imaginemos que tenemos estas 4 fechas. 3 de ellas son del año 1900 y la del fondo color
crema de este año.

Si hacemos clic sobre la primera celda con el botón derecho, nos saldrá un desplegable.

[Link] 82/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Hacemos clic sobre la opción Formato de celdas.

[Link] 83/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

En Muestra podemos encontrar el número 1. Este es el número que se corresponde con

la fecha que pongamos, en este caso la primera fecha en la que Excel comenzó a contar
las fechas.

Si hacemos lo mismo con el segundo día de 1900 nos saldría lo siguiente.

[Link] 84/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Pero… ¿qué pasará con el formato de celda de la fecha 14/05/2019?

Excel seguirá contando fechas hasta llegar a la nuestra que, es este caso, iría asociado al
número: 43599

Es de imaginar que, cuando Excel está haciendo algún proceso que implique una fecha,
realmente con lo que estará trabajando será con el número asociado con esta fecha.

Vamos a ver qué es lo que hace Excel a la hora de trabajar con fechas.

Para ello escribimos la fecha actual. Excel 2019 dispone de una función llamada Hoy() que
te devuelve de forma automática la fecha actual.

[Link] 85/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Función Texto()

Caso práctico de fechas

Vamos a ver un caso práctico en el que haremos uso también de algunas de las cosas que
ya hemos visto como la selección de un rango cuando creamos una fórmula.

1º. Crearemos una estructura de celdas añadiéndole bordes como ya hemos visto, y algún
color llamativo a nuestras celdas.

Tendremos 3 filas: Fecha, Días y Meses.

2º. Vamos a aprender a utilizar la función Texto().

Como hemos hecho en otras ocasiones, crearemos una función introduciendo el símbolo
(=) en la celda en la que queremos recoger el valor. Pondremos la función Texto() que va a
recibir dos parámetros: valor, formato.
[Link] 86/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Como valor tendremos la primera celda de la primera fila (14/05/2019), como formato
pondremos “dd” indicando que vamos a recoger solo los días de cada fecha.

Si seleccionamos todo el rango de la columna días, la función se hará extensible  a cada

una de las fechas.

3º. Añadimos una columna más junto a la de Días en la que pongamos: “Días texto”.

4º.  Utilizaremos nuevamente la función Texto().

Esta vez, en vez de poner como formato “dd”, vamos a poner “dddd”.

[Link] 87/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Excel devolverá el día de la semana de la fecha que se ha pasado como parámetro.

5º. En la columna meses volveremos a hacer uso de la función Texto().

Esta vez, el formato será “mm”.

6º. Seleccionamos todo el rango de Meses.

[Link] 88/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

7º. Agregamos otra columna junto a meses que tendrá el nombre de “Meses texto”.

Con los mismos colores y bordes que las otras columnas.

8º. Utilizaremos la función Texto() esta vez pasándole como formato “mmmm”.

Nos devolverá en letra cada uno de los meses(mayo->05;octubre->10;febreo->02…)

Función [Link]()

Excel también tiene una función que nos devolverá el último día del mes según la fecha
que le pasemos como valor.

Imaginemos que tenemos la siguiente tabla.

[Link] 89/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Y quisiésemos saber cual fue el último día de cada una de estas fechas.

Hacemos clic sobre la celda de la fecha y pondremos 0 como segundo parámetro.

[Link] 90/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

La función nos devuelve los últimos días del mes y del año que hemos indicado.

Recordad que es necesario que el formato de la celda esté en formato fecha para poder
visualizarlo mejor. Si vemos algo como esto…

Deberemos cambiarlo si queremos ver el formato fecha.

Para ello tendremos que hacer clic sobre el botón derecho->Formato de celdas.

Aquí pondremos el formato fecha.

[Link] 91/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 92/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

7.2 Formato condicional

7.2 Formato condicional

Imaginemos que tenemos una hoja de cálculo con muchos valores, de los cuales
queremos localizar unos en concreto. Los que sean mayores que 100, los que se
encuentren entre el número 8 y el 12, los menores de 30, etc…

Para esto, Excel cuenta con una opción que es el formato condicional, que nos va a
facilitar esta tarea.

Si tenemos la siguiente tabla:

Queremos resaltar todas las celdas cuyos valores sean superiores a 8.

Para esto seleccionaríamos el rango e iríamos a la ficha Inicio.

En el apartado Estilos tendremos la opción de formato condicional.

[Link] 93/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Tendremos distintas opciones para establecer la condición por la que tenemos que
resaltar las celdas, vamos a escoger la de Es mayo que…

Simplemente pondremos la condición y escogeremos el color con el que queremos

resaltar las celdas.

El resultado sería el siguiente.

[Link] 94/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 95/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

7.3 Formato personalizado

7.3 Formato personalizado

Muchas veces tendremos que hace un cambio en el formato de celdas para adaptarlo a
nuestras necesidades actuales.

Imaginemos que tenemos una tienda y queremos organizar nuestros Presupuestos y

Facturas en una hoja de Excel para tener más organizado nuestro negocio.

La estructura de nuestras celdas sería algo así.

El formato de celdas que tenemos en estos momentos es un formato de tipo Estándar.

Si quisiésemos introducir un número con ceros delante, por ejemplo, nuestro primer
presupuesto de la tienda, el 001, al cambiar de celda o tabular, Excel eliminaría los ceros.

Vamos a cambiar esto a través de la configuración formato de celdas.

[Link] 96/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Recordemos que, para acceder a la configuración de un formato tendremos varias

formas, una de las cuales será hacer clic en el botón derecho del ratón sobre la celda o la
selección de celdas a la que queremos cambiar el formato. También podemos utilizar el
atajo de teclado CTRL+1.

Se nos abrirá el desplegable donde encontraremos la opción Formato de celdas…

Si accedemos a esta opción y nos vamos a Personalizada, veremos que el formato de

celdas está en modo Estándar.

[Link] 97/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Borraremos esto y pondremos 000, para que Excel entienda que queremos que el
formato sea de 3 cifras. Esto añadirá los ceros necesarios en la parte izquierda de un
valor si no los hemos puesto.

Recordad hacer la selección de las celdas en las que queremos que se aplique este
formato personalizado.

[Link] 98/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Una vez hecho esto, cada vez que insertemos un valor, Excel se ocupará de rellenar los
espacios vacíos con ceros o los dejará si los hemos puesto.

Vamos a agregar dos columnas más: Clientes y Teléfono.

[Link] 99/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Dejaremos la columna teléfono vacía.

Es habitual que los números de teléfono tengan un prefijo, por ejemplo, en España
tenemos

(+34) , y a continuación tendríamos el número de teléfono.

Si tenemos una columna o fila con numero de teléfono como se muestra a continuación:

Y queremos insertar en todos los números el prefijo de España(+34), lo haríamos de la

siguiente manera.

1º. Hacemos una selección de todo el rango al que queremos cambiar el formato.

2º. CTRL+1 para acceder a Formato de celdas.

[Link] 100/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

3º. Nos iremos a la opción Personalizada nuevamente.

4º. En Tipo pondremos (+34) ###-##-##-## como se muestra en la imagen de arriba.

Excel va a interpretar las almohadillas como un espacio en el que puede ir cualquier valor,
pero siempre respetando la estructura que le hemos puesto.

 Debemos fijarnos en el apartado Muestra para hacernos una idea de cómo va a quedar el
formato de las celda.

El resultado, sería el siguiente.

[Link] 101/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Como vemos, Excel ha transformado las celdas para dales nuestro propio formato
personalizado.

Pero vamos a ir más allá

Crearemos una nueva columna Importe.

Ahora lo que queremos es que, en la selección de las celdas Importe, Excel añada al final
de cada uno de ello el símbolo €. ¿Sabrías cómo hacer esto?

1º. Abrimos la ventana de Formato de celdas con CTRL+1.

2º. Nos vamos a personalizada.

3º. Borramos Estándar.

4º. Pondremos lo siguiente:

Excel entenderá que después de un número cualquiera, tiene que insertar el símbolo €.

El resultado sería el siguiente:

[Link] 102/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Hay que tener en cuenta que cada formato se aplicará solo a la selección que hemos
hecho, y no a toda la tabla.

Ahora queremos obtener la suma de los valores que tenemos en Importe, ¿crees que en el
resultado total también aparecerá el símbolo €?

Vamos a ver qué ocurre.

1º. Seleccionamos la columna Importe.

2º. En la cinta de opciones, en la pestaña Inicio, tendremos un apartado Edición donde

encontraremos distintas operaciones automáticas que Excel hará por nosotros de forma
automática.

3º- Hacemos clic sobre suma para obtener el total de Importe.

El resultado sería…

[Link] 103/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Efectivamente, el total heredará el formato de las demás celdas incluyendo el símbolo €.

[Link] 104/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Unidad formativa 8. Funciones

Unidad formativa 8. Funciones

En la Unidad formativa 7. Formatos, vimos algunas funciones básicas con las que
podemos trabajar en nuestras hojas de cálculo. Vamos a ver algunas más avanzadas en
esta unidad.

Cuando hablamos de función, nos referimos a un procedimiento con el que cuenta Excel
para ayudarnos a automatizar determinados cálculos. No podremos modificarlas ya que
vienen incorporadas por defecto.

Veamos qué utilidad podemos sacarles a algunas de estas funciones.

8.1 Función BUSCARV()

8.1 Función BUSCARV():

Si queremos encontrar un valor en una tabla o rango, podremos utilizar la función
BUSCARV().

Esta función lo que hace es buscar en el rango que le indiquemos, el valor

correspondiente a la celda indicada.

Imaginemos que tenemos la siguiente tabla:

Si tuviésemos una tabla en Excel con muchos más datos, nos sería de gran utilidad una
función que buscara el precio de uno de nuestros productos.

La estructura sería la siguiente:

[Link] 105/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Para hacer uso de esta función, crearemos la sintaxis con diferentes partes de
información que pasaremos como parámetro a BUSCARV().

1º. Indicaremos el valor que queremos buscar.

Tenemos una empresa de telefonía móvil y queremos saber cuál es el precio de un Xiaomi
(vamos a suponer que tenemos un modelo único por cada marca).

Tendremos que indicar lo siguiente:

Como vemos crearemos una celda con el nombre de nuestro producto Xiaomi e
iniciaremos la función en una celda vacía cualquiera.

2º. Seleccionaremos el rango en el que queremos hacer la búsqueda.

Recordemos que, la primera instrucción que debemos indicar es la de seleccionar la

primera celda de la primera columna y la segunda instrucción, la última celda de la
segunda columna.

De esta forma marcaríamos el rango B3:C7.

El valor de búsqueda debe estar siempre en la primera columna del rango.

[Link] 106/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

3º. Ya tenemos seleccionado el valor que queremos buscar y el rango en el que buscarlo.

Ahora le indicaremos el número de la columna que contiene el valor que nos será
devuelto.

Columna 1 = Teléfonos

Columna 2= Precio

En este caso este valor se encuentra en la columna Precio (2).

[Link] 107/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

4º. De forma opcional, podremos indicar FALSO si queremos que la función nos devuelva
un resultado exacto, o VERDADERO si lo que buscamos es una aproximación.

Una vez hecho todo el proceso, le daremos a Entrar. El resultado sería el siguiente:

La función nos va a devolver un valor exacto de lo que cuesta nuestro producto de

Xiaomi.

Vamos a complicarlo un poco más.

Caso práctico

Ahora en lugar de tener dos columnas en nuestra tabla, vamos a tener varias.

[Link] 108/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

En nuestra hoja de Excel guardamos datos de muchos clientes (nombre, apellidos,

teléfono y fecha de nacimiento).

Crearemos la estructura de modo que nos quedará así:

De entre estos datos, queremos averiguar el teléfono de Noelia López.

¿Cómo lo harías con la función BUSCARV()?

Vamos a verlo.

1º. Escogemos una celda vacía y escribiremos el nombre de la persona de la que

queremos saber el teléfono.

[Link] 109/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2º. En otra celda utilizaremos la función BUSCARV() de la siguiente manera.

Seleccionamos el nombre (Noelia).

Seleccionamos el rango (desde B3 a E16).
Indicamos en qué columna está el dato que estamos buscando (los
teléfonos están en la 3ª columna).
Para que nos devuelva un resultado exacto, pondremos “FALSO”.

[Link] 110/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Una vez que le demos a Entrar, la función nos devolverá el número de teléfono de la
persona que estamos buscando.

Observad que el tercer parámetro que le estamos mandando es el número 3, esto se

debe a que el dato que estamos buscando está en la 3ª columna.

[Link] 111/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

La función BUSCARV() tiene como objetivo buscar valores en columnas, sin embargo, si
lo que queremos es encontrar valores en alguna de las filas, tendremos que usar la
función BUSCARH().

BUSCARH

BUSCARV

[Link] 112/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

8.2 Función BUSCARH()

8.2 Función BUSCARH()

Crearemos la siguiente estructura en nuestra hoja de cálculo.

Cuando queremos comparar valores que se encuentran en filas distintas, usaremos la

función BUSCARH().

Vamos a imaginar que somos los jefes de una empresa que vende productos de limpieza y
tenemos varios comerciales (Carlos, Iria, José y Daniel).

Al final del año queremos saber cuántos productos ha vendido José durante el mes de
febrero.

Para saber este dato, utilizaremos la función BUSCARH de la siguiente manera.

Sintaxis:

=BUSCARH (valor buscado, matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])

Valor buscado: valor que estamos buscando (obligatorio).

Matriz_buscar_en: selección del rango que contiene los valores y que debe ser una fila
(obligatorio).

Indicador_filas: número de fila que contiene el valor que regresará la función(obligatorio).

Ordenado: pondremos FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO para

una coincidencia aproximada.

Cuando la función no puede encontrar al valor que estamos buscando, nos devolverá
#N/A.

Para saber cuántos productos ha vendido José durante el mes de febrero tendremos que
seguir los siguientes pasos:

[Link] 113/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

1º. El primer argumento que debemos pasar es el nombre de nuestro comercial “José” ya
que es a quien estamos buscando.

2º. A continuación seleccionaremos el rango en el cual realizaremos la búsqueda, pero sin

incluir los meses del año ya que en estos momentos no nos interesa incluir dicha
información.

3º. Partiendo de que la fila con los nombres de los comerciales es la fila 1, tendremos que
pasar como argumento el número de la fila de la que necesito el resultado, en este caso, la
fila 3 (febrero).

[Link] 114/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

4º. Por último, pondremos FALSO si queremos que nos devuelva una coincidencia exacta,
o VERDADERO si lo que queremos es una coincidencia aproximada.

El resultado sería el siguiente:

Durante el mes de febrero de este año, nuestro comercial José hizo 193 ventas.

Ahora que hemos visto la función BUSCARH()… ¿sabrías decir cuántas ventas hizo Daniel
durante el mes de Marzo?

[Link] 115/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

8.3 Función SI()

8.3 Función SI()

Dentro de las funciones de tipo lógico de Excel, nos vamos a encontrar con la función SI().

Probablemente necesitemos hacer uso de ella si queremos evaluar si una condición es

verdadera o falsa.

 Se utiliza, a menudo, utilizando los resultados de la función para poder tomar alguna
decisión respecto al tema que nos ocupe.

Excel 2019 cuenta con varias funciones SI() y utilizaremos unas u otras según el resultado
que queramos obtener.

Veremos a continuación la más simple de todas (SI()).

Vamos a imaginar ahora que somos profesores en un colegio.

Hemos puesto las notas a los alumnos, pero queremos crear una columna que nos
muestre si han aprobado o suspendido.

Para ello crearemos una columna vacía para recoger los datos:

[Link] 116/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Lo que queremos es que, los alumnos que hayan sacado menos de un 5, aparezcan como
SUSPENSOS y, lo que hayas sacado 5 o más; APROBADOS.

[Link] 117/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

1º. Nos ponemos en la primera celda y escribimos el signo (0) como todas las veces en las
que hemos utilizado una función, y seleccionamos SI().

2º. La condición vamos a crearla para la primera celda con una nota (B3). La condición
sería la siguiente:

Los parámetros que tenemos que enviarle a la función para que nos devuelva el resultado
de la condición son:

Prueba_lógica: la expresión que va a evaluar para saber si el resultado es VERDADERO o

FALSO (obligatorio).

Valor_si_verdadero: el valor que nos va a devolver si se cumple la condición.

Valor_si_falso: el valor que nos va a devolver si realizada la evaluación de los datos la

condición no se cumple.

Como podemos ver, no ha devuelto SUSPENSO ya que la condición para que mostrara
este resultado era que el valor de la celda B3 fuera menor a 5.
[Link] 118/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Pero ¿y si queremos que aparezcan todos los resultados sin tener que ir uno por uno?

Esto lo haremos de una forma muy fácil. En anteriores lecciones vimos que, una vez
creadas las instrucciones de una función, las celdas contiguas podían heredar esta
fórmula. Tan solo tendremos que hacer clic sobre la flecha de la esquina de la celda en
donde tenemos creada nuestra fórmula, y extenderla al resto de las celdas.

Caso práctico

Con la función SI() podremos obtener diversos resultados que nos serán de gran ayuda
para realizar una selección sobre datos concretos.

También tenemos la posibilidad de incluir una función dentro de otra función para
obtener según qué resultados. Si escribimos “Si” y a continuación ponemos “Es”, se nos
abrirá un desplegable con distintas funciones como, por ejemplo; “ESPAR”, “ESIMPAR”.

[Link] 119/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Crearemos una estructura como la siguiente:

[Link] 120/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Queremos saber si los valores de cada una de las celdas de la columna Valores, son pares.

¿Cómo crees que podríamos hacerlo?

1º. Empezamos escribiendo la función SI():

2º. A continuación escribiremos “es” para que se nos despliegue la lista de funciones que
nos interesan ahora.

3º. Como “número” se entiende el valor que está en cada una de las celdas, con lo que
haremos clic en la primera celda(A2) para recoger ese valor.

4º. La fórmula tendría que quedarnos de la siguiente manera:

[Link] 121/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

5º. Una vez que tenemos preparada la fórmula, simplemente haremos que el resto de las
celdas la hereden ¿recuerdas cómo se hacía esto?

El resultado sería el siguiente:

[Link] 122/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 123/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

8.4 Función [Link]()

8.4 Función [Link]()

La función que vamos a ver ahora nos servirá para comprobar si se están cumpliendo una
o varias condiciones. Nos devolverá un valor correspondiente a la primera de las
condiciones TRUE.

Sintaxis:

=[Link](algo es true1, valor si true1, algo es true2, valor si true2, algo es

true3,valor si true3)

Podremos probar hasta 127 condiciones diferentes con esta función, pero no es
recomendable hacerlo ya que, cuantas más condiciones, mayor es la probabilidad de
error.

Vamos a ver cada uno de los argumentos de esta función:

Prueba_lógica1: es la condición que se evalúa como VERDADERO O FALSO (obligatorio).

Valor_si_verdadero1: el resultado si la condición prueba_lógica1 es VERDADERA. Podrá

estar vacío.

Prueba_lógica2: siguiente condición que se evalúa como VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero2: el resultado si la condición prueba_lógica2 es VERDADERA. Podrá

estar vacío.

 Podremos repetir esta estructura hasta:  Valor_si_verdadero127

Vamos a verlo paso a paso.

Crearemos para ellos la siguiente estructura:

[Link] 124/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Tendremos en cuenta que:

La dirección de los días de la semana es D2.

La dirección de los números de día que vamos a introducir es F2.
La fórmula la crearemos en G2.

Dicho esto, vamos a ver cuál es el proceso para crear una fórmula con [Link]().

1º. Nos colocamos en la celda G2 para hacer la fórmula. Tendremos que separar cada
instrucción por “;”.

La orden sería:

Si el número de la celda F2 es igual a 1 entonces se nos mostrará

D2(lunes).
Si el número de la celda F2 es igual a 2 entonces se nos mostrará
D3(martes).
Si el número de la celda F2 es igual a 3 entonces se nos mostrará
D4(miércoles).
Si el número de la celda F2 es igual a 4 entonces se nos mostrará
D5(jueves).

Y así sucesivamente hasta llegar al domingo.

La fórmula sería la siguiente:

=[Link](F2=1;D2;F2=2;D3;F2=3;D4;F2=4;D5;F2=5;D6;F2=6;D7;F2=7;D8)

[Link] 125/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 126/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

8.5 Función SI() con Rangos de valores

8.5 Función SI() con Rangos de valores

En Excel vamos a tener una función de gran utilidad para averiguar si un valor pertenece
o no a un rango.

Un rango de valores siempre va a tener un límite menor y otro superior.

Si tenemos los siguientes datos:

Y queremos crear una fórmula que compare el valor de cada una de las celdas en un
rango, por ejemplo, que sea mayor o igual a 5 pero menor que 15.

Lo haríamos de la siguiente manera:

1º. Nos colocamos en la celda de Resultado para recoger dicho resultado.

2º.  Haremos la fórmula de la siguiente manera:

[Link] 127/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Es importante que la separación de cada instrucción se haga con (;) y no con (,).

Nos va a devolver VERDADERO o FALSO dependiendo de si se cumple o no la condición.

[Link] 128/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Como podemos ver en la tabla, solo nos devolverá VERDADERO si ambas condiciones se
cumplen.

Podremos utilizar esta fórmula con todos los rangos que queramos.

Con todo lo que hemos aprendido hasta ahora… ¿podrías crear una fórmula que
devolviera como resultado la palabra “Verde” si los valores se encuentran entre el 5 y el
15 y “Amarillo” si son mayores que 15 pero menores que 19?

Caso práctico

Borramos la fórmula anterior para reutilizar la estructura de datos que teníamos hecha.

Hemos visto ya la función SI(), y recordemos que era útil para recibir un resultado de
Verdadero o Falso.

Vamos a ir paso a paso.

1º. Crearemos primero la primera instrucción con la función SI(). Lo que pretendemos es
que, evalué una condición y nos devuelva el color “Verde” si esta se cumple.

Esto quiere decir que, si encontramos en el rango número mayores o iguales que 5 y
menores o iguales que 15, nos devuelva “Verde”.

El primer “VERDADERO” lo va a encontrar en A6 que contiene el número 5.

[Link] 129/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2º. Vamos a crear ahora un SI() anidado.

Volvemos a utilizar la fórmula anterior, pero vamos a añadirle una condición más.

La dirección cambia según el rango que seleccionemos.

Como podemos ver, los números del 5 al 14 devuelve “Verde”, del 15 al 18 “Amarillo” y los
que no entran dentro de esta condición no devolverán nada, que son las (“”) que podemos
ver en la fórmula.

Fijaros en los números 5,15 y 19. ¿Son correctos los colores que nos devuelve la función?
[Link] 130/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Ejercicio Función SI()

Ejercicio Función SI()

Como puedes ver en la siguiente tabla tenemos tres personas con varios atributos cada
una.

Lo que se pide en el ejercicio es lo siguiente:

1. Si Juan mide más de 180 quiero que me de como resultado la altura de Pablo, sino,
la de Javier.
2. Si el pelo de Juan es Castaño entonces quiero que me devuelva «Castaño» y sino
quiero que devuelva «Otro».
3. Si Juan pesa más que Pablo entonces quiero saber el color de ojos de Juan, sino, los
de Pablo.
4. Si Javier es mayor (en edad) que Juan, entonces quiero saber la suma de la edad de
Javier y Juan, sino, la media de la edad.
5. Si Juan o Pablo son Rubios entonces quiero que devuelva «OK», sino, «NO OK».
6. Si Pablo tiene un pie más grande que la mano entonces quiero que me de su altura,
sino que me de el color de sus ojos.
7. Si Juan y Pablo tienen los ojos verdes entonces que devuelva «Verde», sino, que
devuelva el color de los ojos de Javier.
8. Si Juan, Pablo o Javier pesan más de 100 kilos que ponga «Más de 100» sino, que
ponga «Menos de 100».
9. Si la altura de Juan es mayor de 180 y la de Pablo de 160 que ponga «Altos», sino
«No clasificados».

[Link] 131/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

10. Si la altura de Juan es mayor de 180 o la de Pablo menor de 180 entonces que
ponga «Juan más alto», sino que ponga «Juan es más bajo».

[Link] 132/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

8.6 Fórmulas matriciales

8.6 Fórmulas matriciales

Las fórmulas matriciales se utilizan para trabajar con matrices de datos. Esto es que, en
vez de trabajar con un valor, lo harán con varios a la vez.

Existen dos tipos de fórmulas:

Fórmulas que trabajan sobre una serie de datos y, al trabajar sobre ellos
nos van a devolver un solo valor (suma, promedio, etc…)
Fórmulas que trabajan sobre una serie de datos y, al trabajar sobre ellos
nos van a devolver una matriz de datos.

Lo primero que vamos a ver es la forma básica de las fórmulas matriciales.

Resultado: valor único

Si tenemos la fórmula: =FILA (A1:A5), el resultado será 1, ya que nos devuelve el número
de fila de la primera celda de rango(A1).

Pero tenemos que tener en cuenta que las matrices trabajarán con todos los números de
fila de nuestra hoja de Excel y no solo con uno.

Otra cosa que tener muy en cuenta es que, en vez de presionar Entrar para obtener el
resultado que queremos, tendremos que presionar sobre las tecla CTRL+Mayús+Entrar.

De esta forma, Excel entenderá que vamos a trabajar con fórmulas matriciales.

Al hacer esto, nos colocará unos símbolos corchetes {}. Nunca debemos poner estos de
forma manual.

Hay muchas formas de averiguar si realmente estamos trabajando con un arreglo de

datos, pero utilizaremos ahora la función SUMA(). Con ello, pretendemos que el
resultado sea 15, que es la suma de todos los números de fila desde A1 a A5(1+2+3+4+5).
[Link] 133/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Como podemos ver, estamos trabajando con el arreglo de datos.

Resultado: arreglo de valores

Ahora vamos a ver la segunda forma para crear fórmulas matriciales en la que se nos será
devuelto un conjunto de datos.

Para esto, tendremos que seleccionar el rango del que queremos recibir datos.

1º. En la celda E1, por ejemplo, seleccionaremos 7 filas.

2º. Nos pondremos en la barra de fórmulas y escribiremos lo siguiente.

[Link] 134/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

3º. Presionamos las teclas CTRL+Mayús+Entrar.

El resultado será el siguiente.

Si intentásemos modificar algún valor en cualquiera de las celdas, no podríamos.

¿Hacemos la prueba?

Intenta modificar alguna de las celdas indicándole otro rango, por ejemplo.

[Link] 135/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Nos devolvería un mensaje como este.

 Recordad que Excel entiende las matrices en su conjunto, y no como valores por
separado.

Caso práctico

Nuestra empresa necesita saber cuánto ha ganado cada uno de nuestros comerciales y,
lógicamente, no queremos ir uno por uno porque perderíamos mucho tiempo.

Lo que vamos a hacer es crear una fórmula que multiplique el precio de un producto por
el número de productos vendidos. ¿Sabrías hacerlo con una fórmula de matriz?

Vamos a verlo paso a paso:

1º. Crearemos la siguiente estructura con la que trabajar.

Comerciales: rango (A2-A9).

Productos: rango (B2-B9).
Ganancia: rango (C2-C9).
Resultado: rango (d2-D9)

[Link] 136/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2º. Seleccionamos el rango de Resultado y creamos la fórmula de la siguiente manera:

Pondremos el signo (=) y seleccionamos el rango de Productos.

Multiplicamos el rango de Ganancia.

[Link] 137/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

CTRL*Mayús+Entrar

El resultado sería el siguiente:

[Link] 138/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

8.7 Función ÍNDICE

8.7 Función  ÍNDICE()

Ya hemos visto las fórmulas matriciales. Ahora veremos cómo podemos trabajar con la
función ÍNDICE() para poder obtener el valor de una celda concreta dentro de una
matriz.

Para ello tendremos que especificar el número de fila y columna del que queremos
obtener este índice.

Sintaxis:

Matriz: rango de celdas que contienen los datos(obligatorio).

Núm_fila: número de fila en la que encontraremos la celda que estamos buscando.

Núm_columna: número de columna en la que encontraremos la celda que estamos

buscando. Si solo tenemos una columna, no será necesario pasar este argumento.

Tenemos dos maneras distintas:

Forma matricial.
Forma de referencia.

Forma matricial

Para trabajar esta función, crearemos la siguiente estructura con “productos” y “días” de
la semana.

Tenemos que tener en cuenta que la fila y la columna empezarán con el número 1.
Visualmente sería algo así:

[Link] 139/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si queremos obtener el valor que contiene la celda de la 3ª fila en la 2ª columna, lo

haríamos de la siguiente manera.

1º. Nos ponemos en una celda cualquiera que será la que recoge el valor.

2º. Seleccionamos el rango. Como no nos interesa ni las filas con el nombre “Producto” ni
las columnas con el nombre de días, la selección irá desde B2 a H11.

3º. Pondremos primero la fila y después la columna de las que queremos recibir el valor.

4º. El resultado sería el siguiente:

[Link] 140/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

El valor que encontramos en la 3ª fila en la 2ª columna es 25.

Forma de referencia

Reutilizaremos el ejemplo anterior para poder utilizar la función ÍNDICE() en su forma de

referencia.

Una vez modificado, seguiremos los siguientes pasos:

1º. Vamos a volver a obtener el valor del “Producto 3” en el Grupo A.

La diferencia con el ejemplo anterior es que, esta vez, debemos tener en cuenta los dos
grupos de datos.

[Link] 141/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Desde C3 hasta I6 tendremos una matriz de datos.

Desde C8 hasta I11 tendremos otra.

Tras definir bien esto, tan solo tenemos que indicar la fila y columna como en el ejemplo
anterior y añadirle, además el número de área siendo la primera matriz el área 1, la
segunda el área 2…y así sucesivamente.

Si quisiésemos obtener el Producto 2 del área 2… ¿cómo lo haríamos?

El proceso será el mismo, sin embargo, a la hora de indicar el área, esta será la 2ª.

[Link] 142/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 143/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

8.8 Bloque edición

8.8 Bloque edición

En la pestaña Inicio, en el bloque Edición, vamos a encontrar algunas de las funciones más
utilizadas en hojas de cálculo:

SUMA()
PROMEDIO()
CONTAR NÚMEROS()
MÁX()
MIN()

Solo tendremos que hacer clic en cualquiera de estos botones, y seleccionar el rango al
que queremos aplicarlo para realizar una operación.

En el siguiente apartado, tendremos un ejercicio en el que podremos poner en práctica

las funciones del bloque Edición.

[Link] 144/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Ejercicio Funciones bloque Edición

Ejercicio Funciones Bloque Edición

Dada la siguiente tabla que relaciona los alumnos de una clase con los siguientes
parámetros:

Nombre
Clase
Orientación académica
Nota final

Se pide:

1. Hallar la nota media de los alumnos.

2. Hallar la nota máxima obtenida.
3. Hallar la nota más baja obtenida.
4. Contar el número de alumnos participantes.
5. Hallar la nota media para cada orientación académica.
6. Hallar la nota media para cada clase.
7. Hallar la clase y nota de un alumno (por ejemplo Raúl).
8. Contar el número de personas que han sacado una nota igual o superior a 7.

[Link] 145/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 146/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Unidad formativa 9. Filtros, tablas y Formularios

Unidad formativa 9. Filtros, Tablas y Formularios

A lo largo de esta Unidad Fromativa, veremos, entre otras cosas, cómo podemos
encontrar subconjuntos de datos mediante el uso de filtros, organización de la
información en tablas, utilización correcta de formularios, etc...

9.1 Filtros

9.1 Filtros
Para poder encontrar un subconjunto de datos, utilizaremos los filtros. Son de gran ayuda
cuando queremos ver únicamente las filas que cumplen con ciertas condiciones.

Para crear filtros vamos a tener distintas alternativas. La opción más habitual es
mediante la creación de tablas. Esto se hace de una forma muy fácil.

Crearemos la siguiente estructura:

[Link] 147/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Opción 1: crear filtros mediante tablas

Tendremos que pinchar sobre cualquiera de las celdas que contengan datos, es
indiferente si nos lo hacemos en una u otra. Excel va a reconocer todas las celdas que
contengan datos para crear la tabla.

Una vez hecho esto, nos iremos a la pestaña Insertar y haremos clic sobre Tabla.

Como tenemos encabezados, activaremos la opción “La tabla tiene encabezados”.

Se creará nuestra tabla:

[Link] 148/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si nos fijamos, al lado del nombre de cada encabezado, tendremos una flecha hacia abajo,
este es el icono del filtro. Por cada columna tendremos un filtro.

Opción 2: crear filtros en la ficha Inicio/Edición

Para deshacer los filtros hechos mediante la inserción de tablas, le daremos a deshacer o
utilizaremos el atajo de teclado CTRL+Z.

Si no queremos insertar una tabla, podremos añadir la opción filtrar de la siguiente

manera.

Haremos clic nuevamente sobre cualquiera de las celdas y nos iremos a la pestaña
Inicio/Edición/Ordenar y filtrar.

Si le damos a la opción Filtro:

[Link] 149/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Opción 3: atajo de teclado

Volvemos a deshacer la acción con CTRL+Z.

Para crear la opción de filtros, tenemos el atajo de teclado CTRL+Mayúsc+L.

Recordemos que solo se crearán si nos situamos sobre una de las celdas de datos.

Filtros de texto

Al seleccionar una celda, Excel es capaz de interpretar el tipo de dato que contiene: de
texto o numérico.

Las opciones para cada uno de ellos serás algo diferentes.

Cuando abrimos el desplegable de opciones de filtrados, podremos ver que, las primeras
opciones nos serán muy útiles para ordenar datos.

[Link] 150/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Dispondremos de unos cuadros de selección:

Podremos elegir a qué valor queremos aplicarle el filtro simplemente activando o

desactivando la casilla.

[Link] 151/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

A través de “Seleccionar todo” podremos incluir o desmarcar los valores.

Vamos a ver un ejemplo.

Agregaremos nuevos datos repetidos en la primera columna, por

ejemplo, Monos.

Si queremos saber en qué reserva se encuentran los monos y cuál es su cuidador

tendríamos que hacer la selección del filtro de la siguiente manera:

El filtro nos devolvería lo siguiente:

[Link] 152/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Ahora vamos a ver cómo podríamos filtrar por el comienzo de una palabra.

Queremos mostrar todos los datos cuya letra empiece por “U”, por ejemplo.

Nos vamos a “Filtros de texto” y elegimos la opción “Comienza por”.

Tan solo tendremos que escribir la letra con la que empieza y tendremos los resultados.

Borrar un filtro

[Link] 153/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Para borrar un filtro tendremos que irnos a la columna en la que lo hemos creado y hacer
clic sobre el icono.

Una vez hecho esto, nos aparecerá la opción de “Borrar filtro+nombre encabezado de la
columna”.

Filtros numéricos

Las columnas con valores numéricos tienen sus propios filtros.

[Link] 154/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Como podemos ver, las opciones son diferentes a las de las columnas con filtros de texto.

Con estas opciones podremos determinar con más precisión cómo queremos filtrar los
datos de una columna.

Filtros de fecha

Las opciones que tenemos para filtrar una fecha son muchas más que en los otros casos.

[Link] 155/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Podremos filtrar por días, semanas, meses, etc…si seleccionamos alguna de estas
opciones.

Filtrar por color

Otra de las opciones que tenemos a la hora de filtrar datos, es hacerlo mediante colores.

Pero esto solo funcionará si las celdas tienen aplicado un color de relleno.

El color de relleno podremos aplicarlo mediante la herramienta que encontraremos en la

ficha Inicio en el apartado Fuente.

[Link] 156/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Y también, mediante una regla de formato condicional como hemos visto en lecciones
anteriores. ¿Recuerdas cómo se hacía?

Repaso del formato condicional (Unidad 7. Formatos->7.2 Formato

condicional)

1º. Seleccionar el rango en el que queremos aplicar el formato condicional.

2º. Una vez hecho esto, iremos a la ficha Inicio y, en el apartado Estilos, seleccionaremos
la opción Formato condicional.

[Link] 157/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

3º. Dentro de esta opción elegiremos “Es mayor que…”:

4º. Le pondremos la condición: >3, e indicaremos que, si se cumple, nos marque las celdas
con un color rojo claro y el texto con un rojo oscuro.

[Link] 158/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Este sería el resultado:

Una vez que hemos aplicado un relleno a las celdas, nos aparecerán las opciones de
filtrado por color.

[Link] 159/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Filtrar por color de celda.

Sin relleno.
Filtrar por color de fuente.
Automático.

Vamos a filtrar por color de la fuente automático para ver cómo funciona:

[Link] 160/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

9.2 Tablas

9.2 Tablas
En la lección 9.1 Filtros, aprendimos a crear una tabla de una forma muy simple.

Las tablas van a contener información organizada en cada columna y fila que se relaciona
entre sí.

Cada fila de una tabla contiene información asociada a una entidad. Si, por ejemplo,
tenemos un comercial que se llama Leo, tendremos un afila con sus apellidos, dirección,
teléfono, etc…

El uso de tablas en Excel es muy común ya que nos ayudan a tener mucho más organizada
la información de cada columna.

Excel dispone de diferentes funcionalidades para trabajar con datos.

Crear tablas

Tenemos varias opciones.

Opción 1

Como hemos hecho anteriormente, seleccionaremos el rango en el que queremos crear

las tablas o solamente una celda, ya que Excel identificará cual es el rango en el que tiene
que crearse la tabla.

Una vez hecho esto, hacemos clic en la pestaña Insertar y le damos a Tabla.

Se nos abrirá un cuadro de diálogo como el siguiente.

[Link] 161/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si queremos que cree encabezados, activaremos la opción “La tabla tiene encabezados”.

El resultado sería el siguiente:

Si no activamos esta opción, el resultado sería:

Como vemos Excel creará los encabezados identificándolos como Columna1, Columna2,
Columna3…

Es recomendable poner nuestros propios encabezados para facilitar la comprensión de lo

que vamos a tener en la tabla, no solo para nosotros, sino también para las demás
personas que vayan a leer la tabla o tengan que editarla.

Opción 2

Podremos crear tablas a través del atajo de teclado CTRL+T.

[Link] 162/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Después de pulsar sobre estas teclas, el proceso será el mismo que en la primera opción.

Opciones de las tablas

Una vez que hemos creado nuestra tabla, tendremos una flecha al lado del encabezado
de cada columna en la que encontraremos varias opciones.

Podremos ordenar los datos alfabéticamente o por colores si es el caso.

También encontraremos opciones de filtrado que ya conocemos.

[Link] 163/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Otra de las opciones de las que disponen las tablas, es la de poder agregar columnas o
filas a nuestra tabla de una forma muy sencilla.

En la parte inferior derecha tendremos que hacer clic extender la tabla hacia la derecha o
hacia abajo dependiendo de si queremos filas o columnas.

Si pinchamos sobre alguna de las celdas de la tabla, se nos abrirán las Herramientas de
tabla.

[Link] 164/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Podremos utilizar una serie de comandos que nos serán muy útiles en nuestras tablas.

Tablas dinámicas

La razón para crear una tabla dinámica alude a la necesidad de análisis de datos,
normalmente una gran cantidad de datos, de forma directa y resumida. Con posibilidad
de hacer ajustes en tiempo real. Todo con la finalidad de tomar una mejor decisión antes
una serie de valores.

Gracias a la flexibilidad de las tablas dinámicas, podemos en unos pocos clics, presentar
los datos y poder realizar ajustes sobre ellos. Incluso podemos crear gráficos dinámicos
que cambian cuando la tabla dinámica se actualiza.

Desde la versión Office 2013 hasta la actual 2019, dispone de un asistente para tablas
dinámicas denominado Tablas dinámicas recomendadas. Dicho asistente analiza los
datos y presenta un diseño (o varios) adecuado a los valores tratados. Tanto si tiene
experiencia previa con tablas dinámicas como si no, es un buen punto de partida con las
que realizar ajustes posteriores.

[Link] 165/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Las tablas dinámicas son una herramienta que permite crear tablas cambiando la
configuración de filas, columnas, subtotales, totales, agrupaciones y filtros de forma
dinámica. Los informes y las gráficas que se obtengan a partir de dichas tablas serán
también dinámicos.

Se parte de una hoja de cálculo con una serie de datos y se creará la tabla dinámica a
partir de ellos.
 

Asistente de tablas dinámicas

Se parte de una hoja de cálculo con una serie de datos y se creará la tabla dinámica a
partir de ellos.
 

1. Por ejemplo, se parte de una hoja de cálculo con gastos por fechas y sus acumulados.

2. Se selecciona el rango de celdas y, para lanzar el asistente, se debe ir a la

ficha INSERTAR y, dentro del grupo Tablas, pulsar en el botón Tabla dinámica para
desplegar el submenú y elegir la opción Tabla dinámica. Se abrirá el asistente con este
aspecto:

[Link] 166/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

3. Se debe seleccionar el lugar en el que se va a crear la tabla dinámica. En la imagen se ha

elegido la segunda hoja de cálculo del libro como destino y, en concreto, la primera celda.

El resultado es el de la siguiente imagen:

4. En esta nueva vista aparecen los campos que se pueden incluir en el informe. Para ello,
es necesario elegirlos e irlos arrastrando sobre la tabla dinámica que se ha creado.

[Link] 167/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

5. Dado que la tabla es dinámica, los valores acumulados se van a calcular

automáticamente y, además, se irán agrupando adecuadamente. Para crear la tabla se
van a seleccionar, por este orden, los campos Fecha, Gastos e Importe. Basta con marcar
las casillas de verificación correspondientes y se creará la tabla dinámica con el siguiente
aspecto:

Como se puede apreciar, se han generado automáticamente los subtotales por fecha y la
suma total. Además, el detalle por cada fecha se puede ir abriendo y cerrando según
interese. Si se cierran todos los elementos, el aspecto sería el siguiente:

Modificar el aspecto de la tabla dinámica y crear cálculos

[Link] 168/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

La gran ventaja de las tablas dinámicas es que se puede modificar el aspecto de la

visualización de los datos de manera sencilla, con lo que se puede obtener otro tipo de
información en función de la clasificación y de sus subtotales.

1. Por ejemplo, en la tabla dinámica de gastos generada se tienen como etiquetas de

fila Fecha y Gastos, con lo que se obtienen subtotales por fecha. Si se invierte el orden, los
subtotales se obtendrían por Gastos y, las fechas serían los campos que conformarían las
líneas. Para modificar el orden se debe ir al apartado Etiquetas de fila y clicar en el
elemento deseado para arrastrarlo a otro lugar. Si el orden elegido es primero Gastos y
después Fecha, el resultado será el siguiente:

También se pueden utilizar otro tipo de funciones para los subtotales de cada campo, en
lugar de la suma.

2. Para ello, hay que desplegar el menú contextual del elemento y seleccionar la
opción Configuración de campo. Por ejemplo, si se hace en Fecha, se puede indicar que la
función a usar sea el promedio, realizando la siguiente selección:

[Link] 169/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

3. Además, se pueden seleccionar varias funciones en lugar de una sola. Si se elige que se
quiere ver la suma, el promedio, el máximo y el mínimo, la tabla quedaría así:

[Link] 170/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Filtrar y ordenar información de la tabla dinámica

Los datos que se estén visualizando en las tablas dinámicas se pueden filtrar de manera
sencilla en Excel.

1. Para ello, hay que arrastrar el campo deseado hasta el cuadro FILTROS. Por ejemplo, se
arrastra el campo Fecha hasta la zona de filtrado y el aspecto de la tabla dinámica cambia
al siguiente:

Como se puede apreciar en la imagen, de la tabla han desaparecido las fechas. Lo que se
obtiene es el desglose por concepto con los subtotales. En la parte superior está ahora el
campo Fecha y pone (Todas), lo que significa que se están visualizando son los de todas las

[Link] 171/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

fechas. Pero es ahí donde el desplegable permite filtrar la información. Si se despliega, se

muestran las fechas posibles en una lista.

2. Si se marca la casilla de verificación Seleccionar varios elementos, delante de cada

elemento de fecha aparecerá una casilla de verificación que permitirá seleccionar varias
fechas. Una vez están seleccionadas, se pulsa en Aceptar y se visualiza el resultado. Por
ejemplo, seleccionando la primera y última Fecha, el resultado sería como el de la
siguiente imagen:

Generar gráficos dinámicos

Desde las tablas dinámicas de Excel también se pueden asociar gráficos dinámicos.

1. Se marca el rango de celdas y, desde la ficha Herramientas de tabla dinámica,

pestaña Analizar, grupo Herramientas se selecciona la opción Gráfico dinámico y se elige
el tipo de gráfico (de la misma manera que en los gráficos normales). Se mostrará un
nuevo gráfico, pero con opciones en él. Se debe obtener un resultado similar al mostrado
en la siguiente imagen:

[Link] 172/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2. Tal y como se puede apreciar, en este caso es posible dinamizar el gráfico mediante los
campos Fecha y Gastos, pudiendo realizar ordenaciones o filtros por los contenidos de
dichos campos.

Caso práctico

Crearemos una hoja de cálculo en Excel que contenga una serie de artículos. En ella
aparecerán las unidades que se han comprado y se han vendido, organizadas por fechas.
Una vez se consiga, se creará una tabla dinámica en la que se puedan organizar los datos y
obtener los subtotales de las unidades compradas y vendidas.

1º. Primero se crea la hoja de cálculo con los datos iniciales. El aspecto debe ser como el
siguiente:

[Link] 173/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

2º. A continuación, se seleccionan todos los datos y se pulsa en la pestaña INSERTARpara

elegir la opción Tabla dinámica. Se indica que se va a generar la tabla en la otra hoja de
cálculo que se tiene en el libro y se marca de la siguiente forma:

[Link] 174/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

3º. Al pulsar en Aceptar, se abre la hoja de la tabla dinámica y se eligen los campos que se
van a mostrar. En este caso se eligen todos, con lo cual se obtendrá la tabla dinámica con
todos los elementos.

4º. Para obtener los subtotales de las compras y ventas, se arrastran los campos
de Compra y Venta hacia el grupo Valores y se indica que la función que se quiere utilizar
es la Suma. De esta manera, aparecerán dos nuevas columnas. . Por último, desmarcamos
el campo Trimestres y Años (generados automáticamente). El resultado, si se recogen los
datos por fechas, debe ser el siguiente:

[Link] 175/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 176/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

9.3 Formularios

9.3 Formularios
Los formularios se utilizan para ingresar datos de forma que quede estructurada toda la
información.

Utilizamos formularios muy a menudo: en centros formativos, en el médico, en

instituciones oficiales…

Al navegar por Internet también es muy habitual que nos encontremos constantemente
con formularios de registro.

Los formularios en Excel

En Excel podremos crear formularios semejantes a los que conocemos. Van a utilizar lo
que se conoce como “controles de formulario” o “botones de control”.

Estos botones nos facilitan crear listas, campos de texto, etc…

Existen varios tipos de formulario dependiendo de cuál sea el objeto de este.

[Link] 177/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Formulario de usuario VBA.

Formulario de datos
Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.

Para utilizar los botones de control de los formularios, tenemos que personalizar primero
la cinta de opciones.

Nos vamos a Archivo/Opciones y, en Avanzadas, activaremos la pestaña Programador

En la pestaña Programador encontraremos varios apartados que contiene comandos

muy útiles.

Si queremos insertar botones de control, tendremos que seleccionar la opción Insertar

en el apartado Controles.

[Link] 178/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Como las celdas en Excel nos sirven para introducir información, la hoja en sí será un
formulario. Simplemente tendremos que agregar los botones de control que
necesitemos.

Tipos de controles de formulario

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de

un intervalo predefinido.

Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.

Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.

Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.

Control de número.  Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.

Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista.

Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.

Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola
opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.

Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

Para agregar la opción Formulario en la Barra de herramientas de acceso rápido,  nos

iremos a Más comandos y elegiremos la siguiente opción.

Buscamos la opción Formulario y le damos a Aceptar. Nos aparecerá un icono como el

siguiente:

Si nos vamos a Insertar controles de formulario y escogemos uno de ellos, tendremos que
pinchar en la celda en la que lo queramos insertar y arrastrar para “dibujar” el contorno
del mismo.

Listado de validación

Para crear una lista desplegable. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que
quiera que se muestren en la lista desplegable.
[Link] 179/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

1º. En una nueva hoja de cálculo, escribimos las entradas que queremos que se muestren
en la lista desplegable.

2º. Hacemos clic en la celda de la hoja de cálculo donde queremos crear la lista
desplegable.

3º. Vamos a la pestaña Datos de la cinta de opciones y, después, seleccionamos Validación

de datos.

4º. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haremos clic en Lista.

5º. Hacemos clic en el cuadro Origen y, después, seleccionamos el rango de lista.

[Link] 180/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 181/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 182/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

MÓDULO 4. ACCESIBILIDAD

Unidad formativa 10. Novedades sobre accesibilidad en Office 365

Unidad formativa 10. Novedades sobre

accesibilidad en Office 365

En la ficha Revisar de Excel, vamos a encontrar comandos de revisión de comentarios y

comprobación de la accesibilidad de nuestra hoja de cálculo.

Excel dispone de un Comprobador de accesibilidad de gran utilidad.

Cuando hablamos de accesibilidad nos referimos a una cualidad de fácil acceso a

determinados servicios, objetos, herramientas y demás, para personas con dificultades
en la movilidad, la comunicación o el entendimiento.

Si creamos libros y gráficos teniendo en cuenta la accesibilidad, podremos facilitarle la

comprensión a personas ciegas o con dificultades visuales, por ejemplo.

Windows dispone de una serie de procedimientos recomendados para hacer que las
hojas de cálculo sean más accesibles para personas con discapacidades.

En la Unidad formativa siguiente, veremos algunos de ellos.

[Link] 183/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Office 365 cuenta con una serie de novedades que van a mejorar la accesibilidad en cada
dispositivo con un nuevo diseño para aquellas personas con dificultades en el
movimiento, la visión o el entendimiento.

De esta forma cualquier persona con discapacidad puede comunicarse o crear contenido.

Muchas de las mejoras recientes, se han hecho pensando en usuarios que usan teclado y
tecnología de asistencia como los lectores de pantalla.

[Link] 184/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Con Office 365 es posible que los lectores de pantalla identifiquen todos los elementos
de un gráfico por su nombre si navegamos sobre ellos.

También se ha mejorado la accesibilidad en las tablas y hay un incremento de toda la

información que se puede sacar de los elementos de un libro.

Lector de pantalla y el teclado

Los lectores de pantalla interpretan todo aquello que se muestra en pantalla y ofrecerán
una información mucho más detallada cuanto más accesible sea el documento que
estamos editando.

En Excel, elementos como las imágenes, filas y columnas, celdas, fórmulas, hipervínculos,
etc…pueden ser leídos por el lector.

Comprobador de accesibilidad
En lecciones anteriores vimos el Comprobador de accesibilidad en la ficha Revisar.

Con las recientes actualizaciones, Excel es compatible con este Comprobador de

accesibilidad tanto en Windows como Mac y versiones en línea.

De momento no está disponible para dispositivos móviles, pero en próximas

actualizaciones se contempla esta funcionalidad.

 El Comprobador de accesibilidad revisará todas las hojas de nuestro libro y comprobará
qué elementos de los que hemos incluido en el mismo son accesibles y cuáles no.

También nos indicará en qué fila y columna se encuentra el elemento no accesible.

Texto alternativo en Office 365

Con la nueva actualización ya no solo podremos añadir un texto alternativo a las
imágenes, sino también a otros elementos como las tablas, tablas dinámicas y gráficos
dinámicos, imágenes en un fondo de cuadrícula, etc…

[Link] 185/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Guardar como o Exportar a PDF

En Office 365 también vamos a encontrar una serie de mejoras de soporte que permiten
la creación de archivos accesibles.

Esto podrá conseguirse mediante el etiquetado de forma correcta de un PDF con

comandos como Guardar como o Exportar.

Tanto hipervínculo, como OfficeArt y objetos flotante en tablas se etiquetan de forma

correcta.

En cuanto a los elementos de texto que podemos encontrar en un gráfico, van a poder
etiquetarse con un orden de lectura claro y comprensible.

Formato de texto enriquecido

Si entramos en el modo edición a través de la tecla F2 podremos seleccionar un rango de
texto al que dar formato con la ayuda del teclado (MAYUS+flecha izquierda,
MAYUS+flecha derecha).

Una vez que hemos seleccionado el texto, podemos utilizar Atl+tecla de acceso que nos
llevará a la cinta de opciones donde podremos seleccionar comandos de formato
disponible.

Cómo navegar a través de los gráficos

A través de Entrar o de la barra espaciadora, podremos movernos por el contenido de los

gráficos.

Podremos utilizar también el tabulador si queremos hacer un recorrido de forma lógica

por cada elemento que tengamos en un gráfico como la leyenda o el título.

Estilos de texto
Una de las funcionalidades de las que dispone un lector de pantalla hoy en día, es poder
leer una descripción de le estilo además del nombre del [Link] ejemplo:

“Nombre: alineación.

Descripción: alineado en la parte superior”.

También leen colores asociados a estilos. Por ejemplo:

[Link] 186/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

“Rellenar: rojo, 30% Énfasis”.

Configuración de página
En las hojas de cálculo de Office 365 están disponibles ya las dimensiones de tamaño de
celda y tendremos también un icono seleccionable para las dimensiones individuales(alto
de la fila).

Encabezados de tabla y navegación de tabla

Los lectores de pantalla son capaces de leer encabezados en filas y columnas en la
pantalla.

Estos encabezados, se insertarán de forma automática cuando insertemos una tabla.

Soporte técnico de Microsoft

Microsoft cuenta con el soporte técnico de Answer Desk Accesibilidad de Microsoft para
poder solucionar preguntas relacionadas con la accesibilidad y para usuarios que tengan
algún tipo de discapacidad.

Este soporte técnico ofrece asistencia  también en lenguaje de signos en diferentes

idiomas

[Link] 187/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Unidad formativa 11. Hojas de cálculo accesibles

Unidad formativa 11. Hojas de cálculo accesibles

En la Unidad formativa x. Hojas de cálculo accesibles, veremos algunos procedimientos

que ayudarán a mejorar la accesibilidad para aquellas personas con dificultades de
movimiento, visuales o de comprensión.

Textos alternativos
Podemos insertar textos alternativos, por ejemplo, en las imágenes, para ayudar a
aquellas personas que no vean la pantalla a comprender las imágenes o gráficos que
tenemos en nuestra hoja.

Veremos cómo ponerle un texto alternativo a una imagen.

En la ficha Insertar agregamos primero una imagen.

Una vez que tengamos nuestra imagen en la hoja de cálculo, hacemos clic sobre el botón
derecho de nuestro ratón y nos saldrán varias opciones.

[Link] 188/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si pulsamos sobre Texto alternativo se nos abrirá una ventana en la que podremos darle
un Título a nuestra imagen así como una descripción.

[Link] 189/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Le damos a Aceptar y, una vez que estemos nuevamente en la hoja de Excel y dejemos el
cursor sobre la imagen, nos aparecerá el texto alternativo que hemos puesto
anteriormente.

Texto de hipervínculo
Agregue texto de hipervínculo significativo e información en pantalla.

Un vínculo debe ser claro, tener sentido por sí solo, darnos la información necesaria que
nos haga intuir a dónde nos va a llevar.

En muchos sitios seguimos encontrando Hipervínculos que ponen “Clic aquí” por
ejemplo, pero sería más accesible si tuviese un título más identificativo como vamos a ver
a continuación.

En Excel podemos crear hipervínculos accesibles, que faciliten información más clara
sobre lo que vamos a ver.

Lo haremos de la siguiente forma.

Podremos crear un hipervínculo desde la ficha Insertar/Hipervínculo o haciendo clic en el

botón derecho de nuestro ratón y pulsando sobre hipervínculo.

Nos aparecerá una ventana como la siguiente.

[Link] 190/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Tendremos que poner un nombre descriptivo en el apartado Texto para mostrar para que
sea más accesible, y la dirección en el apartado URL.

[Link] 191/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Si le damos a Aceptar, el resultado será el siguiente.

Color de texto accesible

Entre el texto y los colores de fondo podremos aplicar un contraste suficiente.

Los usuarios con dificultades visuales, podrán ver mejor el contenido en la hoja de cálculo
tiene un alto nivel de contraste.

Para saber si tenemos un color de texto accesible, iremos nuevamente a Revisar y

pasaremos el Comprobador de accesibilidad.

[Link] 192/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

El Comprobador de accesibilidad nos dará los resultados de su comprobación

indicándonos la fila y columna en las que hay problemas de accesibilidad(H5,H7).

El Comprobador de accesibilidad comprobará:

Color de página
Fondos de celda
Aspectos importantes
Relleno de cuadros de texto
Sombreado de párrafos
[Link] 193/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Rellenos de SmartArt
Encabezados, pies de página y vínculos

Podemos corregir con la opción de color automático en Inicio/Color de

fuente/Automático.

Cambio de nombre de las pestañas en la hoja

Para evitar confusión entre las hojas y dejar claro cuál va a ser el contenido de la misma,
debemos ponerle un nombre lo más descriptivo posible.

Si ponemos nombres a las hojas le daremos información sobre lo que contiene el libro a
los lectores de pantalla y se facilitará la comprensión del mismo.

Encabezados en una tabla nueva

Para crear encabezados en la tabla hacemos clic en la pestaña Insertar y creamos una
tabla.
[Link] 194/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Nos aparecerá una ventana en la que tendremos que activar la casilla “La tabla tiene
encabezados”.

La tabla viene por defecto con el nombre Column1, tendremos que cambiarlo para poner
el nombre del encabezado más descriptivo posible de esta columna, aportando así la
máxima información a la misma.

    

[Link] 195/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

Práctica Unidad formativa 11

Excel 2019

Práctica Unidad formativa 11. Accesibilidad en las hojas de

cálculo
Hemos visto cómo crear hojas accesibles en nuestras hojas de cálculo, vamo a ponerlo en
práctica.

Crea una hoja en Excel con las siguientes instrucciones:

1º. Cargaremos una imagen desde nuestro ordenador que tenga un texto alternativo
descriptivo.

2º. También podremos varios vínculos a páginas web que sean accesibles.

3º. Crearemos una tabla con dos columnas; una se llamará Comercio y la otra Transporte.

Las letras serán de un un color escogido por nosotros ¿es accesible?

Dos de las celdas tendrán un color de fondo azul.

Recordad utilizar el Comprobador de accesibilidad para obtener más datos acerca de si lo

que estamos haciendo es o no accesible.

[Link] 196/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 197/198
10/2/23, 12:36 Campus Virtual

[Link] 198/198