ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. INTRODUCCION.

Los eventos en lo largo de la historia humana, han sido de gran importancia para
la comunicación y socialización de diversas celebraciones, ceremonias y todo tipo
de reuniones sociales que llevan como esencia la interacción emocional y cultural,
las cuales integran en un círculo a ciertas personas participantes del evento. Una
de nuestras formas más significativas para demostrar la importancia de una
eventualidad, es hacer énfasis en cierta eventualidad, de manera que las personas
invitadas o asistentes en general, conformen un vínculo común para la relación y
comunicación entre sí, de todo el círculo social participante.

Sabiendo que los eventos sociales son parte a lo largo de nuestra vida, es casi
inevitable no estar al margen de ellos, de una forma que desde pequeños pudimos
ser partícipes de muchos eventos, como por ejemplo: la celebración de nuestros
cumpleaños o de primos, vecinos, etc. Los eventos en nuestra vida social
involucra a todo tipo de relación de nuestra persona al resto, es decir que uno no
puede ser indiferente contra eventualidades de importancia en la familia, amigos,
trabajo, tales marcan nuestra relación, ya sea buena o mala con cada uno de los
grupos sociales mencionados. En consecuencia con lo dicho, podemos
argumentar que muchos de los eventos sobrepasan nuestras posibilidades de
tiempo y conocimiento respecto al cómo realizarlos, en ese sentido contratar o ser
asesorado por una persona externa, se vuele una medida necesaria para
organizar el evento, ya que un evento puede constar de múltiples actividades y
protocolos, que deben ser analizados y programados de acuerdo al tiempo y el
espacio disponible, no está demás decir que también un evento incluye bastantes
requerimientos para la comodidad de los asistentes los cuales pueden ser:
Música, comida, bebida y un ambiente adecuado.

2. HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

Desde tiempos de en la antigüedad los humanos al encontrar la necesidad de

formar vínculos familiares y sociales, empezaron a organizar reuniones, ya sea
para solucionar problemas, discutir temas o reglamentar actividades, los humanos
acorde a la importancia, empezaron a incluir características especiales y
protocolares.

Los griegos empezaron a organizar eventos de una forma más formal, por
ejemplo, las primeras olimpiadas, es uno de los más antiguos eventos organizados
y registrados en la historia humana, ya luego los romanos tuvieron sus propios
eventos tales como los circos romanos.

La celebración de banquetes en la antigua Grecia fue una forma de realizar

eventos de manera festiva, como ser las solterías y los simposios. También se
sabe que los banquetes eran para fines prácticos de poder, en los cuales se
celebraban pactos, alianzas y convenios.

22
 3. EVENTO. (Concepto etimológico)

Termino que proviene del Latín eventus, y de acuerdo al diccionario RAE, tiene
tres grandes usos. Pero nosotros tomaremos el uso como actividad social. Un
evento es un suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho
acontecimiento puede ser social, artístico o deportivo. Por ejemplo. “El evento de
esta noche se enfrentaran los mejores equipos del torneo”, “el próximo mes
celebraran un evento de aniversario del instituto”, “El concierto de los Rolling
Stones ha sido el evento más popular del año”

De dicha forma en cada evento surge el Protocolo.

4. PROTOCOLO. ( Concepto Etimológico)

Protocolo (del bajo latín protocollum, y éste del bajo griego prótócollon) significa “la
primera hoja encolada o pegada” de protos, primeros y kollan, pegar. Es la serie
ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un Notario o Escribano
autoriza y custodia, con ciertas formalidades.

“Es en el medio social, el arte de determinar y establecer todas aquellas normas a

cumplir para el mejor desenvolvimiento de las actividades que ejercen y practican
los seres humanos, no sólo en áreas oficiales, diplomáticas, eclesiásticas y
militares, sino también y traducida en cortesía, respeto, buenas maneras y buen
lenguaje en el área laboral, deportiva, familiar y social en general siendo el aceite
que permite a tan complicada maquinaria de las Relaciones Humanas marchar en
armonía y eficiencia sin riesgos de choque, fricciones u oxidaciones.”

4.1. Relación entre organización de eventos y protocolo

Existe una confusión general que identifica las dos expresiones, esta confusión es
consecuencia de la falta de un corpus teórico, validado científicamente, que
sistematice la disciplina de un modo académico.

La organización de actos, ceremonias, eventos, espectáculos es una estratégica,

nunca un fin en sí mismo, que puede utilizarse en: las relaciones públicas, el
periodismo, la publicidad, el marketing y la propaganda.

5. CEREMONIAL. (Concepto etimológico)

Ceremonial (del latín ceremonialis) “perteneciente o relativo al uso de la

ceremonias”. Es la serie de formalidades para cualquier acto público y solemne.
También es el libro o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben
observar en los actos públicos”.

22
Se mantiene “Ceremonial” para aplicarlo a las manifestaciones solemnes de la
vida pública de todo tipo de organizaciones.

6. CEREMONIAS

Es un acto solemne que se lleva a cabo según normas o ritos establecidos.

Una ceremonia no es un espectáculo Ej.: El entierro de un familiar.

6.1. Características de la ceremonia.

•Se realizan para sus públicos.

•Hay vínculos emocionales.
•No existe intercambio económico.
• En ellos hay protagonistas, no intérpretes.

6.2. Conceptos.

6.2.1. Ceremonial.

Conjunto de reglas para determinados actos solemnes

6.2.2. Ceremonial Institucional.

Algunas de las formalidades que deben observarse en la organización de un acto

Institucional.

6.2.3. Ceremonial de Estado.

Es el conjunto de reglas y procedimientos operativos de carácter práctico que

establecen un marco ordenador de las reuniones formales entre los funcionarios
estatales. Desarrollan la destreza organizativa de quienes deben dirigir el aspecto
protocolar en el ámbito de la Administración Pública.

7. ACTOS

Es una celebración pública, política o formal.

Acto no es sinónimo de evento. Una clase en la universidad pública es un acto

oficial, pero no es un evento.

22
Todo Acto Institucional requiere de ciertas formalidades para su organización y
desarrollo, de modo de otorgarle la solemnidad inherente a su propio carácter.
Resulta conveniente, por lo tanto, que las distintas unidades de nuestro Instituto,
puedan ordenar el ceremonial de los actos que organicen sobre bases comunes
para toda la Institución.

Clasificación

•Actos Solemnes.
•Actos Protocolares.
• Eventos.

7.1. CONCEPTOS

7.1.1. ACTOS INSTITUCIONALES

Celebración de carácter simple de un acontecimiento interno importante para la

unidad organizadora.

[Link]. Actos solemnes.

Son aquellos que se celebra periódicamente, de acuerdo a normas establecidas,

en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación.

Su organización es responsabilidad del Gabinete de Presidencia, sin perjuicio de

la colaboración que le puedan brindar otras unidades de la Institución.

Estos actos son los que se nombran a continuación:

•Aniversario Institucional.
•Inauguración de obras de alcance Institucional.
•Reconocimientos y homenajes.

La organización es responsabilidad del Gabinete de Presidencia, la que contará

con la colaboración del Departamento de Comunicación y Prensa, en lo relativo a
su coordinación y ejecución. Las invitaciones serán suscritas por el Presidente y el
Consejo de Administración de la Institución.

[Link]. Actos interinstitucionales.

Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito de

crear, mantener y estrechar vínculos, a través de:

22
 •Firma de convenios o acuerdos.
•Entrega de donaciones.
•Visitas protocolares.

Su organización es de responsabilidad de la unidad directamente beneficiada con

el estrechamiento y/o consolidación de estos lazos, con la colaboración del
Gabinete de Presidencia. Las invitaciones serán cursadas por las máximas
autoridades de las entidades.

[Link]. Actos académicos.

Comprenden las ceremonias de:

•Entrega de títulos, diplomas o certificados.

•Inauguración o clausura de actividades de extensión académica.

La organización y coordinación de los actos académicos, son de responsabilidad

de la unidad gestora de la iniciativa, con la colaboración del Gabinete de
Presidencia, la Dirección de Recursos Humanos y la Unidad de Educación
Médica. Las invitaciones a este tipo de ceremonias serán cursadas por la máxima
autoridad de la Institución.

7.1.2. ACTOS PROTOCOLARES

Se denominan Actos protocolares, a aquellos actos oficiales o institucionales a los

que asistirán autoridades nacionales o extranjeras.

Tienen relación con conmemoraciones celebradas por organismos estatales,

embajadas o consulados, instituciones no gubernamentales o empresas privadas.

8. TIPOS DE EVENTOS

En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en:
Académicos, Empresariales, Sociales, Culturales, Deportivos, etc.

8.1. Eventos Académicos:

- Simposio:

Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar

materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes

22
aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar
de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el
público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia
tratada.

- Seminario:

Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido,

relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de
perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre
determinados temas propios de la actividad. La duración es relativa (puede ser de
1, 2 o más días). Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de
un Congreso.

- Jornadas:

Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales
disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman
equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o
work shops.

Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un

mismo día.

- Foro:

Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte

final de simposios o mesas redondas.

Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas

supervisando las intervenciones y los tiempos.

- Debate:

Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e
informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y
modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas aprox.

- Panel:

22
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado.
Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden
sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.

- Congreso:

Del Latín “congregare”, juntar reunir. Es una reunión científica o institucional de

colegas de una misma asociación o entidad, con características reglamentadas y
su trabajo sistematizado.

Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación, organización o

entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.

Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los
temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las
condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.

8.2. Tipos de Eventos Empresariales:

- Rueda de negocios:

Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde

uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de
cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de congresos,
y exposiciones con exposiciones paralelas.

- Workshop:

Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es

en ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en
turismo y se extendió a otros campos.

- Desayuno de trabajo:

Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs. aprox. Se intercambian ideas,

dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.

- Asambleas:

22
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o
económicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de
decisiones. Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.

- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de

productos y servicios.
- Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o
mixto.
- Acciones con la prensa.
- Participación en Ferias y Exposiciones.

9. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Importancia de los eventos para las empresas e instituciones

Los eventos toman a estos acontecimientos como modalidades promocionales, de

Relaciones Públicas y Marketing, ya que la empresa através de ellos puede entrar
en contacto con públicos diversos y continuar afianzando su imagen como
Institución.

9.1. CLASIFICACIÓN DE EVENTOS

9.1.1. FERIAS Y EXPOSICIONES

Consisten en promocionar y dar a conocer al público los productos y servicios.

Através de estas ferias y exposiciones, la empresa tiene posibilidad de dar a
conocer productos y servicios al público, la oportunidad de relacionarse con otras
empresas en aquellas personas que desean invertir en una organización.

9.1.2. CONFERENCIAS Y CONVENIOS

Estos dos tipos de eventos tienen lugar para tratar en profundidad temas que
resultan de interés para la empresa y personas vinculadas a la actividad. Como
valor adicional, proporciona a los individuos que a ella asisten la oportunidad de
conocerse y ponerse en contacto.

22
 9.1.3. COMIDAS DE TRABAJO

A diferencia de ferias exposiciones, convenios y conferencias cuyo carácter es

verdaderamente extraordinario, existe otra serie de eventos, acontecimientos más
de orden de lo cotidiano que se vinculan al mundo laboral y a la gastronomía. Las
comidas de trabajo: En ella se debaten cuestiones laborales y profesionales de
manera más bien distendidas, intercambiando información o agasajando a clientes
o colegas, o bien pueden llevarse a cabo, simplemente para hacer una pausa en
el ritmo laboral.

9.1.4. ALMUERZO DE TRABAJO

Es un corte entre la mañana y la tarde, de poca duración, constituido por una

comida liviana y sin bebidas alcohólicas. Sin duda el almuerzo de trabajo es el
más tradicional, plato de entrada, principal, postres.

9.1.5. DESAYUNO DE TRABAJO

Este evento de origen anglosajón se ha ido extendiendo y popularizando por el

mundo. Suele tener como objetivo organizar la jornada de trabajo o pasar revista a
los principales problemas de la organización.

Puede tener lugar tanto en un despacho, como en una zona reservada de la

misma empresa o alguna referencia de la zona. En general consta de una infusión
(té, café con leche, café), un jugo y de tostadas con algún dulce, galletitas y
medialunas.

9.1.6. CENA DE TRABAJO

Tiene un carácter muy distinto al almuerzo, ya que la cena es considerada una

reunión más de carácter íntimo y con un ambiente estrictamente profesional,
habitualmente también asisten los cónyuges, lo que contribuye a que la
conversación sea menos oficial, ya que la pareja no está directamente involucrada
en la temática laboral. En estas situaciones, las cuestiones de trabajo se abordan
de manera distendida, no se acude a documentaciones y contrariamente al
almuerzo, no tiene una duración determinada, aunque nunca está de más
madrugar al día siguiente y, por lo tanto es conveniente forzarlos a permanecer
muy tarde.

9.1.7. VINO DE HONOR

22
Es un acto breve, se realiza de pie, puede ser al medio día o a la tarde, después
de una conferencia, un curso, lanzamiento de un libro o exposición.

Se sirven 4 a 5 bocaditos por personas como sándwich, bocaditos salados y jugos

de frutas, nunca gaseosas. Se ofrece copa de vino blanco o champagne con un
promedio de 2 copas por personas.

9.1.8. CÓCTEL

Se sirven al atardecer, con bebidas alcohólicas y el acompañamiento de algunos

entremeses como sándwich de miga, triples, salados o canapés, variedades de
bocaditos calientes, finalmente masas. Entre las bebidas se pueden servir ging
tonic, jugos de frutas, wisky y variedades cóctel.

9.1.9. CÓCTEL OFICIAL

Se ofrece una variedad de quesos, con lo que invita copas de vino tinto, jamón,
frutas con queso, pates, frutos de mar; las bebidas son vino blanco, tinto, agua
mineral, wisky y champagna; de postre puede ser helado.

9.1.10. EL TÉ.

Por lo general se realiza a las 5 de la tarde o puede efectuarse entre las 4 y las 6
de la tarde en domicilios particulares u otros lugares destinados para el efecto.

9.1.11. EL BUFFET.

La hora de realización es entre las 20 a 22 hs, tiene como objetivo facilitar la

movilidad y relacionamiento entre los invitados, es de modalidad autoservicio.

9.1.12. ESPECTÁCULO

Del latín spectacŭlum, un espectáculo es una función o diversión pública que tiene
lugar en un espacio donde se congrega el público para presenciarla. Lo habitual
es que los espectáculos se lleven a cabo en teatros, estadios, circos o recintos
semejantes.

9.2. PROCESO E IMPORTANCIA DE UN EVENTO PARA LA SOCIEDAD -

MENSAJES

22
Implica comunicación y vida de relación dentro de la sociedad organizadora y una
invitación al diálogo en un ambiente agradable y distendido. La organización de un
evento pone en juego la imagen de la empresa o Institución.

Al organizar un evento se pretende generar mensajes que puedan servir para

enriquecer a los públicos asistentes.

9.2.1. PROCESO DE UN EVENTO

Un evento: Genera mensajes

• Intencionales, voluntarios.
• Mensajes externos.
• No intencionales, involuntarios.
• Explícitos e implícitos.

Son transmitidos por diferentes medios de comunicación

Medios:

•Medios masivos de comunicación.

• Externos, diarios, exposiciones, conferencias, Internet, e-mail, video
conferencias.

9.2.2. OBJETIVO FUNDAMENTAL DE UN EVENTO

Establecer un vínculo de comunicación entre personas de diferentes sectores

sociales, nacionales o extranjeros

Aspectos básicos a analizar para organizar un evento

•Dimensión estratégica del público.

•Influencia en el resto del público.
•Difusión de la imagen de la empresa.
•Conocimiento de la institución que respalda el evento.

22
Los aspectos que influyen en el entorno para la organización de un evento son los
cambios económicos, políticos y sociales. El entorno es lo que envuelve al evento.

Aspectos a tener en cuenta en la planificación de un evento: Es necesario realizar

con sumo cuidado la organización de cualquier tipo de reunión o evento, previendo
los aspectos técnicos, tener la convicción de que los asistentes deben retirarse de
ella sintiendo que han cubierto sus expectativas.

1. Clasificación del evento: Significa determinar dentro de que figura se

catalogará la reunión; conferencia, entrevista, presentación, seminario, etc.

2. Organizadores: El armado prolijo y responsable de una reunión social

requiere de tiempo y dedicación, es aconsejable contratar servicios de
algún Relacionista Público o empresa especializada en eventos o desligar a
una persona de la empresa o Institución de sus tareas.

3. Lugar a realizarse: Debe poseer infraestructura hotelera y servicios,

restaurantes, centros de convenciones, atractivos turísticos, si las
autoridades locales están dispuestos a respaldar el evento.

9.2.3. Características de la sede:

•Espacio físico con el que se cuenta.

•Contratar un lugar equipado con un excelente sistema de sonido e
iluminación.
•Estar ubicado en un lugar estratégico, cómodo y de fácil acceso.
•Fecha del evento: Detalles a tener en cuenta para fijar la fecha del evento.
•Segmentación de público que será convocado.
•Constatar que época del año resulta más conveniente.
•Considerar la organización, en fechas alejadas de la finalización del año
académico, festividades religiosas, de fin de año o periodo vacacional.
•Tiempo de organización: Debe ser preparado con mucha anticipación (3 a 6
meses), las invitaciones deben ser cursadas 6 meses antes, deberán
presentar un esbozo previo de la organización del evento en cuanto a
temas a tratar, fecha, lugar, costos, plazos, hotelería y transporte.
•Objetivos: Determinar con precisión que fines tiene el evento y que objetivos
se quiere alcanzar con la organización del mismo.

22
 •Planificación de las actividades: Los organizadores deben realizar una
planificación de las actividades a desarrollar teniendo en cuenta lo
siguiente:
•Tema o motivo convocante.
•Objetivos de la reunión.
•Disertantes.
•Estructura: número de sesiones y de días para su desarrollo.
•Duración de casa sesión.
•Lugar que se destinará al evento (reservado con mucha anticipación).
•Contratación de servicios técnicos con suficiente antelación; iluminación,
sonidos, locutor, recepcionistas.
•Actividades recreativas del evento: Deben incluir la organización de lunch,
cenas, desayunos de trabajo con servicios de catering.
•Si el evento es de larga duración y con la asistencia de personas de otros
puntos del país o del extranjero, organizar actividades turísticas.
•Evaluación del evento: Un evento se evalúa mediante encuestas,
cuestionario, conociendo la opinión del público, sobre los servicios
recibidos durante su estadía al evento.

Se debe investigar la calidad académica del encuentro, organización del evento,

satisfacción en el plano comunicacional, actividades recreativas.

22
 INAUGURACIÓN DEL HOTEL RESORT “REDSTRONG”

EVENTO

Es la inauguración de un Hotel Resort de 5 estrellas en la ciudad de Santa Cruz, con

capacidad de hospedaje de 1800 personas, con ambientes de lujo, y sobresaltando el
restaurant siendo el fuerte de este hotel la buena atención y la comida. El evento de
inauguración durara 3 días y 2 noches.

TIPO PAQUETE CONTENIDO COSTO

Paquete Premiun Hospedaje, concierto, alimentación 900 $us
(900 personas)
Paquete Plata (400 Hospedaje de lujo, entrada libre a todos nuestros 1200 $us
personas) servicios (gimnasio, bar, cine, yacusi, etc)
Paquete Oro (100 Hospedaje de lujo, entrada libre a todos nuestros 1600 $us
personas) servicios (gimnasio, bar, cine, yacusi, etc) .
Ingreso a la Cena de inauguración, habitaciones
ejecutivas.

COSTOS DE HOSPEDAJE Costo Total

PARA 1500 PERSONAS unitario
Premiun (900 personas) 120 $us 108000 $us
Plata (400 personas) 300 $us 120000 $us
Oro (100 personas) 450 $us 45000 $us
TOTAL 273000 $us

CENA DE INAGURACION (primer día - Viernes)

INVITADOS.

40 personas mesas preferenciales

RESERVAS PARA PUBLICO EN GENERAL

100 personas

Mesas:

5 para 8 cubiertos

5 para 6 cubiertos

10 para 4 cubiertos

10 para 2 cubiertos

22
BRIDIS CON CHAMPAGNE

Unid Bebidas para el brindis Precio Total costo

10 DOM PÉRIGNON PLENITUDE 1998 390 $US 3900 $us
25 DOM PÉRIGNON 2006 155 $US 3875$us
35 TOTAL 7775 $us

CENA

Unid Bebidas para el brindis COSTO Total costo

40 MENU ESPECIAL 50 $US 2000 $us
100 MENU GENERAL 20 $US 2000 $us
35 TOTAL 4000 $us

MESEROS.

Cant CARGO COSTO Total a pagar

.
1 Maitre 350 $us 350 $us
2 Capitán de meseros 100 $us 200 $us
30 Meseros 90 $us 2700 $us
8 TOTAL 3250 $us

COCINA

Cant CARGO Día ganado TOTAL

.
1 Chef 2000 $us 2000 $us
2 Sub Chef 500 $us 1000 $us
8 Cocineros 100 $us 800 $us
8 Ayudantes de cocina 40 $us 320 $us
11 TOTAL 4120 $us

MUSICA

Artistas Precio contrato Precio total (todo

incluido)
Cuarteto de guitarras y 5000 $us 5400 $us
piano
TOTAL 5400 $us

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CONCIERTO (segundo día - Sábado)
Artistas Precio contrato Precio total (todo
incluido)
NICKELBACK 375000 $us 400000 $us
Banda de telón 3000 $us 3300 $us
Sonido y amplificación 2500 $us 2800 $us
TOTAL 406100 $us

Incluyendo el traslado y logística de toda la banda hasta Bolivia - Santa Cruz

INTINERARIO DESDE LA LLEGADA DE NICKELBACK

TRASLADO AL Cantidad Costo Total costo

HOTEL
Limosina 1 200 $us 200 $us
Seguridad 4 100 $us 400 $us
Transporte equipaje y 1 100 100
equipo
TOTAL 700 $us

- Conferencia de prensa
- Firma de Autógrafos
- Almuerzo
- Concierto

BOCADITOS DESPUES DEL CONCIERTO

BOCADITOS Costo Total costo

Camarones encamisados 3.60 $us 7200
Queso y champiñones 2.50 $us 5000
Brochetas de pollo, piña y 4 $us 8000
tocino
TOTAL 20200
Los bocaditos serán elaborados bajo contrato con una empresa tercera.

Cant CARGO COSTO Total a pagar

.
25 Capitán de meseros 70 $us 1750 $us

22
100 Meseros 50 $us 5000 $us
TOTAL 6750 $us

PUBLICIDAD

Tipo de medio Tarifa/costo Total costo

Anuncios TV 14000
Anuncios periodico 6000
Volantes y afiches 3000 $us
TOTAL 23000 $us

TOTALES

COSTO
BRINDIS 7775 $us
CENA 4000 $us
MESEROS CENA 3250 $us
MESEROS 6750 $us
CONCIERTO
PERSONAL DE 4120 $us
COCINA
ENTRETENIMIENTO 5400 $us
1er día Viernes
ENTRETENIMIENTO 406100 $us
2do día Sabado
PUBLICIDAD 23000 $us
BOCADITOS 20200 $us
COSTO 273000
HOSPEDAJE PARA
1500 PERSONAS
OTROS 1500 $us
TOTAL 754260 $us

Cantidad de gente asistente esperada es de 1500 personas, sin incluir los invitados.

INGRESOS
Ingresos por todos los 1450000 $us
paquetes
Patrocinadores 170000 $us
TOTAL 1620000 $us

GANACIAS
INGRESOS 1620000 $us
COSTOS 754260 $us
865740 $us

22
 FICHA TÉCNICA
COQ AU VIN

BREVE DESCRIPCIÓN
GRAMAJE POR RECETA COST. MERCADO COST. GRAMAJE
PREPARACIÓN
PRODUCTO CANT UNID. Bs. UNID. TOTALES (Bs)

Pollo 300 gr  kilo

Vino tinto 400 ml  und
Cebolla 100 Gr  kilo
 Marinamos el pollo una Tocino 80 Gr  kilo
noche antes, junto el tomillo Cebolletas 100 gr
y laurel. Champiñones 100 gr
En una olla con aceite cellar Fondo de pollo 250 ml
el pollo, luego retirar el Extracto de
pollo para luego poner la tomate
60 gr
cebolla y lo champiñones, Perejil 50 gr
reservar. Hoja de laurel
En la misma olla añadir la Tomillo
cebolla, tocino, un poco de
Coñac
coñac, el pollo y su vino en
el que marinó, luego el
 Aceite de oliva 50 ml
fondo de ave, extracto de  Harina
tomate y dejamos cocer  Pimienta
unos 30 minutos.  Sal
Al final se agrega el perejil.

COSTO VARIABLE UNITARIO

OBSERVACIONES: CANT. PAX

COST. VARI. UNIT.

MARGEN DE ERROR (5%)

COST. TOTAL. VAR. UNIT.

COSTO UNITARIO

UTILIDAD

ESTUDIANTES: PREC. DE VENTA

SEMESTRE: PREC. FACTURADO

22
 FICHA TÉCNICA
PULPO A LA PARRILLA CON PICANA VALENCIANA

BREVE DESCRIPCIÓN
GRAMAJE POR RECETA COST. MERCADO COST. GRAMAJE
PREPARACIÓN
PRODUCTO CANT UNID. Bs. UNID. TOTALES (Bs)

Pulpo 200 gr  kilo

Para el pulpo. Aceite de oliva 80 ml  und
Paprika  kilo
Blanquear el pulpo en agua Sal  kilo
hirviendo y aceite de oliva
durante 30 minutos.
PARA LA PICADA
Luego el pulpo, sacar de la
olla y mesclar con aceite,
Vainas 100 gr
paprika y sal. Habas 100 gr
Llevar a la parrilla. Zanahoria 70 gr
tocino 60 gr
Para la picada. Aceituna 60 gr
Nuez
Blaquear las vainas, habas, Oregano
zanahoria y picar en trozos
simétricos.
Picar el Tocino en brunoise y
saltar, luego añadir las
nueces.
En un recipiente mezclar
todo con sal y aceite.

COSTO VARIABLE UNITARIO

OBSERVACIONES: CANT. PAX

COST. VARI. UNIT.

MARGEN DE ERROR (5%)

COST. TOTAL. VAR. UNIT.

COSTO UNITARIO

UTILIDAD

ESTUDIANTES: PREC. DE VENTA

SEMESTRE: PREC. FACTURADO

22
ANEXOS

22
EVENTOS GRADES

EVENTOS INFORMALES

EVENTOS FORMALES

22
EVENTO DE INAGURACION

22
RESTAURANT

ENTRETENIMIENTO

22
 INDICE

1.

INTRODUCCION.............................................................................................................................. 1
2. HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.....................................................................1
3. EVENTO. (CONCEPTO ETIMOLÓGICO)......................................................................................2
4. PROTOCOLO. ( CONCEPTO ETIMOLÓGICO)............................................................................2
4.1. RELACIÓN ENTRE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO......................................................2
5. CEREMONIAL. (CONCEPTO ETIMOLÓGICO)............................................................................3
6. CEREMONIAS............................................................................................................................... 3
6.1. CARACTERÍSTICAS DE LA CEREMONIA......................................................................................... 3
6.2. CONCEPTOS.............................................................................................................................. 3
6.2.1. Ceremonial....................................................................................................................... 3
6.2.2. Ceremonial Institucional................................................................................................... 3
6.2.3. Ceremonial de Estado...................................................................................................... 3
7. ACTOS........................................................................................................................................... 4
7.1. CONCEPTOS.......................................................................................................................... 4
7.1.1. ACTOS INSTITUCIONALES............................................................................................ 4
7.1.2. ACTOS PROTOCOLARES.............................................................................................. 5
8. TIPOS DE EVENTOS.................................................................................................................... 6
8.1. EVENTOS ACADÉMICOS:............................................................................................................ 6
8.2. TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES:.........................................................................................7
9. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS................................................................................................... 8
9.1. CLASIFICACIÓN DE EVENTOS............................................................................................. 9
9.1.1. FERIAS Y EXPOSICIONES.............................................................................................9
9.1.2. CONFERENCIAS Y CONVENIOS...................................................................................9
9.1.3. COMIDAS DE TRABAJO.................................................................................................9
9.1.4. ALMUERZO DE TRABAJO..............................................................................................9
9.1.5. DESAYUNO DE TRABAJO.............................................................................................. 9
9.1.6. CENA DE TRABAJO...................................................................................................... 10
9.1.7. VINO DE HONOR.......................................................................................................... 10
9.1.8. CÓCTEL......................................................................................................................... 10
9.1.9. CÓCTEL OFICIAL.......................................................................................................... 10
9.1.10. EL TÉ............................................................................................................................ 11
9.1.11. EL BUFFET.................................................................................................................. 11
9.1.12. ESPECTÁCULO........................................................................................................... 11
9.2. PROCESO E IMPORTANCIA DE UN EVENTO PARA LA SOCIEDAD - MENSAJES.........11
9.2.1. PROCESO DE UN EVENTO.......................................................................................... 11
9.2.2. OBJETIVO FUNDAMENTAL DE UN EVENTO..............................................................12
9.2.3. Características de la sede:............................................................................................. 13

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