Auditoria de los Sistemas de Administración y Control

(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP

(RUAT)

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA

TRABAJO DIRIGIDO

“AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL (SAYCO) SISTEMA DE ADMINISTRACION DE
PERSONAL – SAP (RUAT)”

POSTULANTE: PATRICIA AMANDA LIMACHI QUISBERT

TUTOR: LIC. MACARIO ORTEGA MARIÑO

LA PAZ – BOLIVIA

2009

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AGRADECIMIENTOS

A Dios, que me dio la vida e ilumino mi camino con sabiduría y el conocimiento

que me permitió concluir esta etapa de la vida.

A mi madre, que con cariño y sacrificio me brindó su apoyo y total confianza,

enseñándome que no hay nada imposible para aquel que persevera.

Al Lic. Macario Ortega Mariño, tutor académico quien con dedicación, supo
orientarme en la realización del presente trabajo.

Al Registro Único para la Administración Tributaria (RUAT), por la apertura y

disponibilidad de información vital para la realización del presente trabajo.

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INDICE

Pág.
1. INTRODUCCIÓN 8
2. ASPECTOS GENERALES
2.1. Marco Institucional...................................................................... 9
2.1.1 Antecedentes del Registro Único para la Administración
Tributaria Municipal (RUAT)..................................................... 9
2.1.2 Misión, visión Objetivos del (RUAT)............................... 12
2.1.3 Estructura orgánica del Registro Único para la
Administración Tributaria Municipal (RUAT)........................ 13
2.2. Antecedentes de la Dirección de Auditoría Interna
DAI.................................................................................................... 14
2.2.1. Objetivos Estratégicos de la Dirección de Auditoría
Interna……………………………………………………..... 14
2.2.2 Funciones y atribuciones de la Dirección de Auditoría
Interna……………………………………………………… 15
3.- EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 16
3.1. Planteamiento del problema....................................................... 16
3.2. Formulación del problema......................................................... 17
4.- JUSTIFICACIÓN DEL TRABAJO 17
4.1. Justificación Teórica.................................................................. 18
4.2. Justificación Metodológica......................................................... 18
4.3. Justificación Práctica. .............................................................. 19

5.-OBJETIVOS DEL TRABAJO 19

5.1. Objetivo General...................................................................... 19
5.2. Objetivos Específicos.............................................................. 20
6.- METODOLOGÍA 20
6.1. Método Deductivo…….………………………………………….. 20

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7. MARCO LEGAL Y NORMATIVO......................................................... 22

8. MARCO TEORICO
8.1 Auditoría.................................................................................... 22
8.2 Auditoria Interna........................................................................ 22
8.3 Auditoria Gubernamental............................................................ 23
8.4 Tipos de Auditoria Gubernamental............................................. 23
8.4.1. Auditoria de Confiabilidad (Financiera)....................... 23
8.4.2. Auditoria operacional.................................................. 24
8.4.3. Auditoría Ambiental..................................................... 25
8.4.4. Auditoria Especial....................................................... 25
8.4.5. Auditoria de Proyectos de Inversión Pública............... 25
8.4.6. Auditoria de Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC)................................................... 26
8.4.7. Auditoria de los Sistemas de Administración y control
(SAYCO)..................................................................... 26
8.5. Sistema..................................................................................... 27
8.6. Administración........................................................................... 27
8.7. Sistema de Administración y Control Gubernamental............... 27
8.8. Sistema de Administración de Personal................................... 27
8.9. Componentes del Sistema de Administración de Personal…… 28
8.9.1 Subsistema de Dotación de Personal............................ 28
8.9.2 Subsistema de Evaluación de Desempeño……………. 29
8.9.3 Subsistema de Movilidad de Personal…………….....… 30
8.9.4 Subsistema de Capacitación Productiva……………….. 30
8.9.5 Subsistema de Registro………………………………….. 31

9. INSTRUMENTO DE CONTROL INTERNO

9.1 Riesgo inherente........................................................................ 32
9.2 Riesgo de control........................................................................ 33

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9.3 Riesgo de detección.................................................................. 33

9.4 Evaluación de Riesgos.............................................................. 33
9.5 Sistema de control interno….................................................... 33
9.6 El control Interno y su relación con los SAYCO……................. 34
10. FUNDAMENTOS TECNICOS PARA LA AUDITORIA SAYCO........... 35
11. METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA SAYCO................................ 36
12. PROCESO DE AUDITORIA.................................................................. 36
12.1. Planificación de la Auditoria SAYCO....................................... 36
12.1.1. Contenido del Memorándum de Planificación (MPA)... 37
12.1.2. Programas de Trabajo de Auditoria.......................... 40
12.2. Ejecución Del Trabajo............................................................. 41
12.3. Comunicación De Resultados................................................. 42
12.3.1. Características del Informe SAYCO:.......................... 42
12.3.2. Contenido del Informe SAYCO.................................. 43

13. EVIDENCIA DE AUDITORIA SAYCO.................................................. 44

13.1. Procedimientos para obtener Evidencia................................... 44
13.1.1 Verificación ocular……………………………………..... 44
13.1.2 Verificación Oral……………………………………….... 45
13.1.3 Verificación Escrita……………………………………... 45
13.1.4 Verificación Documental……………………………….. 45
13.1.5 Verificación Física……………………………………..... 46

14. LEGAJOS DE PAPELES DE TRABAJO……………………………….. 46

14.1 Legajo Permanente....................................................... 46

14.2 Legajo Corriente............................................................... 47
14.3 Seguridad y responsabilidad de la Custodia de los
Papeles de Trabajo……………………………………. 47

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MARCO PRACTICO
15. DESARROLLO DE LA AUDITORIA..................................................... 50

15.1 Antecedentes………………………………………...................... 50
15.2. Relevamiento de la Información……………………................ 50
15.2.1 Investigación documental…………………………....... 50
15.2.2 Investigación de campo………………………………... 50
15.3 Memorándum de Planificación MPA RUAT utilizado para la
Auditoria SAYCO SAP……………….…………………………………. 51
15.4 Procedimiento Utilizado para la Auditoria SAYCO……………... 66
15.5 Análisis De La Información...…………………………………….. 76
15.5.1 Análisis Documental…………………………………..... 76
15.5.2 Análisis del trabajo de campo………………………..... 78

16. ANALISIS DE HALLAZGOS A TRAVES DE LA RELACION CAUSA

EFECTO………………………………………………………………………….. 79
17. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS……………………………………. 85
17.1 Informe de Auditoría……………………………………………… 85
17.2 Conclusiones y Recomendaciones……………………………... 119
18. BIBLIOGRAFIA………………………………………………………….... 122
19. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.................................................... 125

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CONSIDERACIONES
GENERALES

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CONSIDERACIONES GENERALES

1.- INTRODUCCIÓN

La Universidad Mayor de San Andrés (UMSA), es una institución de Educación

Superior, constituida según leyes Bolivianas, que ha implementado el Trabajo
Dirigido, como una modalidad de graduación para egresados de la Facultad de
Ciencias Económicas y Financieras de la Universidad Mayor de San Andrés
Carrera de Contaduría Pública (ex Auditoria) que fue aprobado en su reglamento
mediante Resolución del Honorable Consejo Facultativo N° 91/97 en julio 7 de
1997 en sus 4 capítulos y 12 artículos, para de esta manera optar a la
Licenciatura, articulando de esta manera a los diferentes sectores Públicos y
Privados, que haga posible el acceso equitativo de la población, mediante
preparación eficiente de sus Recursos Humanos. En este contexto se suscribe los
convenios interinstitucionales entre la UMSA y la Entidad, con el objetivo de
realizar trabajos específicos y aplicables que constituye un aporte administrativo
para beneficio mutuo de las partes.

El Trabajo dirigido según Resolución de Consejo de la Carrera de Auditoria Nº

116/98 TRABAJO DIRIGIDO CON TUTORIA, indica que "Deberá aplicarse en
algunas de las siguientes áreas de la actividad empresarial inciso d)
implementación de sistemas de administración y control gubernamentales, en
conformidad a disposiciones legales vigentes”

De acuerdo a convenio suscrito entre el Registro Único para la Administración

Tributaria Municipal (RUAT) y la Universidad Mayor de San Andrés (U.M.S.A.) –
Carrera de Auditoria en fecha abril 4 del 2005, en su segunda cláusula señala:

“EL R.U.A.T. y la U.M.S.A. suscriben el presente convenio de cooperación a través

del cual el RUAT brindará a estudiantes de la U.M.S.A. De la facultad de

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Ciencias Económicas y Financieras, de la Carrera de Auditoria información de

apoyo para la realización de trabajos y practicas requeridas.

Los trabajos individuales serán realizados bajo la dirección y supervisión de la

UMSA a través de la Carrera de Contaduría Pública (ex Auditoria), quien es la
unidad encargada de ejecutar el presente convenio, facilitando el RUAT, su
disponibilidad de los ambientes, información y enseres que contribuyan a la
formación de recurso Humanos dentro de las exigencias y planes de trabajo
formulados por el RUAT”

Dentro de este marco el Registro Único para la Administración Tributaria Municipal

(RUAT) asigna a la Universitaria Patricia Amanda Limachi Quisbert a la Dirección
de Auditoría Interna para desempeñar las funciones que le sean asignadas
relacionadas a la formación académica de la Egresada, los trabajos prácticos
estarán en base al Programa Operativo Anual de la Dirección de Auditoría Interna,
que esta supervisado y evaluado por el Director de Auditoría Interna de la
Institución

2. ASPECTOS GENERALES

2.1. MARCO INSTITUCIONAL

2.1.1. ANTECEDENTES DEL REGISTRO ÚNICO PARA LA ADMINISTRACIÓN

TRIBUTARIA MUNICIPAL (RUAT)

 Identificación de la entidad
Registro Único para la Administración Tributaria Municipal
 Base Legal

El RUAT es una Institución Pública Descentralizada, no lucrativa con

personería jurídica, patrimonio propio y autonomía de gestión administrativa,
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(RUAT)

financiera, legal y técnica, bajo tuición del Ministerio de Hacienda, la misma

que será ejercida por el Viceministerio de Política Tributaria.

El equipo de trabajo está formado por jóvenes profesionales bolivianos, los

cuales en base a principios y valores de lealtad, responsabilidad,
transparencia y compromiso con la institución han llevado adelante todos los
proyectos desarrollados a la fecha.

Como institución desde el año 1996 han trabajado de manera incansable,

para lograr implementar un sistema conectado en línea que permita integrar a
todas aquellas instituciones que forman parte del RUAT y que están
directamente relacionadas con el registro de Vehículos Automotores, Bienes
Inmuebles y Actividades Económicas.

Actualmente tienen una red de comunicaciones que conecta en línea a 16

Gobiernos Municipales (La Paz, Cochabamba, Santa Cruz, Oruro, Potosí,
Tarija, Sucre, Trinidad, Warnes, Montero, Sacaba, Quillacollo, Yacuiba, Camiri
y Villamontes), 17 Bancos (Banco BISA, Banco de Crédito de Bolivia S.A.,
Banco de la Unión S.A., Banco Económico S.A., Banco Ganadero S.A., Banco
Los Andes Procredit S.A., Banco Mercantil S.A., Banco Nacional de Bolivia
S.A., Banco Solidario S.A., Cooperativa San Luis Ltda., Cooperativa San Martin
de Porres, FFP PRODEM S.A., FIE FFP S.A., Fortaleza FFP, Mutual Guapay,
Mutual La Paz, Mutual La Primera) los cuales a nivel nacional tienen en total
más de 400 agencias habilitadas para el pago de impuestos a la propiedad de
Vehículos Automotores, Bienes Inmuebles y Patentes Municipales además del
impuesto municipal a las transferencias y recibos por concepto de
transacciones realizadas en los municipios y finalmente la Policía Nacional,
institución que se encarga del registro de gravámenes, hipotecas y robo de
vehículos.

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Historia

1990 Promulgación del Decreto Supremo 22631 (31-oct-

(diciembre) 1990).
Creación del Padrón de Automotores, para controlar y
certificar la legal internación de vehículos al país a través
de la Póliza Titularizada del Automotor – PTA documento
de uso obligatorio por los propietarios de vehículos
automotores, diseñado para ser utilizado como un sistema
de numeración de placas de circulación.

1991 Empadronamiento de vehículos como un procedimiento

(marzo) permanente para solicitar la P.T.A. y la evaluación de
documentos que determinen la legal importación del
vehículo.
1994 Convenio entre el Gobierno Nacional (Secretaría Nacional
(diciembre) de Hacienda) y los Gobiernos Municipales de las
Capitales de Departamento para proceder al cambio de
placas del parque automotor del país, y tener como la
nueva numeración de placas a nivel nacional.
1995 Convenio adicional firmado por los mismos
(septiembre) representantes para crear el Registro Único Automotor,
donde el Gobierno Central se compromete a asumir el
costo del desarrollo de los sistemas y los Gobiernos
Municipales se comprometen a comprar los equipos
necesarios para permitir el desarrollo antes mencionado.
1996 En base en dichos Convenios y las definiciones técnicas
emergentes, a través del Proyecto de Naciones Unidas,
se contrató un equipo de personas que se hicieron cargo
de la coordinación inter-institucional y del desarrollo del
sistema informático.
1997 Con la Promulgación del D.S. 24604, se crea el Registro
(mayo) Único Automotor como Institución Pública. con la finalidad
de dar continuidad al proceso de cambio de placas y
ordenamiento del parque automotor del país a través del
desarrollo en sistemas informáticos para la Administración
Tributaria Municipal, conformado por la Comisión Técnica
Interinstitucional de los Municipios de La Paz,
Cochabamba, Santa Cruz y Oruro por una parte y los

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(RUAT)

representantes de la Secretaria Nacional de Hacienda

delegada a los responsables de la Póliza Titularizada del
Automotor.
1998(agosto) Inicio de operaciones del Registro Único Automotor
(RUA).
Inicio de cambio de placas utilizando el número de PTA.
2004 Promulgación del Decreto Supremo 27665 con el cual se
(16 de agosto) modifica la denominación del Registro Único Automotor?
RUA por "Registro Único para la Administración Tributaria
Municipal", cuya sigla será RUAT.

2.1.2 Misión, Visión y Objetivos de la Entidad

Misión.- La Misión Institucional constituye en “Diseñar, desarrollar, administrar y/u

operar sistemas informáticos que permitan a los Gobiernos Municipales, Policía
Nacional y Ministerio de Hacienda cumplir con las atribuciones conferidas por Ley
en lo relativo a tributos e ingresos propios”. Está misión implica:

 Dotar de herramientas tecnológicas y asesoramiento a los Gobiernos

Municipales, Ministerio de Hacienda y la Policía Nacional que apoyen el
cumplimiento de sus funciones otorgadas por Ley.
 Ser la instancia de información tributaria municipal y policial en el ámbito
de acción de la institución.

Asimismo, puede prestar otros servicios relacionados con su misión, que le sean
demandados por las entidades que lo conforman o por otras entidades públicas, de
acuerdo a las políticas que apruebe su Directorio.

En ese sentido, el RUAT tiene la necesidad de formalizar, implementar y sistematizar

su Plan Estratégico Institucional a través de herramientas informáticas de gestión
institucional basada en la metodología del Balanced Scorecard (BSC) que permitan

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medir evaluar y monitorear el accionar estratégico del RUAT a fin de cumplir con su
mandato legal y social.

Visión de la Entidad.- “Son la instancia de integración, coordinación

asesoramiento y captación de recursos externos que permite a los Gobiernos
Municipales, al Gobierno Central y a la Policía Nacional, la utilización de
tecnología en todos sus procesos relacionados a nuestro ámbito de acción .”.

Objetivos (RUAT).-Es implementar un Sistema Informático interconectado que

permita la operación en línea de todas las entidades que están relacionadas con
este campo. Los Gobiernos Municipales como socios principales, la Aduana
Nacional y el Servicio de Impuestos Internos como representantes del Gobierno
Central, la Policía Nacional y la red bancaria autorizada se convierten en los
actores fundamentales en la operación del sistema.

2.1.3.-Estructura orgánica del Registro Único para la Administración

Tributaria Municipal (RUAT)

La estructura orgánica del Registro Único para la Administración Tributaria

Municipal presenta diversos niveles de organización administrativa y técnica. Ver
Organigrama de conformidad con los Arts. 7° y 16° del D.S. N° 28631, el RUAT
actualmente esta conformado por las siguientes Direcciones:

 Director Ejecutivo Lic. Gabriel Miranda Crespo

 Directora Administrativa Financiera Lic. Nancy Bolaños Moya

 Director General de Asuntos
Jurídicos Dr. Jorge Morales Maldonado
 Director de Sistemas y
Comunicaciones Ing. Raúl Aguilar Escobar

 Director de Auditoria Interna Lic. Nils del Villar Gutiérrez

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2.2. Antecedentes de la Dirección de Auditoría Interna

La Auditoria Interna es una función de control posterior de la organización, que se

realiza a través de un unidad especializada, cuyos integrantes no participan en las
operaciones y actividades Administrativas, es dependiente de la MAE, cuyo
propósito es contribuir a los objetivos de la entidad mediante la evaluación
periódica del control interno.

La Dirección de Auditoria Interna fue creada en mayo de 2002, definiendo

procedimientos para efectuar el control periódico sobre el cumplimiento del POA y
las actividades programadas, en base a la Guía para el Control y Elaboración de
Informes de Actividades de las UAI, emitida por la Contraloría General de la
República.

Se encuentra ubicada a nivel de asesoramiento del Director Ejecutivo del Registro

Único para la Administración Tributaria Municipal (RUAT).

La Dirección de Auditoria Interna ejecuta sus actividades en cumplimiento al

artículo 15 de la Ley 1178, evalúa el grado de cumplimiento y eficacia de los
Sistemas de Administración y de los instrumentos de control interno incorporados
ellos

Todos los informes serán remitidos inmediatamente después de concluidos a la

máxima autoridad colegiada, si la hubiera: a la máxima autoridad del ente que
ejerce tuición sobre la entidad auditada y a la Contraloría General de la República.

2.2.1. Objetivos Estratégicos de la Dirección de Auditoria Interna

 Procurar el mejoramiento de los controles administrativos e informáticos, a

fin de incrementar los niveles de calidad, oportunidad y confiabilidad de la

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información y la prestación del servicio a los Gobiernos Municipales, Policía

Nacional, Aduana Nacional y otras instituciones, a través de la evaluación
de resultados.
 Fortalecer el desarrollo, implantación, funcionamiento y retroalimentación
de los Sistemas de Administración y Control y los Sistemas Informáticos a
través del resultado de evaluaciones periódicas.
 Apoyar y asesorar al Director Ejecutivo y a los funcionarios del RUAT, en el
adecuado uso de los recursos recaudados.
 Evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los Sistemas de
Administración y sus instrumentos de control interno determinar la
confiabilidad de registros y estados financieros análisis de resultados y la
eficacia de las operaciones.
 Realiza control interno posterior verificar el uso eficaz y eficiente de los
recursos públicos en los procesos económicos, administrativos o técnicos
efectuados por cualquier dependencia los auditorias que serán
encomendados por la Máxima Autoridad Ejecutiva del Registro Único para
la Administración tributaria Municipal.

2.2.2 Funciones y atribuciones de la Dirección de Auditoria Interna

La Dirección de Auditoría Interna es quien, de acuerdo con las funciones y

atribuciones contenidas en el marco jurídico organizacional de la Contraloría
General de la República, ejerce el control interno sobre toda la Institución, que
administra recursos públicos. Dicho control, comprende el examen financiero,
contable, económico, operativo y administrativo de los recursos públicos,
requiriendo para su realización en muchos casos, distintos principios de medición
y exposición.

Dentro de este contexto, el proceso de auditoria busca el control y medición de

resultados apuntando a los distintos tópicos de manera conjunta o separada y

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
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basándose en la realización de las siguientes auditorias:

1. Auditoria de los Sistemas de Administración y Control (SAYCO).
2. Auditorias Ambientales.
3. Auditoria de Registros Contables y Estados Financieros.
4. Auditoria Especial.
5. Auditoria Operacional.
6. Auditoria de las tecnologías de información y comunicación
7. Seguimiento de Informes Emitidos.

3.- EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

La Administración Pública viene presentando diversas limitaciones en el proceso

de contratación de Recursos Humanos, adecuados y óptimos para el logro de
eficiencia administrativa, que le permita mejores perspectivas, al reto que significa
enfrentar su gestión.
Dentro de las causas principales podemos mencionar:
 Escaso conocimiento de las Normas Básicas del S.A.P. y Leyes conexas.
 Apoyo insuficiente por parte del Gobierno Central.
 Bajos niveles de formación de sus Recursos Humanos en la mayoría de los
casos.

3.1. Planteamiento del problema

La falta de eficiencia administrativa y bajo rendimiento de los Recursos Humanos,

en la administración tributaria, se debe a la carencia de un adecuado
conocimiento, uso y aplicación de las Normas Básicas del S.A.P.
Si bien existe en la entidad el Reglamento Especifico del RESAP, no se han
desarrollado herramientas técnicas y específicas como ser los procedimientos
formales para poder lograr una administración efectiva y eficiente sobre todo
precautelando el buen uso y destino de los recursos del estado.

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
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En la entidad actualmente existe falencias de tipo administrativo en la cual

observamos la ausencia de adecuados mecanismos de control y cumplimiento de
las Normas Básicas, por medio de la Auditoria a los Sistemas de Administración y
Control Gubernamentales del Sistema de Administración de Personal en el
Registro Único para la Administración Tributaria Municipal (RUAT) y será
realizada por la Dirección de Auditoria Interna con el fin de evaluar el grado de
cumplimiento de disposiciones legales y eficacia, los instrumentos de control
interno incorporados a ellos para determinar deficiencias en el manejo adecuado
de los Recursos Humanos de la entidad.

3.2. Formulación del problema

Identificar objetiva e imparcialmente, deficiencias que afecten el Sistema de

Control Interno y generen indicios de responsabilidad establecidos en la Ley Nº
1178, por lo que nos realizamos las siguientes preguntas:

¿El Registro Único para la Administración Tributaria Municipal (RUAT) ha

implantado el Sistema de administración de Personal de acuerdo a los
lineamientos establecido en ordenamiento jurídico administrativo?

¿El Registro Único para la Administración Tributaria Municipal (RUAT) ha

diseñado en forma adecuada los procedimientos técnicos y administrativos que
permitan regular de manera eficaz la Dotación de personal, Evaluación del
Desempeño, Movilidad de Personal, Capacitación Productiva y Registro bajo los
principios del SAP?

4.- JUSTIFICACIÓN DEL TRABAJO

En Bolivia, en casi todas las instituciones públicas, existen problemas para la

contratación de Recursos Humanos que reúnan los requisitos mínimos

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

indispensables, para la ejecución de las actividades de manera eficiente. Por ello,

el trabajo de investigación tiende a ser un marco referencial para la Administración
y se pueda formular sus planes de desarrollo y logro de objetivos.
Uno de los factores más importantes de la reducida eficiencia administrativa en la
Administración Pública, se da por desconocimiento, uso y aplicación de los
procedimientos y herramientas que nos proporcionan las Normas Básicas del
S.A.P.
4.1. Justificación Teórica

Como parte del Control Gubernamental las Normas para el ejercicio de la Auditoria
Interna (300) mencionan en el acápite 03 las actividades de las UAI comprenden
principalmente en:
a) La evaluación de la eficacia de los sistemas de administración y de las
actividades de control incorporados a ellos, así como el grado de cumplimiento de
las normas que regulan estos sistemas en la entidad. Por lo cual en cumplimiento
a la Normativa se desarrollara la Auditoria de los Sistemas de Administración y
Control Gubernamentales del Sistema de Administración de Personal.

Además en El Registro Único para la Administración Tributaria (RUAT) no se ha

desarrollado anteriormente una Auditoria de los Sistemas de Administración y
Control Gubernamentales SAYCO al Sistema de Administración de Personal SAP
por lo cual existía una necesidad de desarrollar dicha Auditoria SAYCO del
Sistema de Administración de Personal para determinar la eficacia del sistema y
su grado de implantación.

4.2. Justificación Metodológica

La metodología que se utilizará debe ser aplicable para planificar, ejecutar e

informar sobre la eficacia del Sistema de Administración de Personal además que
nos permita obtener evidencia relevante, competente y suficiente y que los

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

instrumentos técnicos permitan alcanzar los objetivos de auditoria.

Para este propósito realizaremos un examen análisis exhaustivo de los

procedimientos técnicos y administrativos del Registro Único para la
Administración Tributaria Municipal (RUAT) relacionados con el uso y destino de
los recursos públicos en los procesos de Dotación de personal, Evaluación de
Desempeño, Movilidad de personal, Capacitación Productiva y Registro.

4.3. Justificación Práctica

En cumplimiento de la Programación de Operaciones Anual POA de la Dirección

de Auditoria Interna del Registro Único para la Administración Tributaria Municipal
(RUAT) para la gestión 2007 se efectuará una auditoria de los Sistemas de
Administración y control Gubernamentales (SAYCO) del Sistema de
Administración de Personal por el periodo comprendido entre el 1º de enero de
2007 al 31 de diciembre de 2007.

El resultado de está auditoria permitirá identificar las deficiencias existentes y

evaluar la existencia y continuidad de los mecanismos de Control Interno con el
propósito de emitir una opinión técnico y profesional.

5. OBJETIVOS DEL TRABAJO

5.1. Objetivo General.-El objetivo de la Auditoria de los Sistemas de

Administración y Control Gubernamentales (SAYCO) del Registro Único para la
Administración Tributaria Municipal (RUAT) es establecer el grado de implantación
del Sistema de Administración de Personal (SAP) y evaluar el diseño y comprobar
el funcionamiento de conformidad con los lineamientos de la Ley 1178, las Normas
Básicas del Sistema de Administración de Personal emitidas por el Ministerio de
Hacienda y Principios, Normas Generales y Normas Básicas de Control Interno

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Gubernamental, para alcanzar la eficacia de dicho Sistema.

5.2. Objetivos Específicos
 Determinar que los procedimientos para el funcionamiento y el control
interno relativos a la administración de Personal estén en concordancia
con las Normas Básicas del Sistema de Administración De Personal y que
estos permitan alcanzar los resultados programados.
 Determinar el cumplimiento del Reglamento del Texto Ordenado del
Decreto Supremo Nº 26115
 Establecer que los procesos de Dotación de Personal, Movilidad de
Personal, Capacitación Productiva, Evaluación de Desempeño y Registro
sea llevado a cabo en la entidad y cuente con la suficiente documentación
de respaldo y se encuentre debidamente autorizado.
 Verificar el grado de eficacia de los sistemas de administración y de los
controles internos implantados, sobre los resultados de las operaciones.

6. METODOLOGÍA

6.1. Método Deductivo.- “Es el razonamiento mental que conduce de lo general a

lo particular y permite ampliar los conocimientos”
La auditoria de los Sistemas de Administración y Control (SAYCO) en el Registro
Único para la Administración Tributaria Municipal (RUAT), se basa en el método
Deductivo por que para el análisis partimos de la Normativa General, datos
generales, por medio de la cual se puede deducir la eficacia del Sistema, como
ser el grado de implementación de las Normas Básicas del Sistemas de
Administración de Personal y el cumplimiento de los Reglamentos Específicos y
procedimientos establecidos para la Administración de Personal.
Mediante la aplicación de esta metodología, se pretende llegar al diagnostico y
estudio del problema analizado, para luego emitir las recomendaciones y
conclusiones que permitan establecer el instrumento de gestión de la
administración de personal.

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MARCO LEGAL
NORMATIVO Y
TEÓRICO

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7. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

1. Ley del Sistema de Administración y Control Gubernamentales Nº 1178 del

20 de julio de 1990.
2. Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal emitidas por el
Ministerio de Hacienda.
3. Decreto Supremo 26115 del Sistema de Administración de Personal.
4. Las Normas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloría
General de la República
5. Declaraciones sobre normas de auditoria SAS (Statements on Auditing
Standards)
6. Guía para la evaluación del Control Interno versión 1 emitida por la
Contraloría General de la República.
7. Normas Generales de Auditoria Gubernamental, emitido por la Contraloría
General de la República N° M/CE/10-A.
8. Normas para el ejercicio de la Auditoria Interna M/CE/10-H, emitido por la
CGR.

8. MARCO TEÓRICO

8.1 Auditoria.- La auditoria es el examen objetivo y sistemático de las

operaciones financieras y administrativas practicadas con posterioridad a la
ejecución, realizadas por profesionales, con finalidad de evaluarlas, verificar y
elaborar un informe que contenga observaciones, conclusiones, recomendaciones
y el correspondiente dictamen.

La auditoria realizada por los empleados o funcionarios de la organización con

propósitos de control posterior es denominada Auditoria Interna.

8.2 Auditoria Interna.- Es una función de control interno posterior a la

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(RUAT)

organización, que se realiza a través de una unidad especializada, cuyos

integrantes no participan en las operaciones y actividades administrativas, el
objetivo es de contribuir a los miembro de una entidad en el cumplimiento efectivo
de sus operaciones al proporcionar análisis, evaluaciones, recomendaciones y
asesoría, por lo cual son parte del control interno de la entidad.

Además ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque

sistémico y disciplinario para evaluar y mejorar la eficiencia de los procesos de
gestión de riesgos, y control.

8.3 Auditoria Gubernamental.-Consiste en el análisis de las operaciones,

actividades, proyectos, programas, unidades, áreas o segmentos de una entidad
pública, grupos de entidades o sectores, con el propósito de evaluar el logro de las
metas u objetivos, en función del grado de economicidad y eficiencia con que son
alcanzados, cubriendo además el examen de los aspectos de regularidad y de
carácter financiero que sean pertinentes.

8.4 Tipos de Auditoria Gubernamental.- Según las Normas de Auditoria

Gubernamental, tenemos los siguientes tipos de auditorias:
 Auditoria de Confiabilidad (Financiera).
 Auditoria Operacional.
 Auditoria Ambiental
 Auditoria Especial.
 Auditoria de Proyectos de Inversión Publica.
 Auditoria de Tecnologías de Información y la comunicación.

8.4.1. Auditoria de Confiabilidad (Financiera): La Auditoria Financiera o de

Confiabilidad es la acumulación y examen sistémico y objetivo de evidencia que
incluye:
a) La auditoria de estados financieros cuyo objetivo es emitir una opinión respecto

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(RUAT)

a si los estados financieros de la entidad auditada presentan razonablemente, en

todo aspecto significativo, la situación patrimonial y financiera de la entidad, los
resultados de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, de
conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados,
si fuera el caso
b) La auditoria de aspectos financieros, cuyos propósitos incluyen determinar si:

i) la información financiera se encuentra presentada de acuerdo con criterios

establecidos o declarados expresamente.
ii) la entidad auditada ha cumplido requisitos financieros específicos.
iii) de control interno relacionado con la presentación de informes financieros y/o
salvaguarda de activos, ha sido diseñado e implementado para lograr los
objetivos.

8.4.2. Auditoria operacional.- Es la acumulación y examen objetivo y sistemático

de evidencia cuyo objetivo es expresar una opinión independiente sobre la eficacia
de los sistemas de administración y de los instrumentos de control interno
incorporados a ellos y la eficiencia y eficacia de la economía de las operaciones.

Para la adecuada interpretación y aplicación de las normas de auditoria

operacional, se considera los siguientes conceptos:

Sistema; es una serie de actividades relacionadas, cuyo diseño y operación

conjunta tienen el propósito de lograr uno o más objetivos preestablecidos.
Eficacia; es la capacidad que tiene un sistema de asegurar razonablemente la
consecución de objetivos. En términos generales, el índice de eficacia es la
relación entre los resultados logrados y el objetivo previsto.
Eficiencia; es la habilidad de alcanzar objetivos empleando la mínima cantidad
de recursos posibles (tiempo, humanos, materiales, financieros, etc.). En este
sentido un índice de eficiencia generalmente utilizado es la relación entre los

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
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(RUAT)

resultados obtenidos y la cantidad de recursos empleados.

Economía; es la habilidad de minimizar el costo unitario de los recursos
empleados en la consecución de objetivos, sin comprometer estos últimos. En
este sentido, un índice de economía generalmente empleado en la relación entre
los resultados obtenidos y el costo de los mismos.

8.4.3. Auditoria Ambiental.- La auditoria Ambiental es la acumulación y examen

metodológico y objetivo de evidencia con el propósito de expresar una opinión
independiente sobre la eficacia de los sistemas de gestión ambiental y/o el
desempeño ambiental y/o los resultados de gestión ambiental.

La Auditoria ambiental considera como objeto de examen: los sistemas gestión

ambiental; las acciones asociadas a la gestión ambiental desarrolladas entes, los
privilegios ambientales atorgados por el Estado, los ecosistemas y los recursos
naturales.

8.4.4 Auditoria Especial.- Es la acumulación y examen sistémico y objetivo de

evidencia, con el propósito de expresar una opinión independiente sobre el
cumplimiento del ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales
aplicables, y obligaciones contractuales y, si corresponde, establecer indicios de
Responsabilidad por la función pública.

8.4.5. Auditoria de Proyectos de Inversión Publica.- La Auditoria de los

Proyectos de Inversión Publica Es la acumulación y examen sistémico y objetivos
de evidencia, con el propósito de expresar una opinión sobre el desempeño de
todo o de parte de un proyecto de inversión pública y/o de la entidad gestora del
mismo, que comprende:

A) La Auditoria de proyectos (preinversión, ejecución, operación) es decir:

1) Auditoria de fases o etapas concluídas.

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(RUAT)

2) Auditoria de fases o etapas sin concluir.

B) Auditoria de entidades gestoras de proyectos de inversión pública.

8.4.6 Auditoria de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).-

Es el examen objetivo, crítico, metodológico y selectivo e evidencia relacionada
con políticas, prácticas, procesos y procedimientos en materias de tecnología de la
información y comunicación, para expresar una opinión independiente respecto:
1 A la confidencialidad, integridad, disponibilidad y confiabilidad, de la
información.
2 Al uso eficaz de los recursos Tecnológicos.
3 A la efectividad del sistema de control interno asociado a la Tecnológicas
de la información y la comunicación.

8.4.7. Auditoria de los Sistemas de Administración y control (SAYCO).- La

evaluación de los sistemas de administración y control, es parte de la Auditoria
Operacional, cuyo propósito fundamental es evaluar el diseño de los Sistemas de
Administración y Control, de acuerdo con las Normas Básicas de cada uno de los
sistemas y los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamental; y su implantación y funcionamiento de acuerdo con los
Reglamentos Específicos elaborados por cada entidad.

Los sistemas sujetos a evaluación son:

Programación de Operaciones, Organización Administrativa, Presupuesto,

Administración de Personal, Administración de Bienes y Servicios, Tesorería y
Crédito Público, Contabilidad Integrada y Control interno posterior.

Como resultado de esta evaluación se emite un informe con los resultados de la

auditoría sobre la implantación y funcionamiento de los sistemas para programar,
ejecutar, controlar e informar sobre las operaciones de la entidad objeto del

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
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(RUAT)

examen y el cumplimiento de las normas generales y específicas que regulan su

accionar.

8.5. Sistema.- Es un conjunto de componentes, reglas, principios que tienen un

orden preestablecido y que se interrelacionan e interaccionan y que contribuyen a
un fin determinado, con el propósito de lograr objetivos comunes.

8.6. Administración.- Podemos definir a la Administración como el proceso de

diseñar y mantener un ambiente adecuado en el que las personas, trabajando en
equipos, alcancen con eficiencia objetivos preestablecidos.

Es la ciencia, que en el ejercicio de funciones fundamentales permite a las

“organizaciones sociales” lograr resultados de máxima eficiencia.

Las funciones fundamentales que permiten el logro de los objetivos se denomina

Proceso Administrativo que esta conformado por las funciones:
 Planificación
 Organización
 Ejecución y
 Control

8.7. Sistema de Administración y Control Gubernamental.- Es un conjunto de

principios, políticas normas, procesos y procedimientos que se interrelacionan con
el propósito de mejorar la eficacia en la captación y uso de los recursos del
Estado, generar información confiable, útil y oportuna para la toma de decisiones.
Promover que todo servidor público asuma plena responsabilidad de sus actos y
que las autoridades y ejecutivos rindan cuenta de los resultados de su gestión,
para fortalecer la capacidad administrativa.

8.8. Sistema de Administración de Personal.- El sistema de Administración de

Personal es uno de los sistemas regulados por la Ley 1178, se conceptualiza

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

como el conjunto de normas, procesos y procedimientos sistemáticamente

ordenados, que permiten la aplicación de las disposiciones en materia de
administración pública de personal en forma interrelacionada con otros sistemas
de Administración y Control Gubernamentales.

8.9. Componentes del Sistema de Administración de Personal.- El Sistema de

Administración de Personal (SAP) se estructura en base a los siguientes
subsistemas:

8.9.1 Subsistema de Dotación de Personal.- El Subsistema de Dotación de

Personal es un conjunto de procesos para dotar técnicamente de personal a la
entidad, previo establecimiento de las necesidades de personal identificadas y
justificadas cualitativa y cuantitativamente a partir de la Planificación de Personal,
en concordancia con la Planificación Estratégica Institucional, la Programación
Operativa Anual, la estructura organizacional y los recursos presupuestarios
requeridos.

Los objetivos de la dotación de personal son:

a. Mejorar la gestión de personal en las entidades públicas, articulando las

cualidades y calificaciones del personal con las funciones y
responsabilidades específicas de cada puesto de trabajo necesario.
b. Preservar los puestos necesarios para el logro de los objetivos
institucionales y la calidad de los servicios públicos

Los procesos que conforman el Subsistema de Dotación son: Clasificación,

Valoración y Remuneración de Puestos; Cuantificación de la Demanda de
Personal; Análisis de la Oferta Interna de Personal; Formulación del Plan de
Personal; Programación Operativa Anual Individual; Reclutamiento y Selección de
Personal; Inducción o Integración y Evaluación de Confirmación.

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

8.9.2 Subsistema de Evaluación del Desempeño.- La evaluación del

desempeño es un proceso permanente que mide el grado de cumplimiento de la
Programación Operativa Anual Individual, por parte del servidor público en relación
al logro de los objetivos, funciones y resultados asignados al puesto durante un
período determinado.

Los objetivos de este subsistema son:

a. Evaluar a los servidores públicos de carrera en el desempeño de sus

funciones y registrar la productividad de los funcionarios públicos que no
están sujetos a la carrera.
b. Servir como un parámetro de otorgamiento de incentivos.
c. Proveer de información para mejorar el desempeño de la entidad en
términos de eficiencia, honestidad, efectividad y calidad en el servicio.
d. Constituir el instrumento para detectar necesidades de capacitación.
e. Identificar los casos de desempeño no satisfactorio para tomar medidas
correctivas, mismas que podrán determinar la separación de los
funcionarios públicos de carrera conforme al artículo 39 de la Ley del
Estatuto de Funcionario Público.

Como consecuencia de las evaluaciones los servidores públicos, podrán recibir

incentivos económicos y psicosociales con base en los resultados de las
evaluaciones de su desempeño que reflejen indicadores de excelencia, idoneidad,
capacidad, motivación y eficiencia. La evaluación del desempeño para los
funcionarios no comprendidos en la tiene carácter referencial y de registro.

Los procesos que conforman el Subsistema de Evaluación del Desempeño son:

programación y ejecución del desempeño.

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

8.9.3 Subsistema de Movilidad de Personal.-La movilidad es el conjunto de

cambios a los que se sujeta el servidor público desde que ingresa a la
Administración Pública hasta su retiro, para ocupar otro puesto en función a la
evaluación de su desempeño, su adecuación a las especificaciones de un nuevo
puesto, a la capacitación recibida y en función a las demandas y posibilidades
presupuestarias de la entidad.

La movilidad se funda en la igualdad de oportunidad de participación, la capacidad

en el desempeño y transparencia.

Son objetivos de este subsistema:

a. Propiciar la adecuación permanente del servidor público a las demandas
institucionales, buscando optimizar su contribución a la sociedad, así como
potenciar su capacidad.
b. Permitir la separación laboral de los funcionarios de comprobada
ineficiencia.
c. Permitir la promoción de los servidores públicos de carrera.

Los procesos que conforman al Subsistema de Movilidad Funcionaria son:

promoción, rotación, transferencia y retiro.

8.9.4 Subsistema de Capacitación Productiva.- La capacitación productiva es

el conjunto de procesos mediante los cuales los servidores públicos adquieren
nuevos conocimientos, desarrollan habilidades y modifican actitudes, con el
propósito de mejorar constantemente su desempeño y los resultados de la
organización para una eficiente y efectiva prestación de servicios al ciudadano.

Los objetivos que busca la capacitación productiva son:

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

 Mejorar la contribución de los servidores públicos al cumplimiento de

los fines de la entidad.
 Contribuir al desarrollo personal del servidor público y prepararlo para la
promoción

El subsistema de capacitación productiva comprende cuatro procesos: Detección

de Necesidades de Capacitación, Programación, Ejecución y Evaluación de la
Capacitación y de los Resultados de la Capacitación.

8.9.5 Subsistema de Registro.- La información y registro, es la integración y

actualización de la información generada por el Sistema de Administración de
Personal que permitirá mantener, optimizar y controlar el funcionamiento del
Sistema. Estará a cargo de la unidad encargada de administración de personal de
cada entidad.

El Subsistema de Registro tiene por objetivos:

a. Registrar y controlar la información y acciones relacionadas con el personal

de la entidad, así como los cambios que éstas generen.
b. Disponer de una base de datos que permita obtener información referente a
la vida laboral de los funcionarios públicos, que facilite la toma de
decisiones.
c. Desarrollar un sistema de generación de estadísticas e información, sobre
las principales características de los recursos humanos de cada entidad
pública.
d. Proveer al Servicio Nacional de Administración de Personal información para
la actualización del Sistema de Información de Administración de Personal
(SIAP), que permita evaluar el desarrollo de la función de personal en los
sectores sujetos a la aplicación de la Ley del Estatuto del Funcionario
Público y las presentes Normas Básicas.

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Las entidades públicas organizarán un registro en el cual se deje constancia de

los antecedentes, causales y procedimientos efectuados para el retiro de sus
funcionarios de carrera y remitirán dicha información a la Superintendencia de
Servicio Civil, conforme a reglamentación expresa, con el objeto de proveer la
información necesaria para el tratamiento de posibles impugnaciones de los
funcionarios afectados, mediante recursos jerárquicos.

El subsistema de registro comprende los procesos de: generación, organización

y actualización de información relativa al funcionamiento del Sistema de
Administración de Personal

9. INSTRUMENTO DE CONTROL INTERNO

Son las técnicas y procedimientos de control interno que deben estar incorporados
en los sistemas de administración. Dichas técnicas y procedimiento son
considerados como el conjunto de actividades de controles implementados por la
entidad de acuerdo con lo establecido en los Principios, Normas Generales y
Básicos de Control Interno Gubernamentales establecidos por la Contraloría
General de la República (CGR).

Según las Normas Internacionales de Auditoria Nº 400 Evaluación de Riesgos y

Control Interno, en la que el "Riesgo de auditoría" significa el riesgo de que el
auditor dé una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados financieros
están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de
auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de
detección.

9.1 Riesgo inherente.- Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de

transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en
otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.
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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

9.2 Riesgo de control.- Es el riesgo de que una representación errónea que

pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser
de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones
erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con
oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.

9.3 Riesgo de detección.- Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de

un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una
cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa,
individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros
saldos o clases.

9.4 Evaluación de Riesgos.- Según la Guía para la evaluación del Proceso de

Control Interno, la evaluación de riesgos comprende la identificación y el análisis
de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos, además de constituir la
base para determinar la forma en que tales riesgos podrán ser administrados.

En toda entidad es indispensable el establecimiento de objetivos obteniendo con

ellos una base para la identificación y el análisis de los factores de riesgo que
amenazan su cumplimiento.

9.5 Sistema de control interno.- El Sistema de control interno son todas las
políticas y procedimientos que la administración de una entidad adopta para
ayudar a lograr los objetivos de la administración de asegurar, la conducción
ordenada y eficiente de la entidad, incluyendo adhesión a las políticas de
administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y
error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna
preparación de información financiera confiable.
El subsistema de Control Interno según la Ley 1178 de Administración y Control
Gubernamentales se clasifican en:

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(RUAT)

A) Control Interno: Se clasifica en Control Interno Previo y Control externo

Posterior:

i. Control interno Previo.- Es un proceso que involucra a todo el

personal y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la Máxima Autoridad
Ejecutiva (MAE), se aplica siempre antes de la ejecución de las
operaciones o antes de que sus actos causen efecto.

ii. Control interno Posterior.- Es un proceso que involucra a los

responsables superiores de las operaciones y a la Dirección de Auditoria
Interna, se aplica sobre los resultados de las operaciones ya realizadas o
ejecutadas.

Debe diseñarse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del

logro de los objetivos institucionales de eficacia y eficiencia, confiabilidad de
la información financiera, rendición de cuentas y protección del patrimonio.

B) Control Externo Posterior:

El Sistema de Control Externo Posterior, se practica mediante la auditoría
externa independiente e imparcial, respecto a operaciones ya ejecutadas.
Tiene por objetivos generales, aumentar la eficiencia de los sistemas de
administración y control interno; mejorar la pertinencia, oportunidad,
confiabilidad y razonabilidad del sistema de información gerencial. El Sistema
de Control Externo por la Ley Nº 1178, ha sido encomendado a la Contraloría
General de la República, Unidades de Auditoría Interna de las entidades que
ejercen tuición y las firmas o profesionales independientes.

9.6 El control Interno y su relación con los SAYCO.- El control interno así como
los sistemas de administración establecen la necesidad de diseñar o implantar
Normas, procedimientos, métodos, políticas y actividades de control que permitan:

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(RUAT)

1. Controlar el uso eficaz y eficiente de los recursos del Estado,

2. Documentar adecuadamente las operaciones realizadas,
3. Generar información útil oportuna y confiable para la toma de decisiones,
4. Cumplir todos los objetivos Institucionales en los distintos niveles de la
Organización.

10. FUNDAMENTOS TÉCNICOS PARA LA AUDITORIA SAYCO

La auditoria SAYCO se considera como una auditoria operacional según las

Normas de Auditoria Gubernamental (NAG). Mediante esta auditoria se determina
si el Sistema Administrativo regulado por las Normas Básicas correspondientes es
eficiente y eficaz.

Con la Auditoría SAYCO procuramos verificar si el Sistema de Administración de

Personal esta funcionando en la forma deseada que implica la conformidad de los
procesos desarrollados por el sistema de acuerdo con los requisitos de las
Normas Básicas del SAP. En la Auditoría comprobaremos si el sistema realiza lo
que debe hacer, en definitiva existe una mayor probabilidad que el SAP alcance
sus objetivos y necesidades internas y externas si se respetan efectivamente las
normas aplicables.

El producto de esta auditoría es de gran valor para la entidad y los fines del
Estado por la ayuda que se propone con sus recomendaciones para la mejora de
la eficacia del Sistema de Administración de Personal. Se debe entender a esta
auditoria para el mejoramiento continuo. En este sentido se emitirá un informe en
procura de manifestar cierto equilibrio incluyendo los logros significativos que la
entidad ha obtenido en relación al funcionamiento del Sistema de Administración
de Personal objeto de la auditoria.

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

11. METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA SAYCO

La Auditoria SAYCO debe ser planificada, ejecutada y comunicada de acuerdo

con lo establecido en las Normas de Auditoria Gubernamental.

La metodología utilizada para efectos de la presente auditoria se utilizara los

cuestionarios SAYCO que es una herramienta básica para la ejecución , no
obstante, se elabora programas de trabajo de la auditoria para determinar los
objetivos específicos, las pruebas a realizar y la extensión de los mismos.

El cuestionario será elaborado en base a las Normas Básicas referente a los

aspectos relevantes y características especificas de la entidad, dicho cuestionario
será respondido por el Encargado o Responsable de Recursos Humanos.

12. PROCESO DE AUDITORIA

Cualquiera sea el tamaño, tipo, clase o grado de complejidad de la entidad,

existen cuatro etapas básicas de evaluación durante este proceso que deberán
llevarse a cabo. Estas son:
 Actividades previas al trabajo de campo.
 Planificación.
 Ejecución del trabajo.
 Conclusión y comunicación de resultados.

12.1 Planificación de la Auditoria SAYCO.- En la etapa de planificación se

evalúa la significatividad y el riesgo para determinar la extensión y metodología
que se aplicará para lograr el objetivo de la auditoria. Como la planificación
constituye en un trabajo continúo, por lo tanto pueden surgir ajustes durante la
ejecución que modifiquen el alcance y la metodología preestablecida en el
programa de trabajo.

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Objetivo: Cuyo objetivo es emitir una opinión según el nivel de eficacia del
Sistema de Administración de Personal y los instrumentos de control interno
incorporados al mismo.

12.1.1 Contenido Del Memorándum De Planificación (MPA)

Términos de Referencia: Se describirá los siguientes aspectos:

a) Naturaleza y objetivo de la Auditoria SAYCO
b) Alcance de la Auditoría.
c) Principios, Normas Básicas y disposiciones legales aplicables.
d) Actividades y fechas de mayor importancia: en la cual se detallan las
fechas de mayor importancia relacionadas con la planificación, ejecución y
finalización de nuestra auditoría:

ACTIVIDADES (*) FECHAS DE

Inicio Fin
Comunicación del inicio de la auditoría
Planificación
Ejecución (*)
Emisión de informe borrador
(*) Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas de un desarrollo de tarea
en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna o externamente)
pueden alterar el cronograma previsto precedentemente.

Conocimiento de la entidad: Se dará un conocimiento adecuado de la entidad

que permita conocer la estructura organizativa, la naturaleza, y el alcance de las
actividades que se realizaran, lo cual estará respaldado con la siguiente
información:

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

a) Tipo de entidad y su misión.

b) Marco legal y normativo de sus actividades,
c) Estructura organizativa.
d) Relaciones de tuición.
e) Principales insumos utilizados y contrataciones de servicios.
f) Estructura gerencial.
g) Fuerza laboral existente.

Identificación y análisis de riesgos inherentes.- Los riesgos inherentes

identificados y analizados permitirán la definición del alcance de las pruebas sobre
lo que la entidad debe hacer respecto del Sistema de Administración de Personal
y se podrá obtener evidencia suficiente. En la que existirán algunas preguntas de
los cuestionarios cuyo alcance será del 100% debido a que se refiere a
cuestiones puntuales de existencia de instrumentos organizacionales requerido
por las Normas Básicas del SAP.

El Riesgo Inherente representará la susceptibilidad de que una característica

establecida por la Norma Básica del sistema no se cumpla o presente errores
independientemente del efecto de los posibles controles implementados por la
entidad.

Los riesgos inherentes pueden tener distintos orígenes:

a) Factores externos.
b) Factores Generales.
c) Factores Específicos.

Significatividad.- Se considerará la significatividad en la elaboración de del

informe de Auditoria, en la que la importancia relativa incluye a los siguientes
factores:

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

 La naturaleza y los efectos de las Deficiencias.

 Las necesidades de los usuarios internos y externos.

Ambiente de Control.- La extensión de las pruebas sobre controles dependerá de

la eficacia del Ambiente de control. Este componente del proceso de control
interno constituirá en una condición necesaria aunque no suficiente para la
eficacia de todo el proceso.

Actividades de Control.- Las actividades de control asegurarán el cumplimiento

de las operaciones que integran el Sistema de Administración de Personal.

Sistemas de información.- La significatividad de lo controles de los sistemas de

información para los objetivo de la auditoría condiciona la extensión de los
procedimientos a aplicar. Adicionalmente la naturaleza y extensión de riesgo de
auditoria está influenciado por las características del software y el hardware
utilizado, la configuración de los sistemas y las redes, la estrategia de sistemas, y
la relación de controles de sistema de información con los objetivos de auditoria.

Enfoque de Auditoria.-Se determinará un enfoque de auditoria efectivo y

eficiente en función al conocimiento y evaluación de los Riesgos inherentes y a la
influencia del nivel de adecuación del ambiente de control.

Las pruebas de cumplimiento a desarrollar sobre el objeto de Auditoria estarán

condicionadas en cuanto a su extensión y oportunidad, por el nivel de riesgos que
pueda afectar la capacidad del Sistema de Administración de Personal para lograr
los objetivos.

Apoyo de especialistas.- Para solicitar el apoyo de especialistas se debe tener

suficiente conocimiento como para:

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Evaluar si los procedimientos o las pruebas determinadas por el especialista son

consistentes y útiles para cumplir los objetivos de la auditoria. Para la presente
auditoria no se considero necesario el apoyo de especialistas.

Presupuesto de tiempos.- Es una herramienta elemental para el control de la

Auditoria y el cumplimiento de los plazos preestablecidos en las que se describirán
el personal asignado para la ejecución de la auditoria y las horas presupuestadas
para la misma.

12.1.2 Programas De Trabajo De Auditoria

El Programa de Trabajo de la Auditoria SAYCO formará parte de los papeles de

trabajo de la auditoria. En los que se describen las tareas que se efectuará, los
objetivos de lo procedimientos y la extensión de las pruebas a realizar.

La responsabilidad de custodia y conservación de los programas de trabajo

corresponde al auditor encargado y del resto de equipo de auditoria. Por su
naturaleza, los programas de trabajo, al igual que el MPA son reservados, siendo
necesarios mantener la debida confidencialidad durante y después del trabajo.
Ninguna persona no relacionada o autorizada por el Director de Auditoria, debe
tener acceso a los programas de trabajo.

Al diseñar los procedimientos de auditoria es común presentarlos en términos muy

específicos para que puedan utilizarse como instrucciones durante la auditoria,
una escogido el procedimiento de auditoria es, es posible variar el tamaño de la
muestra.

Características de los programas.- Cada programa de Auditoria debe contener

las siguientes partes:

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(RUAT)

Área de Identificación:
 Razón social de la Entidad
 Nombre del programa de Auditoría alcance del examen
 Identificación del responsable de la preparación.
 Fecha de inicio del examen o aplicación del programa.
 Fecha de conclusión del examen

Área de Análisis:
 Propósito de l examen
 Pasos o procedimientos a desarrollar
 Métodos o fuentes de información
 Referencia del Papel de Trabajo de Trabajo que evidencia su realización o
las causas de su no - ejecución.

12.2 Ejecución Del Trabajo

Al finalizar la planificación, el equipo de auditoria cuenta ya con los programas de

auditorias a la medida de cada área o componente. La etapa siguiente consiste
en la aplicación práctica de dichos programas, como consecuencia de lo cual se
obtiene evidencia de auditoria suficiente, pertinente y competente se cuenta con
información adicional para reconsiderar las evaluaciones realizadas y las
decisiones tomadas durante la etapa de planificación y se obtienen los hallazgos
de auditoria.

Dentro de esta etapa podemos identificar los siguientes pasos:

a) Realización de los procedimientos de auditoria.

b) Evaluación de resultados.
c) Realización de un análisis de revisión.
d) Revisión de los papeles de trabajo.

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

e) Revisión de los eventos subsecuentes.

f) Obtención de la carta de representación de la gerencia.
g) Revisión final sobre la información a emitir.

12.3. Comunicación De Resultados

La comunicación de resultados es la última etapa de la auditoria donde se

procederá a la emisión del informe de auditoria SAYCO.

12.3.1 Características del Informe SAYCO.- El Informe debe presentar las

siguientes características procurando su comprensibilidad y la toma de decisiones
correspondientes:

a) Completo: Debe presentar toda la información necesaria que demuestre

la satisfacción de los objetivos de auditoria.
b) Conciso: No debe ser más extenso de lo necesario para transmitir y
respaldar los resultados de la auditoria.
c) Oportuno: El informe no debe ser entregado demasiado tarde, los
resultados del examen y la conclusión son información vital para facilitar la
rapidez de la toma de decisiones a efectos de disminuir impactos negativos
para la entidad.
d) Veraz: La información incluida en el informe debe ser debe ser cierta y
expresada o descrita correctamente.
e) Claridad: El informe no debe incluir demasiados términos técnicos que
dificulten su entendimiento, en su lugar es conveniente una redacción
sencilla.
f) Objetivo: Es necesario que se redacte el informe en un tono neutro y
equilibrado para exponer los atributos de los hallazgos.
g) Convincente: Los resultados de la auditoria deben responder a los
objetivos de la misma. Es necesario que las recomendaciones representen

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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

un conjunto de propuestas adecuadas para solucionar las deficiencias.

12.3.2 Contenido del Informe SAYCO.- El informe de auditoria SAYCO debe

exponer la siguiente información:

a) Fecha: la fecha de emisión del informe limita la responsabilidad del Auditor

gubernamental en cuanto al conocimiento de los hechos posteriores que
pudieran tener influencia significativa sobre el contenido del informe.
b) Titulo: “Informe de Auditoria SAYCO”.
c) Destinatario: De acuerdo de con la Ley 1178, art. 15° y el DS 23215 art.
35°, los informes de auditoria interna estarán dirigidos al Director Ejecutivo
de la entidad y se remitirá una copia de todo el informe de auditoria a la
Máxima Autoridad colegiada, si la hubiera, a la Máxima autoridad del ente
que ejerce tuición sobre la entidad auditada y, en forma simultánea, a la
Contraloría General de la República, manifestando la disponibilidad de los
Papeles de Trabajo para su inspección.
d) Antecedentes:
- Orden del Trabajo: Se debe establecer si la Auditoria SAYCO está
incluida en el Programa Operativo Anual de la Dirección de Auditoria
Interna.
- Objetivo: El objetivo de la Auditoria SAYCO es emitir una opinión sobre
la eficacia de los sistemas de Administración y de los instrumentos de
control interno incorporados a ellos.
- Objeto: El objeto de la Auditoria es el Sistema de Administración de
Personal y todas las operaciones y actividades referentes a la
administración de Personal.
- Alcance: se menciona que la auditoria se realizara de acuerdo con las
Normas Auditoria Gubernamental, y se manifestará la fecha de corte
utilizada para la auditoria y las pruebas respecto del funcionamiento del
Sistema de Administración de Personal que corresponde a la última

43
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

gestión finalizada o hasta la fecha de corte establecido en el periodo de

cobertura.
- Metodología: Se explicará el modo en el que se alcanzaron los
objetivos de Auditoria, incluso las técnicas de recolección de evidencias
y análisis utilizado.
e) Resultados del examen: El Informe expondrá los hallazgos significativos
de la auditoria y las recomendaciones que se consideren apropiadas para
corregir las causas de las deficiencias y procurar mejorar la eficacia del
Sistema de Administración de Personal. Adicionalmente se incluirá los
comentarios de los funcionarios responsables de las características que
constituyen hallazgos de auditoría.

13. EVIDENCIA DE AUDITORIA SAYCO

Constituye en información suficiente y competente sobre los hechos relacionados

con el objetivo de la Auditoria que sustentará las conclusiones obtenidas en la
Auditoría. Dicha información es obtenida durante la auditoría principalmente a
través de pruebas sobre la base de indagaciones, inspecciones, observaciones.

13.1. Procedimientos para obtener Evidencia.- Son operaciones especificas

que se aplicaran en la presente Auditoria SAYCO, son métodos, prácticos de
investigación y prueba que se utilizará, para obtener evidencia que respalde
nuestra conclusión. Las técnicas y procedimientos de Auditoria utilizados
frecuentemente para reunir evidencia son:

13.1.1 Verificación ocular.-

Comparación: Acto de verificar la similitud o diferencia entre dos o mas
elementos.
Observación: Examen ocular para cerciorarse como se ejecuta una
operación que no deja pistas de auditoría

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

13.1.2. Verificación Oral.-

Indagación: Es el acto de obtener información verbal mediante
averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios
responsables
Entrevista: Es procedimiento para responder a los cuestionarios SAYCO.
El Auditor consulta sobre preguntas pre elaboradas y contesta el
cuestionario según las respuestas del entrevistado.
Encuesta: A diferencia de la entrevista, la encuesta no se responde en
presencia del auditor.

13.1.3. Verificación Escrita.-

Análisis: Es la evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos
que conforman una operación, actividad, transacción o proceso.
Confirmación: Permite comprobar la autenticidad de registro y documentos
a través de información directa y por escrito otorgada por funcionarios de la
entidad o agentes externos.
Clasificación: Consiste en aplicar resultados respecto a las características
examinadas para facilitar la elaboración de conclusiones.
Conciliación: Implica el cruce de datos relacionados e independientes.
Consiste en analizar la información de diferentes unidades o sistemas de
información respecto de la misma operación.

13.1.4. Verificación Documental.-

Comprobación: Se aplica para verificar la existencia, legalidad,
autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas utilizando
documentación de sustento.
Recálculo: Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de
una operación o resultado
Seguimiento: Se aplica para verificar una operación desde un punto a otro
del proceso (progresivo o regresivo)

45
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

13.1.5. Verificación Física.-

Inspección: Es el examen físico y ocular de activos, obras documentos, y
valores, con el objetivos de establecer su existencia y autenticidad.

Generalmente, se lo considera como un procedimiento combinado por que

se aplica conjuntamente con la indagación, observación, comparación,
rastreo, tabulación, y comprobación.

14. LEGAJOS DE PAPELES DE TRABAJO

Son documentos de trabajo que contienen la evidencia obtenida durante la

auditoria SAYCO deberán incluir planificación, los programas de trabajo, los
cuestionarios aplicados, los hallazgos con todos sus atributos, las
recomendaciones y conclusiones alcanzadas. Los papeles de trabajo, por
consiguiente son administrados en 3 secciones como mínimo, planificación
ejecución, y comunicación que formaran parte de los Legajos de papeles de
trabajo que utiliza la Dirección de Auditoria Interna

Los papeles de trabajo sirven como vínculo de conexión entre el trabajo de campo
y el informe de auditoria y tienen que ser lo bastante completos y detallados como
para permitir una comprensión de la auditoria realizada, por lo tanto tienen que
contener las pruebas acumuladas en apoyo de las conclusiones y los análisis que
apoyen las recomendaciones del informe.

14.1. Legajo Permanente.- Este legajo deberá conservar información y

documentación para consulta continua, la misma que debe ser periódicamente
actualizada, a fin de proporcionar datos útiles en todas las etapas del proceso de
auditoria, facilitando al personal involucrado su familiarización con la institución a
ser auditada.

46
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Los documentos que pueden conformar este Legajo son variados:

 Legislación vinculada a la entidad.
 Organigrama de la entidad.
 Planificación Estratégica de la Institución
 Reglamentos específicos.

14.2. Legajo Corriente.-En este Legajo se mantendrá toda la información y

documentación obtenida y/o preparada por el auditor gubernamental durante el
proceso de ejecución del examen de auditoria. La documentación que conformará
este Legajo será:
 Memorando de Planificación de Auditoria MPA.
 Papeles de Trabajo P/T que sustentara el MPA.
 Cuestionarios y Programas, SAYCO
 Deficiencias.
 Papeles de Trabajo P/T sobre pruebas realizadas.

14.3 Seguridad y responsabilidad de la Custodia de los Papeles de

Trabajo.-En concordancia con las normas de auditoría gubernamental, los
papeles de trabajo como registros que respaldan el trabajo realizado y el informe
del auditor gubernamental, pertenecen a la entidad auditoría, quien es
responsable de su custodia y conservación, debiendo evitar su sustracción o uso
indebido y facilitar su consulta. Sin embargo, dicha propiedad está sujeta a las
limitaciones impuestas por las normas legales vigentes sobre la información de las
instituciones públicas, establecidas para prevenir la revelación indebida de
información, que pueda perjudicar los intereses del Estado y los derechos de las
personas.

Protección de los Papeles de Trabajo.- Los papeles de trabajo deben

protegerse, a fin de que sólo tengan acceso a ellos personas autorizadas y se
evite su destrucción, sustracción o uso indebido. Para tales efectos, se deberán

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

mantener las siguientes medidas mínimas:

Carácter Confidencial de los Papeles de Trabajo.- Si bien los papeles de

trabajo que sustentan los informes emitidos por la Dirección de Auditoría Interna,
se convierten conjuntamente con dichos informes en documentos públicos, el
carácter confidencial de los papeles de trabajo e información que maneja el auditor
gubernamental, radica en que no puede ser divulgada o transmitida bajo ningún
concepto, en tanto un informe al respecto, no haya sido publicado y difundido, o el
correspondiente proceso de aclaración no haya sido satisfactoriamente concluido.

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

MARCO PRÁCTICO

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

MARCO PRÁCTICO

15. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

15.1 Antecedentes.- A través del diagnóstico, se realiza el análisis de una

empresa u organización en su conjunto o parte de ella, es sobre esta base, que
en esta etapa se efectúa la investigación documental, de campo y apoyado por el
diagnóstico causa-efecto, para describir la situación actual del Registro Único para
la Administración Tributaria Municipal en lo referente al Sistema de Administración
de Personal. Asimismo, es importante señalar que el diagnóstico permite detectar
falencias existentes y determinar sus causas y efectos, a razón de ellos realizar
una propuesta que se considere acorde con los fines que se pretende alcanzar y
contribuya a la situación actual del la entidad determinando la situación actual en
que los procedimientos para el funcionamiento y el control interno relativos a la
Administración de Personal estén en concordancia con la Norma Básica del
Sistema de Administración de Personal y que estos permitan alcanzar los
resultados programados.

15.2 Relevamiento de la Información.- En esta etapa se realizo la recopilación

de la información necesaria a través de:

15.2.1 Investigación documental.- Se realizo a través del análisis de

documentos existentes en la entidad, relacionada al cumplimiento de los procesos
que se encuentran dentro del Sistema de Administración de Personal, lo cual
permitió tener referencia de cómo se realizan sus procesos de reclutamiento y
selección de personal y otros datos.

15.2.2 Investigación de campo.- Permitió recopilar información en forma directa

del personal, relacionada con los subsistemas del Sistema de Administración de
Personal, procedimientos, actividades y tareas que se desarrolla para cada

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

funcionario. Las técnicas de investigación aplicadas fueron: el cuestionario, la

entrevista y la observación directa.

15.3 Memorándum de Planificación MPA RUAT utilizado para la Auditoria

SAYCO SAP

CONTENIDO

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza y objetivo del trabajo

1.2 Objetivos
1.3 Alcance
1.4 Disposiciones legales y profesionales a aplicar
1.5 Emisión de informes
1.6 Cronograma de actividades

2 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA INSTITUCIÓN

2.1 Antecedentes y objetivos de la Institución

2.2 Objetivos
2.3 Estructura organizativa
2.4 Principales fuentes y aplicaciones de recursos
2.5 Comprobantes emitidos
2.6 Sistemas de información P.E.D.
2.7 Ambiente de control
2.8 Auditoría interna
2.9 Auditoría Externa

3 PLANIFICACIÓN Y METODOLOGÍA A APLICAR

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

3.1 Unidades Operativas

3.2 Alcance
3.3 Metodología
3.4 Obtención de la información básica
3.5 Análisis del diseño de los sistemas
3.6 Comprobación del diseño establecido para cada sistema
3.7 Elaboración de recomendaciones

4 ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO

4.1 Personal y tiempo presupuestado
4.2 Uso de especialistas
4.3 Legajos

5 PROGRAMAS DE TRABAJO

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza del trabajo.- En cumplimiento de la Programación Anual de

Operaciones, iniciamos la evaluación del diseño y grado de desarrollo de los
Sistemas de Administración y Control (SAYCO), del Sistema de Administración de
Personal vigente en el Registro Único para la Administración Tributaria Municipal, en
el periodo comprendido entre el 1° de enero al 31 de Diciembre de 2007.

1.2 Objetivos.- Esta auditoria comprende los siguientes objetivos:

o Analizar el diseño, grado de implementación y funcionamiento de los

Sistemas de Administración y Control SAYCO de los Sistemas de
Administración de Bienes y Servicios y Administración de Personal.
o Evaluar los controles: interno previo y posterior incorporado en los
sistemas evaluados.
o Verificar el cumplimiento de la reglamentación básica y secundaria del
sistema y su implementación.

1.3 Alcance.- El alcance de nuestro trabajo será el siguiente:

o El análisis y evaluación del diseño, desarrollo y funcionamiento de los

Sistemas de Administración y Control establecidos en la Ley N° 1178 Art.
2°
o El cumplimiento de disposiciones legales.

De acuerdo a las circunstancias y la complejidad de los hallazgos, propondremos

sugerencias de mejoras, para que la máxima autoridad evalúe su factibilidad y
proceda a su implantación en base a un plan de acción o cronograma respectivo.
Asimismo, brindaremos el asesoramiento técnico para la implementación de las
recomendaciones.

53
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

1.3 Disposiciones legales y profesionales a aplicar.- Nuestro examen se

realizará conforme a las Normas de Auditoría Gubernamental (NAG) y tendrá
como base de control a verificar, las siguientes disposiciones legales y
profesionales:
o Ley de Administración y control Gubernamentales Nº 1178 del 20 de julio de
1990.
o Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental,
aprobados por la Contraloría General de la República.
o Guía para la evaluación del proceso de control interno, aprobada con
Resolución Nº CGR/098/2004 el 16 de junio de 2004.
o Decreto Supremo Nº 26115 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de
Presupuesto.
o En general, toda la normativa existente con respecto a reglamentaciones del
sistema analizado.

1.5 Emisión de informes

Se emitirá un informe sobre el análisis y evaluación del diseño, grado de
implementación y funcionamiento de los SAYCO del Sistema de Administración de
Personal y del control interno entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2007.

1.6 Cronograma de actividades

A continuación se detallan las fechas de mayor importancia relacionadas con la
planificación, ejecución y finalización de nuestra auditoría:
Actividades Fechas

Reunión con la Directora Administrativa comunicar el inicio de

24/04/2007 24/04/2007
nuestra auditoria y los objetivos que persigue la misma.

Inicio de la planificación 25/04/2007 02/05/2007

Evaluación de los sistemas SAP 03/05/2007 11/06/2007

Elaboración del informe 12/06/2007 14/06/2007

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en función de un

desarrollo de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias
(motivadas por aspectos internos y externos) pueden alterar el cronograma previsto
precedentemente.

2 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA INSTITUCIÓN

2.1 Antecedentes
El Registro Único Automotor fue creado el 6 de mayo de 1997, mediante Decreto
Supremo N° 24604, como entidad pública no lucrativa con personería jurídica,
patrimonio propio y autonomía de gestión que tienen por objeto desarrollar y/u
operar sistemas para recepcionar, procesar y generar información sobre el área de
su competencia.

El Registro Único Automotor desarrollará sus funciones bajo la supervisión de

la ex - Subsecretaría de Tributación del Ministerio de Hacienda.

Posteriormente, con Decreto Supremo Nº 27665 del 10 de agosto de 2004 se

introducen modificaciones y/o complementaciones al Decreto Supremo Nº 24604,
en cuanto a su denominación y competencias, modificando la denominación del
Registro Único Automotor (RUA) por Registro Único para la Administración
Tributaria Municipal (RUAT), institución pública descentralizada, no lucrativa con
personería jurídica, patrimonio propio y autonomía de gestión administrativa
financiera, legal y técnica, bajo tuición del Ministerio de Hacienda.

2.2 Misión de la entidad:

En virtud al Decreto Supremo Nº 27665 la misión del RUAT es el de diseñar,

desarrollar, administrar sistemas informáticos que permitan a los Gobiernos
Municipales, Ministerio de Hacienda y Policía Nacional, cumplir con las
atribuciones conferidas por Ley en lo relativo a tributos e ingresos propios.
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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

2.3 Visión de la Entidad:

Hasta la emisión del presente documento la visión de la entidad aún no se
encuentra definida.

2.4 Actividad principal de la entidad:

Las actividades principales del Registro Único para la Administración Tributaria
Municipal, se mantienen a las definidas para el Registro Único Automotor,
contenidas en el Artículo 3° del Decreto Supremo N° 24604 y son, desarrollar
sistemas para:
 Verificar el pago de gravámenes aduaneros e impuestos a la importación de
vehículos internados al país.
 Verificar los certificados de producción y factura comercial de los vehículos
fabricados o ensamblados en el país.
 Registrar el derecho propietario y los cambios de dominio.
 Registrar la jurisdicción municipal de radicatoria y el servicio en el que será
utilizado.
 Emitir placas de circulación.
 Registrar los gravámenes e hipotecas.
 Registrar los vehículos en caso de robo, accidentes y otros hechos de índole
policial.
 Registrar y certificar las bajas de circulación.
 Liquidar, cobrar y registrar el pago de los impuestos Municipales a las
Transferencias y a la Propiedad de Vehículos Automotores y el Impuesto
nacional a las Transacciones, cuando corresponda.
 Liquidar, cobra, registrar las tasas por servicios prestados por el Organismo
Operativo del Tránsito y transferir automáticamente su importe a las cuentas
fiscales definidas por la Policía Nacional debiendo su determinación reflejar
anualmente los ingresos percibidos efectivamente por el organismo policial
durante la gestión anterior.

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

 Emitir certificaciones y duplicados sobre la información contenida en su base

de datos, los cuales deben ser expedidos por la autoridad de acuerdo a su
jurisdicción y competencia.

2.5 Nombre de la entidad tutora:

De acuerdo al artículo 2º del Decreto Supremo Nº 27665 la tuición es ejercida por
el Ministerio de Hacienda a través del Vice ministerio de Política Tributaria razón
por la cual, la Dirección General de Auditoría del Ministerio de Hacienda, tiene la
facultad de efectuar auditorias que coadyuve el control interno de la entidad.

2.3 Estructura Organizativa

De conformidad con los Arts. 7° y 16° del D.S. N° 28631, el RUAT actualmente esta
conformado por las siguientes Direcciones:

Director Ejecutivo Lic. Gabriel Miranda Crespo

Directora Administrativa Financiera Lic. Nancy Bolaños Moya
Director General de Asuntos Jurídicos Dr. Jorge Morales Maldonado
Director de Sistemas y Comunicaciones Ing. Raúl Dámaso Aguilar Escobar
Director de Auditoría Interna Lic. Nils Del Villar Gutiérrez

Para poder cumplir con lo señalado en el Art. 16 del D.S. N° 24855, el RUAT cuenta
con el siguiente número de servidores públicos:

PERSONAL PERMANENTE
DIRECCIÓN EJECUTIVA 2
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA 10
DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES 1
Auditoria de Información y Procesos 1
Desarrollo y Mantenimiento 1

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Operaciones 7
Soporte y control de Calidad 10
Coordinación interinstitucional 3
DIRECCIÓN AUDITORIA INTERNA 2
DIRECCIÓN LEGAL 1
TOTAL 44
CONSULTORES RUAT
Desarrollo y Mantenimiento 1
Soporte y Control de Calidad 5
Coordinación Interinstitucional 3
Operaciones 1
TOTAL 10
CONSULTORES PROYECTO RUAT
Consultores 11
Gestión y control de Calidad 12
Soporte de hardware y software 3
Desarrollo 27
TOTAL 53

2.4 Principales fuentes y aplicaciones de recursos

A continuación se describen las principales fuentes de ingresos y la aplicación de
recursos relacionados con las actividades de la Institución:
a) Ingresos por comisión por el cobro del Impuesto a la Propiedad de Bienes
Inmuebles, Impuesto a la Propiedad de Vehículos Automotores y Patentes
Municipales.
b) Los recursos provenientes de trámites sobre vehículos, como ser cambio de
placa, otros.
c) La donación según convenio con Organismos Internacionales

A continuación presentamos los programas y actividades descritas en el presupuesto

de la gestión 2005, en las mismas se encuentran en la etapa de ejecución, según

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

información preliminar del estado de ejecución presupuestaria al 31 de agosto de

2005, de acuerdo al siguiente detalle.

PROGRAMA ACTIVIDAD UNIDAD EJECUTORA

10 Adm. De la Seguridad 01 dirección y coordinación Dirección Gral. De
superior Administración
02 Administración Penal de
chonchocoro Superior
03 Seguridad del Estado
12 Política de Control al 01 dirección y coordinación de Vive Min. De defensa Social
Narcotráfico Políticas al narcotráfico
02 prevención social y
rehabilitación
03 Desarrollo alternativo
04 Fuerza especial de Lucha
contra el Narcotráfico
05 dirección Nacional de la
Coca
06Dirección de Reconversión de
la Coca
07 Dirección Nal. Bienes
Incautados

2.5 Comprobantes emitidos

La administración del RUAT, hasta la elaboración del presente documento ha emitido
a través del Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA),
módulo presupuestos comprobantes de ejecución presupuestaria y a través del
módulo de contabilidad integrada, los comprobantes de ingresos y egresos.

Al respecto, es necesario señalar que el SIGMA emite los comprobantes

presupuestarios y contables (ingresos y egresos) de manera correlativa, sin poder
determinar la cantidad de comprobantes emitidos por cada uno de los conceptos

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

antes mencionados, es por ésta razón que hasta el 30 de octubre de 2006 fueron
emitidos en total 925 comprobantes.

2.6 Sistemas de información P.E.D.

Los sistemas computadorizados que utiliza la Institución para la emisión de
información de las áreas operativas son los siguientes:

- Sistema de Inventarios; diseñado en lenguaje Visual Basic, se encuentra instalado

en la Unidad Administrativa responsable de Almacenes, que emite entre otros la
entrada y salida de materiales y activos fijos, reporte físico valorado por ítem.
- Sistema de Información de Recaudaciones (DISCOVERER); diseñado en
ORACLE, se encuentra instalado en la Unidad de Ingresos y permite obtener
información sobre las recaudaciones de los Gobiernos Municipales que utilizan los
sistemas, permitiendo el control de las recaudaciones.
- Sistema de Activos Fijos; proporcionado por la Contaduría General del Estado, el
cual ha sido instalado en la Unidad de Activos fijos con el propósito de registrar y
controlar el movimiento de dichos activos a nivel nacional.

La información que emite el mencionado sistema esta referida al listado de los

activos y sus altas, bajas, actualización y depreciación en forma mensual y anual.

- Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa en sus módulos de:

a) Contabilidad Integrada; instalado en la Unidad de Contabilidad, permite la

emisión de los estados financieros y la ejecución presupuestaria, incluyendo la
información patrimonial, presupuestaria y financiera.
b) Presupuestos: instalado en la Jefatura del Área Financiera permite el registro
presupuestario de egresos.
c) Presupuestos: instalado en la Unidad de Ingresos permite el registro
presupuestario de ingresos.

60
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

d) Personal: instalado en la Jefatura del Área Financiera permite la elaboración de

planillas de haberes de personal permanente y no permanente.

2.7 Ambiente de Control

El ambiente de control se ve afectado por las restricciones presupuestarias
emitidas por el Ministerio de Hacienda para contar con una estructura orgánica que
permita alcanzar los objetivos de gestión, lo que determina la existencia de un
ambiente de control negativo.

Los sistemas desarrollados para los Sistemas de Organización Administrativa y

Presupuestos, se ajustan a las directrices de la Contaduría General del Estado y
las normas básicas para cada sistema.

Asimismo, existen factores de riesgo de afectan el ambiente de control por ejemplo

 La inexistencia de un Manual de Procesos y análisis de diseño organizacional.

 La ausencia del seguimiento al Programa Operativo Anual.

2.8 Auditoría Interna

En el organigrama la Dirección de Auditoria Interna depende directamente del

Director Ejecutivo de acuerdo a lo establecido en el Art.15° de la Ley 1178.
Actualmente dicha Dirección está conformada por:

Cargo Nombre Profesión Antigüedad en Años Meses

la Institución

Director Lic. Nils Del Villar G. Auditor 4 Años 7

Financiero
[Link] Calamani
Auditor Bustamante Auditor 0 Años 2
Júnior Financiero

61
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

2.9 Auditoria Externa.- Durante la gestión 2006, la entidad no ha sido objeto de

auditoría externa por firmas privadas, ni por Contraloría General de la República.

3 Decisiones de planificación y metodología aplicar

3.1 Alcance
Se analizarán las operaciones comprendidas entre el 1º de enero y el 31 de
Diciembre de 2007, para determinar la validez del diseño, grado de implementación y
funcionamiento de los sistemas de control interno que sustentan el Sistema de
Administración de Personal.
A tal fin, se aplicarán las herramientas de relevamiento tales como: entrevistas,
cuestionarios, a las unidades operativas de la entidad.

3.2 Metodología
Se aplicará la siguiente metodología:
- Relevamiento del sistema de control interno referido a los sistemas
evaluados.
- Análisis y evaluación del diseño y control.
- Diseño de pruebas de cumplimiento para verificar el grado de
implementación y funcionamiento de cada sistema.
- Detectar y evaluar deficiencias
- Determinar el grado de importancia de dichas deficiencia, que puedan
conducir a informes de responsabilidad.
- Emisión de informes

3.3 Obtención de la información básica

Trabajo a realizar
Se obtendrá toda aquella información relacionada con los sistemas a ser
evaluados y así obtener un conocimiento preciso de sus objetivos y principales
actividades, facilitando la evaluación de los mismos.

62
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Procedimientos
Esta información quedará contenida en dos legajos:
- Programación
- Corriente
3.4 Análisis del diseño de los sistemas
Trabajo a realizar
De acuerdo a la información relevada se evaluará si los Sistemas de
Administración y Control (SAYCO) del Sistema de Administración de Personal ha
sido diseñado contemplando las Normas Básicas de Control Interno, de tal forma
que los mismos cumplan con los objetivos para los cuales fueron creados.

Procedimientos
Esta etapa de nuestro análisis será cubierta mediante el llenado de los
cuestionarios "SAYCO" del Sistema de Administración de Personal, ya elaborados
en base a las Normas señaladas anteriormente, contemplando solo el análisis del
siguiente sistema:
 Sistema de Administración de Personal

3.5 Comprobación del diseño establecido para cada Sistema

Trabajo a realizar
Las respuestas obtenidas como resultado de la aplicación de los cuestionarios
mencionados en párrafos anteriores, serán comprobadas a efectos de verificar si
los sistemas están funcionando de acuerdo a las pautas o normas utilizadas para
su diseño.

Asimismo se efectuará entrevistas al personal en niveles importantes tanto

ejecutivos como operativos a fin de establecer y/o confirmar las principales
deficiencias y fortalezas de los sistemas de administración y control.

63
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Procedimientos
Esta labor será desarrollada mediante pruebas o narrativos que respalden las
respuestas a cada pregunta de los cuestionarios comentados en el punto anterior
para verificar documentación que evidencie las respuestas afirmativas y negativas
de los mismos.

3.6 Elaboración de recomendaciones

Trabajo a realizar
La información relevada será analizada y evaluada en forma detallada, de tal
modo que permita delinear un cuadro de situación respecto de la problemática del
estado actual y determinar con criterio objetivo las limitaciones y deficiencias que
surjan del análisis del diseño y comprobación de los sistemas de administración y
del control interno del RUAT. De esta forma, la identificación de las desviaciones o
debilidades observadas dará lugar a la elaboración de recomendaciones con
soluciones prácticas que permitan la viabilización y aplicación de las mismas,
considerando las características y particularidades propias de la entidad.

Procedimientos
El trabajo señalado anteriormente será cubierto mediante la elaboración y emisión
de nuestros informes finales detallados en punto 1.5 de los términos de referencia
conteniendo las situaciones antes descritas, cada una de las cuales deberá
respetar el siguiente esquema:

 Título o identificación de la observación.

 Debilidad, deficiencia o problema detectado.
 Efectos o riesgos presentados como consecuencia de la situación
observada.
 Recomendación de la solución a ser adoptada con el propósito de subsanar
la deficiencia encontrada.

64
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

4 ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO

4.1 Personal y tiempo presupuestado
El personal y tiempo asignado corresponderá a los señalados en la Programa
Operativo Anual de la Dirección de Auditoría Interna.

4.2 Uso de especialistas

La existencia de condiciones normales no justifica la asistencia de un especialista en
alguna materia específica, pero si en el transcurso de nuestra auditoría
evidenciamos indicios de responsabilidad establecidos en la ley Nº 1178,
solicitaremos el apoyo de la Dirección de Asuntos Jurídicos.

4.3 Legajos
Los legajos a ser utilizados para el archivo de nuestro trabajo, serán los siguientes:
- Programación
- Corriente

5 PROGRAMAS DE AUDITORIA
Se elaboraran Cuestionario de Control Interno y Cuestionarios para disposiciones
Legales, para sistema evaluado

65
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

15.4 Procedimiento Utilizado Para la Auditoria SAYCO

Proceso 1: Documental

Responsables
ASIS
Procedimientos RESP
MAE DAF TAD COM
RRHH
M

1. Verifique que la Entidad cuente con un X X X

Reglamento Especifico que norme su
Sistema de Administración de Personal
(Ver NBSAP, Art. 6º)

- ¿Cuál es su denominación? _______

- ¿Fecha de aprobación? ___________
- ¿Instancia que lo aprobó? _________
- ¿Última actualización? ____________

Obtenga una copia del documento y archive

en papeles de trabajo.

2. Compruebe que el Reglamento X X X

Específico haya sido compatibilizado
(reconocido) por el Órgano Rector en
forma previa a su aprobación por la
entidad pública (Ver NBSAP, Art. Único
punto IV).
- ¿Con qué documento fue
compatibilizado?_________________

3. Verifique que el Reglamento haya sido X X

difundido a todo el personal.
- Fecha de difusión ________________
- Medio utilizado __________________

A efecto de verificar la efectividad de la

difusión tome una muestra de funcionarios e
indague si los mismos tienen conocimiento
del Reglamento.

4. Verifique que la Entidad cuente con el X X X

66
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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Manual de Puestos, previsto en el

artículo 17 de las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Personal.

- ¿Fecha de aprobación? _______

- ¿Instancia que lo aprobó? ______
- ¿Última actualización? _________

Obtenga una copia del documento y archive

en papeles de trabajo.

MAE: Máxima Autoridad Ejecutiva

DAF: Director Administrativo Financiero
RESP. RRHH: Responsable de Recursos Humanos
ASIST. ADM.: Asistente Administrativo
COM.:Comisión (funcionarios designados)

Proceso 2: Obligaciones

Responsables
AS
RESP
Procedimientos IST COM
MAE DAF RRH
AD .
H
M

5. Verifique que la entidad haya clasificado X X X

los puestos en las categorías previstas en
el punto I del artículo 13 de las NBSAP
(Superior, Ejecutivo y Operativo).

6. Verifique si existe una unidad o X X X

responsable para la administración de
personal
- Nombre de la unidad ______________
- Nivel jerárquico que tiene ___________
- Qué otras funciones realiza _________
- A quién reporta ___________________

Verifique en el Manual de organización y

funciones y en el Manual de puestos de la
Entidad, la ubicación de la Unidad; y la
designación del responsable en forma escrita.
En caso de no existir los citados manuales

67
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

verifique su ubicación en el organigrama de la

entidad.

7. Compruebe si existe un documento en el X X

que estipule el proceso de programación
operativa anual individual que establezca y
defina los objetivos de cada puesto, sus
funciones y los resultados que se esperan
de su desempeño (Ver NBSAP, Art.17º)

Verifique que se haya remitido a las áreas o

unidades funcionales, las instrucciones o
directrices, que contemple entre otros, los
plazos de presentación y formatos del POAI.

MAE: Máxima Autoridad Ejecutiva DAF: Director Administrativo Financiero

RESP. RRHH: Responsable de Recursos Humanos ASIST. ADM.: Asistente Administrativo
COM.: Comisión (funcionarios designados)

Proceso 3: Justificación de Necesidades

Responsables
Procedimientos ASIS
RESPR CO
MAE DAF TAD
RHH M.
M

8. Verifique que la programación operativa X X X

anual individual de cada funcionario de
carrera, una vez aprobada, haya sido
remitida a la Superintendencia de Servicio
Civil con fines de registro, así como
cualquier modificación (Ver NBSAP, Art.
17º).

9. Revise que la programación operativa X X X

anual individual contenga la siguiente
información: (Ver NBSAP, Art. 17º)

a. Identificación: la denominación, la
dependencia, la supervisión ejercida, la
categoría y la ubicación del puesto
dentro de la estructura organizacional
de la entidad.

68
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

b. Descripción: la naturaleza y objetivo,

las normas a cumplir, las funciones
específicas y continuas del puesto y los
resultados esperados expresados en
términos de calidad y cantidad.
c. Especificación: los requisitos
personales y profesionales que el
puesto exige posea su ocupante.

Verifique que los objetivos de cada puesto

sean consistentes con los objetivos definidos
en el POA, y que las funciones de cada puesto
contribuyan al logro de los objetivos
determinados en el puesto.

10. Compruebe que el sistema diseñado por X X X

la entidad incorpora las suficientes
actividades de control para garantizar
razonablemente que los puestos
correspondientes al cuarto nivel
jerárquico en forma descendente sean
cubiertos bajo la modalidad de
convocatoria pública, interna o externa y
cumplan con las disposiciones de las
NBSAP (Ver NBSAP, Art.18º punto I
inciso, b) 2)

Realice esta verificación con la misma muestra

establecida en el punto 11.

MAE: Máxima Autoridad Ejecutiva

DAF: Director Administrativo Financiero
RESP. RRHH: Responsable de Recursos Humanos
ASIST. ADM.: Asistente Administrativo
COM.: Comisión (funcionarios designados)

69
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Proceso 4: Sistema de Contratación de Personal

Responsables
RES
Procedimientos ASIST CO
MAE DAF PRR
ADM M.
HH

11. Compruebe que el sistema diseñado por X X X X

la entidad, proporcione a los postulantes,
a través de la convocatoria para
reclutamiento de personal, la información
que sigue: (Ver NBSAP, Art. 18º, punto I,
inc. c))

a) Nombre del puesto a cubrir

b) Objetivos del puesto
c) Requisitos del puesto
d) Plazo de presentación
e) Forma y lugar de recepción de
postulaciones

Verifique que la Unidad de Recursos Humanos

haya designado a un funcionario para la
recepción y custodia de las postulaciones,
quién no debe participar de ningún proceso del
subsistema de dotación de personal.

12. Verifique que el Comité de Selección X X X

esté conformado por representantes de:
la unidad encargada de administración
de personal, unidad solicitante y
representante nominado por la máxima
autoridad ejecutiva (Ver NBSAP, Art.
18º)

Verifique los documentos de designación de

los miembros del comité.

13. Compruebe que el Comité de Selección

defina, en forma previa a la convocatoria, X
las técnicas a utilizar, los factores de
ponderación, los puntajes mínimos a ser
alcanzados en cada fase del proceso y el

70
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

resto de aspectos necesarios y

suficientes para la selección (Ver
NBSAP, Art. 18, II, inc. b)2)

Verifique el documento con el cual se hace

conocer o se establece de manera previa al
proceso de selección las técnicas, los
factores de ponderación, los puntajes, etc.

14. Verifique que el sistema diseñado por la X X

entidad establezca que los parámetros
de evaluación que cita la pregunta
anterior sean de conocimiento público y
estén señalados en el reglamento
específico u otro documento de la
entidad (Ver NBSAP, Art.18º II, inc. b)2)

15. Verifique que en la selección de las X

personas para cubrir el cargo vacante se
ha considerado como mínimo lo
siguiente:

a) Que el postulante seleccionado cumpla

con los requisitos exigidos en el
clasificador de puestos (en el caso de
que no se cuente con este documento,
que mínimamente cumpla con los
requisitos exigidos por la unidad
solicitante y los establecidos en la
convocatoria)
b) Que la experiencia señalada por el
postulante esté adecuadamente
documentada.
c) Que la calificación haya sido realizada
en base a los parámetros previamente
establecidos (pregunta 15)

16. Compruebe que los resultados del X

proceso de selección se plasmen en un
informe escrito que contenga como
mínimo los siguientes aspectos: (Ver

71
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

NBSAP, Art.18º, II, inc. c))

a. Número y lista total de postulantes.

b. Técnicas de evaluación y modalidad de
calificación.
c. Nombres y calificaciones obtenidas por
todos los postulantes.
d. Lista de los candidatos elegibles en
orden decreciente de acuerdo con el
puntaje de la calificación obtenida.
e. Conclusiones y recomendaciones.
f. Firma de los miembros del comité.

Para verificar el cumplimiento de este punto

utilice la misma muestra utilizada en el punto
11.

17. Verifique que el informe del comité de X X

selección haya sido puesto a disposición
de todos los interesados antes que la
elección se realice, a efecto del ejercicio
del recurso de revocatoria (Ver NBSAP,
Art.18º,II, inc. c))

18. Verifique si se ha designado de manera X

formal a una autoridad para la elección
del candidato que ocupe el puesto (Ver
NBSAP, Art. 18º, II, d))

Verifique que la elección del candidato para

ocupar el cargo vacante, haya sido realizada
por la máxima autoridad, o por el funcionario
designado en forma escrita, para el efecto. Se
debe considerar que dicho funcionario no haya
sido miembro del comité de selección.

19. Verifique que la autoridad que se cita en X

la pregunta anterior elija sobre la base
del informe de resultados entre los
candidatos que mayor puntaje hayan
obtenido y cumplan con los requisitos del

72
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

puesto (Ver NBSAP, Art. 18º, II, d))

20. Compruebe que el nombramiento del

postulante elegido cumpla con los X
aspectos que se indican a continuación
(Ver NBSAP, Art. 18º, II, e)):

a) Efectuado a través de disposición

expresa de autoridad competente.
b) Designación específica para el ítem que
corresponde al puesto vacante que se
llena, no pudiendo el mismo ser
utilizado para un puesto diferente.
c) Prohibición de ejercer funciones del
puesto antes del nombramiento, bajo
responsabilidad.
d) Presentación previa al nombramiento
de los documentos que la entidad
requiera para acreditar la situación
personal y profesional.
e) Para el caso de personal eventual,
suscripción del contrato entre la entidad
y el servidor público contratado.

Verifique que la Unidad de Recursos Humanos

haya designado a un responsable de la
custodia de la documentación generada en la
dotación de personal, y que no haya
participado en la misma.

21. Verifique que haya efectuado una X

evaluación de confirmación en el puesto,
luego del periodo probatorio de tres
meses, tanto para los funcionarios
promovidos como para los recién
incorporados (Ver NBSAP, Art. 20º)

22. Compruebe que el resultado de la X X X

evaluación sirva para determinar la
continuidad del servidor público.

En los casos en que no sea confirmado en el

73
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

puesto, verifique si existe evidencia de que el

servidor público puede ejercer su derecho a
interponer el recurso de revocatoria de
acuerdo con lo establecido en los artículos
29º, 30º 31º y 32º, del Decreto Supremo Nº
26319.

23. Verifique si se encuentran definidos en el X X X X

reglamento específico de la entidad la
metodología, el procedimiento y los
formatos para ejecutar la evaluación de
confirmación.

24. Compruebe el registro del resultado de la X X X X

evaluación de confirmación de los
funcionarios de carrera en la
Superintendencia de Servicio Civil.

25. Para el caso de interinatos, constate que X X X X

los mismos no hayan sido por mas de 90
días (Ver NBSAP, Art. 21º)

a. Vencido el plazo de 90 días y ante la

ausencia injustificada o la falta de
reincorporación del titular, verifique que
se haya declarado formalmente el
puesto vacante.

26. Verifique que la máxima autoridad X X X X

ejecutiva de la entidad haya reclutado,
incorporado o contratado a personal y
dispuesto su remuneración de
conformidad con los procesos que
comprende la dotación de personal
establecida en las Normas Básicas (Ver
NBSAP, Art. 12º)

Verifique los memorándums de designación y

las fechas consignadas en los mismos.

74
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

27. Verifique si se aplica la carrera X X X X

administrativa a todos los servidores
públicos cuyos puestos estén
comprendidos en el cuarto nivel
jerárquico en línea descendente en la
entidad. (Ver NBSAP, Art. 52º):

28. En el caso de retiro de personal de X X X X

carrera, verifique que las causales para
el retiro se hallen comprendidas en las
establecidas en el Art. 32º de las NBSAP.

29. Compruebe si se cuenta con un registro X X

en el que conste los antecedentes,
causales y procedimientos efectuados
para el retiro de los funcionarios de
carrera.

30. Verifique que esta información haya sido

remitida a la Superintendencia de X X X X
Servicio Civil.

MAE: Máxima Autoridad Ejecutiva

DAF: Director Administrativo Financiero
RESP. RRHH: Responsable de Recursos Humanos
ASIST. ADM.: Asistente Administrativo
COM.: Comisión (funcionarios designados)

Proceso 5: Evaluación

Responsable
Procedimientos
DAI

Sobre la base del trabajo realizado, determine los X

siguientes aspectos:

a) Si el proceso de dotación de personal cumple

con los requisitos establecidos en las NBSAP.

DAI: Dirección de Auditoría Interna

75
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

15.5 Análisis De La Información

Esta fase consiste en revisar la información obtenida y organizar de manera

tal, que permita estructurar la correlación de procedimientos, entender
claramente la secuencia de trabajo que se sigue en ambas direcciones a fin
de identificar aquella información que se considere requerida o importante y
depurar la información innecesaria. A través del análisis de la información se
examina y evalúa la situación actual de los funcionarios del Registro Único
para la Administración Tributaria Municipal con la finalidad de responder el
objetivo del diagnóstico.

15.5.1 Análisis Documental

 Informe institucional; el documento proporciono información general de la
entidad, a través de éste se identifico, la misión, visión, objetivos, normas
internas, reglamentos específicos, los cuales permitieron verificar si los
funcionarios del Registro Único para la Administración Tributaria Municipal,
tienen conocimiento.

El documento referente a la normativa interna contiene los subsistemas

referentes a los procedimientos de manejo del personal de la entidad, pero en
su esencia su utilización no es aplicada en su totalidad, existiendo falencias en
la aplicación del Subsistema de Dotación de Personal, sistema que coadyuvara
al cumplimiento del objetivo del diagnóstico. En consecuencia, no contar con el
cumplimiento de procedimientos correctos los funcionarios ponen en riesgo sus
derechos, los mismos que corresponden a:

√ A la carrera administrativa y estabilidad, inspirada en los principios de

reconocimiento de mérito, evaluación de desempeño, capacidad e igualdad.
√ A la capacitación y perfeccionamiento técnico o profesional, previstas en el
Estatuto del Funcionario Público.

76
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

√ A impugnar, de acuerdo al Estatuto del Funcionario Público, las decisiones

administrativas que afecten situaciones relativas a su ingreso, promoción o
retiro, o aquellas que deriven de procesos disciplinarios.
√ A representar por escrito, ante la autoridad jerárquica que corresponda, las
determinaciones que se juzguen violatorias de alguno de sus derechos.
√ A recibir y conocer información oportuna, de las autoridades institucionales
sobre aspectos que puedan afectar el desarrollo de sus funciones.
√ A representar fundadamente, observando la vía jerárquica que
corresponda, las instrucciones que considere técnica, legal y/o
administrativamente inadecuadas, que pudiesen ocasionar un daño a la
entidad.
√ Al goce de especiales incentivos económicos, conforme a las previsiones
establecidas en el presente Estatuto.
√ A recibir la protección necesaria en materia de higiene y seguridad en el
trabajo.

 Estructura organizacional; la estructura orgánica vigente proporcionada por la

organización se encuentra parcialmente implementada, debido a que a la fecha de
nuestra evaluación existen puestos acéfalos.

La estructura orgánica proporcionada por la empresa va en relación a la Planilla

Presupuestaria Salarial, Sin embargo en fecha agosto 3 de 2006 se aprueba el
nuevo Presupuestos Salarial, incluyendo ítems nuevos.

 Documentos varios; se analizaron todos los documentos referentes a procesos

de dotación de personal, formularios, elaborados y los que se encontraban en
archivos de la unidad administrativa, de los cuales se pudo identificar datos para
la elaboración de la evaluación. Entre los datos encontrados se puede mencionar
que se identificaron de cada documento, los procedimientos que utilizan para la
incorporación de los funcionarios a través de la dotación del personal.

77
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Para el inicio del análisis, se determino una muestra, extraída de todos los
procesos que se realizaron dentro del alcance de la auditoría, el mismo se
describe a continuación:

Del total de 10 Procesos de Reclutamiento y Selección de Personal de la gestión

auditada:

- 6 Convocatorias corresponden al área de Sistemas.

- 4 Convocatoria corresponde al área Administrativa.

Operaciones de la Selección de la Muestra

A Procesos Analizados
Técnico I – Analista

Técnico IV – Operador de consultas de soporte Desconcentrado CBBA

Profesional I - Responsable en Innovación Tecnológica

Profesional II – Responsable de Recursos Humanos

Técnico III – Encargado de Documentación y Relevamiento

B Procesos no Analizados
PI-001/2007- Supervisor de Codificación

PP-002/2007- Operador de Sistemas de Comunicación

PP-003/2007 SC Responsable de Organización Administrativa

PP-04/2007 SC Auditor Júnior
PP-002/2007 – Supervisor de Comunicaciones

15.5.2 Análisis del trabajo de campo

El análisis de la investigación de campo, permite el cruce de información,
proporcionada por el personal de la Dirección Administrativa Financiera a través
de la entrevista y documentando directamente todos los procedimientos que se
realiza en la práctica con la aplicación de la técnica observación directa y con
estos datos verificar la información obtenida a través de la evaluación en los que
respecta al Sistema de Administración de Personal.

78
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

A continuación se presenta el análisis de los hallazgos obtenidos del relevamiento,

análisis de la información y de la investigación de campo, realizado a los
procedimientos relacionados al Sistema de Administración de Personal.

16. ANÁLISIS DE HALLAZGOS A TRAVÉS DE LA RELACIÓN CAUSA-

EFECTO

La relación causa-efecto, permite apreciar con claridad la correspondencia de un

problema (efectos) y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para
que ello ocurra y proponer una solución al problema.

El análisis realizado a través de la relación causa-efecto se presenta a

continuación en el cuadro de relación causa-efecto elaborado.
RELACIÓN CAUSA - EFECTO
AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL (SAYCO)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL - SAP
REGISTRO ÚNICO PARA LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA MUNICIPAL

PROBLEMA CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN

Inexistencia de Ausencia del En la entidad si no es Recomendamos al Director

los Procesos Encargado de aplicada no se otorgaran Ejecutivo del Registro Único
de Valoración y Recursos incentivos psicosociales para la Administración Tributaria
Remuneración humanos y un de motivación al personal, Municipal instruir a la Directora
comité de ni existirá una Administrativa Financiera
Evaluación de comprensión para conformar un Comité para la
puestos que determinar el alcance, valoración y remuneración de
tenga la importancia y puestos y utilizar la escala
responsabilidad conveniencia de cada salarial y la planilla
de valoración y puesto de trabajo, para presupuestaria aprobadas,
remuneración. que se asigne una como instrumentos de gestión
remuneración justa técnica y administrativa.
vinculada al mercado
laboral nacional, de
acuerdo a la disponibilidad
de recursos y a las
políticas presupuestarias
de la entidad.

79
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

El ítem Falta de Pérdida de información en Recomendamos al Director

numerado de Recursos el Servicio Nacional de Ejecutivo del Registro Único
cada puesto de Humanos, en el Administración de para la Administración Tributaria
personal no es Área Personal, dificultando la Municipal instruir a la Directora
registrado en Administrativa - implantación del sistema. Administrativa Financiera
el Servicio Ausencia de ordene al profesional de Gestión
Nacional de procedimientos de Recursos Humanos remitir
Administración y personal los ítems para su registro de la
de Personal responsable entidad estén registrados en el
para tal función Servicio Nacional de
Administración de Personal
No se aplica el Falta de Que en el Registro Único Recomendamos al Director
Proceso de Recursos para la Administración Ejecutivo del Registro Único
cuantificación Humanos, en el Tributaria Municipal no se para la Administración Tributaria
de la demanda Área identifique la contribución Municipal instruir a la Directora
de personal Administrativa de cada puesto a los Administrativo Financiera en
limitándose a por la ausencia objetivos del POA, que coordinación con el Profesional
elaborar solo la de están ligados al de Gestión de Recursos
planilla procedimientos cumplimiento de los Humanos realizar la
presupuestaria y personal objetivos estratégicos y a cuantificación de la demanda de
. responsable la permanencia del puesto personal que deberá estar
para tal función ocasionando una debilidad inscrita en el programa operativo
. para el proceso de y además estimará los recursos
dotación de personal. presupuestarios para el pago de
sueldos, con la determinación
del número de funcionarios
requeridos para cubrir los
puestos de trabajo.

No se realiza el Falta de No existirá una Recomendamos al Director

Inventario de personal, que permanente Ejecutivo del Registro Único
Personal. solo se encargue de retroalimentación del para la Administración Tributaria
existe la efectuar el subsistema de registro, Municipal, aprobar el Software
planilla Inventario de evitando registrar y NEXO, instruir a la Directora
presupuestaria Personal a controlar la información, Administrativo Financiera su
pesar que así como los cambios que difusión a todo el personal.
existe el ésta genere.
Formulario Nº 4 .
Inventario de
Personal en el
Reglamento
Específico que
no esta siendo
utilizado.

No se definió Este hecho es Esto ocasiona que el Recomendamos al Director

procedimiento debido a que no proceso de inducción que Ejecutivo del Registro Único
s para que el existe un es la introducción del para la Administración Tributaria
Jefe inmediato procedimiento nuevo funcionario a su Municipal instruya a la Directora
Superior formal a cargo trabajo, no conlleve a Administrativo Financiera
realice el del Encargado procedimientos internos ordene al área correspondiente
proceso de de Recursos propios de la entidad, que realizar un procedimiento formal
inducción. Humanos, que forman parte de la política de inducción o integración que

80
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

es quien se interna de administración se encargaran de reducir el

debería de personal de la tiempo y la tensión que surgen
encargar en institución y no permiten como consecuencia de la nueva
coordinación que sumados a las condición laboral.
con el Jefe capacidades, habilidades
inmediato y destrezas de un
superior de este empleado, mantengan el
proceso. equilibrio con los
requisitos y resultados del
puesto, explícitos en el
POAI.

Inexistencia de Ausencia de un Esto ocasiona que la Recomendamos al Director

una base de Encargado de entidad no cuente con Ejecutivo del Registro Único
datos para Recursos información para la toma para la Administración Tributaria
obtener Humanos para de decisiones en materia Municipal aprobar el Software
información de la definición de de administración de de Recursos Humanos NEXO e
la vida laboral los personal, ni se cuente con instruir a la Directora
de los procedimientos un registro de constancia Administrativo Financiera la
funcionarios, para la creación de los antecedentes, difusión a todo el personal.
ni un sistema de la base de causales y procedimientos
de generación datos del efectuados para el retiro
de personal y el de los funcionarios
estadísticas. envío de esta registrados en la
información al Superintendencia de
Servicio Servicio Civil, ni en el
Nacional de Servicio Nacional de
Administración Administración de
de Personal y a Personal y no se cuente
la con una base de datos
Superintendenci física e informática para la
a de Servicio toma de decisiones, que
Civil. este ordenado
sistemáticamente, para la
mejor administración de
los Recursos Humanos.

Deficiencias en Falta de una Ocasionan la inhabilitación Recomendamos al Director

la evaluación adecuada de postulantes potenciales Ejecutivo del Registro Único
de la definición en la para ocupar el cargo o la para la Administración Tributaria
capacidad asignación de habilitación de postulantes Municipal instruya a la Directora
técnica, puntajes de los que no cumplen con los Administrativa Financiera
realizada por la incisos de cada requisitos de la realizar llamadas de atención a
Comisión de pregunta para la convocatoria. los miembros de la Comisión y
Selección en el aplicación de planificar para el futuro cursos
Proceso Nº parámetros de de capacitación sobre las
PI/002/2007. evaluación funciones de las Comisiones de
establecidos por Selección. Asimismo, instruir a
la misma las comisiones de Selección
Comisión de definir de manera uniforme los
Selección. criterios de evaluación para
todos los casos, en futuras
evaluaciones referentes al

81
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

proceso de Selección de
Personal.
Asimismo, instruir a las
Comisiones de Selección definir
de manera uniforme los criterios
de evaluación para todos los
casos, en futuras evaluaciones
referentes al proceso de
Selección de Personal

Deficiencias en Falta de cuidado Ocasionan la inhabilitación Recomendamos al Director

la evaluación en la aplicación de postulantes potenciales Ejecutivo del Registro Único
de la de parámetros para ocupar el cargo o la para la Administración Tributaria
capacidad de evaluación habilitación de postulantes Municipal instruya a la Directora
técnica, establecidos por que no cumplen con los Administrativa Financiera
realizada por la la misma requisitos de la realizar llamadas de atención a
Comisión de Comisión de convocatoria. los miembros de la Comisión y
Selección en el Selección. planificar para el futuro cursos
Proceso Nº de capacitación sobre las
PP/006/2007. funciones de las Comisiones de
Selección.

Asimismo, instruir a las

Comisiones de Selección definir
de manera uniforme los criterios
de evaluación para todos los
casos, en futuras evaluaciones
referentes al proceso de
Selección de Personal

Deficiencias en Falta de cuidado Ocasionan la inhabilitación Recomendamos al Director

la Evaluación en la aplicación de postulantes potenciales Ejecutivo del Registro Único
Técnica del de parámetros para ocupar el cargo o para la Administración Tributaria
Proceso Nº PI- de evaluación habilitación de postulantes Municipal instruya a la Directora
002/2007 establecidos por que no cumplen con los Administrativa Financiera instruir
la misma requisitos de la a las Comisiones de Selección
Comisión de convocatoria. para que definan de manera
Selección. uniforme los criterios de
evaluación para todos los casos,
. en futuras evaluaciones
referentes al proceso de
Selección de Personal
Deficiencias en Falta de cuidado Ocasiona la inhabilitación Recomendamos al Director
la Evaluación en la aplicación de postulantes potenciales Ejecutivo del Registro Único
Técnica del de parámetros para ocupar el cargo o la para la Administración Tributaria
Procesos Nº de evaluación habilitación de postulantes Municipal instruya a la Directora
PP-006/2007 establecidos por que no cumplen con los Administrativa Financiera instruir
la misma requisitos de la a las Comisiones de Selección
Comisión de convocatoria. para que definan de manera
Selección. uniforme los criterios de
evaluación para todos los casos,
en futuras evaluaciones
referentes al proceso de

82
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Selección de Personal.

En el Informe Omisión de la La ausencia de las Recomendamos al Director

de la Comisión comisión de Conclusiones y Ejecutivo del Registro Único
de Selección selección por Recomendaciones en los para la Administración
no se desconocimient Informes elaborados por Tributaria Municipal instruya a
contempla las o de la los Comités de Selección, la Directora Administrativo
Conclusiones y normativa genera información Financiera ordene al
recomendacion existente. incompleta para la toma profesional de Gestión de
es en los Asimismo como de decisiones. Recursos Humanos defina el
Procesos, PP- la falta de formato para que los informes
003-07 TC y supervisión y de resultados cumplan con los
PP-005-07. control en la requisitos exigidos por la
elaboración de norma.
Informes de la
Comisión de
Selección de
Personal
FUENTE: Elaboración Propia.

83
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS

84
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

17. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

17.1 Informe de Auditoria

RESUMEN EJECUTIVO

Entidad: REGISTRO ÚNICO PARA LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

MUNICIPAL (RUAT)

Referencia: Auditoría de los Sistemas de Administración y Control (SAYCO)

referente al Sistema de administración de Personal (SAP)
Objetivo: El objetivo de la auditoría es emitir una opinión sobre la implantación
y el funcionamiento de los sistemas de Administración de Personal s
e informar que los mismos estén de acuerdo a las Normas Básicas
establecidas para el Sistema.

Auditoría efectuada: al 31 de julio de 2007

Resultados: De acuerdo con los resultados de la evaluación mencionada,

concluimos que el Sistema de Administración y Control (SAYCO)
vigente en el Registro Único para la Administración Tributaria
Municipal, cumple con los lineamientos de la Ley N° 1178 y las
Normas Básicas del Sistema de Administración y Control, sin
embargo existen las deficiencias que se detallan a continuación:

Sistema de Administración de Personal

1. Inexistencia de los Procesos de Valoración y Remuneración
2. El ítem numerado de cada puesto de personal no es registrado en el
Servicio Nacional de Administración de Personal.
3. No se aplica el Proceso de cuantificación de la demanda de personal

85
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

4. No se realiza el Inventario de Personal.

5. No se definió procedimientos para que el Jefe inmediato Superior
realice el proceso de inducción.
6. Inexistencia de una base de datos para obtener información de la
vida laboral de los funcionarios, ni un sistema de generación de
estadísticas.
7. Deficiencias en la evaluación de la capacidad técnica, realizada por
la Comisión de Selección en el Proceso Nº PI/002/2007
8. Deficiencias en la evaluación de la capacidad técnica, realizada por
la Comisión de Selección en el Proceso Nº PP/006/2007.
9. Deficiencias en la Evaluación Técnica del Procesos Nº PI-002/2007
10. Deficiencias en la Evaluación Técnica del Procesos Nº PP-006/2007
11. En el Informe de la Comisión de Selección no se contempla las
Conclusiones y recomendaciones en los Procesos, PP-003-07 TC y
PP-005-07.

SEÑOR DIRECTOR EJECUTIVO DEL REGISTRO ÚNICO PARA LA

ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA MUNICIPAL

REF.: INFORME DE CONTROL INTERNO DE

LA AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL
(SAYCO) REFERENTE AL SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE PERSONAL

ANTECEDENTES, OBJETIVO, OBJETO, ALCANCE Y METODOLOGIA

Antecedentes
En cumplimiento a la Programación de Operaciones Anual, de la Dirección de
Auditoría Interna, se ha efectuado la Auditoría del Sistema de Administración de

86
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Personal (SAP) del Registro Único para la Administración Tributaria Municipal, al

31 de julio de 2007.

Objetivo
El objetivo de la auditoría es emitir una opinión sobre el diseño, implantación y
funcionamiento de los sistemas de referencia, y de los procedimientos para el
funcionamiento y el control interno incorporados a ellos, además que estén en
concordancia con las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal.

Objeto
El objeto de la evaluación son las actividades realizadas en el Sistema de
Administración de Personal vigente en la entidad a la fecha del examen a través
de los cuales se procesaron las operaciones en la Registro Único para la
Administración tributaria Municipal.

Alcance
Efectuamos nuestro trabajo de acuerdo con las Normas de Auditoría
Gubernamental (NAG), emitidas por la Contraloría General de la República y de
acuerdo con las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal,
comprendió la revisión de los controles incorporados a los mismos, por el periodo
comprendido entre el 1 de enero de 2006 al 31 de julio de 2007.

La evidencia documental fue obtenida de la Dirección Administrativa Financiera

Metodología
El trabajo ha sido efectuado de acuerdo con Normas de Auditoria Gubernamental
(NAG) donde el sistema evaluado fue el:

- Sistema de Administración de Personal

87
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Para la obtención de evidencia se aplicaron pruebas selectivas para verificar el

grado de cumplimiento de los controles internos y la legalidad de las operaciones
sobre la base de los siguientes procedimientos de auditoría:

Para la obtención de evidencia se aplicaron pruebas selectivas para verificar el

grado de cumplimiento de los controles internos y la legalidad de las operaciones
sobre la base de las siguientes disposiciones legales:

 Ley de Administración y Control Gubernamentales N° 1178, del 20 de

julio de 1990.
 Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal, aprobadas
mediante Decreto Supremo Nº 26115, del 16 de marzo de 2001.
 Reglamento Especifico del Sistema del Sistema de Administración de
Personal del Registro Único para la Administración Tributaria – RE-SAP
- RUAT
 Los Principios, las Normas Generales y Básicas de Control Interno,
aprobadas por Resolución Nº CGR-1/070/2000, del 21 de septiembre de
2000.

RESULTADOS DEL EXAMEN

1. Inexistencia de los Procesos de Valoración y Remuneración

Según el Encargado de Recursos Humanos el proceso de Valoración y
Remuneración de puestos no esta siendo aplicada en la entidad estas técnicas
de valoración de puestos da como resultado una determinada clasificación de
cargos y naturalmente una asignación monetaria (remuneración) al puesto de
trabajo.

Al respecto según la Norma Básica del Sistema de Administración de

Personal en el Titulo Segundo, Capitulo II Artículo 13° indica:

88
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

“Los procedimientos para la clasificación y valoración de puestos en las entidades

de la Administración Pública, serán determinados en su Reglamento Específico,
en el marco de las directrices emitidas por el Servicio Nacional de Administración
de Personal.

II. Valoración
La valoración de puestos determina el alcance, importancia y conveniencia de
cada puesto de la entidad, asignándole una remuneración justa vinculada al
mercado laboral nacional, a la disponibilidad de recursos y a las políticas
presupuestarias del Estado.
a. El Servicio Nacional de Administración de Personal conjuntamente el Ministerio
de Hacienda, desarrollará y administrará un sistema uniforme y equitativo de
clasificación, valoración y remuneración de puestos para la administración central,
el que deberá incorporar indicadores económicos oficiales, composición y
comportamiento de la mano de obra en el país, entre otros.

Las entidades autárquicas y descentralizadas desarrollarán su sistema de

remuneración conforme a los parámetros emitidos por el Ministerio de
Hacienda.
b. Cada uno de los puestos del personal regular está representado por un ítem,
debidamente numerado en la planilla presupuestaria y en la planilla de pago de
sueldos, asimismo su denominación y remuneración. El ítem numerado deberá ser
registrado en el Servicio Nacional de Administración de Personal.
c. Los ítems serán asignados en la planilla presupuestaria anual de la entidad a
cada unidad de la estructura organizacional. No podrán transferirse ítems entre
unidades, salvo que a juicio de la máxima autoridad ejecutiva, no se afecten
negativamente las metas de las unidades involucradas. La transferencia de ítems
deberá ser oficializada mediante disposición expresa, emitida por autoridad
competente.

89
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

III. Remuneración
La remuneración será fijada en función al valor del puesto. La información sobre
remuneraciones utilizará como instrumentos básicos la escala salarial y la planilla
presupuestaria aprobadas para la entidad.
a. Las prestaciones complementan la remuneración, son comunes a los servidores
públicos independientemente del puesto que desempeñan. Son de carácter
obligatorio y están establecidas por las disposiciones legales vigentes en materia
de Seguridad Social.
b. El servidor público que sea promocionado percibirá la remuneración que
corresponda a su nuevo puesto a partir del momento que asuma sus funciones.
c. La planilla presupuestaria reflejará la estructura de puestos de la entidad,
emergente de la programación de operaciones anual y en función a dicha
estructura, considerará la Previsión de recursos necesarios para el pago de
remuneraciones al personal.
d. Las entidades podrán otorgar incentivos económicos en coordinación con el
Órgano Rector del Sistema de Presupuestos, previa aprobación del Ministerio de
Hacienda, estos incentivos deberán ser producto de los resultados emergentes de
la evaluación del desempeño.
e. Con relación a las remuneraciones, está expresamente prohibido:
1. Ejercer más de una actividad remunerada en la administración pública, excepto
en los casos de la cátedra universitaria o docencia, profesionales médicos,
paramédicos y maestros del magisterio fiscal siempre que exista compatibilidad de
horarios.
2. Toda forma de remuneración en especie y la concesión de todo tipo de
subvención en servicios al personal de las entidades públicas.
3. La creación de niveles salariales no previstos en la escala salarial aprobada.
4. La máxima autoridad ejecutiva de las entidades públicas que recluten,
incorporen o contraten a personal y dispongan su remuneración, vulnerando los
procesos que comprende la dotación de personal establecida en las presentes
Normas Básicas serán sujetos de responsabilidad civil por cargos de daño

90
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

económico al Estado, sin perjuicio de otras responsabilidades previstas por la Ley

Nº 1178”

Por otro lado el Reglamento Específico del Sistema de Administración de

Personal en el Titulo segundo en el Capitulo II Artículo 10 indica:
Articulo 10.- Proceso de Clasificación, valoración y Remuneración de puestos
Operación: Valoración de puestos
La valoración de puestos determina el alcance, importancia y conveniencia de
cada puesto de la entidad, asignándole una remuneración justa vinculada al
mercado laboral nacional a la disponibilidad de recursos y a las políticas
presupuestarias del Estado y del Registro Único para la Administración Tributaria
Municipal.”
Asimismo, en el Estatuto del Funcionario Público en el Titulo III, Capitulo II,
artículo 22 indica:
Artículo 22.- (VALORACION DE PUESTO Y REMUNERACION)
Las entidades a través de la función de valoración de puestos y remuneración,
determinarán técnicamente el alcance, la importancia y conveniencia de cada
puesto asignándole una remuneración justa vinculada al mercado laboral nacional
a la disponibilidad de recursos y a las políticas presupuestarias del Estado”.

Tal hecho se suscito debido a la ausencia del Encargado de Recursos humanos

ni un comité de Evaluación de puestos que tenga la responsabilidad de valoración
y remuneración.

En la entidad si no es aplicada no se otorgarían incentivos psicosociales de

motivación al personal, ni existiría una comprensión para determinar el alcance,
importancia y conveniencia de cada puesto de trabajo, para que se asigne una
remuneración justa vinculada al mercado laboral nacional, de acuerdo a la
disponibilidad de recursos y a las políticas presupuestarias de la entidad.

91
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la Administración

Tributaria Municipal instruir a la Directora Administrativa Financiera conformar
un Comité para la valoración y remuneración de puestos y utilizar la escala
salarial y la planilla presupuestaria aprobadas, como instrumentos de gestión
técnica y administrativa.

2. El ítem numerado de cada puesto de personal no es registrado en el

Servicio Nacional de Administración de Personal.
No existe evidencia que la entidad haya enviado al Servicio Nacional de
Administración de personal los ítems aprobados para la entidad para su registro
correspondiente

Al respecto, el Encargado de Recursos Humanos indicó que los ítems de cada

puesto de personal no fueron registrados en el Servicio Nacional de
Administración de Personal, debido a la ausencia de procedimientos y personal
responsable para tal función

Según la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal en el Artículo

13°, parágrafo II, inciso b) indica:
II. Valoración
b. Cada uno de los puestos del personal regular está representado por un ítem,
debidamente numerado en la planilla presupuestaria y en la planilla de pago de
sueldos, asimismo su denominación y remuneración. El ítem numerado deberá ser
registrado en el Servicio Nacional de Administración de Personal”.

Esta situación podría ocasionar pérdida de información en el Servicio Nacional de

Administración de Personal, dificultando la implantación del sistema.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal instruir a la Directora Administrativa

92
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Financiera ordene al profesional de Gestión de Recursos Humanos remitir los

ítems para su registro de la entidad estén registrados en el Servicio Nacional de
Administración de Personal.

3. No se aplica el Proceso de cuantificación de la demanda de personal

En la gestión 2007 no existe evidencia que la entidad haya efectuado el Proceso
de Cuantificación de la demanda de personal, limitándose a elaborar solo la
planilla presupuestaria.
Según la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal en el
Titulo Segundo, Capitulo II Artículo 14° (PROCESO DE CUANTIFICACIÓN
DE LA DEMANDA DE PERSONAL) indica:
“La cuantificación de la demanda de personal consiste en prever y planificar, en
cantidad y calidad, el personal que requiere cada entidad para ser asignado a
cada puesto de trabajo necesario. Debe acompañara la planificación institucional
de largo plazo (estratégica) y la planificación operativa de corto plazo (anual)”

“La cuantificación de la demanda de personal a largo plazo, permite identificar las

necesidades de personal para el cumplimiento de los objetivos establecidos en la
planificación estratégica, para el establecimiento y gestión de planes de carrera y
esta sujeta a la consideración de los siguientes lineamientos:

a. El procedimiento de cuantificación de la demanda de personal deberá tener

como fundamento el análisis de los procesos básicos llevados a cabo por la
entidad para la consecución de sus objetivos estratégicos, lo que permitirá
determinar los puestos efectivamente requeridos.
b. El Sistema de Organización Administrativa deberá proveer además de la
estructura organizativa, la información relativa al alcance de los procesos
básicos, tecnología utilizada, complejidad y características.

93
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

c. La cuantificación de la demanda de personal deberá tomar en consideración

las restricciones presupuestarias y las políticas que en materia de personal se
dicten.
d. La determinación del número de personas efectivamente necesarias, se
realizará con base en la información anterior y en el análisis y determinación de
la carga de trabajo por puesto.
e. Una vez definidos los puestos efectivamente necesarios y el número de
personas requeridas para el cumplimiento de los objetivos institucionales a largo
plazo, se podrán establecer los requerimientos de calidad para cada puesto y la
programación de técnicas y acciones de gestión de personal que la situación
aconseje y que se incorporen en un plan de personal.”

“La cuantificación de la demanda en el corto plazo, permite identificar la

contribución de cada puesto a los objetivos de la programación operativa anual,
ligándolos al cumplimiento de los objetivos estratégicos y a la permanencia del
puesto. Sirve además para revisar periódicamente la pertinencia de la
cuantificación de la demanda en el largo plazo”.

“La cuantificación de la demanda de corto plazo, tomará en consideración la

programación operativa anual, la estructura organizativa definida y las
modificaciones que hayan sido necesarias en ambas. Se expresa en la
Programación Operativa Anual Individual.”

Por otra parte en el Estatuto del Funcionario Público, en el Titulo III, capitulo II,
Artículo 20° (CUANTIFICACIÓN DE LA DEMANDA DE PERSONAL) indica:
“La demanda y requerimientos de personal de cada entidad pública cuantificarán
y determinarán los puestos de trabajo efectivamente requeridos tomando en
cuenta los sistemas de programación de operaciones y organización
administrativa previstos por la Ley N° 1178, de Administración y Control
Gubernamentales”

94
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

En el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal en

el Titulo segundo, Artículo 11° Proceso de Cuantificación de la demanda de
Personal indica:
Operación: Cuantificación de la Demanda de Personal
“Consiste en prever y planificar en cantidad y calidad la demanda y
requerimientos de personal que necesita el Registro Único para la Administración
Tributaria Municipal en el corto (planificación anual) y largo plazo (planificación
estratégica)”
Por otro lado en la Norma Básica del Sistema de Programación de
Operaciones en el Art. 6, se tiene determinado:
Artículo 6° (interrelación con otros sistemas)

e. El Sistema de Administración de Personal proporciona el marco en el cual se

atenderán las demandas del personal de las entidades. El Sistema de
Programación de Operaciones establece los requerimientos de personal el
necesario para el cumplimiento de los objetivos de gestión de cada entidad.”

Esta situación se origina en la ausencia del personal responsable para efectuar

la identificación de las necesidades de personal para el cumplimiento de los
objetivos establecidos en la planificación estratégica, para el establecimiento y
gestión de planes de carrera.

Lo descrito ocasiona que en el Registro Único para la Administración Tributaria

Municipal no se identifique la contribución de cada puesto a los objetivos del
POA, que están ligados al cumplimiento de los objetivos estratégicos y a la
permanencia del puesto ocasionando una debilidad para el proceso de dotación
de personal.

95
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal instruir a la Directora Administrativo
Financiera en coordinación con el Profesional de Gestión de Recursos
Humanos realizar la cuantificación de la demanda de personal que deberá
estar inscrita en el programa operativo y además estimará los recursos
presupuestarios para el pago de sueldos, con la determinación del número
de funcionarios requeridos para cubrir los puestos de trabajo.

4. No se realiza el Inventario de Personal.

Hasta la gestión 2007 no existe evidencia que el Responsable de Recursos
Humanos haya realizado el inventario de personal, esta información no esta
contenida en los documentos generados al Sistema de Administración de
Personal, solo existe la planilla presupuestaria.

Sin embargo, el diez de diciembre del 2008, la entidad adquirió el software NEXO
para la administración de recursos humanos, el cual en el módulo III Registro de
Personal permite el registro de datos del funcionario, la cual a la fecha el sistema
no se encuentra aprobado por resolución correspondiente.

Al respecto en la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal

en el Artículo 15 (PROCESO DE ANALISIS DE LA OFERTA INTERNA DE
PERSONAL) y Artículo 45, inciso d) indica:
“El instrumento básico para el análisis de la oferta interna de personal es el
inventario de personal que deberá ser elaborado en forma previa a la formulación
del plan de personal y actualizado en función de las necesidades de la
organización.”

Además en el artículo 45° (PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LA

INFORMACIÓN) indica:

96
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

“La organización de los documentos generados por el Sistema de Administración

de Personal se llevará a cabo mínimamente en los siguientes medios:
d) Inventario de Personal. La entidad deberá organizar y mantener actualizado
un Inventario de Personal con toda la información descriptiva y estadística relativa
a los servidores públicos y a los procesos que se desarrolla en cada uno de los
subsistemas, con el propósito de contar con información necesaria para la
adopción de decisiones, políticas en materia laboral y los requerimientos de
información del Servicio Nacional de Administración de Personal.”

Al respecto según el Reglamento Específico del Sistema de Administración de

Personal en el Titulo segundo, Capitulo VI, artículo 34 Proceso de Organización de
la Información, indica:

Operación: Organización de la Información.

INSUMO - PRODEDIMIENTO -
ETAPA INSTRUMENT PLAZ RESPONSAB
PRODUCTO

Insumo: Información sobre

documentos individuales y del
sistema de administración de
personal.
PROCEDIMIENTO (tareas)
Organización y registro de Formulario
Encargado
información en los siguientes Nº 3
RRHH
medios: Carpetas
Conti
1 - Ficha personal personales
nuo
- Archivos físicos activo y Documento
pasivo s
- Documentos propios del generados

97
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

SAP Formulario
- Inventario de personal Nº 4

Producto: Ficha personal, archivos

físicos, documentos propios del
SAP e inventario de personal.

Este hecho se debe a la falta de personal, que se encargue de efectuar el

Inventario de Personal a pesar que existe el Formulario Nº 4 Inventario de
Personal en el Reglamento Específico que no esta siendo utilizado.

Esto ocasiona que no exista una permanente retroalimentación del subsistema

de registro, evitando registrar y controlar la información, así como los cambios
que ésta genere.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal, aprobar el Software NEXO, instruir a la
Directora Administrativo Financiera su difusión a todo el personal.

5. No se definió procedimientos para que el Jefe inmediato Superior realice

el proceso de inducción.
La entidad no ha definido procedimientos para que el jefe inmediato superior
realice los procesos de inducción o integración permitiendo para hacer conocer
formalmente en un corto período al servidor público recién posesionado o que
cambia de puesto la misión, los objetivos, las políticas las normas y reglamentos,
los planes, los programas y actividades, Programación Operativa Anual Individual
inmediatamente después de efectuada la posesión del servidor público.

98
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

En la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal en el Titulo

segundo, capitulo II, artículo 19 (PROCESO DE INDUCCIÓN O
INTEGRACIÓN) indica:
“Es el conjunto de acciones que realiza el jefe inmediato superior para hacer
conocer formalmente, en un corto período al servidor público recién posesionado o
que cambia de puesto: la misión, los objetivos, las políticas, las normas y
reglamentos, los planes, los programas y actividades de la entidad y de la unidad
a la que se incorpora, así como su correspondiente Programación Operativa Anual
Individual”
“La inducción tiene el objeto de reducir el tiempo y la tensión que surgen como
consecuencia de la nueva condición laboral propiciando una adaptación
beneficiosa para el servidor público y la entidad.
a) Este proceso se deberá realizar inmediatamente después de efectuada la
posesión del servidor público”

En el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal de

la entidad en el Titulo segundo, Artículo 16 Proceso de Inducción o Integración
indica:

Operación: Inducción de Personal

“La inducción es el conjunto de acciones necesarias para conocer al servidor
recién posesionado los aspectos inherentes al funcionamiento de la institución y
del puesto que ocupa”

Este hecho es debido a que no existe un procedimiento formal a cargo del

Encargado de Recursos Humanos, que es quien se debería encargar en
coordinación con el Jefe inmediato superior de este proceso.

Esto ocasiona que el proceso de inducción que es la introducción del nuevo

funcionario a su trabajo, no conlleve a procedimientos internos propios de la

99
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

entidad, que forman parte de la política interna de administración de personal de la

institución y no permiten que sumados a las capacidades, habilidades y destrezas
de un empleado, mantengan el equilibrio con los requisitos y resultados del
puesto, explícitos en el POAI.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal instruya a la Directora Administrativo
Financiera ordene al área correspondiente realizar un procedimiento formal
de inducción o integración que se encargaran de reducir el tiempo y la
tensión que surgen como consecuencia de la nueva condición laboral.

6. Inexistencia de una base de datos para obtener información de la vida

laboral de los funcionarios, ni un sistema de generación de estadísticas.
En la gestión 2007 la entidad no ha definido procedimientos para registrar y
controlar la información sin embargo no se tiene procedimientos para disponer de
una base de datos que permita obtener información sobre la vida laboral del
personal, ni se tiene desarrollado un sistema de generación de estadísticas de
información, que sea provista al Servicio Nacional de Administración de Personal
para la actualización del Sistema de Información de Administración de Personal.

Sin embargo, el diez de diciembre del 2008, la entidad adquirió el software NEXO
para la administración de recursos humanos, el cual en el módulo III Registro de
Personal permite el registro de datos del funcionario, la cual a la fecha el sistema
no se encuentra aprobado por resolución correspondiente.

Por otro lado, mediante el nuevo Sistema de Recursos Humanos se puede

verificar que existe la Base de Datos sobre la vida laboral de todo el personal de
la entidad, en la cual se detallan los datos personales del funcionario, su
experiencia laboral, su experiencia laboral en la entidad y otros datos que

100
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

corresponden a toda la vida laboral del funcionario, sin embargo el mismo no fue
aprobado por instancias correspondientes.

Al respecto, según la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal

en el Titulo segundo, Capitulo VI en el artículo 42, inc. b) al d) indica:
b) Disponer de una base de datos que permita obtener información sobre la vida
laboral de los funcionarios públicos, que facilite la toma de decisiones.
c) Desarrollar un sistema de generación de estadísticas e información, sobre las
principales características de los recursos humanos de cada entidad pública.
d) Proveer al Servicio Nacional de Administración de Personal información para
la actualización del Sistema de Información de Administración de Personal
(SIAP), que permita evaluar el desarrollo de la función de personal en los
sectores sujetos a la aplicación de la Ley del Estatuto del Funcionario Público y
las presentes Normas Básicas.

Las entidades públicas organizarán un registro en el cual se deje constancia de

los antecedentes, causales y procedimientos efectuados para el retiro de sus
funcionarios de carrera y remitirán dicha información a la Superintendencia de
Servicio Civil, conforme a reglamentación expresa, con el objeto de proveer la
información necesaria para el tratamiento de posibles impugnaciones de los
funcionarios afectados, mediante recursos jerárquicos.”

En el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal en el

Titulo segundo, Capitulo VI, artículo 32 Procesos del subsistema de Registro,
indica:
“La información y registro consiste en la integración y actualización de la
información generada que permitirá mantener, optimizar y controlar el
funcionamiento del sistema de personal de la institución. Los procesos son:
Generación, Organización y Actualización”

101
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Por otra parte en el Estatuto del Funcionario público en el Titulo VI,

Capitulo II, Artículo 61, (ATRIBUCIONES). Son atribuciones del
Superintendente General de la SUPERINTENDENCIA CIVIL inciso e) indica:
e) Mantener el registro de la información relativa al ingreso, evaluación,
permanencia, movilidad y retiro de los funcionarios de carrera, en coordinación
con el Órgano Rector”

Lo descrito anteriormente se debió a que no se contaba con un Encargado de

Recursos Humanos para la definición de los procedimientos para la creación de la
base de datos del personal y el envío de esta información al Servicio Nacional de
Administración de Personal y a la Superintendencia de Servicio Civil.

Esto ocasiona que la entidad cuente con información para la toma de decisiones
en materia de administración de personal, ni se cuente con un registro de
constancia de los antecedentes, causales y procedimientos efectuados para el
retiro de los funcionarios registrados en la Superintendencia de Servicio Civil, ni en
el Servicio Nacional de Administración de Personal y no se cuente con una base
de datos física e informática para la toma de decisiones, que este ordenado
sistemáticamente, para la mejor administración de los Recursos Humanos.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal aprobar el Software de Recursos
Humanos NEXO e instruir a la Directora Administrativo Financiera la
difusión a todo el personal.

7. Deficiencias en la evaluación de la capacidad técnica, realizada por la

Comisión de Selección en el Proceso Nº PI/002/2007.
En la etapa de la evaluación técnica del proceso de contratación del personal
PI/002/2007 se evidencio que la Comisión de Selección no calificó uniformemente
los exámenes de los 5 postulantes que llegaron a esta etapa, existiendo

102
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

diferencias en la asignación de puntaje a las respuestas correctas, como se

verifica en el proceso PI/002/2007, en las preguntas 1.1, 1.2, 4.3, 4.4 Y 6.4, como
se detalla a continuación:

En la pregunta 1.1 el puntaje asignado es de 2 con 13 (respuestas), por lo que

cada respuesta correcta tendría un valor de 0,15384615, sin embargo, la
Comisión de Selección asignó valores inferiores sin justificación alguna, tal como
se detalla a continuación:
Puntaje
S/G
S/G Cálculos Según/ Auditoria
PREGU Comisión
POSTULANTE EXAMEN
NTA
Respuestas
Valor Puntaje
Puntaje correctas
1. ORACLE ( 2 PUNTOS)

IVETT URIA 1 2 1 9 0,15384615 1,38

JOSE L. LEON 1 2 1,20 10 0,15384615 1,54

DUNIA RAMIREZ 1 2 1,60 12 0,15384615 1,85

CARLOS DOSSERICH 1 2 1,60 12 0,15384615 1,85

ALDO TORREZ 1 2 1,60 12 0,15384615 1,85

La pregunta 1.2 tiene el puntaje asignado de 2, por lo que cada respuesta

correcta tendría un valor de 0,40 sin embargo la Comisión de Calificación asignó
valores inferiores al determinado, sin justificación alguna tal como se detalla a
continuación:
Puntaje S/G
Cálculos Según/ Auditoria
S/G Comisión
POSTULANTE PREGUNTA EXAMEN
Respuestas
Puntaje Valor Puntaje
correctas

1. ORACLE ( 2 PUNTOS)

DUNIA RAMIREZ 2 2 1 3 0.40 1,20

CARLOS
2 2 1 3 0.40 1,20
DOSSERICH

ALDO TORREZ 2 2 0,50 1 0.40 0,40

103
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

La pregunta 4.3 tiene el puntaje asignado de 3 por lo que cada respuesta

correcta tendría el valor de 0,50, sin embargo la Comisión de Calificación asignó
valores inferiores al determinado, sin justificación alguna tal como se detalla a
continuación:

Puntaje S/G
Cálculos Según/ Auditoria
S/G Comisión
POSTULANTE PREGUNTA EXAMEN
Respuestas
Puntaje Valor Puntaje
correctas

1. ORACLE ( 2 PUNTOS)

CARLOS DOSSERICH 3 3 1,50 2 0.50 1

La pregunta 4.4 tiene el puntaje asignado de 3 por lo que cada respuesta

correcta tendría el valor de 1, sin embargo la Comisión de Calificación asignó
valores inferiores al determinado, sin justificación alguna tal como se detalla a
continuación:

Puntaje S/G
Cálculos Según/ Auditoria
S/G Comisión
POSTULANTE PREGUNTA EXAMEN
Respuestas
Puntaje Valor Puntaje
correctas

1. ORACLE ( 2 PUNTOS)

DUNIA RAMIREZ 4 3 1,50 1 1 1

La pregunta 6.4 tiene el puntaje asignado de 2 por lo que cada respuesta correcta
tendría el valor de 0.40, sin embargo la Comisión de Calificación asignó valores
inferiores al determinado, sin justificación alguna tal como se detalla a
continuación:

104
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Puntaje S/G
S/G Comisión Cálculos Según/ Auditoria
PREGUNT EXAMEN
POSTULANTE
A Respuest
Puntaje as Valor Puntaje
correctas

6. CASOS GRALES DE LÓGICA DE NEGOCIO Y PREGUNTAS TECNICAS

IVETT URIA 4 2 1 3 0.40 1,20

JOSE L. LEON 4 2 1,50 4 0.40 1,60

DUNIA RAMIREZ 4 2 1 2 0.40 0,80

CARLOS DOSSERICH 4 2 1 3 0.40 1,20

ALDO TORREZ 4 2 1 3 0.40 1,20

En el caso de la postulante Dunia Yesenia Ramírez Jemio, la calificación obtenida

en la revisión de la Auditoria modifica al resultado determinado por la Comisión de
Selección, esta variación afecta al proceso, determinando que la postulante no
debió ser habilitada para la siguiente etapa, de la entrevista, sin embargo, este
hecho no tuvo ningún efecto sobre la calificación final del Proceso.

Al respecto, según la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal

Señala en Título II, Capítulo II, Art. Nº 18, párrafo II:
“Selección de personal; la selección de los servidores públicos y consecuente
ingreso a la función pública, se realizará sobre la base de su mérito, capacidad,
aptitud, antecedentes laborales y atributos personales, previo cumplimiento del
proceso de reclutamiento establecido en las presentes Normas Básicas.”

Por otra parte se señala en el Título II, Capítulo II, Art. Nº 18, II, a):
“Evaluaciones; en el proceso de selección de personal se realizará la comparación
del perfil del puesto con la capacidad de los postulantes para lograr los resultados
específicos y continuos a través de: Evaluación Curricular, de Capacidad Técnica

105
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

y de Cualidades Personales. Los resultados de cada una de estas etapas tendrán

carácter público.”

Esta situación es debido a la falta de una adecuada definición en la asignación de

puntajes de los incisos de cada pregunta para la aplicación de parámetros de
evaluación establecidos por la misma Comisión de Selección.

Los aspectos descritos, ocasionan la inhabilitación de postulantes potenciales para

ocupar el cargo o la habilitación de postulantes que no cumplen con los requisitos
de la convocatoria.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la Administración

Tributaria Municipal instruya a la Directora Administrativa Financiera realizar
llamadas de atención a los miembros de la Comisión y planificar para el futuro
cursos de capacitación sobre las funciones de las Comisiones de Selección.

Asimismo, instruir a las Comisiones de Selección definir de manera uniforme los

criterios de evaluación para todos los casos, en futuras evaluaciones referentes al
proceso de Selección de Personal.

8. Deficiencias en la evaluación de la capacidad técnica, realizada por la

Comisión de Selección en el Proceso Nº PP/006/2007.
En el proceso PP/006/2007 se evidencio diferencias entre la calificación del
examen y el formulario Nº 16, la que demuestra inconsistencia en la información y
en el resultado del proceso.

Asimismo, según información de la Comisión de Selección las preguntas 1, 2, 3

del examen tenían un valor total de 27 puntos, la pregunta 4 tiene un valor de 19
puntos, la pregunta 5 tiene un valor de 27 puntos, la pregunta 6 tiene un valor de
27 puntos, dando una sumatoria total de 100 puntos equivalentes a 55 puntos que
es el puntaje asignado para la etapa de Evaluación Técnica.
106
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(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Al respecto los puntos observados son los siguientes:

El punto 1 tiene 7 preguntas, el punto 2 tiene 5 preguntas, el punto 3 tiene 4

preguntas, sumando 16 preguntas, todas estas preguntas equivalen a 27
puntos cada pregunta tiene un valor de 1,6875.
Puntaje S/G
S/G Calificación S/G Diferencia
PREGUNTAS EXAMEN examen Comisión
POSTULANTE

Puntaje Puntaje Puntaje

1 ( LEY 1178) – 2 (LEY 843) – 3 (METODOS)

JAHEL CHAMBI 1-2-3 27 8,375 10,125 1.75

FANI GIMENEZ 1-2-3 27 7,0625 8,4375 1.38

PAULO SALAZAR 1-2-3 27 15,3125 18,5625 3.25

EDUARDO CHAVEZ 1-2-3 27 15,625 16,875 1.25

JOSE L. LEON 1-2-3 27 16,625 16,875 0.25

MARTHA MEJILLONES 1-2-3 27 22 15,1875 6.81

PATRICIA ROMERO 1-2-3 27 21,1875 21,9375 0.75

En el punto 4 existen 4 preguntas con un puntaje total de 19 puntos, cada una

con un valor de 4,75
Puntaje S/G
S/G Calificación S/G Diferencia
PREGUNTA EXAMEN en el examen Comisión
POSTULANTE

Puntaje Puntaje Puntaje

4. METODOLOGÍAS RELEVAMIENTO

JAHEL CHAMBI 4 19 19 9,50 9.50

FANI GIMENEZ 4 19 9,50 3,80 5.70

PAULO SALAZAR 4 19 19 6,65 12.35

EDUARDO CHAVEZ 4 19 19 10,45 8.55

JOSE L. LEON 4 19 19 12,35 6.65

MARTHA MEJILLONES 4 19 4,75 16,15 11.40

PATRICIA ROMERO 4 19 19 11,40 7.60

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

En el punto 5 solo se cuenta con una pregunta equivalente a 27 puntos

Puntaje S/G Nota

S/G Diferencia
S/G del examen
PREGUNTAS Comisión
POSTULANTE EXAMEN
Puntaje Puntaje Puntaje

5. PRACTICA DE RELEVAMIENTO – FORMULARIO

MARTHA MEJILLONES 5 27 24 23 1

Sin embargo, confrontado la calificación expuesta en Formulario Nº 16 Evaluación

Final – Evaluación Técnica y la obtenida por la revisión del examen de los
postulantes se observa tres diferentes calificaciones como se muestra en el
siguiente cuadro:
Diferencia
en la
Según calificación
Formulario
calificación del
N° 16
Postulante del examen formulario Observación
Evaluación
en 16 y
Técnica
porcentaje calificación
s/Auditoria

93,125 =
José Mamani Hilaya 51,22 0 Postulante seleccionado
51,22
48,9 = Según Auditoria tiene 3,37 puntos
Jahel Chambi 22,62 26,895 -3,37 mas pero no alcanza el mínimo
requerido para su habilitación
Según Auditoria tiene 2,24 puntos
44,6 =
Fani Gimenez 22,13 -2,24 mas pero no alcanza el mínimo
24,53
requerido para su habilitación
Según Auditoria tiene 4,94 puntos
51,80 =
Paulo Salazar 23,49 -4,94 mas pero no alcanza el mínimo
28,49
requerido para su habilitación
Según Auditoria tiene 3,78 puntos
53,10 =
Eduardo Chávez 25,20 -3,78 mas pero no alcanza el mínimo
29,205
requerido para su habilitación
73,10 = Según Auditoria tiene 2,73 puntos
José L. León 36,70 -2,73
40,205 mas, por lo tanto se habilita a la

108
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

siguiente etapa
.

Según Auditoria tiene 2,94 puntos

66,25 = menos por lo cual esta postulante
Martha Mejillones 38,41 2,94
36,4375 no se habilita a la siguiente etapa

Según Auditoria tiene 3,28 puntos

72,69 = mas por lo tanto se habilita a la
Patricia Romero 36,21 -3,28
39,9795 siguiente etapa.

En cuanto a los postulantes José Luís León Peñaranda y Patricia Romero

Vásquez, la diferencia afecta al resultado obtenido por la Comisión, debido a que
fueron reprobados e inhabilitados y de acuerdo a la auditoria los postulantes se
habilitan a la siguiente etapa, con la nota de 39,43 y 39,49 respectivamente.

Por otra parte la postulante Martha Mejillones Rodríguez con puntaje de 38,41
según el formulario 16, fue habilitada a la siguiente etapa aún sin alcanzar el
mínimo requerido de 38.5 puntos, sin embargo en la calificación según Auditoria
tiene un puntaje de 35,47 la cual la inhabilita para la siguiente etapa
correspondiente a la Entrevista.

Al respecto según la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal

Señala en Título II, Capítulo II, Art. Nº 18, párrafo II:
“Selección de personal; la selección de los servidores públicos y consecuente
ingreso a la función pública, se realizará sobre la base de su mérito, capacidad,
aptitud, antecedentes laborales y atributos personales, previo cumplimiento del
proceso de reclutamiento establecido en las presentes Normas Básicas.”

Por otra parte se señala en Título II, Capítulo II, Art. Nº 18, II, a):
“Evaluaciones; en el proceso de selección de personal se realizará la comparación
del perfil del puesto con la capacidad de los postulantes para lograr los resultados

109
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

específicos y continuos a través de: Evaluación Curricular, de Capacidad Técnica

y de Cualidades Personales. Los resultados de cada una de estas etapas tendrán
carácter público.”

Lo observado se debe a la falta de cuidado en la aplicación de parámetros de

evaluación establecidos por la misma Comisión de Selección.

Los aspectos descritos, ocasionan la inhabilitación de postulantes potenciales para

ocupar el cargo o la habilitación de postulantes que no cumplen con los requisitos
de la convocatoria.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la Administración

Tributaria Municipal instruya a la Directora Administrativa Financiera realizar
llamadas de atención a los miembros de la Comisión y planificar para el futuro
cursos de capacitación sobre las funciones de las Comisiones de Selección.

Asimismo, instruir a las Comisiones de Selección definir de manera uniforme los

criterios de evaluación para todos los casos, en futuras evaluaciones referentes
al proceso de Selección de Personal

9. Deficiencias en la Evaluación Técnica del Proceso Nº PI-002/2007

En la revisión de los documentos del proceso Nº PI-002/2007, en la etapa de
evaluación técnica la postulante Dunia Yesenia Ramírez Jemio, según la revisión
de Auditoria obtuvo una nota de 38,35 no habilitándose a la siguiente etapa por
no haber obtenido el mínimo requerido, sin embargo como se puede verificar en el
siguiente cuadro según la Comisión de Selección la postulante obtiene un puntaje
de 38,6 que le permitió habilitarse a la Etapa de Entrevistas.

110
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Puntaje S/G Comisión S/G Auditoria

DIFERENCIA (a) -
PREGUNTA S/G (1) (2)
(b)
EXAMEN Puntaje (a) Puntaje (b)
1, ORACLE ( 5 PREGUNTAS)

10 8,60 9,05 -0,45

Total

2, J2EE (5 PREGUNTAS)

5 4 4 0,00
Total

3, METODOLOGÍAS DE DESARROLLO ( 5 PREGUNTAS)

10 6 6 0,00
Total

4, UML Y HERRAMIENTAS DE MODELADO (5 PREGUNTAS)

Total 15 12 11,50 0,50

5, LEY N° 1178 Y CODIGO TRIBUTARIO ( 5 PREGUNTAS)

Total 5 5 5 0,00
6, CASOS GENERALES DE LÓGICA DE NEGOCIO Y PREGUNTA TECNICAS ( 5 PREG.)
Total 10 3 2,80 0,20
TOTAL PRUEBA
TEORICO Y 55 38,60 38,35 0,25
PRACTICA

Al respecto según la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal,

señala en el Título II, Capítulo II, Art. 18 (PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y
SELECCION DE PERSONAL, indica):
“El reclutamiento de personal procura atraer candidatos idóneos a la
Administración Pública. Se fundamenta en los principios de mérito, competencia y
transparencia, garantizando la igualdad de condiciones de selección. Se realizará
mediante convocatorias internas y externas.”

“La selección proveerá a la entidad pública el personal idóneo y capaz de

contribuir eficientemente al logro de los objetivos institucionales.”

Lo observado se debe a la falta de cuidado en la aplicación de parámetros de

evaluación establecidos por la misma Comisión de Selección.

111
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Los aspectos descritos, ocasionan la inhabilitación de postulantes potenciales para

ocupar el cargo o habilitación de postulantes que no cumplen con los requisitos de
la convocatoria.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la Administración

Tributaria Municipal instruya a la Directora Administrativa Financiera instruir a las
Comisiones de Selección para que definan de manera uniforme los criterios de
evaluación para todos los casos, en futuras evaluaciones referentes al proceso de
Selección de Personal.

10. Deficiencias en la Evaluación Técnica del Procesos Nº PP-006/2007

En la revisión de los documentos del proceso Nº PP-006/2007, en la etapa de
evaluación técnica, la postulante Martha Mejillones Rodríguez, según los
resultados de Auditoria obtuvo una nota de 35,475 no habilitándose a la siguiente
etapa por no haber obtenido el mínimo requerido, sin embargo como se puede
verificar en el siguiente cuadro según la Comisión de Selección la postulante
obtiene un puntaje de 38,41 que le permitió habilitarse a la Etapa de Entrevistas,
aun sin haber obtenido el puntaje mínimo requerido.

1 Cuadro según la Comisión de Selección

Según la Comisión de
Selección

N° NOMBRE POSTULANTE observación

TOTAL 100 TOTAL
PUNTOS S/ 55%

5 JOSE LUIS LEON PEÑARANDA 66,725 36,69875 no se habilita a la siguiente etapa

6 MARTHA MEJILLONES RODRIGUEZ 69,8375 38,410625 se habilita a la siguiente etapa

7 JOSE CARLOS MAMANI HILAYA 93,125 51,21875 se habilita a la siguiente etapa

8 PATRICIA ROMERO VASQUEZ 65,8375 36,210625 no se habilita a la siguiente etapa

112
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

2 Cuadro según la Revisión de Auditoria

Según revisión de Auditoria

con la puntuación asignada
por la Comisión de Selección

N° NOMBRE POSTULANTE observación

TOTAL 100
TOTAL 55%
PUNTOS

5 JOSE LUIS LEON PEÑARANDA 71,6875 39,428125 se habilita a la siguiente etapa

6 MARTHA MEJILLONES RODRIGUEZ 64,5 35,475 no se habilita a la siguiente etapa

7 JOSE CARLOS MAMANI HILAYA 93,125 51,21875 se habilita a la siguiente etapa

8 PATRICIA ROMERO VASQUEZ 71,8 39,49 se habilita a la siguiente etapa

Se puede verificar también que según la calificación del Examen, también la

postulante Martha Mejillones Rodríguez no se habilita a la siguiente etapa como
se puede verificar en el siguiente cuadro:

3 Cuadro según la calificación del Examen

Según el examen con la

puntuación asignada por la
Comisión de Selección

Nº NOMBRE POSTULANTE observación

TOTAL 100
TOTAL 55%
PUNTOS

5 JOSE LUIS LEON PEÑARANDA 73,125 40,21875 se habilita a la siguiente etapa

6 MARTHA MEJILLONES RODRIGUEZ 66,25 36,4375 no se habilita a la siguiente etapa

7 JOSE CARLOS MAMANI HILAYA 90,375 49,70625 se habilita a la siguiente etapa

8 PATRICIA ROMERO VASQUEZ 72,6875 39,978125 se habilita a la siguiente etapa

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Al respecto según la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal,

señala en el Título II, Capítulo II, Art. 18 (PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y
SELECCION DE PERSONAL, indica):
“El reclutamiento de personal procura atraer candidatos idóneos a la
Administración Pública. Se fundamenta en los principios de mérito, competencia
y transparencia, garantizando la igualdad de condiciones de selección. Se
realizará mediante convocatorias internas y externas.”

“La selección proveerá a la entidad pública el personal idóneo y capaz de

contribuir eficientemente al logro de los objetivos institucionales.”

Las deferencias descritas, se deben a la falta de cuidado en la aplicación de

parámetros de evaluación establecidos por la misma Comisión de Selección.

Esta situación, ocasiona la inhabilitación de postulantes potenciales para ocupar el

cargo o la habilitación de postulantes que no cumplen con los requisitos de la
convocatoria.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal instruya a la Directora Administrativa
Financiera instruir a las Comisiones de Selección para que definan de manera
uniforme los criterios de evaluación para todos los casos, en futuras
evaluaciones referentes al proceso de Selección de Personal.

11. En el Informe de la Comisión de Selección no se contempla las

Conclusiones y recomendaciones en los Procesos, PP-003-07 TC y PP-005-
07.
En la evaluación de Auditoria a los procesos, PP-003-07 TC y PP-005-07 se
evidenció que la Comisión de Selección realizó su informe de resultados en
función al proceso de actividades que establece el RE-SAP; sin embargo, se

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

observa, el contenido del informe, no incluye las Conclusiones y

Recomendaciones de acuerdo a la normativa existente.

Al respecto según la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal

Señala en su Capítulo II, Art. 18º, II, c:
“Los resultados del proceso de selección serán plasmados en un informe escrito,
que elaborará el Comité de Selección para elevar a consideración de la autoridad
facultada para elegir el candidato y en el que se señalarán, como mínimo, los
siguientes aspectos:
 Número y lista total de postulantes.
 Técnicas de evaluación y modalidad de calificación.
 Nombres y calificaciones obtenidas por todos los postulantes.
 Lista de candidatos elegibles en orden decreciente de acuerdo con el
puntaje de la calificación obtenida.
 Conclusiones y recomendaciones”

Por otra parte, se señala en el Título II, Capítulo II, Art. Nº 18, c), párrafo 2 de la
Norma Básica, lo siguiente:
“El informe de resultados deberá ser puesto a disposición en la entidad, para todos
los que hubiesen postulados a una convocatoria, como garantía de la
transparencia del proceso y antes que la elección se realice a efecto del ejercicio
del recurso de revocatoria señalado en las presentes Normas Básicas”.

La observación descrita es debido a la omisión de la comisión de selección por

desconocimiento de la normativa existente.

Asimismo como la falta de supervisión y control en la elaboración de Informes de

la Comisión de Selección de Personal.

115
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

La ausencia de las Conclusiones y Recomendaciones en los Informes elaborados

por los Comités de Selección, genera información incompleta para la toma de
decisiones.

R. Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la Administración

Tributaria Municipal instruya a la Directora Administrativo Financiera ordene al
profesional de Gestión de Recursos Humanos defina el formato para que los
informes de resultados cumplan con los requisitos exigidos por la norma.

Conclusión

De acuerdo con los resultados de la evaluación mencionada, concluimos que el

Sistema de Administración de Personal vigente en el Registro Único para la
Administración Tributaria Municipal, ha sido implantado de conformidad con los
lineamientos establecidos en la Ley Nº 1178, las Normas Básicas del Sistema
Administración de Personal, aprobadas por Decreto Supremo Nº 26115 , del 16
de marzo de 2001, y el Reglamento Específico del Sistema de Administración de
Personal, el estatuto del Funcionario Publico Ley N° 2104 modificatoria a ley 2027
y los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamentales, emitidas por la Contraloría General de la República.

Recomendación

En aplicación de lo previsto en la Resolución CGR 01/97, emitida por la

Contraloría General de la República, sugerimos al Director Ejecutivo del Registro
Único para la Administración Tributaria Municipal instruya a la Directora
Administrativo Financiera que dentro de el plazo de diez días hábiles desde la
recepción del presente informe, exprese por escrito a la Dirección de Auditoría
Interna, la aceptación de cada una de las recomendaciones presentadas, caso

116
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

contrario fundamentar su decisión. Asimismo, deberá presentar un cronograma de

implantación de las recomendaciones aceptadas para su posterior seguimiento.

El mencionado cronograma deberá ser remitido a la Subcontraloría de Control

Interno de la Contraloría General de la República, dentro de los plazos previstos.

Es cuanto se informo para los fines consiguientes.

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

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 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

17.2 Conclusiones y Recomendaciones

 No existe un método estándar para la evaluación de los procesos de

dotación de personal correspondiente a la etapa curricular, etapa de
conocimientos, etapa de cualidades y aptitudes, existiendo diferencias en la
evaluación de un proceso y otro.
 Se identificó los procedimientos que se ejecutan en el subsistema de
dotación de personal y posteriormente a través de un análisis, se determinó
que los procesos no cumplen con el total de procedimientos que establece
la normativa.

Conclusiones.- Habiendo concluido el presente trabajo y al haberse cumplido con

los objetivos propuestos, se ha podido llegar a las siguientes conclusiones:

 Se identificó y recolectó toda la información relevante referente al Sistema

de Administración de Personal.
 Se audito la información importante que permitió la identificación de los
procedimientos del Sistema de Administración de Personal.
 Se realizó la evaluación de los procesos de reclutamiento y selección de
personal.
 De la evaluación establecida a los procesos, se aplicó el programa de
trabajo, donde se confirmo que los procesos del Sistema de Administración
de Personal no fueron aplicados en su totalidad.
 A través de este programa se detectaron las ineficiencias en los procesos
de dotación de personal.
 El contar con este instrumento operativo, permitirá evaluar la dotación de
personal.

119
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Recomendaciones.-Efectuado el trabajo se puede evidenciar que éste será de

mucha utilidad a la entidad, para dogmatizar el buen desarrollo de las operaciones
y actividades descritas en el programa de trabajo, por lo que:

 Se recomienda al Dirección Ejecutiva del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal, instruya a la Dirección Administrativa
Financiera, conformar un Comité para la valoración y remuneración de
puestos y utilizar la escala salarial y la planilla presupuestaria aprobadas,
como instrumentos de gestión técnica y administrativa.

 Se recomienda al Dirección Ejecutiva del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal, instruya a la Dirección Administrativa
Financiera, ordene al profesional de Gestión de Recursos Humanos remitir
los ítems para que su registro de la entidad estén registrados en el Servicio
Nacional de Administración de Personal

 Se recomienda al Dirección Ejecutiva del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal, instruya a la Dirección Administrativa
Financiera, en coordinación con el Profesional de Gestión de Recursos
Humanos realizar la cuantificación de la demanda de personal que deberá
estar inscrita en el programa operativo y además estimará los recursos
presupuestarios para el pago de sueldos, con la determinación del número
de funcionarios requeridos para cubrir los puestos de trabajo.

 Se recomienda al Director Ejecutivo del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal, aprobar el Software NEXO, instruir a la
Directora Administrativo Financiera su difusión a todo el personal.

 Se recomienda al Dirección Ejecutiva del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal, instruya a la Dirección Administrativa

120
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

Financiera, ordene al área correspondiente realizar un procedimiento

formal de inducción o integración que se encargaran de reducir el tiempo y
la tensión que surgen como consecuencia de la nueva condición laboral

 Se recomienda al Dirección Ejecutiva del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal, instruya a la Dirección Administrativa
Financiera, realizar llamadas de atención a los miembros de la Comisión y
planificar para el futuro cursos de capacitación sobre las funciones de las
Comisiones de Selección. Asimismo, instruir a las comisiones de Selección
definir de manera uniforme los criterios de evaluación para todos los casos,
en futuras evaluaciones referentes al proceso de Selección de Personal.

 Se recomienda al Dirección Ejecutiva del Registro Único para la

Administración Tributaria Municipal, instruya a la Dirección Administrativa
Financiera, ordene al profesional de Gestión de Recursos Humanos defina
el formato para que los informes de resultados cumplan con los requisitos
exigidos por la norma.

121
 Auditoria de los Sistemas de Administración y Control
(SAYCO) Sistema de Administración de Personal – SAP
(RUAT)

18. BIBLIOGRAFÍA

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

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FUENTES ELECTRÓNICAS

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19. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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