Selección y Control

de Proveedores
El tema de selección de proveedores es un proceso que está
presente en toda organización, debido a que es necesaria la
adquisición de bienes y servicios tales como maquinaria, materia
prima, servicios de limpieza, etc.; por lo que este proceso debe ser
enfocado a la búsqueda de calidad.

Es conocido en la mayoría de las organizaciones que el

departamento de compras es el encargado de realizar la búsqueda
y selección de proveedores que mejor se adecuen a las
necesidades de la organización.

La clave en la selección de los proveedores de un producto o

servicio recae en la importancia de saber qué criterios utilizar para
seleccionarlos, ya que se debe tomar en cuenta que tipo de
impacto tendrán los productos o servicios que ofrecen y si este
sería positivo con respecto a la productividad, calidad y
competitividad de la organización misma.
 La búsqueda y selección de proveedores puede darse por diferentes causas, ya sea porque la
organización inicia operaciones y no cuentan con una base de datos, la organización ya posee
proveedores pero estos no le satisfacen sus necesidades y requieren de mejor calidad, o se
desea ampliar la cartera de proveedores para que la organización tenga un parámetro de
comparación y observar si se desea cambiar.

La identificación de posibles proveedores constituye la primera etapa para su selección cuyo

propósito es establecer una lista de las empresas que fabrican los diferentes productos acordes
a las necesidades de las organizaciones para solicitarles información referente. Una vez
obtenida, se procede a la selección de los más adecuados, tomando en cuenta los criterios
seleccionados para poder reducir la lista de manera objetiva.

Algunos de los siguiente criterios te ayudarán a iniciar tu base de datos:

• Búsqueda de Información, es aquí donde se toma en cuenta todas las fuentes de
información existentes para poder localizar dichas empresas (sitios web,
recomendaciones, prensas, directorios telefónicos, etc.)
• Solicitud de Información, teniendo lista una recopilación de los posibles proveedores
se inicia el contacto directo o vía telefónica para solicitar citas con encargados de
ventas solicitando la información necesaria para el proceso de selección
• Evaluación y selección del proveedor, se recomienda elaborar un perfil por proveedor,
una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus
características, de esta forma se puede tomar una decisión de manera más fácil para
que el proveedor forme parte del panel de posibles proveedores de la organización
• Cumplimiento de Expectativas, el encargado de compras verifica si cumple las
expectativas en cuanto a los criterios solicitados por la organización, formando parte
en el registro de la base de datos de posibles proveedores
• Registro de Proveedores y elección de los más convenientes, se colocan los puntos
que cumplen con los requerimientos en un orden descendente para armar la cartera
de posibles proveedores
• Creación de Base de Datos, es la parte en la que tomamos la información de los
proveedores seleccionados para completar con datos de empresa, productos que
suministra, etc.

Un punto recomendable es no tener a un solo proveedor, debido a que si esta falla la

organización no se queda desabastecida.

“Debemos explorar fuera de la caja y usar a los proveedores para que con su experiencia nos ayuden a mejorar costos e innovaciones”
Khaled Trejo
 Para los criterios de selección, se debe elaborar una lista de todas aquellas empresas que
cumplen con características acorde a los requerimientos de la organización, para
posteriormente pedir las respectivas cotizaciones, y se le debe de asignar una calificación a
cada uno de los criterios; dicha calificación puede variar según el rango de importancia que se
le dé a cada uno:

Criterios de Calidad
• Calidad del producto, se debe dar mucha importancia a este punto, y realizar
evaluaciones comparativas de las características técnicas; no necesariamente debe ser
la mejor, sino la que le interese a la organización en el momento
• Características técnicas, la información que debe proporcionar el proveedor sobre las
características de un equipo o maquinaria para que puedan conocer de forma verídica
las prestaciones de los mismos, y compararlas con otros proveedores
• Personal capacitado, es indispensable para la buena relación con cada uno
• Servicio postventa y asistencia técnica, se refiere al plazo posterior a la compra durante
el cual el proveedor garantiza asistencia, mantenimiento o reparación de lo comprado
• Devoluciones, es importante verificar las cuotas aplicables para estos casos
• Garantía, procurar que la garantía del producto sea lo más extensa posible

Criterios Económicos
• Precio por unidad, se toma en cuenta el precio unitario y descuentos por volumen, así
como gastos por transporte, carga, descarga, etc.
• Forma pago, considerar aquellas que ofrezcan créditos con y sin interés
• Precios de envases y embalajes, considerar los que cumplan lo requerido únicamente
• Pago de partes y seguros, valorar aquellos que ofrecen un seguro de transportación
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• Recargos por aplazamiento del pago, apartar aquellos con este tipo de importes
• Descuentos por pronto pago, descuentos por pagos de contado y liquidez adelantada

Otras condiciones
• Período de validez de la oferta
• Condiciones de terminación del contrato
• Circunstancias que pueden dar lugar a revisión en los precios
• Plazos de entrega
• Devolución de mercancía por causas propias
• Recomendaciones de otras empresas
• Estado Legal de la Empresa

“Un profesional de compras no debe tener miedo de buscar proveedores en todas partes del mundo”
Javier Hernández
Riso Coma Walter
Supplier Relationship Management (SRM) o Gestión de las Relaciones con los Proveedores, es
el término que define cómo las empresas interaccionan con las empresas que les proporcionan
sus productos. Abarca la estrategia que se utiliza, pero también el software de gestión que
sirve de soporte para esta función. Lo que se pretende aplicando este concepto es optimizar
los procesos tanto a nivel de selección como a nivel de negociación, y en definitiva, usar la
tecnología para buscar una mejora en el suministro por parte de los proveedores.

Se debe considerar la gestión de la relación con proveedores como una inversión en el buen
hacer de la empresa, pues de estos suministros depende la calidad de los productos o servicios
finales que se van a ofrecer, por lo que es imprescindible escoger las mejores empresas para
esta función.

El hecho de tratar con distintos proveedores permite hacer una mejor negociación, de modo
que se optimizan costes y se asegura una buena calidad del producto, de esta manera la
eficiencia del proceso de compra es mayor y, por tanto, la productividad aumenta. Como
clientes, tenemos derecho a recibir el mejor servicio y al mejor precio, sin embargo, ¿cómo
tenemos la certeza de estar obteniendo el máximo partido de nuestra relación con nuestros
proveedores?

La comunicación y la ecuanimidad son los ejes centrales del proceso de transformación de un

proveedor en un socio comercial valioso para la estrategia, el éxito y el crecimiento de nuestra
empresa, por lo que la cultura de una relación de colaboración, en lugar de adoptar un papel
dominante, nos ayudará a reforzar una relación saludable.

Esa relación, que también recibe el nombre de “cadena de gestión del suministro”, se
caracteriza por que todas las partes interesadas colaboran en pro de una estrategia común o
para la consecución de un objetivo común:
• Un producto o servicio de la calidad esperada
• Puntualidad en las entregas
• Precios competitivos basados en unos patrones de referencia
• Buenas condiciones de pago para ambas partes
• Fiabilidad
• Sostenibilidad, que puede referirse a la planificación a largo plazo o a la utilización de
materiales o servicios sostenibles, según nuestro sector de actividad
• Cumplimiento de las normativas vigentes
• Ecología, reducir el impacto ambiental de los procesos y mejorar la gestión de residuos

“Tus clientes más insatisfechos son la mejor fuente de aprendizaje”

Bill Gates
Para extraer el máximo rendimiento de nuestros proveedores, también nosotros debemos
cumplir determinados criterios con respecto a ellos:

• Conocerlos, visitar sus instalaciones, conocer su maquinaria y su proceso de

producción para extraer lo mejor de sus competencias y cerciorarnos así de que
conocemos sus limitaciones para evitar expectativas poco realistas
• Planificar nuestras necesidades con antelación, no sólo ayudará al proveedor, también
generará economías de escala para ambas partes
• Concretar lo que queremos, poner por escrito nuestras especificaciones y ofrecer unos
plazos de entrega adecuados para que los proveedores puedan recabar todos los
recursos necesarios para atender nuestros pedidos
• Verificar, lo que enviamos y lo que recibimos (especificaciones, productos, servicios o
facturas) evitaremos decepciones, devoluciones de mercancías y malos entendidos
• Pagar con puntualidad, con ello no sólo promovemos el respeto y la confianza entre
nosotros y nuestros proveedores, sino que, además, podemos acrecentar su buena
voluntad y promover futuros descuentos
• Revisar y ajustar, una revisión anual de la tendencia de los resultados teniendo en
cuenta todos los parámetros como, por ejemplo, la puntualidad de las entregas, la tasa
de devoluciones, los artículos con desperfectos, etc., permitirá a los socios comerciales
pulir la estrategia y mejorar las directrices actuales

Una relación comercial basada en la confianza, la transparencia y la lealtad conlleva

recompensas mutuas y ayuda a las empresas a disfrutar de una ventaja competitiva en el
mercado gracias a la contribución del proveedor en cuanto al diseño del producto o la
utilización de una nueva tecnología, la mejora de la calidad, la reducción de costos, etc.

Tarea

Investigar y Exponer:
Retroalimentación empresa-proveedor, qué es y cómo es el proceso?
Responder las preguntas: Porqué consideras que es importante? Tu lo implementarías?