Universidad Dominicana O&M
PRESENTACION
Nombre
Albert Joel Domínguez Del Rosario
Matricula
21-ECTN-1-006
Materia
Contabilidad computarizada
Profesora
Lic. Alfredo Sánchez Almonte
Sección
0701
MONICA
MONICA es el programa de
computador ideal para cualquier
negocio. Le permite realizar las
facturas, controlar el inventario,
realizar listas de precios, tener un
archivo de clientes, proveedores,
manejar las cuentas por cobrar, las
cuentas corrientes, y la
contabilidad básica de su
empresa.
MONICA es ideal para negocios
dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo. Por ejemplo una empresa es
una ferretería, una farmacia, venta de ropa, servicios, etc. entonces se puede utilizar este
programa sin problemas, todo lo que se necesita es un computador personal (ó una red de
computadores) y listo!.
MONICA es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en el computador, viene con un
manual completamente en español. Ha sido desarrollado especialmente para las empresas
teniendo en mente al empresario que desea resultados rápidos e instrucciones sencillas.
Con MONICA no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fácil
de aprender, puede hacer una factura en el computador tan simple como lo haría con papel y
lápiz, o con una máquina de escribir. Los módulos que componen MONICA son
INTEGRADOS de tal modo que si solamente desea hacer facturas MONICA afecta al resto
de módulos como contabilidad, inventario, cxc, ATS y facturación.
MONICA Es el nombre comercial de la marca (Registrado por su creador, Technotel, Inc.)
Utilizado para identificar este Sistema Contable, el cual significa:
Módulos entrelazados entre sí, pero
No
Integración obligatoria a la
Contabilidad
Aplicada.
Usted decide el mejor momento, cómo y cuándo, hacer la integración contable de cada
módulo o solo integrar los módulos de su interés, en su Sistema. De modo que pueda iniciar
sus operaciones del día a día sin retrasos y exactitud
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MODULOS QUE COMPRENDE MONICA
FACTURAS
Permite crear facturas,
modificarlas y eliminarlas. puede
especificar sus propios nros. de
factura, ordenar las facturas por
diferentes criterios (fechas,
clientes, vendedor, etc.). Así
mismo puede realizar
devoluciones sobre el inventario.
Las facturas actualizan el
inventario apenas son creadas.
También puede realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene
que facturar al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo
concepto).
Puede obtener sus totales de ventas por fechas, clientes, reporte de
impuestos, etc.
INVENTARIOS
Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el
código del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista
de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios
de uno o varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de
ítems en sus archivos. Así mismo puede enviar cotizaciones a proveedores
y luego convertirlos en ordenes de compra (está enlazado con el módulos
de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el kárdex que puede
llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte
MONICA le brinda la posibilidad de manejar las IMAGENES (fotos o
diagramas) de sus productos, así podrá sacar Catálogos de su inventario o
enviar proformas a sus clientes con fotos de sus productos.
Por ejemplo puede tener un catálogo de todos sus productos en su
computador.
CUENTAS POR COBRAR
Cuando Ud. vende a crédito, MONICA le permite controlar las facturas
vencidas, abiertas, pagos parciales, etc.
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Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas,
vencimientos de las próximas facturas. Asimismo obtener el estado de
cuenta de cualquier cliente en cualquier momento.
CUENTAS POR PAGAR
Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores,
entonces este módulo es para Ud. ya que le permite saber a qué
proveedores le debe, cuándo se vencen las facturas, etc. Calendario de
pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor.
CUENTAS CORRIENTES
Su empresa ahora puede llevar una ó 1,000 cuentas corrientes. Es muy fácil
crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus
depósitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque
es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los
espacios en blanco. Realiza una CONCILIACION con el estado de cta. de
su banco.
CONTABILIDAD
Diseñado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos
por partida doble, Ud. puede definir su tabla contable ó utilizar la que viene
diseñada especialmente, el cual puede ser manejado en multinivel
(Agrupación de cuentas). Con MONICA Ud. puede tener el libro Diario,
Mayor, y los principales reportes financieros: Balance de la Empresa,
Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance Tributario, etc.
MÓDULO DE ANEXOS TRANSACCIONALES DEL SRI
MONICA esta desarrollado para emitir los
Anexos del SRI actualizados, para lo cual absorbe
la información de ventas y compras del mes y
genera un archivo XML el cual se lo importa al
DIMM del SRI para ser enviado.
El sistema Monica 8.5 incluye un módulo que le
permite obtener fácilmente el formulario electrónico de declaraciones de
Impuestos al SRI, lo que le permitirá realizar de forma sencilla y fácil las
declaraciones respectivas, el sistema funciona de la siguiente manera:
MONICA adicionalmente puede trabajar en red: Windows. Es decir Ud.
puede realizar una factura en una estación de la red, mientras que la otra
estación por ejemplo puede estar manejando el inventario.
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MONICA tiene acceso de seguridad varios niveles de usuarios pueden
ingresar a realizar las diferentes funciones de MONICA, por ejemplo a un
nuevo empleado puede ser asignado nivel básico el cual solamente le
permite hacer una factura, sin posibilidad de eliminarla ó cambiarla y no
puede consultar costos.
REQUERIMIENTOS PARA ELCOMPUTADOR
Para usar MONICA en la versión de Windows:
➢ Computador en el cual pueda cargarse Windows 9X o versiones
siguientes (ejemplo Pentium (r) o compatible).
➢ Recomendable Computador Pentium(r) con disco duro de alta
velocidad (con al menos 20 Megabytes libres) con 256 MB de
memoria RAM (o mas) y Windows 2000, XP, Vista, 7, 8, 8.1.
➢ Monitor VGA color ó monocromático.
➢ Impresora de 80 columnas, impresora láser ó de inyección 'Deskjet'.
➢ En modo de 'Punto de Venta' puede usar impresora de recibos.
Nuevas características de MONICA
MONICA para Windows trae más de 30 adiciones, entre ellas podemos
ver:
✓ Cálculo de comisión para vendedores.
✓ Ahora es posible definir hasta tres diferentes tipos de facturas, por
ejemplo Ud. puede definir una Factura, Crédito fiscal, recibo.
✓ Módulo contable ahora está integrado de una manera más eficiente al
resto de módulos.
✓ Copias de respaldo automáticas.
✓ Etiquetas para los artículos del inventario.
✓ Productos ahora pueden ser definidos como físicos, servicios,
ocasionales.
✓ Contabilidad ha sido mejorada y se tiene mayor número de reportes
financieros.
✓ Cuentas por cobrar ahora permite pago por Nº de Factura, cliente.
Puede exportar datos a otros paquetes: Lista de precios, clientes en
formato Excel, Word, PDF.
✓ Es más rápido de trabajar en redes Novell y Microsoft.
✓ Punto de venta ahora permite mayor cantidad de impresora de
recibos, gavetas de dinero.
✓ Se han agregado mayor cantidad de reportes, y mejor funcionalidad
en el uso del programa
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¿CÓMO CREAR EL CATÁLOGO
DE CUENTAS?
El primer paso para iniciar toda contabilidad, debe ser ingresar el catálogo
Plan (Catálogo) de Cuentas Adicionar Cuenta
Contabilidad
de cuentas o plan de cuentas que sirve para el registro, clasificación y
aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes.
En la ventana que se abra, debemos elegir la opción Adicionar Cuenta e
iniciar a ingresar el Catálogo de Cuentas para la Empresa que vamos a
trabajar, de la siguiente manera:
El sistema contable, desde el primer momento que usted ingresa el código
de la cuenta, automáticamente lo clasifica como cuenta de Activo, Pasivo
o según corresponda y en la categorización Esta Cuenta es; se debe tener
mucho cuidado en la selección.
Las Cuentas de Mayor
Contiene sub-cuentas Las
Cuentas de Detalle
Cuenta de detalle
Adicionar
Y así sucesivamente hasta concluir el catálogo contable. Las otras
pestañas poseen la función que indican, según lo que deseemos hacer:
Modificar Cuenta, Eliminar Cuenta o Lista de Cuentas, si lo que
deseamos es ver cómo quedó estructurado el catálogo que ingresamos.
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¿CÓMO USAR MÓNICA?
Básicos
Parámetros Generales Contables
Accesorios
BASICOS
- Nombre de la Empresa Llenar datos según factura.
- Moneda / Fecha / Idioma Digitar símbolo de moneda.
Seleccionar: País, Idioma, Formato de
fecha, Formato de cantidad.
CONTABLES
- Inicio de Contabilidad Poner fecha de inicio de período contable
(01/05/09)
Aceptar cambios
Cta de cierre del ejercicio Buscar en
catálogo: 3110.01
- Definición de Contabilidad Cta
de capital
Busc
ar en catálogo: 3108.02
Aceptar cambios
Digitar fecha de cierre: 28 (Número
permitido por el sistema)
- Cuentas por Cobrar Agregar 0.00% interés anual
Digitar fecha de vencimiento de
facturas a crédito (15 del mes sig.)
Aceptar cambios
ACCESORIOS
- Costeo del Inventario Seleccionar precio promedio ponderado
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Aceptar cambios
Retornar
Parámetros
ACCESO
- Elegir Crear un usuario
- Digitar Nombre, Clave
- Elegir la opción Maestro Aceptar
Se deben establecer cuentas de enlace entre los diferentes módulos del
sistema, para que cada vez que se realice una transacción en cualquiera
de los módulos, se actualice en el módulo CONTABILIDAD.
Contabilidad
Cuentas de Enlace
- Definición de asientos para: (Utilizar hoja
anexa: Cuentas de enlace Mónica) En la
ventana que se abra se deberán digitar los
códigos dados en hoja anexa. Aceptar
- ¿Por qué no se incluye Pago a un Suplidor?
Porque el sistema no da la opción de
realizar retenciones.
- ¿Por qué no se incluye Débitos y
Créditos para el Cliente?
Porque el módulo es para débitos por otros conceptos que no son
venta de mercancías.
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PARA INGRESAR UN
COMPROBANTE
Contabilidad
Asientos Contables
Crear o modificar asientos Crear asientos
Fecha Referencia Comproban Fuente
te
01/05/09 Registro de Balance de 001 Ingresos
Apertura
Digitar códigos de subcuentas y transacciones por
subcuentas, sean estas de débito o crédito. Al Diario
F5 ¿Desea Registrar el Asiento? Si
Salir
MONTAJE DE SALDOS
INICIALES EN MÓDULOS
AUXILIARES
Cuenta Corriente
Varios: Modificar cuenta (Llenar
formato de acuerdo a requerimientos)
Aceptar
Inventario
Crear productos (Llenar formato de
acuerdo a requerimientos) Marcar NO
en facturar aun sin existencia
Contabilidad
Llenar datos según requerimientos
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Aceptar
Observación: Realizar el mismo procedimiento hasta obtener los cinco
productos de almacén.
Clientes - Proveedores
Clientes
Crear empresa Llenar datos según requerimientos
Incluir código de cliente C00
Aceptar
Observación: Realizar el mismo procedimiento por cada cliente activo
en Balance de Apertura.
Proveedores
Crear empresa Llenar datos
según requerimientos
Incluir código de proveedor P00
Aceptar
Observación: Realizar el mismo procedimiento por cada proveedor
activo en Balance de Apertura.
¿Cómo adicionar categoría para los Proveedores?
El procedimiento es similar que cuando agregamos un proveedor
genérico, la diferencia está que al crear la empresa del proveedor, se
nos solicita una categoría:
Buscar Crear categoría Y se llenan los datos correspondientes:
Adicionar
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PARA CREAR UN CHEQUE
Cuenta Corriente
Nuevo Permite modificar el formato
Cheques Cobrados
con los datos correspondientes Aceptar
Observación: Si se quiere modificar el estado del cheque como
Cobrado irse a
y en la columna Estado poner SI.
Cuando el cheque se crea, automáticamente se crea un débito para el
Proveedor y un crédito al Banco, por lo que se debe modificar la
contabilización del cheque así:
Contabilidad
Asientos Contables
Crear o Modificar Asientos
Ubicarse en el comprobante a modificar
Modificar Asiento Aceptar
Ingresar códigos de subcuentas según el Comprobante
de Pago elaborado a mano
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PARA CREAR UNA FACTURA
Factura
Crear (Llenar datos de acuerdo a requerimientos) Modificar el
impuesto por el 15%
Observación: En la fecha de vencimiento, dar un mes de plazo.
Sólo guardado F5 ¿Desea grabar factura? Si Salir
El módulo Factura, realiza automáticamente su contabilización afectando
las cuentas: Clientes, IVA por Pagar e Ingresos Gravables y este debe
revisarse en el módulo Contabilidad después de elaborar cada factura.
Como el procedimiento contable del sistema es cargárselo al cliente,
debemos proceder ahora al módulo Cuentas por Cobrar para recibir el
pago del cliente. (Sólo si éste cancela su factura inmediatamente)
Cuentas por Cobrar
Pagos Recibir pagos de clientes
Elegir el cliente (Llenar datos correspondientes) Aceptar
En este módulo de Cuentas por Cobrar, se puede revisar el Estado de
Estado deCuenta
Cuenta de cada uno de los clientes.
Elegir el código del cliente Aceptar
El módulo Cuentas por Cobrar, automáticamente crea un débito para el
Efectivo y un crédito al Cliente, por lo que se debe modificar el asiento,
según el Recibo Oficial de Caja elaborado a mano. (En caso de que
hubiese retenciones). Una vez modificado, se procede a salir.
Al Diario F5 ¿Desea Registrar el Asiento? Si Salir
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PARA REGISTRAR MINUTAS DE
DEPÓSITO
Depósitos/Retiros
Cuenta Corriente
Crear Llenar datos correspondientes.
Aceptar ¿Desea Grabar Transacción? Si Salir
* Revisar transacción en el módulo Contabilidad.
PARA REGISTRAR UNA COMPRA
Compras
Inventario
Crear Llenar datos correspondientes para crear la orden de compra.
- Seleccionar el proveedor Buscar
Sólo Salvar F5 ¿Desea Grabar Transacción? Si Retornar
* La orden de compra señala Sin Recibir
irse a Aceptar
Digitar fecha de recibido y fecha de
vencimiento. Aceptar
En módulo contabilidad revisar el asiento contable generado por la
compra al proveedor.
PRECIO