47 do de la Orden de Pago, efectuaré el crédito a la subcuenta del banco que corresponda. Enviar luego a Cuentas a Pagar una minuta de Con tabilidad, la puede controlar con el original de la Orden de Pago. En ese momento puede confeccionar un asiento dando ingreso al dinero en Caja con el correspondiente crédito a la cuenta Banos. También pue- de registrar la pérdida con crédito a una cuenta de pasivo (Sueldos a Pagar). Estas registraciones se justifican si se pretende que quede refle- jado en el aetivo, el dinero que Tesorerfa retira del banco, Ademés, asf se puede tener un control sobre los fondos atin no pagados por Teso- rerfa, ya que Caja se iri descargando a medida que se efectien los Pa- B08. Es conveniente que cuando algunos salarios no son cobrados lue g0 de uno o dos dias de Ja fecha de Pago (personal ausente), los mis- mos sean depositados nuevamente en el banco. Haciendo las registra ciones de esta manera, surge de la contabilidad cual es el saldo que queda en Tesorerfa por sueldos ain impagos, Cuando Tesorerfa abona los sueldos debe confeccionar una minu- ta de Cuentas a Pagar por los salarios abonados. Esa minuta llega a Cuentas a Pagar, donde se debita Sueldos a Pagar, con crédito a Caja, 4, PRODUCCION 4.1, CONCEPTO La operacion basica de Produccién puede ser conceptualizada co- mo el conjunto de operaciones o trabajos necesarios para coneretar la ela~ boracién de un bien nuevo a partir de otros bienes que se constituyen en su materia prima. Tiene como origen, 1a existencia de los insumos necesarios (materias primas y materiales), de una fuerza de trabajo contratada (para la planificacién, control y ejecucién de la actividad productiva) y la exis tencia de los bienes de activo fijo necesarios para llevar a cabo la transfor- macién (maquinas, herramientas, etc.). Tiene como resultado la obten- cién de un bien nuevo que puede ser un producto terminado listo pa- ra su comercializaciOn, 0 un bien que se constituye en materia prima de otra etapa de Produccion, La operacion bésica de Produccién abarca todas las operaciones que se emprenden desde que se decide ordenar la claboracién de una partida de productos, hasta que el producto se obtiene y se contabili- za ese activo. 4.2. DIFERENTES FORMAS DE PRODUCCION La Produceion puede asumir una amplia variedad de formas. En48 general, las distintas formas dependen del tipo de producto que se ob- tiene, de la tecnologia empleada en la fabricacién, de la dimension de la empresa que encara la Producci6n, de la materia prima que se em- plea, de los requerimientos Propios de los procesos que deben desarro- Marse para levar a cabo la elaboracién, etc, Puede decirse que esta es la operacién bésica que mds caracterfs- ticas particulares presenta en cada caso, La determinacin de los méto- dos y procedimientos que deben ser aplicados en una Produccién par- ticular, €s un tema que escapa al mbito de la administracion para constituirse en un problema de ingenierfa, Sin embargo, sf le compete 4 la administracién el establecimiento de registraciones que puedan cons- tituirse en datos bésicos para la generacién de informacién relativa a la marcha de la produccién y a la medicién de los costos que la misma implica y en consecuencia la valuacién de los actives que se producen. También es problema de administracién el control sobre los activos destinados a levar a cabo los procesos productivos y de las erogacio— nes necesarias para el trabajo a desarrollar, A pesar de que las formas que puede asumir laProduccion no son un problema propio de administracion, y que las variantes pueden ser muchas, se mencionan algunas de ellas con el proposito de que sirvan de ilustracion, En realidad, la forma que en definitiva adopte una Pro— duccion particular suele ser combinacién de las aqui mencionadas e in- cluso de las omitidas. a) Produccién por montaje En este caso el producto final esté constitu{do por un namero de partes que se ensamblan para lograr el artfculo deseado. Cada una de esas partes tiene un proceso productivo particular que puede afectar a distintos departamentos productivos (Estampado, Pintura, Fresado, stc.). Come ejemplo de este tipo de produecién puede mencionarse a la industria metalirgica, b)Produccién continua En este caso el producto terminado suele ser el resultado de u+ na serie de procesos sucesivos sobre un material original, con el posi- ble agregado de otros materiales, Cada uno de los procesos que se apli- can, constituyen la continuacién de procesos precedentes, En este tipo de Produccién, el producto final no estd constituido por un conjunto de partes, sino que puede ser un solo producto derivado de un mate- tial original, 0 un conjunto de productos provenientes de una tinica materia prima, Como ejemplos pueden mencionarse la fabricacin del papel o la destilaci6n del petroleo, ©) Produceién por érdenes Se trata de la Produccién que se lleva a cabo cuando existe ue49 na requisicion especifica del cliente. En este caso la caracterfstica final del producto dependerd del pedido concreto que se haya formulado. Este puede ser el caso de la industria de carpinterfa,maderera o meté- lica, d)Produccién para stock En este caso el producto ya estd previamente planificado y la Produccién programada. Los productos que se obtienen son standards y la Produccién se encara con anterioridad a que el cliente formula el Pedido. Puede mencionarse como ejemplo la fabricacién de articulos del hogar, e) Produccién por lotes En este caso la Produccién se lleva a cabo cada vez que se emi te una orden de produccién —sea para stock o por orden de cliente—. Se trata generalmente de empresas que pueden aplicar sus fuerzas pro- ductivas a mas de una l{nea de productos y que programan la Produc- cién en forma tal que en un determinado momento fabrican un lote de artfculos y en otro uno distinto. Podria darse como ejemplo la con- feccién de prendas de vestir. f) Produccién en serie Se trata de una Produccién que se desarrolla constantemente —atin en el caso de industrias de montaje—. Es decir que la linea de Produccién esté constantemente dedicada a la elaboracién del mismo articulo. Un ejemplo estarfa dado por la industria automotriz. 4.3, CONTABILIZACION DE LA PRODUCCION En la operacién bisica de Produccién la contabilidad tiene por mi- sin registrar todas las erogaciones incurridas para llevar a cabo el pro- ceso productive y en consecuencia proceder a la valorizacién de los productos resultantes, que pasarén a formar parte del inventario de pro- ductos terminados. ‘Dadas las caracteristicas propias de esta operacién bisica, se debi6 generar una rama especifica de la contabilidad —Contabilidad de Cos- tos— para que se encargara de la registracin de los costos originados en la Produccién y si ulterior distribucién entre los productos obteni- dos. A manera de sintesis de las registraciones propias de la Contabili- dad de Costos, puede decir que en el momento en que se utilizan ac- tives 0 se imputan los gastos incurridos para llevar a cabo la Produc- cion, se debita una cuenta que indica el valor del activo representado por la Produccién en curso, Esa cuenta recibiré un nombre tal como50 Produccién en Curso de Elaboraci6n, El crédito correspondiente se c= fectuard sobre las cuentas que indican el tipo de activo consumido en la Producci6n 0 el gasto incurrido en la misma; Materias Primas, Mate- tiales, Sueldos y Jomales, Gastos de Fabricacion, etc. Cuando los articulos finales se obtienen, se desearta la Produccién en curso mediante un crédito a la cuenta Productos en Curso de Ela~ boracién y un débito a Productos Temminados. Este asiento se efectua- rd por el valor que la contabilidad de costos le haya asignado a los bienes producidos. Estas registraciones habrin de afectar a las subcuentas que se in cluyen en los ficheros de Materias Primas, Materiales y Productos Ter- minados. Ademds, por supuesto, a todos aquellos ficheros que la conta- bilidad de costos requiere para poder cumplir con su cometido, 4.4. EL CONTROL INTERNO EN LA PRODUCCION Entre las nommas de control interno relacionadas con la operacion basica de Produccién se destacan las que estén vinculadas con el con- trol de stocks y entre ellas son dables mencionar las siguientes: a) Existencia de inventario permanente o registros contables apro- Piados. De permitirlo las condiciones de la organizaciOn, los ti- pos de materias primas y productos que se utilizan, y de no resultar demasiado costoso, es recomendable que el control de las existencias se lleve por el método de inventario permanente. Si ello fuese posible, se tendria permanentemente actualizado el valor y volumen de las exis tencias y en consecuencia se posibilitarfa un control muy eficaz sobre ese tipo de activo. Si no se puede llevar inventario permanente, los registros conta bles que se utilicen deben estar estructurados de la manera que permi- tan el mejor control posible para cada caso en particular, b)Realizacién de inventarios fisicos Una importante norma de control interno esté dada por el he- cho de efectuar periddicamente recuentos de las existencias y confron- tar los resultados obtenidos en esas tomas de inyentarios, con los sal- dos que surgen de los ficheros de stocks, Hevando inventario permanente es posible que esos recuentos sean parciales, es decir comprendan determinados items y no el total del ine ventario y efectuados en cualquier época del aio. Para que los inventarios fisicos sean eficientes deben. ser sorpresi- ‘vos y realizados por personas ajenas a quienes llevan las registraciones Pertinentes a los stocks o tienen la custodia de los bienes.51 Si no se evan inventarios permanentes, serd necesario efectuar un inventario f{sico total al fin de ejercicio para poder valorizar las exis~ tencias. c) Custodia de las existencias El control y custodia de los bienes en existencia, deben estar bajo la responsabilidad de una sola persona, No puede admitirse que la responsabilidad de la custodia se distribuya entre varias personas, pues de esa manera se pierde el control. Al custodio de las existencias se le deberin otorgar todas las faci- lidades para que su responsabilidad no exceda sus pos lidades de con- trol, En consecuencia el local destinado al depésito debe permitir una proteccién fisica adecuada de los bienes, Deberd tener cerraduras y la comodidad necesaria para un prolijo ordenamiento de los productos. ‘Ademés, las condiciones del local deberén ser tales que no produzcan deterioros en los bienes almacenados por razones de humedad, tempe- ratura, ventilacion, iluminacién, etc. 4) Documentacién de todo movimiento de existencias, Toda entrada o salida de bienes del almacén, debe estar ampa~ rada por un comprobante bisico. Esto es de especial interés en lo que hace a la salida de articulos. En este caso el Parte de Requisicion que ampara la salida deberd estar firmado por un responsable que tenga atribuciones para formular el pedido a Almacenes. Resulta conveniente que los documentos que se utilicen para res- paldar la salida de productos estén prenumerados, de forma tal que po- sibiliten un control que asegure conocer todos los movimientos efectua- dos. e) Ajustes de Inventario Cualquier ajuste que se haga al inventario deberd estar plena~ mente justificado y autorizado por un funcionario responsable que sea ajeno al movimiento de materiales. No se debe admitir que el ajuste sea ordenado y autorizado, por ejemplo, por el Jefe de Almacenes, ya que ello implicarfa perder todo el control sobre el stock. f) Fijacion de stocks maximos y mfnimos Una norma de control interno que debe tenerse encuentaesla fijacion de stocks minimos o punto de pedido de reposicién. De esta manera cuando al inventario desciende a ese punto debe iniciarse la ~ gestion de reposicién. Paralelamente a la fijacién del punto de pedido, se debe estable~ cer el stock maximo con lo que se desprende el lote a requerir en ca- ja solicitud de reposicién.52 Si estos puntos no se fijaran de antemano, cada gesti6n de reposi- cién implicarfa la toma de una decisién no programada con el esfuer- zo que ello representa y el consecuente riesgo de tomar una decision errénea. 8) Contratacion de seguros suficientes EI activo representado por el inventario esta sujeto a riesgos de naturaleza variada que pueden ocasionar un perjuicio econémico a la empresa, Por tal motivo resulta conveniente cubrirse de los posibles si- niestros mediante la contratacién de los seguros que amparen el patri- monio representado por los bienes de cambio, 4.5. CONTROL DE INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS Y MATE- RIALES Con respecto al control interno aplicable sobre estos inventarios s¢ pueden observar las siguientes fases: a) Ingreso de las mercaderfas b) almacenaje ©) despacho de la mercaderfa 4.5.1. Ingreso de la mercaderia Las mercaderias pueden ingresar a Almacenes por dos vias distin— tas, o bien provenientes de Recepcion, por la llegada de las Compras e- fectuadas, 0 bien provenientes de los sectores de consumo, por la de— volucién de los materiales solicitados oportunamente. Normalmente es- te ultimo no deberia ocurrir excepto que se trate de material defec- tuoso, pues deberfa tenderse a que el sector fabril requiera lo que ra- zonablemente va a usar, Cualquiera sea la via del ingreso, 1a mereaderfa deberd venir acom- pafiada por un detalle de la misma —Parte de Recepcién o Parte de Devolucion de Mereaderfa—, por lo menos por duplicado. Almacenes deberd controlar la coincidencia entre el detalle y la mercaderfa recep- tuada y en caso de verificarse la misma, firmaré el original del Parte y lo devolverd al sector que entregd la Mercaderta, Si es que se levan inventarios permanentes, Almacenes deberd re- gistrar el ingreso de la mercaderfa en las fichas de stock, Otro tanto deberd realizar Contabilidad Almacenes —esta vez valorizando los inven- tarios—. Para producir las registraciones, Almacenes puede usar la copia delParte de Recepcién o de Devolucién de Materiales que le llega jun- tamente con la mercadetfa y que ya previamente habré controlado. Contabilidad Almacenes, para registrar el ingreso del inventario, puede utilizar el Remito —valorizindolo con la Cotizacién o la Factu- ta y una copia del Parte de Devolucién de Materiales que le haga lle- gar el sector que produjo la devolucién. En este caso la valuacién de los materiales reintegrados podré realizarla de acuerdo al método de va- luacion que siga: LIFO, FIFO, Precio s’romedio Ponderado, etc. Cuando lo que se recibe es material defectuoso que resulta de- wielto por los sectores de consumo, es necesario que en el Parte de Devolucién de Materiales se indique tal circunstancia. En estos casos no debe registrarse el ingreso en las fichas correspondientes al articulo de- ‘welto, sino que debe contabilizarse en otra partida correspondiente a articulos defectuosos. Es conveniente que aqui tenga participacién Compras para deter- minar si es factible la devolucién al Proveedor o no. En el caso de que ello fuese posible, se debe proceder a debitar al proveedor la devolu- ci6n que se efectiia; los valores de la nota de débito se obtendrin de Jas Facturas del proveedor. Si la mercaderfa defectuosa no puede ser devuelta al proveedor, es conveniente que algin técnico dictamine si tiene algin valor de rea lizacién 0 debe ser considerada como de valor nulo. En el primer caso es recomendable que se contabilice por el valor de probable venta y que una vez que ésta se realice, se ajuste Ja registraci6n al valor efec~ tivamente obtenido. 45.2. Almacenaje Una vez que la mercaderfa ingres6 a Almacenes y que fue registra- da esa entrada, 1a misma debe ser acomodada en los lugares previstos para su almacenaje. Una vez que la mercaderfa est4 almacenada, es responsabilidad del Jefe de Almacenes la custodia de la misma. Es necesario que se disponga de espacio y medidas de seguridad a- decuadas a las responsabilidades que implica la custodia de los produc- tos, Deber4 contarse con estanterfas, cajones, perchas, etc. que permi tan un almacenaje comodo, ordenado y controlable de la mercaderia. Al almacén solo deberén tener acceso el responsable del mismo y sus subordinados. La puerta del almacén debe tener medidas de seguridad contra posibles violaciones.54 4.5.3. Despacho de la mercaderfa Cuando algtin sector requiera productos de Almacenes, tendré que emitir un Pedido de Materiales. Normalmente este pedido se emite por cuadruplicado. El original y dos copias se envian a Almacenes y el cua- druplicado queda en archivo transitorio del sector que efectud ta requé- sicidn, De este modo puede reclamar el pedido cuando el mismo no le resulta satisfecho. Cuando Almacenes recibe los tres ejemplares del Pedido procede a seleccionar los productos requeridos. El Pedido debe contener un deta- le claro de las mercaderias y cantidades solicitadas y debe ser firmado por el responsable del sector que requiere los productos. En el caso de que no haya stock suficiente 0 que luego de des~ pachado el pedido Ia existencia quede por debajo del punto de pedido, Almacenes tendré que generar la Solicitud de Compras correspondiente. Una vez preparado el pedido, el mismo sera enviado juntamente con las“ copias del Pedido de Materiales, al sector que solicité la mer- caderfa. Es conveniente que el Pedido tenga una columna destinada a que Almacenes anote la cantidad efectivamente enviada, Ia que en o- Portunidades puede diferir de la originalmente solicitada, ‘Cuando el sector solicitante recibe la mercaderta deberd controlar que el envio coincida con Jo indicado en la columna de cantidad remi- tida del Pedido de Materiales. Si la coincidencia se verifica, habra de firmar las tres copias y las devolverd a Almacenes mientras que podra archivar el cuadruplicado, previa correccién de cualquier diferencia en- tre lo enviado y lo solicitada, Eh base al duplicado conformado por el Sector solicitante, Alma- cenes efectuard la registracién en sus fichas de stock y lo archivara co- mo comprobante de esas registraciones. E! original y el triplicado son remitidos a Contabilidad Almacenes para que proceda a realizar las contabilizaciones pertinentes en sus fi- chas valorizadas de stock, Antes de efectuar la registracion, Contabilidad Almacenes debera valorizar ambas copias del Pedido de Materiales. Es conveniente que la valorizacién sea efectuada por dos personas distintas y se controlen las mismas, Con el triplicado se hard la descarga de las subcuentas del fichero de stock, mientras que el original —ya valorizado— se envia a Costos - Para que haga la imputacién a las Ordenes de Produccién que se indi- can en el mismo Pedido de Materiales.55 4.6. CONTROL DE PRODUCTOS TERMINADOS En esta caso también se distinguen las fuses de: a) Ingreso de la produccién b) Almacenaje ©) Despacho 4.6.1, Ingreso de la produccién Cuando se concluya el proceso de produccién, deberd intervenir Control de Calidad para inspeccionar los productos terminados. Una vez que se autoriza la calidad de la produccién la misma deberd ser re- mitida al Almacén de Productos, Terminados. El sector productivo habrd de confeccionar un Parte de Produc- cién donde constan las caracterfsticas y las cantidades de los produc tos concluidos. En algunos casos se requiere que este parte sea firma do por Control de Calidad como certificacién de la inspeccién que ha realizado. Este Parte suele emitirse por cuadruplicado. Las tres copias se remiten a Almacenes, mientras que el original queda transitoriamen- te archivado en el sector que efectué el despacho. Cuando Almacenes recibe los articulos, debera controlar que el de- talle que figura en el Parte coincida con la mereaderia recibida, en cu- yo caso conforma al triplicado y cuadruplicado del Parte y lo devuelve al sector de origen. En este sector se archiva definitivamente el cuadmu- plicado, a la vez que el original y el triplicado son enviados a Costos. Con el duplicado del Parte, Almacenes deberé registrar la entrada de los artfoulos en las fichas de stack. El Parte queda archivado en Almacenes como constancia de fa registracién efectuada. Costos al recibir el original y el triplicado del Parte habra de ce~ rrar la orden de produccién a la que corresponden los productos ter— minados y valorizaré ambas copias del Parte. El Original lo archiva con la orden y el triplicado lo envfa a Contabilidad Almacenes. Con Copia Contabilidad Almacenes da ingreso a los productos en el fichero de stock valorizado, calculando el nuevo precio promedio ponderado, si se sigue ese procesamiento, Efectuada la registracion ar- chiva el comprobante como constancia, En algunas empresas se suele usar a Recepcién como entrada pre- via de cualquier producto a los Almacenes. Si este es el caso, el sector productivo en vez de enviar las mercader{as directamente a Almacenes, las remitird, con las copias de los Partes correspondientes a Recepcién y allf se emitird el correspondiente Parte de Recepcién, tal cual como cuando se reciben productos de un proveedor.56 4.6.2, Almacenaje Las caracterfsticas que debe tener el almacenaje de los productos terminados no difiere de las indicadas para los materiales y materias - primas. 4.6.3. Despacho de la mercaderia La salida de la mercaderfa de Almacenes puede basarse en el Re~ mito o en una copia de la Nota de Pedido si es que Almacenes habré de producir los Partes. Cualquiera sea el procedimiento que se siga, previamente a que se produzca la salida de la mercaderfa, Almacenes debe haber aprobado la Nota de Pedido en lo que respecta al stock disponible, Cuando se produce la salida de la mercaderfa, la misma seré en- tregada a Despacho, quien deberd conformar una copia del Remito, el que le servirdé a Almacenes como constancia de la mercaderia entrega- da. En base a esta copia del Remito, Almacenes podré descargar las mercaderias despachadas de su registro de stock. 5. VENTAS 5.1. CONCEPTO La operacion basica de Venta comprende el conjunto de operacio- nes realizadas para lograr la enajenacién de un bien. Esta operacion bi- sica tiene como origen la existencia de un bien comercializable y pro- duce como resultado el ingreso de un activo iquido o de una cuenta a cobrar. También puede interpretarse como Venta a Ia prestacién de un servicio cuando ello constituye la explotacion principal del negocio. La operacién bésica de Venta abarca todas las operaciones que van desde que se conviene Ja transaccién con el comprador, hasta la entrega del bien comercializado y su registraci6n en los libros de la empresa. 5.2. DIFERENTES FORMAS DE VENTA La Venta puede asumir distintas formas. Ellas dependen del tipo27 comprador, de la forma de financiacién que se convenga, ete. Entre las més comunes, se pueden destacar: a) Venta por corredores En este caso, personal de la empresa sale a offecer el producto visitando directamente a los potenciales adquirentes. Esta forma de Ven- ta puede abarcar un Area geografica testringida, 0 extenderse por todo el pais b) Venta por correspondencia o teléfono, En este caso los compradores. formulan el pedido directamente al vendedor, ya sea enviando su solicitud por correspondencia 0 me- diante una llamada telefonica. Este Gltimo procedimiento suele ser em- pleado por quienes venden articulos cuya entrega debe ser muy répida, como en el caso de las droguerfas y laboratorios, c) Venta en salén Se trata del caso en que el vendedor dispone de un salon de ventas donde, generalmente, expone sus productos y se lleva a cabo la transaccién. Puede tratarse tanto de Ventas al por mayor o al menu- deo. d) Ventas extraordin arias Se trata de la Venta de algin bien cuya comercializacién no - constituye la explotacién principal del negocio. Asi, por ejemplo, cuan- do se vende algin bien que constituye un activo fijo, tal como una - maquina, un rodado, un inmueble, etc. Por el cardcter de transaccién extraordinaria, y dado que generalmente alcanza valores muy significa tivos, los procedimientos que se emplean en esta forma de Venta, se diferencian de los aplicables en una Venta normal. e) Exportacion Es el caso particular de Venta en el cual el comprador reside en un pafs extranjero. Tambign reviste caracteristicas propias. Puede ser que intervengan intermediarios que faciliten la transaccién —represen- tantes de ventas, Cémaras de ‘industria 0 comercio, Consulados extran— jeros © argen 1, etc.- Ademis, dependiendo de las re- slamentaciones vigentes en materia de comercio exterior, puede ocurrir que se deban hacer presentaciones ante organismos oficiales para obte- ner la autorizacién de la exportacién. También seré necesario cumplir con las disposiciones que establece la Direccién Nacional de Aduanas para llevar a cabo la salida de los productos hacia el exterior. 5.3, CONTABILIZACION DE LAS VENTAS En la operacién basica de Ventas, la contabilidad se encarga de2o registrar 1a operacién por la cual se transfiere el bien vendido o se presta el servicio contratado, al tiempo que ingresa a la empresa un activo liquido 0 un derecho a cobrar. Con respecto a la determinacién del momento en ¢l que se produ- ce la transterencia de la propiedad del bien vendido, es valido todo lo expresado al tratar el mismo tema en la operacién basica de Compra, Si_no se tratara de casos excepcionales, debe entenderse que la trans ferencia se perfecciona en el momento en que las mercaderfas son en- tregadas al comprador y éste las acepta. Ese serfa, entonces, el momen- to en el cual la contabilidad produce la registracién. Si lo que se vende son servicios, la registracion suele efectuarse ‘cuando los mismos se han prestado y fueron aceptados por el contra- tante. Sin embargo, cuando la prestacién de servicios cubre un perfodo prolongado de tiempo, se suelen establecer cortes periédicos —general- mente mensuales— y contabilizar los servicios prestados en ese perfo- do. En el momento de registrar la comercializacién de un bien, se ha- bra de debitar, por el precio de Venta pactado, la cuenta que indique el tipo de activo que ingresa a la empresa. Caja, Bancos, o alguna simi- lar, si la Cobranza se produce en el momento de entregar el bien, Deu- dores por Ventas, Documentos a Cobrar, etc., si la Venta seré cobrada con posterioridad. Con sespecto a la cuenta a acreditar, pueden seguirse diferentes - temperamentos: 1) Si no se eva inventario permanente, y en consecuencia no se conoce el costo de los productos vendidos, puede acreditarse la cuenta Mercaderfas por el valor de la Venta realizada, En este caso, durante el ejercicio, el saldo de Mercaderfas no sera significativo ya que los bie- nes se debitan por el precio de adquisicién y se acreditan al precio de realizacin, Al efectuar las contabilizaciones en valores heterogéneos, el saldo de Mercaderfas no representa el activo de bienes de cambio ni el resultado de la negociacion de los productos. Ota alternativa consiste en acreditar la cuenta Ventas. En este ca- so la adquisicion de mercaderfas deberfa debitarse de la cuenta Com— pras. De esta manera, la cuenta Mercaderias reflejarfa durante el ejer- cicio el saldo inicial de inventario, dado que en la misma no se conta biliza ninguna operacién hasta el fin del perfodo. En uno u otro caso, para determinar el resultado del ejercicio de- beré practicarse un inventario fisico para establecer el valor de las exis- tencias en ese momento y, mediante asientos de ajuste, llevar el saldo de la cuenta mercaderfas al valor resultante del inventario realizado. En la primera alternativa, la contrapartida del débito 0 crédito necesario Para que Mercaderfas alcance el valor de la existencia final, serd un59 crédito 0 débito a una cuenta resultado, cuyo nombre puede ser Re- sultado Bruto de Explotacién. Esta cuenta ya expresa el resultado bru- to de las operaciones efectuadas, es decir el valor de las Ventas reali zadas con la deduccién de su correspondiente costo. En la segunda alter- nativa ~en la que sg usan las cuentas Ventas y Compras—, el débito 0 crédito que debe haverse a Mercaderfas para ajustarla al inventario fi- nal, tendré como odntrapartida a la cuenta Costo de Mercaderfas Ven- didas, Ademés, se dbberd cancelar la cuenta Compras debitando la cuen- ta Costo de Mercaderfas Vendidas, En este caso el resultado bruto se obtiene restando del saldo de Ventas, el saldo que arroja Costo de - Mereaderfas Vendidas. 2) Si se eva inventario permanente, y por tal razon se conoce el costo de los productos que se venden, el crédito se hace en la cuenta Ventas. Al mismo tiempo se debita, por el valor de costo de los bie~ nes vendidos, la cuenta Costo de Mercaderfas Vendidas con crédito a Mercaderfas. Este ultimo asiento permite actualizar el saldo de Merca- derias, dando de baja a los productos que salen del inventario, y al mismo tiempo ir acumulando los costos de los productos comercializa- dos. Este procedimiento evita la necesidad de realizar un inventario fi- sico al finalizar el ejercicio, ya que en todo momento el saldo de Mer- caderfas est indicando la existencia de ese activo valuado al precio de costo, Esto se logra ya que los créditos y débitos a la cuenta Mercade- Has se hacen por valores homogéneos; valores de costos en ambos ca~ sos, Otra ventaja de este procedimiento esté en que, en todo momen- to es posible reconocer el resultado bruto de la explotacién, El incon- veniente que presenta es que requiere un inventario permanente, el que no en todos los casos es factible de justificar en virtud al costo que puede demandar y a las dificultades pricticas que puede ocasionar su implementacién y mantenimiento, Cualquiera sea el procedimiento de contabilizacion que se siga. es posible que se debite una cuenta de resultados como Bonificaciones Concedidas, por el importe de los descuentos que se otorgan a los clientes por Compras en cantidad, Este débito hard disminuir el impor- te por el que se contabiliza Caja, Bancos, Deudores por Ventas 0 Do- cumentos a Cobrar. Si lo que: se comercializa son servicios, el débito también se hard a alguna cuenta del activo, tal como Caja, Bancos, Deudores por Servi- cios, Documentos a Cobrar, etc. El crédito se habra de contabilizar en una cuenta de resultado positivo [Link] podrfa ser: Servie cios Prestados, Servicios a Terceros, o alguna por el estilo. Todas estas transacciones —tanto para la Venta de bienes 0 servi- cios— se registrardn también en las subcuentas de los ficheros afecta-60 dos, Si la Venta se cobrara con posterioridad, se le debe debitar la mis- ma al deudor en el fichero de Deudores por Venta, Deudores por Ser vicios © Documentos a Cobar, Si se leva inventario permanente, se de- be acreditar las mercaderfas vendidas en las subcuentas correspondientes del fichero de stock; tanto en el valorizado que suele llevar Contabili- dad Almacenes, como en el de cantidades solamente, que lleva Alma- cenes. Ademés, si se han previsto cuentas analiticas para Ventas y Cos- to de Mercaderias Vendidas —por Linea o familia de productos— tam- bién se hardn las registraciones pertinentes en las subcuentas que co- rrespondan. 5.4. EL CONTROL INTERNO EN LAS VENTAS. Entre las normas de control interno, cuya aplicacion se recomien- da en la operacién basica de Ventas, son de mencionar las siguientes a) Separacion de funciones Es una norma bésica que establece que quien realiza la Venta no debe tener acceso a los registros dé stock y de saldos de clientes. Ello se debe a que quien realiza una operacién tenga acceso al elemen- to que controla su actividad, Ventas también debe estar separada de quien autoriza el crédito al cliente. Esta norma procura evitar que por el afin de vender, se le— guen a conceder créditos a clientes cuya cobrabilidad resulta muy ries- gosa Por tiltimo, también es recomendable que Ventas esté separada de FacturaciOn. De esta manera es factible realizar un control entre os precios que Ventas asigna al valorizar la Nota de Pedido, y los que Facturaci6n aplica al confeccionar la Factura. Este control puede ex- tenderse al cotejo entre la Factura y la Cotizacién, si es que el clien- te habfa solicitado previamente un presupuesto. b) Aprobacion de la Venta Una Venta financiada no debe efectivizarse hasta tanto no se haya aprobado la misma, en lo que hace al crédito, por un funciona~ tio responsable. Puede ocurrir que no se fijen limites de acuerdo para los clientes, en cuyo caso para cada Nota de Pedido debe tomarse una decision en Créditos, En este caso el funcionario de Créditos que debe tomar la decisién deberd conocer et saldo de deuda del cliente, el importe que sepresentan las Notas de Pedidos ya aprobadas por ese cliente y que atin no han sido contabilizadas en su cuenta por hallarse en tramite de despacho, y el importe de la Nota de Pedido que requiere decision, La61 suma de estos tres valores habra de indicar cual serd el importe que al- canzaré la deuda si la Venta se aprueba. Este importe serd el que de- be considerar teniendo en cuenta la informacién que se dispone del cliente; su situacién patrimonial, econémica y financiera; la forma c6O- mo cumplié las obligaciones anteriores; las referencias bancarias, comer- ciales 0 de agencias especializadas, que se hayan obtenido sobre el clien- te; las garantfas que éste ofrece, etc. En base a esos elementos se me- 4 el riesgo que implica la aprobacion del pedido, y en consecuencia se habré de decidir si la Venta se aprueba o no. Resulta més aconsejable que para cada cliente se establezca un a~ cuerdo 0 Ifmite de deuda, De esta manera el anilisis indicado anterior- mente s6lo seré hecho cuando se establezca el acuerdo 0 cuando el — mismo se debe renovar 0 ampliar. De esta manera, cuando la Nota de Pedido corresponde a un cliente que ya tiene un Ifmite establecido, so- lo serd necesario verificar si la suma de la deuda actual, més las Notas de Pedidos ya aprobudas pero atin no debitadas en la cuenta del clien- te, més el importe de la Nota de Pedido sobre la que se debe decidir, resulta menor 0 mayor que el Ifmite otorgado. Si es menor, la Nota de Pedido resulta aprobada. Si es mayor, un funcionario de Créditos. po- dria reconsiderar el Mmite concedido o bien rechazar la Venta. Con respecto a quien debe efectuar este control, si todos los clien- tes tienen un Ifmite otorgado, pueden presentarse dos alternativas: 1) La verificaci6n puede ser efectuada por Créditos. El inconve- niente que tiene esta alternativa consiste en que para toda Nota de Pe- dido, sin excepcién, Créditos debe requerir informacién a Cuentas Co- rrientes pues ésta es quien Ileva el estado actualizado del cliente —Deu- da actual y Notas de Pedidos aprobadas y no debitadas—, Ademis, ca- da Venta que resulta aprobada implica una comunicacién de Créditos a Cuentas Corrientes pata que se actualice el importe de Notas de Pedi- do aprobadas y no debitadas. Todo esto implica una corriente conti nua de informacion, que en algunos casos —para evitar demoras— se - suele hacer en forma oral y en consecuencia puede ocasionar errores por falta de control, La ventaja de esta alternativa radica fundamental- mente en que hay un solo sector —Créditos— que aprucba todas las Notas de Pedido en lo que hace a la deuda del cliente También puc- de mencionarse como vemtaja, que en el caso que el limite otorgado sea insuficiente para autorizar la Venta, la documentacién ya esté en Créditos para que tome la decision que se aparte del programa estable~ cido. 2)El control puede ser efectuado por Cuentas Corrientes y solo en el caso que con la Nota de Pedido en cuestion se excediera el margen concedido al cliente, la misma es pasada a Créditos para que allf se to- me la decision, Para que el control pueda ser efectuado en Cuentas Co-rrientes, ésta debe conocer los limites concedidos a cada cliente. La ventaja fundamental de esta altemativa esté dada por el hecho de que al programar la decisién de aprobacién de la Nota de Pedido, disminu- yen en forma muy notoria las comunicaciones que deben circular en- tre Crédito y Cuentas Corrientes Solo haré falta que cada vez que Cré- ditos concede un margen, fo modifica, 0 lo deja sin efecto, se produz- ¢a la comunicacion a Cuentas Corrientes quien lo podrd asentar en la subcuenta del cliente. También sera necesario informar a Cuentas Co- trientes las Notas de Pedido que Créditos aprueba a pesar de que el I{- mite acordado ya estaba utilizado. De cualquier manera los casos que ocasionan estas comunicacio— nes nO son frecuentes, pues lo normal deberfa ser que el pedido se formule dentro del margen asignado al cliente. El inconveniente que puede mencionarse en este caso, serfa que habria dos sectores que pue- den estar concediendo el acuerdo a la Nota de Pedido. Sin embargo e- ilo no implica que Créditos pierda el control de esta funcion, ya que Cuentas Corrientes solo estarfa ejecutando las decisiones que adopte Créditos al fijar el Ifmite de acuerdo para cada cliente, Cualquiera sea la alternativa que se adopte —autorizacién dada por Créditos 0 por Cuentas Corrientes— se debe tener en cuenta que si al- guna Nota de Pedido, que en principio fue aprobada, Iuego no se pue- de cumplir —por falta de stock, por ejemplo—, se deber4 cursar una comunicacion a Cuentas Corrientes para que ésta descargue el importe asentado como Notas de Pedido aprobadas y no debitadas. También, en cualquiera de ambas alternativas, sera necesario que la Nota de Pedido cuya aprobacidn se requiere, venga valorizada por - Ventas. ©) Concesion de bonificaciones, Toda bonificacién que se conceda a los clientes por Compras en cantidad deberd estar perfectamente autorizada por los funcionarios que tengan la atribucién necesaria para otorgar tal beneficio al cliente. Es conveniente que se fijen I{mites de atribucién para los distintos niveles Jerérquicos que pueden intervenir en la decision, Asi, por ejemplo, el vendedor 0 corredor podré aplicar directamente un determinado por- centaje de bonificaci6n, si la venta requerida oscila entre dos montos determinados. El Jefe de Ventas podrd aplicar otro procentaje cuando el monto que represente el pedido del cliente exceda en el intervalo establecido para el vendedor. Cualquier otra bonificacién que no esté indicada en las atribuciones del Vendedor y/o del Jefe de Ventas, de- berd ser resuelta por el Gerente Comercial. 4) Documentacién que respalda la circulacién de productos, Todo el flujo de productos (de Almacenes a Despacho; de Des-6 pacho al repartidor y de éste al cliente), debe estar amparado por un comprobante que ser firmado por quien recibe la mercaderfa en cada caso. Este comprobante serviri para que se documente la responsabili— dad del receptor de los productos, a la vez que libera de esa responsa- bilidad a quien los entrega, Obviamente, el comprobante que se utili— ce, debe indicar con total claridad el tipo y la cantidad de bienes que se transfieren de un responsable a otzo. e) Numeracién de los comprobantes. Es muy recomendable que todos los comprobantes bisicos que se utilicen en la Venta-Nota de Pedido, Remito, Factura, etc. —vengan prenumerados de imprenta. Esta numeracién permite un mejor segui- miento de todas las operaciones y en consecuencia un mds acabado control sobre las mismas. f) Valorizacion de los precios de Venta y de costo. Uno de Ios aspectos més riesgosos de la operaci6n basica de Venta, consiste en la valorizacién de los productos, tanto en lo que hace al precio de venta para la facturacién, o al de costo para la des carga del inventario —si se lleva inventario permanente—. EI riesgo se origina en el hecho de que en ambos casos la fuente ala que se debe recurrir para asignar los valores es tinica y se trata, también en ambos casos, de una tabla de referencia, En el caso de los precios de venta se requiere consultar a una lista de precios, En el ca- so del valor de costo, la consulta se haré al elemento donde se lleve cl valor unitario de cada artfculo en stock. En este tiltimo caso, general= mente esos datos se incluyen como informacion de referencia en la mis- ma subcuenta donde se registra la existencia valorizada de los productos. Como la fuente es dnica a pesar de que se otorgan duplicados de la lista de precios, de cualquier manera sigue siendo la misma fuente, no es posible habilitar un control por oposicién 0 automético para la va lorizacién. A lo sumo es dable establecer un control directo que consis te en que dos o més personas hagan lo mismo y luego se comparen los resultados de ambas operaciones de valorizacién para verificar la exactitud. Si se establecen incorrectamente los precios de venta, la conse— cuencia esté dada en una errOnea facturacién al cliente, lo que puede ocasionar perjuicios econdmicos a la empresa, Si no se establece un control directo para detectar estos errores solo cabria esperar que una equivocacion de esta naturaleza sea advertida por el cliente y que éste Ja haga saber a la empresa, 0 que se descubra si se realiza algin pro- cedimiento de auditorfa posterior. Si el error esté en Ia aplicacion de los valores de costo, la conse-cuencia seré una incorrecta determinaciOn de resultados de explotacién y consecuentemente un error en la valorizacién de los artfculos que quedan en inventario. Si aqu{ no se establecen procedimientos de con- troles directos, el error solo podrfa surgir si se realiza una auditorfa postetior que aplique controles directos. Dadosestos riesgos, a veces resulta conveniente incluir controles di- rectos, es decir, complicar los procedimientos haciendo que una opera- cién —la de valorizacién— sea efectuada dos veces por personas distin- tas para comparar los resultados alcanzados en ambas operaciones, En el caso de los precios de venta, dado que el corredor 0 Ven- tas deben valorizar la Nota de Pedido antes que ésta sea aprobada por Créditos 0 Cuentas Corrientes, lo més simple serfa que al efectuarse la facturacin se tomaran los precios ya insertos en la Nota de Pedido. Sin embargo asf no existirfa ningdn control en la valorizacién. Si se pretende establecer un control directo, puede disponerse que Factura~ cién no reciba la Nota de Pedido o bien la reciba en un ejemplar no valorizado y que deba recurrir también a la lista de precios'para pro- ducir Ja valorizacién, De esta manera alguien deberfa, posteriormente, confrontar los totales de la Factuta con los de la Nota de Pedido que corresponda a la misma. Otra alternativa para desarrollar el mismo control consistirfia en que Facturacién tomara como correctos los importes insertos en 1a No- ta de Pedido y que en base a los mismos produzca la Factura, Luego otro sector ajeno a Ventas y Facturacion deberfa controlar, con 1a lis- ta de precios vigente, que los valores que figuran en la Factura son co- rrectos, En el caso de los costos, el control se puede complicar atin mas. Si se trabajara con costos standards el control podrfa ser similar al de la facturacién; bastarfa que dos personas valorizaran el Remito a partir de un listado de costos standards y luego se confrontaran los resultados. Pero si se trabaja con costos hist6ricos reales, dificilmente existan dos fuentes que tengan la misma informacion, dado que los valores de costos se pueden modificar con mucha frecuencia y que en consecuencia esos lis- tados quedarfan répidamente desactualizados, En estos casos se sucle evar el costo unitario en la misma subcuenta donde se registra la exis- tencia valorizada de los productos en stock. Asf, cada vez que el costo uni- tario se modifica, la actualizacion se efectda en un solo lugar. En este caso atin, pueden presentarse dos situaciones distintas, Si la valuacion se hace a Precio Promedio Ponderado, la valorizacién del costo de los pro- ductos vendidos es relativamente sencilla. Bastarfa multiplicar el costo unitario asignado al producto por la cantidad vendida, ya que en’ este caso el precio del producto sélo se altera con el ingreso de nuevos productos al inventario. En cambio si se utiliza el procedimiento de LIFO, FIFO u otro similar, la cosa se complica mucho més ya que65 puede ocurrir que las unidades vendidas deban ser descargadas de i ventario en lotes de distinta valuacién. Esto implica que se debe te- ner especial cuidado ya que la operacién de valorizacién es mucho més engorrosa. Cualquiera sea el procedimiento que se siga para valorizar el in- ventario, el control directo debe consistir en que la operacién de valua- cién se realice dos veces —tal vez partiendo de la misma fuente— por dos personas distintas y luego se puedan comparar los resultados. Una alternativa consistirfa en que un sector de Contabilidad Al~ macenes valorice el Remito, mientras que quien efectiia los créditos a las subcuentas haga lo propio antes de efectuar las registraciones. Una vez realizadas ambas valuaciones se controlan Jos totales y una vez conformes se producen las registraciones. Otra alternativa est4 dada por el hecho de que la Contabilidad Al- macenes valorice una copia del Remito y efectde los créditos a las sub- cuentas. Por otro lado otro sector —que podria ser Cuentas a Pagar— valoriza, a partir del mismo fichero, otra copia del Remito. Cuando Contabilidad Almacenes concluye las registraciones e informa los tota- les a Cuentas a Pagar para que ésta realice la contabilizacién en la con- tabilidad central, Cuentas a Pagar controla los totales informados por Contabilidad Almacenes con los que ella obtuvo por Ia valorizacion que ya habia efectuado, En este caso, cualquier error es descubierto en Cuentas a Pagar. Tanto para el control de los precios de venta como de los valores de costo, pueden seguirse otras alternativas distintas a las enunciadas o evitar los controles para no duplicar el trabajo a pesar de los riesgos que se corren, probablemente se simplificarfan en forma considerable los procedimientos si se dispusiera de equipos de procesamiento de datos que pudieran ser programados de tal manera que permitan efec~ tuar los controles. Por ejemplo, si los equipos tuvieran una memoria que permitiera tener registrados los precios de venta y los valores de costo para todos los articulos, la valorizacién la producir{a directamen- te el proceso. Unicamente se deberfa controlar que el cédigo de 1a mer- caderfa vendida y la cantidad de la misma, se han ingresado en forma correcta, Ademés quedarfa latente la posibilidad que hubiese error en las listas de precios que tiene almacenada, pero ese riesgo también se corre con las que estén impresas para la consulta ocular. En ambos ca- sos es conveniente revisar con cierta frecuencia si las listas de precios que se utilizan estén debidamente actualizadas, 2) Consistencia entre las cantidadés y articulos entregados y factu- rados, Un error que puede presentarse consiste en que exista una divergencia en- tre las registraciones efectuadas en Almacenes, Contabilidad Almacenes y66 Ja facturacién, en lo que hace al tipo de articulo o a la cantidad del mismo. Para realizar las registraciones en Almacenes y en Contabilidad Al- macenes, se usa como comprobante basico el Remito que ampara la sa- lida de mercaderfas Puede ocurrir que en algunos de los sectores omi- tan efectuar una registracién, o bien le imputen a una subcuenta dis- tinta o exista un error en la cantidad tomada, Estos posibles errores pueden ser detectados con diferentes procedimientos de control. Una alternativa puede consistir en que cuando Almacenes realiza sus registraciones, anote en una columna adicional Id existencia que queda en la subcuenta una vez efectuado el pase. Ese Remito legarfa 4 Contabilidad Almacenes, quien luego de efectuar sus tegistraciones habré de controlar el saldo de artfoulos que queden en sus subcuentas, con los indicados en el Remito. Cualquier error de imputacién 0 de cantidad tomada puede ser descubierto por Contabilidad Almacenes. Los inconvenientes que presenta este procedimiento son los siguien- tes: En primer lugar es conveniente que Contabilidad Almacenes reali- ce la registracion en base al original del Remito —el que esté firmado por ef cliente~ ya que ese ejemplar es el que ampara la entrega efec— tiva de la mereaderia, Si esa fuera la copia que se utiliza, seria necesa- rio en ella producir la anotacion del saldo de Almacenes luego del pa- se, pero no existe razon alguna para que el cliente se entere —al fir mar el original— de esa situacién interna de la empresa. Por otro lado podria demorarse la entrega ya que Almacenes deberfa efectuar sus re- gistraciones antes de entregar la mercaderfa y el Remito, con la anota- cin ya hecha, a Despacho para su distribueién. Si la anotaci6n se ha- ce sobre otro elemento —por ejemplo otra copia del Remito—,Contal lidad Almacenes registrard a partir del original del Remito y controla— rfa con elemento, lo que complica el procedimiento. Ademés, serfa ne- cesario que —cualquiera sea el documento utilizado para comunicar 1a existencia que quede en Almacenes— Contabilidad Almacenes registre las transacciones en el mismo orden en que lo hizo Almacenes, dado que si asf no se hace, un producto que aparece en varios Remitos ten- dra destinados saldos de existencia luego de cada pase y si Contabili- dad Almacenes no registra en la misma secuencia los saldos obtenidos luego de cada registracién, seguramente no van a coincidir, Todo esto, sin tener en cuenta los posibles errores de transcripcion de saldos cuan- do Almacenes los anota en los comprobantes que se utilicen para el control, Ctra alternativa consiste en que, cuando se confecciona el Remi- to, se anoten al pie la suma de fos nUmeros de art{culos y cantidades inscriptas en el mismo. Si asf se procede, cuando Almacenes y Conta- bilidad Almacenes realizan las registraciones deberfan sumar en el sub- diario que utilizan, los totales de niimero de art{culos y cantidades que67 inscribieron en las registraciones realizadas. De esta manera es factible controlar en cada sector que la suma obtenida al pie del Subdiario coincide con la suma inserta al pie de todos los Remitos registrados. Este control, en principio, garantiza que se han tomado correctamente los ntimeros de articulos y las cantidades del Remito. El inconveniente podrfa estar dado en el hecho de que el Remito se hubiese anotado incorrectamente el nimero de articulo. Sin embar- go ello es facil de controlar, pues ademés del ntimero de articulo ha~ brd de figurar la designacion del mismo. Solo sera necesario que, tanto en Almacenes como en Contabilidad Almacenes, quien efectiia la regis- tracion y selecciona la subcuenta por el numero de artfculo, constate antes de efectuar el pase que la designacién de la mercaderia indicada en el Remito coincide con Ia de la Subcuenta seleccionada, Con respecto a la designacién y a la cantidad inscripta en el Remito, debe considerarse como correcta, pues el mismo ha sido confirmado por el cliente que recibié el producto. El unico tipo de error que quedarfa sin descubrir con este procedimiento, es el que se produce cuando se toman erréneamente las cantidades de por lo menos dos ar- ticulos, pero de forma tal que esos errores se compensan entre sf. Sin embargo, la probabilidad de que esta combinacién se produzca es relativamente baja. Otra alternativa estarfa dada por un chequeo periddico entre los saldos de Contabilidad Almacenes y Almacenes, Este control puede ser efectivo como complemento de alguno de los anteriores, pero el incon- veniente que tiene usarlo como tinico control consiste en que los errores pueden ser descubiertos con bastante posterioridad a su produceion y en consecuencia resultar4 dificutosa la determinacién de la causa que Io ori- gind. Con respecto a los errores que se pueden cometer en la facture n con relacién a la cantidad de mercaderfa facturada y al tipo dela misma, se pueden seguir los siguientes procedimientos de control. En principio, para estar seguro que se esta facturando lo realmen- te vendido, serfa conveniente que la Factura se haga a partir de un e~ jemplar de’ Remito, ya que en éste figura la mercaderfa que realmente fue entregada al comprador. Sin embargo también podrfa efectuarse la facturacion a partir de una copia de la Nota de Pedido, pero en este caso alguien tendrfa que controlar la coincidencia entre la Nota de Pe- jo y el Remito, para evitar que se facture algo distinto a lo entregar do al cliente, Si para el control de registracion entre Almacenes y Con- tabilidad Almacenes, se procedi6 a obtener sumas de control al pie del Remito, se puede seguir igual temperamento con la Factura y de esa manera controlar los totales incluidos al pie de cada uno de esos do- cumentos.68 También es posible que la coincidencia de articulo y can- tidad, se haga solo entre el Remito y la Nota de Pedido, y que la Fac- tura se controle por importe total con la Nota de Pedido valorizada, De esta manera se obtendrfa un buen control entre los tres elementos. Existen otros procedimientos de control que pueden ser mas o me- hos efectivos que los enunciados y que pueden ocasionar distinta in— tensidad de trabajo. En cada caso particular sera necesario medir el ries £0 que se corre ante la careneia de control, y en consecuencia al mis mo, establecer la verificacién que resulte aconsejable para reducir los riesgos, sin que a la vez se entorpezcan notablemente los procedimien- tos administrativos, 5.5. VENTA CON FACTURACION En este tipo de operacién basica, pueden distinguirse las siguientes etapas: a) formulacion del pedido. b) aprobacién del pedido. ¢) despacho de la mercaderia, 4) facturacion, e) registracion. 5.5.1. Formulacién del pedido Tanto en el caso que el corredor visite al cliente, o que este for- mule su solicitud por correspondencia, por teléfono 0 presentindose di- rectamente en la empresa, resulta recomendable que el pedido quede do- cumentado de una manera uniforme. Para ello se utiliza la Nota de Pe- dido. Si el pedido es levantado por el corredor, éste puede confeccio- nar la Nota de Pedido. Si el pedido Mega por otra via, en Ventas ten- dria que transeribirse la solicitud en la Nota de Pedido. La Nota de Pedido habitualmente contiene los datos del cliente,el domicilio donde se debe efectuar la entrega, la descripcién y cantidad de la mereaderfa solicitada, los datos del vendedor que actu6, la forma de pago solicitada, ete. La Nota de Pedido suele ser confeccionada por cuadruplicado, El original —que puede o no estar firmado por el cliente— y el triplicado, son enviados a Ventas. El duplicado se entrega 0 envia al cliente, El69 cuadruplicado queda en el talonario del corredor para su control. Cuando Ventas recibe las dos copias, habré de valorizarlas a par tir de un listado de precios de Ventas, si es que ya no la habfa valo~ rizado el corredor. Ademés debe controlar que el pedido se haya for- mulado dentro de las condiciones de Ventas autorizadas —forma de pa- g0, bonificaciones, plazo de entrega, etc—.Efectuado el control habra de inicialar ambos ejemplares. El original se envia a Cuentas Corrientes 0 a Créditos para su aprobacién y el tri icado se archiva en Ventas co- mo informacién estadfstica - 5.5.2. Aprobacién del pedido Si cada cliente tiene un limite asignado y se resuelve que el con- trol de eréditos lo realice Cuentas Corrientes, cuando éste reciba el o- riginal de la Nota de Pedido habré de controlar que la suma del valor total de la misma, mas el saldo de deuda del cliente, mas las Notas de pedido ya aprobadas pero ain no debitadas, no excede el limite acor- dado. Si asi ocurre, la Nota de Pedido resultard aprobada, En conse~ cuencia se habrd de registrar tal situacién en el total de Notas de Pe- didos aprobadas y no debitadas que se lleva para cada cliente. Ademas se inscribe sobre la Nota de Pedido la aprobacién y se pasa el compro- bante a Almacenes. Si en cambio, el importe de la Nota de Pedido mas 1a deuda ac~ tual y la pendiente de contabilizacion, dan una suma superior al Ifmite otorgado, Cuentas Corrientes no podré aprobar la transaccién. Habré de inscribir sobre la Nota de Pedido el importe de la deuda actual y el importe de las Notas de Pedido aprobadas y no contabilizadas atin. La Nota de Pedido es pasada a Créditos para su decision. En Créditos —que ya tendrd el importe del limite para el cliente— se habré de decidir si a pesar de excederse en la deuda, el pedido es aprobado © no. Sila Venta no se aprueba, la Nota de Pedido se envia a Ventas para que tome nota del rechazo y en consecuencia haga la comunicacién al cliente, Si el pedido se aprueba, Créditos anotaré tal ‘unstancia sobre el original de la Nota de Pedido y la misma es de- vuelta a Cuentas Corrientes, En Cuentas Corrientes anotarén el pedido aprobado en el total de Notas de Pedidos aprobadas y no contabilizadas y la Nota de Pedido se remite a Almacenes. Cuando Almacenes recibe el ofiginal de la Nota de Pedido, habri de controlar su stock en el fichero que lleva. Si no hay existencia pa— ra cumplir el pedido, anotard tal situacién en el original de la Nota de Pedido y la misma se envia a Cuentas Corrientes para que descargue de70 a ficha del cliente, la inscripcidn hecha como Nota de Pedido aproba- da y no contabilizada, Una vez hecho esto, Cuentas Corrientes envia la Nota de Pedido a Ventas para que tome conocimiento de la imposibi- lidad de 1a Venta, Si no hay dificultad para cumplir el pedido, Almacenes se habré de disponer a preparar el envio. Retirard la mercaderfa necesaria de los estantes 0 cajones y emitird el Remito, El Remito puede ser confec- cionado en cinco ejemplares. Las mercaderfas juntamente con los ejemplares del Remito, son enviadas a Despacho, 5.5.1, Despacho de la mercaderia Cuando Despacho recibe la Mercaderfa, habra de controlar la mis- ma con los Remitos, Firmard el cuadmuplicado del Remito; dando su con formidad y lo en- viard a Almacenes. En base a esa copia, Almacenes hard la descarga en al fichero de stock. Despacho deberd organizar la entrega. Para ello emitiré la Hoja de Ruta para el repartidor. En la misma se indicard el cliente, el domict lio donde se debe efectuar la entrega, el mimero de Remito correspon- diente y la cantidad de bultos o paquetes por Remito, En cada Hoja de Ruta se incluiré todas las entregas que debe efectuar un mismo repar- tidor. Es decir que puede incluir varios Remitos. La Hoja de Ruta puede ser confeccionada por duplicado. Ambas copias se entregan al repartidor juntamente con la metcaderfa y el original y duplicado de los Remitos contenidos en la Hoja de Ruta. El repartidor controlar4 que los Remitos recibidos son todos los que es- tan insertos en la Hoja de Ruta. Ademds, verificard que la mercaderfa recibida es la que se indica en cada Remito. Sin embargo, si no puede hacer ese control pues la mercaderia ya esté empacada, deber4 contro- lar que la cantidad de bultos que recibe por Remito es la que figura en la Hoja de Ruta. Hechosestos controles dara su conformidad firman- do el duplicadode laHoja de Ruta El duplicado de la Hoja de Ruta y el triplicado y quintuplicado del Remito quedan transitoriamente en Despacho, Cuando el repartidor realiza la entrega, solicitard la firma del ori- ginal del Remito por parte del cliente. El duplicado del Remito se lo deja al cliente juntamente con la mercaderfa. Cualquier observacién la ano- tard en la Hoja de Ruta. Al finalizar su tarea, el repartidor entregard en Despacho los Re- mitos firmados por los clientes juntamente con la’Hoja de Ruta. Enn Despacho se controla que la entrega se hizo correctamente y que en todos los casos esté amparada por la firma de quien recibié la mercade- rfa. En tal circunstancia el repartidor queda liberado de su responsabi- lidad y por lo tanto se le devuelve el duplicado de la Hoja de Ruta donde estaba su firma, para que 61 mismo lo destruya. Si eventualmente alguna entrega no hubiera podido realizarse, la misma se excluye en la Hoja de Ruta y quedard en Despacho para que se incluya en el reparto del dia siguiente. A tal fin, es necesario que en Despacho se tenga un depésito con Have u otras medidas de seguri- dad, para mantener transitoriamente productos a entregar. Los originales de los Remitos correspondientes a las entregas efec- tuadas, son enviados a Contabilidad Almacenes con el original de la Ho- ja de Ruta, Alli se controla que los Remitos incluidos en la Hoja de Ruta coinciden con los entregados por Despacho. Luego de este con- trol Contabilidad Almacenes firma el original de la Hoja de Ruta y lo devuelve a Despacho, De esta manera Despacho se libera de su respon- sabilidad, ya que le queda una constancia que ha entregado los Rem tos firmados por los clientes, que corresponden 2 las mercaderfas que oportunamente le entregara Almacenes. Despacho habré de archivar definitivamente el original de la Hoja de Ruta, El triplicado del Remito lo envia a Facturacién y el quintu- plicado a Ventas, para que conozca que la entrega se efectud, y lo ad- junte’a la Nota de Pedido que estaba en su poder. 5.5.4, Facturacion Cuando Facturacién recibe el Remito, procedera a valorizarlo y confeccionar las correspondientes Facturas Si por esa Venta correspon de alguna bonificacion especial, distinta a las establecidas en los casos normales, ya le tendrfa que haber llegado una comunicacion al efecto de poder incluirla en Ia Factura, Esa comunicacion deberfa estar firma- da por el funcionario autorizado para conceder la bonificacion. Las Facturas pueden ser emitidas en triplicado. Una vez concluida la emisién de cada Factura, si al pie del Remi- to figura la suma de numero de artfculo y cantidad, se deberd contro- lar que ese total ida con las mismas sumas obtenidas al pie de la Factura, Una vez. finalizada la emision de todas las Facturas se obtendri el importe total de la Facturacién realizada. Ese importe seré comunicado a Contaduria, Al mismo tiempo, Ventas obtendré el total correspondien- te a todas las Notas de Pedido de las cuales haya recibido el quintupli- cado del Remito. Ese total seri comunicado también a Contadurfa.72 Contaduria podrd entonces verificar la coincidencia de ambos to- tales y descubrir asf cualquier error en la facturacion, Verificados los totales, informard tal situacion a Facturacion y retendré esa cifra apro- bada, para verificar luego las registraciones de Cuentas Corrientes. Cuando Facturacion recibe la conformidad de su tarea, envia el o- riginal de la Factura al cliente; el duplicado a Cuentas Corrientes y el triplicado a Cobranzas, En este ultimo sector se archiva la copia reci- bida para iniciar posteriormente la gestién de cobro. El Remito que u- s6 Facturacién es archivado en ese sector, como comprobante de. su actividad. 5.5.5. Registracion En Contabilidad Almacenes se procederé a valorizar —al costo— el original del Remito y @ efectuar los créditos en las subcuentas afecta- das. Es conveniente que por razones de control, esta valorizacion sea verificada por otro empleado distinto al que la efectus, Una vez concluida la registracion, se obtendrin los totales acredi- tados y se confeccionard una minuta de contabilidad por ese importe, Ja que es enviada a Contadurfa. Con anterioridad, si al pie del Remito se incluy6 suma de nimero de articulo y de cantidad, se verificaraé que la sumatoria de esos totales cortespondientes a todos los Remitos pro- cesados, coincide con las sumas de los mismos conceptos, correspon— dientes a las registraciones efectuadas. El original del Remito serd ar- chivado en Contabilidad Almacenes como comprobante de las registra ciones efectuadas. En Cuentas Corrientes, en base al duplicado de la Factura, se ha- bran de realizar los débitos en las subcuentas de los clientes, a la vez que se descargaré de las mismas los importes anotados como Pedidos aprobados y no contabilizados, Por el importe total de las registraciones efectuadas, habré de con- feccionar una minuta de contabilidad que hard llegar a Contadurfa. El duplicado de la Factura lo archivard como comprobante de los débitos efectuados. ‘Cuando Contadurfa reciba las minutas de contabilidad, podré con- trolar la proveniente de Cuentas Corrientes con el importe que le sir- vié para verificar la Facturacion. Con esas minutas de contabilidad re- cibidas habrd de confeccionar los asientos correspondientes en la conta- bilidad general. Esas minutas de contabilidad, como todas las que reci- be Contadurfa, serén archivadas en ese sector para amparar las registra- ciones efectuadas en 1a contabilidad general,3 3.6. VENTA AL CONTADO EN SALON DE VENTAS. En esta forma de Venta se distinguen las siguientes etapas: a) Venta b) Cobranza c) Control y entrega de la mercaderfa d) Registracién 5.6.1, Venta En estos casos el cliente es normalmente atendido por el vende- dor en el salon de ventas. Una vez que la Venta se efectiviza, el vendedor debe confeccionar la Nota de Venta. Este comprobante puede ser emitido por triplicado y debe indicar la cantidad y tipo de mercaderfa vendida, el precio uni- tario y el total. Ademds, tendré la suma total de los precios totales co- rrespondientes a todos los items que se incluyen en la Nota de Venta. Este tltimo importe es el que representa el total de la Venta y serd el que el vendedor anotard en su estadistica de venta que es una hoja re- sumen que est adherida al talonario. En algunos casos se preficre emi- tir la Nota de Venta por cuadruplicado quedando la ultima copia adhe- rida al talonario del vendedor. Este cuadruplicado harfa las veces de es- tadisticas de Ventas. La estadistica de ventas sirve también para que el vendedor controle las comisiones que le habran de liquidar. EI original y el duplicado se entregan al cliente para que abone su compra en la Caja. El triplicado es entregado —por el vendedor— a Em- paque juntamente con la mercaderfa vendida. Es conveniente que las Notas de Venta estén prenumeradas para posibilitar un control més estricto del uso de esos documentos. Ade— mas es conveniente que cada vendedor tenga su propio talonaria de No- tas de Ventas, permitiéndose de esa manera que cada uno se responsa- bilice por las Notas que emite. 5.6.2. Cobranzas El cliente con los dos ejemplares de la Nota de Venta abonard en la Caja su compra. Es desaconsejable Ja practica —en algunos casos fre- cuente— de que el cliente entregue el dinero al vendedor y que éste lo Meve a Caja, Si asi se procediera podria ocurrir que en el ejemplar que queda para el cliente se inscriba un importe superior que en el de Ca- jay de esa manera el vendedor se apropie de la diferencia.4 El cliente entregaré a la Caja los dos ejemplares de la Nota de Ven- tay el dinero. El cajero devolverd el original de la Nota de Venta con un sello de “PAGADO”, juntamente con el vuelto correspondiente. Es probable que el Cajero realice la verificacién aritmética del producto del precio unitario por la cantidad vendida y de la suma de los precios totales que conforman el importe total de la Nota de Ven- ta Ello se facilita st cuenta con una caja registradora que pueda hacer esis operaciones. Incluso esas cajas pueden ir totalizando los importes cobrados por distinas Notas de Venta y hasta ir imputéndolo a distin- tos conceptos —por tipo de articulo, por departamento, etc—. Si se contara con una caja registradora de esas caracteristicas no seria nece- sario que la Nota de Venta se emita por triplicado ya que Caja no necesitarfa una copia por disponer de los totales cobrados que le brin- da la caja registradora. Incluso, en algunos casos, la caja registradora puede imprimir sobre el original de la Nota de Venta el total perci do, en cuyo caso tampoco serfa necesario el sello de “PAGADO”. Si no se dispusiera de una caja registradora que vaya sumande los importes percibidos por el cajero, en Caja quedard el duplicado de la Nota de Venta, 5.6.3. Control y entrega de la mercaderia Con el original sellado o intervenido por Caja, el cliente se pre- senta en Empaque a retirar la mereaderfa adquirida, En Empaque se habré controlado, mientras el cliente esté abonan- do la compra, lo siguiente: a) Que la mercaderfa que se entrega coincida con la que figura en la Nota de Ventas cuyo triplicado ya posee. b) Que los precios unitarios indicados en la Nota de Venta son co- rrectos de acuerdo a la marcacién que tiene la mercaderia 0 a los que figuran en la lista de precios. ¢) La correccién de los célculos aritméticos de la Nota de Venta. Esto lo hard si ese control no es efectuado en Caja, Una vez realizadas estas verificaciones empaquetaré la mercaderfa y le adjuntaré el triplicado de la Nota de Venta, Cuando el cliente se presente a retirar lo comprado, controlard que la Nota de Venta que presenta tiene el sello de “PAGADO” o la intervencion de la caja registradora. Una vez efectuado este control ye- rificara la coincidencia del nimero de 1a Nota de Venta que tiene elo riginal, con el impreso en el triplicado, Asf sabrd cual es el paquete a entregar al cliente,15 Sobre el original y el triplicado de la Nota de Venta colocaré un sello de “ENTREGADO” y dard el paquete correspondiente junta- mente con el original de la Nota de Venta, El triplicado lo manteiidra en un archive transitorio, 5.6.4. Registracion Al fin del dia Empaque sumara el importe de todos los triplica- dos de las Notas de Venta y los remitira, juntamente con esa suma a Contabilidad Almacenes, si se lleva inventario permanente. En Contabilidad Almacenes se habré de valorizar al costo esos tri- plicados y se producirdn las registraciones en las subcuentas correspon- dientes, Aqui también es conveniente que la valorizacién al costo sea revisada por otro empleado distinto al que la efectué, Una vez hechas las registraciones, obtendré la suma total de los créditos contabilizados, Por ese importe confeccionaré una minuta de contabilidad que enviaré a Contadurfa, En la misma puede incluirse como referencia la suma co- rrespondiente a precios de ventas que le informé Empaque. Los tripli- cados de las Notas de Venta quedardn en Contabilidad Almacenes co- mo constancia de los débitos efectuados. Si no se Ilevara inventario permanente, los triplicados de las No- tas de Venta quedardn archivados en Empaque y éste informard la su- ma que obtuvo a Contaduria. Cada vendedor, al fin del dia, obtendré la suma de su estadistica de ventas y en Ventas se consolidardn esas sumas en una suma total. Por ese importe se confeccionard una minuta de contabilidad que se en- viaré a Contadurfa, Laestadfstica de venta 0 los cuadruplicados de las Notas de Venta quedardn adheridas al talonario de cada vendedor. En Caja, al fin del dfa se sumarén los duplicados de la Nota de Venta o se descargaran los totales de la caja registradora. Esos totales serén controlados con la existencia de dinero. Los distintos cajeros rendirén cuenta al Tesoreto quien recibiré el dinero para su custodia y posterior depésito y firmara la planilla del cajero como recibo de lo que éste entregd. Por el total de las sumas obtenidas por cada cajero, se emitird u- na minuta de contabilidad que se cursaré a Contaduria, Contadurfa al recibir las minutas de Contabilidad de Caja y de Ventas, podré controlar su consistencla incluso puede controlarla tam- bién con la suma que pas6 a Empaque o la que figura como referen= cia en la minuta de contabilidad que proviene de la Contabilidad Alma- cenes— y podrd contabilizar las Ventas realizadas en la contabilidad Al- macenes, si se leva inventario permanente, confeccionard el asiento de76 descarga, a valores de costo, en la contabilidad general. 6. COBRANZA 6.1. CONCEPTO La operacién bésica de Cobranza puede conceptualizarse como el conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible —documentado 0 no— (Créditos) en un activo Iiquido (Disponibilida- des). Tiene como origen Ia existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y como resultado la percepcién de dinero o algun titulo representativo de dinero —cheque u orden de Pago—. También suele interpretarse como Cobranza a la documentacién de un crédito ya existente. Se trata, en este caso, de un crédito en cuenta corriente que es cancelado por el deudor mediante la emision de un pagaré. Si bien aqui el cobro efectuado no es definitive, pues se sigue teniendo un crédito y aun no se ha percibido el dinero, también es cierto que la intensidad y las caracterfsticas de la gestion emprendi- da son de similar importancia a las que se requieren para lograr el co- bro en dinero, Por iltimo, podria aceptarse también como operacién bisica de Cobranza el descuento de un documento. A pesar que aqu{ se tienen caracterfsticas que se diferencian con toda nitide2 de una operacién ba- sica de Cobranza, el resultado que produce —transformacién de un Crédito en Disponibilidades— permite que se la trate como una Cobran- za, en lugar de considerarla como una operacién bisica secundaria (fi- nanciera). La operacién basica de Cobranza abarca todas las operaciones que se comprenden desde el momento en que se detecta que un crédito es- ten condiciones de ser cobrado, hasta que los valores resultantes de la Cobranza son ingresados y contabilizados en la empresa, 6.2. DIFERENTES FORMAS DE COBRANZAS La Cobranza puede asumir diversas formas en funcién del tipo de empresa de que se trate, de las caracterfsticas de los deudores, de la radicacién de los montos a cobrar, del volumen de operaciones, etc. Es probable que en una empresa se puedan aplicar mds de un tipo de Co- branza para lograr la cancelacién de los créditos.7 Entre los tipos mas difundidos pueden destacarse los siguientes: a) Cobranza por cobradores En este caso personal de la empresa sale a efectuar la Cobranza directamente en el domicilio del deudor. Alli se percibe el dinero, los cheques 0 los pagarés que firma el deudor, b)Cobranza en Caja En este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa pa- ra realizar el pago de su deuda, Esta forma suele emplearse en los co- mercios minoristas que venden sus mercancfas a crédito, generalmente cancelables al cabo de un mimero determinado de cuotas. ©) Cobranza por correspondencia El deudor envia por correspondencia el importe de su obliga- cién. Normalmente esta Cobranza se recibe en un cheque que ha sido emitido por el deudor de manera tal que elimine cualquier riesgo por extravfo © sustraccién del valor, )Cobranza por repartidores En algunos casos, dada la caracteristica del producto que se co- mercializa, la Cobranza es realizada directamente por el mismo reparti- dor que efecttia la entrega de las mercaderfas vendidas, En realidad es- ta modalidad es una variante de la Cobranza por cobradores, Suele ser usada por empresas que se dedican a la venta de productos alimenti- cios. ©) Cobranza por agencia Es otra variante de la Cobranza por cobradores, En este caso el deudor también es visitado en su domicilio. La diferencia radica en que la Cobranza es realizada por alguna empresa dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con ese fin. En realidad noes una forma muy utilizada, reservandose su uso, generalmente, para el aso de créditos de diffeil realizaci6n, f) Cobranza por depésito bancario En algunos casos el deudor efectia su pago depositando el im- porte adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor, General- Mente en estos casos se usa un modelo de boleta de depdsito especi que tiene una copia més que la habitual. Esa copia de mds queda en poder del banco, quien posteriormente la hace llegar a su cliente para que éste se notifique de la Cobranza que se ha realizado. 8) Cobranza de documentos por medio de un banco Entre los servicios que ofrecen los bancos se encuentra el de Cobranza de Documentos. En estos casos los documentos a cobrar son entregados al banco. Este envia el aviso de vencimiento al librador pa-18 ra que al vencimiento el pago lo efectie directamente en el banco. Cuando el deudor paga, el banco acredita el importe percibido directa- mente en la cuenta de su cliente y notifica a éste del éxito de la ges- tién de Cobranza, Si el documento no fuera cancelado a su vencimien- to, el banco puede encargarse del protesto del mismo. h)Cobranza de exportaciones Cuando el deudor reside en el extranjero la Cobranza se efec— tia normalmente con la intervencién de instituciones bancarias que po- sibilitan la concrecién de la operacién. En estos casos suele usarse la operacién de crédito documentario y en menor grado 1a de remesas. Sea cual fuere el procedimiento segui- do, el crédito se produce sobre la cuenta corriente del acreedor y el banco le notifica la Cobranza efectuada. 6.3. CONTABILIZACION DE LA COBRANZA De todas las operaciones que conforman la cobranza la que que- da asentada en la contabilidad es la que se refiere a la percepcién del dinero 0 de los valores que resultan del cobro. En el caso que documentos a cobrar por la empresa se entreguen a un banco, para que éste se encargue de la Cobranza, es probable que la contabilidad refleje esa transferencia en gestion de cobro, La operacién de cobro dard lugar a que se acredite una cuenta del rubro Créditos. La cuenta sera Deudores por Ventas, Documentos a Cobrar o alguna similar que refleja la indole de la Cobranza efectua- da, La cuenta que se debita habré de indicar el tipo de valor recibi- do, Si se cobré en efectivo, se debitaré Caja. Si se cobré en cheques, se debitard Cheques a Depositar 0 Caja, segtin se use. Si se cobro de forma tal que el importe ingres6 directamente en una cuenta bancaria, se debitaré Banco Cuenta Corriente. Si la cobranza se efectué median- te la recepcion de pagarés, se habra de debitar Documentos a Cabrar, También es probable que se produzca el débito a alguna cuenta de resultado como Descuentos Concedidos, si es que se otorgé una quita por pronto pago. En el caso particular de la Cobranza representada por el descuen- to de documentos de terceros, la cuenta a acreditar seré Documentos a Cobrar, mientras que se debitaré Banco Cuentas Corrientes por el im- porte liquid acreditado por el banco o Intereses Bancarios por los gastos financieros de la operacién. En este caso, la contabilidad debe reflejar también la responsabilidad eventual que representa para la em-719 presa el haber endosado cl documento, dado que si el librador no can- cela la obligacién a su vencimiento, la misma sera debitada de la cuen- ta corriente del endosante. A tales efectos se debita la cuenta Docu- mentos Descontados con crédito a Banco. Documentos Descontados, Para el caso que la cobranza de documentos se efectie por medio de un banco y si se desea que la contabilidad refleje la localizacién de los documentos que se entregan para su cobro, se puede debitar Docu- mentos a Cobrar en Bancos con crédito a Documentos a Cobrar. Esta registracion se hace, bésicamente, para que Documentos a Cobrar indi- que el saldo de los documentos que estin en custodia en la empresa. Las contabilizaciones sefialadas habrin de afectar a las cuentas del Mayor General, pero también deberdn aleanzar a los mayores analiti- cos. Estos pueden ser llevados en un fichero de Deudores por Ventas y en otro de Documentos a Cobrar. Tambign puede ser que estos dos ficheros se rednan en uno solo (utilizando una subcuenta por cliente, donde figure la informacén conjunta por la deuda en cuenta corriente y documentos). El fichero Bancos Cuentas Corrientes se verd afectado cuando la cobranza de los documentos sea realizada a través de ellos. Las contabilizaciones en estos submayores, se efectuard a pat del comprobante basico que respalde la operacién efectuada —copia del recibo, boleta de depdsito, nota de crédito del banca, etc. 6.4, EL CONTROL INTERNO EN LA COBRANZA Las normas de control intemo aplicables en esta operacion basica son suceptibles de clasificarse en dos grupos: las generales de movi-~ mientos de fondos y las propias de la Cobranza. Entre las primeras ya se han seflalado las siguientes: a) Separacin de funciones entre el manejo de fondos y la regis tracion de las transacciones, b)Concentracién de la responsabilidad de la custodia de los fon dos. c) Separacion total de los fondos provenientes de Cobranzas con los destinados a Pagos. 4) Rotacién del personal que interviene en el manejo de fondos, e) Contabilizacion general de las operaciones que implican movi- mientos de fondos. f) Arqueos sorpresivos. g) Conciliacién del extracto bancario.80 Entre las normas propias de la Cobranza, se distinguen las siguientes: a) Utilizacion de recibos prenumerados, Para posibilitar un control estricto sobre la Cobranza, es nece~ sario que los formularios que se utilizan como recibos (ya sea el ofi- cial 0 el provisorio, si se usa) vengan encuadernados en talonarios y prenumerados de imprenta. Una copia de cada recibo extendido debe quedar adherido al talonario como asf también de aquellos que resulta: ron anulados. Ademiés debe instruirse al personal que habrd de emitir recibos para que el uso sea correlativo, es decir sin dejar recibos en blanco para utilizar més adelante. Estas normas de control interno po- sibilitan una eficaz verificacién sobre la Cobranza. Basicamente lo que se debe verificar es que de todo recibo emitido haya llegado una copia a la empresa, Para ello se puede controlar el talonario, por ejemplo cuando el mismo se concluye, observando si to- dos los recibos tienen una copia adherida, sumar el importe de las co- pias y controlar el total con las Cobranzas rendidas, por quien utiliza- ba el talonario, en los dias que abarca el uso del mismo, Otra forma de control consiste en observar diariamente si las co- pias de los recibos que se rinden tienen numeracién correlativa (para e- far que se dejen recibos en blanco) y si el primero de ellos es el pos- terior al dltimo rendido el dia anterior. Los recibos deberan ser firmados por la persona que efectud el co- bro. Para cerrar el ciclo de control, los formularios recibidos de la im- prenta deben ser custodiados por un funcionario responsable (Jefe de Cobranzas) y entregados a quienes los van a utilizar, bajo recibo firma do y cuando demuestren que se esta por concluir el talonario que tie- nen. en uso. bj Liquidacién inmediata de la cobranza Esta norma procura que cuando la Cobranza se realiza fuera de la empresa, los fondos obtenidos Ieguen cuanto antes a la Tesoreria de la empresa 0 en su defecto al Banco. Esto implica que si la Cobranza es realizada por cobradores, la rendicion debe ser diaria. En el caso que los cobradores se trasladen al interior se requiere que diariamente se efectien depésitos o transferen- cias desde los bancos del interior. Concentrando los fondos cobrados lo antes posible, se obtiene un control de Las disponibilidades pertenecientes a la empresa, ademés de permitir la utilizacion transitoria de estos valores con fines ajenos a los de la explotacion. ©) Control de los valores recibidos por correspondencia. El peligro de esta Cobranza radica, que en el momento de reci- hirse los valores no se emite un recibo que ampare el Ingreso. Por tal81 raz6n es conveniente que los valores no se confundan con otro tipo de documentos y que no Ileguen directamente a Caja sin ningin tipo de comprobante Resulta conveniente que la correspondencia sea abierta directamen- te por Secretarfa y que allf se confeccione una planilla con el detalle de los valores recibidos. Pueden hacerse los recibos correspondientes (0- ficiales 0 provisorios si es 1a costumbre), en el caso que el personal de Secretarfa esté capacitado para esos menesteres, De no ser asi, la con feccion del recibo podria derivarse a Cobranzas, Los valores legarén, entonces a la Caja con una copia de los reci- bos 0 una planilla de cobranza. Es decir que Secretarfa actuarfa como un cobrador que recibe los valores, confecciona los recibos (remite el o- riginal al cliente) y practica la liquidacion de la Cobranza ante Tesore- ria, d)Concesién de descuentos por pronto pago. Los descuentos por pronto pago no deben ser autorizados por quien efectiia la Cobranza y emite el recibo, Esta norma pretende e tar el posible fraude que cometeria quien cobrara un importe,e ingre— sara otro inferior, justificando la diferencia —en los recibos que que- dan en poder de la empresa— como un descuento concedido, Al mis- mo tiempo se evita la posible inequidad en la concesién de descuentos, Lo recomendable es que todo descuento por pronto pago esté au- torizado sobre el original del recibo por una persona distinta de quien efectia la Cobranza, Sin embargo, cuando la Cobranza se realiza por cobradores fuera de a empresa, esta norma es de dificil aplicacion, En estos casos puede admitirse que el cobrador calcule el descuento co- rrespondiente, siempre que la forma de célculo (porcentaje) y las con- diciones para su aplicacién (Plazo en el que se debe abonar la deuda Para gozar el descuento) estén debidamente documentadas (figuren en Ja factura que cobra o en el listado de cobranza que le preparan) ©) Endoso restrictivo de los cheques recibidos. A efectos de aplicar una estricta norma de control o de segusi- dad sobre los cheques recibidos, es necesario que no bien se reciba el cheque (ya sea en Caja, en Secretarfa o por el cobrador), se le inserte al dorso un endoso restrictivo. Ello se logra mediante un sello que tenga la leyenda “Unicamente para ser depositado en la cuenta de XX”, De esta manera nadie podré apropiarse del cheque ya que ese endoso res- trictivo significa que el mismo sdlo podra ser depositado en la cuenta de la empresa. £) Cheque para depositar posteriormente, Es una practica habitual que se entreguen cheques cuyo depési- to debe ser postergado y que generalmente se extienden con fecha a-