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Ramon Alberch i Fugueras, Lurdes Boix Llonch Natalia Navarro Sastre, Susanna Vela Palomares Archivos y cultura: manual de dinamizacion TREA Rawow Auman 1 Fousases director del Archivo de InChnad de Barcelo (190) presidente dea onganiacin no gubernametal rchiverossin Froneras (1998) present del Comite Director de Insexcin de Archivos Maniipales de Congo Inermcional de Archivos (2000) Ha pied umerosos ticle de female arhiistica Tees Box Lowen licencia en sors por Unisersidad Astonoma de Barcelona, maser en ‘Architin (1994) especial profesional en Patrimonio uikural porls Universidad de Girona {Goon Fsclctra del Archivo Municipal de scala, Ane coon ambi l Servicio dePalicacones $lavecuperacon y dfn del patron clara Naratia Naas Sasa slieeelada en historia por [nUniversidad Anconoms de Barcelona ymssteren ‘Archaea (1994) prla Universidad ce Gitons Ha impart confers corse sobre ncreacon de "picicons informatics yh taaado en cl abito Elon archivos muniipalsyladifuson clr Es teenie documenta dl Archivo de ages de a Ehputacin de Giron (1998) esas Veta Patna licencia en gadoen Historia medieval porla Universidad Autonoma Je Bareclna Responsable del Serio de Archivos dl CGabicrn de Aor (985), ha poblicado {nstramentos de descrpcn de achvos ha citado fuentes dosemeters relational histoia mmeticral de Anders Actalmente estima dl Comite de Cestones orden del Consjo Internacional de Archivos Bieter + Ht ena Seen esi crema some ee cece re poe erage ites: Sere see ar finencanats enaateigeiirs) ARCHIVOS Y CULTURA: MANUAL DE DINAMIZACION Ramon ALBERCH, Lurdes Borx, Natalia Navanno, Susanna VELA EDICIONES TREA, S. L, BIBLIOTECONOMIA Y ADMINISTRACION CULTURAL 48 © Ramon Alerch, Ludes Bois, Nas Navarro, Susanna Vea, 2001 © deste: Poon Tana 1. Donoso Cons, 7 ajo, 33204 Gin (Asta) Te 98 513452, Fe $8 S13 11 82 Correo eecrénico testis Direc drial Alvaro Dia Hii ‘Produce: Jove Antonio Matin abies: impres Ea (Ove) Ipeesin: Grfcs Apel, (Gia) Ennderacién: Ecundrnaiones Cmaevil 1 (Gi) Depisto legal s-198.2001 ISBN: 497040155 Impeso en Expat Printed n Spin Todos on derechos eservados, No se permite le rprdscn total o parcial de exo, ‘as ncorporactin un siema informe x rans en uaa forma © por cualquier mei, sea se electico, mesic, por ftocopia, por srabacén ‘soto més sn el permis previ por ect de Eos Te, INDICE Ioeroducsia Lavurwecs vi soos Archives, memoria ¥ conocimiento ‘Alganoscemontos de relia 7) Archivos y cultura, in eons yw eps (50 [21) Heo de formas 23). bhogai (25, Raman Alberch Imagen, marketing y comnicaciin Tingen enti de acho [28 Las pol de marketing |), Las plans dea dad (35), Este el paris ye mecnang 36) El merchandng (8) Eat ert elaine 0), Biogas). Ramén Alberch (casa dela memoria y centro de informa coo derecho de acceso: una ava deri de los achivor 8, Exc al servicio de os ‘aros [471 El deaf do snuevoss uti [51], Aneno (51, Bithogrfa 34 Nata Navarro El servicio educative Lov servo educativos: sad de aces [58H seri eae ermal are lacie archivos] Orgeizaciny posta cn marcha dun series [63 Ambit de acts del service pedapgin [66 Actividades peace [6 La ta larchvrel primer contacto com lari yl dacameneacion [70 Tales 70 Taller de hori 7 Tales tecnologios (72). Tllere audios [72], Conese y cette ‘mene [72]. Materiales y prods pdagipicos [3]. Cuadernos de ras dose tend ‘e073. Capea ddcas [74 Malta pegs 7 Kieran [75]. Magus 75). Dramatizaconesyrecreaions 76. Juegs (76) Avdowsuales y nuevas nao 76). [bloga [77 Materiales dein 79). Swans Vela | organizacin de exposciones pos de expssiones [8], Mositos pars una expo (90). Cansei de wa expo ‘ins ue expone pat ue pubico, donde ycusnd? [90 Preparacon ine 92. a a 4s ” 8s Selci de documentos 92). rears y elas material [4 Produc mater [35]. Condiciones mnie gupamsena 1s losis (95, Eguiparint y pretension Ac lon documernes [8], Condiciones deexposicion [7] Actividad pos [99]. Br bloprafa 9) boris ate coneracio de mterale de archivo 100), Avex 10 (Rocko {103) Aneto m (103) Avene [104] Anexo v [105, Swans Vel Hiscoria,ciudadania y turismo cultural « Gudadaiaydemoseacacn dea istora [107] Econo as faces cts de tshisora 1091 Hana oa sn es xis [13) Turina nine ake ‘a l116) La conmmoracio de hehos Maio ino cs sco 13] Ase 2) idiot (337 Lures Boi Din yng dea rin ee ila turn sil 17 nee a apn ls gia wb 9 dso main Ly pains dns). aan ‘owen Erin, Uren meee Boleeats Natalia Navarro nae Tipologia de acividades Susana Vela Bibliogafia general... 107 Bs 159 165 La itera de low archivos en capo de avid cural, nel mpi seid dea palabra, ser en adelante pra nus tru profes una cuestin de ida omar Michel Docs (1983) INTRODUCCION En los iltimos afios a creciente implicacién de los archivos en la gestion de los documentos —favoreciendo una expansin notable dela ciencia archivist ca— no se ha cortespondido con el prevsible impulso a las actividades mas vin culadas a la accién y la dinamizacién cultural, Asi como la preocupacién por la sestin dela documentacién administrativa y el fomento del uso de las recnolo- sias ha experimentado un auge sin precedentes a tradicional funcién cultural se hn ralenizado y s6l0 ha experimentado un cierto impulso en el campo de las pu: blicaciones, las actividades pedagdgicas y; en menor medida, as exposiciones. Razones de oportunidad y de necesidad de priorizar los recursos para dedicar- los preferentemente al tratamiento documental, y también la superior receptivi dad de politicos y gerentes ante el «descubrimiento» de que la archivistica mas re re un excelente aliado para sus politica de rentabilidad, efica ovadora const ¥ eficienca, serfan otras razones que explicarian el limitado progreso que sefala ‘mos en el imbito de las funciones més estrictamente cultuales, Con todo, es evi dente que los archivos, y muy especialmente los municipales, canstituyen un for ‘mdablelaboratorio para evidenciar el importante papel que éstos pueden desempefiar en a denominada sociedad del conocimiento En un momento en que desde los archivos parece consolidarse una decidida puesta para equilibrar su papel de casa de la memoria y centro de informacién, creemos que este manual puede actuar como incentivo para aquellos profesiona les que poco a poco han conseguido normalizar la funcidn archivistica en su ém- bito de trabajo y que pueden afrontar con un cierto optimism el futuro més in- ‘mediato. La estructura del trabajo obedece a la voluntad de abordar las cuestones teéricas de mis calado y de mis fururo con el contrapunco realista de las expe- lencias coneretas que actualmente constituyen ya un notable bagaje. fy, ssomosy cur an los objetivosy ls posbldades de los servicios educatvory de los meen na 8 respettiosa con el pa- no informacion complement, adjuntamos una ioc los libros y articulos de més entidad, Senta Siac eh ios gue Archies cua: manta de dnmicacén 0 coleive, pesado para ofrecer un empenio noua fo atualizad y suerte de sands posildaes qu ofrcen ln archivos par capers net Inner capital ifooatv ue cnseran, Eas sonida mast aaan ae nua ernie al copoly qh as pp Papel de los archivos, Para abe a tema liar esta breve presenta iién nos complace agra- ‘Querido acoger este manual en su prestigiosa co- ARCHIVOS, MEMORIA Y CONOCIMIENTO El objetivo de organizar y conservar adecuadamente los archivos adquire to dda su dimensin ciudadana si asumimos que estos centros colaboran muy direc tamente en la asunci6n, entre otros, de los valores de patrimonio pablico, me- ‘moria,identidad y conocimiento, los cuales, y no por casualidad, se asocian ‘normalmente alas finalidades irrenunciables del moderno concepto de cultur Es evidente, por tanto, la implicacin directa y decisva de los archivos en el fo ‘mento y difusién de valores asumidos por la sociedad como fundamentales, de ‘manera que entiendo importante detenerse, aunque sea brevemente, en analizar cada uno de ellos. Los archivos son patrimonio. A partir del momento en que el sex humano em- picza a dejar constancia escrta en soportes duraderos de todo aquello que en siende relevante pata llevar a cabo su actividad politica o econémica, en realidad ro hace mis que erear de manera espontinea-los archivos, aunque incialmente con la voluntad inequivoca de justficar sus derechos y propiedades y convertr. los en arsenaleslegtimadores del poder. Con el tiempo, la lentasedimentacin de Ja documentacién generada propicié su conservacin en los archivos y la asun- cin de la necesidad de conservarlos en tanto que patrimonio documental de ca- icterhistrico, hecho que se ha visto refeendado por la acttud de los Estados {que han promovido en muchos casos una legslacin especifica para su defensa y proteccién. Es evidente que no todos los documentos generados por las personas fisicas y juridicas © por las instieuciones y empresas tienen valor histico y que s6lo una parce limitada de lo que se produce requerira de su perdurabilidad para el fururo on finaidadesinformativas, culturales(difusién, educacién) o cientticas (inves tigacin). La metadologia archivistca,fundamentalmente mediante la evaluacién 04) cos CULTURA SANLAL De DRAMIZACION documental, resuelve ce manera eficente la necesidad de diferenciar la docu- menracién de uso coyuntural de aquella que contiene elementos informativos que aconsejan su presey. in para el futuro, La mocién de patrimonio documental de caricterhistrico constituye, pues, un ‘alo esencialy basic dels archivos sobre el. que se apoyan los ottos valores que hemos expuesto inicialmente, Sin Ia consolidacién de este patrimonio s posible utilizar su informacin para fomentar la memoria, la identidad y el co. cimiento, Por esta raz6n es muy importante que los archivos euenten con los cursos necesarios para ensanchar el horizonte de recogida de documentos ar. chivosprivados, de empresas, de enidades y asociaciones, entre otros, ya que desta manera se dversfia y enriquece el patrimonio documentl y se abren nue. vas expectativas de uso y explotacin por y para los ciudadanos, democrativan do el acceso al conocimiento, Les rcivos son mamaria La pesepcion dl archivo como depstario de ‘memoir, probleme stbcin ms comtne medina yoo son Ison, estore inci Buea pre de cada vara ne oo atchivs como elements qu gatatan la pot de promorer onsen ss rece a memoria colectva, Cabernet en cuenta gs on aan nae rors lols eines y nacional se reictenesnonenen la ns ta conasvacones frets hist, cleo bende manors a trea memoria de human tl om rr ano dees pon ne sacionles mis emblendco dea Unesco aungucenel fondo sivas ls comin: is eed de constril faur sobe asliar bss oo conocinicmo amp y rico del psa. ELanopéogo Josep Ramon Llober, en na inven en un debate elt vo. memoria entano qu component hiss de ura dl aco eo cxeab asrtadament ls iis dl ue generainet denorinanoe mepey sea también un sectoral cual es necesario diriiese. (221 Anco CULTURA MANUAL De BHAA Por otta parte, esta visualizacn y materiaizacion de la accidn cultural debe complementarse con unos espacios especticos para llevarla a cabo. En este as- _pecto aparecen dos posibilidades no excluyentes, pero que pueden determinat, en Uno w otro e230, el éxito de la accién y, sobre todo, el reconocimiento del papel desemperiado por los profesionales del archivo, En el easo del archivo que no cuen- ta con un espacio propio y especifico, es evidente que no le queda otra opeién que recurte a instalaciones ajena, a pesar del inconveniente, que en este caso ¢s muy comin, de que una parte considerable de la imagen y del éxito dela actividad or- sanizada se asocie a la institucin que la acoge. Valea la experiencia del archivo municipal de Amsterdam, que, en el marco de 1una actuacin cultural continuada, defiende claramente la opcin, cuando sea po- sible, de que la ejecucidn de las actividades, sobre todo de las exposiciones, se lle- ve a cabo en la misma sede del archivo. Aportan el caso de la exposicién «Mon drisan en el rio Amstel, 1892-1912», con motivo del cincuentenario de la muerte del pintor en Nueva York. Celebrada en el afio 1994, evidenci6 para el gran pi bio una cuestién poco conocida: que el céebre pintorviviéveinte aos en Ams- terdam, y permiti6, a su vez, dara conocer su obra a los ciudadanos y visitantes, La exposicion, celebrada en la propia sede del archivo, tuvo 50,000 visitantes y se vendieron casi 10.000 catélogos de la muestra (Pieterse, 1995). Parece obvia, pues a necesidad de contar con un espacio, mas o menos ampli, dentro del propio archivo para llevar a cabo las actividades y que el piblico las perciba como parte de la actividades periddicas de la institucién En los grandes archivos, con amplios espacios y ciertos recursos econmicos y de personal, se tien. dea concebir un espacio de considerables dimensiones —con un minimo de cien metros cuadrados— de caricter polivalente, para ubicat las exposiciones y las ae- tividades del servicio pedagdico o educatvo. Est tipo de instalacin es perfecta- ‘mente perceptible en los archivos generales 0 nacionale, los departamentales fr ‘eses 0 los provinciales espaoles, y cada ver mis en los archivos municipales de las grandes ciudades. En muchos otros casos, el archivo puede contas con una sa la de conferencias que refuerza su presencia en el tejdo cultural de la ciudad, Ademas, en los iltimos aiios ierumpe un nuevo servicio: la tienda dentro del ae- ca la aqua dea informacion. ELobetvo dees ‘peclaién impulse ncalnencen Francia ene eto el ptrionio ‘tiny acco esque los produce los servicios sen lent el Hes pals dans scores dl public, Fe snchitomrensrenelgchrertehndrnetemntr step! vie abchtamenteimpresinible nls archives, basta l punto de eqs jnmalacin dun model eopectico, tnt ora porn pclae deo do- mos como por 0 complaoxpninacio. Ea nlgn exo podem aban area funcin de «quia as nia, po fetes que cn. En. un an- orn tan kano a eno ene seta de ie evades cles com el {los mesos, a implanacin del meiacin cultural est propcandonome- Troe cas, aco, forenand la apa de eras peoeioet noe vas oprenidades de abo ene! bio dea ultra A ured ash eds pe Gh abl pi —frecvenementeenclaboracion concertos y socedaes de enudios lcs Jers de formacién de usuarios. Mis all de a actividades pedagogic, de ue no ocuparosenelcaptal «El ericio educativos hay un plblcoadel- tore gran pio, como ele denomina coménmente ue puede ser rcept- wo cividdes de formacin conrete 7 de aeane en delimited ede Toscusos de paleografa ode fuentes docimenals para la invesigacin pa ralos usuarios ms interetados «cursos Ue archives basic, para gue el uaa poeds entender lon mecanimos de orgaizacin de los fondos doc mental, Con fd, eta fancin formatva iene sm me amplaexpeson en In rganizacin de cartes de metodologin ce ln inventgacio hire, de g- nealogin ode dfsin de a historia local, que enennormalmente una gran tcepsciény que constnuyenatualment a pdcticn ms conslidada de acer Carlos archivos los cindadans, Acnsncatne OLAZDLA F Hoi des EL archvero municipal como agente clr Reflexiones en turmoa una probleme VI Jada de Arcs Manipal, Gea: Ayuntamiento, 1991, penis. ————_———— t—“‘i—O pa ancyos CULTURA MANUAL EDINA usec Foutns, Ramon: aria de es membres Flos Arai, aroma: Ei. Uri ‘niverstart 2000 pp 23-29. anne nee Ramn Catz Ms: Archvest Los docmenton dl poder pode de Tes dosent Mad: Ninna Eiri 1999 a a Boats, ane cuss Rene Pers El porame st 2 a ca une peopona, Higa Revt xan frist 19 (1998) PP. 273 sree ena 5 rodsin en coelan0 ca pina we rman a Seen adam claro exci posle, I Jorma de Arcos Mi a ts larch onal enor cara Colas, 1998p. 57-2. a ae te Bl arhvere como nvsigador blanc eesti de ds dada de A fomadas de Arcos Nips Blacher bulacey pepe, Vaden 2008, pp 99-113 onan ee eet des archives manips asiuron carl, Gai det A vue 16D-6h (Ly 2 ements 1993) p45. ea ce Lox ren, etron Wacoal de cour, ocenton decks aon ee i cmon de vcs, Sm Sb 199, 7 mpl mecaowrafiade Fe et remember ad fp cies enya cue America Archi a 38,42 3 (1990) pe. 378393 Fannin melonon qe we Lace en el mend gene, Care the word of vost rina: Oficina de candiaruraBareona 2001, 1996 er ee ax ares apes Lex Lx e més passa big Hii a Me ‘Coats de Archies, 64 1 ees 199) pp 5-23 Lea ces Hltry and Memery, Nova York Columba Univery Pres 192 eee eae dan ol iin Alun refines pees nel amo Tarr ahve Archon cindadanos yeaa Toad: Anabad CasillLa Mancha, 199, pp. 29-54 aon yM. Anna Busts Fost: Esa no ea ari demi ‘gal, Revista ctalona Faria, 1 (1997) pp. 253279 ce eels ange dei, ial Revi catalan dois 9 (1995127 18, enn, Amend Escripta de a mma memévies de Prt. De Pre del obits i area Tasrpns ima, alec: Publicaciones el Seminar Inara de Eon Sobre Cara Fatt, colecion Arc 41999. ee tuscan: De paper pour ee, evn dt pair permanent on Foe Ps Pion de Cercle dea Labrie, 1990 Pe gnclmin: apc il dfn, gal: Revit catalan Sess xn cmon arin con meri, Germs Maren civ, ain de "hiveror de Catt, Univerisad de Gerona, 199. a rae mons politique dpi, Report ax mina dex, Pa Ta Documentation Fraga, 192. ances -Achvrounftecnlogs le Inne como motor de camo dei ara kno XI Joma de Arcs Mancina Archi of entoro cel ren pope de hechiern Municipals de Madi 1998, pp 91-112 ea 10 (1995p 189 IMAGEN, MARKETING Y COMUNICACION pareeevdente qu uno de os absculos de mas relieve gue dificultan la «nor snluzcidan dels atchivos proven del secular arraigo de ws ppercepcion pi map la funcionarhivitica que uct ene el etereod ¥ la invisibil thee Ta nagen cindadana del mando dels archivos corresponds la mayoria a eae dx posidades no neceariamentexlayenis de una OT 0” Menge vieulan los archivos con unos expacis Fiios donde st acumulan gran rr Matamenes de documentos yen cuyo marco se emprenden enjundiosos estu- tapos ado para e soy disfrate de una minoria emia, Este Ja del sara que eproduce» materiales de alto calado cientiis, Po incomprensibles siya a mayora del cindadana 5 altamente pesmi 7 O08 puede satsfa te go de algunos archivers-hstoradoresyperpeuar la margnacion social de os archivos. ana vision noes en ning caso ms optimists ls archivos permane aiden el marco de un desconociminto general sobre sus obeivon aaa ete sentido cabesefalar qu el ludadano, pro también wns TNE srcial de lor gestores y politicos, ienen grandes difiultades par cestablecer, for ejemplo, una corecacién posiva entre sus necesidades de informacion —de aos edminisraia o curat—~ y 1a existencia de un servicio de archivos ply eian Esta constatac6n,deliberadamentepesimist, cefueraa Ta creencia de gus a pea del importante eserzo de conieniacion leva cabo a par dear gatoncotdiana de los archivos y los documentos hecho as, indw- eee ey redondado en unineremento del pestigi del sectors S00 aoe paraca eincaso, sacrificada de los profesionales sige send wn sees lent aunque certamente s6lido, de mejorar la pereepc6n ave I sie dad tiene de los archivos. (28) ances YUNA. MASA DE DRAAEACEN [IMAGEN E IDENTIDAD [Link] ARCHIVOS Por todo ello es evidente que para provocar un cambio sustancal de estas tuacién —sobre todo en cuanto al ritmo de las transformaciones que deben o rarse en el sector— necesitamos elaborar un plan estratégica de promocién de imagen del archivo y asumir que la consecucién de este objetivo pasa primoy dlialmente por contar con una imagen ¢ identidad institucional plenamente con solidadas. Y esto supone plantearnos el sano ejercicio de reflexionar sobre nue tro trabajo, nuestros recursos y nuestros potenciales clientes para definir precisin los rasgos y valores distintivos que atesoran los archivos y que prete «demos proyectar de manera clara ysinttica ala sociedad. La sistematizacin o jetiva de los rasgos de identidad deberia ser el resultado de un proceso de re xin sobre el trabajo que se desarrolla, pero también comporta la inevitable formulacién de un proyecto de futuro. Otra cuestién es que la identidad que be xyamos definido se reflee en la sociedad en forma de una imagen que no tiene (que ser necesariamente postiva, En este sentido, debemos asumir que el desarrollo desigual, frecuentemente "un marco poco favorable, de los archivos ha propiciado que la imagen que hem reflejado sea poco estructurada, y, por tanto, indefinida y con serias dificultad para evidenciar su usilidad incluso en términos meramente précticos. Esta cons tatacién, obvia por otra parte, reclama una mayor atencién de los profesor hacia las tareas de planificacin de politcas de identidad e imagen institucional zadas. Como seiala Maria del Carmen Valdés «la funcién de la programacién la imagen no es encubrir la realidad, ocutarla 0 adornarla, sino enfatizar los lores de identidad efectivamente asumidos por la institucién para que sean perci bidos por el piblico» (Valdés, 1999) Es evidente que la mayoria de las instiuciones culturalestradicionales tiene lastre de una imagen ciudadana poco favorable, en la mayoria de los casos {que ve sigue asocindolas a épocas pretéitas y a planteamientos eaducos yt rnochados. Durante mucho tiempo la evocacién de un lugar oscuro y leno de -v0 se asociaba, por igual, a archivos, bibliotecas y museos, percibidos mul negativamente por los ciudadanos, incluso aquéllos a los que se supone un i nnegable nivel cultural: «Paul Valéry detestaba los museos. La tristeza y el ab rrimiento que experimentaba al visitar cualquiera de estas insticuciones sons timientos ain compartidos por un gran nimera de personas, Ha existido en inconsciente colectivo —y en cierta medida ain existe— una imagen ester mvc MARKETING ¥COMMNCAEON 29] sda del museo como un lugar oscuto, cerrado, polvoriento y slencioso. Alguien Pe legado a definirlos como “males necesarios” o “asilos péstumos"» (Inista, 1994), Con el tiempo, este sambenito ha ido desapareciendo paulatinamente en fs medida que estos servicios han renovado sus instalaciones y sus politicas de apertura hacia los ciudadanos. "ina actualidad la conformaciGn de a identidad institucional precisa, pues, de ‘una actuacién concertada en el Ambito de la motivacin del personal, el marke fing, la comunicacién y las politcas de calidad, entre otras. En este sentido es ob via la necesidad de formular una adecuada politica de comunicacién que perm th una elacion planificada, continuada y profesional con los medios de comunicacin, ea prensa radio o television, Cabe tener en cuenta que la ausencia de una poli- fica de informacién y rlaciones pablicas conlleva que, en algunos casos, la pro= pia diversdad ypluralidad de los «productos» y de los clientes de un archivo pue- tian convertise en factores que, lejos de beneficiar la formacién de una imagen niki y precisa, provoquen por el contrario un efecto de polarizacién. Por todo cll, parece sensato avanzas inicialmente de manera prioritaria en los trabajos que permitan ororgar un papel relevante a la definici de la identidad insticucional. or otra parte, en el momento de procedee a impulsar una actuacién encami- sada a potenciat la identdad e imagen de archivo, deberiamos preguntarnos so- bre Ia idoneidad de la ubica ministraciones piblicas 0 de la empresa privada. O dicho de otra manera: zel tradicional emplazamiento de ls archivos en el mbito de las instituciones de cul- tra redunda efectivamente en una mejora de su imagen cindadana? Si aceptica mos que la funcién cultural constitaye el Gnico cometido de los archivos, la res- puesta seria ciertamenteafirmatva. Pero si asumimos como ciertas las reflexiones presentadas en el primer capitulo (+Archivos, memoria y conocimiento»), resul> ta evident la riqueea y plaralidad de la actual funcién social de los archivos. Debemos asumix, pucs, que el emplazamiento del servicio de archivos en la es- tructura de las onganizaciones es un tema de vital importancia y que, desgraciada- mente, slo en Ios iltimos afios ha pasado a formar parte de sus estrategias de ac ‘uacin y promocién, Es evidente que la tradicional adscripcién de los servicios de archivo a areas osectores de marcado caricter hst6rico-cultural ha conllevado una Jectura parcial desu funcién y ha propiciado a menudo dos hechos de graves con- secuencias: en primer lugar, la idemtficacin excesiva de la archivistica eon la pre~ ‘ocupacién por la documentacién eminentemente historia, recortando sustancial> ‘mente su dmbito de aplicacién y reduciéndola en la mayoria de los casos a una fn organics de los archivos en el ambito de las 130) ARCHOS CULTURE MANUAL DF NAMA préctica eliista y eradita; en segundo lugar, ha colocado los archivos en a cltimg ‘posicién en las prioridades dela agenda politica o gerencial; silos servicios de ‘ura —y en este caso me refiero, naturalmente, a la administracin piblica— «asi siempre la cenicienta del cuento, los archivos devienen, incluso en estes lim eslabén en la escala de interess culturales, ya que tradicionalment se ntepone la superior «rentabilidad» de imagen y prestigio socal de los museos, bs bliotecas, teatros uw otras manifestaciones culrurales, De estas reflexiones —con todas las excepciones que puedan darse en vn a to frecuentemente complejo como es el mundo de la cultura puede derivarse sitimamente una conclusin razonablemente caherente; los archivos, en tanto q servicio central, de caricter transversal einterdepartamental, deberian adscrbi 8 Organos generalistas y de alcance global, como podrian ser presidenci, func Pablica, servicios generalese, incluso, secreearia general en las instituciones piblis «3s, o gerencia y presidencia, en las empresas privadas. Entendemos que la cripciny la ubicacionjerérquica dl servicio de archivo deviene un factor muy levante para desempetiar un indiscutido liderazgo en la gestion documentaly en funcién euleural, de manera que pueda dorarse de la facultad de jercer sus cor ambios de la oganizacin en la que desempeta su labor. mnamiento estraégico del archivo en el seno de la organizacion beria corresponderse con el establecimiento de un nuevo paradigma en la org zacién de sus servicios. En nuestra cultura organizativa hemos asumido la sidad de contar con secciones 6 departamentos de descripcién, conservaci ‘mantenimiento, microfilmacién y digitalizacin, entre otros, pero hasta f _muy recientes se ha prestado poca atencidn a la creacin de servicios mas final tas, pensados para atender las necesidades més prosaicas de nuestros usuarios con la voluntad de «democratizar» faciltarel acceso a la informacion Dela misma manera que, como hemos visto, en Francia se ha impulsado lac cid de fos servicios educativos en los archivos departamentales, o en Catal hhan arraigado los denominadostalleres de bistoria, ambos en sintonia con la ‘esidad de utilizar los documentos para la enseitarza ditigida al piblico escol seria necesario plantearse la generalizacién de ls servicios de orientaciGn, a sess a xray de marketing se bas nl armonia de una serie dev lo prdcos que se pedan dein rein alan ei Sec need nm pvc, coe nies imc pe tli cpn dey con a ina win elena one y apna smn Sela eos Senn dsetn po objevosyrelado carrentals ach tm eeriet que d bende resado fencer cig de xl Sided els infrmacn, qu comity ea dean isn prec br Con odo ce eer en cet que pls doy avs cad ed tie ca canto a proedenc snrety loqut cles, como rein, in nena de emeender emo que corlaconen plied uta «on los medios con que cuenta el archivo, LOS PLANES DE-CALIDAD 7 lidad de aplicar planes de calidad Hasta hace unos pocos alos referirse a la posibilidad de apl cx los archivos podia parecer n cruel sareasmo. Con todo, en la actualidad son ca 4a vez mis los archivos que han asumido una notable dignificacin de ls infraes: tructuras y de los recursos humanos y econémicos y que, por tanto, stn en con- fe ARCO CTR NASAL DE INAMIZACN diciones de afrontar este reto con garantias de éxito, Asi pues, la ereiente norma: lizacién det sector profesional y la apuesta decidida por parte de las organizaciones| mas innovadoras por ofrecer asus clientes unos servicios de calidad coloca este obs jetivo entre los proyectos mis urgentes para acometera corto y medio plazo. abe tener en cuenta que la nocin de calidad toral es un concepra impulsadg) desde el mbito de la empresa privada y que en un breve lapso de tiempo ha ges ‘nerado una fuerte adhesin desde las administraciones pablias interesadas en ins ‘woducir indicadores de calidad que permitieran med a eficaiay la eficiencia de sus servicios. Sintéticamente, el concepto de calidad total se fundamenta en lo principios de orientacin al cliente (externo e interno), orientacién alas personas, ‘rientacign proactiva(planificacién), gestién por procesos, mejora continua (eis clo de Deming) y gestién por hechos y datos (indicadores y medias) (Roig, 1997). En el caso de los archivos, un plan de calidad debe ie ma allé de a implantacion, se un sistema de gest integral dela documentacién y la infotmacin, si bien es evidente que esta aportacién a la organizaciGn constituye un elemento sustancial cen los estindares de calidad de wn servicio de archivos, ‘Veamos brevemente los elementos bisicos en la aplicacién de un plan de eax lidad en un archivo, partiendo de la experiencia concreta del plan aplicado en. el Archivo Municipal de Barcelona desde el aio 1998, En primer lugar, del ‘mos indicar que todo plan de calidad precisa iniialmente de la definicion de los instrumentos basicos, los objetivos que se desean aleanzary la difusion del p yecto ala organizacién y a los usuarios. Sintéticamente, el proceso se caractes riaa por: 8), Elaboracion de un catilogo que idetifique os servicios que el archivo presta ¥ que pueden agruparseen tes grandes bloques: servicios de acceso 0 consul 'a, servicio de reproduccién de documentos y servicios de difusin cultural by) Establecimiento de un estindar de calidad susceptible de ser medido y ev luado para cada uno de los servicios con el compromiso de cumplimie «}Difusion del compromiso del archive con los ciudadanos mediante la carta de servicios. 4) Disponibildad de un procedimiento para atender las quejasy sugerencas se deriven del compromiso asumido (generalmente buzones stuados en la entradas de los archivos, con formularios especificos para failitr su fot lizacion y compromiso de respuesta personalizads en un tiempo prudencial ©), Formacién eimplicacin de rodo el personal del archivo, desde los altos e 120s directivos hasta el personal subalterno o de servicios, IMAGEN MARKETING ¥COMUNICNCON 15] neste proceso es muy importante la confeccién de la carta de servicios ya que consttuye una prueba evidente dl compromiso con los ciudadanos para que éstos jpuedan tener un eferente objetivo de sus derechos y obligacones. El proceso de ela- foracién de una carta de servicios abarca las siguientes fases:investigacin de las cxpectativas y percepciones de los usuarios respecto alos productos o servicios ofre- ‘Hos identficacin de los productos ofrecidos y estableimiento de los estandares {que garanticen que los servicios satisfacen las expectativasnecesidades de los usua- ios evaluacién del nivel actual de los servicios, mediante un sistema de indicado fes que nos permitan evaluar el nivel de eumplimiento de os estindares propuestos alos diferentes procesos;redaccion y aprobacién de la carta de servicios; plan de ‘comunicaciéns publicacine implantacion de la carta de servicios del archivo (Al- berch, 1999). “También es interesante proceder iniialmente a la realizaci6n de una encuesta ‘entre los usvarios con la finalidad de conocer de manera andnima sus expectati- sus y sus necesidades, Podemos citar el caso concreto del archivo municipal de Barcelona, que lev6 a cabo entre los dias 8 a 19 de marzo del aio 1999 una en cesta para evaluae la calidad de sus servicios sobre una muestra de 673 cuestio ratios en el marco de los dace centros que conforman el aludido archivo munici pal Entre los datos generalesdestaca el hecho de que la mitad de los usuarios que fespondieron la encuesta tenian entre 18 y 45 afios,repartidos de manera equita tiva entre ambos sexos. Entre los motivos que les llevaban a consultar un archivo se producia una cierta igualdad entre los motivos profesionales (157), a inves icin (181) y los estudios (205), y, en menor medida, las consultas administra tivas (37) y diferentes y varios motivos (39) En cuanto ala valoracién de los ciudadanos sobre ls servicios ofrecidos por el. archivo se analizaron las siguientes variables, y se midi6 su importancia pata los + Lasinstalaciones: comodidad (7,46), sefalizacin (6,66), inforracin (7,18), ‘conservaci6n (8,11), guias (7,78) y medios (7,53). + Los sistemas de informacién: precsin (8,5), opinion de la derivacin (7,36), reproducciones (7,95) y tasas percibidas por los servicios (6,93). + Opinion sobre la atenciénrecibida: rapide (8,23), apoyo reibido (8,3), ho- ratios (7,89), vatiedad de servicios (7,54), canales de acceso al archivo (7,3), conocimientos del personal (8,26) y peticiones de consulta (7,16) + Valoracién del personal del archivo: atencién (8,56), rato (8,5) y personal am. bs) Finalmente se valoraba el conocimiento de otros archivos dela ciudad y la ccuencia de visita al archivo (el 75 % eran usuarios esporddicos), y la encuesta nalizaba con un apartado destinado a recoger sugerencias que no quedaran ‘enidas en las preguntas del evestionario. La valoracié en un instrumento muy efieaz para la sistemati de esta encuesa se conv yactualzacign de los promisos adquiridos con los usuarios. Entre los archivos que cuentan actual te (abril de 2001) con planes de calidad perfectamente planificados y que o tun catalogo sistemiitico de servicios podemos destacar los Ayuntamientos de celona y Terrassa (1998), Alcobendas (1999) y el Archivo Regional de la Co nidad de Madrid (Cerdé; Rodriguez, 1999), [ENTRE HL PATROCINIO Y EL MECENAZGO Frecuentemente me he eferido a la necesidad de superar la tentacin del ais liculas antiguas, Finalmente se abriria un émbito may variado, basado en law lacién de imagenes o logotipos del archivo para productos multimedia, pins, lipices, gomas, marcadores, calendarios, agendas, recortables, reproducciones de selos y un sinfin de posibilidades basadas en la documentacién iconografi- finan EL MERCHANDISING ‘Hasta hace unos pocos afos refertse ala prctica del merchandising sig ba aludira una prdcticaenraizada s6lo en el mundo de los museos, Cabe tenet ‘cuenta que la mayoria de museos americans y europeos cuentan con servicios venta de productos propios y que el extraordinario incremento de esta activi haa implicado que el e6digo deontol6gico del 1COM (Consejo Internacional de seos) contemple unas normas que deben regr las actividades comerciales. Por ontario, el panorama archiviico eatin desolador: Ls ifclades oben los archivos por normalizar su situacin, la persstencia de una vsin excluy temente conservacionista del patrimonio documentaly la tendencia a con 401 xcs Yeo URA AL DE DANZA a antigua (felicitaciones de navidad, carteles de propaganda comercial, ve satiticos,cantos reigiosos ilustrados). ENTRELA LITERATURA ¥ EL CINE En este mismo capitulo nos hemos referido ala necesidad de impulsar una tidad institucional del archivo con el objetivo de romper con los topicos tradi nales y ofrecer una imagen alos ciudadanos ms acorde con nuestra realidad, tal. Con todo, es evidente que la pervivencia durante mucho tiempo de laid el archivo como un lugar oscuro y lleno de polvo, y del archivero como la de ‘rudito alejado de la realidad se ha reflejado en diferentes novelas y peliculas qu ciertamente, han difundido una imagen poco positiva del sector. Sin énimo exhaustividad, presentamos una serie de casos concretos que permiten calibra ‘evalua esta situacér 'M. del Carmen Cayetano —a quien seguiremos basicamente en esta dese ién— nos presenta un répido recortido por el mundo de la letras para ident cat el espacio que en él ocupan los archives, y confirma el profundo arraiga: los t6picos al uso: la vision de los archivos alterna entre su consideracién: lugares seguros y secretos, donde se guardan cosas valiosas, a espacios li y sombrios. Esta visin negativa se muestra con toda erudeva en tna frase ‘mecedora recogida por Jonge Sines en su Diccionario de Agudecas, Dichos y rrencias en que se define el archivo como el «cementerio de documentos des donde los muertos gobiernan a los vives». No sale mejor parado el atchivera las escasasalusiones en que aparece en las obras de Benito Pérez Galdés y en dos los nombres de J. Saramago. Esta imagen del archivo como custodio del pasado, frecuentemente con negativos, aparece en obras de autores de notable entidad, como Carmen Mar Gaite (Lo raro es vivir), Antonio Muitoz Molina (Plenilunio) y Gabriel Gat ‘Marquez (Cien aios de soledad). Por su parte, otros aurores presentan ela y su profesional con trazos mas amables; Ramén J. Sender, en su célebre Wit en el Cantén, otorga al archivo una dimensiGn positiva poco cortiente: los legajos del Archivo Municipal emblaba toda la historia de Cartagena. evento de Quim Monzé «El Amor», dentro de ss obra El por qué de la protagonista es una archivera que vive una historia de amores y desamores tun futbolistaatractivo e ineligente. La archivera de Monz6 es «una mujer coats y castellano; El Archivero de Martha Cooley (1999), con edicién en in- ee ae 0s 0 médicos, también constata se presenta de ellos. [Algunos profesionales de los archivos se muestran pesimistas por lo que se re- fiee a la posibilidad de mejorar la percepci6n socal de los archivos y los archi- ‘eros, y earacterizan como funestas para su imagen las controversia archiviti- ‘as que han salpicado el mundo profesional en los afios finales del siglo xx: “Noticias, ariculos, apasionadas tertulias, hasta programas de televisin se han hecho eco de las baallas entre administraciones por determinados archivos no- biliarios, de contiendas por Ia ausencia de una bandera en las almenas de un cas: tillo o de ofensivas nacionalistas que exigfan el traslado de documentos de iden- tidad o que promovian el inchamiento socal de archiverosalineados con el pérfido centralismo, Y este céctel explosivo ha tenido funestas consecuencias en el mun dd de os archivos y en la carrera administrativa de los archiveros» (Martinez Gar- ia, 1999), Entodo caso, parece evdente que los profesionales de los archivos debemos su perar la entacion de asumir determinadas acticudes victimistas —sin por ello ne- barlos deficits abjetivos que lastran atin el ector—y planificar una estraegia de ‘municipal de Palafrugellconfima que el archivo puede see noticia —y Positiva—, como lo prueba el hecho de queen el aio 1998 este servicio de a ‘vo apareci6 103 veces en medios de comunicaciin, concretamente 43 veces, ‘noticia, 24, como recurso informativo, 3, como colaborador de los medion {tes como protagonista exclusiva. Y es que es necesario que tengamios enc {2 que los medios de comunicacién son acrualmente un valioso elemento para difusion y la imagen de los archivos municipales, para consegue que estén Dresentes en la sociedad y mis valorados, y nos facilten, por tanto, poder le ‘ cabo el resto de funciones que tenemos encomendadas» (Sauri, 1998). Incluso en una vision mas economicista y tecnolégica, los documentos de chivo son un capital en ala: «Si treinta minutos de una telecomedia le cuestan ta css 0a a Fox medio millon de délares, no hay que ser muy sabio para cir que sus archivos de, digamos, diez mil horas de material flmado puede fzatse para obtener nuevos ingress, Incluso valorando los vicjos bits muy por bajo, en la cincuenteava parte del coste de los nuevos el valor del archive, +4 los 200 millones de d6lares. No esta nada mal» (Negroponte, 2000), [BIBLIOGRAFA ‘ete de lune cnfvenc internationale de Table Rondes des Archives es rhe le relations pubes, Oeawa, 1974 Pais Consejo Internacional de Archives 9 ‘AcuBAGALDE Ds det = Ac cla rene a anc claral? Ln mo de date pale sionals! Cologwio Interacional de Arcs, Sn Sebstn,193, Yep. Eeenpas wn sat, ‘Ameer Fst Ramon: El Pa de quale Cara de Serves de Ars Manipal de ary Yona, ig. Revit catalne darn, 151999) pp. 77H ;Amplain del so soil elon archivos estates y perspectives Sono Internacional de Arar de Trai les, Rio de ar, abel 2000, 14 pp. Beplr meena owns) Rast, Jan Gees cla partenariat vii, Es arene Pesaro cto, a selon: Asiocai Arner de Catalunya, 1995p I-15, osou Pa, Nii: La dificult lcci de rode debt un propost por Pi ‘iv Mancipal de Bacslons, Barcelona: Mister en Arce, 1996 ocal Ferck La dfiion ds archives histori un le edai culture exerce dame ne perspective meratiqu>,Rfeion arhitigues ect. 198% pp. 25 8 {Crtok Die, uo: Desa de presentaciones muted nacivon Un nuevo recuso did <2, Congres Internacional sobre Sistemas de Informacion Hidrica, Vitra Ganen ona reales de Alara, 1997, pp 437-47 IsiAcEN MARKETING YCOMLNICACION (43) —_—— in Ro Bans ac cL cr dei (27a decompo cone cada, At del Con Nal de Anaad, Fra xn (1999) 5 pp. 223236 Sze tot rea, Wet: La agen dels archivos en lie. Te elo, Bolt Abad 0, rei ai fesin de archivera, Pre: 2m I Jad ri ees roi es vives municipales, Getafe, 1991, pp. 83-87. fe a pechirer acon cael aren Cae des Archies 1161 (1°92 nn, Aa: Arches, saunter lies in 0 hee junicipals: Pexperiéncia de I’Arxiu Mu- st a eo Poche, dacmonaines ot ecb aris: Unesco, 1988. eee eee EAR trio dds cs, Tk: And Cie. March, 99 CASA DE LA MEMORIA Y CENTRO DE INFORMACION La consideracin de los archivos ha fluctuado, hasta fechas muy recientes, en tuna alterancia que primaba su vertient juridico-administrativa o histérico-cul- tural, de manera que dficilmente se producia una visin equilibrada de lo que po- dviamos considerar sus dos funciones bisicas. Es en ls limos alos cuando asis- timos a un proceso de normalizacién que potencia la denominada archivistica integrada, es decit, una foncién que otorga la misma consideracin alos archivos ‘en tanto que depositaros de la memoria hist6ricae instrumentoseficientes para reatabilizar el inmenso capital informativo que atesoran. En este capitulo presentamos una panorimica de la tipologfa de usuarios de los archivos, constatando su crecimiento en los dimos aftos, fundamentalmen- te por lo que se refiere alos usuarios aficionados, que se interesan mayoritaria~ mente por los estudios genealdgicos. En este sentido, es evidente la necesidad de ‘onocet la procedencia y los intreses de un piblico cada vez mas amplio y, por tanto, programar actividades culturales que respondan a las exigencias de este ‘recente sector de usuarios. FELDERECHO DE AOCESO:UNA NUEVA DIMENSION DE LOS ARCHIVOS. El libre acceso de los ciudadanos a los archivos y documentos es un derecho demoeritien basico reconocido en el aticulo 105 b de la Constitucién Espafio- la del aio 1978 y desarrollado posteriormente, aunque de manera parcial y frag mentaria, en una serie de disposiciones normativas que pretenden concretar el aleance de esta formulacién constitucional. En concreto nos referimos ala Ley de Patrimonio Histérico Espatiol del afio 1985, la Ley de Régimen Juridico de {as Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrative Comin so 19925 la Ley Onginice de Proteccin de Datos de carcter personal —g sustituye a la LoRrAD (1992)— del afi 1998, ¥ Promorer la participacién ciudadana, y que un Estado autondmico debe Pulsar la recuperacin de la memoria de ls pueblos y repiones. Asi pues, la mative actual, clertamente mejorabl, apusta por potenciar la invertigaciom, historia local, la conservacin del patrimonio y fomentar una nueva dimension los archives. Para conseguir que los archivos cumplan esta doble funcin de casa de la ‘moria y centro de informacign es necesario que se articulen los mecanismos 'saranticen la efetividad del derecho de acceso en tanto que principio prof mente democritico. Es obvio que, mis alli de a necesidad de adecuar Ix nor tiva de manera que el derecho de libre acceso sea la regla general y no la ex

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