Universidad de la Defensa Nacional
CRUC-IUA - Facultad de Ciencias de la Administración
Asignatura: ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.
Carreras: Licenciatura en RR. HH. – Período lectivo 2023
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ANÁLISIS DE PUESTO una herramienta de RR. HH.
Un elemento imprescindible a desarrollar por la empresa es el
referido a la Estructura Organizacional, con el organigrama como
representación gráfica, y con los roles que deben desempeñar las
personas dentro de esa Estructura organizacional, esta herramienta se
plasma con el “Diseño y Análisis de puesto”.
Es elemental contar con herramientas que posibiliten arbitrar las
medidas convenientes para integrar la dotación de RR. HH., y esta es una
de ellas, junto a otras como ser el ya mencionado Organigrama, un
Inventario de Personal, un Flujograma administrativo, y un importante
volumen de información, que finamente se aplicará para definir un
PUESTO DE TRABAJO.
El “Análisis de puestos” (algunos autores desarrollan el tema como
“Diseño y Análisis de puestos” o solamente como “Descripción de
puesto”), es el proceso en general para obtener información acerca de los
puestos de trabajo, mediante la determinación de los deberes, las tareas,
actividades, o requerimientos de los mismos, y comprende a la vez de dos
partes principales; LA DESCRIPCION DE PUESTO Y LA
ESPECIFICACIÓN DE PUESTO, además de considerar otras cuestiones
que desarrollaremos más adelante.
El Análisis de puesto no tiene consideración, en cierta forma, de la
persona, como individuo, que vaya a ocupar el puesto de trabajo, sino del
puesto en sí; en este sentido, en primer lugar, se enfoca en la
“DESCRIPCIÓN DE PUESTO”, que resumiendo “no habla de la persona,
sino del trabajo que se hace en el puesto”. Y, cuando decimos del trabajo,
eso significa de todas las actividades inherentes a ese puesto, desde la
más mínima hasta la principal.
El procedimiento general –analizar-, implica investigar de manera
sistemática los puestos mediante el seguimiento de una serie de pasos
procedimentales. Cuando se ha concluido el proceso, se obtiene como
resultado un informe escrito en el que se resume toda la información
obtenida de ese pormenorizado análisis. Los gerentes de RR. HH. utilizan
esta información para desarrollar otro paso importante: definir las
competencias, las habilidades, el estudio formal, la experiencia, que
debería tener “quien ocupa un determinado puesto de trabajo”, o sea en
este punto es importante destacar que “hablamos de la persona en sí, no
del puesto ni de las tareas que se realizan en dicho puesto”; en definitiva,
hablamos de ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO, nos enfocamos en los
conocimientos que tiene que tener la persona que está en tal o cual
puesto [Link], como bien decimos, esto forma parte de un proceso
general, es que dicho “Análisis de puesto”, se complementa con aquellas
cuestiones que la organización, a través de la implementación de sus
políticas de RR. HH. ha definido para la misma, y que finalmente tendrá
que detectarla en los postulantes, integrando toda la información que
finalmente se resumirá en un “PERFIL DEL PUESTO”, que es lo que
finalmente se publicará para reclutar postulantes, y continuar con el
proceso de incorporación al plantel.
En esta línea (Especificación del puesto), hablamos como aquellas
aptitudes, actitudes, perfiles profesionales, necesidades de desarrollo de
una carrera profesional; también aquí podemos mencionar aspectos como
“capacidad de Liderazgo”, potencial, para acceder a determinado cargo,
expectativas de la/el empleada/empleado a ingresar con respecto a la
organización, adaptabilidad o polivalencia.
El Análisis de puestos, se complementa con el Diseño de puestos, el
cual refleja los diversos factores que inciden sobre un puesto de trabajo a
definir. Se deberán consideran aspectos tecnológicos, económicos,
materiales, ergonométricos, de organización, de salud, de higiene y
seguridad en el ámbito laboral y de bienestar de las personas… ¿será
mucha información para recabar?, sí, pero necesaria para alcanzar el éxito
en la gestión.
En resumen, tenemos que contar con información objetiva y
comprobable acerca de los requisitos de cada uno de los puestos de
trabajo que integra la organización.
Un mal Diseño y Análisis de puesto conlleva aparición de riesgos
para el personal y en general, no poder conformar objetivos comunes
entre empleado y empleador.
Un aspecto clave: recopilación de la información del puesto
La información del puesto puede obtenerse de diversas maneras. Los
métodos más comunes son:
Entrevistas: el Analista de puestos puede solicitar a los
empleados y gerentes, por separado, información sobre el puesto
que se revisa.
Cuestionarios: el Analista de puestos puede hacer circular
cuestionarios preparados con cuidado para que sean contestados
de manera individual por quien ocupa el puesto y por los
gerentes.
Observación: el Analista de puestos puede aprender sobre los
puestos al observar y anotar en un formato estandarizado las
actividades de quienes los ocupan. Algunas organizaciones
utilizan la estrategia de grabar los puestos en videos para
estudiarlos después.
Diarios: se puede solicitar a quienes ocupan los puestos que
mantengan un diario de sus actividades durante el ciclo de
trabajo completo. Las anotaciones en los diarios por lo común se
hacen en tiempos específicos del horario de trabajo, cada media
y hora completa, se llevan durante un periodo de dos a cuatro
semanas.
Más específicamente, se llegó conocer que McCormick identifica 11
métodos distintos para recoger información acerca de los puestos:
Observación
Entrevista individual con el ocupante del puesto
Entrevista del grupo (varios ocupantes)
Reunión de grupo de expertos (con personal experimentado)
Cuestionario estructurado
Cuestionario de preguntas abiertas
Diario de trabajo
Incidentes críticos
Información de diseño de equipamientos
Grabaciones de actividades del puesto
Registros disponibles relativos al puesto
Los Analistas de puestos, por lo general deben buscan y contar con la
cooperación de los empleados, referentes, encargados, jefes y gerentes
de los departamentos cuyos puestos se están analizando.
En la práctica, así como confiamos con la información de los
colaboradores, también debemos atender a que puede no ajustarse a la
realidad esa información, podemos recibir opiniones de empleados que
tiendan a exagerar sus tareas, ser imparciales, por eso se recomienda
encuestar un grupo representativo de ellos.
En resumen: Descripciones del puesto
Hemos dejado en firme que una Descripción de un puesto se hace
por escrito e incluye los tipos de deberes, y destacar que no existe un
formato estándar para las mismas, pueden variar de diseño, de apariencia
y de contenido de una organización a otra.
Sin embargo, la mayoría de las descripciones contiene al menos tres
partes: el título del puesto, una sección de identificación del puesto y una
sección de los deberes de éste.
Las Descripciones del puesto son de gran valor para los empleados y para
la empresa. Desde el punto de vista de los empleados, las descripciones
pueden utilizarse para ayudarles a conocer las tareas, contenidos,
obligaciones y responsabilidad del cargo relacionado con el puesto; y
recordarles los resultados que se espera que logren. Desde el punto de
vista del empleador, las descripciones escritas pueden servir como base
para minimizar los malentendidos que ocurren entre los gerentes y sus
subordinados en relación con los requisitos del puesto, también establecen
el derecho de la administración laboral del empleado, y a establecer los
alcances de las medidas correctivas cuando sea necesario.
Los convenios colectivos de trabajo también ayudan a
establecer los alcances de cada puesto de trabajo, y lo relaciona con una
escala salarial prefijada desde el gremio y empleador, en acuerdos
paritarios.
Especificaciones del puesto
Si las Especificaciones del puesto no se redactan en un documento
independiente, por lo general se exponen en la sección final de la
Descripción.
La Especificación de puesto, resume y determina las calificaciones
personales que un individuo debe reunir para desempeñar los deberes y
responsabilidades contenidos en la Descripción de un puesto.
Expresan como ser:
- La habilidad requerida para desempeñar el puesto
- Las competencias que requiere el puesto para el empleado que lo va
a desempeñar.
- Nivel de estudios, capacitación.
Insistimos:
Las partes que componen una Descripción del puesto son las siguientes:
Título del puesto
La selección del título del puesto es importante por las
siguientes razones:
Tiene importancia psicológica, ya que proporciona un estatus
al empleado.
Debe proporcionar alguna indicación de los deberes que el
puesto conlleva.
Debe indicar también el nivel relativo que ocupa el empleado
en la jerarquía de la organización.
Sección de identificación del puesto
Contiene puntos como la ubicación del departamento, la
persona a quien le deberá reportar el que ocupe el puesto y
la fecha de la última revisión de la descripción. Este
apartado distingue un puesto de otros, algo que es posible
que no haga el título del puesto.
Sección de especificaciones del puesto: según lo ya expuesto.
Una vez clarificado este punto, se puede asumir la conformación de
un “Perfil de puesto” que posibilite delinear los cursos de acción para
obtener el resultado de un adecuado reclutamiento para proceder,
posteriormente, a seleccionar a la persona que mejor se ajuste al perfil
delimitado.
En este sentido, se define el Perfil de puesto como aquel
instrumento que provee la información básica que debe conocer quien
realice la búsqueda del nuevo empleado, y que se publicará por el método
elegido para reclutar postulantes.
El perfil del puesto, no es otra cosa que un resumen de la
Descripción y Especificación de puesto, y de aquellos elementos que la
organización necesita para lograr sus planes estratégicos, para su Cultura
organizacional o su forma de encarar el fin organizacional, su razón de
ser, o en otras palabras su negocio.
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Recopilación y elaboración Tutor Lic. Flavio R. Palacios