P.
DE COMPRAS
Código. PRO-SIG-001 Páginas. 1 de 7
Rev. 00 Fecha. 09/03/17
Ver. Fecha Descripción del cambio
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
JEFE DE ÁREA CSST Gerente General
CSST CSST
ATENCIÓN: “El presente documento solo es vigente en medio Digital, las copias impresas se consideran CONTROLADAS, antes de
utilizarlas deberá verificar su vigencia”
P. DE COMPRAS
Código. PRO-SIG-001 Páginas. 2 de 7
Rev. 00 Fecha. 09/03/17
INDICE
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN......................................................................................3
2. RESPONSABLES....................................................................................................................3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................................................3
4. DEFINICIONES......................................................................................................................3
5. PROCESO DE COMPRAS.......................................................................................................4
6. DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS.........................................................................5
7. INDICADOR DE MEDICION DEL PROCESO DE COMPRAS.....................................................8
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
JEFE DE ÁREA CSST Gerente General
CSST CSST
ATENCIÓN: “El presente documento solo es vigente en medio Digital, las copias impresas se consideran CONTROLADAS, antes de
utilizarlas deberá verificar su vigencia”
P. DE COMPRAS
Código. PRO-SIG-001 Páginas. 3 de 7
Rev. 00 Fecha. 09/03/17
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
1.1. Objetivo
Establecer y mantener un procedimiento documentado que normen las
actividades que deben ejecutarse para llevar a cabo las compras de bienes y
servicios de REPARACIONES Y SERVICIOS TECNIFICADOS S.A.
1.2. Campo de Aplicación
Este procedimiento aplica a los procesos de compras realizados en la sede de
REPARACIONES Y SERVICIOS TECNIFICADOS S.A.
2. RESPONSABLES
a) GERENTE COMERCIAL
Monitorear, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NORMA ISO 18001:2007, Apartado 4.4.6 b)
REGLAMENTO DE LA LEY Nº 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo,
Art. 84
4. DEFINICIONES
• Orden de compra. - Documento emitido por la organización dirigida a los
proveedores en el que se detalla los requerimientos en calidad, cantidad y
precio, así como las fechas esperadas de entrega y formas de pago de
materiales específicos.
• Caja Chica: Dinero asignado al jefe de logística de la sede para gastos menores y
urgentes que demande en sede.
• Guía de despacho: Documento emitido por el proveedor indicando los
materiales despachados en la sede.
• Proveedor: Cualquier persona natural o jurídica acreditada como tal, y que
actúa conforme a ley, que, operando en el país o en el extranjero, se encarga,
de la comercialización de los productos y servicios susceptibles de ser
necesitados.
• Bienes: Todos aquellos elementos materiales individuales que se pueden
medir, intercambiar y utilizar para el desarrollo de diversos procesos
productivos. Por ejemplo: piezas, componentes, repuestos, lubricantes, EPP,
entre otros.
• Servicios: Un servicio es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos
una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
JEFE DE ÁREA CSST Gerente General
CSST CSST
ATENCIÓN: “El presente documento solo es vigente en medio Digital, las copias impresas se consideran CONTROLADAS, antes de
utilizarlas deberá verificar su vigencia”
P. DE COMPRAS
Código. PRO-SIG-001 Páginas. 4 de 7
Rev. 00 Fecha. 09/03/17
intangible. Es aquella actividad que desarrolla un proveedor dentro o fuera de
las instalaciones de la sede de TRANSPORTES ALIFA S.A.C.
5. DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE
01 Envío de solicitud o Requerimiento de Compras
Las diferentes áreas de la organización de acuerdo con
sus necesidades deben llenar el formato de
requerimiento de Formato de Orden de Compra, este
requerimiento debe ser aprobado por el responsable
que corresponda según el tipo de Compra, para luego
ser enviada al área logística.
Gerente Comercial
El Gerente Comercial, recibe la solicitud de
requerimiento vía correo electrónico interno o de
forma física.
Luego de haber recibido el requerimiento, el Gerente
Comercial realizará la verificación en almacén, si cuenta
con stock de lo requerido, procederá a abastecer al
área solicitante, si no hay existencia de lo solicitado, el
Encargado de Logística realizará la búsqueda del
material en los proveedores, para lo cual contará con
un plazo máximo de 7 días calendarios.
Si el pedido es de carácter urgente, para lo cual la
urgencia debe estar debidamente fundamentada, el
plazo anterior se reducirá dependiendo de las
indicaciones que reciba de la gerencia y de la
disponibilidad del departamento de logística.
El Gerente Comercial solicitará a través de un correo
electrónico a tres proveedores del producto requerido,
para los casos que no se encuentren más proveedores
o ya se esté trabajando con alguno se considerará 1
(uno) como suficiente, al recibir la información realizará
un comparativo de precios.
02 Generar OC /OS
El encargado de Logística con el V°B° de la jefatura
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
JEFE DE ÁREA CSST Gerente General
CSST CSST
ATENCIÓN: “El presente documento solo es vigente en medio Digital, las copias impresas se consideran CONTROLADAS, antes de
utilizarlas deberá verificar su vigencia”
P. DE COMPRAS
Código. PRO-SIG-001 Páginas. 5 de 7
Rev. 00 Fecha. 09/03/17
solicitante, la sub gerencia y/o gerencia etc., emite la
O/C, para el cual se cuenta con el formato Formato de Encargado de
Orden de Compra documento que llevara al área Logística
correspondiente para su aprobación final.
03 Aprobación de Orden de Compra
Las aprobaciones de las órdenes de compra
dependerán del tipo de compra a realizar y se efectuará
de la siguiente forma:
Compra de artículos de oficina y otros:
El Jefe de Operaciones de cada sede es el
responsable de la compra de artículos de escritorio.
Los reportes de caja de todas las sedes deben de
contar con la aprobación vía correo electrónico de
la Gerencia de Operaciones.
Finalmente, el Formato de requerimiento aprobado
por mail debe ser enviado por el Jefe de
Operaciones a al Gerente Comercial por correo
electrónico.
Compra de bienes para la operación (equipos de
trabajo, bienes muebles e inmuebles)
El encargado de realizar el requerimiento es el
Gerente y/o Jefe de área. Gerente de Área
El encargado de aprobar o desaprobar es el Gerente
General.
Finalmente, el requerimiento aprobado es enviado
al área de logística para su gestión.
Compra de equipos de protección personal y otros
que impliquen la seguridad.
El Jefe de SSOMAC es el encargado de realizar el
requerimiento utilizando el FOR-LOG-004 Formato
de Orden de Compra.
El Jefe de SSOMAC envía el requerimiento al área
de logística para su gestión y es aprobada por
Gerencia comercial.
NOTA:
Antes de la adquisición de productos o servicios
relacionado a SST, se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Se debe evaluar que toda compra sea
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
JEFE DE ÁREA CSST Gerente General
CSST CSST
ATENCIÓN: “El presente documento solo es vigente en medio Digital, las copias impresas se consideran CONTROLADAS, antes de
utilizarlas deberá verificar su vigencia”
P. DE COMPRAS
Código. PRO-SIG-001 Páginas. 6 de 7
Rev. 00 Fecha. 09/03/17
compatible con el RISST, IPER, Plan Anual de
Seguridad y Capacitaciones, Matriz de EPP.
- Se identifiquen las obligaciones y los requisitos
tanto legales como de la propia organización en
materia de seguridad y salud en el trabajo antes
de la adquisición de bienes y servicios.
- Se adopten disposiciones para que se cumplan
dichos requisitos antes de utilizar los bienes y
servicios mencionados.
04 Seguimiento
Una vez aprobada la orden de compra se envía al
proveedor, según corresponda. Posteriormente, se Encargado de
debe hacer el seguimiento desde la sede para coordinar Logística
la recepción de lo solicitado.
05 Verificación de productos comprados
Una vez recibidos los productos en la sede, el Jefe de
Logística revisa la orden de compra y la contrasta con la
Guía de despacho del material. Si hay conformidad Encargado de
firma la guía de despacho. Logística
06 Selección de proveedores
La selección de nuevos proveedores para el SIG, se basa,
tomando en cuenta criterios como las:
Formas de pago, el historial o
permanencia en el mercado,
ubicación geográfica,
forma y calidad de despacho.
Encargado de
De no estar en la base de datos de REPARACIONES Y Logística
SERVICIOS TECNIFICADOS S.A.. el jefe de logística lo
integrará previa evaluación en un cuadro comparativo
de los precios presentados a la cotización, se utilizará el
formato: FOR-LOG-001 ANEXO A_REGISTRO Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES NUEVOS
En el Listado de proveedores se encuentran, los
proveedores potenciales que merecen confianza de la
empresa para trabajar con ellos y se identifica el
producto o actividad que prestan, contacto, razón
social, número telefónico.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
JEFE DE ÁREA CSST Gerente General
CSST CSST
ATENCIÓN: “El presente documento solo es vigente en medio Digital, las copias impresas se consideran CONTROLADAS, antes de
utilizarlas deberá verificar su vigencia”
P. DE COMPRAS
Código. PRO-SIG-001 Páginas. 7 de 7
Rev. 00 Fecha. 09/03/17
6. INDICADOR DE MEDICION DEL PROCESO DE COMPRAS
Se medirá la eficacia de atención del área de Logística en función a los requerimientos
atendidos durante el plazo establecido. La fórmula para su evaluación será la siguiente:
Cantidad de Requerimientos
solicitados %
Cantidad de Requerimientos
atendidos en el plazo establecido
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
JEFE DE ÁREA CSST Gerente General
CSST CSST
ATENCIÓN: “El presente documento solo es vigente en medio Digital, las copias impresas se consideran CONTROLADAS, antes de
utilizarlas deberá verificar su vigencia”