Gerencia de Proyectos II

Plan de Gestión de los Recursos Humanos

Plan de Gestión de las Comunicaciones
Politécnico Grancolombiano

Proyecto de Conectividad a Internet en Área Rural vereda “Campo Gala” del

Corregimiento “El Llanito” del Distrito de Barrancabermeja - Santander

Noviembre de 2022

Integrantes

Cesar Enrique Pabón Villafañe - grupo 04

Luis Augusto Cespedes García - grupo 04
Julián David Tovar Rojas - grupo 03
John Andersson Armesto Araque – grupo 04
Edwin Alexander Prieto Medina – grupo 03
Cindy Mileidi Acuña España - grupo 02

ENTREGA 2, GERENCIA DE PROYECTOS 2

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1. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

1.1 Roles, responsabilidades y perfil

Rol Nombre Autoridad Responsabilidad Competencia Perfil Requerido

• Planeación de la ejecución del proyecto a cargo
según cronograma
• Cumplimiento de los tiempos de entrega
Ingeniero electrónico,
• Asignar los recursos del proyecto propuestos
Orientación a industrial, o de carreras afines
• Tomar decisiones • Responsable del cumplimiento de reglamentos
resultados, Mínimo 8 años liderando
• Firmar aprobaciones y normas de HSEQ de sus trabajadores en
trabajo bajo unidades constructivas y de
• Aceptar los entregables campo
presión, planta externa en redes FTTH
• Asistir al equipo y a otras partes • Presentación de informes
Director de Cesar proactividad en y/o HFC con conocimientos
interesadas durante la ejecución del • Proposición de planes de mejora o de
Proyecto Pabón la entra de financieros y de conciliación
proyecto mitigación en la ejecución del proyecto en caso
soluciones, alta de obra. Manejo avanzado de
• Mantiene a los miembros del de ser necesario
orientación de herramientas informáticas y
equipo enfocados en la gestión de • Velar por la Calidad de los entregables de obra
servicio al sistemas de tecnología de la
riesgos y las posibles respuestas a y documentales de su grupo de trabajo
cliente información y las
los riesgos. • Liderar los procesos de liquidación y
comunicaciones.
conciliación de materiales.
• Asegurar el cumplimiento de todos los
requisitos del RFP de construcción.
•Priorización de trabajo, sabiendo • Velar por que se ejecute en campo la versión
remarcar las prioridades más reciente de diseño.
estratégicas de alto nivel, mientras • Entregar a los Grupos de construcción la Obra
tiene en cuenta las restricciones que ejecutan a diario.
principales del proyecto y • Llevar el control de la Obra ejecutada por las
Se Comunicación
permitiéndose actuar con mayor cuadrillas según el diseño. Diseñador de redes FTTH o
contratará efectiva,
líder de flexibilidad de cara a las prioridades • Informar al grupo de diseño e ingeniería la HFC con al menos 5 años de
durante el capacidad de
Información tácticas. • Negociación, persuasión, necesidad de cambios al diseño, según lo experiencia liderando áreas
desarrollo organización
compromiso y gestión de conflictos, encontrado en campo. de dibujo y/o diseño.
del proceso responsabilidad
teniendo siempre en mente que a • Proponer al grupo de diseño e ingeniería
largo plazo las personas y posibles soluciones a los rediseños generados
relaciones en los equipos de trabajo, en campo.
tienen tanta importancia como el • Entregar según los tiempos acordados los
proyecto. planos y documentación AS BUILT
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• A cargo de liderar el grupo de supervisores de
•Dirigir las actividades del proceso
campo, responsable del cumplimiento del
de producción de Planta Externa de
Cronograma pactado.
la empresa, planificando,
• Manejo de cuadrillas y desarrollo de los WFM Liderazgo,
organizando y controlando todos los Ingeniero o Tecnólogo
(Work Force Management) necesarios para adaptabilidad,
Se recursos y actividades, diseñando Eléctrico, electrónico,
generar optimizaciones y eficiencias operativas capacidad de
contratará planes a corto, medio y largo plazo. Industrial, telecomunicaciones
líder Planta de tiempos y costos del despliegue del proyecto. organización,
durante el • Responsable de todas las o afines
externa • Conocimiento en despliegues de fibra óptica trabajo en
desarrollo decisiones diarias y funciones Mínimo 5 años liderando
tanto en redes tipo PON como anillos y redes de equipo y
del proceso corporativas en la delegación áreas de planta externa en
distribución. trabajo bajo
• Debe encontrar modos para hacer redes FTTH o HFC
• A cargo de la planeación, tiempos y desarrollo presión
a la compañía más productiva
de los despliegues de Fibra Óptica, su análisis
proveyendo métodos efectivos para
técnico, liderar el proceso de asignación de obra,
las operaciones.
balance de materiales.
• A cargo de liderar el grupo de supervisores de
campo, responsable del cumplimiento del
Cronograma.
Liderazgo, Ingeniero o Tecnólogo
• Manejo de cuadrillas y desarrollo de los WFM
• Dirigir las actividades del proceso adaptabilidad, Eléctrico, electrónico,
Se (Work Force Management) necesarios para
de producción de Planta Externa de capacidad de Industrial, telecomunicaciones
contratará generar optimizaciones y eficiencias operativas
líder Planta la empresa organización, o afines
durante el de tiempos y costos del despliegue del proyecto
interna • Responsable de todas las trabajo en Mínimo 5 años liderando
desarrollo • Conocimiento en despliegues de fibra óptica
decisiones diarias y funciones equipo y áreas de planta externa u
del proceso dentro de edificios residénciales, comerciales y
corporativas en la delegación trabajo bajo operaciones con despliegue
corporativos
presión en edificios y redes MDU.
• A cargo de la planeación, tiempos y desarrollo
de los despliegues de Fibra Óptica dentro de
edificios.
• Trazar planes de capacitación y • Responsable de llevar el conocimiento de
Ingeniero, técnico o
establecer el programa de los días y construcción y conectividad de cada elemento de
Comunicación Tecnólogo Eléctrico,
Se horas en que se van a desarrollar, la red FTTH a cada uno de los actores del
efectiva, electrónico, Industrial,
contratará diseñar y desarrollar programas de proceso constructivo (auxiliares, técnicos,
empatía, telecomunicaciones o afines
Capacitador durante el capacitación empalmadores, supervisores, etc.)
capacidad de Mínimo 2 años liderando
desarrollo • Seleccionar los métodos de • Mantener al día y dar a conocer al grupo
escuchar y áreas formación en el
del proceso capacitación apropiados según el constructivo, manuales, normas, fichas técnicas
creatividad despliegue de redes FTTH y/o
caso (virtual, simulación, tutoría, y otros documentos.
HFC
formación en el puesto de trabajo, • Garantizar que el conocimiento quede
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clases de desarrollo profesional, internalizado en cada uno de los actores del
etc.) grupo constructivo.
• Construcción y medición de indicadores de Profesional en áreas
Capacidad de
gestión, análisis de los KPIs operativos frente al administrativas, económicas,
manejo de todo
flujo de ingresos, costos y gastos, proyección y financieras, contables y/o
tipo de
Se cálculo de provisiones, generación de alertas ingenierías afines a las
problemas,
contratará • Conciliar los cobros contractuales tempranas. ciencias administrativas y
líder capacidad para
durante el en los tiempos, formas y modos • Analizar el comportamiento de las acciones de económicas.
Conciliación generar un
desarrollo previstos dentro del contrato. despliegue, asegurando el cobro de cada una de Mínima de 2 años en áreas
ambiente
del proceso estas actividades. administrativas y financieras,
adecuado,
• Conciliar los cobros contractuales en los preferiblemente en empresas
comunicación
tiempos, formas y modos previstos dentro del de telecomunicaciones o
efectiva
contrato suscrito. Carrier.
• Supervisar la llegada de materiales y su estado Técnico, tecnólogo o
• Reportar la llegada de materiales y el estado de profesional en logística o
• Dirige al personal asignado a la
Se estos dentro de los SLAs propuestos. Organización, carreras afines
bodega.
contratará • Manejar el sistema de inventarios y generar los adaptabilidad, Mínimo de 3 años en manejo
• Elabora órdenes de ingreso y
líder Bodega durante el reportes necesarios para la trazabilidad y control trabajo en y control de bodegas y
despacho.
desarrollo de materiales equipo y materiales en empresas de
• Verifica las condiciones de
del proceso • Entrega, supervisión y seguimiento de creatividad telecomunicaciones con
seguridad al manejar los productos.
materiales a las diferentes cuadrillas de énfasis en construcción de
construcción redes FTTH y/o HFC
• Responsable de diseñar y • Supervisar el estricto cumplimiento de las
estructurar un programa de salud, normas HSEQ en el grupo constructivo
seguridad y medio ambiente y de • Capacitar al grupo constructivo en la aplicación
Comunicación
implementarlo. de las normas HSEQ y del PSEV Tecnólogo o profesional en
Se efectiva,
• Asegurarse de que haya el • Mantener al día la información de parafiscales HSEQ o carreras afines
contratará trabajo en
personal adecuado y capacitar al certificados de alturas y demás documentación Mínimo de 3 años en HSEQ
líder HSEQ durante el equipo,
personal de HSEQ sobre el mismo necesaria para el seguimiento de las normas para empresas de despliegue
desarrollo solución de
para brindar apoyo en el proyecto. HSEQ en cada uno del personal de la unidad de redes eléctricas y/o de
del proceso problemas y
• Llevar a cabo auditorías de operativa telecomunicaciones
autonomía
seguridad y crear conciencia en los • Velar por la señalización y cumplimiento de
empleados en relación con las normas HSEQ dentro de las bodegas y sitios de
obligaciones de seguridad. almacenamiento de material.
Se • Validar el diseño y carta de empalmería técnico o tecnólogo en
Cadista y • Realización de planos para la Creatividad,
contratará entregado vs arquitectura de red externa o electricidad, electrónica,
dibujante construcción del proyecto capacidad de
durante el interna y elementos disponibles en bodega telecomunicaciones o afines
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desarrollo • Visitas de campo a las obras al • Validar posibles obras civiles y costos de organización y Mínimo de 2 años en tendido
del proceso momento de su ejecución para implementación y construcción. adaptabilidad y/o empalmería de redes
verificar (si es necesario) las • Dividir la información de diseño y entregar a los FTTH o HFC, con
actualizaciones del proyecto grupos de construcción. conocimientos en plataformas
• Validar tiempos de construcción de dibujo como autocad, Gis
• Informar cualquier anomalía del diseño entrega entre otros, y conocimiento
o presupuesto para la construcción avanzado de herramientas
• Proponer soluciones alternativas costo informáticas, Excel avanzado.
eficientes para la construcción de diversas redes
• Supervisar las acciones de las cuadrillas Técnico, tecnólogo o
campo. Ingeniero en Electricidad,
• hacer cumplir los KPIs Y SLAs acordados para electrónica, Industrial,
• Asistencia técnica Liderazgo,
Se el despliegue y construcción de la red FTTH. telecomunicaciones o civil
• Responder a todos los trabajo en
Supervisor de contratará • Velar por el cumplimiento de la productividad de Mínimo de 3 años en
contratiempos que se presenten. equipo, trabajo
tendido y obra durante el las cuadrillas a cargo dentro de los SLAs supervisión de campo en
• Conocer en profundidad lo relativo bajo presión,
civil desarrollo propuestos. empresas de
a los estudios de seguridad, salud y toma de
del proceso • Revisión de la documentación generada en telecomunicaciones con
medioambiente decisiones
campo, como el cumplimiento de las normas de énfasis en la línea a
HSEQ, riesgo eléctrico y aplicación del PSEV supervisar (Tendido,
entre otros. empalmería, obras civiles)
• Realizar seguimiento a los formularios Sytex
Buena
entregados por el personal de campo
comunicación,
Se • Contar con un equipo • Verificar que los formularios Sytex estén Bachiller o técnico en control
honestidad,
contratará especializado en IT, capaz de completamente diligenciados por el personal documental o afines, con
Back Office trabajo en
durante el solucionar cualquier duda o • Generar reportes e informes sobre estados y manejo avanzado de Excel.
documentación equipo,
desarrollo problema informático que pueda cantidades de formularios Sytex en campo Mínimo de 1 año en control
puntualidad,
del proceso surgir en el seno del proyecto. • Generar la información necesaria y apoyar a su documental
integridad y
respectivo líder en la construcción de los
organización
reportes de productividad y calidad exigidos.
Se • Realizar mantenimiento preventivo •Realizar inspección técnica y visitas en campo Bachiller y o técnico en
Trabajo en
contratará de redes para determinar viabilidades para tendido de telecomunicaciones o
equipo,
Liniero durante el • Inspeccionar y controlar el Fibra electrónica
habilidades de
desarrollo funcionamiento de los sistemas •Realizar tendidos de fibra óptica Experiencia de 2 años
comunicación
del proceso sujetos a mantención y/o corrección •Apoyar actividades de empalmería realizando tendidos de FiOp
Se Trabajo en Técnico o tecnólogo en
• Manejo, instalación, empalme y •Realizar los empalmes correspondientes y
Empalmador contratará equipo, telecomunicaciones o
retiro de cable de fibra óptica garantizar la calidad del mismo a través de la
durante el habilidades de electrónica
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desarrollo • Investigación de canalizaciones y verificación de diseño, pruebas y mediciones de comunicación, Experiencia en empalmería
del proceso rutas de cables de fibra óptica acuerdo con los estándares solicitados trabajo bajo de fibra óptica, manejo de
existente para el relevamiento de presión OTDR, OPM conocimiento en
planos de acuerdo con las órdenes GPON, punto a punto
de trabajo
Se Trabajo en
Tener licencia de conducción
contratará •Trasladar a los integrantes de la cuadrilla según equipo, trabajo
de C2
Conductor durante el NA el requerimiento realizado bajo presión y
Experiencia mínimo de 6
desarrollo •Apoyar labores de tendido de fibra voluntad de
meses en proyectos de FiOp
del proceso aprender
•Ejecutar las labores de obra con la calidad
requerida por los planos y especificación de
acuerdo o instrucciones del maestro y el
residente de obra
•Cumplir con las disposiciones de seguridad Técnico o tecnólogo con
Trabajo en
Se industrial y salud ocupacional dentro de la obra, experiencia de 2 año en el
equipo,
contratará Verificar el cumplimiento de las durante la maniobra, circulación por aéreas cargo en el sector constructor
Maestro de habilidades de
durante el funciones del personal que se asignadas con el equipo y a su vez fuera de su desarrollando actividades de
Obra comunicación,
desarrollo encuentra bajo su mando actividad normal de trabajo dirección, organización y
trabajo bajo
del proceso •Mantener el correcto estado la obra en cuanto realización de tareas en obra,
presión
almacenamiento de materiales, equipos y etc.
herramientas.
•Utilizar los elementos de protección personal
requeridos seguridad industrial de acuerdo a las
actividades a desarrollar
•Cumplir con las disposiciones impartidas por su
jefe inmediato para la correcta ejecución de la
Se Trabajo en
obra cumpliendo los requisitos exigidos por la
contratará equipo, trabajo
Ayudante de empresa. Educación Básica Primaria
durante el NA bajo presión y
obra •Cumplir con los requerimientos exigidos en 1 año de experiencia
desarrollo voluntad de
cuanto a seguridad industrial y salud
del proceso aprender
ocupacional.
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1.2 Organigrama

Director de
proyecto

líder de
líder Red líder Red líder de líder de líder
Información Capacitador
Externa Interna conciliación bodega HSEQ
documental

Supervisor Supervisor
Back office Back office
Cadistas Dibujantes de de
documentación documentación
Empalmería Empalmería

Maestro de Maestro de
Empalmador Empalmador
obras obra

Ayudante Liniero Ayudante

Liniero de obra de obra

Conductor
Conductor Auxiliar
Auxiliar
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1.3 Matriz RACI

Director Líder Líder Supervisor

Entregables / Líder de Líder Líder Líder Cadista y Back Office Maestro Ayudante
# de Planta Planta Capacitador de tendido Liniero Empalmador Conductor
Roles Información Conciliación Bodega HSEQ Dibujante documentación de Obra de obra
Proyecto externa interna y obra civil
1 Acta de inicio R C C C C C C C
Documento del
2 A R I I C I
proyecto
Planes de
3 A I I I I I I R C C
gestión
Cronograma de
4 A R I I I I I I I I I I I I I I
actividades
Informe de la
caracterización
5 I I R I A
técnica y del
entorno
Listado de
equipos y
6 I I I A R I
elementos
requeridos
Acta de reunión
de seguimiento y
7 control de la fase I I R I A
de
caracterización
Esquema de la
8 red externa e I I A A I R C I
interna
Documento de
reporte de la
9 I C I I R A
utilización de
elementos
Informe de
aprobación de
10 I R R C I A I
las pruebas
realizadas
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Informe del
11 resultado de la I R C I I A I
instalación
Configuración
red LAN y
12 I I R C A I
resultado de las
pruebas técnicas
Acta de reunión
de seguimiento y
13 control de la fase I I A A R I C
de instalación y
pruebas
Acta de entrega
y recibo parcial
14 R
del objeto del
proyecto
Informe de
15 I R
avance mensual
Acta de
16 terminación de la R C C C I C C C C I
ejecución
17 Informe final A R C C I C C C C I
Acta de entrega
y recibo final del
18 R C C
objeto del
proyecto
Acta de
19 R C I I I I I C
liquidación

Responsable R
Aprobador A
Consultado C
Informado I
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1.4 Plan para la gestión del personal

Adquisición Calendario de Plan de liberación de Necesita de Reconocimiento o

Rol
de personal recursos personal capacitación recompensas
Director de
Interno 12 meses (100%) Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
Proyecto
Líder de
Externo 12 meses (100%) Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
Información
Líder Planta
Externo 12 meses (100%) Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
externa
Líder Planta
Externo 12 meses (100%) Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
interna
Desde mes 1 hasta
Capacitador Externo Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
mes 2 (17%)
Desde mes 1 hasta
Líder Conciliación Externo Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
mes 3 (25%)
Líder Bodega Externo 12 meses (100%) Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
Desde mes 2 hasta
Líder HSEQ Externo Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
mes 12 (83%)
Cadista y Desde mes 1 hasta
Externo Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
dibujante mes 6 (50%)
Supervisor de
Externo 12 meses (100%) Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
tendido y obra civil
Back Office Desde mes 1 hasta
Externo Se libera completamente NA Bono por cumplimiento de meta
documentación mes 6 (50%)
Capacitación en
Liniero Externo 12 meses (100%) Se libera completamente Bono por cumplimiento de meta
redes GPON FTTH
Capacitación en
Empalmador Externo 12 meses (100%) Se libera completamente Bono por cumplimiento de meta
redes GPON FTTH
Capacitación en
Conductor Externo 12 meses (100%) Se libera completamente Bono por cumplimiento de meta
redes GPON FTTH
Capacitación en
Maestro de Obra Externo 12 meses (100%) Se libera completamente Bono por cumplimiento de meta
redes GPON FTTH
Capacitación en
Ayudante de obra Externo 12 meses (100%) Se libera completamente Bono por cumplimiento de meta
redes GPON FTTH

2. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

2.1 Requisitos de comunicación de los stakeholders

STAKEHOLDERS CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN
Guía de ruta del plan de proyecto (Empleados). Retroalimentación de los imprevistos
INTER
NOS

Gerente Proyecto
(comunidad). Consolidación del avance del proyecto (Alcaldía). Requerimientos (Terceros UM).
Empleados Atenta escucha del plan de trabajo (Gerente del proyecto).
Comunidad Costo del producto (Gerente del proyecto - Alcaldía). Calidad del producto (TIC).
EXTERNOS

Alcaldía de Comunicación con gerente de proyecto del avance. Explicación del producto que se instalara
Barrancabermeja para la comunidad. Justificación del presupuesto con la TIC y Colombia compra eficiente.
Secretaria TIC Lineamientos de calidad para Gerente del proyecto. Lineamientos de transparencia en el
CEI presupuesto con la alcaldía.
Claro Necesidades de la solicitud del Gerente General.
Colomtel Necesidades de la solicitud del Gerente General.
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2.2 Roles en las comunicaciones del proyecto

ROL COMUNICACIÓN
Comunicar a todo el equipo el alcance y características del proyecto y obtener el
compromiso de todos los involucrados. Asimismo, realizar reuniones para discutir las
Director de
tareas en desarrollo, las completadas y las futuras. Mantener informado al equipo del
Proyecto
estado del proyecto y asegurar que los problemas, riesgos o cambios son manejados
adecuadamente.
Mantener informado al equipo que lidera sobre el desarrollo del proyecto y posibles
cambios, tener comunicación directa con el director de Proyecto sobre avances y/o
Líder de
cambios en la ejecución de tareas con respecto a las prioridades estratégicas, como el
Información
seguimiento de avance del proyecto. Este rol, será el responsable de la divulgación de
información confidencial a terceros o stakeholders si lo amerita.
Mantener informado al equipo que lidera sobre el desarrollo del proyecto y posibles
Líder Planta cambios, tener comunicación directa con el director de Proyecto sobre avances y/o
externa cambios en la ejecución de tareas con respecto al despliegue de la fibra óptica externa en
la zona.
Mantener informado al equipo que lidera sobre el desarrollo del proyecto y posibles
Líder Planta cambios, tener comunicación directa con el director de Proyecto sobre avances y/o
interna cambios en la ejecución de tareas con respecto al despliegue de la fibra óptica interna en
la zona.
Mantener capacitado al equipo del proyecto, tener comunicación directa con el director de
Capacitador Proyecto sobre avances y/o cambios en la ejecución de tareas con respecto a manuales y
fichas técnicas del proceso constructivo al personal.
Mantener informado al equipo que lidera sobre el desarrollo del proyecto y posibles
cambios, tener comunicación directa con el director de Proyecto sobre avances y/o
Líder Conciliación
cambios en la ejecución de tareas con respecto a los cobros contractuales y KPI de costos
y gastos del proyecto.
Mantener informado al equipo que lidera sobre el desarrollo del proyecto y posibles
cambios, tener comunicación directa con el director de Proyecto sobre avances y/o
Líder Bodega
cambios en la ejecución de tareas con respecto al inventario y seguimiento de los
materiales.
Mantener informado al equipo que lidera sobre el desarrollo del proyecto y posibles
Líder HSEQ cambios, tener comunicación directa con el director de Proyecto sobre avances y/o
cambios en la ejecución de tareas con respecto al cumplimiento de las normas.
Cadista NA
Mantener informado al equipo que lidera sobre el desarrollo del proyecto y posibles
Supervisor de
cambios, tener comunicación directa con el director de Proyecto sobre avances y/o
tendido y obra
cambios en la ejecución de tareas con respecto al seguimiento y las acciones de las
civil
cuadrillas de campo.
Mantener informado al equipo que lidera sobre el desarrollo del proyecto y posibles
Back Office
cambios, tener comunicación directa con el director de Proyecto sobre avances y/o
documentación
cambios en la ejecución de tareas con respecto al seguimiento de los formularios Sytex.
Liniero NA
Empalmador NA
Conductor NA
Maestro de Obra NA
Ayudante de obra NA
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2.3 Proceso de escalonamiento

El proceso de escalamiento define los tipos de problemas que deban escalarse y los
niveles que intervienen en la cadena de mando, quien tiene autoridad de decisión y el
tiempo que puede transcurrir antes de escalar al siguiente nivel. En este proceso será
usado para elevar un problema, conflicto o disputa a un nivel más alto para su
resolución, pudiendo llegar en algunos casos a alcanzar el nivel más alto de la
organización, dependiendo de la magnitud del conflicto durante la ejecución del
proyecto. De presente al presentarse algún problema se contactará inicialmente con a
los supervisores de empalmería, para resolver el problema. Si el problema no es
resuelto y llega a un entrampamiento se contactará con los líderes de red externa e
interna efectuándose el primer escalonamiento, donde se solicitará la presencia de las
partes involucradas en el problema. De no encontrar soluciones los líderes de red
externa e interna procederán a escalar el problema al líder de conciliación, celebrando
una reunión en el periodo más breve. Si el escalamiento debe seguir hacia arriba, el
problema se remitirá al director de Proyecto el cual Tomará decisiones críticas,
especialmente cuando se trata de asuntos centrales o vitales para la organización.

Gráfica 1: Elaboración propia

2.4 Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders del
proyecto

ROL NOMBRE DATOS DE CONTACTO

Director de Proyecto Se contratará al inicio del proyecto NA
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Líder de Información Se contratará al inicio del proyecto NA
Líder Planta externa Se contratará al inicio del proyecto NA
Líder Planta interna Se contratará al inicio del proyecto NA
Capacitador Se contratará al inicio del proyecto NA
Líder Conciliación Se contratará al inicio del proyecto NA
Líder Bodega Se contratará al inicio del proyecto NA
Líder HSEQ Se contratará al inicio del proyecto NA
Cadista Se contratará al inicio del proyecto NA
Supervisor de tendido y obra civil Se contratará al inicio del proyecto NA
Back Office documentación Se contratará al inicio del proyecto NA
Liniero Se contratará al inicio del proyecto NA
Empalmador Se contratará al inicio del proyecto NA
Conductor Se contratará al inicio del proyecto NA
Maestro de Obra Se contratará al inicio del proyecto NA
Ayudante de obra Se contratará al inicio del proyecto NA
Internexa Equipo de mercadeo 6014165420; equipomercadeo@[Link]
Alcaldía Distrital de 3125193604;
Adriana Marcela Carvajal
Barrancabermeja [Link]@[Link]
Colomtel Pedro Vesga 3102769789; admoncomercial@[Link]
Claro Tatiana Diaz 3017840851; diazmalintatiana@[Link]
Comunidad Yaneth Flórez Gutierrez 3175748460; yaflogu69@[Link]

2.5 Reglas básicas para las reuniones

A continuación, proponemos reglas básicas funcionales y comportamentales para la

realización de reuniones en los equipos de trabajo de nuestro proyecto:

Reglas funcionales
1. Convocar reuniones con un mínimo de 4 horas de antelación. Reuniones
estrictamente necesarias convocando a los que confluyen con los objetivos de la
reunión.
2. En la convocatoria definir agenda y objetivos estratégicos de la reunión.
3. Fijar tiempo estimado de duración y tratar de cumplir con la agenda dentro del
tiempo.
4. Disponer de todos los recursos técnicos y demás que faciliten la participación y
exposición de las ideas u opiniones.
5. Pedir la Palabra
6. Escuchar a los demás
7. Evitar comentarios ajenos al tema o particulares que no alimentan la reunión
8. Evitar discursos largos. Ser breves y consistentes.
9. Expresar los desacuerdos en el marco del respeto y permitir los aportes de los
demás.
10. No caer en la repetición de intervenciones, lo dicho ya está en el acta y
mantenerse enfocado en los temas sobre la mesa.
11. Cierra la sesión con una conclusión y un acta.
12. Actas numeradas y foliadas, archivadas en lugares de fácil acceso.
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13. Divulgar el acta en los medios oficiales de la entidad si no contiene datos de alta
confidencia.

Reglas Comportamentales
1. Evitar ausentarse, no interrumpir
2. Evitar generar “segundas reuniones” haciendo comentarios o motivando a crear
otras conversaciones mientras alguien tiene el uso de la palabra.
3. Sentarse de forma adecuada
4. Las intervenciones en lo posible hacerlas en pie.
5. Presentación personal adecuada
6. Existen comportamientos humanos adecuados y que no son necesarios de
escribirlas las cuales deben estar presentes en cada participante.
7. Evitar comer en la reunión a no ser por consentimiento pleno de los participantes
de la reunión. Bebidas como el agua y el café son permitidas.
8. Cero celulares, a no ser que sea el apoyo donde se tenga la información a
compartir.

2.6 Matriz de comunicaciones

Stakeholders Información Requerida Propósito Frecuencia Método Responsable
Permite establecer
Alcance del límites en el proyecto y
Gerente proyecto/Asignación de definir con precisión los Seguimiento Email, informes, Gerente
INTERNOS

Proyecto recursos/Cronograma/Avance objetivos, plazos y semanal actas Proyecto

o productividad entregables del
proyecto
Cronograma de Relación tarea- Reuniones, email,
Seguimiento Maestro de
Empleados ejecución/seguridad salud en resultados/bienestar actas,
semanal Obras
el trabajo/formación continua laboral memorandos
Comunicados en
redes sociales,
Comunidad identificada avisos en
Avance de obra/costos de
Comunidad y motivada con la Mensual carteleras Back Office
servicios/cronograma
ejecución del proyecto comunales,
reuniones de
socialización
Establecer el eje y la
EXTERNOS

Plan de desarrollo dimensión en el plan de

Alcaldía de Por una Email, reuniones, Gerencia de
municipal/presupuesto de desarrollo municipal
Barrancabermeja sola vez pqrsd proyecto
inversión/banco de proyectos /asignación de recursos
para proyectos Tic
Inclusión de nuestro
Programas y proyectos/plan Hasta
Secretaria TIC proyecto en los Email, reuniones, Gerencia de
anual de conectividad/banco radicar
CEI programas de la pqrsd, actas proyecto
de proyectos proyecto
secretaria Tic
Redes y servicios disponibles Facilitar el desarrollo y Email, reuniones, Gerencia de
Claro Mensual
en el área ejecución del proyecto pqrsd, actas proyecto
Redes y servicios disponibles Facilitar el desarrollo y Email, reuniones, Gerencia de
Colomtel Mensual
en el área ejecución del proyecto pqrsd, actas proyecto