COMIN S.A.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
RECEPCIÓN DE FACTURAS
INDICE
1. Objetivos
2. Alcance
3. Responsabilidades
4. Definiciones
5. Normas Generales
6. Procedimiento de Ejecucion
7. Registros
8. Documentos de Referencia
9. Control de Revisiones
REGISTRO DE REVISIONES
REVISADO APROBADO
REVISION DESCRIPCIÓN FECHA FECHA
POR POR
Nuevo procedimiento de recepción
0
de facturas.
RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN: JEFE DE CONTABILIDAD
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1. OBJETIVO.
Asegurar que las facturas sean recibidas en forma y tiempo adecuado para su contabilización y pago.
2. ALCANCE.
El proceso comprende desde la recepción de la factura en oficina central hasta la entrega de nómina de
proveedores a finanzas para el respectivo pago.
3. RESPONSABILIDADES
Jefe de Contabilidad
Analista contable
Encargado de Bodega
Asistente contable
4. DEFINICIONES
OC: Orden de compra.
HES: Hoja Estado Servicio
RECEPCION: Proceso que realiza el encargado de bodega, para recibir los artículos generados con una OC
5. NORMAS GENERALES
5.1 - Facturas con Orden de Compra:
Todas las compras se deben realizar mediante una orden de compra. Las
regularizaciones extemporáneas estan prohibidas.
5.1.1) En el caso de compras por materiales u objetos tangibles los proveedores deben enviar
sus facturas con:
- Copia de la orden de compra.
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- Copia de la guía de despacho en la cual consta que Comin recibió los materiales. Para este ítem
agradeceré que cada bodega implemente un timbre de recepción en el cual se identifique el nombre de
nuestra empresa, nombre del proyecto, el nombre y firma de quien recibió los materiales y la fecha de
recepción.
- Estados de Pagos firmado por el administrador, en el caso de ser un servicio.
Se devolverán todas las facturas que no cumplan con estos requisitos.
Es importante que cada bodega digite la recepción en el sistema Fin700 en el día que efectivamente
llegaron los materiales. Con esto Contabilidad puede digitar la factura y procesar su pago. Si no hay recepción
en el sistema no se pueden ingresar las facturas y por ende pagar.
5.1.2) En el caso de servicios, subcontratos, mantenciones y reparaciones, el proveedor debe
acompañar a la factura:
- Estado de pago correspondiente, firmado por el gerente o administrador de contrato cuidando que el
monto facturado sea idéntico al aprobado para el periodo.
- Además de lo anterior solo los subcontratista s deben adjuntar el certificado emitido por la Inspección
de Trabajo por el cumplimiento de obligaciones previsionales correspondiente al periodo de cobro.
Facturas que no cumplan con lo descrito serán devueltas al proveedor.
5.2 Facturas sin Orden de Compra:
Estas compras se aceptan solo para casos puntuales los cuales detallo:
- Servicios básicos (Luz, Agua, teléfono).
- Materiales de Escritorio (compra mensual Dimerc) Para realizar pedidos a este Proveedor deben emitir
un Pedido de Materiales debidamente firmado por cada Administrador, debiendo enviarlas
posteriormente al correo de Marlene Hernández (mhernandez@[Link]), para que sean adjuntadas a
Factura.
- Pasajes terrestres y aéreos (no considera servicio de subcontrato por traslado de trabajadores).
- Combustibles.
- Asesorias Legales.
- Hoteles (solo alojamientos por visita a obra por parte de trabajadores no contratados para el proyecto)
- Mutual y exámenes preocupaciones.
- Casinos.
- Arriendo de vehículos (solo por visita a obra por parte de trabajadores no contratados para el proyecto)
Para todos estos casos cada obra debe emitir un estado de pago sin orden de compra firmado por el gerente o
administrados de contrato.
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Para los pasajes aéreos y terrestres se debe adicionar informe que detalle el pasajero, el costo de su pasaje y
el costo promedio asociado al periodo.
Para los combustibles se debe adicionar planilla de rendimiento que los encargados de servicio ya manejan.
El plazo para enviar estos respaldos es de 4 días hábiles desde que recepcionan la información que envía el
departamento de control pagos vía correo electrónico a cada responsable.
5.3 Horario de atención Proveedores:
La recepción de facturas se realizará los días lunes a jueves de 09:00 a 12:00 horas en la Oficina Central
6. Procedimiento de Ejecucion :
Diagrama de flujo
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Recepción de Facturas
Factura de
Inicio proceso proveedor Revisión de factura
Cumple
No Cumple Si Si
Recepción de requisitos para
requisitos para
factura ingreso al
recepción?
sistema?
No
Correo
Personal Tipo de entrega certificado
Devolver factura Ingreso a planilla de
de factura por correo Enviar copia a
Registrar en planilla facturas sin
certificado con carta responsable de obra
recepción
detalle devolución
Asistente Contable
Devolver factura al
portador con carta Carta detalle Planilla devolución
detalle devolución devolución de de facturas Planilla facturas sin
factura certificadas recepción
Carta detalle
devolución de
factura
Envío de planilla a
Fin proceso
involucrados
Fin proceso
Envío de planilla a
involucrados Ingreso de factura al
sistema
(contabilización)
Se archiva según
vencimiento
Se genera nómina
Analista Contable
Seguimiento de pago
Visar devolución de Visar devolución de
factura factura
Informe de fondos
disponibles (Depto.
No Si De Finanzas)
Se subsanan
errores?
Contabilidad
Jefe de
Nomina de pago Revisión nomina de
Envío a Finanzas. Fin Proceso
pago
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7. CONTROL DEL PROCESO
El Jefe de Contabilidad controla el proceso usando los indicadores que son presentados en
el reporte mensual de con los proveedores pendientes de pago a la fecha.
8. REGISTROS
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
10. CONTROL DE REVISIONES
Num. Rev. Fecha Descripción del Cambio
0 Documentación del proceso de recepción de facturas.
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