4.1 Sistemas de registro.
Libros contables, el paso antes de los registros contables
Para entender qué son los registros contables debemos ir un paso antes y definir qué son los
libros contables, pues estos forman parte trascendental en el proceso de la realización de
dichos registros.
Los libros contables son documentos en los que se registra la información financiera y
económica de una empresa, ya sea física o digitalmente.
En los libros contables se deben incluir todas operaciones que se realizaron durante un
período de tiempo determinado.
Por lo tanto, su objetivo principal es guardar los registros contables de la empresa de
manera ordenada y cronológica.
Otro de los grandes beneficios de los libros contables es que permiten extraer
información financiera específica de la empresa, y esto ayuda a conocer los balances
generales de los registros contables e incluso a realizar aclaraciones ante el Servicio de
Administración Tributaria (SAT), a quien se le deben presentar periódicamente.
Es por eso que se recomienda guardar y conservar los libros contables de una empresa
durante 6 años o más.
Características de los libros contables
Las características más importantes de los libros contables son:
Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.
Registran información contable y financiera real.
Se componen por anotaciones de los registros contables. Estos deben hacerse en orden
cronológico.
Tienen carácter y validez legal.
Pueden llevarse en papel o de forma digital.
¿Qué son los registros contables?
Los registros contables son los ingresos de información referente a los movimientos de
recursos financieros en los libros contables.
La función de los registros contables es llevar una bitácora de cada operación realizada.
Cada uno de los movimientos antes mencionados se registran en dos cuentas, mostrando el
uso y el origen de los recursos.
El conjunto de registros contables se usa como base para calcular los resultados de las
actividades de una empresa y su balance general.
Así como con los libros contables, los registros contables no sólo sirven para llevar el
seguimiento de los estados financieros de la empresa, sino que también fungen como soporte
y respaldo ante el SAT en caso de una auditoría o fiscalización.
4.1.1 Sistema Analítico.
El Sistema Analítico o Pormenorizado consiste fundamentalmente en abrir una cuenta para
cada uno de los conceptos afectados por las operaciones realizadas directamente con
mercancías, para llevar a cabo el control de sus aumentos y disminuciones. Las cuentas que
comúnmente integran un sistema analítico o pormenorizado, son las siguientes:
1.- Inventarios 2.- Compras
3.- Gastos sobre compras 4.- Devoluciones sobre ventas
5.- Rebajas sobre ventas 6.- Ventas
7.- Devoluciones sobre compras 8.- Rebajas sobre compras
Ventajas del Procedimiento Analítico.
1.- En cualquier momento, se puede conocer el valor de cada una de las cuentas.
2.- Se facilita la formación del Estado de pérdidas y ganancias.
3.- El registro de las operaciones es más claro.
Desventajas del procedimiento analítico.
1.- No se puede conocer en un momento dado, el valor del inventario final de mercancías,
puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.
2.- No es factible descubrir si ha habido robos o extravíos en el manejo de las mercancías.
3.- Para conocer el inventario final es necesario hacer un recuento físico de las existencias.
4.- No se puede conocer rápidamente el costo de ventas, ni la utilidad o la pérdida bruta,
mientras no se conozca el valor del inventario final
4.1.2 Sistema de inventarios perpetuos.
Un sistema de inventario perpetuo o constante es un método de contabilización
del inventario que registra de forma automática la venta o compra de mercancías, mediante
el uso de sistemas computarizados y software de administración de activos empresariales.
Este sistema organiza la información de modo que fácilmente pueda ser localizada por quien
lo requiera, en el momento que la necesite.
El Sistema de Inventario Perpetuo es el mejor sistema de registro de mercancías para
cualquier empresa debido a su buena organización. También es conocido como Sistema
de Inventario Constante o Permanente, este organiza la información de tal manera que
pueda ser localizada en cualquier momento, sin problemas y por quien lo necesite, del valor
del inventario final, del costo de lo vendido y la utilidad o la perdida bruta.
El sistema de inventario perpetuo es un sistema que mantiene un registro continuo y
diario de los movimientos de los inventarios y del costo del artículo vendido costeado.
Como lo mencionamos anteriormente, el método de inventario perpetuo, es el preferido
por las empresas, debido a que es uno de los más completos, presentando muchas ventajas
que lo ponen por encima de los otros y porque es el único que permite tener un control
constante de los precios de adquisición de la mercancía, así como el costo de su salida desde
el almacén.
Este se caracteriza por el manejo tres cuentas:
- Almacén: Los almacenes poseen una cuenta del activo circulante, que se maneja a
precio de costo, por lo que su saldo generalmente, es deudor.
- Costo de ventas: Esta cuenta es por supuesto, de mercancía y al igual que la anterior,
se maneja a precio de costo y su saldo también es deudor.
- Venta: Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta, su saldo es acreedor y
expresa las ventas netas.
Ventajas de utilizar un sistema de inventarios perpetuo o constante:
• Permite obtener la información total de las ventas en cualquier momento, ya que a
medida que va generando transacciones de venta, el mismo sistema va haciendo los cálculos
correspondientes.
• No es necesario realizar conteos físicos permanentes para saber el resultado
del inventario final, sino que el sistema va descontando los productos a medida que se van
consumiendo, de modo que los conteos físicos sólo servirán para detectar pérdidas, robos, o
errores ocurridos en el manejo de la mercancía.
• Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la pérdida bruta
• El sistema genera informes financieros en cuestión de segundos, algo muy útil para el
área contable y los administradores del negocio.
Desventajas del procedimiento de inventarios perpetuos
• “No se puede conocer, en un momento dado, a detalle la composición del rubro de ventas y
costo de ventas”.
• “No es posible determinar con exactitud el valor de las que debiera hacer, debido a que no
hay ninguna cuenta que controle las existencias”.
4.2 Métodos de valuación de inventarios
Estos métodos también se conocen como métodos de valoración. Son procesos que
deben realizarse para poder valuar realmente con exactitud inventarios en sus términos
monetarios.
Todas las empresas deben valorar su producto, monitorear la cantidad de existencias, el
precio de costo y el precio de venta. Con los métodos de valuación de inventarios se puede
realizar un cálculo del precio real de cada producto; además de medir y comparar otros
resultados de ventas y de esta manera ver el margen de ganancia, de utilidad.
Los métodos de valuación de inventarios son también vitales para fijar el volumen de
producción y de ventas de la compañía.
Cuáles son los métodos de valuación de inventarios
Existen distintos métodos de valuación de inventarios. Cada uno con sus características,
complejidades y ventajas. A continuación, un listado con los métodos más usados.
1. Por Identificación Específica
Este tipo de método de valuación de inventarios se implementa principalmente en
empresas que poseen mercancías iguales. Se realiza una identificación individual por cada
uno de estos artículos, la misma se hará por características específicas. Puede ser por
número, marca, uso o costo.
2. Método PEPS – Primeros en Entrar, primeros en salir
Este tipo de método, así como su nombre lo indica, se refiere a que todos los productos
que son adquiridos primero, con anterioridad; estos deberían organizarse para que sean los
primeros que deban venderse. Esto permite tener siempre mayor disponibilidad de productos
más recientes, vendiendo todos los que llevan más tiempo.
Este es uno de los métodos más usados, sobre todo en industrias que realizan productos
alimentarios con estándares internacionales; que no pueden quedar olvidados en el
inventario.
3. Método UEPS – Últimos en Entrar, Primeros en Salir
Este método de valuación busca siempre vender primero lo último que entra. Es decir, si
llega un producto hoy, ese será el que estará a la venta en ese mismo momento. Lo
realmente importante de esto, es entender que el costo unitario que hayan tenido las últimas
entradas sea aplicado a las primeras salidas. Es un método que permite valuar el inventario
con el costo más antiguo. Esto es especialmente útil en momento de mucha inflación. De esta
manera siempre habrá un stock en la empresa que tiene un valor realmente más económico,
debido a que se busca vender siempre los primeros que entran, los más caros.
4. Método de Costo Promedio Constante
Este es el método de valuación de inventarios más medido y más equilibrado. Para
conocer el valor real del inventario con este método se debe tomar el valor del inventario
inicial y a este sumarle las compras que se han realizado en ese tiempo. Luego se divide el
costo de productos en forma equitativa con las unidades que existen.
Si se realiza cada tres meses, será el equilibrio entre el costo/valor del producto al inicio y en
la actualidad.
Cómo funcionan estos métodos de valuación de inventarios
Un inventario es un bien necesario. Están para garantizar la continuidad en la
producción y en la prestación general de un servicio, aunque poder contar con ellos siempre
cuesta dinero. Debido a esto es que los expertos han desarrollado estos métodos de valuación
que logran una reducción en los costos, una mayor eficiencia.
Un inventario representa dinero inmovilizado. Es decir, que está a disposición, pero no
genera ganancias. Debido a esto es que se deben usar métodos de valuación precisos,
métodos que sean asertivos respecto a las existencias de productos, sus costos y beneficios.
Cómo gestionar mejor los métodos de valuación de inventarios
Llevar a cabo inventarios puede ser una tarea compleja, aun cuando tenemos el mejor
método. Para poder ayudar a esta gestión, existen herramientas tecnológicas
llamadas Software ERP. Un tipo de software que ofrece gran cantidad de beneficios a la
hora gestionar todo tipo de inventarios.
Algunos de los principales beneficios que podemos tener de estos son:
Ejecutar un proceso de venta
Realizar una planificación total de recursos empresariales,
Implementar una gestión de inventario personalizable e incluso una gestión de relaciones
con el cliente.
Permite la división de registros por períodos de tiempo.
Armando estadísticas y gráficos paramétricos.
Posibilidad de poder crear bases de datos en la nube.
4.3 Sistemas de pólizas en software
Un sistema de pólizas es aquel medio en el cual se registran una gran diversidad de
operaciones dentro de una determinada organización. Esto se lleva a cabo a través de
documentos propios de la Contabilidad Tradicional y la Contabilidad
Electrónica identificados como pólizas contables. En ellos es donde se registran un conjunto
de diversas operaciones de naturaleza idéntica. En efecto, su implementación es reconocida
mundialmente por presentar muy pocas desventajas.
¿De qué modo funcionan los sistemas de pólizas?
Estas son un tipo de documento contable de exclusivo carácter interno en el cual se
registran las diferentes transacciones de una empresa. Además, en ellos se anexan los
respectivos comprobantes o respaldos de cada transacción.
En ese sentido, el uso de los sistemas de pólizas facilita que cualquier entidad pueda
hacer un control previo a cada una de sus operaciones. Dichos procesos son requeridos antes
de realizar algún registro definitivo en sus libros de Contabilidad.
Principales tipologías existentes en los sistemas de pólizas actuales
Ya que hemos identificado qué es un sistema de pólizas y cómo se da su funcionamiento,
también es útil saber ¿Cuáles son los tipos de póliza? Básicamente, estas se presentan bajo
tres formatos por completo distintos, los cuales son denominados: de diario, de egresos o de
ingresos.
Las pólizas de diario
Son definidas como aquellas en las que se registran los movimientos de una empresa. Los
cuales no implican movimientos de entrada o de salida o de ingresos egresos de dinero.
Las pólizas de egresos
Es otro tipo de registro contable encargado de registrar cualquier operación contable
que represente una salida de efectivo o erogación.
Las pólizas de ingresos
Son un tipo de póliza contable empleado para registrar las entradas de dinero que
ingresan a una empresa. Independientemente de si es en efectivo, transferencia, cheque, etc.
Como vemos, la interrogante qué es un sistema de pólizas da pie a otras inquietudes.
Conocer y dominar a profundidad este tema junto a otras operaciones contables, resulta de
vital importancia para profesionales de la administración especializados en Gestión de
Riesgos y Seguros. Asimismo, estar al tanto de este tema es sumamente útil para
los bachilleres e incluso para el público en general, dado que al saber de qué se trata pueden
profundizar en este campo.
