ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
M Y M PINTURAS Y ACABADOS SAS
FREDY ALBERTO GONZÁLEZ BURGOS
DIEGO FERNANDO GAVILÁN RONDÓN
NICOLAS ANDRES DÍAS BENAVIDES
MIGUEL DAVID MARTÍNEZ NAVIA
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA UPTC
ACCIÓN ORGANIZACIONAL
TERCER SEMESTRE – GRUPO UNO
TUNJA
2023
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
M Y M PINTURAS Y ACABADOS SAS
FREDY ALBERTO GONZÁLEZ BURGOS
DIEGO FERNANDO GAVILÁN RONDÓN
NICOLAS ANDRES DÍAS BENAVIDES
MIGUEL DAVID MARTÍNEZ NAVIA
Actividad Uno
DOCENTE
JUAN MARIA MENDOZA VARGAS
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA UPTC
ACCIÓN ORGANIZACIONAL
TERCER SEMESTRE – GRUPO UNO
TUNJA
2023
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 4
DEFINICIÓN............................................................................................................ 5
LA IMPORTANCIA DE LOS ORGANIGRAMAS PARA EL RETORNO AL
TRABAJO ............................................................................................................ 5
COMPLEMENTO .................................................................................................... 6
DESGLOBE DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ........................................... 8
“M Y M PINTURAS Y ACABADOS SAS” ................................................................ 8
FINALIDADES ......................................................................................................... 9
FUNCIONES ........................................................................................................ 9
VENTAJAS DE TRABAJAR EN ESTE ORDEN .................................................... 11
DESVENTAJAS DE TRABARA EN ESTE ORDEN .............................................. 12
CONTENIDO QUE INCLUYE ................................................................................ 13
MECÁNICA DEL PROYECTO .............................................................................. 14
¿QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES? ........................................................... 15
Titular de la institución ....................................................................................... 15
Funcionario designado ....................................................................................... 15
Responsables del área jurídica .......................................................................... 15
Responsable del área afectada.......................................................................... 15
FUENTES DE CAMBIO......................................................................................... 16
MECANICA DEL LA EMPRESA Y PROYECCIÓN ............................................... 16
Básicos .............................................................................................................. 16
De alcance medio .............................................................................................. 17
Globales ............................................................................................................. 17
CONCLUSIONES .................................................................................................. 18
REFERENCIAS ..................................................................................................... 19
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INTRODUCCIÓN
Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico
que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la
funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual
indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de
comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente
organizacional.
Por tal razón, en el presente trabajo, aprenderemos los diversos tópicos que están
referidos al organigrama y su función en la organización de una empresa, lo que
permitirá conocer la correcta elaboración del mismo.
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DEFINICIÓN
Un organigrama de una empresa permite analizar de manera ordenada todas y cada
una de las estructuras de la organización representada. Desempeñan una función
muy importante dentro del departamento de Recurso Humanos reflejando la
estructura e información de toda la organización.
Un organigrama es la estructura y cimiento de toda organización. Su objetivo
es definir cómo se enfrentarán los desafíos y cómo los distintos equipos harán frente
a sus clientes, proveedores, competencias, colaboradores, entre otros aspectos
LA IMPORTANCIA DE LOS ORGANIGRAMAS PARA EL RETORNO AL
TRABAJO
El organigrama tiene un aspecto práctico, ya que tiene como función principal indicar
con quién se debe hablar dentro de la empresa para solucionar algún problema o
con quién es posible contar para potenciar algún proyecto. Es decir, los
organigramas se caracterizan por especificar todos los recursos de la empresa,
desde los aspectos más relevantes a los menos esenciales, hasta su cultura
organizacional.
El organigrama se refiere también a la estrategia, si es que los equipos están
divididos en funciones de trabajo, en matrices, en zonas geográficas o por
proyectos. Además, funciona como una guía para las personas que quieren conocer
el potencial desarrollo que pueden tener de su carrera. (Personas, 2020)
Por esto mismo, un organigrama bien hecho es esencial para llevar a cabo el
desarrollo de los procesos, siempre que esté pensado en relación al objetivo
negocio y a la estrategia y visión del mismo. Si esto no se ve reflejado, es poco
probable que las metas se cumplan, ya que no se tendrá suficiente claridad de los
recursos y esfuerzos disponibles.
Mantener un organigrama lo suficientemente ordenado y actualizado es clave.
Tanto para los líderes como para los colaboradores es decepcionante ver que la
organización tenga organigramas con errores o con datos antiguos, ya que muestra
poca preocupación por el área de Recursos Humanos.
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COMPLEMENTO
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias
administrativas para análisis teóricos y la acción practica.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes.
Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un
autor define el organigrama de la manera siguiente:
"Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos
importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones
y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada
empleado encargado de su función respectiva." Otro autor expone su concepto de
esta forma: "El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de
la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las
diversas partes componente." Al analizar estas definiciones observamos que cada
una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su
forma y en su especificación. Un autor considera que los organigramas son útiles
instrumentos de organización y nos revelan: "La división de funciones, los niveles
jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la
comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de
cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen
entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la
misma."
(Prado, 1987)
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DESGLOBE DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
“M Y M PINTURAS Y ACABADOS SAS”
- Un elemento (figuras)
- La estructura de la organización
- Los aspectos más importantes de la organización
- Las funciones
- Las relaciones entre las unidades estructurales
- Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
- Las comunicaciones y sus vías
- Las vías de supervisión
- Los niveles y los estratos jerárquicos
- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
- Las unidades de categoría especial.
Este organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para
relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la
organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, la
administración, un control de producción, proyecto de liquidaciones entre otros que
se basan en dar acuerdo a la empresa en todo su ámbito legal y dotacional.
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FINALIDADES
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. En el ´presente se expone
lo siguiente:
1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
a. Los cargos existentes en la compañía.
b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
c. Como la autoridad se le asigna a los mismos.
FUNCIONES
- Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la
empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.
- Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura, así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través
de los manuales de organización.
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- Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de
descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios
y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y
actualización de todos los sistemas de personal y en forma general sirve para:
• Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
• Comunicar la estructura organizativa.
• Reflejar los cambios organizativos.
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VENTAJAS DE TRABAJAR EN ESTE ORDEN
En el organigrama de la empresa a trabajar ofrece varias ventajas precisas entre
las que sobresalen las siguientes:
• Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
• Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo
en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
• Muestra quién depende de quién.
• Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía,
sus puntos fuertes y débiles.
• Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
• Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
• Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
organización.
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DESVENTAJAS DE TRABARA EN ESTE ORDEN
No obstante, las múltiples ventajas que ofrece el uso del organigrama, al usarlo no
se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
• Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
• No se señala el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes
grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de
medición. Además, si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones
informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que
perdería su utilidad.
• Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien
como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando
que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan
obsoletos.
• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el
status.
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CONTENIDO QUE INCLUYE
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor,
estos son sus principales contenidos:
1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente
el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3. Fecha de formulación.
4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización,
etc.).
5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales
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MECÁNICA DEL PROYECTO
El procedimiento para modificar estructuras de organización en esta instancia es
muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurídica se apega a las
siguientes fases:
• Determinación del cambio específico a realizar.
• Justificación técnica.
• Fundamentación legal.
• Presentación de la propuesta de cambio.
• Análisis interno y/o ajuste.
• Integración del documento final.
• Autorización del titular de la institución.
• Envío de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crédito Público.
• En caso de aprobarse, se autoriza la modificación de la estructura.
• La validación de la propuesta se remite a la institución para su implantación.
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¿QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES?
En una primera parte, en este caso nos referimos a el titular del proyecto y puerta
en marcha de la empresa con la cual se va a trabajar. También pueden girar
instrucciones para que se efectúen las modificaciones. Se efectúan o trabajan
cargos como:
Titular de la institución
Gira instrucciones para que se efectúen las modificaciones a la estructura, y una
vez realizadas las autoriza.
Funcionario designado
Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos.
Responsable del área administrativa
Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuración de unidades
administrativas y puestos.
Responsables del área jurídica
Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurídicas que inciden el
funcionamiento de la institución.
Responsable del área afectada
La reestructuración de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de
mejoramiento administrativo, ésta puede brindar soporte técnico al resto de los
encargados de los cambios estructurales.
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FUENTES DE CAMBIO
Por lo general, los procesos de reestructuración en el sector público obedecen a
directrices dictadas por el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de Estado
o de los responsables de las entidades para estatales, con base a aspectos tales
como:
• Fusión, cancelación o liquidación de instituciones.
• Cambio de adscripción sectorial.
• Creación de instituciones.
• Reagrupación o redireccionamiento de funciones.
• Cambio en las políticas de gobierno.
MECANICA DEL LA EMPRESA Y PROYECCIÓN
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de
respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel técnico para su
instrumentación. Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden
agruparse en:
Básicos
Éstos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mínima medida,
que pueden producir cambios en el organigrama no más allá de nivel departamental
o de oficina. Sólo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que
incluya la referencia funcional y de la estructura orgánica que se afecta, así como
las ventajas que el cambio reportará a la organización.
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De alcance medio
Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la
organización hasta el nivel gerencial. En este caso se aplica el procedimiento
general para la elaboración y/o actualización de organigramas.
Globales
Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la
estructura de una organización, las cuales varían de acuerdo con los recursos
técnicos y económicos que se destinen a este fin.
La decisión de llevar a cabo una modificación estructural de esta magnitud conlleva
la ejecución de un análisis organizacional que, si bien debe basarse en el
procedimiento específico para la elaboración de organigramas, también debe
considerar la integración de variables metodológicas de mayor alcance.
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CONCLUSIONES
El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa. Este
tiene una virtud dual, por una parte, trae ventajas, debido a que permite observar la
estructura interna de una organización; y por otra parte trae desventajas que esa
estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.
El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización
la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en
una empresa u organización.
En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas
frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos, en
el presente trabajo se realizaron un tipo de organigrama entre vertical y escalar.
Entre la ventaja más resaltante del organigrama, muestra quien depende de quien
y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma
como se integra la organización.
Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas,
considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la
organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos
administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización
lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.
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REFERENCIAS
CONAFOR. (17 de Noviembre de 2017). Recuperado el 25 de FEBRERO de
2023, de CONAFOR:
[Link]
Organigrama%[Link]
Personas, I. G. (14 de julio de 2020). hcmFRONT. Recuperado el 28 de
FEBRERO de 2023, de hcmFRONT: [Link]
importancia-de-los-organigramas-para-el-retorno-seguro-al-lugar-de-
trabajo#:~:text=Un%20organigrama%20es%20la%20estructura,%2C%20co
laboradores%2C%20entre%20otros%20aspectos.
Prado, O. A. (1987). CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE
OCCIDENTE. Recuperado el 27 de FEBRERO de 2023, de
CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE OCCIDENTE:
[Link]
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