Proceso contable
Es un conjunto de procedimientos que ayudan a resgistrar en los libros
de contabilidad ( principales y registros auxiliares ) en forma ordenada,
cronologica y adecuada todas y cadauna de las operaciones
mercantiles que se originaron en un mismo periodo contable. Todas
las anotaciones que se hagan en los libros contables deben estar
basadas o respaldadas en comprobante o hechos legalmente
aceptados, pudiendo ser estos: facturas, recibos, tickets,
boucher,depositos, letras, pagares, practicas de inventario,
memorandums, actas, calculo de depreciaciones, etc.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
1. Apertura del Proceso Contable: El proceso contable inicia desde
que se hace la primera anotación numérica en cualquiera de los
registros contables. Generalmente la primera anotación se hace
en el libro de Inventarios.
2. Procesamiento de Datos.- En la medida que la empresa va
desarrollando sus actividades comerciales, así mismo, se van
anotando en los registros principales y auxiliares los asientos
contables en orden cronológico. Como dijéramos antes, todo
asiento contable debe estar basado o respaldado no solo por
comprobantes, sino también por hechos legalmente aceptados:
con esto queremos decir que no solo los comprobantes dan
origen a que se hagan anotaciones contables, sino también los
hechos basados en Ley, como es el cálculo de las
depreciaciones, la práctica de inventarios físicos o la información
que proporcione el libro de Actas o de Sesiones.
3. Cierre del Proceso Contable.-. Con el fin de determinar los
resultados favorables o desfavorables y situación económico -
financiera de la empresa. Los últimos procesos contables que se
realizan son: elaboración de último balance de comprobación,
práctica de inventario final, elaboración de partidas de ajuste,
traslados a la hoja de trabajo, elaboración y presentación de los
Estados Financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y
Ganancias, Estado de Flujo de Efectivo) y las Partidas de Cierre.
LAS CUENTAS Y SU
NOMENCLATURA
LA CUENTA
Nombre que se le da a la agrupación mental que se hace de
cosas, valores, hechos o situaciones similares o análogas, para
luego expresarlas en dinero o unidad monetaria y cuyo control se
lleva en un libro denominado Mayor.
Por ejemplo: las bicicletas, las motos, los automóviles y los
camiones, todos estos son vehículos de transporte, por lo tanto
en Contabilidad a todos estos en su conjunto son registrados
bajo una sola cuenta denominada VEHÍCULOS.
Partes de una cuenta
1. Número y nombre o título de la cuenta.
2. Debe, que ocupa el lado o folio izquierdo del libro mayor.
3. Haber, que ocupa el lado o folio derecho del libro mayor.
Operciones que se realizan en una cuenta
a) Abrir una cuenta: Es poner el título o nombre de ella en la
parte superior del rayado del libro mayor, haciendo la primera
anotación numérica ya sea en el debe o en el haber, según
tenga saldo deudor o acreedor respectivamente.
b) Cargar una cuenta: Es operar del lado del debe de una
cuenta, es decir cualquier anotación numérica que se haga
del lado izquierdo de la cuenta.
c) Abonar una cuenta: Es operar el lado del haber de una
cuenta, es decir cualquier anotación numérica que se haga
del lado derecho de la cuenta.
d) Saldar una cuenta: Consiste en sumar todas las anotaciones
numéricas que se encuentran del lado del Debe y sumar las
anotaciones numéricas que se encuentran del lado del Haber,
con el fin de establecer la diferencia numérica entre ambas
sumas, colocando el resultado del lado que sume menos.
e) Cerrar una cuenta: Es trazar dos líneas paralelas una vez
saldada y balanceada la cuenta.
f) Reabrir una cuenta: Después de haber sido cerrada una
cuenta, es volver a poner el saldo en el lado que le
corresponde, o sea, en el lado que sumó más antes de
saldarla.
EJEMPLO:
Notas importantes:
-Los números rojos que están entre paréntesis indican las partes de la
cuenta.
-Las letras azules entre paréntesis indican las operaciones que se
realizan en una cuenta.
(a) Jul.1 A varias 5 0 0 0 .00
(b) Sep.5 A varias 5 0 0 .00
(b) Dic.31 A varias 2 2 4 0 .00
(d) Suma DEBE 7 7 4 0 .00
(e) Sumar iguales 7 7 4 0 .00
(f) Ene. 1 A saldo ant. 3 2 4 0 .00
(C) Jul. 3 Por deudores 3 0 0 0 .00
(c) Oct.5 Por caja 5 0 0 .00
(c) Dic.7 Por varias 1 0 0 0 .00
(d) Suma HABER 4 5 0 0 .00
(d) Saldo deudor 3 2 4 0 .00
(e) Suma iguales 7 7 4 0 .00
Como vemos en esta cuenta de activo (MOBILIARIO Y EQUIPO) el
DEBE (Q 7.740.00) sumó más que el HABER (Q 4,500.00): y la
diferencia, o sea el SALDO (Q 3.240.00), se colocó del lado del
HABER solamente para saldar y cerrar la cuenta; pero al re-abrir la
cuenta el próximo ejercicio contable, el mismo saldo se anota del lado
del DEBE, pues las cuentas de ACTIVO, tienen saldo DEUDOR.
Clasificacion de las cuentas
Existen varios puntos de vista para clasificar las cuentas, pero el que
aquí nos interesa repasar, es la clasificación que se hace de ellas
desde el punto de vista de su naturaleza. Estas se clasifican en:
1. CUENTAS PATRIMONIALES, o de Balance General;
2. CUENTAS DE RESULTADOS, o de Pérdidas y Ganancias
Las cuentas de Balance General, son las que representan el
patrimonio de una empresa, es decir, su ACTIVO, PASIVO Y
CAPITAL.
Las cuentas de Resultados, son aquellas que registran ya sea una
PÉRDIDA o una GANANCIA en el curso de las actividades de la
empresa.
Recordemos que las cuentas de ACTIVO y las cuentas de PÉRDIDA,
siempre deben de reflejar un saldo DEUDOR. Mientras que las
cuentas de PASIVO y las cuentas de GANANCIA, siempre deben de
reflejar un saldo ACREEDOR.
RECONOCER LOS TIPOS DE CUENTA
1. Todas las cuentas de ACTIVO están representadas por bienes u
objetos materiales (Muebles, inmuebles, autos, mercancías, etc.)
así como por bienes inmateriales (marcas, patentes, derecho de
llave, franquicias, etc.) y que son propiedad de la empresa a la
cual se le está llevando la contabilidad; pero también están
representadas por las cuentas por cobrar (derechos) a favor de
dicha empresa (clientes, deudores, documentos por cobrar, etc.)
Y también por todos los derechos que corresponden por los
pagos anticipados.
2. Todas las cuentas de PASIVO, están representadas por las
obligaciones con las que tiene que cumplir la empresa a la cual
se le está llevando la contabilidad, es decir, todas las deudas
que la empresa tiene que pagar a corto, mediano o largo plazo.
El pasivo u obligación se crea cuando se adquieren bienes o
servicios, pero no se pagan en el acto, sino que quedan como
deuda. (Deuda a los proveedores, documentos por pagar,
prestamos bancarios, etc.). También se clasifican dentro del
pasivo cualquier obligación por los cobros anticipados.
3. Las cuentas de PÉRDIDA se identifican fácilmente ya que éstas
representan cualquier servicio que la empresa reciba, tales
como: Servicio de agua, energía eléctrica, telefonía, servicio del
personal (sueldos y salarios) y otros. A excepción de la cuenta
"Compras de Mercadería", los desembolsos que se hagan por la
adquisición de bienes materiales no causan pérdida, pues los
bienes solamente cambian de forma. También se clasifican
dentro de las cuentas de pérdidas, las depreciaciones de los
activos fijos y las amortizaciones.
4. Las cuentas de GANANCIA son fáciles de identificar, puesto que
representan valores (principalmente dinero) que cobra la
empresa a la cual se le está llevando la contabilidad, por los
servicios que ésta le proporcione a otras personas, sin que tenga
que devolverlos (los valores), ni quedar a deberlos, o que si la
empresa vendió algún bien u objeto fue a un precio mayor al del
costo de adquisición, como sucede con la venta de mercaderías.
NOMENCLANTURA CONTABLE O
CATALOGO DE CUENTAS
CONTABLES
Definicion:
Cuando una empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es
necesario formar una lista de cuentas que deberán utilizarse, ya sea
cuentas de Mayor Principales o de Sub cuentas de Mayor Auxiliares,
evitando así errores de aplicación. Una nomenclatura contable, o
catálogo de cuentas contables, es una lista que contiene el nombre de
todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a
que la empresa se dedique, colocándole a cada cuenta un código
numérico que la identifique dentro de los registros o libros contables.