INFORME DE GESTION
NOMBRE DEL FUNCIONARIO:
CARGO:
FECHA DE GESTIÓN:
FECHA DE INFORME:
OBJETIVO:
El Presente tiene por objeto hacer un informe de Gestión para describir las actividades que se realizaron
desde la Oficina de Calidad, cabe anotar que este informe es un bosquejo de lo que se encontró en los
seguimientos a procesos y lo que hemos venido trabajando hasta la fecha.
PROCESO SISTEMA DE GESTION INTEGRAL: Se iniciaron las actividades de la Oficina de Calidad
realizando la actualización de procesos y procedimientos , al igual que las caracterizaciones para un
total de 7 procedimientos actualizados, acciones correctivas y planes de acción pertinentes a las No
conformidades y los hallazgos encontrados en los seguimientos, verificación del cumplimiento de
requisitos según ISO 9001 : 2015, ISO 45001 : 2018 y desarrollando los planes de acción pertinentes a
cada No conformidad menor en los procesos , entre estas actividades que se realizaron describo las
siguientes :
• Actividad: Se incluyeron Capacitaciones al personal administrativo en Conocimientos básicos en
sistemas de gestión de calidad, Seguridad y salud en el trabajo, sentido de pertenencia, al igual
que formaciones personalizadas con lideres de procesos en producto no conforme y planes de
mejora.(Evidencia registro de asistencia , actas de reunión )
• Se socializaron los procesos y procedimientos actualizados, al igual que la Información
Documentada a los lideres de procesos .( Evidencia Actas de reunión )
Todas estas capacitaciones con el fin de que el personal administrativo tuviera bases claras y
conocimientos en la norma ISO 9001:2015 y tuviera un pleno conocimiento de la información
documentada y terminología del SGI.
Para proceder al desarrollo de cronograma de actividades de la oficina de calidad en cuanto al manejo
del Sistema de Gestión Integral según norma ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018.
Por lo cual se procedió a realizar planes de acción por procesos y procedimientos, análisis de causas,
que me permitió tener información clara para proceder a la realización de las Acciones Correctivas y
planes de acción para poderle dar cierre a las No conformidades Evidencia: Acciones Correctivas por
cada No conformidad.
También se realizaron seguimientos y auditorias por procesos y procedimientos, que me permitió
fortalecer algunos procesos con tratamiento a producto no conforme y tratamiento de los mismos,
verificar los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2015 e implementar acciones de mejora en
los mismos y revisar la información documentada por procesos se analizaron los procedimientos para
corroborar el estado actual del sistema de Gestión Integral, para así realizar seguimiento a la información
documentada de cada proceso , se tienen Acciones Correctivas y planes de mejoras ,al igual que los
indicadores de Gestión ,de algunos procesos y procedimientos. buscando la mejora continua de los
mismos.
2. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
Para la retroalimentación del cliente la empresa ha diseñado encuestas en los procesos de gestión
comercial, las cuales permiten y permitirán evidenciar la satisfacción de los diferentes clientes de estos
servicios. Evidencia resultados Encuesta de Satisfacción.
En cuanto a las PQRS, la empresa cuenta con un formato que permite administrar y controlar las quejas,
reclamos, sugerencias y solicitud de información, el seguimiento se realiza desde la Oficina de calidad.
NOTA: Se sugiere que este procedimiento también lo lleve el procedimiento de talento humano , para
conocer las PQRS tanto de los auxiliares de logística como al personal administrativo
En el presente año se ejecutaron actividades para que los estudiantes registraran las PQRS en lo referente
a la prestación del servicio
Desde el 7 de Enero hasta el 30 de Marzo.
La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia o
problemática:
Dependencia o problemática Quejas o reclamos
Sistema de Gestión Integral EPP
Talento Humano Puntualidad
Talento Humano Personal con experiencia
TOTAL 3
Esto se evidencia en las encuestas de evaluación del servicio que se realizan con los clientes y las
visitas realizadas a los diferentes clientes .
3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
En cumplimiento a los aspectos a mejorar en la prestación del servicio del análisis al Sistema de Gestión
Integral se realizó, un bosquejo al cumplimiento de requisitos e las normas ,se implementara ajustes a el
Manual de Indicadores de Gestión 2022 con los líderes y responsables de los procesos buscando mejorar
los siguientes aspectos:
1. Medir el impacto que genera el proceso en las partes interesadas.
2. Que los indicadores midan el objetivo del proceso.
3. Frecuencia de medición
4. Metas de los indicadores que nos permitan medir la gestión de procesos de manera continua
5. Acciones de los indicadores que realmente motiven la toma de acciones de mejora importantes para la
empresa
En el mes de Marzo se revisó el Mapa de Procesos buscando una adecuada interpretación, incluyendo la
revisión y alcance de cada proceso, . Adicionalmente cada objetivo ha sido revisado buscando la
coherencia con los indicadores de gestión para que permitan medir el logro del objetivo del proceso y el
impacto de la empresa en la sociedad la mejora a los indicadores se hará efectiva el día 15 de abril
teniendo en cuenta análisis de causas.
En cuanto al producto o servicio no conforme se ha establecido la metodología para realizar el control al
producto o servicio no conforme en los procesos de cara al cliente: tales como proceso de gestión
comercial, talento humano gestión estratégica, los cuales se mantienen comunicación con la oficina de
calidad, quien los registrara y les da el debido tratamiento.
Cada líder del proceso identificó los productos o servicios no conformes y el tratamiento de los mismos, Si el
producto o servicio no conforme es recurrente o sistemático se formula una acción correctiva y plan de
mejora. Evidencia Listados de productor No conformes y tratamiento de estos.
En cuanto a las No conformidades de los productos y/o servicios de cada proceso, se realizó el siguiente
control:
PROCEDIMIENTO DE TALENTO HUMANO:
Se observa que las No conformidades más recurrentes son: Carencia de un stop de personal nuevo listo
para programar ,Falta de Seguimiento al personal , implementación de un buen plan de capacitación tanto
para el personal operativo como administrativo se recomienda mayor control por parte de la Dirección
Administrativa para verificar el cumplimiento de las competencias del personal nuevo tanto administrativo
como operativo, verificar el perfil de los auxiliares de apoyo logístico de cada centro de trabajo, realizar
seguimiento continuamente al personal para verificar el cumplimiento en la prestación del servicio ,de igual
forma se recomienda implementar un buen plan de formación para el personal operativo teniendo en cuenta
las necesidades de nuestros clientes para que nos permita tener una constante formación de acuerdo a los
centros de trabajo y nos sirva de valor agregado frente a la competencia.
Este procedimiento es el proceso misional y el más importante para la empresa no se encontraban las
actividades planificadas de una forma eficiente y eficaz y se encontraron los siguientes hallazgos a las
cuales se les realizo plan de acción :
1. No se planificaban las actividades de reclutamiento, preselección, selección, capacitación y
actividades propias del cargo.
2. No se cumple con los seguimientos al personal operativo (Se le da más importancia a otras
actividades y se descuida la más importante verificación de la prestación del servicio
3. No existe una planificación adecuada de las tareas asignadas.
4. Incumplimiento en el procedimiento de Talento humano.
5. No se realiza implementación de toda la información documentada del procedimiento
6. No realizan en forma conjunta planes que conlleven en la evaluación de personal desde talento
humano y operaciones
7. No existe trabajo en equipo del procedimiento de Talento humano y operaciones.
8. Incumplimiento en el formato verificación de cumplimiento perfil de cargo.
Por todo lo anterior considero que es de suma importancia el empoderamiento de Yesenia Murillo y cumpla
a cabalidad con las funciones asignadas (motivo por el cual se está trabajando en planes de acción y
cronograma de actividades diarias ), que cumpla con todas las etapas del procedimiento de Talento
Humano, la información documentada del mismo , cumplimiento a los perfiles del cargo o ajuste de los
mismos y tenga mayor responsabilidad en la ejecución del plan formación para todo el personal de
SEPORTBI SAS , lo cual nos permita garantizar un personal idóneo y capacitado.
PLAN DE MEJORAS: Se realizo plan de acción de talento humano (anexo plan de acción ), que describe las
actividades a realizar de forma semanal e incluye todas las actividades además debe actualizar el plan de
capacitación y ajustarlo a Educar con plan de formaciones y actividades propias para el programa.
Además, reestructurar la inducción con el personal nuevo que incluya sentido de pertenencia
.
Actualización se incluyó el estudio de seguridad en la check list de la hoja de vida.
Se realizaron las acciones de 3 productos no conformes en el procedimiento de talento humano.
Se realizo reinducción del procedimiento de talento humano se realizó entrega del mismo, se socializo
información documentada evidencia Acta de reunión con Talento Humano. Plan de Acción.
PROCEDIMIENTO DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL:
Se revisaron los procedimientos de Auditoría interna, Procedimiento de accidentes e incidentes laborales,
procedimientos de acciones correctivas, preventivas y de mejora, de productos y servicios no conformes a
los cuales no presentan novedades
1. Procedimiento de Auditoría interna: ok cumple con la realidad de la empresa ok
2. Procedimiento de Accidentes e incidentes laborales ok cumple con la normatividad del decreto 1704
3. Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejoras ok
4. Procedimiento de gestión del cambio ok
5. Procedimientos de productos y servicios no conformes ok
No se realiza actualización a estos procedimientos puestos que cumplen con los requisitos de las normas
ISO 9001:2015 e ISO 45001 :2018.
PLAN DE MEJORAS: Se sugiere que las personas HSEQ que actualmente laboran en la empresa apoyen
activamente el SGI .no solamente en la información documentada si no en las actividades de los diferentes
centros de trabajo tales como capacitaciones, seguimiento a los epp, etc.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS: Se realizo análisis de este procedimiento por lo que se puede evidenciar
que el procedimiento cuenta con los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2015 e ISO 45001:
2018, motivo por el cual no se realiza actualización del mismo.
Hallazgos: incumplimiento en la información documentada puesto que no se encuentran al día formato de
registro de proveedores
No se evidencia evaluación de proveedores por lo cual se levanta 3 acciones de producto no conforme y se
realiza Plan de acción para compras teniendo en cuenta todas las actividades inherentes al cargo y se
desarrolla cronograma de trabajo diario para verificar cumplimiento de plan de acción (Anexo plan de acción
de compras, cronograma de actividades, listado de productos no conformes de compras.
Se determino que todos los viernes la oficina de calidad realizara seguimiento a cumplimiento de plan de
acción y cronograma de trabajo diario.
Se determina que la evaluación de proveedores debe ser entregada a la oficina de calidad el día 5 de abril
de 2022.
Actualización se realiza cambio en la NOTA 2 numeral 5 descripción de la actividad ..
Se realizo reinducción a Eusebio Contreras del procedimiento de compras, se socializo información
documentada, indicadores de gestión el cual que darán en alistamiento para su ejecución fecha de entrega 5
de abril. Evidencia Acta de reunión, Plan de acción, cronograma de actividades diarias .
PLAN DE MEJORAS: Se realizo plan de acción semanal a Eusebio acompañado de cronograma de
actividades diario el cual se le realiza seguimiento todos los viernes.
PROCEDIMIENTO COMERCIAL:
Se analizo todo el procedimiento comercial y cumple con los requerimientos de las normas ISO 9001:2015 e
ISO 45001:2018 motivo por el cual no se realiza actualización al procedimiento.
Se reviso información documentada del proceso, registro de clientes, encuesta de satisfacción, Reporte
PQRS , pero no se pudo evidenciar el cumplimiento de las mismas al igual que se solicitara reunión
nuevamente reunión con gerencia para verificar cumplimiento base de datos de clientes , Evidencia de
visitas a clientes , Retroalimentación con el cliente de los resultados de las encuestas y análisis de datos de
las mismas .
PLAN DE MEJORAS. se debe socializar los resultados de la encuesta con el equipo de trabajo con su
respectivo análisis de datos y que en la atención al cliente se le realice retroalimentación de los resultados
de la misma.
PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA:
Cumple con todos los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018, se revisaron cada uno de
los procedimientos que hacen parte de este proceso, se revisó información documentada pertinente a los
procedimientos del mismo y se reviso la trazabilidad de los procedimientos con la planeación estratégica de
la empresa en cuanto a cumplimientos en la gestión de recursos , maquinarias y recurso humanos.
PLAN DE MEJORA: Se debe incluir un plan de mantenimiento preventivo de maquinaria y equipos, se debe
realizar una evaluación general de todo lo que influye en la prestación del servicio.
PROCEDIMIENTO DE VACIADO Y LLENADO DE CONTENEDORES:
Se socializo este procedimiento con el supervisor de operaciones Wilson Iriarte analizando la descripción del
mismo teniendo en cuenta la actualidad de las operaciones motivo por el cual se realiza actualización en la
descripción del documento en numerales #1, #9 y #10.
Por lo demás el procedimiento cumple con todos los requisitos de norma.
Se hace énfasis en el cumplimiento de la información documentada del procedimiento por el cual se hace
entrega formal del procedimiento de vaciado y llenado de contenedores junto con la información
documentada del procedimiento y se socializa indicadores de gestión de estos.
PROCEDIMIENTO DE ALQUILER DE MONTACARGA:
Se realiza socialización del procedimiento el cual cumple con las normas y requisitos establecidos se realiza
entrega formal del mismo y se analiza información documentada del procedimiento por lo cual se sugiere
realizar estudio a l formato hoja de vida de montacarga puesto que el formato contenido en el SGI no da la
información pertinente a la trazabilidad desde a adquisición de los montacargas hasta los mantenimientos
preventivos y correctivos de los mismos , por lo cual se sugiere realizar estudio a la hoja de vida de
montacarga creada por el Sr Wilson Iriarte que cumple con los requisitos y trazabilidad para tener toda la
información pertinente a los montacargas.
PLAN DE MEJORAS: Realizar cambios al formato Hoja de vida de montacarga y actualizarlo con la que
maneja Wilson Iriarte para mantenerla en el SGI.
Se sugiere realizar plan de mantenimiento preventivo de montacargas y que se socialice con los
supervisores de operaciones para verificación de cumplimiento de este y formalizar con órdenes de
servicios.
Se actualizo el ítem 9 e ítems 7 se establecen los requisitos solicitados.
PROCESO DE GESTION ESTRATEGICA:
Se reviso el despliegue estratégico de la empresa el cual mantiene la trazabilidad y cumplimiento de los
requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 45001: 2018, que concuerdan con el direccionamiento
estratégico , la misión y visión es clara y la política de calidad está encaminada al cumplimiento de la
planeación estratégica y los objetivos conllevan al cumplimiento de los objetivos trazados en los procesos a
través del cumplimiento de indicadores de gestión que permite medir la eficacia de los procesos y
procedimientos .
No se realiza actualización en el proceso de gestión estratégica puesto que describe el horizonte a seguir y
define las actividades propias del a empresa.
PLAN DE MEJORAS: Se debe empoderar al personal tanto administrativo como operativo de la planeación
estratégica, para que las actividades desarrolladas en cada uno de los procesos estén encaminadas al
cumplimiento de la política y objetivos integrales de la empresa y se evidencien el cumplimiento de estos.
Este informe se a realizado con el fin de evidenciar el análisis y puesta en marcha de los procesos y
procedimientos de la empresa SEPORTBI SAS, buscando la mejora continua al interior de la empresa y que
esta se vea reflejada en la prestación de los servicios.
El SGI queda atenta a cualquier sugerencia que nos permita ser mejores eficientes y eficaces
Quedo atenta a cualquier inquietud.