PLANILLA DE CÁLCULOS EXCEL

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EXCEL

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Competencia

- Desarrollar capacidades de utilizar una planilla de cálculo integrando

datos para su contabilización o procesamiento. Esta capacidad incluye
la competencia de tratamiento matemático de estos datos por medio
de la aplicación de fórmulas sencillas y/o operaciones matemáticas
básicas en los datos agregados así como la identificación de los gráfi-
cos que mejor comunican los resultados obtenidos.

Evidencias de capacidades desarrolladas

En el momento de la evaluación, el/la alumno/a deberá demostrar que:

- Conoce e identifica los elementos de la ventana de trabajo de la apli-

cación.
- Incorpora las técnicas básicas para la escritura de textos, números y
fórmulas.
- Desarrolla técnicas de edición del contenido de las celdas y ha asimi-
lado el concepto de bloque.
- Reconoce las ventajas del uso de las barras de herramientas y sus posi-
bilidades en el formateo de las celdas.
- Logra el desarrollo de prácticas de guardado y recuperación de
archivos.
- Realiza cálculos matemáticos básicos.
- Incorpora técnicas para el desarrollo de gráficos.
- Incluye el concepto de ordenamiento de datos.

A continuación desarrollamos el conjunto de conceptos y procedimientos

básicos asociados a la formación de estas competencias.

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EXCEL

El programa Excel es la hoja de cálculo del paquete Office de Microsoft.

Es una aplicación para manipular datos y números, constituido por una
matriz o grilla, formada por filas y columnas, que se utiliza para realizar
cálculos matemáticos para las distintas áreas.

Para usar este programa -previamente instalado- podemos seguir la si-

guiente rutina:

Inicio / Programas / Microsoft Excel.

Otra forma de acceder sería desde la Barra del paquete de software

Office. Clic en el acceso directo de EXCEL que se encuentra en el
escritorio (no siempre está presente).

VENTANA DE TRABAJO

Cuando iniciamos el programa Excel encontramos la siguiente ventana:

Barra de Fórmulas

Selector Encabezados de columnas

Celdas

Encabezados Hojas del libro

de filas de Excel

Área de trabajo

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La figura anterior muestra la ventana de Excel, donde vemos muchos ele-

mentos comunes a los programas de Microsoft:

- Barra de menús, desde donde se seleccionarán los comandos.

- Barras de herramientas, donde encontramos botones y listas
desplegables que dan inicio a las órdenes más comunes.
- Barra de estado, la que nos muestra información sobre la
planilla de cálculo que estamos usando.

CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

Las planillas de cálculos se componen de casillas rectangulares, llamadas

Celdas. En ellas escribiremos números, palabras o fórmulas. Estas celdas
se encuentran distribuidas en filas (numeradas) y columnas (identificadas
por letras). Los botones que dan nombre a las filas y columnas se llaman
cabeceras, las que permiten una rápida identificación de los elementos
dentro de la matriz. Para diferenciar una celda de otra debemos pensar
en letras (que representan columnas) y números (que definen filas).

Cuadro de nombre

Selector ubicado en la celda B3, en el ángulo superior izquierdo, en el

Cuadro de nombres se indica la celda activa.

BARRAS DE HERRAMIENTAS

Entre las Barras de Herramientas más importantes encontramos: la Barra

Estándar, la Barra Formato y la Barra Dibujo.

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Barra de Herramienta Estándar

En esta barra encontraremos las funciones básicas de los Comandos de

Menú Archivo y Edición, así como diversos botones para realizar fun-
ciones que utilizaremos frecuentemente.

Nuevo Abrir

Guardar

Imprimir Vista preliminar

Ortografía y Gramática

Cortar Copiar
Pegar Copiar Formato

Deshacer

Rehacer

Autosuma Pegar Función

Orden Ascendente Orden Descendente

Asistente para gráficos Dibujo

Contenido de zoom

Barra de Herramienta Formato

Mediante sus botones podremos darle forma a las celdas y a sus con-
tenidos. Muchos de los botones son los que vimos en el programa Word,
los nuevos serán desarrollados al explicar Formato de la celda.

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MOVERNOS DENTRO DE UNA PLANILLA

Podemos desplazarnos dentro de una hoja de cálculo de diferentes ma-

neras:

- Haciendo clic con el mouse en la celda deseada.

- Mediante las teclas de dirección.
- Escribiendo el nombre de celda en el Cuadro de nombres.

Recordemos que a veces necesitamos recurrir a las Barras de desplaza-

miento para localizar alguna celda.

En la parte inferior de la ventana hay unas lengüetas grises con el nom-

bre de las hojas incluidas en el libro en uso. La que está activa se encuen-
tra con fondo blanco.

Para activar una planilla sólo basta hacer clic en la lengüeta.

TRABAJAR CON UNA HOJA DE CÁLCULO

Cuando iniciamos Excel aparece un libro con tres planillas u hojas en

blanco (hoja1, hoja2, hoja3).

Si es necesario podemos:

- Agregar, mediante Insertar/ Hoja de Cálculo.

- Quitar, Edición/ Eliminar Hoja.
- Cambiarle el nombre, haciendo doble clic en el nombre, se
seleccionará para poder cambiarlo.

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Para crear un libro nuevo hacemos:

-
Clic en el icono Nuevo:
- En la línea de menú clic en Archivo/Nuevo, aparece una ventana
de diálogo donde en la solapa general elegimos Libro y luego
Aceptar.

Para abrir un libro existente hacemos:

-
Clic en el icono Abrir:
- En la línea de menú clic en Archivo/Abrir.

En ambos casos aparece una ventana de diálogo donde debemos indicar

Unidad /Carpeta /Nombre de archivo y luego Aceptar.

Para guardar un libro:

Si es la primera vez que lo guardamos hacemos:

- Clic en el icono Guardar:

- En la línea de menú clic en Archivo/Guardar como.

En ambos casos aparece una ventana de diálogo donde debemos indicar

Unidad /Carpeta /Nombre de archivo y luego Aceptar. Esta última
acción se debe realizar si deseamos guardar el trabajo con un nombre
distinto, o en una unidad o carpeta diferente, de lo contrario sólo basta
con guardar ( o Archivo/Guardar).

Los datos en una celda

Las celdas en una planilla de cálculo pueden contener distintos tipos de

datos: números, fórmulas, texto, fechas, etc. Excel maneja cada tipo de
una manera diferente.

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Introduciendo texto

A pesar de que las planillas se especializan en el manejo de números, en

muchas oportunidades será útil ingresar texto en las celdas.

EJERCITACIÓN

Ingrese el siguiente texto en nuestro primer trabajo:

1. Haga clic en una celda.

2. Luego escriba el texto.

Aparecerá en la celda y en la
barra de fórmulas.

3. Para terminar presionamos

Intro, Tab, alguna tecla de direc-
ción o hacemos clic en la próxima
celda.

El texto se alinea naturalmente a la izquierda. Si deseamos agregar texto

o corregirlo, podemos hacer doble clic sobre la celda, o clic y F2. Se acti-
vará el cursor para seguir escribiendo.

Introduciendo números

A la hora de ingresar un número activamos la celda y lo escribimos. Se

ubicará a la derecha.
Cuando el contenido de la celda es mayor que el ancho de la misma, si
es texto aparecerá cortado y si es un número se verá una serie de símbo-
los numerales (#). El contenido completo se puede ver en la Barra de fór-
mulas.

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Barra de fór-
mulas

Contenido de Contenido de
texto mayor numero mayor
que ancho de que ancho de
celda celda

Para resolverlo podemos modificar el ancho de la celda. Para esto hace-

mos un arrastre en el borde derecho de la cabecera de la celda en
cuestión. Si deseamos ajustar el ancho de la celda al tamaño del con-
tenido en el borde derecho de la cabecera, hacemos doble clic o
empleamos el comando Formato/Celdas, y en la solapa Alineación acti-
vamos Ajustar texto.

EJERCITACIÓN

Mejoremos la presentación de nuestro trabajo y luego guardémoslo en un

disco de 3 1/2 con el nombre GASTOS.

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Formato de las celdas numéricas

A continuación veremos las diferentes formas en que se puede presen-

tar un mismo número.

1 2532 número sin formato

2 2532,00 número con dos decimales
3 2.532,00 número con decimales y separador de miles
4 $ 2.532,00 número con decimales, separador de miles y signo que indica la
moneda.
5 2532% número porcentual
6 2,53E+03 número en notación científica

Esto se logra cliqueando en los correspondientes botones de la Barra de

herramienta, Formato o en el menú Formato /Celdas/ Número
1 2532

2 2532,00 Aumentar o disminuir decimales

3 2.532,00 Estilo millares

4 $ 2.532,00 Estilo moneda

5 2532% Estilo porcentual

6 2,53E+03

Formato fecha

En algunas oportunidades, luego de introducir un dato numérico obte-

nemos un resultado inesperado. Seguramente el formato de la celda no
es el adecuado, sobre todo si contiene una fecha, donde los formatos
varían como en el siguiente ejemplo:

05/05/2004
05-May-04 Las diferentes maneras de presentar
5 de Mayo de 2004 una fecha las obtenemos en
5-5-04 0:00 Formato/Celdas/Fecha
5-5-2004
Mayo-04
5-5-04

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Alineación en una celda

En una celda los números naturalmente se alinean a derecha pero esto

se puede modificar mediante los botones de alineación. Las celdas con
texto pueden justificarse, es decir, alinearse a izquierda y derecha.

153,2

153,2

153,2

Formatos de las fuentes

Mediante el comando Formato/Celdas/Fuente accedemos a la ventana

de diálogo que nos permite cambiar la Fuente, el Estilo, Tamaño y
Color.

Una manera más rápida de cambiar el formato de una o más celdas es

emplear Barra de herramientas / Formato.

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Tamaño Bordes

Tipo de Negrita Color de Color de

letra Cursiva relleno fuente
Subrayado

Selección de celdas

En ocasiones es importante seleccionar una fila, una columna o toda la

planilla. Esto se realiza muy sencillamente:

Al cliquear en la cabecera de la columna se selecciona la columna. Si

arrastramos a izquierda o derecha seleccionaremos varias columnas.

Cliqueamos en la cabecera de la fila para seleccionarla. Si arrastramos

seleccionamos varias filas.

Al pulsar en el botón del ángulo superior izquierdo seleccionamos toda la

planilla.

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Bloques

Al emplear una planilla de cálculo, es necesario poder seleccionar varias

celdas que no constituyen toda una fila o toda una columna.
Seleccionamos varias celdas simultáneamente para copiarlas, borrarlas,
moverlas, cambiar el formato, color, fuente, estilo, etc.

Abramos el archivo GASTOS que hemos guardado en la práctica anterior.

Seleccionaremos las celdas con los importes (ubicamos el puntero en la

celda C4 y arrastramos hasta la celda E7, quedando seleccionado el
bloque (C4:E7)

Igualaremos las cifras decimales

Pondremos el signo monetario

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Mediante Formato/Celdas/Tramas pongamos color gris a las celdas con

nombres de mes y color celeste al bloque (B4:B7). ¿Podemos centrar los
nombres de mes? ¿Cómo podemos poner los bordes en el área de
números?

En Excel podemos seleccionar áreas discontinuas manteniendo presiona-

da la tecla CTRL. Mientras arrastramos con el mouse abarcando los dife-
rentes grupos de celdas .

Para finalizar guardarlo con el mismo nombre (GASTOS).

CREANDO FÓRMULAS

Las fórmulas comienzan siempre con el signo =. Luego podemos ponerle

un número o una referencia a la celda. Esto último es más conveniente,
ya que al cambiar el contenido de la celda automáticamente cambia el
resultado.

Barra de fórmulas

La fórmula que usamos en la celda C8 suma el contenido de las celdas

superiores, como muestra la barra de fórmulas.

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Para escribir la dirección de la celda en una ecuación podemos hacerlo

manualmente o cliquear en la celda y luego poner el signo de la
operación. Para indicar que terminamos de escribir la fórmula presio-
namos Intro. Automáticamente se verá el resultado.

Si deseamos realizar lo mismo en las celdas de la derecha, podemos

escribir nuevamente la fórmula, pero también podemos poner el puntero
en el punto cuadrado de la celda y adoptará la forma de una fina cruz,
que al arrastrar, en este caso a la derecha, completará automáticamente
con las fórmulas correctas y sus correspondientes resultados.
Verifiquemos esta acción. Luego guardar el archivo con el nombre GAS-
TOS CON FÓRMULAS (Archivo/Guardar como).

Fórmulas y más Fórmulas

Tal como aprendimos en Matemática, Excel realiza las operaciones orde-

nadamente de izquierda a derecha, primero las multiplicaciones y divi-
siones (* / ), luego las sumas y restas (+ -). Para alterar esto podemos
emplear paréntesis ( ).

Observemos en el ejemplo siguiente las celdas que contienen fórmulas de

Suma, Promedio y Multiplicación. Copiemos el ejemplo y guardémoslo
con el nombre GASTOS CON FÓRMULAS.

2 3

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1. Suma: sumatoria de todos los gastos: =C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11

2. Promedio: suma del total por mes, dividido el numero de meses:
=(C5+C6+C7)/3
3. Multiplicación: el promedio mensual por los meses del año: = F5*12

Cuando se introduce una fórmula dentro de una celda en lugar de un

valor concreto, los resultados se van recalculando a medida que se pro-
ducen los cambios. Una vez presionado Intro, vemos el resultado.

Si el resultado que aparece tras ejecutar una fórmula no es correcto o

sencillamente Excel no realiza ninguna operación, seguramente hay un
error en la fórmula, la que deberemos corregir. Procedemos de la si-
guiente forma:

1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula. Para editarla

podemos hacer doble clic o clic y F2.

2. Podremos ver el contenido en la Barra de fórmulas. Es

recomendable ver la fórmula desde aquí, ya que se visualiza
mucho mejor. Observemos que esta barra posee tres botones
que pueden emplearse para cambiar el contenido de la celda.

Cancelar: empleamos este botón para cancelar el proceso de edi-

ción.

Aceptar: cuando se realizan modificaciones en la Barra de Fórmulas

se presiona este botón para confirmarlas.

Modificar: al cliquear este ícono la barra se expande para mostrar el

resultado de la fórmula y proporcionarnos ayuda, pudiendo Aceptar o
Cancelar el cambio.

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MEJORANDO LA PRESENTACIÓN DE LOS CUADROS

Escribamos el siguiente cuadro de datos:

Calculemos:

1. El Sub-total, sabiendo que es Básico * Premio.

2. El Total, sabiendo que es Sub-total + Básico.

Para mejorar la presentación del cuadro de datos es conveniente traba-

jar con el aspecto del mismo. El título Sueldos - personal de la fábrica,
quedaría mejor centrado entre las celdas del cuadro. Para esto selec-
cionamos las celdas desde A2 hasta F2 y presionamos el botón
Combinar y centrar. Queda de la siguiente forma:

A cada celda o conjunto de celdas le podemos poner borde, tramas y

alineación en forma manual, pero también podemos recurrir a los for-
matos preestablecidos por Excel mediante el comando
Formato/Autoformato, donde podemos elegir dentro de una gran va-
riedad de formas muy elaboradas.

Las opciones señaladas a continuación deben ser activadas o desacti-

vadas según nos parezca más conveniente, quedando como el ejem-
plo siguiente.

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ORDENANDO DATOS

En algunas oportunidades es conveniente presentar los datos ordenados

en forma ascendente o descendente, según se desee, alfabética o
numéricamente. Para realizar esto solo tenemos que seleccionar el área
que deseamos ordenar. Luego cliqueamos Datos/Ordenar...

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Es importante indicar si la selección

tiene nombres de columnas (si tiene
fila de encabezamiento) como en este
caso. Acepta tres niveles de orde-
namiento, es decir, si hay repetición
en el primer criterio entonces ordena
por el segundo, y si se mantiene la
repetición, por el tercero. Tratemos
de ordenar por Nombre. ¿Y cómo
ordenar por Básico?

SIMPLIFICANDO LAS FÓRMULAS

En una fórmula de suma sencilla como ésta:

si tuviéramos que sumar 123 celdas sería muy tedioso de escribir. Por esto
Excel tiene un método más simple: escribir la palabra SUMA seguida del
bloque que abarca las celdas (C5:C11). De la misma forma podemos
obtener el promedio =PROMEDIO (C5:C11).

La sumatoria es una función muy usada, por lo tanto tiene un icono que
la simplifica , que es equivalente a =SUMA(C5:C11).

El icono se emplea para buscar funciones para fórmulas más com-

plejas:

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Veamos el siguiente ejemplo:

Promedio(D12:D21)

Max(D12:D21)

Min(D12:D21)

CREAR GRÁFICOS

Una técnica muy empleada por lo simple es escribir el signo = (que indi-
ca que escribiremos una fórmula) seguido de la función (por ejemplo:
Promedio). Luego abrimos el paréntesis y comenzamos a cliquear o arras-
trar, según corresponda, abarcando las celdas involucradas en la
operación. Para finalizar cerramos el paréntesis e Intro.

También hacer gráficos es, como el uso de fórmulas, la especialidad del

programa Excel, tarea que se realiza muy sencillamente.

En el siguiente ejemplo:

Haremos el gráfico que represente los gastos en cada mes. Para esto
seleccionaremos las celdas correspondientes a los meses y a los totales
respectivos.

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Luego hacemos clic en el asistente para Gráficos , o en la línea de

menú usamos el comando Insertar/Gráficos.

Se abre la ventana de diálogo en la que en sólo cuatro pasos lograremos

el gráfico que deseamos.

Tipo de
gráfico

En primer lugar seleccionamos un Tipo de gráfico y luego un subtipo,

para continuar con el siguiente paso en el que observamos si el rango de
celdas (bloque) es el correcto. Luego el siguiente paso.

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En este paso podemos poner si deseamos Títulos, Rótulos y Leyendas,

activando o no las líneas de referencia.

Finalmente indicamos si el grafico se pone en la hoja actual donde está

el cuadro de datos, o en una hoja de gráfico nueva.

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Por último Finalizar.

De esta manera sencilla hicimos nuestro primer gráfico en Excel.

Guardémoslo como GASTOS CON GRÁFICO.

Si hacemos clic sobre los elementos del gráfico, podemos realizar modi-
ficaciones en cada uno de los elementos que lo componen e incluso si
accedemos nuevamente al Asistente para gráficos, podemos cambiar el
tipo o subtipo del mismo.

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IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

En el comando de menú Archivo

encontramos una serie de comandos
que nos ayudan a imprimir un docu-
mento de Excel.

CONFIGURAR PÁGINA

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Sus opciones afectan solo a las hojas del libro seleccionadas. Al ejecutar
la configuración, se abre la anterior caja de diálogo, donde observamos
las siguientes acciones:

Página Podemos elegir:

- La orientación Vertical u
Horizontal de la hoja.
- Tamaño del papel.
- Calidad de impresión.

Márgenes Esta solapa permite determinar el

área de impresión de la hoja y los
espacios para encabezado y pie de
página.

Encabezado y pie de página En esta solapa se escriben los

encabezados y pie de página. Estos
son inscripciones frecuentes que
se repiten automáticamente en
todas las hojas y se encuentran en
los extremos superior e inferior de
la hoja, generalmente títulos,
fechas o numeración de página.

Hoja Esta ficha contiene las opciones

para definir el área de escritura,
fijar títulos, orden de las páginas,
etc.

VISTA PRELIMINAR

Este comando abre una ventana en la que se puede ver al documento tal
cual quedaría impreso en una hoja, también se accede desde la barra de
herramientas.

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Las opciones que presenta son:

- Siguiente, pasa a la página siguiente.

- Anterior, pasa a la página anterior.
- Zoom, muestra una vista pequeña que sirve para apreciar cómo queda
distribuido el texto y los gráficos en la hoja a imprimir.
- Imprimir
- Configurar página, ya descripta.
- Márgenes, permite aumentar o disminuir los márgenes establecidos.
- Saltos de Página, sirve para establecer saltos para la impresión.
- Cerrar
- Ayuda

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