MANUAL PARA PROTAGONISTAS
UNIDAD DIDÁCTICA III.
HOJA ELECTRÓNICA
Microsoft Excel es una aplicación distribuida por la suite de oficina Microsoft Office, que se caracteriza por
ser un software de hojas de cálculo, utilizado en tareas financieras y contables.
Objetivo de la Unidad:
• Los protagonistas elaboraran y editaran hojas de cálculo utilizando formulas, funciones
y gráficos.
Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:
1. Hojas de cálculo de gran dimensión, Cada libro puede contener aproximadamente
1024 hojas.
2. Cada hoja contiene aproximadamente 1.048.576 filas y 16.386 columnas ordenadas
numérica y alfabéticamente respectivamente.
3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos
de los cuales depende un resultado.
4. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja
de cálculo.
1.1. Elementos de la Hoja de Cálculo Electrónica
1.1.1 Abrir Excel
Clic en Inicio, todos los programas, carpeta Microsoft Office.
Clic en Excel, clic en Libro en blanco, se abrirá la siguiente ventana.
3 4
8
5
6 9
7 10
Fig. 140
75.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
Elementos:
1. Barra de título: La barra de título contiene el nombre de la hoja sobre el que se está
trabajando en ese momento.
2. Cinta de opciones: Muestra Los grupos de trabajo y los comandos de aplicación.
3. Cuadro de nombres: Muestra la celda activa o el nombre de la celda seleccionada si
esta posee un nombre.
4. Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda activa, Si la celda contiene una
fórmula, se mostrará aquí.
5. Celda activa: En Excel, una celda activa es una celda que está abierta para su
manipulación, cuando una celda está activa se diferencia gráficamente del resto de
las celdas, mediante un marco, recuadro o contorno más grueso.
6. Filas de la hoja: estas van rotuladas numéricamente.
7. Nombre de la hoja: esta opción de Excel permite cambiar el nombre de cada hoja
del libro de Excel.
8. Columnas de la hoja: estas van rotuladas alfabéticamente.
9. Barras de desplazamiento: permite el desplazamiento por toda la hoja de calculo.
Insertar hojas: opción que permite insertar una nueva hoja de cálculo.
1.1.2. Conceptos de Excel
1. Libro de trabajo: Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir,
todo lo que hacemos en este programa se almacenará
formando el libro de trabajo.
2. Hoja de cálculo: Una hoja de cálculo es una herramienta
muy útil para las personas que trabajan con números y que
necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar
con una gran cantidad de números y lleva incorporada una
serie de funciones para realizar cálculos.
3. Dirección de celda: La intersección de una columna y una
fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de
su fila. Fig. 141
4. Rango de celdas: Un rango de celdas es un conjunto de celdas continuas. Los límites
del rango de celdas son separados por dos puntos (:).
76.
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1.1.3. Desplazarse por la hoja electrónica
Las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
Movimiento Movimiento
Celda Abajo Flecha Abajo
Celda Arriba Flecha Arriba
Celda Derecha Flecha Derecha
Celda Izquierda Flecha Izquierda
Pantalla Abajo Avpag
Pantalla Arriba Repag
Celda A1 Ctrl + Inicio
Primera Celda De La Columna Activa Fin Flecha Arriba
Última Celda De La Columna Activa Fin Flecha Abajo
Primera Celda De La Fila Activa Fin Flecha Izquierda O Inicio
Última Celda De La Fila Activa Fin Flecha Derecha
1.1.4. Formas del puntero del mouse en Excel
Fig. 142
77.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
2. Tipos de datos de Excel
Cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:
1. Valores numéricos: los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos,
porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido
será alineado a la derecha. Excel trata a las fechas como valores numéricos.
Fig. 143
2. Texto: Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres
alfanuméricos y/o símbolos especiales, dicho valor se alineará de manera automática
a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas
letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier
celda.
Fig. 144
78.
MANUAL PARA PROTAGONISTAS
3. Fórmulas: Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos
o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la
celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen
valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.
Fig. 145
3. Creando el primer libro de trabajo
1. Crear el siguiente libro de trabajo.
2. Guardar en su PC como: Ejemplo1.
Fig. 146
3.1. Guardar un libro de trabajo
1. Para Guardar un libro de trabajo.
2. Clic en Archivo, clic en opción guardar o guardar como.
79.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
3. Debe de aparecer la siguiente ventana:
Fig. 147
4. En la ventana seleccionamos el lugar donde guardaremos nuestro libro.
5. En la opción nombre de archivo, le asignamos un nombre y luego clic en guardar.
3.1.1. Abrir un libro de Excel
1. Para abrir un libro guardado.
2. Clic en archivo, Clic en examinar.
3. Seleccionar la ubicación del libro, luego el libro que deseamos abrir.
4. Clic en abrir.
Fig. 148
80.
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3.1.2. Guardar y Guardar como
• Guardar, sirve para guardar un documento que ya habíamos hecho y trabajado con
él, y que le hicimos algunos cambios, cuando estos cambios se tienen que guardar
utilizamos este submenú para hacerlo, de esta forma no le cambiamos el nombre al
documento.
• Guardar como, se utiliza para darle un nombre a un documento nuevo en el cual
hayamos trabajado, o para cambiar el nombre de cualquiera, si ya le habíamos dado
uno.
oo Guardar es equivalente a presionar Ctrl + G.
oo Guardar como es equivalente a presionar tecla F12.
4. Configuración de la hoja de Cálculo
Las Hojas de Cálculo pueden ser realmente grandes. Una manera de imprimir exactamente las celdas
que usted quiere, es la Configuración de Página.
4.1. Configurar la Hoja de cálculo
1. Clic en la ficha diseño de página, grupo de trabajo configurar página.
2. Clic en la flecha ubicada en la esquina inferior derecha.
Fig. 149
3. Excel nos enviara la siguiente ventana.
Fig. 150
81.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
3.1. En la ficha página podemos seleccionar o modificar:
• Seleccionar la orientación de la hoja.
• El ajuste de escala.
• El tamaño de papel.
3.2. En la ficha márgenes podemos modificar o seleccionar:
Fig. 151
• Los márgenes: izquierdo, derecho, inferior, superior, la distancia del encabezado y el
pie de pagina.
• El centrado de la hoja de cálculo.
3.3. Ficha: encabezado y pie de página
Al dar clic en la ficha encabezado y pie de página,
Excel nos muestra la ventana donde podemos
modificar o seleccionar.
Fig. 152
82.
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3.4. Encabezado
• Personalizar encabezado, dar clic y podremos escribir el encabezado de nuestra hoja
en cualquiera de las tres secciones.
Fig. 153
• Una vez digitado el encabezado, clic en aceptar.
3.5. Pie de Página
• Personalizar Pie de página, dar clic y podremos escribir el pie de página de nuestra
hoja en cualquiera de las tres secciones.
Fig. 154
83.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
• Una vez digitado el pie de página, clic en aceptar.
• Orientación: vertical. Encabezado: sección central “Segunda configuración”, aplicar
formato de fuente. Pie de Página sección izquierda digitar nombre del Curso, aplicar
formato de fuente.
5. Formato a los datos de una hoja de Cálculo
Dar formato a los datos de las celdas de Excel significa en términos
generales, fijar los parámetros que definirán el aspecto y presentación de
los datos contenidos en las hojas de cálculo.
Para aplicar formato a los datos de una o más celdas, se debe previamente
seleccionar las celdas a la cuales se le aplicara formato y luego aplicar los
Fig. 155
formatos deseados.
5.1. Formato Fuente
1. Seleccionar los datos a los cuales le aplicara formato.
2. Luego seleccione las opciones de la ficha fuente.
Fig. 156
3. Las cuales pueden ser: negrita, cursiva, subrayado, tamaño de fuente, tipo de fuente,
bordes, Sombreado y color de fuente.
5.2. Formato alineación de celdas
1. Seleccionar los datos a los cuales le aplicara formato.
2. Luego seleccione ficha inicio, grupo alineación.
Fig. 157
84.
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3. Las cuales pueden ser: alineación izquierda, derecha, centrado, alinear en la parte
superior e inferior, alinear a la derecha, aumentar sangría, disminuir sangría. Orientación
del texto y combinar y centrar.
5.3. Formato Número
1. Seleccionar los datos a los cuales le aplicara formato.
2. Luego seleccione ficha inicio, grupo alineación.
3. Las cuales pueden ser: Formato de número, estilo contabilidad,
estilo porcentual, millares, aumentar y disminuir decimales.
Fig. 158
Todos estos grupos de trabajo (Fuente, alineación y Numero poseen en su esquina inferior derecha una
flecha oblicua que al darle clic genera la ventana formato de celdas).
5.4. Ventana Formato de celdas
Fig. 159
Esta ventana posee a su vez 6 fichas adicionales para la aplicación de formato a las celdas de la hoja de
cálculo.
a. Número: categoría de cómo queremos visualizar los datos.
b. Alineación: forma de alinear las celdas en la hoja de calculo.
c. Borde: El tipo de borde que llevaran nuestras celdas.
85.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
6. Formulas y Funciones
6.1. Formula
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos
cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda
Fig. 160
6.2 Función
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un
orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.
Al introducir una formula o una función en una celda debemos de digitar el signo igual al inicio de la
misma.
Fig. 161
6.3. Operadores en Excel
6.3.1. Operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y
operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos.
86.
MANUAL PARA PROTAGONISTAS
Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como operador ya que al
ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que Excel realice una división entre
100 de manera automática.
6.3.2. Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el
resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De
lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO.
6.3.3. Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación
para unir el valor de dos cadenas de texto.
6.3.4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola
referencia.
6.3.5. Precedencia de operadores en Excel
Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el orden en que
dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden de precedencia que
determina la manera en que Excel hace los cálculos:
87.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel realizará los
cálculos de izquierda a derecha.
6.3.6. Controlar el orden de precedencia
La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en Excel es utilizando
paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos
otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará primero.
7. Formulas en una hoja de Cálculo
Fig. 162
7.1. Ejemplo de Formulas Básicas 1
Por simple inspección se llegaría a la conclusión de que el promedio seria la suma de las dos notas
88.
MANUAL PARA PROTAGONISTAS
dividido entre dos.
En términos de Excel esto se traduciría: =(E4+F4) /2 expresión que introduciremos en la celda G4 y luego
presionar tecla Enter, luego copiamos el contenido de la celda G4 a las celdas G5 y G6. El nuevo aspecto
de la hoja debe verse así:
Fig. 163
7.2. Ejemplo de Formulas Básicas 2
1. Rebaja 3% = 3%multiplicado por el Subtotal
2. IVA 15% = 15% multiplicado por el subtotal
3. Total = Subtotal General restarle la rebaja sumarle el IVA
Introduzca cada formula tal como se muestra, aplique los formatos correspondientes
Fig. 164
7.3. Referencias en Excel
Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de cálculo ya que a través de ellas podemos
identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en
cualquiera de ellas.
7.4. Tipos de referencias en Excel
Una referencia siempre será la dirección de una celda dentro de una hoja y siempre estará formada por
la columna y fila en donde se ubica la celda.
89.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
7.4.1 Referencias relativas en Excel
De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que, al
momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición donde
se está haciendo la copia de la fórmula.
7.4.2 Referencias absolutas en Excel
Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a
una celda de manera que permanezca igual aún después de
ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las
referencias de una celda al momento de copiar la fórmula,
entonces debemos convertir una referencia relativa en
absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo Fig. 165
“$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera:
7.4.3 Referencias mixtas en Excel
En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la columna
como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les
conoce como referencias mixtas.
Fig. 166
8. Funciones en una hoja de Cálculo
Al introducir una función en una celda Excel nos envía una etiqueta inteligente, la cual nos da información
de la sintaxis a usar.
8.1. Sintaxis en Excel
La sintaxis de una función en Excel se refiere a la disposición y orden de la función y sus argumentos.
90.
MANUAL PARA PROTAGONISTAS
En Excel las funciones deben comenzar con el signo igual (=) seguido del nombre de la función y sus
parámetros.
8.2. Funciones Matemáticas
• Abs: Devuelve el valor absoluto de un número. Sintaxis =Abs(Celda)
• Aleatorio: Devuelve un valor mayor que cero y menor que 1. Sintaxis =Aleatorio ()
• [Link]: Devuelve un numero aleatorio entre los valores que se especifique.
Sintaxis = [Link](Inferior, Superior)
• Redondear: Redondea un número al número de decimales especificado. Sintaxis
=Redondear (Celda, Numero de decimales)
• Suma: Devuelve la suma de un rango de celdas o conjunto de celdas especificadas
por el usuario. Sintaxis =Suma (Rango de Celdas) o =Suma (Celda, Celda, Celda)
• [Link]: Devuelve la suma de los valores de un rango que cumplen un criterio
establecido por el usuario. Sintaxis =[Link](Rango, criterio, rango suma)
• Truncar: Remueve la parte fraccionaria de un número. Sintaxis =Truncar(Celda,
Numero de decimales)
8.2.1. Ejemplo de Funciones Matemáticas 1:
Fig. 167 Fig. 168
Realizar cada uno de los ejemplos. Guardar en su carpeta de trabajo
8.2.2 Ejemplo de Funciones Matemáticas 2:
Crear la siguiente hoja de cálculo. Introduzca las
funciones tal como se muestra
8.3. Funciones Estadísticas
• [Link]: Devuelve el número
de celdas que cumplen un criterio
establecido por el usuario. Sintaxis =
Fig. 169
91.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
[Link](Rango de celdas, “criterio”)
• Contara: Devuelve el número de celdas ocupadas en un rango. Sintaxis =Contara(rango
de celdas)
• Max: Devuelve el máximo valor numérico de un rango de celdas. Sintaxis =Max(rango
de celdas)
• Min: Devuelve el mínimo valor numérico de un rango de celdas. Sintaxis =Min(rango
de celdas)
• Moda: Devuelve el valor más frecuente de un rango de celdas. Sintaxis =Moda(rango
de celdas)
• Promedio: Devuelve el promedio de un rango de celdas. Sintaxis =Promedio(rango
de celdas)
• [Link]: Devuelve el promedio de un rango de celdas que cumplen un criterio
dado por el usuario. Sintaxis =[Link](rango de celdas)
8.3.1. Ejemplo de Funciones Estadísticas
Crear la siguiente hoja de cálculo tal como se muestra
Fig. 170
8.4 Funciones Lógicas
• O: La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las
expresiones lógicas sean falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces
92.
MANUAL PARA PROTAGONISTAS
el resultado de la función O será VERDADERO. Sintaxis =O(Argumento1; Argumento2)
• Si: La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite
evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de
gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
Sintaxis =Si(Valor lógico; Valor Si; Valor No)
• Y: La función Y en Excel recibe como argumentos una serie de expresiones lógicas.
Si todas ellas son verdaderas, entonces la función Y devolverá el valor verdadero. Si
alguna de las expresiones lógicas es falsa, entonces la función Y devolverá el valor
falso. Sintaxis =Y(Argumento1; Argumento2)
8.4.1. Ejemplo de Funciones Lógicas
Fig. 171
9. Gráficos en Excel
Lo primero que se debe hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que se desea trazar.
Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y
crear el gráfico.
9.1. Tipos de gráfico
Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de
suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar
el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.
93.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
9.1.1 gráficos más utilizados
9.1.2. Gráficos de columna:
Utilizada para mostrar las categorías en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.
Fig. 172
9.1.3. Gráficos de líneas
Utilizado para representar datos que varían en un periodo continuado de tiempo, datos de categoría en
el eje horizontal, y datos de valores eje vertical.
Fig. 173
9.1.4. Gráficos Circulares
Su utilización se la requiere en datos de porcentajes, ya que este gráfico es uno solo, pero su 100% está
repartido según la cantidad de categorías que se esté utilizando.
94.
MANUAL PARA PROTAGONISTAS
Fig. 174
9.1.5. Gráfico de Barras:
Implementado para hacer comparaciones entre elementos individuales. Son semejantes a los gráficos de
columnas.
Fig. 175
95.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
9.2. Crear un gráfico
Antes de crear un gráfico debe de estar elaborada la hoja de cálculo y los datos distribuidos correcta-
mente.
1. Seleccione los datos a graficar.
Fig. 176
2. Luego Dar clic en la ficha Insertar, Grupo de trabajo Gráficos.
3. Clic en Gráficos recomendados, Excel nos mostrara sugerencias de Tipos de gráficos,
seleccionar una opción.
Fig. 177
96.
MANUAL PARA PROTAGONISTAS
4. Luego clic en Aceptar, Excel nos enviara nuestro grafico seleccionado.
Fig. 178
9.2.1. Personalizar Grafico
Para Personalizar el grafico insertado se debe hacer uso de las fichas Formato y diseño que se generan
al insertar el grafico.
1. Seleccionar el título y Editarlo.
Fig. 179
97.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
2. En la ficha diseño, Grupo de trabajo Estilos de Diseño, seleccione un diseño
3. Luego en el grupo de trabajo diseños de gráficos, clic en el comando diseño rápido,
seleccionar un diseño, al aplicar estas opciones, el grafico debe de verse tal como se
muestra:
10. Filtrado de datos
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.
Generalmente cuando queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
10.1. Aplicar autofiltro
• Ubicarse en el primer encabezado de columna de la hoja de cálculo
• Clic en la ficha datos, grupo de trabajo Ordenar y filtrar, clic en comando Filtro, la hoja
debe tomar la siguiente apariencia:
Fig. 180
• Las flechas desplegables que aparecen en el lado derecho de cada encabezado de
columna permitirán que seleccionemos aquellos datos que cumplan ciertos criterios.
10.1.1. Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente
para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores
únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
10.2. Filtros avanzados
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que
deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado.
1
98.
MANUAL PARA PROTAGONISTAS
10.2.1 Aplicando Filtro avanzado
2. Se deben copiar los encabezados de columna en cualquier parte de la hoja de
cálculo, tal como se muestra
Fig. 181
3. Escribir los criterios de filtrados en los encabezados copiados
4. Luego en la Ficha Datos, Grupo Ordenar y Filtrar, Clic en comando avanzadas, se
mostrará lo siguiente
Fig. 182
99.
SISTEMA OPERATIVO Y OFIMATICA
5. En esta ventana debemos de seleccionar:
• El rango de lista: todos los datos de la hoja de cálculo
• Rango de criterios: Los criterios por los cuales vamos a filtrar
• Seleccionamos copiar a otro lugar
• Clic en donde copiaremos los datos filtrados
6. Clic en Aceptar
11. Impresión de la hoja de Cálculo
1. Para realizar la impresión de la hoja de calculo
2. Clic en ficha archivo
3. Clic en opción imprimir, se mostrará la siguiente
ventana
4. Seleccione el número de copias a imprimir
5. Seleccione la impresora a usar para imprimir
6. En configuración seleccione:
• Que desea imprimir: Libro, Hoja o selección
• Tipo de orientación
• Tamaño de hoja
• Puede modificar los márgenes si lo desea
7. Clic en imprimir
Fig. 183
100.