TECNICATURA EN GESTIÓN Y

ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

MANUAL DE INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

UNIDAD 4

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

4.3 Dirección:

4.3.1 Definición
La dirección tiene como función específica guiar, orientar y controlar a las
personas de una organización para logar el objetivo de la empresa, atendiendo
siempre a las necesidades del personal.
Las órdenes deben ser claras, concisas y convincentes, explicando su causa,
importancia y su alcance. A veces es más conveniente plantear lo que uno
pretende y preguntar cómo se lo puede conseguir.
Con el liderazgo y la autoridad del director se logran las metas y objetivos
establecidos en la etapa de planeación, en base a sus decisiones, delegación
de autoridad, y seguimiento del cumplimiento adecuado de todas las órdenes
emitidas.
La dirección general es el área que determina o aplica la estrategia y el funcionamiento
de la empresa y que establece los objetivos que deben conseguir las demás. La toma
de decisiones de esta área se basa en un plan de negocio elaborado previamente, que
marca la orientación de la empresa. En las pequeñas empresas también suele ser el
área que lleva las finanzas. Desde la Dirección general se debe conseguir:
• que haya unidad en el equipo de trabajo;
• un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa
• la motivación de los trabajadores

Objetivos de la Dirección

Los objetivos de la dirección son:

 • Influenciar sobre las personas para lograr los objetivos planificados
• Persuadir para cumplir el objetivo con los recursos y tiempos
determinados
• Toma de decisiones acertadas para el logro de objetivos

Importancia de la Dirección

La función de dirección se relaciona directamente con la manera de alcanzar los

objetivos a través de las personas que conforman la organización. Para que la
planeación y la organización puedan ser eficaces, deben ser dinamizadas y
complementadas por la orientación que debe darse a las personas mediante la
comunicación, capacidad de liderazgo y motivación adecuadas.

Para dirigir a los subordinados, el administrador debe comunicar, liderar y

motivar. Dado que no existen empresas sin personas, la dirección constituye una
de las más complejas funciones administrativas porque implica orientar, ayudar
a la ejecución, comunicar, liderar, motivar, entre otros. La dirección es un
proceso interpersonal que determina relaciones entre individuos.

4.3.2 Principales estilos

• Burocrático: la organización establece una estructura jerárquica y con
normas, bloqueándose la comunicación y estableciéndose unas relaciones
donde dichas normas prevalecen a la persona.

• Autocrático: el jefe impone las normas y sus criterios, estableciendo la

estrategia, planificando y diseñando el trabajo, y diciendo quién debe
hacerlo.

• Paternalista: establece una actitud protectora con los subordinados. Se

interesa por sus problemas personas y profesionales. Aunque les consulta,
es él quien toma las decisiones.
 • Participativo: se comparte la responsabilidad con los subordinados,
consultándoles, e incluyéndoles en el equipo que interviene en la toma de
decisiones.

• Democrático: las tareas se discuten y determinan en grupo, el jefe sólo

orienta y apoya. Plantea propuestas que pueden ser evaluadas en grupo. El
grupo toma decisiones libremente sin la participación del jefe, con lo que
hay una ausencia de liderazgo.

• Laissez Faire: el jefe no ejerce de directivo en ningún plano. Se da

prioridad a los intereses personales frente a las necesidades de la
organización.

• Liderazgo Transaccional: este estilo de liderazgo nace con la idea

de que los miembros de equipo acuerdan obedecer completamente
a su líder cuando aceptan el trabajo

• Liderazgo orientado a las tareas: Los líderes altamente

orientados a la tarea, se centran solo en que el trabajo se
haya cumplido y pueden ser un poco autocráticos.

• Liderazgo orientado a las personas: Es el opuesto al

liderazgo orientado a la tarea. Con el liderazgo orientado a
las personas, los líderes están completamente orientados en
organizar, hacer de soporte y desarrollar sus equipos.

4.3.3 Elementos
Los elementos de la dirección son:
• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional
• Motivación
• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados
• Comunicación
• Supervisión
• Alcanzar las metas de la organización

4.3.4 Habilidades para dirigir una empresa:

Las habilidades que se requieren para dirigir una empresa son muchas,
pero vamos a resumir en las siguientes:
1. Liderazgo.
2. Saber delegar.
3. Habilidad para la construcción de equipos. ...
4. Saber comunicar.
5. Capacidad de resolución de problemas.
6. Resiliencia.
7. Habilidades técnicas.
8. Empatía y habilidades sociales.
 [Link] Factores Humanos y Motivación
Por medio de la función de dirección los administradores ayudan a las personas a
darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y
contribuir al mismo tiempo al cumplimiento de los propósitos de la empresa. Por
lo tanto, los administradores deben conocer los papeles que asume la gente, así
como la individualidad y personalidad de ésta.
Motivación
La motivación es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos,
deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.
Decir que los administradores motivan a sus subordinados es decir que realizan
cosas con las que se esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los
subordinados a actuar de determinada manera.
Un administrador puede hacer mucho por la intensificación de las motivaciones
mediante el establecimiento de condiciones favorables a ciertos impulsos. Los
empleados que, por ejemplo, se han creado un prestigio de excelencia y alta calidad
tienden a sentirse motivados a contribuir en favor de ese prestigio.
Los administradores deben hacer uso desde luego de los motivadores que
induzcan a la gente a desempeñarse efectivamente a favor de la empresa que la
emplea. Esos motivadores son: condiciones favorables de trabajo, atención en sus
necesidades primarias, promociones internas, valoración adecuada de los puestos
y personas, incentivos económicos y reconocimientos, bienestar en el trabajo, etc.
En pocas palabras: Para dirigir a los subordinados, el director debe comunicar,
liderar y motivar.

[Link] Liderazgo.
Es la relación en la cual una persona influye en un grupo de personas,
en sus emociones y en su comportamiento, logrando que las mismas
compartan sus ideas entre sí, realicen las tareas relacionadas al trabajo
y logren los objetivos institucionales.
El director debe tener esa habilidad de liderazgo, ya que debe orientar,
guiar e influir de manera positiva en sus colaboradores para el logro de
los objetivos de la empresa. Debe saber comunicarse con sus
colaboradores, hacerles llegar el mensaje que cumpliendo el propósito
de la empresa, van a poder también cumplir con sus objetivos
individuales y personales.

4.2.1 Introducción. Concepto.

Es la función administrativa que sirve para lograr el objetivo para el cual fue creada
la Empresa o Institución. Toda organización implica funciones combinadas,
relaciones de autoridad y relaciones de responsabilidad.
 La organización del trabajo es fundamental, ya que así se podrán ordenar las
actividades que se llevarán a cabo para que la estructura de la organización sea
sólida. Además, este proceso incluye seleccionar al personal capacitado para llevar
a cabo las labores de trabajo.
También se deben organizar las herramientas a utilizar, qué tareas hay que
hacer, quién y cuándo las hará y quién llevará a cabo el proceso de toma de
decisiones.

4.2.2 Estructura Organizacional.

La estructura organizacional es la forma cómo se asignan las funciones y
responsabilidades que tiene que cumplir cada miembro dentro de una empresa para
alcanzar los objetivos propuestos.

Puesto que cada empresa funciona de manera diferente, cada una tiene que adoptar una
estructura organizacional distinta que le ayude a alcanzar sus metas y objetivos. Por lo
tanto, toda empresa conforme a la forma de operar debe planificar todo el proceso de sus
tareas laborales y definir los puestos y responsabilidades de todas las personas que
integran la organización.

De manera que, la estructura organizacional representa la forma en la que se organiza

el trabajo dentro de una empresa. También se establece el modo de comunicación y de
coordinación que se entabla entre cada puesto para llevar a buen término las tareas.

En efecto, debido al alto grado de competencia las empresas buscan mejorar y volver más
eficientes sus procesos productivos, sus procesos administrativos y su estructura
organizacional.

¿Para qué se diseña una estructura organizacional?

Cuando una empresa realiza su estructura organizacional persigue alcanzar lo siguiente:

• Determinar los distintos departamentos y áreas de funcionamiento que integran la

organización.
 • Crear el sistema jerárquico entre los diferentes puestos de trabajo y áreas de
responsabilidad.
• Delinear los perfiles de puestos para definir las tareas y responsabilidades de cada
miembro de la organización.

Sin duda, todo esto facilita que se dé una correcta división de tareas, las cuáles se
desarrollan con eficiencia y esto permite evitar el surgimiento de confusiones y de
conflictos.

Tipos de estructura organizacional

Entre los modelos de estructura organizacional más comunes que una empresa puede
aplicar, tenemos los siguientes:

1. Lineal / Vertical

Sobre todo, la estructura lineal se basa fundamentalmente en los niveles de autoridad y se

maneja un sistema de decisión centralizada. Esta se estructura de forma piramidal,
mientras más alta es la jerarquía disminuyen los puestos, pero aumenta en cada cargo el
número de responsabilidades.

2. Horizontal
Mientras que, en esta estructura existen pocos mandos medios de autoridad, por lo que
las personas que ocupan los niveles más altos de autoridad entran en contacto directo con
todos los trabajadores de primera línea.

3. Funcional

En cambio, el sistema funcional agrupa y ordena a las personas que ocupan puestos
similares dentro de la empresa. Se basa fundamentalmente en las tareas que tiene que
desarrollar cada jefe y su grupo de trabajo.

No obstante, todos los empleados dependen de un supervisor y cada equipo de trabajo se

organiza en departamentos especializados. Por ejemplo, departamento de marketing, de
ventas, de producción, de contabilidad, entre algunos que se pueden mencionar

4. Divisional

Por otra parte, el sistema divisional organiza a los trabajadores por un tipo de producto o
de servicio específico que se ofrece al mercado. Cada grupo de trabajo es responsable del
flujo de tareas en esa división en particular.

5. Matricial

Del mismo modo, en el sistema matricial la organización divide el esquema de trabajo

tanto por cada área de funciones como por los tipos de proyecto que se desarrollan.
Funciona como una matriz en la que cada empleado reporta a dos jefes inmediatos; un
supervisor de proyecto y un supervisor de funciones.

6. Central

Finalmente, la estructura central se usa más en empresas que son muy grandes y por lo
tanto su forma de trabajo es más compleja. Por eso cada empleado debe responder a
muchos supervisores que se encuentran en diferentes áreas o en diferentes localizaciones.

4.2.3 Organigrama

[Link] Concepto
Consiste en una representación gráfica de las distintas funciones y de las relaciones de
autoridad y de responsabilidad que conforman la organización. Es como una fotografía
de la organización de la empresa.
En el organigrama se pueden observar:
• Un elemento (figuras)
• La estructura de la organización
• Los aspectos más importantes de la organización
• Las funciones
• Las relaciones entre las unidades estructurales
• Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
• Las comunicaciones y sus vías
• Las vías de supervisión
• Los niveles y los estratos jerárquicos
• Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
• Las unidades de categoría especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones
públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la
organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre
otros.

Finalidad Del Organigrama

Un organigrama posee diversas funciones y finalidades:

1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus

respectivos niveles jerárquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en
la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

a. Los cargos existentes en la compañía.

b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
c. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones fel Organigrama

• Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al
reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

• Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización
(en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta
función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de
organización.

• Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y

análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como
elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos
los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

• Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

• Comunicar la estructura organizativa.
• Reflejar los cambios organizativos.

En conclusión:

El organigrama permite identificar las cadenas de mando, cómo se agrupan los

empleados, en qué departamentos, ante quién responden, etc. Es especialmente útil para
el departamento de Recursos Humanos.

El organigrama ordena y estructura la empresa dentro de su comunicación formal; el

organigrama informa a todos los miembros de la empresa y personas externas de qué
departamentos existen en ella, qué personas sus puestos, qué funciones tienen y cómo se
relacionan entre sí.

El organigrama de una empresa es el esquema de esa empresa.

Simbología:

El organigrama está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos, unidos por líneas
horizontales y verticales. Los rectángulos representan los órganos o cargos de la
organización, mientras que las líneas representan los canales de comunicación o
relaciones funcionales o formales. Cuando representan comunicaciones diferentes (de
arriba hacia abajo), los canales de comunicación indican autoridad; cuando representan
comunicaciones ascendentes (de abajo hacia arriba), indican responsabilidad.
Los tipos de organigramas pueden ser según:

 Su naturaleza
 Su finalidad
 Su ámbito
 Su contenido
 Su presentación o disposición gráfica

Según la disposición gráfica pueden ser:

• Vertical. Organiza la jerarquía de arriba a bajo desplegando hacia abajo

ésta.

• Horizontal. Va de izquierda a derecha, colocando a la persona

responsable siempre a la izquierda.

• Mixtos.

• De bloque.

• Circulares.

[Link] Estructura vertical: autoridad, centralización y

descentralización.
En las organizaciones de estructura verticales se parte de una estructura jerárquica
piramidal, en cuya cúpula recae la máxima responsabilidad y autoridad, y debajo de la
cual aparecen las divisiones, con sus mandos medios, y más abajo los departamentos
funcionales con los empleados.
Este tipo de estructura se representa por los organigramas verticales, en los cuales se
representa la estructura empresarial como una pirámide jerárquica de arriba a abajo, de
manera que los niveles más altos tienen una mayor autoridad.
Arriba se sitúan la dirección general y las funcionales y por debajo los diferentes niveles,
como departamentos o secciones.

Así, este tipo de organización pone su interés en la autoridad, por encima de la

cooperación.
Las ventajas son, sobre todo, que la autoridad y jerarquía quedan claras y con ellas, el
responsable, a diferencia de otros como el horizontal. Por otro lado, es con el que están
más familiarizados la mayoría de empleados. Pero no olvidemos que un inconveniente
puede ser que no promueve la colaboración interdepartamental o la gestión conjunta de
proyectos.

Cómo realizar un organigrama vertical

Este tipo de organigrama tiene objetivos y se centra en la autoridad. Por tanto, sin
olvidar esto, veamos los pasos que se podrían dar para construirlo.

• En primer lugar, quién es quién. Hay que definir claramente los puestos como
la dirección general, gerencias de apoyo (como la secretaría), direcciones
funcionales, departamentos y secciones. Este es el paso esencial porque, ante todo,
debe ser claro y conciso.
• Este organigrama es el indicado para grandes empresas donde los puestos estén
perfectamente delimitados. Por tanto, debe mostrar claramente los niveles de
autoridad.
• En su diseño recomendable es el que consiga aunar utilidad con sencillez.

Ejemplo de organigrama vertical

 [Link] Estructura horizontal: Departamentalización

Una estructura organizativa horizontal (estructura plana) es aquella en la que se han

eliminado la mayoría de los niveles de mandos medios y de sus funciones, con lo que la
alta dirección está en el contacto directo con los trabajadores de primera línea
(vendedores, servicio técnico, etc), los empleados de la planta de producción y clientes.

A pesar de su amplitud, las organizaciones planas pueden beneficiarse de la mayor

parte de las ventajas de que disfrutan las pequeñas empresas, tales como el tiempo de
respuesta más rápido a las cambiantes condiciones y preferencias de los clientes.

Este tipo de estructura, se contrapone a las estructuras jerárquicas o estructuras

verticales.

Un sistema organizacional horizontal cuenta con el objetivo de eliminar las barreras

internas para conectar de manera efectiva y flexible a todas las áreas de la organización,
promoviendo la creación de equipos multidisciplinarios que trabajan estrechamente en la
solución e implementación de diferentes proyectos. La jerarquía es plana y todos los
miembros de la compañía, incluida la alta dirección, los gerentes y los empleados,
participan en el proceso de toma de decisiones del proyecto a su cargo.

Otras ventajas de las organizaciones con estructuras horizontales incluyen la capacidad

para aprovechar el talento de todos los empleados, responder más rápido a los cambios
del mercado, así como mayor cooperación e intercambio de información entre funciones,
divisiones y personal.

Departamentalización horizontal: aumento de órganos especializados, para mejorar el

conocimiento, la eficiencia y/o la calidad del trabajo. La división se realiza por
actividades y conocimientos. Es el que se llama proceso funciona
o departamentalización propiamente dicha.
Ejemplo de estructuras horizontales