Evaluación de Riesgos.
Cada Unidad se enfrenta a diversos riesgos internos y externos que deben ser evaluados. Una
condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos
niveles, los cuales deberán estar vinculados entre sí.
La evaluación de riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados.
A su vez, dados los cambios permanentes del entorno, será necesario que la Unidad disponga de
mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados al cambio. En la evaluación se deberá
analizar que los objetivos hayan sido apropiadamente definidos, que los mismos sean consistentes
con los 40 objetivos institucionales, que hayan sido oportunamente comunicados, que se hayan
detectado y analizado adecuadamente los riesgos, que se los haya clasificado de acuerdo a la
relevancia y probabilidad de ocurrencia.
Control interno
Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, el
Sistema de Control Interno de una empresa comprende diversos elementos, cuyo diseño le
corresponde a la administración pues sirve de apoyo gerencial, con el propósito de proteger sus
activos, generar registros contables confiables, fomentar la eficacia de operación y alentar la
observancia de las políticas administrativas prescritas, colectivamente los diversos elementos del
Sistema de Control Interno funcionan con el fin de reducir la exposición involuntaria a riesgos de
carácter comercial, financiero o contable
Como lo dice KELL, Walter G. y ZIEGLER, Richard E. (1983, Pág. 122): “El control interno comprende
el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de un
negocio con el fin de salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos
contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas administrativas
prescritas.”
Entonces, se define al control interno como el conjunto de planes adoptados por la gerencia de
una organización con el propósito de salvaguardar sus activos, generar información contable
confiable, fomentar el cumplimiento de las políticas administrativas de la entidad para lograr
eficacia en las operaciones y llegar a los objetivos propuestos.
Al igual que CEPEDA, Gustavo (1997, Pág. 4) manifiesta que: “Se entiende por control interno el
conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de
asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos
y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por
la gerencia, en atención a las metas y objetivos previstos.”
Se puede decir, que el Control Interno es el proceso que se utiliza con la finalidad de describir las
acciones, planes, métodos y procedimientos adoptados por los directores de una empresa o
entidad, diseñado con el objeto de salvaguardar sus activos generando eficiencia, eficacia y
cumplimiento de los objetivos.
Importancia
El control interno es importante ya que, permite mantener una seguridad razonable sobre el
sistema contable que utiliza cada entidad, permite detectar errores y plantear correctivos o
soluciones para mejorar los procesos administrativos, debido a que éste nos ayuda a ir verificando
las irregularidades que se pueden presentar en la realización de tareas dentro de una
organización, para alcanzar la eficiencia y eficacia de las operaciones, y el cumplimiento de las
leyes, reglamentos y políticas, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades establecidas para que todas las tareas y recursos de la entidad estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos previstos.
Principios del control interno
Existen quince reglas relativas al control interno, que se han catalogado como principios dada
su universalidad y los beneficios que éstas han generado, así tenemos las siguientes:
Responsabilidad delimitada. - Deben constar por escrito las funciones, deberes y derechos que
corresponden a cada servidor de una entidad.
Separación de funciones de carácter incompatible. - Se refiere a evitar que una misma persona
haga funciones que puedan conducir a fraudes o errores porque son inadecuados, por ejemplo:
quien cobra no debe hacer depósitos y llevar el libro de bancos al mismo tiempo.
Ninguna persona debe ser responsable por una transacción completa. - No es conveniente que
una sola persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones, es por ello que debe
existir una persona encargada de autorizar, de aprobar, de ejecutar y de registrar una
operación.
Selección de servidores hábiles y capacitados. - Es un requisito para el buen funcionamiento de
cualquier entidad, pues se necesita de los mejores individuos para un óptimo desarrollo de las
actividades en una empresa.
Pruebas continuas de exactitud. - Toda función financiera que realiza una persona debe ser
revisada aritmética, contable y administrativamente por otra.
Rotación de deberes. - Es una medida para evitar la rutina al personal y se vicie o cometa
errores.
Fianzas. - Toda persona encargada del registro, custodio o inversión de bienes o recursos
públicos debe presentar una garantía.
Instrucciones por escrito. - Lo cual evitará que el personal se equivoque en la realización de las
tareas encomendadas, e incluso se evita olvidos involuntarios de las disposiciones dadas.
Control y uso de formularios renumerados. - Esto permite mantener un archivo lógico de
documentos y facilita su control.
Evitar el uso de dinero en efectivo. - Excepto en aquellos casos en que sean gastos de menor
cuantía y se manejen por caja chica.
Contabilidad por partida doble. - Este principio es concordante con la práctica de la profesión
del contador público
Depósitos intactos e inmediatos. - Esta medida facilita el control de operaciones y el cruce de
información, por ello deben hacerse máximo al siguiente día de la recaudación de forma total.
Uso y mantenimiento del mínimo de cuentas bancarias. - Para evitar entorpecer el control
financiero y confusiones en los servidores.
Uso de cuentas de control. - Se refiere a los auxiliares y subcuentas que se usan para registrar
las operaciones financieras de la entidad.
Uso de equipo mecánico con dispositivos de control y prueba. - Como son: alarmas, claves,
llaves de registradoras para evitar fraudes o robos.
El ejercicio del control interno se debe realizar tomando en cuenta los principios de igualdad,
moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos
ambientales, pero aplicando las quince reglas universales para el control interno.
CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS
El inventario físico es una operativa cuya finalidad es conocer con exactitud los
productos almacenados y sus cantidades. Los operarios normalmente recorren los
pasillos contando y anotando de forma manual todos los productos alojados en las
estanterías.
Dependiendo de las necesidades de la empresa y del número de productos disponibles, el
inventario puede realizarse de manera permanente, anual o rotativa. En todo caso, lo
recomendable es que coincida con periodos de menor actividad para así poder destinar
más plantilla a esta operativa, efectuarlo de modo más rápido, con menos errores y sin
interrumpir otras obligaciones.
El objetivo del inventario físico es contrastar las existencias reales del almacén con las
registradas en el inventario teórico o contable
¿Cuál es la importancia del inventario físico?
Un control del inventario es indispensable para el negocio, porque redunda en una
mayor productividad. Conocer fielmente la ubicación de cada producto facilita la
preparación de pedidos y evita demoras, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los
clientes.
El inventario físico ayuda a identificar descuadres, investigar sus causas y evitar que
se vuelvan a producir. Podría ocurrir, por ejemplo, que un operario fuera incapaz de
encontrar un producto teóricamente en stock. Al inspeccionar todo el almacén, se
descubriría que ese producto estaba almacenado en una ubicación errónea y podrían
tomarse medidas para disminuir este tipo de equivocaciones.
El inventario físico también ayuda a verificar y garantizar que los productos se
encuentran en buenas condiciones. Al contar los productos uno a uno se puede comprobar
visualmente que estén en buen estado. Esto es vital cuando se gestiona una gran cantidad de
referencias.
CONTROL INTERNO DEFINICION:
Control interno se denomina al conjunto de normas mediante las cuales se lleva a cabo la
administración dentro de una organización, y también a cualquiera de los numerosos
recursos para supervisar y dirigir una operación determinada, o las operaciones en general.
El control interno es, en una forma u otra, un factor básico de operación para la
dirección de cualquier organización.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Elementos de Control Interno Los elementos que contribuyen al control interno son
principalmente los siguientes:
1. El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad para complementar los
controles de organización.
2. Una clara definición de funciones y responsabilidades de los departamentos y actividades
de la organización, sin lagunas o aéreas de responsabilidad indefinidas.
3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los
resultados de las operaciones, así como de las responsabilidades y grados de cada función y
de la organización en conjunto.
4. Un sistema de informes para la administración superior y niveles de operación, basados
en datos de los registros y documentos contables, y diseñados para presentar un cuadro
informativo de las operaciones, así como para exponer a la administración los factores
favorables o adversos.
5. El mecanismo dirigido en la estructura de operación, conocido como interna, con el fin
de proveer un funciona- miento efectivo y la máxima protección contra fraudes.
6. Una planificación anticipada de los diversos elementos funcionales de la organización,
mediante un sistema presupuestario, que provee un mecanismo de control de las
operaciones futuras.
7. El mantenimiento de la organización de la actividad de evaluación independiente
representada por la auditoría interna, a cargo de la responsabilidad de revisar políticas,
reglamentos, etc., como un servicio constructivo y de protección a la administración.
Procedimientos para mantener un buen control interno:
1. Delimitación de responsabilidades.
2. Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
3. Segregación de funciones de carácter incompatible.
4. Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
5. División del procesamiento de cada transacción.
6. Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
7. Rotación de deberes.
8. Pólizas.
9. Instrucciones por escrito.
10. Cuentas de control.
11. Evaluación de sistemas computarizados.
12. Documentos renumerados.
13. Evitar uso de efectivo.
14. Uso mínimo de cuentas bancarias.
15. Depósitos inmediatos e intactos de fondos.
16. Orden y aseo.
17. Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.
18. Gráficas de control.
19. Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
20. Actualización de medidas de seguridad.
21. Registro adecuado de toda la información.
22. Conservación de documentos.
23. Uso de indicadores.
24. Prácticas de autocontrol.
25. Definición de metas y objetivos claros.
26. Hacer que el personal sepa por qué hace las cosas.
Inventario de mercancías.
Es conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con
el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para
ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales lo integran los bienes
adquiridos para ser vendidos con posterioridad, sin que se les realicen modificaciones.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Se define según YOLIMA, S., (2008), como “el conjunto de acciones que permite
la modernización institucional pública o privada mediante la aplicación de normas
garantizando la gestión administrativa, buscando crear una cultura organizacional que
vincula el deseo de superación individual en beneficio propio, de la organización y de la
sociedad para lograr el manejo eficiente, eficaz de recursos” (p. 21).
Métodos de Evaluación
Muestreo estadísticos