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Aplicación de los procedimientos

administrativos relativos a la selección
de recursos humanos.

Caso práctico

Alejandro y
Luna son
dos
estudiantes
de los Ciclos
Formativos
de Asistencia a la dirección y
Administración y Finanzas respectivamente,
actualmente están realizando su formación en centros de trabajo en la
empresa Castilla y León Vende S.L, dedicada a la venta y distribución
de productos típicos andaluces.

La empresa, debido a su elevado volumen de ventas y alta aceptación

de sus productos en el mercado, está en proceso de expansión, por lo
cual necesita ampliar su plantilla con distintos puestos de trabajo, en los
cuales pueden estar incluidos los perfiles profesionales de Alejandro y
Luna.

El gerente de la empresa le encarga este cometido al departamento de

recursos humanos, contando con la colaboración de Alejandro y Luna
ha de recurrir a los organismos y empresas de selección y formación de
recursos humanos, ha de planificar los recursos humanos necesarios
para su empresa, determinando los perfiles profesionales, elaborará la
oferta de empleo, decidirá qué sistemas de selección va a aplicar y en
base a éste, procederá a la recepción de candidatos, desarrollo de las
pruebas de selección, elección del candidato y por último, al registro y
archivo de la información y documentación generada en el
procedimiento realizado relativo a la selección de recursos humanos

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Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de

Educación y Formación Profesional.
Aviso Legal

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1.- Organismos y empresas de

selección y formación de recursos
humanos.

Caso práctico
El departamento de recursos humanos, contando con la colaboración de
Alejandro y Luna, investigarán sobre los organismos y empresas de
selección y formación de recursos humanos, para iniciar así, el
procedimiento de selección de los candidatos a los puestos. ¿Dónde
han de acudir para seleccionar a los mejores candidatos para cubrir los
puestos de su empresa?

Cuando una empresa necesita cubrir puestos de trabajo o

una persona quiere trabajar, tienen que recurrir a buscar esa
persona o ese puesto a lugares indicados para ello.
¿Conoces dónde podrían acudir? Si fueras tú el que acabas
tus estudios y quieres trabajar ¿sabrías dónde dirigirte para
buscar empleo o asesoramiento en caso de que quisieras
proporcionarte tu propio puesto de trabajo (autoempleo)?
¿Qué organismos o empresas conoces que gestionen
empleo?, pues bien, a continuación tienes una lista de los mismos:

El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) es un organismo autónomo de la

Administración General del Estado español, cuyo cometido principal es la
gestión del empleo, gestión de subvenciones de empleo a las empresas, registro
público de los contratos, y gestión de las prestaciones por desempleo.
Actualmente se denomina SEPE, desde el año 2003, anteriormente se conocía
como, Instituto Nacional de Empleo (INEM), aunque hoy día, hay quienes lo
siguen llamando con la denominación antigua.

Empresas de Trabajo Temporal (ETT). Una empresa de trabajo temporal es

aquella cuya actividad consiste en prestar o poner a disposición de otra

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empresa, llamada empresa cliente o usuaria, y con carácter temporal, a

trabajadores para su contratación. Estas empresas están reguladas en la mayoría
de los países de la Unión Europea (UE); en España se legalizaron en 1994.

La puesta a disposición de los trabajadores se hace a través de un contrato que

deberá realizarse por escrito y en modelo oficial. Este contrato se denomina de
puesta a disposición. No se podrán celebrar contratos de puesta a disposición
para la realización de trabajos en obras de construcción, actividades de especial
peligrosidad, para sustituir trabajadores en huelga o para cederlos a otra ETT.

El poder de dirección y organización corresponde a la empresa usuaria y el poder

sancionador, a la empresa de trabajo temporal. A los trabajadores contratados se
les aplicarán los convenios colectivos de las empresas de trabajo temporal,
ya sean de ámbito estatal o de comunidad autónoma.

Agencias de colocación. Estas agencias sin ánimo de lucro, cumplen una

función mediadora, poniendo en contacto a los empresarios y trabajadores, sin
existir entre ellos una relación laboral. Están promovidas por los ayuntamientos,
los sindicatos, las administraciones autonómicas, las organizaciones
empresariales, las fundaciones y las organizaciones no gubernamentales.
La diferencia entre las empresas de trabajo temporal y las agencias privadas de
colocación consiste en que las empresas de trabajo temporal contratan al
trabajador, con lo que se establece una relación laboral entre ellos. Por el
contrario, las agencias privadas de colocación no lo contratan, sino que actúan
como intermediarios.

Entidades de formación. Son centros públicos o privados, cuya misión es

impartir cursos homologados de manera oficial para la formación de
profesionales en las diferentes especialidades que lo necesiten o demanden.

La Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo. Es uno de los

órganos que componen la estructura organizativa y de participación institucional
del subsistema de Formación Profesional para el Empleo. Pertenece al sector
público estatal, tiene carácter tripartito y su patronato está constituido por
la Administración pública y por las organizaciones empresariales y sindicales
más representativas.

Para saber más

Información y enlaces sobre el servicio de empleo público estatal y de
los distintos organismos autónomos.

Fundación tripartita para la formación en el empleo.

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Autoevaluación
El servicio público de empleo estatal es:
Una agencia sin ánimo de lucro.
Un centro público o privado.
Una empresa de trabajo temporal.
Un organismo autónomo de la Administración General del Estado.

No es correcta porque no es una agencia.

Incorrecta, porque no es un centro privado.

No es la respuesta correcta porque no es una empresa.

Muy bien. Has captado la idea y has sabido distinguir entre agencia,
centro, empresa y organismo.

Solución

1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta

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2.- Planificación de los recursos

humanos.

Caso práctico
Alejandro y Luna, en colaboración con el departamento de recursos
humanos, van a elaborar la planificación de los recursos humanos de la
empresa, atendiendo a sus necesidades y a sus objetivos. Saben la
importancia de una buena planificación para que el futuro de la empresa
ya que se deben definir de manera eficiente el tipo de puestos que se
necesitan, el número de trabajadores, medios económicos y materiales...

Antes de contratar personal, las empresas han de

planificar la necesidad del mismo que tienen, ¿crees
que sería propio contratar sin saber lo que necesitan?,
¿tú contratarías una persona en tu empresa sin saber
qué funciones tiene que cumplir?, ¿qué te parecería que
te contratara una empresa sin saber muy bien para qué?

Toda empresa necesita, previa a la selección y contratación de personal, realizar

una planificación adecuada. La planificación, consiste en definir unos objetivos
concretos, por ejemplo la producción de la empresa para ese ejercicio económico,
diseñando sistemas para conseguir dichos objetivos, así como cuantificar medios
necesarios (recursos humanos, económicos, materiales, etc.) para la consecución de
dichos objetivos y establecer plazos de tiempo determinados.

En el departamento de recursos humanos también se llevan a cabo actividades de

planificación para prevenir y anticiparse a situaciones futuras, tanto en términos
cualitativos (tipos de puestos de trabajo) como cuantitativos (número de trabajadores),
para poder establecer así la plantilla ideal.

La planificación es una herramienta necesaria en la empresa para el buen

funcionamiento y el éxito de la misma.

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Para saber más

Ejemplo de Planificación de RRHH. Manual práctico sobre la gestión y
planificación de los recursos humanos de sanidad, editado por la Junta
de Castilla y León (JCyL).

Planificación y gestión de los recursos humanos de la JCyL

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2.1.- Evaluación de las necesidades de

recursos humanos.

¿En qué se debe basar la empresa para escoger su plantilla

de trabajadores? ¿Qué crees que deberá de tener en cuenta a
la hora de hacerlo?

Para proceder a realizar la planificación de la plantilla, es

necesario evaluar las necesidades de la empresa, esto no es
ni más ni menos que, analizar el conjunto de medidas
basadas en el estudio de los antecedentes de personal de la
empresa (que serán orientativos) y de los programas y
previsiones futuras de ésta, que tienden a determinar:

Las necesidades de personal de la empresa.

El coste que va a suponer este personal.
El plazo en que se va a necesitar dicho personal (si es de forma temporal o
definitiva).

Una planificación de plantillas eficaz debería:

Ser capaz de determinar los requerimientos de personal.

Poder definir la función de los nuevos puestos de trabajo.
Evaluar la efectividad y potencial del personal actual.
Recogida de diversos datos referentes al trabajador en particular y a la plantilla
en general:

Plantilla total.
Características sociolaborales.
Localización.
Estructura organizativa.
Rotación.
Promoción.
Absentismo.
Formación, etc.

La planificación de plantillas no necesariamente implica un incremento de ésta, sino

que en ocasiones puede suponer una disminución o incluso quedarse como estaba,
pero con un ajuste en función de las necesidades actuales de la empresa.

Reflexiona
Las entrevistas a distancia se consideran una nueva tendencia en los

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recursos humanos. Estudios recientes señalan que los costes en

reclutamiento de personal se reducen hasta un 19 % con soluciones de
telepresencia.

La telepresencia es una herramienta tecnológica que permite

realizar reuniones o entrevistas de forma virtual y que proporciona a
la persona la sensación de estar físicamente en otro lugar por medio de
una escena creada por ordenador.

Autoevaluación
Una planificación de plantillas eficaz debería:
Suponer un incremento de plantilla.
Suponer una reducción de plantilla.
Dejar la plantilla como está.
Ser capaz de determinar los requerimientos de personal.

No es correcta porque no tiene por qué suponer un incremento de

plantilla.

No es correcta porque no tiene por qué suponer una reducción de

plantilla.

No es correcta porque tampoco tiene que suponer necesariamente

que la plantilla se mantenga como está.

Efectivamente es correcto, es importante que la planificación

determine los requerimientos de personal.

Solución

1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta

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2.2.- Análisis de los puestos de trabajo.

En cuanto a la descripción del puesto de trabajo, ésta

consiste en detallar las funciones, tareas y actividades que
se desarrollan en todos y cada uno de los puestos de la
empresa, especificando:

Formación necesaria.
Experiencia necesaria.
Responsabilidad.
Características ambientales.
Recursos a usar.

Una buena descripción del puesto de trabajo debe permitir:

1. Identificar el puesto de trabajo.

2. Definir su razón de ser, así como sus fines.
3. Describir sus funciones y actividades.

La descripción o análisis del puesto de trabajo permite obtener información relativa a

un puesto de trabajo y se reflejará formalmente en un documento o ficha de
descripción del puesto de trabajo.

En definitiva, las ventajas que ofrece la descripción del puesto de trabajo son:

Optimiza la estructura organizativa de la empresa: pues deja claro cuál es su

estructura, reflejando los niveles de autoridad y responsabilidad de cada puesto
de trabajo, así como las relaciones entre éstos.
Asigna de forma racional las personas a los puestos de trabajo: ya que
detecta las personas adecuadas para desempeñar un determinado puesto de
trabajo.
Mejora la formación del personal: poniendo de manifiesto las exigencias de
cada puesto de trabajo y en consecuencia la formación que se requiere.
Permite evaluar mejor el desempeño del puesto de trabajo: aportando una
mayor objetividad a la valoración del trabajo realizado.
Sirve de ayuda en materia de seguridad y salud laboral: orientando sobre las
medidas de prevención de riesgos que contribuyan a la disminución de
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Permite el diseño de un plan de desarrollo profesional del trabajador en la
empresa.

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2.3.- Métodos y técnicas de análisis de

los puestos de trabajo.

¿Cómo ha de hacerse el análisis de los puestos de trabajo?

¿Quién debe hacerlo? ¿De qué forma ha de hacerlo? o mejor
dicho, ¿qué métodos o técnicas debe utilizar para que sea
más efectivo?

La persona encargada de analizar los puestos de trabajo,

puede ser externa a la empresa (por encargo de la misma) o
perteneciente a la misma, en cualquier caso.

En el apartado anterior, ya vimos en que consistía el analizar los puestos de trabajo, en

éste, veremos los métodos y técnicas que suelen ser los más usuales a la hora de
recoger información sobre el puesto.

Los datos del puesto pueden obtenerse de varias formas. Los métodos más
comunes para analizar puestos son:

Entrevistas.
Cuestionarios.
Observación.
Diarios.

Entrevistas: el analista preguntará a los empleados y gerentes en forma individual

respecto al puesto que revisa y posteriormente elaborará las conclusiones
pertinentes.

Cuestionarios: el analista elabora y distribuye cuestionarios con las preguntas que

considere para obtener información sobre las obligaciones y tareas desempeñadas en
el puesto, propósito del mismo, entorno físico, requerimientos para desempeñar el
puesto (habilidad, educación, experiencia, requerimientos físicos y mentales), equipo y
materiales utilizados y aspectos especiales de salud y seguridad.

Observación: el analista puede utilizar la observación directa de las actividades que

realizan las personas que desempeñan los puestos a analizar y registrarlas de forma
estandarizada. Algunas organizaciones graban los puestos en video para su estudio
posterior.

Diarios: se puede solicitar de las personas que desempeñan el puesto, que lleven un
diario de sus actividades durante un ciclo laboral.

Autoevaluación

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En las entrevistas, el analista pregunta a los empleados y gerentes

en forma individual respecto al puesto que revisa.
Verdadero.
Falso.

Esta era sencilla, ¿verdad? De sentido común.

Creo que no has prestado la suficiente atención.

Solución

1. Opción correcta
2. Incorrecto

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3.- Determinación del perfil profesional.

Caso práctico
Muy bien, llegados a este punto, Alejandro y Luna van a determinar el
perfil profesional de los puestos que necesitan para la plantilla de la
empresa en la que colaboran. Pon atención a qué es lo que tienen que
hacer para hacerlo con buen criterio.

Antes de contratar un nuevo empleado es de gran importancia

saber claramente qué es lo que buscamos en esta persona
para que desarrolle su puesto efectivamente, una herramienta
indispensable para este motivo es el perfil de puesto.

El perfil de puesto es, a grandes rasgos, un documento

donde incluye la información del puesto a cubrir, así como las
habilidades, destrezas, actitudes, formación, experiencia...,
que necesita tener la persona de nuevo ingreso (si no
trabajaba anteriormente en la empresa) o interna (trabaja en la empresa, pero en otro
puesto diferente) para que cubra exitosamente una posición dentro de la empresa.

Este documento, básicamente nos ayuda a llevar un proceso de selección de personal

exitoso, basado en conceptos definidos y no en aspectos subjetivos (tales como si es
simpático el entrevistado, me cae bien...). Con esto nos estamos ahorrando tiempo y
dinero.

A continuación daré una guía sencilla para que, como propietario de una empresa,
realices un perfil del puesto que te ayude a contratar a la persona idónea.

Responsabilidades:

Descripción general del puesto.

Principales tareas relacionadas con el puesto.
Nombre del cargo.
Si es posición nueva o de reemplazo.
Número de personas a cargo.

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Posición dentro del organigrama.

Cuál será su poder de decisión.
Responsabilidad del puesto.
Metas u objetivos generales del puesto.
Cómo se va a evaluar el desempeño del puesto.
Dentro de los planes de sucesión de la empresa, que proyección tendría el
posible ocupante del puesto.

Condiciones de trabajo:

Intensidad de viajes, si los hay.

Secretarias o staff a su cargo.
Factores especiales que tenga el trabajo (fábrica, ruido, temperatura...)
Horario de trabajo.
Ciudad o sitio de trabajo.

Ten en cuenta, que el éxito está en la adecuación de la persona al

puesto.

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4.- Sistemas de selección de personal.

Caso práctico
Definido el perfil o perfiles de los puestos de trabajo, el departamento de
recursos humanos de la empresa Castilla y León Vende S.L., tiene que
decidir sobre los sistemas que va a emplear para seleccionar a los
candidatos reclutados, para ello implica tanto a Alejandro como a Luna.

¿Cómo se deciden los sistemas de selección de personal para

que estos sean más eficientes y acertados?

A la hora de seleccionar el personal de una empresa, no lo

podemos hacer de forma arbitraria, todo lo contrario, tendremos
que tener en cuenta criterios coherentes que se adecúen a las
necesidades de los puestos a cubrir.

A continuación veremos los puntos en los que nos tenemos

que detener, estos son:

1. Fuentes de reclutamiento.
2. Fases del proceso de selección.
3. Documentación y procedimientos.

Veamos cada uno de ellos.

Debes conocer
Aquí encontrarás indicaciones de cómo acertar a la hora de seleccionar
el personal de una empresa con buen criterio.

Sistema de elección de personal.

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Reflexiona
Las competencias que más valoran para candidatos a un primer empleo
son:

El entusiasmo y las ganas de trabajar.

La capacidad de adaptación a la filosofía de la empresa.
La orientación al cliente.
La empatía (facilidad para entender las necesidades de los demás).
La capacidad de aprendizaje.
La flexibilidad para adaptarse a los cambios.
El trabajo en equipo.

Para saber más

En el siguiente vídeo puedes ver reclutamiento y selección de personal.

Reclutamiento y selección de personal

Resumen textual alternativo

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4.1.- Canales o fuentes de

reclutamiento.

¿En qué consiste el reclutamiento? ¿Cuáles son las fuentes de

reclutamiento?

Se llama reclutamiento a los medios de los que se sirve una

organización o empresa para atraer candidatos adecuados a
sus necesidades.

Cuando se inicia el proceso de reclutamiento y visto que ese

puesto no lo puede ocupar alguien de la organización que
esté ocupando otro puesto actualmente (hay ocasiones en las que un trabajador de la
empresa puede ajustarse muy bien al perfil del puesto, esto se podrá hacer siempre
que no suponga una degradación del mismo y conlleve que se le rebaje de categoría
profesional), acudiríamos a las fuentes de reclutamiento, en primer lugar, las fuentes
internas y posteriormente, las fuentes externas.

El proceso de selección se considera independientemente del de reclutamiento.

En el reclutamiento en determinados puestos – directivos o mandos intermedios –

tiene que ser minucioso y hay que obviar variables como tiempo y coste. El puesto de
trabajo para el cual estamos haciendo la selección de personal es tan estratégico
para la empresa que tiene que hacerse con la mayor de las garantías.

Uno de los canales de reclutamiento puede ser la candidatura espontánea. El coste

de este tipo de campaña es nulo ya que la base de datos se va actualizando
continuadamente y la base de datos se puede ampliar de una manera muy fácil.

Otro método de reclutamiento es la base de datos interna de la empresa, cuya

misión es la recogida de las candidaturas espontáneas de la empresa aunque la
principal desventaja es que no abrimos las puertas al talento externo.

Los canales   de reclutamiento externo son los portales de empleo ajenos a la

empresa, páginas de empleo, redes sociales, ferias de empleo, eventos, blogs y
contenido multimeda donde se promocionen a los editores o coeditores, etc.

Las descripciones de puestos constituyen instrumentos esenciales, proporcionan la

información básica sobre las funciones y responsabilidades que incluye cada vacante.

Canales o fuentes de reclutamiento:

Anteriormente se han mencionado fuentes internas y externas, pues bien, las fuentes
internas se refieren a las más próximas a la organización o empresa, como pueden ser
las amistades, familiares o parientes del propio personal y las fuentes externas se
refieren a las que no tienen nada que ver con la organización, ni con las amistades ni
familiares ni parientes, totalmente ajenas. Tanto unas como otras tienen ventajas e
inconvenientes, ¿cuál es mejor? Eso a priori no se puede conocer, pues cuando la

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persona reclutada, llega a ser seleccionada, en función de su rendimiento en la

empresa u organización, de su iniciativa, capacidad, etc., esto tiene que ser a juicio de
la empresa, una vez que la persona seleccionada esté en su puesto y demuestre que
es apta para él, la empresa estará satisfecha, en caso contrario no, pero como se
decía antes, a priori se puede vislumbrar, pero no precisar.

La información proveniente de amigos y parientes es la más precisa y detallada. Le

sigue en precisión la que obtiene el solicitante que se presenta personalmente para
solicitar empleo. Estos son los conocidos como candidatos espontáneos. Por regla
general, las personas que están en busca de un empleo utilizan más de un canal.

El reclutador también puede recurrir a compañías especializadas en la detección

de personal. Estas compañías pueden dividirse en:

Agencias de empleos. Establecen un puente entre las vacantes de sus clientes

y los candidatos que obtienen mediante publicidad o mediante ofertas
espontáneas. El pago a la agencia puede provenir de la compañía contratante o
del candidato. Una tarifa común es un mes de sueldo del empleado o el 10 % de
su ingreso anual.

De identificación de personal de nivel ejecutivo. Solamente contratan ciertos

recursos humanos específicos, a cambio de un pago cubierto por la compañía
contratante. Algunas compañías se especializan en buscar personal de nivel
ejecutivo, en tanto otras lo hacen en la identificación de técnicos o científicos.
Estas empresas operan mediante búsquedas activas entre los empleados de
otras organizaciones. Estas prácticas han sido cuestionadas a nivel ético.

Instituciones educativas. Las universidades, las escuelas técnicas y otras

instituciones académicas son una buena fuente de candidatos jóvenes que harán
moderadas peticiones de salarios.

Asociaciones profesionales. Muchas asociaciones profesionales establecen

programas para promover el pleno empleo entre sus afiliados. Los profesionales
que pertenecen en forma activa a una asociación tienden a mantenerse muy
actualizados en su campo.

Sindicatos. Es práctica común de muchos sindicatos llevar relaciones

actualizadas de sus afiliados, especificando incluso su disponibilidad laboral.

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4.2.- Las fases del proceso de

selección.

¿Te has enfrentado en alguna ocasión a un proceso de

selección o únicamente tuviste que enviar tu curriculum
vitae? ¿Sabes que hay empresas u organizaciones que,
además, te hacen test o entrevistas que debes ir
superando, incluso para hacer prácticas en ellas?

Los procesos de selección de personal varían de

unas empresas a otras, ya que las grandes empresas u organizaciones suelen realizar
procesos de selección más complejos que las pequeñas empresas. Las diferentes
pruebas que nos podemos encontrar en un proceso de selección son:

Pruebas profesionales: Se utilizan para comprobar si el candidato posee los

conocimientos necesarios para el desempeño adecuado del puesto de trabajo.
Van desde exámenes o pruebas de conocimientos teórico-prácticos hasta test
para medir la capacidad de método.

Pruebas situacionales: Engloban un conjunto de pruebas en las que se pone al

candidato en diferentes situaciones reales o simuladas basadas en experiencias
relacionadas con el perfil profesional solicitado por la empresa.

Una vez finalizada la primera fase, que sería la de aplicación de las pruebas de
selección, el proceso continuaría con:

1. Entrevista de selección: Una vez finalizadas las pruebas de selección, se

seleccionan un número reducido de candidatos que continuarán en el proceso
de selección pasando a realizar una entrevista. Esta entrevista en la práctica
suele realizarse por el responsable del Departamento de Personal o por el
superior directo del futuro trabajador. En algunos casos se realiza más de una
entrevista de selección, siendo la última y la decisiva con el Director General de
la empresa.

2. Oferta de precontrato: Una vez que la empresa ha seleccionado al candidato

adecuado, ha comprobado las referencias aportadas por el candidato, se
estipulan las condiciones del contrato y se establece así un compromiso previo
de la empresa de cara a la contratación, aunque dicho acto no tiene todavía los
efectos del contrato de trabajo.

3. Revisión médica: Salvo que sea para puestos de trabajo muy específicos, esta
fase generalmente no se lleva a cabo.

4. Contratación: La empresa procede a contratar al trabajador realizando todos los

trámites necesarios en la Oficina de empleo y en la Seguridad Social y
estableciendo un período de prueba de acuerdo con la legalidad vigente.

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5. Incorporación, acogida y adaptación: Esta incorporación lleva consigo una

serie de trámites administrativos relativos a la contratación pero además conlleva
la necesidad de la existencia en la empresa de un plan de acogida e
incorporación del nuevo personal. Este plan debe contemplar las acciones
necesarias para que el nuevo trabajador pueda conocer la empresa y el personal
que en ella trabaja.

6. Control del proceso de selección: Posteriormente la empresa irá comprobando

la eficacia del proceso de selección utilizando para ello diferentes instrumentos,
como son la evaluación del desempeño o el control del absentismo.

Autoevaluación
Los candidatos espontáneos son aquellos que:
Son propuestos por los sindicatos.
Han realizado una prueba profesional
Los que acuden a una revisión médica antes de ocupar su puesto.
Se presentan en la oficina del empleador o envían su currículum
vitae para solicitar empleo.

No es correcta porque si fueran propuestos por los sindicatos no

serían espontáneos.

Incorrecta porque una prueba profesional ha de pasarla todo

candidato, sean espontáneos o no.

No es la respuesta correcta porque en los puestos de trabajo muy

específico, todos los candidatos han de pasarla antes de ocupar su
puesto.

Efectivamente es correcto, es importante distinguir entre las fuentes

de reclutamiento y las fases del proceso de selección.

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Solución

1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta

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4.3.- Documentación y procedimientos.

¿Crees que un proceso de selección de recursos humanos

genera documentación?

En caso afirmativo ¿qué tipo de documentación se puede

generar en este proceso?

¿Consideras que el procedimiento que se utilice es importante

a la hora de generar una documentación u otra?

La documentación generada en la selección del personal o

recursos humanos de una empresa, depende del
procedimiento empleado para la misma, así como de las fuentes de las que se hayan
obtenido los datos para el reclutamiento y selección del mismo.

En términos generales, diremos que la documentación empleada comúnmente es:

Anuncios en prensa.
Ofertas de empleo.
Cartas de presentación de los autocandidatos o candidatos espontáneos.
Currículum vitae de los candidatos.
Pruebas psicotécnicas.
Pruebas de conocimiento.
Pruebas situacionales.
Entrevistas con la cumplimentación de cuestionarios.
Oferta de precontrato.
Informe médico.
Contrato.

Para saber más

Página web de interés sobre cómo elaborar un currículum vitae, así
como plantillas de los mismos.

Modelos de currículum vitae.

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5.- Elaboración de la oferta de empleo.

Caso práctico
Llegó el momento en el que Alejandro y Luna tienen que elaborar la
oferta de empleo, en ella incluirán los aspectos más relevantes sobre las
características del puesto y las condiciones del mismo.

Una vez elaborada, están pensando cuál es el medio más oportuno para
su difusión. Quizás sería bueno anunciarla en los periódicos y en la radio.
A Luna le parece también buena idea la propuesta de Alejandro de
utilizar las nuevas tecnologías. Quizás alguna página que ofrece empleo
a través de internet.

Ya hemos definido el perfil profesional del puesto, por lo que

ya sabemos a qué profesional queremos, ¿qué crees que
debemos hacer ahora? Eso es, elaborar nuestra oferta de
empleo.

Una vez determinado el perfil profesional del puesto o

puestos de trabajo a seleccionar, se procederá a elaborar
la oferta de empleo, donde se harán constar:

Los requisitos que han de cumplir los candidatos a

dicho puesto: edad, formación académica, experiencia
profesional, etc.
Las características propias del puesto/puestos ofertados.
Los datos de la empresa que ofrece el puesto/puestos de trabajo.

Y no podemos olvidar:

La forma de contacto, dirección, etc., donde los interesados han de remitir su

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solicitud al puesto.
En ocasiones, en dicha oferta también viene reflejado el sueldo aproximado,
dependiendo, también es verdad de donde se publique dicha oferta, pues esto
se puede hacer por distintos medios: prensa, Servicio Público de Empleo Estatal
(SEPE), empresas de trabajo temporal (ETT), agencias de colocación, Internet,
etc.

Autoevaluación
La elaboración de la oferta de empleo se realizará:
Antes de determinar el perfil profesional del puesto de trabajo.
Cuando la agencia de colocación se la pida.
Cuando se presenten las solicitudes de los candidatos.
Cuando se haya determinado el perfil profesional del puesto.

No es correcta porque no es el momento adecuado.

Incorrecta, porque no depende de la agencia de colocación para

hacerla.

No es la respuesta correcta porque no hay que esperar a que los

candidatos nos presenten solicitudes.

Muy bien. Sabes veo que sabes cuándo se ha de elaborar la oferta

de empleo.

Solución

1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta

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6.- Recepción de candidaturas.

Caso práctico
La oferta de empleo se ha publicado y
divulgado. Alejandro y Luna están viendo
la cantidad de solicitudes que han
recibido, les queda bastante trabajo por
hacer. Tienen por delante las solicitudes
de dichos candidatos junto con sus
currículum vítae.

Alejandro y Luna a pesar del trabajo que conlleva están emocionados al

poder colaborar en la tarea de recibir las candidaturas de los aspirantes
a los puestos, así como de clasificarlas y estimarlas o desestimarlas. Eso
sí, saben que es muy importante y serio ya que tanto para la empresa
como para el posible aspirante hay mucho en juego.

Una vez recibidas las candidaturas de los aspirantes al puesto o

los puestos ofertados, el departamento de recursos humanos
procederá a una preselección a fin de reducir el conjunto de
candidatos iniciales, comprobando si las solicitudes cumplen los
requisitos de la oferta.

Dichas solicitudes se clasificarán en tres grupos:

Desestimadas: candidatos que no cumplen los requisitos

exigidos por la compañía.

Dudosas: en las que la empresa solicitante pedirá aclaración acerca de los

puntos que necesite.

Solicitudes que cumplen los requisitos: a estas personas se les comunicará su

inclusión en el proceso de selección.

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Aplicación de los procedimientos administrativos relativos a la sel... [Link]

7.- Desarrollo de las pruebas de

selección.

Caso práctico

La empresa Castilla y
León Vende, S.L.,
gracias a la ayuda de
Alejandro y Luna
tiene seleccionados a
los candidatos al
nuevo puesto de
comercial. Luna está
muy emocionada pues siempre había ido como
candidata y no como seleccionadora.

Lo siguiente es desarrollar las pruebas de selección. Carmen, la

directora ha decidido que aunque existen distintas pruebas, esta vez van
a utilizar la entrevista personal. Será Miguel, jefe de recursos humanos
de la empresa. Alejandro y Luna están muy emocionados porque
Carmen les ha pedido que participen para que de este modo aprendan
un poco más sobre el desarrollo de estas pruebas.

Ya tenemos los candidatos seleccionados y a continuación vamos a

proceder a desarrollar las pruebas de selección que como verás pueden
ser de distinta índole, aunque en este caso, se trata de una entrevista
personal que va a realizar el jefe de recursos humanos de la empresa, en
presencia de Alejandro y Luna, para que estos aprendan cómo ha de
realizarse.

¿Crees que debe seguirse un orden en las pruebas de

selección?

Si es así, ¿por qué crees que debe seguirse?

La empresa ya ha seleccionado a los candidatos y procede al

desarrollo de las pruebas de selección, que habrán sido
comunicadas a los mismos previamente, se seguirá el
siguiente protocolo:

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Aplicación de los procedimientos administrativos relativos a la sel... [Link]

1. Se debe citar a los candidatos, indicando el lugar, fecha y hora de la entrevista o

pruebas.
2. Deben de tener un documento o formato para la calificació[Link] él se irán
valorando los distintos aspectos que la empresa y organización considere
oportuno.
3. Debe actuar en forma sencilla y cordial, con el fin de dar confianza al candidato.
4. Conviene recibir lo más amablemente que se pueda al candidato.
5. Tratar de observar, lo mejor que podamos, personalidad, reacción, cultura, etc.

En caso de que la prueba haya sido una entrevista, conviene cerrarla, anunciándole
que los resultados y decisión del candidato electo será comunicado en un plazo
determinado y de una forma determinada.

Por su parte, el candidato tendrá en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Debe de estar unos minutos antes de la hora citada.

2. Debe de estar bien presentado, física y anímicamente.
3. Entra pidiendo permiso, y saludando (extendiendo la mano) a cada uno de los
miembros.
4. de la comisión (si es más de una persona la que le ha de entrevistar).
5. Esperar, a que se le inviten a ubicarse o sentarse.
6. Antes de responder a la primera pregunta, deberá agradecer la oportunidad que
le brindan.
7. Deberá contestar a las preguntas en forma serena y mirando al entrevistador.
8. Despedirse muy cordialmente.

En ocasiones, las empresas pueden pedir referencias a los candidatos

finalistas que han superado todas las fases del proceso de selección antes
de tomar la última decisión. Es también frecuente presentar una carta de
referencia, en la que algún directivo de una anterior empresa certifica y
recomienda la validez profesional del candidato.

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8.- Elección del candidato.

Caso práctico
Los candidatos seleccionados ya han acudido a la entrevista, ahora hay
que analizar los resultados de las mismas y reflexionar sobre cuál es el
candidato que más se ajusta al perfil del puesto de trabajo, Miguel, el
jefe de recursos humanos, Alejandro y Luna, debaten sobre dichos
análisis y reflexiones y por fin deciden a quien se le adjudica el puesto.

¿Qué hacemos si ya hemos elegido al candidato? ¿Lo

hacemos sin más o debemos dejar reflejada la elección de
alguna forma?

El resultado y conclusiones de la entrevista en relación al

objeto de la misma, deben ser redactados inmediatamente
después de concluida, con objeto de no omitir ninguna
información que distorsione el resultado logrado. El informe
debe ser claro, concreto e inteligible para quien
posteriormente tenga necesidad de consultarlo. En algunas organizaciones están ya
señalados los puntos que debe contener la información en una forma diseñada al
efecto.

La tarea del entrevistador no termina con la redacción del informe. Es aconsejable que
realice para sí mismo una crítica sobre la entrevista realizada que conteste
preguntas como las siguientes:

1. ¿Obtuve información necesaria antes de la entrevista?

2. ¿Alcancé el objetivo?
3. ¿La entrevista se realizó de acuerdo con lo planeado?
4. ¿Logré darle seguridad al entrevistado?
5. ¿Conseguí el acercamiento requerido?
6. ¿Me mostré tranquilo y sin presiones?
7. ¿Presioné al entrevistado cuando fue necesario?
8. ¿El entrevistado estima que valió la pena la entrevista?

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Con la información obtenida de cada una de las diversas fases del proceso de
selección, se procede a evaluar comparativamente los requerimientos del puesto con
las características de los candidatos. Hecho esto, se presenta el resultado al jefe
inmediato y, de ser necesario, al jefe de departamento o gerente de área para su
consideración y decisión final.

Es recomendable que la decisión final corresponda al jefe o jefes inmediatos del

futuro empleado, por ser los directos responsables de trabajo del futuro subordinado;
al departamento de selección de personal solamente le corresponde un papel asesor
en dicha decisión final.

Decimos que una entrevista es fiable cuando diferentes entrevistadores

coinciden en sus evaluaciones sobre un mismo candidato.

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9.- Registro y archivo de la información

y documentación.

Caso práctico
El proceso ha concluido, el candidato ha sido seleccionado y ahora
Alejandro y Luna proceden a registrar y archivar toda la documentación
generada en dicho proceso.

Ambos están de acuerdo en que esta es la parte más aburrida de todo el

procedimiento. No por eso deja de ser importante, además, también han
de aprender sobre el registro y archivo de la documentación. Como todo
documento que se guarda hay que saber hacerlo de la mejor manera
para que sea fácilmente localizable. ¿Cómo han de hacerlo?

¿No crees que sería conveniente archivar toda la

documentación que se ha generado en la selección? Así es.
Una vez terminado todo el proceso de selección, ha de
procederse a archivar la documentación generada por el
mismo, que previamente habrá sido registrada. La finalidad
de estas funciones a parte de dejar constancia de los
participantes en el proceso de selección, es tener un archivo
con sus datos por si en otra ocasión hubiera necesidad de
perfiles que tengamos registrados.

A continuación vamos a diferenciar los conceptos de archivo y de registro para

tener una idea clara de lo que hemos de hacer.

A. Concepto de registro: Existen varias acepciones para este término, pero vamos
a mencionar dos:
Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
Libros u otros medios donde será anotada y referida toda la
documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

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La finalidad principal del registro es, en términos generales, tener control de toda la
documentación que entre y/o salga de la empresa u organización.

El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un

determinado escrito o documento además de:

Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la empresa u

organización en cuestión.
Tener conocimiento del destino final de un documento (sí ha sido destruido o
archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de
consultarlo directamente ya que en el registro quedan anotados éstos.

B. Concepto de archivo: La palabra archivo, del latín archivium (archivo), presenta

acepciones distintas:
Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que
significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos,
comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s
que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley
de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al
archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir,
organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas
conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente
mencionados.
También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo)
cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

Archivar es guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo

lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible
cuando sea necesario.

El material de archivo más corriente lo constituyen: carpetas, archivadores tipo

A-Z, guías, etc.

Las funciones del archivo son:

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya

que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación,
durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta

conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente
lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que

permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve
como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del

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Aplicación de los procedimientos administrativos relativos a la sel... [Link]

pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo

o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

Para saber más

Curso sobre gestión documental.

Gestión documental nivel 1 (nivel básico). (1.04 MB)

Autoevaluación
Registrar y archivar la documentación generada en el proceso de
selección es necesaria por:
Exigencias de la ley.
Lo demanda la Administración Pública.
Forma parte del archivo histórico.
Interés de la empresa.

No es correcta, para este tipo de documentos privados no es

necesario.

Incorrecta, porque la administración pública no requiere que esta

documentación sea archivada.

No es la respuesta correcta porque es documentación privada y no

tiene ningún interés público.

Muy bien, sabes por qué la empresa ha de registrar y archivar la

documentación.

Solución

1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto

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4. Opción correcta

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Aplicación de los procedimientos administrativos relativos a la sel... [Link]

Anexo.- Licencias de recursos.

Licencias de recursos utilizados en la Unidad de Trabajo.

Recurso Recurso
Datos del recurso (1) Datos del recurso (2)
(1) (2)

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Educativo no
Licencia: Uso educativo no
comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
pública de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num. 233.
Num. 233.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num.109.
Num. 109.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num.V07.
Num.V43.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num.109.
Num.V43.

35 de 37 28/07/2021 10:37
Aplicación de los procedimientos administrativos relativos a la sel... [Link]

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num. 233.
Num. 165.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num. EP 006.
Num.109.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num. 109.
Num. 109.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num. IE008.
Num. V43.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num. 73.
Num. IE008.

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Aplicación de los procedimientos administrativos relativos a la sel... [Link]

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num.ECD001.
Num. V07.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num.109.
Num. 233.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num.V43.
Num. 233.

Autoría: Stockbyte.
Autoría: Stockbyte.
Licencia: Uso Educativo
Licencia: Uso Educativo no
no comercial para
comercial para plataformas
plataformas públicas de
públicas de formación
formación profesional a
profesional a distancia.
distancia.
Procedencia: CD-DVD
Procedencia: CD-DVD
Num. V43.
[Link] 174.

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