MODULO 6

MÓDULO DE COMPRAS

Objetivos

Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de:

• Conocer los atributos y comandos del módulo Compras.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Compras.

Duración Estimada

• 3 horas.

Referencia

Teniendo los productos registrados en el sistema, ahora se presentará, el

módulo que permite llevar un control de las transacciones relacionadas con las
Compras de Productos de la Empresa ODESIS. C.A.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Compras permite entre otras cosas, Control de Proveedores,

Libro de Compras Automático, Manejo de Compras en cualquier moneda con
excelente control de importaciones, Ordenes de Compras y Devoluciones en
Compras.

Para entrar al módulo de Compras debe seleccionarse del menú módulos del
menú principal de GALEPSO el comando Compras o pulsar directamente las
teclas Alt+C colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta
opción obtendrá el menú principal de compras.

6.1 Configurar Compras.

La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Compras,

es configurar los valores iniciales y el modo de crear los códigos y números de
las entidades (Proveedores) y documentos a utilizar dentro del módulo de
compras, al igual que el establecimiento de la cantidad de días vigentes para
los documentos, para ello, en la pantalla principal haga click en la opción
Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O,
estando en el menú principal de Compras.

Como lo muestra la siguiente imagen:

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte
en la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los
cuadros de textos respectivos, (En este caso, por que ya están configurados
los datos):

MOVIMIENTO DE COMPRA: 300243

ORDEN DE COMPRA: 30039 FECHA DE VCTO: 7
DEVOLUCION DE COMPRA: 37
PROVEEDOR: 1
REQUISICION: 2 FECHA DE VCTO: 3
SERVICIOS: 1 FECHA DE VCTO: 3
PRESUPUESTO: 1 FECHA DE VCTO: 3

Estos datos representan:

· La asignación correlativa por parte del sistema de las Fechas de

Vencimiento y los Números para los documentos de Órdenes de
Compra y Requisición.
· La asignación por parte del usuario de las Fechas de Vencimiento y los
Números para los documentos de Requisición de Servicio, Presupuesto
y códigos para los proveedores.
· El valor desde el cual el sistema comienza a generar los Números de las
Compras y de las Devoluciones en Compras.

También, se puede configurar las siguientes opciones:

· Establecer por defecto las opciones, Mostrar existencia por almacén y

Sugerir pedido con almacén, para que aparezcan y sirvan de guía en la
opción Órdenes de Compra del menú Movimiento del módulo Compras.
Para ello, hacer click en las casillas de verificación situadas al lado de
los cuadros de texto Mostrar existencia por almacén y Sugerir pedido
con almacén por defecto.

· Cada vez que se realice una compra en moneda extranjera, se le debe

asignar el precio ultimo costo a cada producto en su registro de
inventario y de esta manera conocer el precio de la ultima compra de
cada producto en moneda extranjera. Para ello, hacer click en la casilla
de verificación situada al lado del cuadro de texto Último costo y luego
seleccionar en la persiana al tipo precio que se asignará.
 · El tipo precio a utilizar por el método Costo Promedio para el cálculo del
precio de los productos en este tipo. Para ello, hacer click en la persiana
situada al lado del cuadro de texto Costo promedio y luego seleccionar
el valor que se asignará.

· Al momento de realizar una compra se debe tomar en cuenta los

siguientes aspectos: si la compra de la mercancía NO incluye gastos de
seguro y transporte, es decir, solo en costo de la mercancía en moneda
extranjera, estamos en presencia de una compra tipo FOB. De lo
contrario si la compra de la mercancía incluye los gastos de seguro y
transporte estamos en presencia de una compra tipo CIF.

· Control de Empaque cuando una compra de mercancía el producto

viene con más de una unidad.

· Costo FOB guarda el último costo de la mercancía en moneda

extranjera.

· Costo Promedio FOB guarda el costo promedio de la mercancía en

moneda extranjera.

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

· De no estar configurados los datos o desea realizar alguna modificación

haga click en el botón Editar de la Barra de Tareas.

· Introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en

el Sistema, haciendo click en el botón Guardar también colocado
sobre la Barra de Tareas.
6.2 Agregar Tipos de Proveedor.

Ahora procedamos a registrar la clasificación de los proveedores, esto debe

realizarse, antes de comenzar a introducir los datos de los mismos.
Esta clasificación puede realizarse: Por zona, por la forma o cantidad de
distribución del producto que tenga asignada el proveedor, por la forma de
pago de la empresa respecto al proveedor, entre otras.

Para Agregar un Tipo de Proveedor, en la pantalla principal haga click en la

opción Tipos de Proveedor del Menú Movimientos o pulsar directamente las
teclas Ctrl+T, estando en el menú principal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas.
· Si no hay Tipo de Proveedor registrado, el sistema mostrará un mensaje:
“No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Tipo de Proveedor registrado, entonces Hacer click en el

botón Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

CODIGO: 5
DESCRIPCION: SUCURSAL.
Pulsar Enter al introducir el último dato.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo

click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

 · Para finalizar haga click en el botón Salir que le permitirá salir y
volver a la pantalla principal.

Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados cinco tipos de

proveedores. Pueden visualizarse desplazándose con los botones
de búsqueda.

Si se desea agregar otro Tipo de Proveedor, repita la

operación antes descrita.

TIPS: Cada formulario que sea consultado permite realizar

operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir
si abrimos el formulario de Tipo de Proveedor sólo podremos
realizar operaciones sobre los Tipos de Proveedores.
Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta
y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese
formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es
la que permite desplazarse entre los distintos elementos:
(PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar
(Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda
del formulario o Salir.

6.3 Registrar Proveedores.

Una vez configurada la clasificación de proveedores, registremos los mismos.

Para ello, en la pantalla principal haga click en la opción Proveedores del Menú
Archivo o pulsar
directamente las
teclas Ctrl+P, estando
en el menú principal
de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas

· Si no hay Proveedores registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No

hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

ü Si hay Proveedores registrados, entonces Hacer click en el botón

Agregar .

· Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del

encabezado:

CODIGO: 1327
CI/RIF: J-00355498-7
NIT: 002269879
NOMBRE: CORPORACIÓN EXIAUTO, C.A.
 · Para el TIPO DE PROVEEDOR seleccionar de la persiana el valor 1 -
NACIONAL

· En FECHA DE INCLUSION editar 20/09/2005.

· Seleccionar NACIONAL y ACTIVO de las casillas de verificación

respectivas.

Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal, que

corresponden a la información de ubicación o contacto del proveedor:

DIRECCION: AV. PPAL. DE LOS RUICES EDIF. EXIAUTO

CARACAS.
TELEFONOS: 0212-2030911
CELULAR: 04145478962
FAX: 0212-2328566/2396868
WEB: [Link]
FECHA DE NAC. : 27/01/2002
Observaciones se deja sin texto.

Ahora, seleccione la página Representante Legal y edite los

siguientes datos:

NOMBRE: MARIO BETANCOURT

DIRECCION: AVENIDA LOS CAOBOS CARACAS EDIF. LA
ESMERALDA.
TELEFONO: 02125478963
CELULAR: 04162547856

Esta información corresponde a los datos del representante legal

o contacto en la empresa Proveedora.

Ahora introduzcamos, los datos correspondientes a las condiciones de las

compras a crédito realizadas al Proveedor, para ello seleccione la página
Saldos.

LIMITE DE CRÉDITO: 1.000.000

% DESCUENTO: 5
DIAS DE VENCIMIENTO: 45

Para el Grupo de Cuentas por Pagar (Donde se agrupan los documentos a

crédito generados con el proveedor) seleccionar de la persiana el valor 2 –
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDOR.

Notas:

ü El Saldo y los Documentos se actualizan automáticamente cada vez que

se realiza una transacción a crédito con el Proveedor.
 ü El dato Grupo de Cuentas por Pagar indica en que categoría
previamente preestablecida, se encuentra clasificada la Cuenta por
Pagar generada por la transacción a crédito. Las categorías se
introducen previamente por la opción Grupo del menú Archivo del
módulo Cuentas por Pagar y son definidas exclusivamente por el usuario
del sistema.

ü Esta definición puede realizarse, creando Grupos de Proveedores que

presenten una característica común. Por Ejemplo: Por zona, por forma o
cantidad de distribución del producto que tenga asignada el proveedor,
por la forma de pago de la empresa respecto al Proveedor, entre otras.

ü Los documentos generados por las compras a crédito incrementan la

lista de documentos.

ü En esta página los documentos de cuentas por pagar solo están en

modo consulta. Los datos que se manejan de los mismos son: Número
del Documento, Fecha de Vencimiento, Fecha de Emisión, Días de
Vencimiento, Saldo del Documento y Saldo Acumulado que es la suma
sucesiva de los montos especificados en los documentos y que adeuda
la empresa al Proveedor .

ü El dato Saldo indica el monto que adeuda la empresa al Proveedor

seleccionado.

ü Las compras a crédito incrementan la lista de documentos, pero deben

estar en el Status de Procesada o Por Serializar.

ü La información que brindan las páginas Compras y Órdenes de

Compra es solo de consulta, sobre las compras y órdenes realizadas al
Proveedor. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú
Movimientos) con el proveedor, se sugiere al usuario consultar las
mismas para análisis de la información.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema

presionando el Botón Guardar de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

 · Para finalizar haga click en el botón Salir que le permitirá salir y
volver a la pantalla principal.

Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los proveedores de la

Empresa ODESIS C. A.

Si se desea agregar otro Proveedor, repita la operación antes

descrita.

TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones

sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el
formulario Proveedores sólo podremos realizar operaciones sobre
los Proveedores. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa
en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado
relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA
DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos
elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,
Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar
Ayuda del formulario o Salir.

6.4 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Compras.

Al seleccionar la opción Libro de Compras, se encuentran asentadas todas las

facturas que afecten o no al inventario. Respecto, a las facturas de compras o
devoluciones en compras que afectan inventario, se ajustan automáticamente
en el Libro de Compras cuando se realiza una Compra o Devolución en
Compra. Al igual, que al eliminar una factura del Libro de Compras, no afecta
el inventario, es decir, las cantidades de los productos registrados en inventario
relacionados con esa factura, no disminuyen ni aumentan.

Las facturas que no afectan inventario, se agregan directamente por esta

pantalla.
Procedamos a registrar una factura en el Libro de Compras, en la pantalla
principal haga click en la opción Libro de Compras del Menú Archivo o pulsar
directamente las teclas Ctrl+L, estando en el menú principal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas.
· Si no hay registros en el Libro de Compras, el sistema mostrará un
mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

o Si hay registros en el Libro de Compras, entonces Hacer click en el

botón Agregar . A continuación se activan las cajas de textos
para introducir los valores.

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

FACTURA DE COMPRA: 43
Nro. FISCAL: 43
Nro. FACT. APLICADA:0
RIF/CEDULA: J-31075740-2
NOMBRE DEL PROVEEDOR: GENTO-FLEX C.A.
FECHA: 06/04/2004
MONTO EXENTO: 0
MONTO IVA: 456.674,40
MONTO: 3.310.889,40
IVA RETENIDO:0
IVA RETENIDO A TERCEROS:0
COMP. DE RETENCION:
NOTA DE CREDITO:
NOTA DE DEBITO:
MONTO IVA IMPORTACION: 0
MONTO IMPORTACION: 0
PERCEP. DE IVA EN ADUANA:
NUMERO DE PLANILLA:
NUMERO DE EXPEDIENTE:

Pulsar Enter al introducir el último dato.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo

click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

ü El dato Monto IVA se calcula en base a la Tasa del IVA aplicada al

monto de la factura no exento de impuesto.
ü Los datos Monto IVA Importación y Monto Importación se ajustan
cuando el producto es definido de importación.

ü El TIPO DE COMPRA se selecciona en el botón correspondiente

(Crédito o Contado).

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

· Para finalizar haga click en el botón Salir que le permitirá salir y

volver a la pantalla principal.

Si se desea agregar otra Factura en el Libro de Compras,

repita la operación antes descrita.

TIPS: Cada formulario que se Consulte permite realizar operaciones

sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el
formulario de Libro de Compras sólo podremos realizar operaciones
sobre las facturas que lo constituyen. Inmediatamente que la
pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer
elemento almacenado relacionado con ese formulario.
Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que
permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO,
ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar),
Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario
o Salir.
6.5 Realizar Orden de Compra.

La realización de la Orden de Compra es en muchas empresas el primer paso

del proceso administrativo de compras.

Elaboremos una Orden de Compra:

En la pantalla principal haga
click en la opción Ordenes
de Compra del Menú
Movimientos o pulsar
directamente las teclas
Ctrl+O, estando en el menú
principal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas.
· Si no hay órdenes de Compra registradas, el sistema mostrará un
mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

ü Si hay órdenes de Compra registradas, entonces Hacer click en el

botón Agregar .

· Se muestra el formulario con los siguientes datos en los cuadros de

textos respectivos del encabezado:

ü NUMERO: 1

ü FECHA: fecha del día actual.

ü VENCTO. la fecha de vencimiento de la orden de compra, siete

días después de la fecha actual (Definido por el usuario en la
opción Configuración del módulo de Compras).

ü Status : Elaboración.

ü Persiana Cond. de Pago seleccionar Contado.

ü Referencia, se debe editar el número del aval físico de la orden

de compras. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto.

ü Seleccionar el Proveedor (Código), hacer click sobre el cuadro de

texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador
de Proveedores.
Seleccione: Código: 1
Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla
Enter.
 Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula
del proveedor.

ü Seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer click

sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se
obtendrá un Buscador de Vendedores.
Seleccione:
Código: 1
Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla
Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del

vendedor.

ü De la persiana PRECIO seleccionar Costo.

Los productos que constituirán la orden de compra, deben Agregarse

posteriormente al registro de la sección de encabezado.

ü Hacer click en el botón Agregar , en ese momento, se activa

una fila en la lista de productos.

El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente:

ü Para seleccionar el Código del Producto, hacer click sobre la

columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese
modo se obtendrá un Buscador de Productos.
Seleccione:
CÓDIGO: 3
Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla
Enter.
Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto
en la sección Datos del Producto (Código, Descripción,
Existencia en Almacén, Stock Mínimo, Cantidad del Producto por
Recibir, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que
contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada producto).

ü La columna almacén viene con un Código de Almacén por

defecto, sin embargo, puede ser cambiado, haciendo click sobre
la columna almacén de la fila vacía, para el ejemplo seleccionar:
01.

ü La CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO y

MONTO NETO del producto, traen los valores por defecto, de ser
necesario modificar valores, editarlos en el cuadro de texto
respectivo.

Para el ejemplo se tienen:

 CANTIDAD: 10
PRECIO: 60
MONTO NETO: 600

ü Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA,

MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Orden
de Compra se muestran automáticamente y actualizados cada
vez que se completan los datos respecto a un producto.
Estos valores no son modificables para el usuario.

ü La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción

Configuración del menú Utilitarios del módulo Ventas, sin
embargo, este valor puede ser modificado.

ü Otro valor que se solicita, es el Peso Total de los productos

incluidos en el presupuesto, NO puede ser modificado, esta
característica se define con la inclusión del producto (Módulo de
Inventario à Archivos à Productos) y automáticamente el
sistema trae el preso del producto.

ü De tener la Orden de Compra PORCENTAJE y/o MONTOS DE

DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los
cuadros de texto respectivos.

ü De tener Observaciones la Orden de Compra, se debe hacer click

sobre el botón Observaciones . Al realizar está operación
aparece una pantalla con una sección donde puede editar la
Observación de la Orden de Compra; para minimizar trabajo se
tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder
haciendo click sobre el botón , luego se debe seleccionar la
pestaña que identifica la página de Lista, hacer click en el cuadro
de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar
un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el
valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro
de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se
ubica en el registro buscado, luego presionar la Tecla Enter,
colocándose automáticamente la observación en la pantalla de
edición.

En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El

cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la
orden de compra, el proceso de asignación de la observación es
igual al descrito anteriormente.

En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin

editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de
Observaciones.
 Si se desea agregar otro Producto, repita la operación
antes descrita.

ü En la página Compras se puede Consultar, de la Orden de

Compra especificada en el encabezado, cada producto que la
conforma y su condición dentro de la misma. Por lo cual, una vez
realizada la transacción de compra basada en la orden de compra
que estamos elaborando, volveremos a consultar esta opción
para el análisis de la misma.

ü La edición de los datos en la página Datos de Envió, para la

información de destino de la mercancía comprada, no siempre es
obligatoria. Sin embargo, de ser necesario, edite los datos en los
cuadros de texto respectivos, antes de grabar o procesar la Orden
de Compra.

ü Una vez, agregados los productos que conformarán la Orden de

Compra y teniendo configurados los datos de las páginas
Renglones, Datos de Envió (según sea el caso) e Importación,
se procede a Guardar la Orden de Compra para lo cual se tiene
dos opciones Guardarla o Procesarla:

• Si la Orden de Compra le faltan datos o debe ser

modificada posteriormente no se procesa y solo se
almacena haciendo click sobre el botón Guardar que
se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la
Orden de Compra queda en el status en Elaboración.
 • Si la Orden de Compra está registrada completamente,
para ser procesada, se selecciona el botón Procesar
. De este modo la Orden de Compra queda en el
status de Por Recibir, pasando a Procesada una vez
realizada la compra en base a la orden especificada.

Para el ejemplo desarrollado, haga click en el botón Procesar . De este

modo la Orden de Compra queda en status Por Recibir.

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

ü Para finalizar haga click en el botón Salir que le permitirá

salir y volver a la pantalla principal.

Si se desea agregar otra Orden de Compra, repita la

operación antes descrita.

Notas:
· Otra forma de agregar productos a una Orden de Compra, es realizando
una operación de importación de productos. Este Proceso es explicado
a detalle en la sección 6.6.

· Para Eliminar un Producto de la orden de compra, hacer click sobre el

botón Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el
Producto de la lista.

· La Orden de Compra debe estar en Status en Elaboración, para

poder realizarse las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar
productos. En los Status Por Recibir o Parcialmente Recibido solo se
pueden Eliminar productos de la Orden de Compra.
 · Los posibles Status que tiene una Orden de Compra son:
Elaboración, Anulado, Por Recibir, Parcialmente recibido y Procesado.

· El botón Anular , permite anular la orden de compra, pero la misma

debe estar en Status En Elaboración, Parcialmente Recibida o Por
Recibir.

· Los Status que toma una Orden de Compra son: Elaboración, Anulado,
Por Recibir, Parcialmente Recibido y Procesado.

6.6 Realizar Compra de Productos.

Procedamos a realizar una compra. Este proceso puede llevarse a cabo

basándose en una orden de compra o simplemente realizando el registro de los
productos facturados por el proveedor.

Para realizar la Compra,

en la pantalla principal
haga click en la opción
Compra del Menú
Movimientos o pulsar
directamente las teclas
Ctrl+C, estando en el
menú principal de
Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas.

· Hacer click en el botón Agregar y en pantalla se visualizan los

siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:
o NUMERO: Se refiere al número o código de identificación de la
Factura de Compra.
Editar Número : 3

o FECHA: la fecha del día actual.

o Status: Elaboración.

o De la persiana Cond. De Pago, se refiere al tipo de pago que se

realizará, puede ser contado o Crédito.
seleccionar Contado.

o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la compra.

Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto.
 o La casilla de verificación Importación se activa cuando una
Compra es configurada de importación. En el ejemplo
desarrollado la compra la realizaremos a un proveedor nacional.

o Para seleccionar el Proveedor (Código), hacer click sobre el

cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un
Buscador de Proveedores.

Seleccione:
Código: 1327

Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla

Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula
del proveedor.

o Factura y Número Fiscal se refiere a los números de

identificación de la Factura de Venta del Proveedor, una vez
recibida la factura de Venta, registramos la compra.
Edite:
FACTURA: 14520
Nro. FISCAL: 14520

o Ahora, para seleccionar el Vendedor Responsable (Código),

hacer click sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese
modo se obtendrá un Buscador de Vendedores.
Seleccione:
Código: 1

Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla

Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del
vendedor.

Los productos que constituirán la compra, deben Agregarse posteriormente al

registro de la sección de encabezado.
· Hacer click en el botón Agregar , en ese momento, se abre una fila
en la lista de productos.

· Para seleccionar el Código del Producto, hacer click sobre la columna

producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá
un Buscador de Productos.

Sin Embargo, para el ejemplo desarrollado, basaremos la compra en la

orden de compra elaborada anteriormente.

· Realizaremos una operación de importación de Productos, haga click al

botón Importar Documento , en ese momento, se abre una pantalla
desde la cual se importarán los productos que pertenezcan a la orden
de compra elaborada a priori, sin embargo, puede importarse cualquier
otro documento (Prefactura, Factura, Compra, Pedido, Cotización, Nota
de Entrega, Nota de Despacho, Traslado entre Almacén, Ajuste de
Almacén, Grupo de Productos, Equipos).
El procedimiento para importar Documento es el siguiente:
o Hacer click en la persiana Empresa, acá se mostrarán las
empresas creadas en el Sistemas, debemos escoger la Empresa
donde realizamos la Orden de Compra, en nuestro caso
seleccionar: SISTEMAS RD, C.A.
o Seleccionar el tipo de documento que necesitar traer o importar:

En nuestro caso, debemos

seleccionar, que el documento que
queremos importar es una Orden de
Compra, haciendo click con el botón
izquierdo del Mouse.

TIPO DE DOCUMENTO:
Orden de Compra.

o Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento.

Estas opciones son las siguientes:

§ Pueden necesitarse los documentos que

estén ubicados en un periodo específico.
Para ello, colocar el rango de fecha que
delimita el periodo, en los cuadros de
texto Desde y Hasta de Rango de Fechas.

§ En caso, de necesitarse documentos que

estén en una numeración determinada,
coloque el rango de los números en los
cuadros de texto Desde y Hasta de Número
de Documento.

§ Existe la opción de mostrar los documentos que estén en

un Status determinado, para ello hacer click en la persiana
Status y escoger de la misma el valor solicitado.
 § Si se desea obtener información de los documentos
relacionados con el proveedor de la Compra que se esta
realizando, hacer click en la casilla de verificación
Proveedor.

§ En caso de desear importar productos de un documento,

con los precios de dichos productos, actualizados al valor
que presentan en el inventario actual, seleccionar la casilla
de verificación Reestablecer precios. Además, puede
aplicarse un factor multiplicador específico.

§ Otra opción es buscar el documento desde un archivo,

para lo cual se selecciona la casilla de verificación Archivo
y se hace click en el botón que tiene tres puntos

Para el ejemplo, dejar las opciones establecidas por defecto.

o Una vez establecidas, las opciones de filtrado, hacer click en el

botón Seleccionar de este modo las filas de la lista

documento se llenan, con los documentos que cumplieron con
la(s) condición(es) seleccionada(s). Los datos que se muestran
respecto a los mismos son Número, Fecha y Cliente/Proveedor
según sea el caso.

o Al hacer click sobre la fila de cada documento, los productos que

pertenecen a cada documento pueden ser visualizados en la lista
renglones del documento, respecto a cada producto se muestran
los siguientes datos: Status que permite seleccionar el producto
como potencial elemento para la Compra, Código del Producto,
Cantidad, Almacén donde está ubicado, Existencia, Cantidad de
Producto Procesado, Precio, Descuento y Monto Neto del
Producto.

En la parte inferior de la lista

renglones del documento se
puede visualizar dos cuadros
de texto, donde se colocan
respectivamente la
Descripción y Observación del
 producto seleccionado en la
lista.

o Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentos

seleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen
con la condición de filtrado.
o
o De no estar conforme con la operación de selección de productos
desde los documentos, puede revertirse el proceso, haciendo

click en el botón Deshacer .

o Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permiten

seleccionar todos los productos para ser importados, para Marcar
Todos, seleccionar el botón , si se van a Desmarcar Todos
los productos para no agregarlos a la Compra hacer click en el
botón y por último importar el documento con los productos
seleccionados en el botón Importar .

o El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista

documento, él que desea importar, ubique la orden de compra:

NUMERO: 1

o Luego se marcan los productos que formaran parte de la Compra

que se esta realizando, Si se van a agregar todos los productos,
hacer click en el botón y por último hacer click en el botón
, de este modo, se colocan en la lista de productos de la página
Renglones de la pantalla Compras, los productos seleccionados.
Estando en la pantalla de Compra, puede realizar las
modificaciones necesarias a los datos importados e inclusive
volver a importar otros productos de documentos ya elaborados.

· Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la

sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en
Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el
empaque, Tasa IVA particular de cada producto).

· CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y

TASA IVA del producto, traen los valores por defecto, de ser necesario
modificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo.

Para el ejemplo se tienen:

CANTIDAD: 10
PRECIO: 50
IVA: 70
MONTO NETO: 570
· Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTO
SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Compra se muestran
automáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datos
respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el
usuario.
· De tener la compra otros cargos edítelos en el cuadro de texto Otros
cargos. Estos pueden ser pagos por fletes, gastos administrativos,
entre otros. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto.

· El factor multiplicador varía cuando se definen compras de importación.

Por defecto, viene en 1.000000.

· De tener la Compra PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO

aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto
respectivos, al igual que de tener Observaciones la Compra, se debe
hacer click sobre el botón Observaciones . Al realizar está
operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la
Observación de la Compra, para el ejemplo coloque:

Compra basada en la Orden de Compra NUMERO: 1

· En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual

permite agregar observaciones al producto con respecto a la orden de
compra.
En el ejemplo desarrollado las Observaciones de productos se dejarán
como ejercicio para el usuario, en la elaboración de otras compras.
· Una vez, agregados los productos que conformarán la Compra y
teniendo configurados los datos de la página Renglones,
Compra/Crédito (de ser la Compra a crédito) e Importación (De ser
una compra de importación), se procede a Guardar la Compra para lo
cual se tiene varias opciones de Guardar o Procesar:

o Si a la Compra le faltan datos o debe ser modificada

posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo Click
sobre el botón Guardar , que se encuentra en la Barra de
Tareas. De este modo la Compra queda en el status en
Elaboración.

o Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene

productos que no trabajan con seriales y el módulo de Compras
no está integrado con el módulo de Contabilidad, se procesa,
haciendo click en el botón Procesar , quedando la Compra
en el status Procesada.

o Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene

productos que no trabajan con seriales y el módulo de Compras
esta integrado con el módulo de Contabilidad, al momento de
procesar la Compra, se coloca activa la página Contabilizar, para
 realizar el cuadre de las cuentas contables, generadas por la
transacción. Luego de realizar la operación contable, hacer click
en el botón Procesar , quedando la Compra en el status
Procesada.

o Si la Compra está registrada completamente, además, contiene

productos que trabajan con serial y no esta integrado el módulo
de Compras con el módulo de Contabilidad, al momento de
procesar la Compra, se coloca activa la página de Serialización,
para realizar. el proceso de serializar. Al culminar el proceso,
hacer click en el botón Procesar , quedando la Compra en
el status Procesada, si se posterga el proceso, adquiere el status
Por Serializar.

o Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene

productos que trabajan con serial y esta integrado el módulo de
Compras con el módulo de Contabilidad, al momento de procesar
la Compra, se coloca activa la página de Contabilizar y luego de
realizar la operación contable, hacer click en el botón Procesar
, en ese momento se activa la página de Serialización, para
realizar el proceso de Serializar productos. Por último seleccionar
de igual manera el botón Procesar . Al culminar estos
procesos la Compra queda en el Status Procesada, si se
posterga el proceso de Serializar, adquiere el status Por
Serializar.
Para el ejemplo desarrollado, haga click en el botón Procesar . De este
modo la Compra queda en status Procesada.

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

 · Para finalizar haga click en el botón Salir que le permitirá salir y
volver a la pantalla principal.

Si se desea agregar otra Compra, repita la operación antes descrita.

Notas:

Ø Otra forma de agregar productos a una Compra, es realizando la

operación de agregar uno a uno los productos. Utilizando el Botón
Agregar ubicado en la Parte inferior izquierda del formulario.

Ø Para Eliminar un Producto de la compra, hacer click sobre el botón

Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la
lista.

Ø Los posibles Status que tiene una Factura de Compra a Proveedor son:
Elaboración, Anulada, por Serializar, Parcialmente Devuelta, Totalmente
Devuelta, Procesado.

Ø La Compra debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse

estas operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En los
Status Procesada, Por Serializar, Anulada, Parcialmente Devuelta y
Totalmente Devuelta estas operaciones no se pueden realizar.

Ø Las páginas de Compra/Crédito, Importación y Serialización se

activarán dependiendo de las siguientes condiciones:

o Compra/Crédito: Si la condición de la compra que se

registra es a Crédito, al momento de seleccionar crédito, se
activa esta página.

En ese momento se solicita la Fecha de Vencimiento que

representa la fecha en que vence el documento generado
por la transacción a crédito, este dato debe ser editado en el
cuadro de texto respectivo.

El Tipo de Documento que generará la compra (pagaré,

letras, factura, entre otros) y el Grupo de Cuentas por Pagar
en el cual se clasifica la transacción a crédito debe
seleccionarse, directamente en la persiana correspondiente;
mostrándose automáticamente la Descripción del Tipo de
Documento y del Grupo Cuentas por Pagar.
 Para hacer efectiva la operación de registro de las
condiciones de la compra a crédito, hacer click en el botón
Aceptar , de la página Compra Crédito.

o Importación: Si la compra realizada es de Importación, al

momento de seleccionar la casilla de verificación
Importación, se activa esta página.

En ese momento, se solicitan los montos generados por la

importación del producto (Tanto en el país de origen como
en el destino) estos montos son el Costo de la Mercancía en
Moneda Extranjera, Gastos Administrativos, Flete Interno en
el exterior y Flete Externo desde el lugar de compra al país,
Aranceles, Impuesto Nacional, Gastos y Comisiones
Aduanales, Flete, Factor de Cambio en Moneda Extranjera.
El Número de Planilla y Expediente se registran en base al
número de documento donde se encuentran asentados los
montos de importación.

Para hacer efectiva la operación de registro de los datos de

las importaciones, hacer click en el botón Aceptar , de
la página.

Esta operación nos permite calcular un nuevo factor de

cambio, y de esta manera llevar nuestra compra a
valores reales en moneda nacional, para luego llevarlo a
los módulos de cuentas por pagar e inventario.

· Serialización: La Página de Serialización estará activa si la

Compra contiene productos que manejan serial y previamente se
 ha activado la Serialización en la opción Configuración del menú
Utilitarios del Módulo Ventas.

Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse click sobre la

fila que corresponda al producto a Serializar e introduzca el serial
en la columna respectiva, este proceso se hace con cada producto.

Para finalizar la Serialización y Compra, se hace click sobre el

botón Procesar . De este modo cuando el sistema pregunte
¿Esta seguro de procesar la Serialización? Se debe hacer click en
el botón Aceptar de haber culminado la Serialización
(quedando la compra Procesada), en caso contrario, hacer click en
el botón Guardar de la barra de tareas, quedando la Compra
en status Por Serializar, hasta que se realice el mismo y pase al
Status Procesada.

· En la Página de Orden/Entrega se refleja la información de la

compra realizada cuando se ha importado una orden de Entrega o
una Nota de Entrega, mostrando la información del Documento
importado: Número y Cantidad.

En la pantalla anterior se muestra el Código del Producto, Descripción y la

cantidad importada, información previamente importada de una Nota de
Entrega cuyos datos se muestra hacia la derecha:
Nro Nota de Entrega: 4
Cantidad producto: 3

La ejecución de estos procesos se deja como actividad para el

usuario.

Ø La información que brinda la página Devoluciones es solo de

consulta. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú
Movimientos) de Devolución, se sugiere al usuario accesar
esta opción para el análisis de las mismas.
 Ø Los Status que Toma una Factura de compra a Proveedores
son: Elaboración, Anulado, Por Serializar, Parcialmente
Devuelta, Totalmente Devuelta y Procesado.

6.7 Verificar Productos Recibidos de la Orden de Compra.

Para realizar esta actividad,

en la pantalla principal haga
click en la opción Ordenes
de Compras del Menú
Movimientos o pulsar
directamente las teclas
Ctrl+O, estando en el menú
principal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,

ubique los datos de la orden de compra, registrada anteriormente,
seleccione la:
NUMERO: 1
· Hacer click en el botón Editar y seleccione la página Compras.

Desde está opción se puede tener acceso a los productos que

conforman la Orden de Compra, especificada en la sección de
encabezado. Pudiendo realizarse la operación de consulta sobre la
situación actual de los productos en la Orden de Compra. Los datos que
se muestran respecto a los productos son: Código, Descripción y
Cantidad solicitada y Recibida del producto. Además, de las Compras
relacionadas con las entregas del producto a la empresa.

6.8 Nota de Entrega.

Para realizar una Nota de

Entrega, en la pantalla
principal haga click en la
opción Nota de Entrega del
Menú Movimientos estando
en el menú principal de
Compras.
Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte
en la Barra de Tareas.

· Si no hay Notas de Entrega registradas, el sistema mostrará un

mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

o Si hay Notas de Entrega Registradas, entonces Hacer click en el

botón Agregar .

· En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos

respectivos del encabezado:

o NUMERO: Se refiere al número de identificación de la Nota de

Entrega.
o FECHA : la fecha del día actual.
o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Nota de
Entrega. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto.
Seleccionar el Proveedor (Código), hacer click sobre el cuadro de
texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador
de Proveedores.
Seleccione: Código: 1327
Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla
Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula

del proveedor.

o Seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer click

sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se
obtendrá un Buscador de Vendedores.
Seleccione:
Código: 1
Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla
Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del

vendedor.

o Status: Elaboración.

Los productos que constituirán la Nota de Entrega, deben Agregarse

posteriormente al registro de la sección de encabezado.
o Para Agregar los productos a la nota de Entrega lo podemos
hacer de dos maneras:
§ Haciendo click sobre el Botón Importar Documento .
El documento que se va a importar debe estar previamente
creado, en nuestro caso tenemos la orden de Compra
emitida al Proveedor Número 1327.
 § Haciendo click en el botón Agregar , en ese momento,
se activa una fila en la lista de productos. Con éste
procedimiento debemos agregar producto por producto.

o Para nuestro ejemplo lo haremos con el Botón Importar

Documento .
§ Hacer click al botón Importar Documento , en ese
momento, se abre una pantalla desde la cual se importarán
los productos que pertenezcan a la orden de compra
elaborada a priori, sin embargo, puede importarse
cualquier otro documento (Prefactura, Factura, Compra,
Pedido, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho,
Traslado entre Almacén, Ajuste de Almacén, Grupo de
Productos, Equipos).

§ Hacer click en la persiana Empresa, acá se mostrarán las

empresas creadas en el Sistemas, debemos escoger la
Empresa donde realizamos la Orden de Compra, en
nuestro caso seleccionar: SISTEMAS RD, C.A.

§ Seleccionar el tipo de documento que necesitar traer o

importar:

En nuestro caso, debemos seleccionar, que

el documento que queremos importar es una
Orden de Compra, haciendo click con el
botón izquierdo del Mouse.

TIPO DE DOCUMENTO:
Orden de Compra.

§ Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del

documento. Estas opciones son las siguientes:

· Pueden necesitarse los

documentos que estén ubicados
en un periodo específico. Para ello,
colocar el rango de fecha que
delimita el periodo, en los cuadros de texto Desde y
Hasta de Rango de Fechas.

· En caso, de necesitarse documentos

que estén en una numeración
determinada, coloque el rango de los
números en los cuadros de texto
 Desde y Hasta de Número de Documento.

· Existe la opción de mostrar los documentos que

estén en un Status determinado, para ello hacer
click en la persiana Status y escoger de la misma el
valor solicitado.

§ Si se desea obtener información de los documentos

relacionados con el proveedor de la Compra que se esta
realizando, hacer click en la casilla de verificación
Proveedor.

§ En caso de desear importar productos de un documento,

con los precios de dichos productos, actualizados al valor
que presentan en el inventario actual, seleccionar la casilla
de verificación Reestablecer precios. Además, puede
aplicarse un factor multiplicador específico.

§ Otra opción es buscar el documento desde un archivo,

para lo cual se selecciona la casilla de verificación Archivo
y se hace click en el botón que tiene tres puntos

Para el ejemplo, dejar las opciones establecidas por defecto.

o Una vez establecidas, las opciones de filtrado, hacer click en el

botón Seleccionar de este modo las filas de la lista

documento se llenan, con los documentos que cumplieron con
la(s) condición(es) seleccionada(s). Los datos que se muestran
respecto a los mismos son Número, Fecha y Cliente/Proveedor
según sea el caso.
o
o Al hacer click sobre la fila de cada documento, los productos que
pertenecen a cada documento pueden ser visualizados en la lista
renglones del documento, respecto a cada producto se muestran
los siguientes datos: Status que permite seleccionar el producto
como potencial elemento para la Nota de Entrega, Código del
Producto, Cantidad, Almacén donde está ubicado, Existencia,
Cantidad de Producto Procesado, Precio, Descuento y Monto
Neto del Producto.

En la parte inferior de la lista

renglones del documento se
puede visualizar dos cuadros
de texto, donde se colocan
respectivamente la
Descripción y Observación del
producto seleccionado en la
lista.

o Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentos

seleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen
con la condición de filtrado.

o De no estar conforme con la operación de selección de productos

desde los documentos, puede revertirse el proceso, haciendo

click en el botón Deshacer .

o Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permiten

seleccionar todos los productos para ser importados, para Marcar
Todos, seleccionar el botón , si se van a Desmarcar Todos
los productos para no agregarlos a la Compra hacer click en el
botón y por último importar el documento con los productos
seleccionados en el botón Importar .

o El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista

documento, él que desea importar, ubique la orden de compra:

NUMERO: 3

o Luego se marcan los productos que formaran parte de la Compra

que se esta realizando, Si se van a agregar todos los productos,
hacer click en el botón y por último hacer click en el botón
, de este modo, se colocan en la lista de productos de la página
Renglones de la pantalla de Nota de Entrega, los productos
 seleccionados. Estando en la pantalla de Nota de Entrega, puede
realizar las modificaciones necesarias a los datos importados e
inclusive volver a importar otros productos de documentos ya
elaborados.

· Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la

sección Datos del Producto (Código del Producto, Descripción,
Existencia en Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad
que contiene el empaque, Descuento y el Monto de Ese Descuento,
Observación).

Nota de Entrega basada en la Orden de Compra NUMERO: 3

· En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual

permite agregar observaciones al producto con respecto a la orden de
compra.

· Una vez, agregados los productos que conforman la Nota de Entrega se

procede a Guardar la Nota de Entrega para lo cual se tiene varias
opciones de Guardar o Procesar:

o Si a la Nota de Entrega le faltan datos o debe ser modificada

posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo Click
sobre el botón Guardar , que se encuentra en la Barra de
Tareas. De este modo la Nota de Entrega queda en el status en
Elaboración.

o Si la Nota de Entrega está registrada completamente, además,

contiene productos que no trabajan con seriales se procesa,
haciendo click en el botón Procesar , quedando la Nota de
Entrega en el status Por Fact Compra.

o Si la Nota de Entrega está registrada completamente, además,

contiene productos que trabajan con se coloca activa la página
de Serialización, para realizar. el proceso de serializar. Al
culminar el proceso, hacer click en el botón Procesar ,
quedando la Compra en el status Por Fact Compra, si se
posterga el proceso, adquiere el status Por Serializar.

Para el ejemplo desarrollado, haga click en el botón Procesar . De este

modo la Compra queda en status Por Fact Compra.

Nota:
Una Vez registrada la compra, la Nota de Entrega pasa a Status
PROCESADA.

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

Nota:

Los Status que toma una Nota de Entrega son: Elaboración, Anulado, Por
Serializar, Por Factura de Compra y Procesado.

6.9 Realizar una Devolución en Compras.

Procedamos a realizar la devolución de cierta cantidad del producto adquirido

en la compra registrada anteriormente.

Para realizar la Devolución

en Compra, en la pantalla
principal haga click en la
opción Devoluciones en
Compra del Menú
Movimientos o pulsar
directamente las teclas
Ctrl+D, estando en el menú
principal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas.

· Si no hay Devoluciones en compras registradas, el sistema mostrará un

mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

o Si hay Devoluciones en compras registradas, entonces Hacer

click en el botón Agregar .
 · En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos
respectivos del encabezado:

o NUMERO: Se refiere al número de identificación de la

Devolución a registrar.
o FECHA : la fecha del día actual.
o Status: Elaboración.
o Luego, se solicita el número de la compra de la cual se desea
registrar la devolución, hacer click sobre el cuadro de texto y
pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de
Compras.
Seleccione Código de la Compra
NUMERO: 3 (Compra anterior)

Una vez, seleccionado el número de la compra, pulsar la tecla

Enter.
Vemos que automáticamente se visualizan los datos de la compra
seleccionada.

Los productos que se devolverán de la compra, deben Agregarse

posteriormente al registro de la sección de encabezado.
o Hacer click en el botón Agregar , en ese momento, se abre
una fila en la lista de productos.

o Para seleccionar el Código del Producto, hacer click sobre la

columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese
modo se obtendrá un Buscador de Productos.

Para el ejemplo desarrollado, basaremos la Devolución en la

Compra registrada anteriormente.

Por lo cual realizaremos una operación de importación de

Productos,
o Hacer click al botón Importar Documento , en ese momento,
se abre una pantalla desde la cual se importarán los productos
que pertenezcan a la compra registrada a priori, puede importarse
cualquier otro documento (Prefactura, Factura, Compra, Pedido,
Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, Traslado entre
Almacén, Ajuste de Almacén, Grupo de Productos, Equipos).

El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista

documento, él que desea importar, Compra:
NUMERO: 3

o Luego se marcan los productos que formaran parte de la

Devolución en Compra que se esta realizando (Si se van a
agregar todos los productos, hacer click en el botón Marcar
Todos ) y por último hacer click en el botón Importar , de
este modo, se colocan en la lista de productos de la página
 Renglones de la pantalla Devolución en Compras, los productos
seleccionados.

o Se pueden realizar las modificaciones necesarias a los datos

importados.

o Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto

en la sección Datos del Producto (Código, Descripción,
Existencia en Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque
cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada
producto).

o La CANTIDAD, PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA

IVA, del producto, traen los valores por defecto, de ser necesario
modificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo.

Cambiemos la cantidad, ya que devolveremos solo tres

productos.
CANTIDAD: 3

o Los datos SUBTOTAL, MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se

calcula el IVA y el TOTAL de la Devolución Compra se muestran
automáticamente y se actualizan cada vez que se completan los
datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables
para el usuario.
o De tener Observaciones la Devolución en Compra, se debe hacer
click sobre el botón Observaciones . Al realizar está
operación aparece una pantalla con una sección donde puede
editar la Observación de la Devolución, para el ejemplo coloque:

Devolución de productos de la Compra NUMERO: 3

o En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El

cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la
devolución, el proceso de asignación de la observación es igual al
descrito anteriormente.
En el ejemplo desarrollado las Observaciones de productos se
dejarán como ejercicio para el usuario, en la elaboración de otras
devoluciones en compras.
o Una vez, agregados los productos que conformarán la Devolución
en Compra y teniendo configurados los datos de la página
Renglones se procede a Guardar la Devolución en Compra para
lo cual se tiene varias opciones de Guardar o Procesar:
 • Si la Devolución en Compra le faltan datos o debe ser
modificada posteriormente, no se procesa y solo se
almacena haciendo uso del botón Guardar que se
encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la
Devolución en Compra queda en el status en
Elaboración.

• Si la Devolución en Compra está registrada

completamente, además, contiene productos que no
trabajan con seriales, se procesa, seleccionando el
botón Procesar . Quedando la Devolución en
Compra en el status de Procesada.

• Si la Devolución en Compra está registrada

completamente, además, contiene productos que
trabajan con serial, al momento de procesar la
Devolución, se coloca activa la página de Serializar,
para realizar el proceso de Serializar productos. Al
culminar este proceso, hacer click en el botón
Procesar , quedando la Devolución en Compra en
el status Procesada, si se posterga el proceso de
Serializar, adquiere el status Por Serializar.

Para el ejemplo desarrollado, haga click en el botón

Procesar . De este modo la Devolución queda en
status Procesada.

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

 · Para finalizar haga click en el botón que le permitirá salir y volver a
la pantalla principal.

Si se desea agregar otra Devolución en Compra, repita la

operación antes descrita.

Notas:

Ø Otra forma de agregar productos a una Devolución en Compra, es

realizando la operación de agregar uno a uno los productos.
Teniendo en cuenta que los productos especificados y cantidades
de los mismos en la Devolución en Compra, deben pertenecer a la
compra asociada.

Ø Para Eliminar un Producto de la Devolución en Compra, hacer click

sobre el botón Eliminar Detalle , de esta manera queda
eliminado el Producto de la lista.

Ø La Devolución Compra debe estar en Status Elaboración, para

poder realizar las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar
productos. En los Status Procesada o Por Serializar estas
operaciones no pueden realizarse.

Ø Serialización: La Página de Serialización estará activa si la

Devolución en Compra contiene productos que manejan serial
y previamente se ha activado la Serialización en la opción
Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas.

Ø Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse click

sobre la fila que corresponda al producto a Serializar e
introduzca el serial en la columna respectiva, este proceso se
hace con cada producto

Ø Para finalizar la Serialización y la Devolución en Compra, se

hace click sobre el botón Procesar . De este modo
cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de procesar la
Serialización? Se debe hacer click en el botón Aceptar
de haber culminado la Serialización (quedando la devolución
en compra Procesada), en caso contrario, hacer click en el
botón Guardar de la barra de tareas, quedando la
Devolución en Compra en status Por Serializar, hasta que se
realice el mismo y pase al Status Procesada.

Ø Los Status que toma una Devolución en Compra son:

Elaboración, Por Serializar y Procesado.
 6.10 Realizar un Presupuesto.

Procedamos a registrar un presupuesto solicitado por la empresa a un

proveedor.

Para registrar un
Presupuesto, en la pantalla
principal haga click en la
opción Presupuesto de
Compras del Menú
Movimientos o pulsar
directamente las teclas
Ctrl+P, estando en el menú
principal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas.

· Si no hay Presupuestos de Compras registradas, el sistema mostrará un

mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

o Si hay Presupuestos de Compras registradas, entonces Hacer

click en el botón Agregar .

· En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos

respectivos del encabezado:

o NUMERO: Se refiere al número de identificación del Presupuesto

a realizar.

o FECHA: la fecha del día actual.

o VENCTO: La fecha de vencimiento del presupuesto, siete días

después de la fecha actual (Predefinido por el usuario en la
opción Configuración del módulo de Compras).

o Status: Elaboración.

o Para seleccionar el Proveedor (Código), hacer click sobre el

cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un
Buscador de Proveedores.
Seleccione:
Código: 1327
Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla
Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula
del proveedor.
 o Para seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer click
sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se
obtendrá un Buscador de Vendedores.
Seleccione:
Código: 1

Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla

Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del
vendedor.

o Luego, en la persiana PRECIO seleccionar Costo.

Los productos que constituirán el presupuesto, deben Agregarse

posteriormente al registro de la sección de encabezado.

o Hacer click en el botón Agregar , en ese momento, se abre

una fila en la lista de productos.

o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es

el siguiente:
Para seleccionar el Código del Producto, hacer click sobre la
columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese
modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione:

CÓDIGO: 3

Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla

Enter.

Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto

en la sección Datos del Producto (Código, Descripción,
Existencia en Almacén, Stock Mínimo, Peso, si el producto utiliza
Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular
de cada producto).
§ La columna almacén viene con un Código de Almacén por
defecto, sin embargo, puede ser cambiado, haciendo click
sobre la columna almacén de la fila vacía y mostrándose
una persiana con los nombres de los almacenes y sus
existencias. Para el ejemplo seleccionar: 1.

§ La CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO y

MONTO NETO del producto, traen los valores por defecto,
de ser necesario modificar valores, editarlos en el cuadro
de texto respectivo.

Para el ejemplo desarrollado se tienen:

CANTIDAD: 2
PRECIO: 152
MONTO NETO: 304
IVA: 42.56

§ Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO

IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL
del presupuesto se muestran automáticamente y
actualizados cada vez que se completan los datos respecto
a un producto. Estos valores no son modificables para el
usuario.

§ La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción

Configuración del menú Utilitarios del módulo Ventas, sin
embargo, este valor puede ser modificado.

§ Otro valor que se solicita, es el Peso Total de los productos

incluidos en el presupuesto, NO puede ser modificado,
esta característica se define con la inclusión del producto y
automáticamente el sistema trae el preso del producto.

§ De tener el Presupuesto PORCENTAJE y/o MONTOS DE

DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en
los cuadros de texto respectivos.

§ De tener Observaciones el Presupuesto, se debe hacer

click sobre el botón Observaciones . Al realizar está
operación aparece una pantalla con una sección donde
puede editar la Observación del presupuesto.

§ En la sección de datos del Producto, se tiene un botón

Obs. El cual permite agregar observaciones al producto
con respecto al presupuesto, el proceso de asignación de
la observación es igual al descrito anteriormente.
 En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin
editar, en los procesos anteriores se ha visto la elaboración de
Observaciones.

Si se desea agregar otro Producto, repita la operación

antes descrita.

· Una vez, agregados los productos que conformarán el presupuesto, se

procede a Guardarlo para lo cual se tiene dos opciones: Guardar o
Procesar.

• Si el presupuesto le faltan datos o debe ser modificado

posteriormente no se procesa y solo se almacena haciendo
uso del botón Guardar que se encuentra en la Barra
de Tareas. De este modo el presupuesto queda en el
status en Elaboración.

• Si el presupuesto está registrado completamente, para ser

procesado, se selecciona el botón Procesar . De este
modo el presupuesto queda en el status de Por Recibir.

• Para el ejemplo desarrollado, haga click en el botón .

De este modo el presupuesto queda en status Por Recibir,
pasando a Procesado una vez realizada la compra en
base al mismo

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

· Para finalizar haga click en el botón Salir que le permitirá salir y

volver a la pantalla principal.
Si se desea agregar otro Presupuesto, repita la operación antes
descrita.

Notas:

Ø Otra forma de agregar productos a un Presupuesto, es realizando una

operación de importación de productos.
Ø Para Eliminar un Producto del presupuesto, hacer click sobre el botón
Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de
la lista.
Ø El Presupuesto debe estar en Status en Elaboración, para poder
realizarse las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.

Ø Los posibles Status que tiene un Presupuesto de Compras son:

Elaboración, Anulado, Por Recibir y Procesado.

Ø El botón Anular , permite anular el presupuesto, estando en

cualquiera de los status.

6.11 Registrar Requisiciones de Productos y/o Servicios.

Para registrar una Requisición

sea de producto o servicio, en
la pantalla principal haga click
en la opción Requisición o
Requisición de Servicio según
sea el caso, del Menú Archivo
o pulsar directamente las
teclas Ctrl+R (teclas válidas
para cualquiera de los dos
casos), estando en el menú
principal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas.

· Si no requisiciones registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay

ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay requisiciones registradas, entonces Hacer click en el botón

Agregar .

· Se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar

los datos que identifican la Requisición:
o Número: se refiere al número de la requisición a registrar.
o Fecha: muestra la fecha de Operación del sistema.
 o Vencto: Se refiere a la fecha de vencimiento del documento a
registrar, en este caso una Requisición.
o Seleccione el Proveedor (Código), hacer Click sobre el cuadro
de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un
Buscador de Proveedores.
Seleccione:
Código: 1327

Una vez, seleccionado el código del Proveedor, pulsar la tecla

Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula
del cliente.
o Status: Elaboración.
o Seleccione el Vendedor Responsable (Código), hacer click sobre
el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá
un Buscador de Vendedores.
Seleccione:
CODIGO: 2000

Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla

Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del
vendedor.
o En la persiana PRECIO, seleccionar el precio manejado por el
vendedor para esa requisición.
Seleccionar: Dólar y luego presionar la Tecla Enter.

Los productos que constituirán la requisición de Productos, deben Agregarse

posteriormente al registro de la sección de encabezado.
o Hacer Click en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior
izquierda. En ese momento, se abre una fila en la lista de
productos.

o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es

el siguiente:

§ Para seleccionar el Código del Producto, hacer Click

sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla
F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos.
Seleccione:
CÓDIGO: 3
Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la
tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualizan los datos del

producto en la sección Datos del Producto (Código,
Descripción, Existencia en Almacén, Stock Mínimo, Peso,
si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el
empaque, Tasa IVA particular de cada producto),
Observación para ese Producto.
 .

§ Se puede seleccionar el Almacén en caso de tener mas de

un Almacén de movimiento, haciendo click en la persiana
de almacén y seleccionando el almacén deseado.

§ Para la cantidad del producto, edite en la lista, fila del

producto, columna cantidad.
CANTIDAD: 3.

· Editar PRECIO del producto. Editar Precio: 200.

· En % de Descuento, que viene a ser el porcentaje de

descuento por el producto especificado.

· El Monto Neto se actualiza automáticamente.

· Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO

IVA, y el TOTAL de la Requisición se muestran
automáticamente y actualizados cada vez que se
completan los datos respecto a un producto. Estos valores
no son modificables para el usuario.

o De tener la Requisición PORCENTAJE y/o MONTOS DE

DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los
cuadros de texto respectivos.

o De tener Observaciones la Requisición, se debe hacer click sobre

el botón Observaciones . Este procedimiento se ha descrito
a detalle en la Seccion 5.4.

o En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El

cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la
prefactura, el proceso de asignación de la observación es igual al
descrito anteriormente.

En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin

editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de
Observaciones.

Si se desea agregar otro Producto a la Requisición, repita la

operación antes descrita.

· Una vez, agregados los productos que conformarán la Requisición, se

tienen las siguientes opciones: Guardarla o Procesarla:
 o Si a la Requisición le faltan datos o debe ser modificada
posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso
del botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas.
De este modo la Requisición queda en el status en Elaboración.

o Si la Requisición, esta registrada completamente, se procesa,

haciendo click en el botón Procesar , quedando la
Requisición en el status Por Entregar.

Para el ejemplo desarrollado, haga click en el botón Procesar . De este

modo la Cotización queda en status Por Entregar.

· Una vez procesado la Requisición con Status por entregar se realiza el

siguiente procedimiento:
o Realizar una Orden de Compra para esa requisición, Importando
el Documento de la Requisición desde el Formulario de Orden de
Compra, Proceso la Orden de compra que hace referencia la
Requisición quedando la Orden de Compra en Status Por Recibir.

o Una vez procesada la Orden de Compra que hace referencia la

Requisición registrada, registramos la compra. Agregamos una
factura de compra a Proveedor, desde el Menú Movimientos,
Opción Compra a Proveedores, agregamos una compra
importando la Orden de Compra registrada anteriormente y luego
Procesamos.
Procesada la Compra con Status Procesado, La orden de
Compra de Status Por recibir pasa a Status procesada.

o Consultamos la requisición realizada, presionar botón Editar y

para cambiar su status Por Entregar a Procesado debemos
 presionar el Botón Procesar ubicado en la Parte inferior del
Formulario de Requisición, ahora podemos observar el nuevo
Status de la requisición.
Nota:

Ø Los Posibles Status que adopta una Requisición son: Elaboración,

Anulado, Por Entregar y procesado.

Ø Para Eliminar un Producto de la Requisición, hacer click sobre el botón

Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la
lista.
Ø El botón Anular , permite anular la Requisición en cualquiera de
sus Status.

6.12 Reportes.

Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del
Módulo de Compras, en la pantalla haga click en el Menú Reporte, recuerde
estando en el menú principal de Compras.

Al accesar esta opción de Reporte de Compras, se puede obtener una variedad

de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de
información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se
tienen, Compras, Ordenes de Compra, Requisiciones, Presupuesto,
Devoluciones, Proveedores, Tipos de Proveedores, Análisis de las compras,
Libro de Compras, Notas de Entregas, otros.
 TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier
formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema
GALEPSO.

6.13 Utilitarios del Módulo de Compras.

Existe un utilitario, además, de configuración que permite realizar

mantenimiento en el módulo de compras.

CERRAR EJERCICIO:

Para realizar el Cierre de

Ejercicio, se debe colocar
en el cuadro de texto Al, la
fecha hasta la cual se
desea ejecutar el proceso.

Si se desea hacer definitivo el

Cierre del Ejercicio, hacer click en el
botón Aceptar , el sistema envía
un mensaje donde se pregunta ¿Esta
seguro de realizar el cierre de
compras?, de estar de acuerdo hacer
click en el botón Si, comenzando en
ese momento el proceso de cierre,
con la visualización de un indicador
de avance del proceso, en caso
contrario hacer click en el botón
No. Para salir de la pantalla hacer
click en el botón .

TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes

de Cerrar el Ejercicio de Compras.

JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres.