LA DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL Y SUS LÍMITES, SUPUESTOS Y

RESTRICCIONES DEL PROYECTO

En este punto del acta se indica cual es el alcance del Proyectos y sus restricciones, caso de
que las haya.
La descripción de alto nivel y sus límites, supuestos y restricciones del proyecto Definir el
alcance del Proyecto es una labor compleja.
Generalmente un Proyecto da como resultado un único producto y/o servicio, pero ese
resultado puede ser un sistema complejo con muchos componentes.
Debemos entender que cada componente tiene su propio alcance separado, pero que este
alcance propio es interdependiente del alcance del sistema general de Proyecto, es decir,
afecta a la generalidad del Proyecto y, por lo tanto al éxito o al fracaso.
Otra vez vemos la complejidad y la razón por la cual la Dirección de Proyectos se ha
convertido en una profesión.
En este punto del acta indicamos cual es el alcance del Proyecto.
Si se desea, se puede dividir y especificar el Proyecto en cada una de sus fases. Recordamos
una vez más, indicamos el alcance tal y como lo conocemos en ese momento.
Si se va a respetar alguna normativa (por ejemplo de salud) se debe especificar, así como
normativas internas a la entidad ejecutante del proyecto, el cliente, metodologías en
dirección de proyectos, etc.
Se muestra el plazo fijado para la ejecución del Proyecto, con su fecha de comienzo y
finalización.
También se puede definir el beneficio calculado del Proyecto en términos económicos.
Es interesante poner un epígrafe con lo que no incluye el Proyecto, lo que se queda fuera
del proyecto, es bastante útil para evitar luego complicaciones.

RIESGOS DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO

Los riesgos afectan a nuestros Proyectos desde todos los lugares imaginables.
Riesgos de alto nivel del proyecto Se especifican los riesgos de alto nivel del Proyecto, tal y
como se conocen al inicio del Proyecto.
Causa raíz del riesgo. Para cada riesgo identificado para el Proyecto es importante definir la
causa raíz del riesgo y su posible impacto en el Proyecto.
Como establecer el riesgo. Este impacto de los riesgos del Proyecto se establece en
términos de alcance del Proyecto, tiempo del Proyecto, costo del Proyecto o calidad del
Proyecto.
Posteriormente, se identificarán y trabajarán los riesgos con más profundidad durante los
procesos de planificación, insistiendo en su detección, detallando su aparición, impacto y
planes de acción para gestionarlos.

RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO

Las fechas de entrega final del proyecto, entregas parciales, e hitos.

Representamos la expectativa inicial de los tiempos del Proyecto.

Representamos la expectativa inicial del patrocinador del Proyecto y de los interesados en
cuanto a fechas para lograr ciertos entregables o hitos del Proyecto, así como su cierre final.
Su factibilidad real será definida en los procesos de planificación del Proyecto.
Después, debemos indicar, preferiblemente en una tabla las fechas de los principales hitos
asociados el proyecto.
Si el proyecto tiene fases, debemos dividirlo y mostrar cada fases e indicar los hitos de casa
una de las fases.
Si se desea, se puede incluir un Diagrama de Gantt, un gráfico de las fases y sus hitos, etc,
para una mejor comprensión del cronograma.
El Plan de Gestión del Cronograma del Proyecto.
Luego, mucho más adelante en el proyecto, desarrollaremos el Plan de Gestión del
Cronograma del Proyecto. Este es un componente del plan para la dirección del proyecto
que establece los criterios y las actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y
controlar el cronograma.

RESUMEN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Se definen los fondos generales asignados al proyecto y se indica la expectativa sobre el

coste que tendrá el Proyecto.

Aspectos generales.
Si el Proyecto proviene de un contrato (por ejemplo una licitación), se puede indicar esos
costes para compararlos con el presupuesto objetivo (los costes reales) de la ejecución del
Proyecto.
Debemos especificar en qué moneda estamos trabajando.
Se indican los costes directo de cada una de las fases y de la globalidad del proyecto.

Tipos de costes y reservas que tenemos:

 Costes directos, si es posible, indicarlos por cada fase (con su total)
 Coste de la dirección del proyecto.
 Coste del equipo de gestión del proyecto (no está dentro del coste de producción),
por lo que es conveniente detallarlo aparte.
 Costes de estructura.
 Reserva de contingencia.

La suma de todo lo anterior nos dará el coste objetivo estimado de la ejecución del
proyecto.

Lo lógico es que todo sean números redondos.

Otra cosa no tiene sentido, sería poco creíble ya que, realmente, en este momento no
tenemos un análisis que soporte una definición más exacta de las cantidades.
Luego indicaremos la reserva de gestión que le aplicamos.
No debemos preocuparnos si los números no cuadran, cuando hagamos la planificación
podemos arreglar el acta y cuadrar los números.
Se puede mostrar la forma de pago elegida por el cliente, por ejemplo, cada 90 días, por
entrega, lo que sea.
OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO Y CRITERIOS DE ÉXITO
ASOCIADOS

Se indican los principales objetivos del Proyecto y el sistema, objetivo, con el que van a ser
evaluados.
Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociados Estos objetivos deben ser:

 Específicos.
 Medibles.
 Estar alineados con los objetivos principales de la empresa.

Se deben indicar cuales con los criterios de éxito y de cumplimento de esos objetivos.
Insisto criterios objetivos.
Se indica cómo se evaluará la satisfacción del cliente, por ejemplo, mediante una encuesta,
test, formularios, etc.
Se definen los objetivos del Proyecto.

En términos de las variables de desempeño de Proyecto.

Objetivos de alcance del Proyecto.
Objetivos en tiempo del Proyecto.
Objetivos en costo del Proyecto..
Objetivos en calidad del Proyecto, entre otros.

Para cada objetivo del Proyecto debe definirse un indicador objetivo de éxito. Por ejemplo,
terminar el Proyecto en un número de meses, bajo un presupuesto determinado, con un
número máximo específico de defectos de calidad, etc.

LISTA DE INTERESADOS EN EL PROYECTO

Establecemos una lista inicial posteriormente estableceremos procesos para que todos los
stakeholders estén perfectamente identificados y monitorizados.
La lista de interesados en el proyecto Se elabora una lista de los interesados del Proyecto.
Especificamos su roles y responsabilidades sobre el Proyecto, es bueno distinguir entre
interesados internos y externos.
El omitir algún interesado en el Proyecto.
Puede ocasionar que el producto, servicio o resultado no sea aceptado, convirtiendo el
Proyecto en un fracaso, luego, más adelante, se realizará un análisis exhaustivo para
identificar a todos los interesados en el Proyecto.
Es una buena práctica introducir un gráfico para ver en un solo golpe de vista cuales son los
interesados más significativos y de mayor relevancia en el proyecto.

REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

Como se determinará, de una manera objetivo, medible y perfectamente especificada, si el

Proyecto ha sido un éxito y quienes tienen potestad para su aprobación.
Requisitos de aprobación del proyecto Quienes son las personas encargadas de la
aprobación de los entregables del Proyecto.
Se debe reflejar de forma muy clara, cuales son los requisitos de aprobación del proyecto.
Debe ser una aprobación específica en base a características medibles y perfectamente
especificadas.
Se debe indicar, de manera unívoca, cuales son las personas encargadas de la aprobación de
los entregables y del producto final.
También se debe reflejar los criterios de aprobación de los entregables parciales y final.
Por cada una de las fases, de todos los entregables y del producto final resultante de la
ejecución del proyecto.
Si existe en la organización, o por parte del cliente, de una plantilla específica que se utiliza
para las aprobaciones, se debe indicar cuál es esa plantilla y relacionarla con el entregable
al que afecta.
Estamos en el inicio del proyecto, no obstante, como vemos, ya vamos pensando en su
finalización. El cierre del Proyecto enseña la manera de cerrar el Proyecto a plena
satisfacción del cliente, de manera que se obtenga el máximo provecho de la experiencia y
asegurar que el Proyecto no consuma más recursos en el futuro (garantía).

GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO, SU RESPONSABILIDAD Y NIVEL DE

AUTORIDAD

Nuestra asignación como Directores del Proyecto y nuestro nivel de autoridad respecto al
Proyecto, cuáles son nuestras potestades y nuestras restricciones, un asunto que te interesa
mucho.
Gerente de proyecto asignado, su responsabilidad y nivel de autoridad
Gerente del Proyecto. Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado,
cargo, gerencia a la que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece. Debe quedar claro y
perfectamente definido.
Nivel de autoridad. Se describe el nivel de autoridad del Director del Proyecto y las
restricciones que tiene su autoridad.
De esta manera queda definido que decisiones podemos tomar por nuestra cuenta y cuales
debemos escalar para pedir opinión e, incluso, la autorización pertinente.

Por ejemplo,
Si posee autoridad para asignar o desincorporar personal al Proyecto,
Si tiene autoridad sobre el presupuesto del Proyecto,
Su rol en la resolución de conflictos,
Niveles de escalamiento,
Limitaciones a su autoridad que deban mencionarse, etc.