Gerencia
general
Departamento Departamento
Departamento Departamento Departamento Departamento
de relaciones
Finanzas de compras de ventas de ventas Técnico
empresariales
Departamento
Departamento
Contador Recepcionista Relacionista laboratorio
mécnico
óptico
Auxiliar óptico Optometrista
Nombre del Cargo: Gerente General
Objetivo General del Cargo: Planifica, organiza, dirige y controla todas las
actividades administrativas, técnicas, operativas y financieras de la Empresa, así
también resuelve los asuntos que requieran su intervención, de acuerdo con las
facultades delegadas por el dueño.
Funciones del cargo
1. Planificar, organizar, dirigir, y controlar, todos los aspectos relacionados con la
administración de los recursos y funcionamiento de OPTIVISION
2. Ejercer la representación legal y administrativa de la Empresa, de acuerdo con
las atribuciones establecidas por el dueño.
3. Establecer y conservar una buena imagen empresarial, que permita orientar la
organización hacia el logro de resultados.
4. Garantizar que el establecimiento y el regente optometrista estén debidamente
inscritos en el Ministerio de Salud.
5. Ejecuta administrativamente las decisiones del dueño.
6. Controlar el régimen funcional de la Empresa sobre la base del Manual de
Organización y Funciones (MOF), Manual de Normas y Procedimientos (MNP)
y otros instrumentos normativos de Gestión.
7. Elabora los planes Estratégicos y operativos, así como a los planes de gestión
y de trabajos específicos de la Empresa.
8. Implementa y gerenciar Programas de Mejoramiento Continuo de la Calidad.
9. Dirige y evalúa las actividades y el desempeño del personal.
10. Organizar y supervisar la elaboración del Presupuesto de Optivisión
11. Vigilar la ejecución de los gastos y cumplir con la programación financiera.
12. Promover la búsqueda continua de posibles proveedores para el suministro de
la materia prima y materiales, así como de equipos y repuestos, a bajos costos
y calidad reconocida.
13. . Establecer y velar que se cumplan las normativas de higiene y seguridad y
Control De Calidad.
14. Garantizar la adecuación del local, personal calificado y calibración de los
equipos según las especificaciones técnicas.
15. Supervisar y efectuar el trámite de los casos médicos especiales, referidos por
el optometrista.
16. Evaluar mensualmente el grado de cumplimiento del programa de trabajo de
las áreas.
17. Velar porque se hagan en tiempo y forma los pedidos de los requerimientos de
materiales y materia prima, para el ensamblaje de los lentes.
18. Velar porque se garantice el nivel adecuado de stock de materiales y materia
prima para la elaboración de los lentes y la entrega oportuna de los anteojos.
Departamento de finanzas
Lugar donde se hace todo lo relacionado al control de gastos, nóminas,
facturaciones, entre otra, hay un único encargado que es el contador.
Nombre del cargo: Contador
Objetivo general del cargo: Realizar los estados financieros de la empresa, así
como de una planeación financiera estratégica y cumplir con el marco de la ley.
Funciones del cargo
1. Elabora en conjunto con las diferentes áreas el informe mensual de la
producción, de servicios brindados; remite Estados Financieros, Informe
Estadístico, Informe de Recursos Humanos, Informe económico, de costos, de
autorizaciones emitidas y cualquier otro informe de producción de servicios,
requerido por la Gerencia General.
2. Se encarga de realizar facturas, pago de impuestos y tramites fiscales.
3. Determinar los requerimientos de recursos humanos, materiales y tecnológicos
y mantener informado al Gerente General, de las necesidades para garantizar
el buen funcionamiento de la Óptica.
4. Elaborar periódicamente reportes sobre el desarrollo de las actividades para el
control de estas y remitirlo al Gerente.
5. Administrar el control del personal, en cuanto a llegadas tardes, inasistencias,
permisos. vacaciones Etc.
6. Velar porque se lleve el debido control de entrada y salida de los materiales y
materia prima y se cumpla con las normas de control interno.
7. Garantizar los trámites de pago a los proveedores debidamente autorizados.
8. Administrar adecuadamente los recursos económicos y materiales,
garantizando un sistema eficaz de registro y control de las operaciones.
9. Administrar en forma eficiente, los recursos materiales necesarios, para
satisfacer oportunamente los requerimientos de apoyo logístico y de servicios
que demandan las distintas áreas.
10. Velar porque se realice un adecuado control efectivo de los activos, mobiliarios
e inmuebles, monetarios e inventarios físicos necesarios y que se cotejarán
contra los registros en libros contables.
11. Planear, organizar y controlar las operaciones de mantenimiento, asegurando
que los recursos humanos, físicos y técnicos proporcionen el grado de calidad
de servicio esperado en las instalaciones y equipos.
12. Elaborar y proponer normativas y procedimientos que tiendan a tecnificar y
mejorar las funciones administrativas, financieras, de producción y ventas,
supervisando y verificando su cumplimiento.
13. Velar porque las unidades subordinadas, se mantengan en orden, en cada una
de las áreas respectivas, para facilitar la operatividad de los mismos.
14. Elaborar y proponer ante la Gerencia el Reglamento Interno de Personal.
Departamento de compras
Área encargada de realizar las compras de los insumos necesarios para la
empresa.
Nombre del cargo: Comprador
Objetivo general del puesto: Coordinar con las demás áreas de la empresa las
necesidades de adquisición, realizando los contactos y negociación con los
proveedores, debiendo evaluar ofertas, elaborar expediente de contratación y
ejecutar la realización de las órdenes de compras y trámite para cheque, debiendo
dar seguimiento a las compras realizadas, cumpliendo con Normativas y guías
establecidas para las Adquisiciones.
Funciones del cargo
1. Coordinar con las demás áreas de la empresa las necesidades de adquisición.
2. Recibir solicitudes de compra del área requerida.
3. Solicitar a jefe inmediato aprobación de inicio de procedimiento de compras.
4. Contactar y negociar con los proveedores según catálogo, base de datos o en
páginas de internet.
5. Enviar solicitud de cotización a proveedores.
6. Realizar una evaluación de las ofertas o cotizaciones presentadas.
7. Remitir recomendación de adjudicación a su jefe inmediato.
8. Realizar expediente de contratación por fecha y su ordenamiento.
9. Realizar órdenes de compra.
10. Recibir el producto comprado.
11. Realizar los trámites necesarios para la elaboración de pago a proveedores.
12. Dar seguimiento a las compras realizadas.
13. Acompañamiento en los procesos de compra.
14. Planificar las contrataciones.
15. Verificación de la ejecución de compras con lo presupuestado.
16. Identificar el tipo de procedimiento a realizar según monto y tipo de compra.
17. Envío de productos a sucursales a través de encomiendas.
18. Atender a los proveedores.
19. Administrar formatos para uso interno y externo de la óptica.
20. Resguardo de expedientes administrativos.
21. Realizar otras funciones de la especialidad que le sean orientadas por el
Superior Inmediato.
Departamento de almacén
Mantener el control adecuado de los materiales abastecidos por el departamento
de compras.
Nombre del cargo: Almacenista
Objetivo general del puesto: Manejo operativo de la bodega, Administración y
custodia de los Inventarios de productos en almacén, manteniéndolos actualizados
y garantizando la codificación de los artículos almacenados y su registro en
kardex; certificando los controles internos establecidos para el correcto manejo de
inventarios de bodega.
Funciones del cargo
1. Ejecutar actividades de recepción, y entrega de los materiales utilizados en la
óptica.
2. Ejecutar actividades de registro y control de materiales adquiridos por la óptica.
3. Controlar el nivel de stock de accesorios y materiales para la elaboración de
anteojos.
4. Registrar en los formatos del Kardex tanto las entradas como de salidas de
accesorios y materiales para la elaboración de los anteojos.
5. Llevar control del inventario de accesorios y aros para anteojos.
6. Mantener actualizado el inventario de materiales para anteojos y accesorios
7. Elabora e informa sobre existencias mínimas de aros y accesorios en stock
8. Actualiza el kardex correspondientes al movimiento de materiales y otros
insumos propios de la actividad de la Óptica.
9. Prepara informes sobre el control de materiales e inventarios.
10. Enviar copias de las recepciones y despachos al Contador.
11. Cumple con la aplicación de Procedimientos y Normas de Control
Interno relacionadas a la gestión de compras y registros de almacén.
12. Preparar los materiales que sean necesarios para el eficaz desarrollo de las
actividades.
13. Mantener limpia y ordenada la bodega.
14. Suministrar la información que se le solicite y que le haya autorizado su jefe
inmediato.
Departamento de ventas
Se le llama así al área en donde se llevan a cabo todas las actividades que
conllevan a una venta en sucursal. Y puede ser desde la atención al cliente,
orientación sobre el tipo de lentes que necesita, seguimiento de clientes, control
de cartera, etc. Con un único responsable del área que es el recepcionista
Nombre del cargo: Recepcionista
Objetivo general del cargo: Mercadeo y ventas de los servicios de Laboratorio y
venta de lentes a clientes en general, Brindando atención optométrica de calidad a
los clientes que se presenten a Optivisión, o los clientes visitados, y que se han
identificado con deficiencias propias de capacidad visual, coordinando el trabajo
de los Encargados de las Salas de venta.
Funciones del cargo
1. Atender a los clientes acogiéndolos con cortesía, utilizando un vocabulario
adecuado y una atención eficiente.
2. Ayudar al cliente a seleccionar los aros adecuados, calzárselos y medir y anotar
la altura de los bifocales y modelo de lente escogido.
3. Facilitar el muestrario de los productos ofertados, dirigiendo al cliente en la
selección del producto, medidas y posteriormente proforma del producto.
4. Llevar al paciente al área de optometría donde será atendido por el
optometrista.
5. Atender y efectuar llamadas telefónicas, anotar mensajes y brindar en caso
necesario información que soliciten los clientes.
6. Atender requerimientos de documentos de su jefe inmediato.
7. Garantizar eficiencia y calidad en el proceso de recepción, despacho y archivo
de los documentos.
8. Mantener en orden el equipo de oficina y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
9. Atender todo tipo de consulta que soliciten los clientes.
10. Apoyar a los Optometristas en la llenada de los datos personales del paciente
en el recetario de anteojos u hoja de trabajo.
11. Entregar lista de órdenes y aros para que sean remitidos al laboratorio para la
elaboración de anteojos.
12. Registrar y controlar la orden de trabajo emitida, debiendo anotar el modelo de
aro seleccionado por el cliente.
13. Elaborar listado de pacientes a ser atendidos por el Optometrista y disponerlo
a la entrada del local de optometría, para que el optometrista llame a los clientes
según orden de llegada.
14. Responsabilizarse del resguardo, cuido y manejo de los aros y archivo de los
pacientes que va atendiendo.
15. Elaborar reporte Resumen de clientes atendidos diariamente.
16. Realizar y registrar por fecha, inventario de aros (Resumen de salidas de Aros
diario.)
17. Atender a clientes que soliciten ajuste de lentes o reclamos recibidos de los
mismos.
18. Realizar otras funciones relacionadas al cargo, y que le sean orientadas por el
jefe inmediato.
Departamento de relaciones empresariales
Área destinada a mantener los lazos existentes con las empresas que se tienen
convenio y al mismo tiempo, incrementar nuevos convenios con diferentes
empresas para proveerlas de los servicios y productos de Optivisión.
Nombre del cargo Relacionista
Objetivo general del cargo: Responsable de gestionar la reputación de una
organización. Para lograrlo, debe elaborar comunicados de prensa, responder las
dudas y comentarios de los consumidores de forma oportuna y, en ocasiones,
manejar crisis de la mejor manera.
Funciones del cargo
1. Se encarga de llevar una relación cordial con los proveedores
2. Realiza convenios con ópticas o empresas que requieran atención óptica.
3. Se encarga de hacer colaboraciones estratégicas que beneficien a Optivisión
4. Se encarga de que el público perciba una imagen positiva de la óptica.
5. Se encarga de desarrollar un programa estructurado sobre las funciones de un
relacionista público autorizado que le permita proyectar una imagen o transmitir un
mensaje a una audiencia externa
6. Desarrollar elementos gráficos para proyectar la imagen que transmita la identidad
corporativa.
7. Crea reportes fáciles de entender, donde se pueda apreciar el retorno de inversión de
cada acción ejecutada para la marca y cada actividad que lleve a cabo, debe tener
claro cuál es el objetivo de cada acción.
Departamento Técnico
Se conforma de dos áreas en un mismo espacio en donde se encuentra el auxiliar
óptico que es el área donde se llevan actividades relacionadas a la elaboración
de los lentes de los clientes que decidieron comprarlos. Dichas actividades
constan en comprar insumos con proveedores hasta que se obtenga el producto
final y el optometrista que se encarga de ver todo lo relacionado con los
optometristas y los exámenes visuales que ofrecen a los clientes.
Nombre del cargo: Auxiliar óptico
Objetivo general del cargo: Coordinar el trabajo del personal de laboratorio;
organizar, dirigir la recepción de los lentes de clientes atendidos para su
respectivo proceso y entregarlos antes de la fecha de cita.
Funciones del cargo
1. Ordenar la ordenes de producción que van a ser elaboradas diariamente.
2. Confirmar la asistencia de todos los operarios.
3. Verificar el estado de todas las máquinas del laboratorio.
4. Garantizar la limpieza de los equipos antes de iniciar el trabajo, así como del
puesto de trabajo de cada operario.
5. Organizar los trabajos que son para colilla de reposición de lentes.
6. Apoyar el área de optometría en caso de ausencia del optometrista y al
departamento de control de calidad.
7. Entregar al área de producción el trabajo, por orden de producción asignados
diariamente.
8. Realizar colilla de reposición de lentes una vez al día.
9. Verificar diariamente el estado de las máquinas.
10. Chequear el nivel de aceite del compresor de aire semanalmente.
11. Realizar colillas de reposición por cada lente dañado o fallado asignado a una
orden específica.
12. Realizar reporte del estado de maquina al gerente inmediato.
13. Velar por la Seguridad e higiene ocupacional del area.
14. Distribuir a operarios algunos procesos diferentes al que ellos realizan
diariamente.
15. Supervisar el área de laboratorio de la empresa, con sus operarios calificados
como técnicos ópticos.
16. Realizar otras funciones de la especialidad que le sea asignada por el Superior
Inmediato.
Nombre del cargo: Optometrista
Objetivo General del Cargo: Brindar atención optometríca de calidad a los
clientes que se presenten a MEDIOPTICA, o los clientes visitados, y que se han
identificado con deficiencias propias de capacidad visual consistente en perdida de
la Agudeza Visual, Distancia, Pupilar, Esqueascopia, Autorefracción, y
Queratometria.
Funciones del cargo
1. Atender la consulta médica de optometría en los horarios y fechas establecidas.
2. Realizar examen de la capacidad visual de los pacientes,
mediante pruebas optométricas y determinación de los medios ópticos
correspondiente al error refractivo.
3. Analizar las diferencias entre visión normal y anormal por alteraciones de la
refracción de la acomodación, de la percepción, de los reflejos, de los receptores y
de las vías visuales.
4. Asesorar a los pacientes en lo referente al uso de anteojos o ayudas ópticas.
5. Identificar las propiedades ópticas de los anteojos con que se presenten los
pacientes.
6. Garantizar en el local de optometría, las condiciones exigidas por las
autoridades sanitarias competentes.
7. Manejar los instrumentos de medición y diagnóstico utilizados en la práctica
profesional de optometría.
8. Elaborar o preparar las órdenes de trabajo para la elaboración de anteojos.
9. Garantizar que el equipamiento o utilaje esté calibrado y conservado de acuerdo
con sus especificaciones técnicas.
10. Remitir al gerente inmediato los casos especiales, para su solución.
11. Vigilar que el expediente del cliente esté completo y en orden, a fin de
garantizar un adecuado registro de los datos importantes de su padecimiento y las
medidas de tratamiento indicado.
12. Recibir y tratar al cliente con respeto y atención, estableciendo una adecuada
relación médico – paciente.
13. Determinar el estado de la función visual y de los errores de refracción ocular
por medio de los métodos objetivos y subjetivos de la Optometría.
14. Prescribir y adaptar prótesis oculares, lentes oftálmicos, prismas, lentes de
contacto para la corrección de la función visual.
15. Prescribir y aplicar los ejercicios de acondicionamiento y reeducación visual
Ortópica y Pleóptica, cuando se haya recibido un entrenamiento adecuado para
ello.
16. Los casos patológicos que detecte en el paciente, deberá remitirlos al médico
oftalmólogo o al profesional que corresponda, para su debido tratamiento.
17. Tiene prohibido recetar o vender cualquier tipo de medicamento oftalmológico
y expedir certificado de carácter médico.
18. Utilizar los equipos asignados a su área con los debidos cuidados y reportar al
Gerente General de cualquier desperfecto o mal funcionamiento.
19. Participar en la inspección y control de las condiciones sanitarias realizadas
por las autoridades competentes.
20. Elaborar los informes estadísticos correspondientes.
21. Realizar otras funciones de acuerdo con la naturaleza de su cargo.