Módulo II Funciones básicas
Herramientas Productivas: Excel Intermedio
Septiembre 2017
Herramientas Productivas: Excel Intermedio
Módulo II Funciones básicas
Módulo I
Propedéutico
¡Bienvenido al módulo II! En este módulo
iniciaremos conociendo algunas de las Módulo II
funciones que nos proporciona Excel, las Funciones básicas
cuales te ayudarán a realizar operaciones muy Características e importancia
eficientes y te ahorrarán tiempo valioso. Funciones
Formatos condicionales
Comencemos conociendo sus características Filtros, ordenar y subtotales
e importancia…
Módulo III
Funciones integradas y anidadas
Módulo IV
¡Acomódate bien, el viaje apenas empieza! Tablas dinámicas
Módulo V
Gráficas
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Módulo II Funciones básicas
Características e importancia
Aunque las hojas de cálculo iniciaron ayudando en las Las operaciones y cálculos en Excel se realizan y
operaciones aritméticas básicas, poco a poco han integrado entregan el resultado dentro de la celda en la que nos
posicionemos en la hoja de cálculo.
más funciones para ejecutar cálculos de mayor complejidad.
Para dar la instrucción a Excel de que se está redactando
Conforme Excel crecía, la incorporación de nuevas una fórmula, siempre se comienza con un signo igual,
funciones fue inevitable y fue tan grande que fue necesario positivo o negativo (=, +, -) que puede ir seguido de
asignar categorías a las funciones, como por ejemplo: números, operadores matemáticos u otras funciones.
financieras, estadísticas, lógicas, matemáticas,
trigonométricas, entre otras. En la actualidad esta
herramienta cuenta con alrededor de 350 funciones.
Todas las funciones de Excel tienen una estructura y
nomenclatura definidas, mismas que devuelven un
resultado una vez que se ingresan los datos necesarios
para el cálculo.
Revisemos algunas de las funciones de uso más
frecuente…
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Características e importancia
Algunas de las funciones más utilizadas en Excel son:
Sumar Producto Máximo
Promedio Contar Mínimo
En consecuencia los signos u operadores matemáticos
más empleados son:
sumar restar igual
diferente división multiplicación
mayor que menor que
Existen varias maneras de insertar una función en la hoja
de cálculo, una es desde el menú de FÓRMULAS con la
opción de “Insertar función”. Otras opciones son desde
su respectiva “Biblioteca de funciones”, desde la barra de
fórmulas con soporte para conocer su estructura, o bien,
redactándola directamente si se conoce la estructura.
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Funciones
Independientemente de la manera que elijamos para
agregar una función, debemos respetar siempre su
estructura para obtener el resultado deseado.
A fin de aprovechar al máximo este curso es importante
retomar algunos conceptos clave en la aplicación de
fórmulas, funciones y herramientas de Excel.
La manera más rápida de agregar una fórmula o función
siempre será escribirla y como para ello requerimos Identifícalas en las pantallas
conocer su estructura, cada que te presentemos los con el siguiente formato:
argumentos en la pantalla de la función, colocaremos en
la parte inferior la estructura que debe llevar en caso de = [Link]ón
que quieras agregarla manualmente. (argumento1, argumento2, …)
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Funciones
TIPS a considerar:
Ten presente que dependiendo de la fórmula o función los
argumentos varían, siendo posible integrar un valor fijo Es necesario que tengas en mente que los rangos se
como número o texto, una celda o rango de celdas que se escriben con “:” es decir si quiero abarcar de la celda A1 a
pueden asignar de manera fija o variable e incluso es la B7 en una función, la manera correcta de escribirlo sería
posible en algunos casos colocar como argumento una A1:B7.
nueva fórmula o función, pero eso lo veremos en el tema
de funciones anidadas. Otro punto crítico al escribir funciones y fórmulas es el uso
del “$” para fijar celdas, recuerda que es importante ponerlo
Sobre los valores de texto es importante siempre colocarlo antes de la fila o columna que se quiera fijar, es decir que
entre comillas “texto”, a fin de que Excel lo identifique no queramos que se mueva al arrastrar las funciones.
adecuadamente. Si lo ponemos así $A$1:$B$7 todo nuestro rango
será fijo.
De colocarlo así $A1 nos mantendrá fijos en la
columna A pero si cambiaremos de fila.
Finalmente si lo colocamos así A$3 nos moveremos
de columna pero estaremos fijos en la fila 3.
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Funciones
Conozcamos algunas fórmulas disponibles en el apartado de
“Modificar”, dentro del menú INICIO.
La primer opción que se muestra es “Autosuma” la
cual, además de configurar de manera automática la
suma de valores en celdas contiguas, también
despliega las funciones de uso más frecuente. Así
como el acceso al cuadro de “Insertar función”,
seleccionando la opción de “Más funciones”.
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Funciones
Suma
Cuando tengas necesidad de llevar a cabo una suma ésta es la función a usar, ésta función suma algebraicamente
valores individuales, referencias, rangos de celda o una combinación de las tres. Se puede activar, desde el menú
INICIO, seleccionando el botón: “Autosuma” verificando el rango de la suma y finaliza presionando “enter”.
= SUMA(K2:K16)
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Funciones
Promedio
Si lo que deseas es saber la media aritmética de un grupo
de valores que asignemos como parámetros, utilicemos
esta función siguiendo los pasos propuestos:
1.- De la barra de fórmulas da clic en el botón fx de
insertar función:
2.- En la ventana “Insertar función” siempre aparecerán
primero las funciones “Usadas recientemente”, de no
estar ahí la necesaria, identifica su categoría y
selecciónala. En este caso el promedio pertenece a
“Estadísticas” si no conoces la categoría has uso de la
sección “Buscar una función”. Considera que se
muestran en orden alfabético.
Selecciona “PROMEDIO” y da clic en “Aceptar”
Con esto Excel nos abrirá una nueva ventana llamada
“Argumentos de la función” en la que nos solicitará los
valores para efectuar la función.
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Funciones
Promedio
3.- Dentro de la ventana “Argumentos de función” digita
el rango de celdas a promediar, o bien, selecciona 4.- Al seleccionar el rango en la hoja, la ventana se modificará
el botón para ingresar el rango seleccionándolo presentando un pequeño recuadro con la selección.
directamente en la hoja. Vuelve a dar clic en el botón para asignar el rango de
celdas seleccionado y regresa a la ventana de datos.
5.- Selecciona el o los rangos necesarios y al concluir da clic
en “Aceptar”, el resultado se mostrará en la celda donde
se insertó la función.
= PROMEDIO(K2:K16)
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Funciones
Contar
Es una de las funciones estadísticas que te permitirá realizar
un conteo de manera muy rápida; por ejemplo, puedes 1.- Da clic en el botón de “Insertar función”: fx
contar el número de veces que una ciudad determinada
aparece en una lista de clientes. Te puede ser muy útil para
contar elementos en una base de datos muy extensa o
irregular.
En esta ocasión utilizaremos el botón de insertar fórmula, de
la cinta, de opciones del menú FÓRMULAS, sigue los pasos:
2.- Identifica en la ventana de “Insertar función” si la
función deseada aparece en “Usadas
recientemente” de no ser así búscala en la categoría
“Estadísticas”, selecciona “CONTAR” y da clic en
“Aceptar”.
Excel abrirá de nuevo la ventana “Argumentos de la
función” en la que solicitará los valores para realizar
el cálculo.
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Funciones
Contar
3.- En el cuadro de diálogo “Argumentos de función” digita 4.- Selecciona el o los rangos necesarios y al concluir
el rango de celdas a calcular o bien selecciona, al igual da clic en “Aceptar”, el resultado se mostrará en la
que en la fórmula anterior, el botón para ingresar el celda donde se insertó la función.
rango de celdas.
= CONTAR(K28:K31)
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Funciones
Máximo y mínimo
2. Siguiendo esta lógica el segundo paso es seleccionar
La función MAX y MIN son de gran ayuda siempre que la función “MAX” para obtener el valor mayor de la
necesitemos obtener el valor máximo y mínimo, de un base de datos o “MIN” para obtener el valor menor.
conjunto de valores que pueden ser una lista de números
ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel. 3. En la ventana “Argumentos de función” digita o
selecciona los rangos de celdas de las cuales deseas
1. Utilizando cualquiera de los métodos ya vistos para obtener el valor máximo o mínimo.
insertar una función, abre el cuadro de diálogo “Insertar
función”. Asegurarte de seleccionar la función deseada 4. Ya seleccionados los rangos da clic en “Aceptar” y
y asignar los rangos que tengan los valores para hacer revisa el resultado.
el cálculo.
= MIN(K2:K31) = MAX(K2:K31)
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Funciones
Sumar si y contar si
Con estas funciones podrás obtener el resultado de la suma 2. El primer dato a proporcionar es el rango de celdas de
o cuenta de valores (según corresponda), agregando una las cuales se quiere hacer la validación del dato, es
condición a la operación, es decir, se sumarán o contarán decir, de las que se revisará si cumplen con la
las celdas del rango seleccionado que cumplan con una condición.
condición dada. 3. El segundo argumento es la condición que se debe de
cumplir para considerar esa celda en el calculo, en
Ambas funciones tienen una estructura similar, por lo que otras palabras, para que su valor sí sea sumado o
las revisaremos con el mismo ejemplo, así resaltaremos la contado.
diferencia entre una y otra.
4. El último campo se trata del rango de celdas que tiene
el valor a considerar para la suma en este caso.
1. Utilizando cualquiera de los métodos ya vistos para
insertar una función, abre el cuadro de diálogo “Insertar En el caso de [Link], este último campo no es
requerido ya que no se realiza ninguna operación si
función” e identifica la función deseada. se cumple la condición, solo se contabiliza la celda.
Veamos el ejemplo para aclarar estas funciones.
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Funciones
Sumar si
Permite realizar una suma algebraica de un rango de datos
que cumplan con cierta condición asignada a otro rango de Base de datos para el ejemplo
valores relacionados.
Analicemos el ejemplo.
Una vez seleccionada la función [Link] se capturan los
argumentos viéndose de la siguiente manera:
Rango: Celdas en las que se encuentra el valor a distinguir, Resultado:
Clase tarifaria. Nos dará la suma de los costos asignados a la columna
Criterio: Condición a cumplirse, valor igual a K. Suma total que tienen la Clase tarifaria = “K”.
Rango_suma: Datos que se sumarán si el valor en el
rango cumple con el criterio, suma el valor de la
= [Link](E2:E31,“=K”, K2:K31)
celda correspondiente.
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Funciones
Contar si
A diferencia de la función anterior el “[Link]” realizará
un conteo de celdas que cumplan con una condición dada, Base de datos para el ejemplo
es decir, el resultado será el número de veces que se cumple
la condición.
Analicemos el ejemplo.
Una vez seleccionada la función CONTAR SI se capturan los
argumentos viéndose de la siguiente manera.
Resultado
Nos dará el número de registros que tienen Clase tarifaria =
“K”. Es decir, nos permitirá saber cuantos “boletos” clase “K”
Rango: Celdas en las que se encuentra el valor a distinguir, hay en la base de datos.
Clase tarifaria.
Criterio: Condición a cumplirse, valor igual a K. = [Link](E2:E31,“=K”)
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Funciones
Shortcuts y estructuras
Como se comentó al inicio, existe la posibilidad de no tener Función Estructura
que emplear la ventana de “Argumentos de función”, ya Sumar =SUMA(rango)
que si se conoce la estructura de la función se puede Promedio =PROMEDIO(rango)
escribir directamente en la celda. Contar =CONTAR(rango)
Máximo =MAX(rango)
Incluso al escribirla directamente, Excel proporciona una Mínimo =MIN(rango)
ayuda para que se complete adecuadamente la fórmula. Sumar si =[Link](rango, criterio, rango_suma)
Contar si =[Link](rango, criterio)
Adicionalmente te compartimos otras funciones que pueden
ser de utilidad, ¡atrévete a probarlas!
Función Estructura
Absoluto =ABS(celda). Devuelve el valor absoluto de una cifra.
=TRUNCAR(celda, núm_decimales). Corta los
Truncar números después de los decimales especificados
en la función.
Te invitamos a practicar la inserción directa de funciones =REDONDEAR(celda, núm_decimales). Redondea
en la celda, te ahorrará tiempo. Para ello a continuación te Redondear una cifra por aproximación a los decimales
presentamos la estructura de las funciones vistas. especificados.
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Formatos condicionales
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de
gran utilidad al momento de realizar un análisis de datos ya
que permite dar un formato especial a una o a un grupo de
celdas que cumplan con cierta característica.
Este formato cambiará el aspecto de la celda o del rango de
celdas en función de condiciones o criterios dados, lo que te
permitirá identificar la información con mayor facilidad.
Al desplegarse el listado del
botón “Formato condicional”
encontrarás varias opciones.
A modo de ejemplo
revisaremos algunas de las
más usadas…
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Formatos condicionales
Comencemos con la regla que resalta valores mayores a
un criterio o condición: “Es mayor que…”.
Para ello deberás seguir estos pasos:
1.- De la cinta de opciones del menú INICIO selecciona el
botón “Formato condicional”, que se encuentra
dentro del apartado “Estilos”.
2. De la opción “Resaltar reglas de celda”, elige la regla
“Es mayor que…”.
Nota: Cada formato nos abrirá una nueva ventana en la
que nos solicitará los datos necesarios para dar el
formato condicional deseado.
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Formatos condicionales
3.- En la ventana emergente ingresa la condición o criterio El resultado se mostrará así:
que debe considerar la regla, puede ser un valor dado
por ti o el valor contenido en una celda. Después
configura el formato que adoptarán las celdas que
cumplan con la condición.
En este ejemplo vamos a configurar la regla a que
aplique formato con relleno rojo claro y texto rojo
oscuro a las celdas de la columna “Tarifa” que
contengan valores mayores a 2,500.00.
Una vez que configuramos la regla para el formato
condicional, damos clic en “Aceptar” y observa lo que
sucede en las celdas de la columna “Tarifa”.
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Formatos condicionales
Revisemos otra regla que te será de mucha utilidad si 2. En la ventana emergente asigna el valor para
dentro de tus actividades analizas o das seguimiento a un condicionar el formato. En este ejemplo elige “Hoy”
programa o calendario de actividades. para resaltar aquellas actividades del día.
1. Dentro de la opción previa de: “Resaltar reglas de
celdas” elige: “Una fecha…”.
3. Puedes elegir las opciones de formato condicional como
lo hicimos en el ejemplo anterior o asignar un formato
personalizado. En esta ocasión adapta un formato
propio, para ello da clic en la opción de “Formato
personalizado…”.
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Formatos condicionales
4.- Puedes cambiar el formato de número, la fuente, su
borde y relleno. Ya que hayas seleccionado los
parámetros deseados da clic en “Aceptar”. En esta
ocasión selecciona el relleno de color verde. Resultado:
Observa lo que sucede en el rango de celdas de la columna
“Fecha”, ahora es más fácil identificar las actividades para
hoy, ¿no es así?
Sigue con este ejemplo, pero ahora resalta las
actividades del día de ayer con relleno de celda en rojo…
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Formatos condicionales
Comienza el procedimiento de nuevo con los pasos 1 y 2
anteriores, pero ahora en la ventana emergente “Una Resultado:
fecha” selecciona la condición “Ayer” para el paso 3. Las condiciones se realizan de manera simultanea y ahora
puedes identificar rápidamente aquellas actividades
vencidas ayer y las que son para hoy.
Posteriormente en el
paso 4 modifica el
formato personalizado
y ahora elige el relleno
de celda en color rojo y
da clic en “Aceptar”.
Nota: Siguiendo los mismos pasos, en la opción “Duplicar
valores”, podrás encontrar las celdas con el mismo
valor o las que tienen valores únicos. ¡Inténtalo!
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Formatos condicionales
Ahora bien, revisemos algunas opciones de
2.- En la ventana de “10 superiores” puedes elegir el
las “Reglas superiores e inferiores”…
número de valores superiores a resaltar. De nuevo elige
un formato personalizado.
Echemos un vistazo a la regla “10 superiores” que es de
mucha ayuda para que identifiques con un sólo golpe de
vista los 10 valores más altos de la información.
1.- Inicia seleccionando la regla con un clic.
3.- Selecciona el relleno en
color amarillo para
resaltar los 10 valores
superiores y clic en
“Aceptar”.
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Formatos condicionales
Resultado
Observa lo que sucede con las celdas de la columna
TUA. Al aplicar la función se rellenan las celdas que Intenta realizar de nuevo el ejercicio para identificar ahora
contienen los 10 valores más altos, permitiéndote en color morado los 2 valores más bajos de la misma
localizarlos rápidamente. columna y observa qué sucede.
NOTA: También puedes seguir el mismo
procedimiento para las opciones
de “10% superior” y “10% inferior”.
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Formatos condicionales
Por último revisemos cómo llevar a cabo el borrado de
formatos condicionales configurados en una hoja de cálculo.
El procedimiento es muy sencillo: de la misma cinta de
opciones selecciona la opción de “Borrar reglas”, como
observarás hay dos opciones de borrado para bases de
datos y dos para tablas. Selecciona la que te convenga.
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Filtros, ordenar y subtotales
Otra herramienta muy útil de Excel es el filtro. Al igual que
los formatos condicionales que ya estudiamos, los filtros Cerciórate de tener seleccionada una celda dentro de
nos ayudan a realizar un rápido y buen análisis o la tabla de datos donde deseas insertar el filtro, o bien,
localización de valores en una tabla o base de datos. selecciona el rango incluyendo la fila de títulos.
Del menú “INICIO”, en el apartado de “Modificar” Considera que en la primer fila en la que Excel
encontrarás el botón de: “Ordenar y filtrar”. encuentre datos es donde se aplicarán los filtros…
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Filtros, ordenar y subtotales
Una vez seleccionado el rango y
asegurándonos de que la primer
línea tenga títulos, procedemos a
seleccionar la opción de “Filtro”.
Observa que al aplicar el filtro
aparece en la fila de títulos un
nuevo ícono dentro de la celdas.
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Ordenar y filtrar
Al dar clic en el botón de filtro de cualquiera de las columnas o títulos de tu
tabla, se desplegará un cuadro en el que encontrarás las siguientes opciones:
En la primera sección del cuadro
emergente se encuentran las
opciones para ordenar de manera
descendente y ascendente, o de
menor a mayor, según corresponda.
Prueba dando clic en la opción
“Ordenar de A a Z” y observa el
resultado.
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Filtros, ordenar y subtotales
Resultado:
Los datos en la columna
División de personal ahora
aparecen ordenados
alfabéticamente.
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Ordenar y filtrar
En la segunda sección del cuadro emergente En la tercera sección aparecerán los campos de la columna
encontraremos las opciones para borrar el filtro activo o filtrada, permitiéndonos seleccionar los registros que
filtrar la información de acuerdo a su formato o parte de queremos visualizar.
su contenido.
Podemos dejar la opción de
“(Seleccionar todo)” o dejar
con la “palomita” activa
únicamente los datos que
queremos visualizar.
Veamos que pasa si damos
aceptar con el filtro aplicado a
AGUASCALIENTES, AGS.
Nota: El listado despliega las
opciones solo una vez
sin importar si en la
base se repiten.
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Filtros, ordenar y subtotales
Al activar el filtro, ya sea por formato, selección de registros o por parte de su contenido,
se modificará la vista que tenemos de la información mostrándonos ahora solo los
campos que cumplan con el filtro.
Como puedes observar ahora tenemos a la vista únicamente la información
correspondiente a la sede seleccionada…
¡Solo tenemos una fracción
de la información!
¡NO TE PREOCUPES!
La información no está
perdida, solo está filtrada.
Puedes dar clic en la opción
de “Seleccionar todo” para
visualizar de nuevo la
información completa.
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Filtros, ordenar y subtotales
El último tema de este módulo es “Subtotales”, se trata de una herramienta muy
funcional y de fácil manejo que nos permitirá obtener de manera rápida y sencilla cálculos La información puede o no
de información relacionada, esto es información con alguna característica en común y que estar filtrada para trabajar
por ello pertenezcan a un grupo específico. Veamos como funcionan. con subtotales.
Teniendo una base de datos, lo primero que debes hacer es ordenar la información de En nuestro ejemplo
acuerdo con la característica en común, en este caso, ordenamos por “División de consideraremos los filtros
personal” para obtener el total de “Gasto por capacitación” de cada división. que acabamos de activar.
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Filtros, ordenar y subtotales
Una vez aplicados los filtros de la cinta de opciones, del menú “DATOS”, seleccionamos
el botón de “Subtotales”. Esta acción desplegará la ventana de “Subtotales”.
En este cuadro haremos
la configuración de esta
herramienta…
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Filtros, ordenar y subtotales
El primer campo a asignar es el de “Para cada cambio en”,
aquí vamos a seleccionar la columna en la cual definiremos
los datos por agrupar para cada subtotal.
Siguiendo nuestro ejemplo seleccionaremos “División de
Personal”.
Ahora definiremos el segundo campo “Usar función”, en él
configuraremos lo que debe hacer el “Subtotal”.
Por esto la información En este campo es posible
debe estar ordenada pedir una operación en
pues de lo contrario Excel específico, esto puede ser
insertará un subtotal cada desde sumar, contar hasta
que encuentre un cambio obtener el promedio,
de información en la producto, etc. Para nuestro
columna seleccionada. ejemplo seleccionamos
suma puesto que queremos
saber cuanto se ha gastado
por “División de personal”.
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Filtros, ordenar y subtotales
A continuación encontramos el campo “Agregar subtotal a:”,
este es el paso más importante pues es aquí donde Excel
hará el cálculo que seleccionamos en el campo anterior.
Desplazando la barra encontraremos todas las columnas de En la última sección podemos definir cómo queremos que
la tabla, según lo que deseamos saber, habilitamos la casilla se presenten los subtotales, de manera predeterminada
“Gasto por capacitación”. Excel habilita la casilla de Reemplazar subtotales actuales
y de Resumen debajo de los datos, adicionalmente puedes
solicitar un salto de página entre grupos, dejando la
selección propuesta por Excel, observemos el resultado:
TIP: Puedes configurar uno
o más de un campo
para obtener subtotales.
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Filtros, ordenar y subtotales
Analicemos el resultado obtenido al aplicar los parámetros previos:
1. Botones de nivel.
Agrupa en el botón 1 el total general, en 2 el
subtotal por “División” y en 3 el detalle de la
información.
2. Se insertaron botones.
Para desplegar o replegar la información
según la configuración dada. En este caso
puedes mostrar u ocultar la información por
“División de personal”.
Identifica que en el
cuadro de “Subtotales”
3. Se despliegan los subtotales.
Observa que se han desplegado los valores de “Gasto
contamos con el botón de por capacitación” por cada “División de personal”.
“Quitar todos”, mediante
el cual podrás eliminar
los subtotales cuando ya
no los necesites.
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Módulo I
Propedéutico
¡Excelente! has concluido el Módulo II, ahora conoces Módulo II
funciones que facilitarán tus tareas diarias en Excel. Funciones básicas
Prueba los conocimientos adquiridos realizando las Características e importancia
actividades solicitadas en el libro de ejercicios MOD II, Funciones intermedias
que encontrarás debajo de esta presentación en la Formatos condicionales
plataforma Aula Virtual FIRA. Filtros, ordenar y subtotales
Módulo III
De ser necesario repasa la presentación antes de Funciones integradas y anidadas
continuar con el Módulo III en donde conocerás Módulo IV
funciones integradas y anidadas. Tablas dinámicas
Módulo V
Gráficas
Vas por buen camino para ser un experto,
¡Continúa!