GUIA PRÁCTICA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE

CAPITULO I

MARCO CONCEPTUAL Y ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE

SANEAMIENTO

01. Introducción
Como consecuencia de la existencia de informes de auditoría a los estados financieros del
ejercicio 2010 y de ejercicios anteriores, realizados a las entidades públicas, se ha observado
que existen dictámenes conteniendo opinión con salvedad, opinión adversa o abstención de
opinión, basados principalmente en aspectos relacionados con el saneamiento físico, legal y
contable de bienes de propiedad, planta y equipo. Existiendo, también otros rubros observados
en menor proporción, como las Existencias, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y otras
cuentas del activo y pasivo, que vienen afectando los estados financieros por varios años
consecutivos.

Dictamen emitido por una sociedad de auditoría, expresa una opinión adversa debido a lo
siguiente:
 El rubro gastos pagados por anticipado, cuyo saldo asciende a s/. 218 m m, incluye anticipos
concedidos, encargos otorgados y cargas diferidas que se mantienen pendientes de rendición de
cuentas y/o regularización administrativa por el importe de s/. 168 m m desde 1990
 El rubro edificios, estructuras y activos no producidos cuyo saldo neto asciende a 477 m m incluye la
divisionaria construcciones de edificios no residenciales por s/. 131 m m, que corresponden a obras
culminadas y en funcionamiento, provienen desde 1995 y no han sido transferidas a la divisionaria
correspondiente por carecer de liquidaciones; por lo que no fueron objeto de depreciación dictamen
emitido por una sociedad de auditoría, expresa opinión negativa debido a que: en la unidad ejecutora
se muestra la • subcuenta construcciones de edificios no residenciales por el importe de s/. 58 m m que
corresponde a obras culminadas y en funcionamiento de periodos anteriores, las cuales no fueron
transferidas a las entidades beneficiarias debido a que carecen de liquidaciones.
 En el rubro gastos pagados por anticipado, cuyo saldo asciende a s/. 144 m m, se incluyen cargos
otorgados pendientes de rendición y/o regularización administrativa desde el año 2007 por s/. 133 m
m, correspondientes a convenios suscritos entre el pnud y la gerencia general.

Dictamen emitido por una sociedad de auditoría auditoría, expresa opinión con salvedades debido a
que:
 No se proporcionó a los auditores el inventario valorizado de la cuenta edificios y estructuras y activos
no producidos netos por s/. 15,743 m m, equivalente al 73% del total de los activos del pliego.

Dictamen emitido por una sociedad de auditoría, expresa una opinión con salvedades, debido a que:
 Los auditores no observaron la toma del inventario físico de los activos fijos al 31 de diciembre de
2009, y los registros contables no permitieron aplicar procedimientos alternativos de auditoría, a fin de
poder satisfacerse de la razonabilidad de los saldos finales de dichos bienes que ascienden a un
importe de s/. 55 mm.
 El rubro de materias auxiliares y suministros de funcionamiento en tránsito tiene bienes faltantes, que
datan desde el año 2007, que sin embargo no han sido registrados como tales, por un importe
ascendente a s/. 0,13 mm, distorsionando la información financiera dictamen emitido por una sociedad
de auditoría, expresa opinión adversa debido a que: la entidad ha entregado a las áreas usuarias para su
operatividad obras civiles terminadas por la suma de s/. 444 m m, sin haberlas saneado legalmente ni
depreciado acorde a la normativa de la dirección general de contabilidad pública, por su materialidad,
que representa el 70,38% del total activo, distorsiona los estados financieros. opinión calificada sobre
los estados financieros del sector público: en nuestra opinión, excepto por los asuntos indicados en los
párrafos 5, 6 y 7 a la incidencia de los reparos con los activos totales del balance general y el resultado
del estado de gestión, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente, en todos sus
aspectos de importancia, la integración y consolidación de la situación financiera del sector público al
31 de diciembre del 2009 y el resultado de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, de
acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados y normas legales vigentes y
aplicables.

Dictamen emitido por una sociedad de auditoría, expresa una opinión con salvedades debido a lo

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siguiente:
 Diferencias por s/. 92 m m entre los saldos de las unidades ejecutoras con los saldos de los inventarios
de bienes patrimoniales de control de bienes del área de control patrimonial
 Carencia de actas de conciliación e informes finales del inventario de bienes patrimoniales al 31 de
diciembre que sustentan los saldos por 926 mm de las cuentas edificios, estructuras y activos no
producidos, y vehículos, maquinarias y otros, reflejado en los balances generales de las unidades
ejecutoras de la sede central

Dichas observaciones tienen relación con las deficiencias encontradas en los estados
financieros, en la identificación de las no conciliaciones bancarias, la no realización de los
inventarios físicos de bienes muebles e inmuebles y que dichos bienes no se encuentran
valorizados ni actualizados en su totalidad, la falta de valorización e inventarios físicos de los
recursos naturales y del medio ambiente.

En la sobrevaloración de algunas proyectos y obras, el no registro de la depreciación de

construcciones en curso, pasivos tributarios provenientes de retenciones no pagadas tales como
ESSALUD, SUNAT, pasivos corrientes a deudores varios sin identificar, activos de propiedad
planta y equipo depreciados al 100 % que requieren de la aplicación de la revaluación de
activos, porque aún tiene vida económica útil, obras construidas bajo la modalidad de encargos
que aún no han sido transferidos al sector correspondiente, apareciendo en la cuenta respectiva,
activos que se encuentran en estado inoperativo u otros cuyo costo de mantenimiento es
demasiado oneroso, que merecen dar de baja o activos cuya existencia ha sido comprobada,
pero que no se encuentran contabilizados y que merecen ser incorporados al patrimonio de la
entidad, saldos en cuentas por cobrar por ingresos tributarios y no tributarios que no tienen
sustento y falta de identificación de los respectivos acreedores o proveedores.

Por otro lado, es un hecho cierto, demostrado por los órganos de control institucional así como
por los procesos de auditoría llevados a cabo indistintamente a las diferentes entidades del
estado, cuya conclusión tanto en los dictámenes como en los informes correspondientes señalan
que, en los estados financieros de las entidades públicas figuraban, y en algunos casos
continúan revelando, saldos irreales no sustentados, con una antigüedad significativa sin contar
durante mucho tiempo con un mecanismo técnico ni legal que permita su depuración; lo que
hizo necesario proporcionar el marco legal correspondiente y el manual de saneamiento
contable a la administración pública para su respectiva aplicación y regularización respectiva
que permite determinar resultados contables transparentes, razonables y confiables para la toma
de decisiones, así como generar cambios institucionales que conlleven a una mayor certeza en
las de los Estados financieros.

En ese sentido, la Contraloría General de la República recomendó a la Comisión de Presupuesto

y Cuenta General de la República, del Congreso de la República, evaluar u proponer iniciativas
legislativas que permitan establecer responsabilidades en la presentación de información y
evaluar la normativa en saneamiento físico, legal y toma de inventarios de bienes de activo fijo,
a fin de plantear modificaciones legislativas. Con ello se contribuiría a que las entidades
públicas cuenten con la documentación que sustente los registros contables de tales rubros y, en
tal sentido, el Congreso de la República aprobó la Ley Nº 29608, cuyos artículos 3º y 4º
disponen el saneamiento contable.

Por todo ello, se ha considerado de suma importancia el proceso de regularización y

saneamiento administrativo y contable, permitiendo descargar definitivamente de la información
financiera aquellos saldos incorrectos, que previo análisis y comprobación merecen su
regularización.

Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, y con ocasión de la publicación del manual
de…… y el marco legal correspondiente y , en nuestra preocupación permanente de

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proporcionar información razonable y apropiada, así como asistir en el proceso de capacitación

y asistencia técnica a los múltiples usuarios, decidimos publicar la presente Guía Práctica de
Saneamiento Contable, con el propósito de facilitar la comprensión y respuesta a los
requerimientos inmediatos para la aplicación de los procedimientos que conllevan la depuración
y saneamiento de la información contable pública.
Por otro lado, debemos señalar que en el presente capítulo se consideran respuestas puntuales a
diversas interrogantes incluidas, los casos prácticos.
a) Como sincerar o sanear las cuentas del activo o del pasivo?
b) Los predios e inmuebles de propiedad de la Entidad se encuentran registradas en la
SUNARP? Y si no lo están ¿como se realiza el saneamiento físico legal de los bienes
inmuebles?
c) ¿Como hacemos para solucionar la inconsistencia de los saldos de Libros y registros ya que
estos no concilian con los registros de las diversas cuentas consideradas en el balance
general?
d) Existen activos que fueron transferidos a otras entidades del Sector Público, sin embargo no
se encuentran registrados en la Contabilidad de la entidad, ¿que hacer?
e) ¿Cual son los procedimientos para empezar a analizar las cuentas por cobrar y por pagar y
con que áreas coordinar, aparte del área de rentas?
f) Existen obras culminadas que no cuentan con liquidaciones técnicos financieras.
g) ¿Como determinar el costo real de una obra "X" sobre todo si se trata de gestiones anteriores
y no existen los documentos correspondientes que sustenten el costo de la obra?
h) ¿como subsanar las cuentas de orden, los montos que se registran en el balance no tiene
sustento?
i) ¿Como corregir los montos que figuran en el asiento de apertura y que no tienen sustento?
j) ¿Que hacer para ordenar a partir de ahora los documentos, ya que el saneamiento contable se
debe a la falta de control y la organización adecuada.

Finalmente, se ha tenido particular interés en desarrollar un documento funcional que responda

a los requerimientos inmediatos tanto legales, administrativos y contables en la aplicación de las
normas legales directivas e instructivos, que sustentan las acciones que puedan tomar tanto los
comités de saneamiento como los operadores del proceso e saneamiento.

Consideramos que esta contribución interpreta, en buena parte, el espíritu que identifica a la
Dirección y a los órganos de control, en los programas de transparencia y lucha contra la
corrupción.
Esperamos que los servidores públicos y la ciudadanía en general, con interés particular en los
temas de saneamiento contable, hagan de esta documento un soporte y estímulo para la
aplicación adecuada de los procedimientos que se relacionan con la depuración de la
información contable y, consecuentemente, contribuya a mejorar la labor de quienes, de manera
permanente, se desempeñan como responsables de la administración de los recursos públicos así
como de la información generada.

Como consecuencia de la prórroga de la Ley de saneamiento contable habrá necesidad de

establecer las posibilidades en las cuales pueden encontrarse las entidades al 31 de diciembre de
2003, y en este sentido se anota que:.
1) Habrán entidades que iniciaron el proceso de saneamiento y lo culminaron completamente,
por tanto esta norma ya no les aplicaría.
2) Otras que iniciaron el proceso y no han terminado.
3) Entidades que aún no lo han empezado.
La presente norma aplicaría para las entidades que se encuentran en estas dos últimas
situaciones, estableciendo para ellas los pasos a seguir.

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02. Antecedentes de la base legal del proceso de saneamiento contable

De otro lado, cabe mencionar que con el fin de efectuar el saneamiento de bienes, en años
anteriores se emitieron los siguientes dispositivos legales:
 Ley Nº 26512 -“Declaran de Necesidad y Utilidad Pública el Saneamiento Legal de los
Inmuebles de Propiedad de los Sectores de Educación, Transportes, Comunicaciones,
Vivienda y Construcción” emitida el 21 de julio de 1995.
 Ley Nº 27171 -“Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social financiada por
el Fondo Nacional de Compensación y Desarrollo Social –FONCODES” emitida el 11 de
setiembre de 1999.
 Ley Nº 27493 -“Ley de Saneamiento Físico Legal de Bienes Inmuebles de las Entidades del
Sector Público” emitida el 11 de junio de 2001.
 Ley Nº 29151 -“Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales” – SBN emitida el 14
de diciembre de 2007.
 Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA -Reglamento de la Ley Nº 29151 Ley General
del Sistema Nacional de Bienes Estatales emitido el 14 de marzo de 2008
 Decreto de Urgencia Nº 071-2001 -“Declaran de interés nacional el saneamiento técnico,
legal y contable de los inmuebles de propiedad de las entidades públicas” emitido el 18 de
junio de 2001.
 Decreto Supremo Nº 130-2001-EF -“Dictan medidas reglamentarias para que cualquier
entidad pública pueda realizar acciones de saneamiento técnico, legal y contable de
inmuebles de propiedad estatal” emitido el 02 de julio de 2001.
 Decreto Supremo Nº 136-2001-EF -“Amplían alcances de Reglamento del Saneamiento
Técnico, Legal y Contable de los inmuebles de propiedad de las entidades públicas a todos
los organismos e instituciones a que se refiere la Ley Nº 27493” emitido el 09 de julio de
2001.
 Resolución Nº 147-2009/SBN aprueba la Directiva Nº 005-2009/SBN “Saneamiento de los
Bienes Muebles de Propiedad Estatal”

03 Base legal del proceso de saneamiento contable

a) Ley nº 29608. La presente ley regula la obligatoriedad de las entidades del sector
público de ejecutar las gestiones administrativas y contables necesarias para depurar la
información contable inconsistente, de manera que en los estados financieros se revele
en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades
públicas.
1. Para el efecto, deberá establecerse la existencia real de bienes, derechos y obligaciones,
que afectan el patrimonio público depurando y castigando los valores que presentan un
estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminación o
incorporación de conformidad con los lineamientos de la presente ley.
b) R.D. nº 011 - 2011-EF/51.01 que aprueba y difunde el manual de procedimientos para
las acciones de saneamiento contable de las entidades gubernamentales”,
c) R.D, nº 012 - 2011-EF/51.01 que establece el plazo Plazos para la presentación de los
avances de la implementación del Saneamiento de la Información Contable, para el
primer semestre del año 2011, hasta el 30 de septiembre del 2011
d) Directiva N° 003-2011-EF/93.01 aprobado por R.D. nº 012-2011-EF/93.0 que
establece los lineamientos básicos para el proceso de saneamiento contable en el sector
público
e) Resolución N 147-2009/SBN aprueba la Directiva nº 005-2009/SBN Saneamiento de
los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.
f) Reglamento Para el Inventario de Bienes Muebles (Resolución Nº 039-98/SBN)

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Marco normativo de procedimientos

Concepto Resoluc. Nº Fecha Directiva nº

Public.
Procedimientos para la baja y venta de los 124-2010/SBN 21-12-2010 003-
Bienes Muebles en calidad de Chatarra 2010/SBN
Saneamiento de los Bienes Muebles de 147-2009/SBN 12-12-2009 005-
Propiedad Estatal 2009/SBN,
Procedimientos para la Venta de los Bienes 029-2005/SBN 16-06-2005 002-2005/SBN
Muebles dados de Baja por las entidades
Públicas
Procedimientos para el Alta y la Baja de 021-2002/SBN 25-07-2002 004-2002/SBN
los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y
su Recepción por la Superintendencia de
Bienes Nacionales”.
Procedimiento para la donación de bienes 031-2002/SBN 05-09-2002 009-2002/SBN
muebles del Estado y para la aceptación de
la donación de bienes muebles a favor del
Estado

04 Proceso de saneamiento contable

Es el proceso mediante el cual las entidades del sector público realizan acciones de depuración
ajustes, reclasificaciones e incorporación de información financiera y contable a fin de
establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan al patrimonio
institucional, con la finalidad de que guarden criterios de razonabilidad, integridad y
transparencia en las cuentas públicas.

Por lo tanto para los efectos de saneamiento y depuración de cuentas de activo, pasivo y
patrimonio, se regularizarán las cuentas que muestren inconsistencia en el registro y su
situación real en función a la corriente real de operaciones o transacciones que se realizaron, lo
importante de todo ello es que se presenten y se revelen en los estados financieros en forma
integra y razonable, especialmente en el estado de situación financiera, que se considera como
la fotografía momentánea de la entidad pública, en ese sentido se requiere que la imagen sea lo
más nítida posible para reflejar una visión clara o transparente de la misma.

Por lo tanto, el proceso de saneamiento debe ser claro en el sentido de tomar los puntos clave de
la información obtenida, tales como el tratamiento de los hechos que entran en investigación, el
análisis e investigación que se realice con objetividad y mucho realismo y las decisiones que
finalmente se tomen, frente a la eliminación, depuración e incorporación de valores en las
cuentas que registran bienes, derechos y obligaciones, en los activos que no tienen los
documentos soporte y el tratamiento de las correcciones de errores y reclasificaciones de
registros de periodos anteriores, las propiedades, planta y equipo, que en la mayoría de las
entidades públicas se encuentran contabilizados en forma global, sin considerar el análisis
individual, debiendo establecer un procedimiento general de toma de inventarios físicos de los
bienes de propiedad mueble e inmueble para proceder a su individualización, realizar su
historial y actualización del estado operativo, etc. dejando la posibilidad que se pueda aplicar
procedimientos alternativos que puedan sustentar la razonabilidad e integridad de las cuentas de
los estados financieros. en este proceso de actualizar e individualizar los bienes,

05 Objetivo del saneamiento contable

En el sector público en ocasiones se puede observar situaciones críticas, incongruencias en las
cuentas de los estados financieros, errores involuntarios u ocasionados, ello implica analizar,
corregir y eliminar los posibles errores, las cuentas que no tienen sustento y respaldo real y
documentario, corregir las cuentas sobrevaloradas o no consideradas en los estados financieros a

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través de un proceso de saneamiento contable cuyo objetivo debe centrarse en transparentar la

información, hacerla más razonable, si se quiere ofrecer información de calidad a los usuarios y
organismos rectores, considerar para efecto de la información contable que se procesa, el
actualizar los saldos en forma razonable y debidamente respaldada por documentos legales o
confiables, en ese sentido hay muchas cuentas que sirven como cuentas temporales,
precisamente sacar estos saldos de estas cuentas para que no afecten las aseveraciones que se
realizan en los estados financieros.

Por lo tanto, regular la obligatoriedad de las entidades públicas de efectuar las acciones
administrativas necesarias para la revisión, análisis y depuración de la información contable,
según lo dispuesto por los artículos 3° y 4° de la Ley Nº 29608, es imprescindible, de manera
que se proceda a las actividades de saneamiento contable que permitan revelar en los estados
financieros la imagen fiel de su situación económica, financiera y patrimonial, determinando la
existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público,
incorporando, eliminando o castigando los valores de acuerdo a su estado situacional, según el
caso y en orden a lo que dispone Directiva, correspondiente, permitiendo la presentación
razonable de los estados financieros del sector público.
 Presentar la información financiera de manera razonable y transparente
 Establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio
publico
 Reunir la información y documentación suficiente y competente que acredite la realidad y
existencia de las operaciones para depurar los saldos contables
 Establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan al patrimonio
público
 Depurar y sanear las cuentas de los estados financieros o la información contable mediante la
eliminación e incorporación de cuentas
 Preparar la información y documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y
existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos reales y consistentes,
objeto de depuración.
 Identificar los bienes de su propiedad y los que se encuentren bajo su administración.
 Realizar análisis y evaluaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo su
administración para verificar el estado operativo, uso y destino a fin de lograr una eficiente
gestión de los mismos.
 Procurar que los bienes inmuebles de su propiedad o los que estén a su cargo, mantengan o
incrementen su valor de acuerdo a la finalidad asignada.
 Efectuar el diagnóstico de la situación técnica y legal de sus bienes muebles e inmuebles
 Remitir y/o actualizar la información sobre los bienes de su propiedad
 Poner a disposición de los Gobiernos Regionales o de la SBN los bienes que no resulten de
utilidad para la finalidad asignada o aquellos que se encuentren en estado de abandono, en el
marco de la aplicación de una política del uso racional de los bienes y gestión inmobiliaria
eficiente.
 Aprobar los actos de saneamiento, adquisición y administración de sus bienes, organizando
los expedientes sustentatorios correspondientes, procurando el mejor aprovechamiento
económico y social de los mismos.
 Disponer de sus bienes, previa opinión técnica de la SBN, de acuerdo a lo regulado en el
Reglamento y con las excepciones señaladas en la Ley y demás normas sobre la materia.
 Contratar Pólizas de Seguros para los bienes de su propiedad y los que se encuentren bajo su
administración, conforme a la prioridad y disponibilidad presupuestal.
 Aprobar el Alta y la Baja de sus bienes.

06 Características
 Es temporal
 No tiene efectos fiscales o de fiscalización
 Se emplean procedimientos de auditoría
 Se documenta a través de papeles de trabajo

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 Es objeto de depuración toda la información que forme parte de los estados financieros hasta
la vigencia de la norma de saneamiento respectiva.
 Los procedimientos aplicados no tendrán efectos fiscales.
 El proceso de saneamiento estará sustentado en papeles de trabajo, informes y expediente de
saneamiento y se aplicarán normas de auditoria.
 Las decisiones para depurar o eliminar montos significativos en los estados financieros
requieren de un acuerdo de la dirección, acuerdo de consejo regional, o concejo municipal
 Es obligatoria
 Las actas, las decisiones del comité de saneamiento e informes deben conservarse
 Los documentos sustentatorios y los papeles de trabajo deben conservarse deben ser sujetos
a control y auditoria

07 Razonabilidad, fiabilidad de la información

Una cualidad esencial de la información suministrada en los estados financieros es que se
considere que muestran la imagen fiel , o presentan razonablemente, la situación financiera, el
desempeño y los cambios en la posición financiera de la entidad y se entiende como
razonabilidad de los estados financieros cuando este libre de errores significativos, ya sea por
errores materiales, omisiones o fraude, se registre, la totalidad de las operaciones,
reconocimiento y valuación pertinente de a cuerdo a las NIC-SP, para este propósito, se
supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades, de los hechos o
sucesos económicos acontecidos en la entidad, o lo que se podría esperar para influir en las
decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros
presentados en su oportunidad.

En cuanto a la fiabilidad, para, que la información financiera sea útil, debe también ser
confiable, debe ser fiel a la realidad y se entiende por fiabilidad cuando está libre de error
material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen es fiel de lo
que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente.

Para ser fiable, la información debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que
pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. Así, por ejemplo,
un balance debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que han dado como
resultado los activos, pasivos y patrimonio neto de la entidad en la fecha de la información,
siempre que cumplan los requisitos para su reconocimiento.
Por lo tanto, la información financiera debe servir de instrumento para que los diferentes
usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos
públicos en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá
revelar con razonabilidad la información que conforma los estados financieros.

08 Argumentos que afectan la razonabilidad de los estados financieros

Algunas de los hallazgos de auditoría y observaciones más comunes detectados por las
comisiones de auditoría son:

actividades situaciones

a. Identificación 1. carencia o falta de idoneidad del documento soporte.

2. descripción inadecuada del hecho en el documento fuente.
3. desconocimiento de las normas que rigen la administración pública.
4. interpretación inadecuada del hecho económico realizado.
5. incapacidad de asociar el hecho económico realizado con las normas
contenidas en el PCG y las NIC-SP
6. hecho económico no considerado en el PCG y no definido en la doctrina
contable pública.
7. hechos realizados que no han sido canalizados por el proceso contable.

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b. Clasificación 1. asociación inadecuada entre el marco conceptual y el PCG, por falta de

coherencia e interpretación, para el hecho económico realizado.
2. cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado.
3. utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos
diferentes al realizado.
4. falta de claridad de las descripciones y dinámicas.
5. incapacidad de asociar el hecho realizado con el PCG.
c. Registro y 1. imputación en una cuenta o código diferentes.
ajustes 2. registro contable no cargado ni acumulado en los estados financieros.
3. hechos ocurridos sin registro contable.
4. inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del sistema
integrado de información financiera-SIAF.
5. registro contable incompleto.
6. mal cálculo de los ajustes relacionados con las cuentas de valuación o no
transaccionales.
7. ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad.
d. Elaboración y 1. estados financieros sin soporte en los libros de contabilidad.
presentación de 2. información de los estados financieros que no coincide con los libros y
estados contables y registros de contabilidad.
demás informes 3. inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la
información.
4. no generación de estados financieros razonables e inconsistentes.
5. generación y presentación inoportuna de los estados financieros a la
dirección y a los organismos rectores y demás usuarios.
6. revelación de informes que no corresponden a los registros realizados.
e. Análisis, 1. rendición inoportuna de cuentas a los responsables del manejo de
interpretación y recursos y a las unidades correspondiente para su registro
comunicación de la 2. rendición incompleta de información contable.
información 3. presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados
contables, que aclaren algunos hechos económicos de importancia.
4. no revelación de cuentas con alto riesgo de inconsistencia.
5. revelación inconsistente de cuentas de mayor relevancia reconocidos
técnicamente.
6. análisis e interpretación indebida de la información.
7. diseño inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la entidad.
8. inadecuada comunicación de la información financiera y presupuestal.
9. Preparación de información financiera y presupuestal sólo para efectos
de rendir cuentas a la Dirección nacional de contabilidad, la contraloría y
para otros organismos rectores.

09 Bases para la prestación razonable y fiable

Toda la información revelada en los estados financieros debe ser susceptible de comprobaciones
y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su
procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas internacionales
de contabilidad y otras normas, emitidas por la Dirección nacional de contabilidad pública, para
el registro de los hechos o sucesos económicos.
Por lo anterior, las entidades públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las
cuales se registraron e incluyeron en los estados financieros analizando los saldos que no
presentaran la razonabilidad suficiente que fueron objeto de observación para su respectivo
depuración o saneamiento, con el propósito de implementar las medidas necesarias que
garanticen su razonabilidad y confiabilidad permanente.

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No deberán revelarse en los estados contables cuando la información no cumpla con los
criterios de reconocimiento y valuación señalados en el p. 82 y 83 del M.C.

Por lo tanto, las entidades públicas llevarán a cabo las gestiones necesarias que permitan
depurar o sanear los valores contables irreales o sobreestimados que resulten de la actuación
anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones:
a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u
obligaciones ciertos para la entidad;
b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la
acción coactiva; Cuando se den los presupuestos relacionados con la suspensión o
conclusión del proceso de ejecución coactiva de acuerdo al art.119 del código tributario
c) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible efectuar su cobro o
pago por los medios normales, si no que deberán efectuarse mediante el cobro coactivo y si
se tratarán de obligaciones pendientes de pago se requerirá previamente el reconocimiento
del crédito devengado, así como la inclusión en el presupuesto de la entidad ;
d) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por
cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción o prescripción, según sea el caso;
e) Derechos u obligaciones que carecen de documentos que sustenten su reconocimiento idóneo
a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su
cobro o pago;
f) Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la pérdida
de los bienes o derechos;
g) Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el
proceso de que se trate;
h) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea
necesario llevar a cabo el proceso de titulación para incorporar o eliminar de la información
contable, según corresponda.
i) Valores que no revelen la situación real o que estén sobredimensionados que afecten la
situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la
entidad;

Toda la información revelada en los estados financieros debe ser susceptible de comprobaciones
y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su
procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas internacionales
de contabilidad y otras, emitidas por la Dirección nacional de contabilidad existente, para el
registro de los hechos o sucesos económicos.

Las acciones de saneamiento de las entidades del sector público deberán contar con la
documentación de sustente y acredite las acciones de depuración ejecutadas.

Por lo anterior, las entidades públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las
cuales se registraron e incluyeron en los estados financieros analizando los saldos que no
presentaran la razonabilidad suficiente que fueron objeto de observación para su respectivo
depuración o saneamiento, con el propósito de implementar las medidas necesarias que
garanticen su razonabilidad y confiabilidad permanente.

10 ¿Que se sanea o depura?

El proceso de saneamiento debe consistir en el análisis, evaluación y regularización de tres
aspectos fundamentales:
a) Saneamiento de bienes muebles
b) Saneamiento de bienes inmuebles
c) Saneamiento contable incluyendo la regularización de las cuentas que afectan a los bienes
muebles e inmuebles

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a) Saneamiento de bienes muebles

Es un proceso administrativo, contable de saneamiento, registro y control patrimonial para
regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles de las entidades públicas
que se encuentran en condición de sobrantes, así como la de aquellos que se encuentran en
condición de faltantes en su patrimonio.

b) Saneamiento de bienes inmuebles

El proceso de saneamiento de bienes inmuebles, comprende todas las acciones destinadas a
lograr que en los Registros de la propiedad inmueble, registros de control patrimonial así
como en la contabilidad de la entidad se encuentren incorporados y figure la realidad jurídica
actual de los bienes inmuebles de las entidades Públicas, en relación a los derechos reales
que sobre los mismos ejercitan las respectivas entidades; y, a registrar contablemente en la
Cuenta 33, los bienes de propiedad de dichas entidades, y, en la Cuenta de Orden los bienes
afectados en uso a las mismas, así como aquellos sobre los que ejerzan cualquier derecho de
administración.

c) Saneamiento contable de otras cuentas de balance

comprende todas las acciones destinadas a lograr que regularicen otras cuentas que aparece
en la contabilidad de la entidad y tienen incidencia en el patrimonio, muchas de ellas
corresponden a acreedores, deudores y otros, tales como las cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, anticipos concedidos, ingresos y gastos diferidos, cuentas por contingencias, etc.

d) ¿Qué aspectos no constituyen acciones de saneamiento contable?

No constituyen acciones de saneamiento contable la eliminación o incorporación de las
diferencias provenientes de las conciliaciones de saldos originados por errores de registro,
partidas no contabilizadas oportunamente, u otros similares; en estos casos deberá aplicarse
la NICSP nº 03 superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las
políticas contables.

11 Alcance
El ámbito de aplicación de la presente Directiva comprende a todas las entidades públicas sin
excepción, en el marco de sus actividades orgánico funcionales, de acuerdo a lo señalado en el
artículo 24° de la Ley N° 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, por lo
tanto:
 Los titulares de las entidades y empresas públicas, bajo responsabilidad, implementaran
acciones de saneamiento de la información contable.
 Las entidades realizarán las gestiones necesarias para depurar la información contable, de
manera que los estados financieros expresen en forma fidedigna la realidad económica,
financiera y patrimonial de las entidades.
 se reunirá la información y documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y
existencia de las operaciones para proceder al establecimiento de los saldos de las cuentas
objeto de depuración
 Los avances del primer semestre debieron presentarse el 30 de setiembre 2011 y los
resultados finales el 31 de marzo de 2012.

12 Glosario de términos más usuales durante el proceso de saneamiento

A continuación se relaciona una aproximación conceptual de los términos que se utilizan en el
desarrollo del proceso de saneamiento contable, los cuales deben entenderse en el contexto de la
presente Circular Externa, para orientar el proceso hasta su culminación.

a) Aseveraciones contables
Son las representaciones, declaraciones o afirmaciones de la administración contenidas en los estados
financieros. Las aseveraciones contables, son implícitas en los estados financieros, se refieren a las
políticas y principios de contabilidad, a la presentación y revelación y la razonabilidad de
presentación de los estados en conjunto, las aseveraciones contables que realiza la administración o
la gerencia son las siguientes:

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(i) Integridad. Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos, valorados y
registrados adecuadamente de acuerdo a las NIIF integrales o completas o NIIF para PYMES.
ii) Exactitud
Los registros de los activos, pasivos y otra clase de transacciones se ha procesado e incluido
correctamente en los estados financieros, respecto a la: descripción, reconocimiento, valoración,
cantidad, precio, y se asignaron en el período correcto.
(iii) Existencia. Los activos y pasivos de la entidad económica existen en la fecha de corte y las
transacciones registradas se han realizado durante el período contable.
iv) Derechos y obligaciones. Los activos representan derechos que generan probables beneficios
económicos futuros y los pasivos representan obligaciones presentes de probables sacrificios
económicos futuros, a cargo de la entidad económica por sucesos o hechos económicos pasados
en la fecha de corte.
(v) Reconocimiento. Es el proceso de incorporación, en el balance o en el estado de resultados, de
una partida que cumpla la definición del elemento correspondiente, satisfaciendo además los
criterios para su reconocimiento establecidos en la norma debiendo ser objeto de cumplir la
definición de elemento siempre que:
(a) sea probable que cualquier beneficio económico asociado con la partida llegue o salga de la
empresa; y
(b) la partida tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.
Ello implica la descripción de la partida con palabras y por medio de una cantidad monetaria, así
como la inclusión de la partida en cuestión en los totales del balance o del estado de resultados,
por lo tanto, todos los activos y pasivos han sido reconocidos de acuerdo a las normas
internacionales de contabilidad.
(vi) Valuación, medición o valoración. Medición es el proceso de determinación de los importes
monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente los elementos de los estados
financieros, para su inclusión en el balance y el estado de resultados. Para realizarla es necesaria
la selección de una base o método particular de medición.
Por tanto, todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados de acuerdo a las
normas pertinentes.
(vii) Propiedad o control sobre los activos
La entidad tiene los derechos correspondientes, tales como el título y otros documentos que
sustentan la propiedad de los activos revelados en los estados financieros. Los pasivos reflejan
las obligaciones presentes de la entidad.
En cuanto al control, es un término moderno establecido por las normas internacionales de
contabilidad que señalan que el control significa dirigir la política financiera de los activos, por
lo tanto, ya no es necesario tener la propiedad del activo, si no el control del activo que pueda
genera beneficios económicos futuros asociado al criterio de primero lo económico por sobre el
aspecto legal.
(viii) Presentación y revelación. Los hechos económicos han sido correctamente clasificados,
descritos y revelados”.
b) Confirmación.
Consiste en la respuesta que se da a una investigación que pretende ratificar los datos contenidos en
los registros contables.
c) Controles de detección
He aquí ejemplos de controles de detección que pueden ser relevantes:
 comparar los registros contables con los activos físicos, tal como conciliar los registros de
inventario perpetuo con los resultados de los conteos del inventario físico;
 efectuar un seguimiento de los informes de excepciones que identifiquen transacciones que no
cumplen con las reglas comerciales incorporadas al sistema de aplicación;
 comparar los montos registrados con los registros de terceros, tal como conciliar el monto del
mayor general con los estados de cuenta recibidos (en formato electrónico o de otro tipo) de los
proveedores y bancos.
d) Declaración equivocada (errores).
Una diferencia entre la cantidad registrada erróneamente, mal clasificada, presentada, o de la
divulgación imprecisa de una partida de los estados financieros reportados y la cantidad real o
adecuadamente presentada, clasificada, o de la divulgación que se requiere para el elemento que estar
de acuerdo con las normas internacionales de información financiera aplicables, pueden surgir de un
error o de un fraude.
e) Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la entidad pública,
tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el

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patrimonio público, con base en los saldos que se hayan identificado.

f) Errores de periodos anteriores.
Son las omisiones e inexactitudes en los estados financieros de una entidad, para uno o más periodos
anteriores, resultantes de una falla al emplear una norma o de un error al utilizar información fiable
que:
(a) estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados; y
(b) podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración
y presentación de aquellos estados financieros.
Estos errores incluyen los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas
contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos, así como los fraudes
Cuando el auditor expresa una opinión sobre si los estados financieros se presentan razonablemente,
en todos sus aspectos significativos, o dan una visión verdadera y justa, los errores también se
incluyen en los ajustes de los importes, la clasificación, presentación, o declaraciones que, a juicio
del auditor, se necesarios para que los estados financieros se presentan razonablemente, en todos sus
aspectos significativos, o para dar una visión verdadera y justa.

g) Estados financieros.
Es la representación estructurada de la información financiera histórica, incluidas las notas y anexos
a los estados financieros relacionados, su finalidad responde a la intención de comunicar
información relevante sobre los activos, pasivos y patrimonio, así como de los recursos económicos
de una entidad u obligaciones con acreedores o proveedores en un momento en el tiempo o los
cambios de la misma acontecidos durante un período de tiempo, de acuerdo con un marco de
información financiera (NIIF integrales). Las notas a los estados financieros relacionadas
habitualmente comprenderán un resumen de políticas contables significativas y otra información
explicativa. El término "estados financieros" normalmente se refiere a un conjunto completo de
estados financieros según lo determinado por los requisitos de la NIC 1 aplicables, pero también
puede referirse a un solo estado financiero.

h) Evidencia de auditoría
Son elementos de juicios tangibles certeros y claros y manifiestos que obtiene el auditor como
resultado de la aplicación de pruebas y procedimientos de auditoría y que constituyen el respaldo de
su trabajo. La evidencia de auditoría es la convicción razonable de que todos aquellos datos e
información expresados en los saldos de las cuentas han sido y están debidamente respaldados en el
tiempo y contenido por los hechos económicos y circunstancias que realmente han ocurrido.

La evidencia se obtiene, por el auditor, a través del resultado de las pruebas de auditoría aplicadas
según las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del
contador público.

Por tanto, la información utilizada por el auditor para llegar a las conclusiones en que se basa la
opinión del auditor debe ser suficiente y competente o idonea. La base de la evidencia de auditoría
incluye tanto la información financiera contenida en los registros de contabilidad y en los de los
estados financieros y otra información adicional para los propósitos de las NIA:
(i) La suficiencia de la evidencia de auditoría es la medida de la cantidad de información
documentada obtenida que respalda la evidencia de auditoría. La cantidad de la evidencia de
auditoría necesaria se ve afectado por la evaluación del auditor de los riesgos de errores
importantes, y también por la calidad de la evidencia de auditoría.
(ii) La idoneidad de la evidencia de auditoría es la medida de la calidad de la evidencia de auditoría,
es decir, abundante información obtenida, su relevancia y su confiabilidad en la prestación de
apoyo a las conclusiones en que se basa la opinión del auditor.
i) Gestión administrativa. Actividades que permitan acopiar la información y documentación
suficiente y pertinente que demuestre la existencia de los bienes, derechos y obligaciones para
proceder a establecer los saldos objeto de depuración
j) Hallazgo de auditoría
La palabra hallazgo; tiene muchos significados y connotaciones, además transmite una idea diferente
a distintas personas. En auditoría: se les emplea en un sentido crítico, se refieren a presuntas
deficiencias o irregularidades relevantes, identificadas como resultado de la aplicación de los
procedimientos de auditoría. se determina mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas.
Surgen de un proceso de comparación entre; lo que debe ser y lo que es.

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k) Atributos de los hallazgos de auditoría interna

Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de mejoramiento,
para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe grabar en su
memoria los atributos de un hallazgo de auditoría, que son los siguientes:
Condición, criterio, causa, efecto.
(i) Condición: Situaciones actuales encontradas. Lo que es, este término se refiere al hecho irregular
o deficiencia determinada por el auditor, cuyo grado de desviación debe ser demostrada y sustentada
con evidencias.
(ii) Criterio: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser, es la norma o estándar
técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la convicción
de que es necesario superar una determinada acción u omisión de la entidad, en procura de mejorar la
gestión.
(iii) Causa: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió
la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de
la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones
constructivas que prevenga la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la
administración activa, de las personas o actores responsables de las operaciones que originaron la
condición, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la
discusión del informe, en el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se
diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y
exacto de lo ocurrido.
(iv) Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre
lo que es y lo que debe ser, es la consecuencia real o potencial cuantitativo o cualitativo, que
ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la
administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando
sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.

l) Información financiera histórica

Es la información que se expresa en términos financieros en relación con una determinada entidad,
derivados principalmente del sistema de contabilidad empleados por esa entidad, sintetiza, los hechos
o sucesos económicos que ocurren en períodos de tiempo pasado o sobre las condiciones o
circunstancias económicas en los puntos en el tiempo en el pasado.

ll) Materialidad o importancia relativa.

En general, las representaciones erróneas, incluyendo las omisiones, son consideradas como error
material si, individualmente o en conjunto, son significativas, lo que razonablemente se podría
esperar para influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los
estados financieros presentados en su oportunidad.

Las omisiones o inexactitudes de partidas son materiales o tienen importancia relativa si pueden,
individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios
sobre la base de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la
magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, juzgada en función de las circunstancias
particulares en que se hayan producido. El factor determinante podría ser la magnitud de la partida,
su naturaleza o una combinación de ambas.

0) Naturaleza de la evidencia
La naturaleza de la evidencia está constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de
ser verificados por el contador público y que tienen relación con las cuentas que se examinan.

p) Normas internacionales de contabilidad para el sector público NIC-SP

Las NICSP son un conjunto de normas de contabilidad, de aplicación mundial para las instituciones
del sector público, exceptuando empresas públicas bajo el ámbito del FONAFE y las empresas de
tratamiento empresarial como son las empresas de saneamiento (Agua); emitidas por el Consejo de
Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSASB por sus siglas en inglés),
entidad integrante de la Federación Internacional de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés.

Estas normas nacen con el propósito de brindar estándares internacionales para responder a la
necesidad de lograr una mejor calidad de la información financiera y enfrentar así problemas tales
como la falta de transparencia, falta de razonabilidad de las cuentas, la dificultad para establecer

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comparaciones, la existencia de normas poco fiables y la corrupción financiera y administrativa.

Al usar un sistema de normas internacionales de contabilidad de carácter mundial, coherente y

consistente entre sí; en el registro de las transacciones de las entidades del sector público, apoyaría la
gestión de consolidación de la información financiera con características tales como: alta calidad,
razonabilidad de las cuentas, fiabilidad de la información, comprensibles, de cumplimiento
obligatorio, con información comparativa y transparente.

Al estandarizar el lenguaje y las técnicas de contabilidad a nivel de Sector Público, cada entidad
utilizará criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación uniformes; permitiendo la
comparación de la información financiera de las distintas entidades y procesos de consolidación de
mayor confiabilidad.
Actualmente son 31 normas emitidas por el IFAC.

q) Obtención de la Evidencia
La evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los
documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los sistemas
internos de información y transmisión de instrucciones, los manuales de procedimientos y la
documentación de sistemas, la obtención de confirmaciones de terceras personas ajenas a la entidad y
los sistemas de control interno en general, sin que esta relación tenga carácter exhaustivo.

Los datos contables y, en general, toda información interna, no pueden considerarse por sí mismos,
evidencia suficiente y adecuada. El contador público debe llegar a la convicción de la razonabilidad
de los mismos mediante la aplicación de las pruebas necesarias.

La evidencia de los datos contables podrá ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes
procedimientos: Inspección, observación, investigación, confirmación, cálculo y revisión analítica”.

r) Registros contables.
Se refiere a los registros de información financiera respecto de los asientos contables y de los
documentos de soporte, tales como: cheques, registros de transferencias electrónicas de fondos,
facturas, contratos, el libro mayor, los registros auxiliares, los asientos del diario y otros ajustes a los
estados financieros, registros electrónicos, bases de datos, hojas de trabajo, hojas de cálculo, cálculos,
conciliaciones, revelaciones, etcétera.

s) Saneamiento contable. Proceso especial ordenado por la Ley 29608, que con base en la depuración
contable, se lleva a cabo en procura de organizar, autorizar y realizar los registros contables que
permitan revelar en forma razonable y fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial en
los estados financieros de las entidades del sector público.

t) Seguridad razonable
Seguridad razonable es un concepto relativo a la acumulación de la evidencia de auditoría necesaria
para que el auditor concluya que no existen representaciones erróneas de importancia relativa en los
estados financieros tomados como un todo. La seguridad razonable se relaciona con el proceso total
de auditoría.

u) Técnicas de auditoría.
Son métodos prácticos de investigación y prueba que se utilizan en el proceso de saneamiento
contable, para obtener evidencia suficiente y pertinente que fundamente el análisis y las
recomendaciones por parte del Comité técnico de Saneamiento Contable y soporten las decisiones de
la instancia correspondiente. Las principales técnicas de auditoría que habrán de utilizarse en el
proceso de saneamiento de la información contable se refieren al análisis, confirmación, inspección,
observación, rastreo, comparación, encuesta, certificación, conciliación, declaración, cálculo,
tabulación, entre otras.

v) Importancia Relativa - Riesgo Probable.

Los criterios que afectan a la cantidad (suficiencia) y a la calidad (competencia) de la evidencia a
obtener y, en consecuencia, a la realización del trabajo de auditoría, son los de importancia relativa y
riesgo probable. Estos criterios deben servir, así mismo, para la formación de su juicio profesional.

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La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo

una omisión) en la información financiera que, bien individualmente o en su conjunto, y a la luz de
las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable, que confía en
la información, se hubiera visto influenciado o su decisión afecta como consecuencia del error u
omisión.

El concepto de importancia relativa, que está considerado en la emisión de principios o normas de

contabilidad, habrá de ser considerado tanto en el desarrollo del plan global de auditoría como en el
proceso de formación de la opinión técnica del contador público.

x) Documentación sustentatoria
Son elementos de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de
las operaciones, de transacción con los datos suficientes para su análisis, está integrado por
documentos fuente, informes, comprobantes de pago y otros documentos que respalden operación u
hechos económicos.
 Los documentos sutentatorios serán archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden
cronológico y/o correlativo procurando su fácil acceso. La documentación sustentatoria se
mantendrá archivada durante el periodo de tiempo que determinen las disposiciones legales
vigentes
 Se organizará y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria
de las operaciones que efectúen las entidades con fondos públicos.

13 Documentos e información necesaria para iniciar el proceso de saneamiento

La información que se detalla a continuación debe ser solicitada y obtenida oportunamente,
dirigiéndose a cada una de las áreas administrativas para que puedan ser proporcionados
oportunamente y se organice de tal manera que este ordenada por temas y pueda ser entregada
oportunamente al comité de saneamiento.
 Estados financieros de los periodos a analizar y evaluar, incluidos las notas y anexos a los
estados financieros, la memoria de gestión, se solicitara también los auxiliares estándar de
análisis de cuenta, de cada partida del balance general y del estado de resultados
 Inventario físico detallado de los bienes de propiedad mueble e inmueble, señalando su
estado operativo, situación legal, ubicación y responsabilidad de su tenencia, registro y
control, inclusión en los estados financieros o si se encuentran pendientes de saneamiento.
 Exigir la información necesaria sobre los bienes inmuebles afectados en uso y si sus
acuerdos o convenios se encuentran vigentes a la fecha de la transferencia. Por otro lado,
precisar los activos que se encuentran en situación de baja, así como, aquellos que han sido
transferidos y se encuentran en propiedad de la entidad, pero aún no han sido incorporados
en el inventario de bienes inmuebles de la entidad.
 Exigir la relación e inventario de las cuentas bancarias: Cuenta corriente, cuentas de ahorro y
principalmente las que se encuentran en situación de, sujetos a restricción, dichas cuentas
deberán ser debidamente conciliadas;
 Detallar, la utilización de otros recursos de financiamiento externo, tales como préstamos,
pagares, sobregiros, donaciones de la cooperación internacional u otro tipo de financiamiento
(financieras, fondos mutuos, bonos, acciones, pagarés, papeles comerciales, operaciones de
reporte y otros) indicando los plazos de vencimiento, además se deberá evaluar su registro,
control e inclusión en los estados financieros
 Los libros de contabilidad y demás documentación sustentatoria de las operaciones contables
y financieras realizadas, así como las obligaciones de orden financiero, de corto y mediano
plazo.
 Rendición de cuentas de los anticipos concedidos a proveedores, empresas constructoras,
seguros, viáticos y comisión de servicios y/o préstamos concedidos a todo el personal de la
entidad, teniendo en cuenta la normativa interna (Directiva de tesorería art.68 R.D.002-
2007/EF-77.15).
 Situación de los juicios seguidos por la entidad o contra él, indicando las implicancias
administrativas y financieras para el desarrollo de la gestión o las posibles contingencias que

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pudieran presentarse y si estas se encuentran contabilizadas o comprometerían recursos

presupuestales.
 Acervo documentario de la entidad, incluido el referente a los programas sociales, de salud,
educación o los que administre.
 Informe sobre el estado situacional de las actividades inherentes a sus funciones, o en su
caso, de los servicios públicos administrados por el Gobierno Regional, incluyendo aquellos
de las direcciones regionales. Esto incluye los niveles de calidad y productividad alcanzados;
así como la información sobre los principales proyectos en ejecución y de aquellos cuyo
inicio hubiese sido previsto y comprometido en el corto plazo.
 Relación de las principales obras ejecutadas por la entidad en el periodo que concluye,
informando sobre su situación operativa: Obra concluida con liquidación, obra concluida sin
liquidación, obra en construcción, etc.
 Estado de los expedientes pendientes de atención o de resolución, indicando su estado
situacional,: comprometido, devengado, por pagar, etc. incluyendo un breve resumen o
ayuda memoria la situación y recomendación de acción a seguir.
 Acciones prioritarias o muy urgentes en proceso o pendientes que requieran atención en un
plazo inmediato.
 Relación de los informes de control recibidos del Sistema Nacional de Control durante su
gestión, y del grado alcanzado en la implementación de recomendaciones, incluyendo las
acciones judiciales que se hubiesen generado.
 Constancia de presentación ante la administración institucional de la declaración de
compromiso de no incurrir en las prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y
servidores públicos o empleo de información privilegiada y/o reservada a la cual ha tenido
acceso durante sus servicios a la entidad, previstas en la Ley No. 27588 y su Reglamento.

14 Etapas para realizar el saneamiento contable en el Sector Públicos

Primera etapa.- Adopción de políticas administrativas encaminadas al saneamiento

contable
Los titulares de las entidades, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N° 29608, dispondrán que
el personal de la entidad brinde las facilidades al Comité de Saneamiento y a las áreas
responsables del proceso de saneamiento contable en las cuales se genere información o
sucedan hechos que afecten directa o indirectamente la contabilidad de la entidad, para lo cual
se debe proceder a efectuar las siguientes acciones administrativas:

Actuación administrativa. Los representantes legales de las entidades y organismos públicos

obligados al saneamiento contable, establecerán las políticas y procedimientos, a través del
comité de saneamiento necesario para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen,
previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a
consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración o incorporación.
Adoptar las siguientes políticas y procedimientos para garantizar que se identifiquen,
clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que
deberán ser sometidas a saneamiento contable:

Políticas
6. El comité de saneamiento, liderará la recopilación de información sobre las operaciones y
hechos que afecten directa o indirectamente, a favor o en contra, sobre la Contabilidad y los
estados financieros
7. Las actuaciones administrativas para el Saneamiento Contable, deberán quedar
adecuadamente sustentadas en los informes técnicos-contables necesarios, que la Dirección
de Administración financiera por medio de la dependencia o del funcionario a quien le
competa la función, los mismos que estarán también sustentados con los respectivos
informes legales que realizará la Oficina Asesora Jurídica. Estos estudios constituyen los
fundamentos con los cuales el Comité recomendará la depuración, estudios que harán parte
de las actas de aprobación.

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8. La Gestión Administrativa de las distintas unidades orgánicas estarán orientadas a apoyar al

proceso de saneamiento por medio de la cual proporcionarán la información necesaria, así
como los informes correspondiente y la documentación suficiente y pertinente que acredite
la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos objeto de
depuración, involucra todas y cada una de las dependencias o unidades orgánicas de la
entidad.
9. La Dirección de administración financiera en coordinación con el Comité Técnico de
Saneamiento Contable, utilizarán los mecanismos de comunicación y coordinaciones
usuales en la entidad para el recibo periódico de informes relaciónalos con las operaciones
económicas que afecten a favor o en contra la situación patrimonial de la entidad y sean
susceptibles del estudio técnico y jurídico para proceder a realizar los procedimientos
necesarios para realizar la respectiva depuración o incorporación de los valores contables.
10. La Oficina Asesora Jurídica realizará el estudio jurídico a cada propuesta que remita la
Dirección Administrativa y Financiera o el Comité Técnico de Saneamiento Contable como
soporte legal de la decisión de depuración de los valores contables.
11. La Oficina Asesora Jurídica prestará asistencia Jurídica, a la gestión administrativa para el
saneamiento contable de la entidad, en los términos señalados por el marco normativo, así
como dentro del marco legal vigente en materia de Saneamiento contable.
12. Los servidores públicos de la entidad tienen responsabilidad administrativa y disciplinaria
por la omisión de informar la operación económica, originada en su dependencia que sea
susceptible de ser reportada con los documentos soporte.

Segunda etapa.- Conformación del Comité de Saneamiento Contable

Las entidades públicas que cuenten con Unidades Ejecutoras de Gasto e Inversión deberán
constituir un Comité de Saneamiento en cada una de ellas, la que informará al Comité de
Saneamiento del Pliego para la revisión, centralización y presentación al Titular del Pliego,
quien es el responsable de acuerdo a Ley de las acciones de saneamiento a ejecutarse.
a) En el caso de las Entidades Captadoras deberán formar un Comité de Saneamiento
Contable teniendo en cuenta las áreas de responsabilidad en cuanto a la información que
integra.
b) A efecto de cumplir con sus funciones el Comité podrá solicitar orientación a los entes
rectores y a cualquier otra entidad pública que considere necesario.
c) Acta de Reunión del Comité de Saneamiento Contable En cada Acta de reunión del
Comité de Saneamiento Contable, de acuerdo al Anexo Nº 03 del presente Manual,
deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
(i) Anotar como mínimo lo concerniente al orden del día, asistentes, breve resumen de lo
tratado y demás información pertinente.
(ii) Dejar constancia expresa de que el procedimiento para la depuración o
incorporación de bienes, derechos u obligaciones que afecten al patrimonio de la
entidad pública, se ajusta a la Ley Nº 29608, a la Directiva Nº 003-2011-EF/93.01
y al presente Manual.
d) El Comité de Saneamiento Contable, luego del estudio y evaluación de la
documentación correspondiente, propondrá al Titular de la Entidad, la eliminación o
incorporación de partidas contables mediante acta elaborada por el Comité y aprobada por
todos sus miembros.

Tercera etapa.- Inicio de acciones administrativas

Las entidades públicas comprendidas en el alcance de Directiva de saneamiento contable;
dispondrán las acciones administrativas necesarias para la revisión de las cuentas contables
cuyos saldos al 31 de diciembre de 2010, no reflejen su situación real en orden a la normativa
contable vigente para efectuar el análisis de las causales de dicha situación y dispondrán las
acciones de regularización y el registro contable correspondiente.
Para efecto de la revisión, análisis y depuración de saldos contables se tomarán como base y sin
carácter de únicas las disposiciones siguientes:
a) Diagnóstico situacional

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 Realizar el diagnóstico situacional de las cuentas presentadas y reveladas en los Estados

financieros anteriores al 2010.
 Coordinar con las distintas áreas o unidades orgánicas que tengan problemas respecto a
hechos o sucesos económicos y que requieren de un proceso de saneamiento contable y/o
legal o que tengan incidencia contable, a fin de que evacuen los informes correspondientes
 Acopio de información, sobre las cuentas de mayor magnitud y trascendencia externa tales
como: Sunat, Essalud, ONP, AFP, acreedores varios, contratos de construcción pendiente,
cobranza coactiva, procesos judiciales, reclamos, etc.
 Acopiar información interna: Notas a los estados financieros, anexos, informes de las
oficinas de patrimonio, infraestructura pública, asesoría legal, cobranza coactiva, tesorería,
Rentas, etc.
 Reunir la información y sustento documentario (Registros SIAF): Libro bancos, extractos
bancarios, planillas, Cuentas por cobrar, cuentas por pagar pendientes de cancelación o
cuentas de ejercicios anteriores sin incidencia o movimiento contable, resoluciones
respectivas, liquidaciones de obras públicas tanto por administración directa como obras por
contrata, inventarios físicos de activos, provisiones y contingencias, informes de auditoria,
y otros documentos fuente con incidencia financiera.
b) Procedimientos Administrativos a efectuar
Se tomará en cuenta el análisis, compulsa y la conciliación de los saldos contables con las
áreas involucradas en el proceso de saneamiento, respectivamente para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, permitiendo detectar
diferencias y el origen de las mismas, considerando lo siguiente:
(i) Las cuentas contables objeto de saneamiento, serán las que resulten de la gestión
administrativa realizada mediante acciones de análisis, confirmación, inspección,
observación, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo
correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento
contable.
(ii) Efectuar la búsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para
sustentar y respaldar la realidad del hecho o suceso económico de cada partida
contable objeto de saneamiento.
(iii) De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas
como objeto de saneamiento contable, se aplicarán procedimientos administrativos y
legales tendientes a su, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos
alternos de comprobación tales como circularizaciones y requerimientos internos o
externos para establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones.
(iv) Con el acopio de la documentación e información suficiente y pertinente, las áreas
involucradas elaborarán los expedientes de saneamiento, de acuerdo al Anexo nº 02 del
presente Manual, y propondrán cada caso a consideración del Comité de Saneamiento
Contable.
(v) En el desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, la Oficina General
de Asesoría Jurídica prestará la asesoría necesaria a cada dependencia y funcionarios
involucrados en el proceso de saneamiento contable, emitiendo los informes legales
correspondientes con el sustento legal y documentación sustentatoria (Cartas
notariales, circularización de cartas , requerimientos internos y externos, denuncia
policial, inicio de las acciones legales correspondientes presentados en su oportunidad,
procedimientos contenciosos, quiebra de acciones coactivas sobre cobranzas de
ejercicios muy remotos de acuerdo a Ley, etc.)
c) Determinación de Responsabilidad Administrativas o Legales ante evidencias
comprobadas
La responsabilidad de la gestión se ciñe a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva Nº
003-2011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales
se comunicarán tales hechos a la Oficina General de Asesoría Jurídica y/o al Órgano de
Control Institucional o a la Procuraduría Pública, según corresponda.
En el caso de la imposibilidad de determinar la presunción de responsables se tendrá en
cuenta el expediente con todo lo actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 18

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auditoría, u otros) y se derivará al Comité de Saneamiento Contable para su depuración y

registro en cuentas de orden.
Cuarta etapa.- Revisión, Análisis y Depuración de Saldos
Una vez recepcionado toda la información correspondiente, se realizaran los análisis de cuentas
respectivas, especialmente las cuentas por cobrar y las de cobranza dudosa, cuentas de
anticipos y pagos efectuados por adelantado, cuentas por pagar, cheques girados y no cobrados
o anulados.
Conciliación de cuentas analizadas para cerciorarse de la consistencia y validez en el registro
contable, diferenciado si se trata de errores para su corrección correspondiente NIC-SP 3 o
cuentas que están asociadas a hechos o sucesos económicos que necesitan un tratamiento
especial de ajuste cuenta 3501
Para el efecto del análisis y depuración de saldos se efectuaran preliminarmente las siguientes
acciones:
Quinta etapa.- Propuesta de ajustes técnicos
Se propondrá los ajustes técnicos necesarios promoviendo la participación de asesoría legal y
otras unidades orgánicas técnicas para su opinión, para posteriormente realizar los ajustes
necesarios para la correcta depuración de saldos y elaborar estados financieros intermedios
consistentes con la finalidad de revelar y presentar nuevos saldos razonables, reales y
consistentes.
Propuesta de cambio en las políticas contables, así como la elaboración de manuales de
procedimientos basados en los lineamientos establecidos por las NIC-SP.

15 Orden de prelación de las acciones a realizar durante el proceso de saneamiento

El orden de prelación para iniciar las acciones de saneamiento físico, legal y contable debe
realizarse de la siguiente manera con carácter de obligatorio
(i) Las observaciones y recomendaciones contenidas en los dictámenes de las Sociedades de
Auditoria y/o los Órganos de Control Institucional.
(ii) Los valores registrados contablemente y que no representan bienes, derechos u
obligaciones reales para la entidad.
(iii) Los derechos u obligaciones cuya realización no es posible mediante los procesos
judiciales o coactivos. En este último caso se requerirá la opinión previa de la Oficina de
Asesoría Jurídica o de la Procuraduría Pública.
(iv) Los derechos u obligaciones con causal de extinción según la normatividad legal y contable
vigente.
(v) Los derechos u obligaciones de los cuales no se cuenta con la documentación probatoria
que los sustente, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales
vigentes.
(vi) La imposibilidad de establecer la responsabilidad legal por la pérdida de los bienes o
derechos, previa opinión de dicha imposibilidad por parte de la Oficina de Asesoría
Jurídica o de la Procuraduría Pública.
(vii) Los procesos administrativos, civiles o penales que resulten onerosos para el Estado en
cuanto a los gastos que irroguen y el beneficio posible.
(viii) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y que requieren de procesos de
titulación y/o regularización por afectaciones en uso, donaciones u otra modalidad de
transferencia aprobada por la Superintendencia de Bienes Nacionales o por los Gobiernos
Locales, según sea el caso.
(ix) Los derechos cuya recuperación no haya sido posible y las obligaciones cuyos acreedores
no sean habidos y con valores iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria solo
requerirán la opinión del Comité de Saneamiento de la entidad pública para su depuración
de los registros contables, las cuales registrarán en Cuentas de Orden. Para los derechos a
recuperar mayores a una Unidad Impositiva Tributaria, son de aplicación las normas
legales y contables vigentes.
(x) Las acciones de saneamiento de las entidades públicas deberán contar con la documentación
de sustento que acredite las acciones de depuración ejecutadas.

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 19

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16 Comité de Saneamiento Contable (Directiva N° 003-2011-EF/93.01)

Las entidades públicas deberán de constituir el Comité de Saneamiento y, en el caso de contar
con Unidades Ejecutoras de Gasto e Inversión constituirán un Comité de Saneamiento en cada
una de ellas, el que informará al comité de saneamiento del pliego para la revisión,
centralización y presentación al Titular del Pliego, quien es el responsable de acuerdo a Ley de
las acciones de saneamiento a ejecutarse.

En el caso de las entidades captadoras deberán formar un comité de saneamiento contable

teniendo en cuenta las áreas de responsabilidad en cuanto a la información que integra.
A efecto de cumplir con sus funciones el Comité podrá solicitar orientación a los entes rectores
y a cualquier otra entidad pública que considere necesario.
a) Conformación de la Comisión de Transferencia,
b) instalación e inicio de las sesiones y acuerdos.
c) Recopilación de toda la información obligatoria a analizar y evaluar para realizar las
recomendaciones respectivas.

El Comité podrá solicitar orientación a los entes rectores y a cualquier otra entidad que
considere necesario

17 Conformación y responsabilidades del comité de saneamiento (Directiva N° 003-2011-

EF/93.01)
La responsabilidad de las acciones de saneamiento contable recae en los Titulares de las
entidades públicas, de acuerdo a lo señalado en el artículo 3° de la Ley nº 29608, en tal sentido
dispondrán la creación del Comité de Saneamiento Contable, el cual estará constituido de
acuerdo a lo siguiente:
 El Director General de Administración o cargo equivalente, quien lo presidirá
 El Director de Contabilidad o cargo equivalente
 El Director de Tesorería o cargo equivalente
 El Director de Abastecimiento o cargo equivalente
 El Director del Órgano de Control Institucional, si lo hubiere, en calidad de veedor.

El Comité de Saneamiento Contable establecerá las acciones que permitan reconocer, clasificar
y medir las cuentas contables cuyos saldos actuales ameriten la aplicación de las acciones de
saneamiento contable.

El Comité de Saneamiento Contable informará al Titular de la entidad pública de las acciones

de saneamiento ejecutadas y los resultados alcanzados, debiendo el Titular de cada entidad
remitirlo al Congreso de la República y a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública según

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 20

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los plazos establecidos en el artículo 3º de la Ley Nº 29608; asimismo informarán los Titulares
de las entidades públicas que no ameriten acciones de saneamiento contable.

18 Responsabilidad del comité de saneamiento

Los integrantes del Comité de Saneamiento Contable serán responsables solidarios con el
Titular de la entidad pública por la omisión en el uso o el uso indebido de las facultades que la
Ley N° 29608 y la presente Directiva les confieren.

La responsabilidad sobre la depuración de los valores contables estará a cargo del comité
designado de conformidad con la norma correspondiente.

El comité de saneamiento administrativo contable deberá informar a la Dirección nacional de

contabilidad pública sobre el avance así como de sus resultados de las gestiones realizadas para
el cumplimiento del marco normativo correspondiente, así como el propósito de transparentar la
información financiera.

Los servidores públicos competentes serán responsables administrativa y Disciplinariamente por

no proporcionar la información correspondiente o dificultar las acciones de saneamiento hayan
utilizado indebidamente, las facultades otorgadas por la presente ley, para sanear la
información contable pública y revelar en forma fidedigna su realidad económica y financiera.

19 Responsabilidad en la gestión de acciones de saneamiento

Las acciones de saneamiento contable dispuestas por la Ley N° 29608 no eximen de los deberes
y responsabilidades inherentes a los actos de gestión realizados anteriormente, que
correspondan en cada caso y, tampoco de la aplicación de las normas administrativas y legales
que sean aplicables.

La responsabilidad de la gestión se ciñe a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva Nº 003-

2011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales se
comunicarán tales hechos a la Oficina General de Asesoría Jurídica y/o al
Órgano de Control Institucional y/o a la Procuraduría Pública, según corresponda.

En caso de no identificar a los responsables se tendrá en cuenta el Expediente (denuncias,

informes de auditoría, solicitudes de seguros, etc.) depurando y registrando en cuentas de orden
para poder hacer el seguimiento y verificación.

20 Funciones del comité de saneamiento contable

El Comité de Saneamiento Contable tendrá las siguientes funciones:
a) Proponer al Titular de la entidad pública las políticas, responsabilidades, procedimientos y
otras acciones sujetos a las acciones de saneamiento para su aprobación.

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 21

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b) El comité de saneamiento en representación de las entidades y organismos públicos

obligados al saneamiento contable, establecerán las políticas y procedimientos necesarios
para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las
respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia
correspondiente para su castigo o depuración.
c) El comité de saneamiento solicitará la información correspondiente relacionado con el
proceso de saneamiento a las diferentes áreas de actividad que estén relacionadas con éste
proceso y coordinará conjuntamente con los responsables de cada área a fin de que se
desarrollen procedimientos que ayuden a corregir , depurar e incorporar valores en los
estados financieros, realizando previamente las inspecciones, verificaciones, conciliaciones
y observaciones necesarias, para determinar la veracidad, razonabilidad y consistencia de
los elementos que componen los estados financieros
d) Requerir a las áreas responsables de las entidades públicas involucradas en el proceso de
saneamiento contable, la información necesaria con las recomendaciones para el
saneamiento contable sustentado con la documentación pertinente para la revisión, análisis y
depuración de las cuentas contables que correspondan, proponiendo la modalidad de registro
contable con sujeción a lo determinado por la Dirección Nacional de Contabilidad Pública,
de acuerdo a lo señalado en el numeral 8 de la presente Directiva.
e) Organizar toda la información acopiada sobre los activos y pasivos, bienes, recursos y acervo
documentario que comprende el proceso de transferencia
f) El comité de saneamiento contable deberá establecer la existencia real de bienes, derechos
y obligaciones que afecten su patrimonio público con corte a 31 de diciembre de 2010,
depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin
de buscar su eliminación o incorporación en los estados financieros.
 Identificación de partidas objeto de la depuración
 Determinación de montos y condiciones para depurar partidas
 Evaluación y recomendación de partidas a depurar
f) Disponer con Acuerdo en Acta y luego de la revisión, análisis y depuración, el registro de las
acciones de saneamiento contable.
g) Sustentar documentada y fehacientemente las actividades de saneamiento contable.
h) Proponer la ejecución de las acciones de saneamiento contable en el marco de las políticas,
las cuentas y procedimientos contables.
i) Efectuar el monitoreo permanente de la ejecución de las acciones de saneamiento contable así
como elaborar y presentar el Informe de Avance de la Implementación al Titular del Pliego,
quien reportará a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública y a la Comisión de
Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República según los
plazos establecidos en el artículo 4º de la Ley Nº 29608.
j) Otras funciones que le asigne el Titular de la entidad en el marco de lo dispuesto por la Ley
N° 29608.
k) Elaborar el informe del estado situacional de la existencia real de bienes, derechos y
obligaciones que afecten el patrimonio de la entidad con corte a 31 de diciembre de 2010, al
mismo que se incluirá algunos aspectos o hechos económicos de importancia y que se
consideren dentro del proceso de saneamiento, que hayan ocurrido durante el ejercicio 2011,
señalando puntualmente las áreas en las que se deben desarrollar procedimientos más
exigentes.

21 Adopción de políticas administrativas encaminadas al saneamiento contable

Los titulares de las entidades, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N° 29608, dispondrán que el
personal de la entidad brinde al Comité de Saneamiento y a las áreas responsables del proceso
de saneamiento contable en las cuales se genere información o sucedan hechos que afecten
directa o indirectamente la contabilidad de la entidad, las facilidades necesarias, de acuerdo a las
siguientes acciones administrativas:

a) Se tomará en cuenta el análisis y la conciliación de los saldos contables con las áreas
respectivas para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 22

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registro, permitiendo detectar diferencias y el origen de las mismas, considerando lo

siguiente:
b) Las cuentas contables objeto de saneamiento, serán las que resulten de la gestión
administrativa realizada mediante acciones de análisis, confirmación, inspección,
observación, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo
correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable.
c) Efectuar la búsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar la
realidad de cada partida contable objeto de saneamiento.
De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como
objeto de saneamiento contable, se aplicarán procedimientos administrativos tendientes a
su, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos alternos de
comprobación tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para
establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones.
d) Con el acopio de la documentación e información suficiente y pertinente, las áreas
involucradas elaborarán los expedientes de saneamiento, de acuerdo al Anexo Nº 02 del
Manual de saneamiento contable y propondrán cada caso para consideración del Comité de
Saneamiento Contable.
e) En el desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, la Oficina General de
Asesoría Jurídica, de haberla, prestará la asesoría necesaria a cada dependencia y
funcionarios involucrados en el proceso de saneamiento contable.
La responsabilidad de la gestión se ciñe a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva Nº
003-2011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales
se comunicarán tales hechos a la Oficina General de Asesoría Jurídica y/o al órgano de
control institucional y/o a la Procuraduría Pública, según corresponda.
f) En el caso de la imposibilidad de determinar la presunción de responsables se tendrá en
cuenta el expediente con todo lo actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de
auditoría u otros) y se derivará al Comité de Saneamiento Contable para su depuración y
registro en cuentas de orden.

22 Documentación del proceso de saneamiento contable.

Las actuaciones administrativas que se realicen para el saneamiento contable, deberán estar
adecuadamente sustentadas en los análisis respectivos y estudios técnicos necesarios para
respaldar la depuración y formarán parte de las actas de aprobación suscritas por los jefes de los
organismos o los integrantes del máximo organismo colegiado, según corresponda.
Dentro de las actas que aprueben las depuraciones se dejará constancia expresa de que el
procedimiento para eliminación o incorporación de derechos u obligaciones que se efectúen a la
contabilidad, se ajusta con lo dispuesto por las normas respectivas
Los documentos señalados anteriormente quedarán a disposición de los organismos de control
para lo de su competencia.

23 Acta de Reunión del Comité de Saneamiento Contable

En cada Acta de reunión del Comité de Saneamiento Contable, de acuerdo al Anexo Nº 03 del
Manual de saneamiento contable, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
a) Anotar como mínimo lo concerniente al orden del día, asistentes, breve resumen de lo
tratado, los acuerdos adoptados y demás información pertinente.
b) Dejar constancia expresa de que el procedimiento para la depuración o incorporación de
bienes, derechos u obligaciones que afecten el patrimonio de la entidad pública, se ajusta a la
Ley Nº 29608, a la Directiva Nº 003-2011-EF/93.01 y al presente Manual.
c) El Comité de Saneamiento Contable, luego del estudio y evaluación de la documentación
correspondiente, propondrá al Titular de la Entidad, la depuración o incorporación de
partidas contables mediante Acta de Saneamiento Contable elaborada por el Comité y
aprobada por todos sus miembros y la Resolución respectiva.

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 23

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24 Evaluación de las acciones de saneamiento contable

La Dirección Nacional de Contabilidad Pública evaluará, cuando lo estime necesario, la
adecuada aplicación de las acciones de saneamiento contable, debiendo los Comités de
Saneamiento Contable proporcionar la información que se requiera, en el marco de lo dispuesto
por el Título I, Disposiciones Generales, Capítulo III, Conformación y Atribuciones de los
Órganos del Sistema Nacional de Contabilidad, artículo 7º, Atribuciones de la Dirección
Nacional de Contabilidad Pública, literal e) de la Ley Nº 28708 – Ley General del Sistema
Nacional de Contabilidad Pública.

Por lo tanto, la Dirección nacional de contabilidad pública, en ejercicio de sus funciones, llevará
a cabo las labores de inspección que sean necesarias y le permitan determinar el cumplimiento
de las disposiciones relacionadas con el proceso de saneamiento contable y, en consecuencia,
que los entes públicos suministran información contable que refleja la realidad económica,
financiera y patrimonial. En cumplimiento de dichas labores también podrá solicitar
información relativa al proceso de saneamiento contable de cualquier entidad pública.

25 Informe del comité de saneamiento

El comité debe informar en los siguientes términos:

La entidad mantiene un significativo importe de endeudamiento que asciende a la suma S/.

980,000.00 con las entidades financieras por préstamos y sobregiros bancarios, los cuales se
encuentran garantizados con la cobranza tributaria de contribuyentes de zonas comerciales e
industriales, hipotecas y transferencia de fondo del FONCOMUN en otros casos, siendo el
incremento más importante en el financiamiento de la entidad el préstamo a largo plazo de dos
millones de nuevo soles (S/. 2’000,000.00) con el Banco................

Se han incorporado un aproximado de 200 trabajadores a planillas de la entidad que

anteriormente laboran como servicios no personales (SNP), no considerados en el CAP y en el
respectivo PAP durante el año............. se ha modificado en tres oportunidades la rotación del
personal directivo y en algunos casos se ha designado a áreas no competentes con su
especialidad.

En relación a la ampliación del local municipal se está construyendo la segunda planta de 300
m2 con una inversión superior a los S/. 2’000,000.00 a través de un convenio suscrito con una
universidad (obras por encargo) y se encuentra con un avance del 70% teniendo previsto
incrementar su presupuesto en vista de las modificaciones efectuadas en los planos. Así mismo
la entidad no ha venido provisionando la comprensión por tiempos de servicios por S/.
560,000.000 posteriormente se ha regularizado por presión de los trabajadores ante la autoridad
administrativa de trabajo suscribiendo los acuerdos correspondientes.

26 Control de las acciones de saneamiento contable (Directiva N° 003-2011-EF/93.01)

La Contraloría General de la República, en el marco de sus atribuciones, ejercerá las acciones
de control de su ámbito, en orden a lo dispuesto por el literal c), del artículo 3° de la Ley N°
29608.

Además las oficinas de control institucional o quien haga sus veces de conformidad con lo
establecido en su plan anual de control, deberán realizar el seguimiento correspondiente a las
acciones de saneamiento revisando la gestión, los análisis o evaluaciones, documentos y
resultados que amparan las acciones y decisiones de saneamiento y evaluaran en forma
separada, independiente y objetiva el cumplimiento del marco legal normativo, el manual y las
directivas impartidas correspondientes, informando sobre las deficiencias o irregularidades
encontradas

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 24

 GUIA PRÁCTICA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE

27 Imposibilidad de determinar la presunción de responsabilidad e los actos o hechos

anteriores
El numeral 2.3.7 del manual e saneamiento contable señala que, en el caso de la imposibilidad
de determinar la presunción de responsables se tendrá en cuenta el expediente con todo lo
actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de auditoría u otros) y se derivará al
Comité de Saneamiento Contable para su depuración y registro en cuentas de orden.

28 De las Unidades Operativas

Las unidades operativas que conforman la entidad tales como: Tesorería, abastecimientos,
contabilidad, Rentas públicas, personal, infraestructura pública y todas aquellas quienes tengan
que ver con el proceso de saneamiento contable deberán:
a) Proporcionar la documentación sustentatoria de los hechos económicos sujetos al
saneamiento contable.
b) En ningún caso se considerarán hechos económicos que ocasionen o perjudiquen al estado
por efecto del proceso de saneamiento.
c) Es imprescindible conciliar, la existencia física con los registros e información incluida en
los estados financieros, al término del proceso de saneamiento, se conciliarán y dar
consistencia a los saldos de cuentas por cobrar, existencias, activo fijo (depreciables y no
depreciables), construcciones en curso, bienes intangibles, agropecuarios y culturales con
los saldos registrados en la Contabilidad de la entidad; para lo cual deberá formular la
relación detallada de los derechos, acreencias y pasivos que presenta la entidad.
d) Registrar oportunamente y en forma documentada los movimientos de ingresos y salidas de
almacenes, así como las altas y bajas del activo fijo (depreciable y no depreciable),
asegurando que la información administrativa sea congruente con el estado físico de los
suministros de funcionamiento y bienes administrados por la entidad.

29 Recomendaciones posteriores al proceso de saneamiento

Para efectos de evitar que alguna de las circunstancias anteriores afecte el proceso de
contabilidad y la revelación de la información a través de los estados financieros e informes
complementarios, los responsables de dicha información deben implementar las acciones
necesarias que conduzcan a lograr, entre otros, los siguientes propósitos:
a) Garantizar que la información financiera, económica y presupuestal se registre y revele con
sujeción a las normas internacionales de contabilidad, las directivas que emita la DNCP y el
plan contable gubernamental.
b) Definir los procedimientos de control interno que sean necesarios para que se lleven a cabo
las diferentes actividades del proceso de contabilidad efectuada por los responsables directos
de la información financiera y presupuestal, para garantizar la existencia y efectividad de
controles eficientes, eficaces y económicos
c) Promover la cultura del control previo por parte de los ejecutores directos de las actividades
relacionadas con el proceso contable;
d) Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento continuo que deben realizar los
Jefes de Control Institucional respecto de la implementación del control interno necesario
para mantener la calidad de la información financiera, económica y presupuestal de la
entidad pública, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable
efectuado;
e) Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso de contabilidad
pública, así como los respectivos controles que deben implementarse para administrar los
riesgos identificados.

30 Recomendaciones para promover el desarrollo de los siguientes procedimientos para

obtener información razonable

a) Registro de la totalidad de las operaciones

Deben adoptarse los controles de contabilidad que sean necesarios para garantizar que la
totalidad de las operaciones llevadas a cabo por las entidades del sector público sean vinculadas

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 25

 GUIA PRÁCTICA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE

al proceso de contabilidad y a los verdaderos hechos económicos que acontecen, de manera

independiente a su cuantía y relación con las funciones y competencias de la entidad.

Reconocimiento y valuación de los elementos de los estados financieros

Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso de contabilidad
como consecuencia de la depuración, o incorporación y saneamiento de la información contable,
es preciso observar que en adelante las nuevas estimaciones y registros contables de
depreciación, amortización y deterioro de valor tendrán en cuenta la nueva vida útil calculada en
la evaluación de su vida útil.

Ajuste a valores reales

Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deberán permanecer registrados en la
contabilidad a valores reales de acuerdo a lo que esta establecido en las normas internacionales
de contabilidad, para lo cual se deberán actualizar los valores que aparecen en los estados
financieros

Soporte documentario que sustenten las operaciones

La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad deben estar respaldadas en documentos
idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y
comprobación exhaustiva o aleatoria. No podrán registrarse contablemente los hechos
económicos, financieros y presupuestarios que no se encuentren debidamente sustentados.

Son documentos de sustento: los documentos fuente, los comprobantes de pago y los informes
que acompañan a las operaciones realizadas, los cuales respaldan los diferentes hechos
económicos o sucesos acontecidos en la entidad.

Conciliaciones de información
Deben realizarse las conciliaciones respectivas para las diferentes cuentas en forma permanente
para contrastar la información registrada en la contabilidad y los datos que sustentan los
documentos y registros, así como la existencia física.

Para un control riguroso del efectivo y especialmente de los depósitos en bancos, las entidades
deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos
asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean estas de ahorros o corrientes.
Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de
tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras
de diferencias entre el extracto bancario y los libros de contabilidad.

Libros y registros de contabilidad

Como sustento de los estados financieros, las entidades públicas deben generar los libros y
registros de contabilidad, principales y auxiliares cuya información registrada en ellos será la
fuente para la elaboración de los estados financieros. En este sentido, los ajustes que sean
necesarios para garantizar la confiabilidad de la información debiendo realizar oportunamente,
de forma tal que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningún caso los valores que
aparecen registrados en los libros serán diferentes a los revelados en los estados financieros y
demás informes complementarios.

Estructura del área de contabilidad y gestión por procesos

De acuerdo con la complejidad de las entidades públicas en términos de su estructura
organizacional y de las operaciones financieras y presupuestales que desarrolla, deberán contar
con una estructura y un órden suficiente que permita la adecuada identificación, clasificación,
registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información; es decir, para
que las entidades u organismos que integran la administración pública asuman la función
gestora de la toma de decisiones, para lo cual deben diseñar y mantener en su estructura
organizacional los procesos necesarios para la adecuada administración del Sistema de

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 26

 GUIA PRÁCTICA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE

Contabilidad Pública, tomando como referencia la naturaleza y características de su función,

misión y visión.

Las entidades públicas deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como
circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia,
así como su contribución a la eliminación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la
información. En este análisis deberán determinarse los puntos críticos o más impactantes sobre
el resultado del proceso contable, para lo cual deben elaborarse diagramas de flujo que vinculen
a los diferentes procesos que desarrolla el ente público, donde se identifiquen gráficamente las
debilidades del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran.

Identificación y documentación sustentatoria

La información fluye en las entidades a través de los documentos soporte, por lo cual estos
deben identificarse claramente para establecer posteriormente su relación y efecto sobre la
contabilidad. Los flujogramas como representación gráfica de los procedimientos y prácticas
adelantadas en las entidades se convierten en un importante instrumento para determinar los
puntos críticos donde se deben implementar la mayor cantidad de controles.

Promover la elaboración del manual de políticas y procedimientos de contabilidad.

Se deben elaborar manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las
actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de
responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.

De igual manera, deben documentarse las prácticas contables que se han implementado en el
ente público y que están en procura de lograr una información confiable. Entre otras, son
prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de
información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, períodos de
amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados,
fechas de publicación o exhibición de información contable, períodos de actualización de
valores, forma de conservar libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados
como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de
presentación de información contable a la Contaduría General de la Nación, CGN, criterios de
identificación y clasificación de las operaciones y consultas formuladas a la CGN.

Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias
que corresponda, para que cumplan con el propósito de informar adecuadamente a los usuarios
directos.

Comité Técnico de control de calidad del Sistema de contabilidad y generación de

información financiera
Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria
entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de
constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una
instancia asesora del área contable y financiera de las entidades.

Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio

profesional del Contador Público.

Responsabilidad de los Contadores de entidades que agregan o consolidan información

El Contador Público a cuyo cargo esté la contabilidad de la entidad que consolida o agrega
información contable de entidades y organismos sin personería jurídica, deberá implementar los
controles u acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de información, así
como la adecuada aplicación de las normas técnicas de contabilidad, de acuerdo con la norma
básica de plazos y requisitos para la presentación de la información financiera, económica y
social.

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 27

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Actualización permanente y formación continuada

Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos
económicos, financieros y sociales que realizan los entes públicos deben tener la formación
necesaria que les permita dimensionar el sistema de contabilidad pública, de tal manera que les
permita la debida captura y clasificación de las operaciones, así como la aplicación adecuada de
los criterios contables que sean aplicables para su respectivo registro.

En este sentido, las entidades del sector público deberán emplear mecanismos de actualización
que sean efectivos, para garantizar el cumplimiento de las normas técnicas y los procedimientos
de contabilidad que expida la Dirección nacional de contabilidad pública para estos efectos, la
página web [Link] es una herramienta informativa que fue creada por este
organismo regulador como un medio para difundir todos los desarrollos, avances y demás
disposiciones relacionados con la contabilidad pública.

De igual forma, los funcionarios de las entidades deben estar informados acerca de los procesos
de capacitación permanente que desarrolla la Contaduría General de la Nación, en virtud del
plan anual de capacitación, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se
realizan.

Los responsables directos del procesamiento de la información contable en las entidades tienen
el deber de asesorarse con los funcionarios que la Contaduría General de la Nación ha
designado para tal fin.

En los términos del Decreto 3730 de 2003, las entidades u organismos descentralizados
territorialmente o por servicios, podrán solicitar apoyo en la organización, diseño, desarrollo y
mantenimiento del sistema de información contable, financiera y presupuestal al Contador
General del departamento del cual forman parte, así como orientación sobre el debido
cumplimiento de las normas expedidas por el Contador General de la Nación.

En general, los entes públicos deben organizar, mantener y actualizar un sistema de información
normativa y procedimental y dirigir el diseño y desarrollo de los flujos de información que lo
alimenten, para que sirva de apoyo a la gestión financiera y contable.

Oportunidad de la información
Pretende que la información contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para
que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones en la administración pública. Los
siguientes son elementos mínimos que apuntan a lograr este objetivo:

Responsabilidad en la continuidad del proceso contable

De conformidad con lo establecido en la Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe
de gestión, el representante legal y el Contador bajo cuya responsabilidad se procesa la
información contable en las entidades públicas, independiente de la forma de vinculación
(nombramiento o contrato), deberán presentar, al separarse de sus cargos, a manera de empalme,
un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones sobre los asuntos de su
competencia, con el propósito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable.

Eficiencia de los sistemas de información contables y financieros

Independiente de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea
esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia,
eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica
y social.

Para la implementación y puesta en marcha de sistemas automatizados, las entidades observarán

criterios de eficiencia en la adquisición de equipos y programas que contribuyan a satisfacer sus

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necesidades de información. Y atendiendo la naturaleza y complejidad del ente público de que

se trate, se deberá procurar que los sistemas implementados integren adecuadamente los
principales procesos que tienen a su cargo las dependencias.

Celeridad en el flujo de documentos

De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de
procedimientos implementados en las entidades, se deberá hacer un análisis y evaluación de los
diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, así
como la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias y entre la entidad y los
usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un
eficiente y rápido flujo de documentos.

Establecimiento de control interno

De igual forma, deben implementarse los controles tendientes a minimizar el riesgo de
inoportunidad en los documentos que se generan en otras entidades, los cuales son
fundamentales para la ejecución del proceso contable.

Fundamentos para el cierre contable

De acuerdo con las normatividad vigente expedida por el Contador General de la Nación, los
entes públicos deberán adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un
cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros,
económicos y sociales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a
satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de
bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y
proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones,
depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo
actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la
presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los
procedimientos contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública.

Para los estados contables y demás informes que se produzcan en períodos intermedios, las
entidades procederán a realizar los cierres a que haya lugar, adelantando todas las acciones que
sean necesarias para que se obtenga información contable razonable y oportuna.

Elaboración y presentación de informes y estados contables

El Contador Público a cuyo cargo esté la responsabilidad del sistema contable del ente público,
debe preparar los estados contables y demás informes que sean necesarios, así como comunicar
al tomador de decisiones sobre la situación financiera, económica y social de la entidad y de los
resultados logrados en un determinado período.

La información contable producida debe revelar en forma confiable la realidad financiera,

económica y social de los entes públicos y ello será objeto de certificación mediante las firmas
del representante legal y del respectivo Contador de la entidad, en los términos de la Resolución
550 de 2005 expedida por el Contador General de la Nación o de las normas que la modifiquen,
sustituyan o adicionen.

Análisis, interpretación y comunicación de la información

La información contable servirá de base para establecer las acciones administrativas que se
deben ejecutar para optimizar la administración de los recursos públicos.

En este sentido, los informes contables deben permitir la realización de las verificaciones
relacionadas con el análisis de vencimientos de cartera, gestión eficiente de otros activos,
cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y
agotamientos, entre otros.

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Coordinación entre las diferentes dependencias

Dada la visión sistémica de la contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes
ejecutan procesos diferentes al contable, por lo cual se requiere de un compromiso institucional
liderado por quienes representan legalmente a las entidades, así:

Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable

El proceso contable y financiero de las entidades públicas está interrelacionado con los demás
procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen
todos los sistemas y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos
específicos y organizacionales, todas las áreas de las entidades que se relacionen con la
contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se
requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos
insumos sean canalizados y procesados adecuadamente.

Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional

La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer
contablemente los hechos económicos, financieros y sociales realizados. Por lo cual, en aras de
la eficiencia operativa de las entidades públicas, no podrá exigirse que la totalidad de la
información que administre una determinada dependencia la tenga, al mismo tiempo, el área
contable. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la
entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados
contables.

La presentación oportuna y con las características requeridas por las diferentes áreas que
procesan información, debe ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional.

Controles asociados al proceso contable

Los controles asociados al proceso de contabilidad son todas aquellas medidas implementadas
por la entidad, con el objeto de advertir, corregir o solucionar las situaciones inconsistentes o
erróneas señaladas y, por consiguiente, obtener estados financieros razonables.

la existencia y efectividad del control interno para el proceso de contabilidad y el sistema de

contabilidad pública, de conformidad con la complejidad de las entidades, debe considerar,
como mínimo, los siguientes aspectos específicos en cada una de las actividades del proceso de
contabilidad:

ACTIVIDADES CONTROLES
1. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos
económicos, financieros realizados en cualquier dependencia del
sector público, sean debidamente informados al área de
contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las
operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable.
2. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos
específicos, que permitan la eficiencia de los flujos de
información desde los procesos proveedores de información
hacia el proceso contable, en forma oportuna.
3. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos,
para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos
generados, la autorización de los soportes por funcionarios
competentes, manejo de cajas chicas o fondos para pagos en
1. IDENTIFICACION efectivo y sus respectivos arqueos periódicos.
4. Adoptar políticas relacionadas con la incorporación de los
inmuebles, vehículos automotores y demás bienes, al patrimonio
de la entidad, lo que incluye el seguimiento sobre su legalización

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y valoración actualizada.
5. Verificar la incorporación de las obligaciones de la entidad,
principalmente las relacionadas con el pasivo laboral, las cuales
incluyen el reconocimiento de los beneficios sociales, vacaciones
y otros beneficios.
6. Implementar un sistema de capacitación que posibilite el
conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad, para
una adecuada identificación de los hechos económicos,
financieros realizados.
1. Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del efectivo y
cuenta corriente e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto,
Contabilidad, Tesorería, y demás áreas de la entidad,
examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y
oportunidad en la entrega de la información.
2. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la
realización periódica de toma física de inventarios, y conciliación
de saldos con los registros contables.
3. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para
la elaboración, revisión y depuración oportuna de las
conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y
funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.
4. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de
depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás activos, de
2. CLASIFICACION tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada
clasificación contable.
[Link] políticas contables para realizar las conciliaciones
asociadas a los beneficios sociales, pensiones y otros que
requieren cálculos actuariales, consolidadas y sus intereses,
operaciones de Crédito Público y manejo de Deuda, retenciones
tributarias y demás pasivos que de acuerdo con la naturaleza de
la entidad se consideren significativos, logrando así una
adecuada clasificación contable.
6. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la
DNCP, el proceso de operaciones económicas y financieras entre
entidades públicas, para lograr la conciliación de saldos
recíprocos con las, que incluya la confirmación de saldos a través
de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de
conciliación.
7. Hacer revisiones periódicas sobre la consistencia de los saldos
que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada
clasificación contable.
1. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad,
debidamente registrados según lo establece SIAF y la
normatividad concerniente.
2. Comprobar la idoneidad, existencia, organización y archivo de los
soportes documentales.
3. Comprobar el compromiso oportuno y el correcto registro de
todas las operaciones llevadas a cabo por la entidad pública.
3. REGISTRO Y 4. Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la
AJUSTES elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios, para
revelar razonablemente la información contable, especialmente
los relacionados con depreciaciones, provisiones y
amortizaciones, entre otros.
5. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad

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corresponden con la información contenida en los comprobantes

y demás documentos soporte.
1. Comprobar que la información revelada en los estados financieros
corresponde con la registrada en los libros de contabilidad y en la
aplicación de las normas internacionales de contabilidad
2. Establecer políticas contables para que la información contable se
suministre oportunamente a la administración de la entidad, a la
DNCP, y a los organismos Rectores.
4. ELABORACION Y 3. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de
PRESENTACION DE documentos a través de las dependencias de la entidad, de tal
ESTADOS manera que permita la generación oportuna de libros de
FINANCIEROS Y contabilidad e información contable.
DEMAS INFORMES 4. Exponer, en lugar visible, la información contable preparada para
que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás
usuarios.
5. Comprobar que la información contable ha sido suministrada a
los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas
que reglamentan dichos requerimientos.
1. Verificar que la información contable suministrada a la
administración esté acompañada de un adecuado análisis e
interpretación, sustentado en cálculos de indicadores de gestión y
5. ANALISIS, financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica
INTERPRETACION Y y social de la entidad pública.
COMUNICACION DE 2. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes,
LA INFORMACION a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar
adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias.
3. Establecer como política institucional la presentación oportuna de
la información contable debidamente analizada.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE SANEAMIENTO EN EL BALANCE

GENERAL

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