Sesión Nro. 06
EL PROCESO CONTABLE
SESIÓN Nro. 06: EL PROCESO CONTABLE
OBJETIVO:
Conocer los conceptos relacionado con el desarrollo del proceso contable y describir las fases del mismo
para ubicarlo en el contexto de la Contabilidad financiera
1. CONCEPTO
En el grafico anterior se muestra claramente cómo es que funciona la contabilidad en las empresas ya sean
micro, pequeñas y grandes las empresas, a continuación daremos un detalle más explicado de dicho proceso.
El proceso contable es el ciclo que ocurre entre la ocurrencia, el registro y el procesamiento de las
operaciones financieras que se realizan en una empresa. Es decir, se trata de una secuencia de actividades
que conlleva al registro detallado de cómo se reciben, se cobran y se pagan bienes y servicios en una
organización.
Ese registro se realiza en los libros contables. Es un proceso que se da por etapas y que se reinicia
constantemente. En él se recopila información financiera que luego se presenta en forma de reportes
denominados Estados Financieros.
Pero el ciclo no llega hasta la presentación de esos estados financieros, sino que vuelve a empezar desde allí.
La frecuencia de los reportes financieros depende de la naturaleza o el tamaño de la empresa. Sin embargo,
lo normal es que sean trimestrales, semestrales y anuales.
2. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
Entre las etapas del proceso contable se encuentran:
a) Identificación y análisis de la transacción: Se define el tipo de operación que se está realizando
mediante los documentos fuente: facturas, boletas, recibo, contratos, etc. Estos documentos fuente
deberían ser originales, puesto que sirven de respaldo a las transacciones registradas.
Estas transacciones deben analizarse antes de cargarse en el sistema para determinar la cuenta a la que
pertenecen y el monto real a registrar. Solo se ingresan las transacciones contables que pertenecen a la
empresa.
b) Identificar cuentas: En la base de datos contable o el sistema contable que usa una empresa, hay una
lista de cuentas o conceptos en los cuales se incluirán las entradas.
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Es importante que estas cuentas estén debidamente detalladas y sean lo suficientemente específicas
como para que reflejen, sin lugar a dudas, la naturaleza de la transacción. En este momento se decide
cuáles serán las cuentas en las que registrará la transacción.
c) Registro de la transacción: Se anota la transacción o entrada en el Libro Diario, en la medida en la que
sucede, por lo que resultará en un orden cronológico. Para hacer estas anotaciones se utiliza, por lo
general, el sistema de contabilidad de doble entrada, en el que se reflejan las cuentas cargadas y las
cuentas acreditadas.
Existen libros especiales en los que se anotan las transacciones que se repiten con cierta frecuencia
(libros auxiliares)
d) Publicación de la entrada: Se publican las entradas o transacciones en las cuentas individuales del Libro
Mayor, con débitos a la izquierda y créditos a la derecha. En el libro mayor se detalla cada cuenta con
sus saldos correspondientes
e) Elaboración del Balance de Comprobación: Luego de determinar los saldos de las cuentas que se
reflejan en el libro mayor, se procede a verificar la exactitud de los registros. Con este documento, se
pueden reubicar los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas.
f) Análisis de ajustes: En este momento los ajustes se anotan en el Libro Diario, basándose en los datos
recogidos en el balance de comprobación. Una vez cumplido este paso se pasan dichos ajustes al libro
mayor. De esta manera, las cuentas mostrarán saldos correctos y actualizados.
g) Presentación de los estados financieros: Se combinan las sumas en las diversas cuentas registradas y
se presentan en estados financieros. Es decir, se reagrupa la información de la Hoja de Trabajo (o
Balance de Comprobación), y se elaboran: el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Flujo
de Efectivo, etc.
h) Cierre de la contabilidad: En esta fase se realizan acciones que permiten cerrar el ciclo de la contabilidad
en un ejercicio económico determinado. Entre las operaciones que se ejecutan en esta fase se
encuentran:
Contabilización de las variaciones de existencias
Periodificación contable
Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro
Contabilización de las amortizaciones
En el cierre, se finaliza el ejercicio económico en los libros para que sirvan de soporte al siguiente
ejercicio fiscal. En esta etapa, se contabilizan los asientos en el libro diario para cerrar las cuentas
temporales de capital.
Esta información pasa luego al libro mayor, donde la utilidad y la pérdida neta pasan a la cuenta de
capital. Es el registro del final del ejercicio, en el que todas las cuentas (acreedoras y deudoras), deben
tener saldo nulo.
i) Balance de Comprobación posterior al cierre: Es un paso posterior al cierre de las cuentas nominales.
Es un procedimiento que permite garantizar que el libro mayor esté balanceado para el inicio del
siguiente periodo contable. Es un balance que cuenta con Activos, Pasivos y Capital.
j) Balance de Situación Final: El balance de la situación final es el proceso que implica llevar las cuentas al
libro mayor. En la columna de activos se colocan las cuentas del haber y en la de pasivos, las del deber.
Este será el balance que se tomará en cuenta para hacer el balance de situación inicial del siguiente
ejercicio económico.
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3. IMPORTANCIA DEL PROCESO CONTABLE
El proceso contable es la única vía confiable para determinar la rentabilidad de una empresa. Solo siguiendo
estos pasos se podrá ver el detalle de la rentabilidad de la inversión que se está haciendo en un determinado
negocio. Asimismo, es lo que permitirá tener datos para tomar decisiones acertadas sobre la operatividad
del negocio, como qué rubros necesitan inyección de capital o cuáles deben ser desechados.
Por otro lado, también tiene ventajas legales, debido a que permite tener al día información que puede ser
requerida por lo entes gubernamentales.
4. EL PROCESO CONTABLE Y SU AUTOMATIZACIÓN
Con los años, la mayoría de las tareas en una empresa se han visto afectadas por la automatización de
distintas maneras. En el caso de la contabilidad, no ocurre algo muy diferente. Cuando la informática se
convirtió en una actividad popular, alrededor de 1981, los sistemas de información contables se integraron
en bases de datos.
De acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la empresa, sus líderes deciden el nivel de sistematización que
emplearán en su contabilidad. Algunas de las ventajas de automatizar el proceso contable son:
a) Simplicidad: La mayor parte de los softwares que existen en el mercado, están pensados para que el
equipo de contabilidad pueda adaptarse fácil y rápidamente al sistema. Además, incluyen modos
rápidos de corregir las probables equivocaciones que se puedan cometer.
b) Rapidez: Es de los más evidentes beneficios de un sistema automatizado porque permite ubicar
entradas, cuentas o cualquier otro dato contable, en cuestión de segundos. Esto también conlleva una
carga de comodidad, puesto que elimina la necesidad de cargar con libros contables.
c) Facilidad de supervisión: La automatización contable permite tener, cuando se requiera, el panorama
financiero del negocio. Asimismo, se puede comprobar y contrastar el comportamiento de cada cuenta
en cualquier momento del ejercicio económico.
d) Copias de seguridad: Tener el sistema contable automatizado permite tener copias de toda la
información con mayor rapidez y facilidad de lo que significaría tenerlo manual.
Como todo proceso, esta automatización también implica ciertos riesgos, entre los que se pueden
mencionar:
a) Virus informáticos: Los virus informáticos son un riesgo para cualquier dispositivo o sistema electrónico.
Los sistemas contables también son susceptibles de ser penetrados por un virus, con lo cual se hace
obligatorio protegerlos con fuertes medidas de seguridad. Este hecho reafirma la enorme ventaja que
reviste tener copias de seguridad y respaldo.
b) Robo de información: El robo de información mediante el accionar de hackers, es otro riesgo natural de
estos sistemas.
5. PROCEDIMIENTO
La contabilidad en una empresa está basada en la documentación, la cual es la fuente que sustenta las
transacciones comerciales que realizan las empresas con terceros, aunque hay situaciones que no
necesariamente es sustentada con un documento fuente pero son excepciones y las veremos en su debido
momento.
Los documentos fuente son registrados (reconocidos, contabilizados) en los libros auxiliares de contabilidad
como son el registro de ventas, compras y el libro de caja y bancos respectivamente. Tal cual lo demuestren
los documentos. Una vez registrada la información, se realizara la centralización, en el libro Diario General,
de las operaciones registradas en los libros auxiliares y operaciones que no necesariamente tengan un
documento para sustentar la operación por ejemplo las provisiones por depreciación. Esta tareas se realizan
mensualmente por cada empresa y con esta información también se determina los impuestos que tienen
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que pagar las empresas mensualmente mediante sus declaraciones mensuales las cuales se realizan
mediante el programa de declaración telemática conocido como el PDT 621 IGV ‐ renta.
Una vez realizada las centralizaciones mensuales y completando el ejercicio económico de las empresas, es
decir desde enero a diciembre, toda la información centralizada del Libro Diario General es trasladada al
Libro Mayor en la cual se clasifica por cada cuenta a nivel de 5 dígitos dependiendo del criterio de cada
empresa.
Luego de clasificar las cuentas en el Libro Mayor estas son trasladas al Balance de Comprobación donde se
desarrollaran los saldos de las cuentas para luego obtener el resultado del ejercicio.
Una vez desarrollado el Balance de Comprobación los saldos servirán para la elaboración de los estados
financieros y así poder determinar la situación tanto económica como financiera de las empresas. Luego de
elaborar los estados financieros se procederá al cierre del ejercicio donde quedaran los saldos en cero, para
luego realizar el reinicio de las operaciones en el próximo ejercicio y volver a desarrollar el proceso del ciclo
contable.
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