EL PROCESO DE NÓMINA: DONDE EMPIEZA Y DÓNDE TERMINA
La nomina empieza con la definición de políticas relativas al pago del trabajador y termina
con el pago de participación de los trabajadores en las utilidades, incluyendo ex-empleados.
Todo lo que está relacionado con la nómina, forma parte del proceso; como contabilizarla, la
prima vacacional que es en base a los datos de los trabajadores, así como declaraciones,
subcidio.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ELABORARLA
El proceso es de forma general:
1. Definición de políticas de pago y de descuento.
2. Definición de calendarios de pagos.
3. Alta de empleados.
4. Consideración de movimientos de incidencias.
5. Consideración de conceptos de pago y descuento que sean necesarios.
6. Consideración de los pagos o descuentos fijos.
7. Obtención y chequeo de cifras de control.
8. Cálculo de la nómina.
9. Si es necesario un recálculo de la nómina.
10. Obtención de reportes y archivos.
11. Pago de nómina.
12. Contabilización.
13. Cierre de la nómina.
14. Presentación de informes y declaraciones.
A QUIENES SE DEBE INCLUIR EN LA NÓMINA
● Todas las personas físicas que tienen una relación de trabajo subordinado con la
empresa.
La empresa será la que decida quiénes serán aquellos que se incluyan en la nómina.
DATOS DE LA EMPRESA
Estos datos se contemplan para una adecuada administración de nóminas y presentación
de declaraciones.
DATOS DE LOS EMPLEADOS
Estos serán los datos que se necesitan conocer de cada empleado para manejar
correctamente la nómina, presentación de declaraciones, además de una correcta
clasificación.
DATOS INDISPENSABLES
Una nómina generalmente tiene la misma estructura
●
● Datos del empleado y del empleador/empresa. (RFC y nombre)
● Percepciones salariales y prestaciones.
● Deducciones y retenciones.
● Ingreso neto.
● Otros: Modo de pago, régimen fiscal, periodicidad de la nómina, cantidad de días
pagados, fecha inicial y final de pago, lugar donde se expide la nómina.
ESTRUCTURA
● Devengado: Ingreso total que obtiene un empleado al mes o en quincena.
● Deducciones: Valores descontados al trabajador en la nómina.
● Aprobaciones: Valores que a la empresa le corresponde pagar a final de mes.
TIPOS DE NÓMINA
Ahora bien, existen varios tipos de nómina de acuerdo al contrato y periodicidad en la que
se entregue el pago, usualmente se suelen clasificar de la siguiente manera:
● Nómina de socios o personal de dirección: contiene información de los altos
ejecutivos de las empresas y en la mayoría de las ocasiones suele manejarse de
manera confidencial.
● Nómina general de empleados: posee los datos de todo el personal contratado
y puede tener sus propias categorías y subgrupos de acuerdo al orden jerárquico
de los puestos.
● Nómina por forma de pago: puede ser mensual, quincenal o semanal, es decir,
según el tiempo que se haya definido para entregar el pago.
IMPORTANCIA
● Es la prueba de que las leyes de trabajo y obligaciones fiscales están siendo
cumplidas.
● Facilitan trámites legales y agilizan los pago de impuestos que conlleva manejar
una empresa.
● Permiten llevar un orden en la contabilidad financiera de la empresa.
● Es una manera de administrar y controlar el uso de los recursos.
● Los recibos de nómina son un documento útil para que tus empleados conozcan
de manera detallada sus percepciones y deducciones
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