Proyectos en Ingeniería
de Sistemas.
Mg. Ing. Leo Martin Chumbe Rodriguez.
Proyectos
Se denomina
proyecto al
Conjunto de actividades que se desarrollan en
forma coherente con el propósito de obtener
un resultado final como respuesta a una
necesidad u oportunidad de negocio, en un
tiempo determinado y mediante la utilización
de recursos
Elementos de Formulación de Proyectos
La estructura de un proyecto a largo plazo no puede ser la
misma que la de otro de duración media o corta. O lo mismo
entre un proyecto gestado por una empresa consolidada en el
mercado y otra que recién se ha puesto en marcha. Es decir,
elementos como los destinatarios, los recursos disponibles, el
número de implicados y las expectativas son algunos de los
puntos clave.
Sin embargo, sí que puede hablarse de unas categorías básicas
que cualquier líder de proyecto debería tener presentes en el
momento de elaborar su estructura.
Finalidad y objetivos
Las finalidades de un proyecto suelen estar relacionadas
con aspiraciones a gran escala, es la identificación del problema, el
objetivo con el que partimos. La razón del proyecto, como por
ejemplo el posicionamiento de la marca o metas de rendimiento
concretas. Comparados con éstas, los objetivos son pasos
intermedios o acciones inmediatas que contribuyen a alcanzar las
finalidades. Una finalidad puede estar respaldada por varios
proyectos, cada uno de los cuales tiene objetivos específicos.
Destinatarios
Todos los proyectos tienen un receptor o beneficiario.
Esta categoría se emplea sobre todo en el terreno del
marketing, donde señala directamente al público
objetivo para el que las empresas elaboran sus
productos o servicios. A veces el curso de los proyectos
suele estar dado por las condiciones que fijan sus
receptores.
Descripción del Proyecto
Una vez que sabemos que vamos a solucionar, vamos a redactar y ampliar el
cómo hacerlo. En este paso se elabora una justificación del proyecto. Las
preguntas a responder aquí es:
• ¿Qué se quiere hacer?
• ¿Cuál es la razón de hacerlo?
• ¿Qué se espera obtener? Objetivos dentro del propio proyecto
• ¿Cuánto se quiere hacer? Metas alcanzables del proyecto
• ¿Quiénes son los interesados del proyecto que obtendrán un beneficio del
mismo? ¿Por quién se hace?
• ¿Cuáles son los productos resultantes del proyecto?
Producto o servicio
Es el elemento central del proyecto. En él se debe
condensar todo el trabajo previo de análisis conceptual,
diseño, producción y estudio de mercados. Sin embargo, no
se ha de confundir con el resultado final del proyecto, que
es de carácter general. El producto, por el contrario, es sólo
un medio para alcanzar los objetivos.
Actividades
Todo proyecto tiene unas actividades, las cuales
suelen subdividirse en fases o etapas intermedias. Dichas fases
son más o menos complejas según del alcance del proyecto.
A la hora de definir las tareas, lo más recomendable es hacerlo
siguiendo un orden lógico y realista que garantice la evolución del
proceso.
Además, hay que tener en cuenta que no todas las tareas tienen la
misma importancia, por lo cual se hace necesaria una labor previa
de jerarquización de las mismas.
Calendario
Asimismo, es recomendable definir unas fechas
y unos plazos para el desarrollo de cada tarea.
Un calendario no es necesariamente una camisa
de fuerza; es, sobre todo, una guía de acción.
Por tanto, debe diseñarse con flexibilidad.
Recursos disponibles
Son de dos tipos: humanos y materiales. En ambos sentidos
es necesario precisarlos de la mejor manera y, a la vez,
determinar en qué momento del proceso deben emplearse.
Esta estimación requiere, además, de un margen de acción
que permita la introducción de eventuales recursos que no
estén previstos.
Presupuesto
Tiene que ver con la financiación del
proyecto. Pero no sólo en términos generales;
si es preciso, el cálculo debe incluir el coste de
cada etapa y los gastos adicionales en los que
pueda incurrir el grupo de trabajo durante la
ejecución de sus tareas.
Resultados
Un proyecto debe especificar, además, la manera en que
se expresarán sus resultados. Generalmente, éstos se
miden en función de si el proceso ha cumplido con los
objetivos que se trazaron al inicio. Sin embargo, como la
redacción de un proyecto se lleva a cabo antes de
conocer los resultados del mismo, en último término se
trata de definir aquello que se quiere alcanzar. En esta
tarea hay que ser preciso, realista y evitar vaguedades o
escenarios demasiado abstractos.
Seguimiento y Control del Proyecto
La gestión continua de los proyectos es clave
para el adecuado rendimiento de los mismos. Un
proyecto está vivo. Tiene imprevistos, cosas que
cambiar a última hora, estimaciones con
incertidumbre. Por eso necesitamos trabajar con
planificaciones flexibles que además evalúen el
estado del proyecto en el momento que
necesitemos